Noções de Arquivologia
Arquivologia
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral.
Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos em vários suportes.
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais. Para Martins1 o arquivo também pode ser definido como
“a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição”.
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.
A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia.
O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista.
A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações.
Algumas atribuições do profissional arquivista são: gerenciar as informações, realizar atividades de conservação, preservação, gestão documental, disseminação da informação que se encontra nos documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física
1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em:
ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos públicos ou privados, centros de documentação, instituições culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria
das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e
permanente.
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços.
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de modo que sirva como prova da atividade. É uma informação registrada, independente da forma ou do suporte.
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de
acondicionamento. O conjunto de operações de
acondicionamento e armazenamento de documentos é o arquivamento.
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da
diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. São eles:
Princípio da Proveniência
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade
As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
2.1. Conceitos Fundamentais
de Arquivologia.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui vai mais alguns princípios2:
- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em consideração a proveniência e a classificação original.
- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.
- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
- Princípio da proveniência funcional – com a transferência de funções de uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado pertinência funcional.
O nível de importância dos arquivos está relacionado com a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural.
Sendo assim, ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho.
É extremamente importante que os documentos de arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização seja rápida caso necessária.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas
2 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.
que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto, na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja um campo extremamente importante.
Modelos de arquivos
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados: Segundo as entidades criador-mantenedoras:
- Públicos (federal, estadual, municipal)
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas,
sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).
Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.
Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras.
Pastas Suspensas
Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.
Pastas Intercaladoras
Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se à guarda de pequenos volumes de papéis.
No dia-a-dia dos escritórios, no entanto,
vários documentos são constituídos por grande quantidade de papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo.
Pasta AZ
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.
Pasta Sanfonada
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de
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documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
Pasta Americana
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificações. É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
Fichário
O fichário se classifica como arquivo permanente. O fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e documentos.
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações.
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um grande número de fichas.
Cadastro: recebimento e registro
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário.
Para isto recomenda-se:
- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;
- Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
- Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida;
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
-Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação à expedição de documentos, destacam-se:
- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
- Separar as cópias, expedindo o original; - Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos
O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil. Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua instituição, como: missão institucional, acervos, endereço, horário de funcionamento e formas de contato.
O CODEARQ somente será fornecido às entidades custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que com algumas restrições.
A solicitação do código de identificação pela entidade custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do preenchimento do formulário Cadastro de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br.
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
A classificação parte de um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos.
De acordo com Faria3, o plano de classificação é o
instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na organização das informações para a recuperação futura e para o armazenamento ordenado. Ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o estoque informacional arquivístico da instituição. Podemos ainda considerar como o esforço da organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de classificação.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais.
A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de atuação.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão
arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração,
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento:
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos).
Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis:
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário:
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivísticos:
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional);
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição);
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal).
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006.
Noções de Arquivologia
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente.
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário:
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções.
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para deixar como legado às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.
O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram.
Objetivos e benefícios da classificação
- Organização lógica e correto arquivamento de documentos;
- Recuperação da informação ou do documento;
- Recuperação do contexto original de produção dos documentos;
- Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor;
- Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais;
- Controle do trâmite;
- Atribuição de códigos numéricos;
- Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.
Métodos de Arquivamento
Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, revela que métodos de arquivamento é =
Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
Importante: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o organismo, pois
dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de
recuperá-la com rapidez quando for necessário.
Mas, como escolher o método mais adequado? Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa.
DIVISÃO - CLASSES
Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
• básicos • padronizados
- BÁSICOS
Podemos dividir os métodos básicos em:
• alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome)
• geográfico (principal elemento: local ou procedência) • numérico (principal elemento: número)
• ideográfico (principal elemento: assunto)
Observações:
1ª) Os métodos numéricos podem ser:
simples/cronológico/dígito-terminal 2ª) Os métodos ideográficos podem ser: • alfabético (enciclopédico/dicionário)
• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada)
-PADRONIZADOS
Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.
Ex.: LETRAS → CORES O, P, Q e abreviações → azul Cores convencionadas:
A – D e abreviações – ouro ou laranja E – H e abreviações – rosa ou amarelo I – N e abreviações – verde
O – Q e abreviações – azul
R – Z e abreviações – palha ou violeta
As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências
Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova,
aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova. -Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores
-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.
-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.
Rôneo - Combina letras, números e cores. Está
obsoleto.
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem
em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos.
SISTEMAS
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas:
• direto • indireto
- Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
Exemplos: métodos alfabético e geográfico. - Sistema indireto
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código.
Exemplo: métodos numéricos.
Método alfabético
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Método alfabético numérico
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.
Método geográfico
Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto
Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.
Noções de Arquivologia Método decimal
Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.
Método simplificado
Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.
Avaliação, Temporalidade e Destinação
A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. A avaliação é o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos.
Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá ser conservado por tempo maior que o necessário.
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação.
A complexidade e a abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação, que implica no estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais do órgão ou entidade, conforme legislação vigente.
O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinação prevista para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade.
Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de documentos deve também ter capacidade de identificar os documentos que já cumpriram sua temporalidade para implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação.
4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf
As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações não poderão ser implementadas em documentos que estejam com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes ações:
- Retenção dos documentos, por um determinado período, no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou.
- Eliminação física; - Transferência;
- Recolhimento para instituição arquivística pública. O arquivamento de registros informatizados ocorre por meio de programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por método numérico, por assunto ou mesmo o método alfabético. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)4, os procedimentos e operações técnicas do sistema
de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais: Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio das ações de:
- registro; - classificação; - indexação;
- atribuição de outros metadados; - arquivamento.
Os objetivos da captura são:
- identificar o documento como documento arquivístico; - demonstrar a relação orgânica dos documentos.
A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou diretório, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro, a captura pode prever a introdução de outros metadados tais como: data e hora da criação, da transmissão e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário, entre outros.
Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar sua relação com os outros documentos.
A captura tem como pré-requisito a definição de: quais documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter
acesso a esses documentos e em quais níveis; por quanto tempo serão retidos.
As decisões sobre captura e retenção devem ser consideradas no momento da concepção do sistema de gestão arquivística de documentos. A decisão sobre quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos devem seguir o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ - e levar em conta a análise dos seguintes fatores: legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau de risco que correm caso não capturem documentos arquivísticos.
Documentos que exigem captura são aqueles que: - responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação;
- documentam uma obrigação ou responsabilidade; - estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade.
Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a atribuição de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, bem como facilitar sua recuperação.
Os documentos podem ser registrados em níveis diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos, ou seja, além do número identificador atribuído pelo sistema, um documento pode receber também um número único de processo/dossiê ao qual pertence.
As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição do documento nas unidades destinatárias.
Na Administração Pública, em determinados casos, documentos formarão processos, os quais deverão ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de despesas. No procedimento de autuação, a unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um número único. Esse número é formado a partir de parâmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade.
Existe legislação específica para utilização dos serviços de protocolo nas diversas esferas e âmbitos da Administração Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros procedimentos relativos aos processos e outros documentos oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser seguida pelo programa de gestão arquivística de documentos.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios: - número identificador atribuído pelo sistema; - data e hora do registro;
- título ou descrição abreviada;
O registro pode incluir informações descritivas mais detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a ele relacionados, tais como:
- data de produção;
- data e hora da transmissão e recebimento; - destinatário (com identificação do cargo); - espécie documental;
- classificação de acordo com o código de classificação; - associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação;
- software e versão sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado;
- máscaras de formatação (template) necessárias para apresentar o documento;
- restrição de acesso; - descritor;
- prazos de guarda. Classificação
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos.
A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define a organização física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
Os objetivos da classificação são:
- Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;
- Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;
- Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido.
- Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para elaborar o conteúdo do documento.
- Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado.
A classificação deve se basear no plano de classificação e envolve os seguintes passos:
- Identificar a ação que o documento registra;
- Localizar a ação ou atividade no plano de classificação; - Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento;
Aplicar a classificação ao documento. Indexação
A indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A seleção dos termos para indexação normalmente é feita com base em:
- Tipologia documental;
- Título ou cabeçalho do documento; - Assunto do documento;
- Datas associadas com as transações registradas no documento;
- Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas; - Documentação anexada.
Noções de Arquivologia
O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou automática.
Atribuição de restrição de acesso
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a cada documento. Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor. A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes passos: identificar a ação ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa à qual o documento pertence; verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo;
Eliminação
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos seguintes princípios:
- A eliminação deverá sempre ser autorizada pela autoridade arquivística na sua esfera de competência;
- Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos;
- A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo dados de identificação pessoal ou assinatura.
- Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independente do suporte, deverão ser destruídas.
Transferência
Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao
serem transferidos, os documentos deverão ser
acompanhados de listagem de transferência. A transferência pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
- Transferência para uma área de armazenamento apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o documento;
- Transferência para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela custódia do documento.
Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a organização responsável pela custódia tem a obrigação de mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o órgão ou entidade que produziu os documentos e o responsável pela sua custódia.
Recolhimento
Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdição arquivística a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificação e controle, segundo a legislação vigente.
Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição arquivística que implicam na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado deverão adotar algumas providências no que diz respeito a:
- Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística recebedora;
- Documentação técnica necessária para interpretar o documento digital (processamento e estrutura dos dados);
- Instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos digitais e informações que possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos recolhidos à instituição arquivística;
- Informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor.
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever funções de recuperação e acesso aos documentos arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos.
Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode também implicar na leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários, catálogos, repertórios e índices.
Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros pré - definidos, selecionados dentre as informações coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação de documentos têm que ser submetidos a controles de acesso e segurança, os quais serão especificados a seguir.
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos. Dentre esses procedimento, pode-se destacar o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança.
Além disso, também devem ser levadas em conta exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão arquivística de documentos precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções:
- Restrição de acesso aos documentos;
- Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente aos usuários autorizados;
- Uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados.
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo.
Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas – como por exemplo dossiês funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor.
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos depende de regulamentação interna do órgão ou entidade.
O monitoramento e mapeamento das permissões de acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de gestão arquivística de documentos.
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse uso inclui:
- Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, o que ele pode acessar;
- Identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos;
- Garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente sigilosos;
- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia para a área de transferência) com identificação de usuário, data, hora e, se possível, a estação de trabalho;
- Revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos documentos produzidos.
Trilhas de auditoria
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e hora e as ações tomadas.
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e serve para:
- Identificar os autores de cada operação sofrida pelos documentos;
- Prevenir a perda de documentos;
- Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. - Garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem
dados em resposta às atividades ou ações registradas em um documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que possam ser sempre localizados.
As trilhas de auditoria devem registrar o número identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home
location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o
recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo instituições arquivísticas.
Cópias de segurança
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da informação do órgão ou entidade.
No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos convencionais pode-se prever a reprodução de documentos para outros suportes como medida de segurança, como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na realização de cópias periódicas das informações com o propósito de restauração posterior das mesmas em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidente.
O processo reverso ao backup é o de restauração (restore), que consiste em recuperar as informações para o ambiente de produção do SIGAD em um estado consistente. Como o objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as informações não são armazenadas por períodos muito longos (normalmente até um ano).
Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não pode ser confundido com uma estratégia de preservação a longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das medidas de segurança da infraestrutura de instalações do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional.
Essas medidas devem levar em conta os seguintes aspectos: as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e fornecimento estável de energia elétrica.
Deve haver controle contínuo para verificar se essas condições estão sendo atendidas; equipamentos contra incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas; a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que seguir uma rotina de verificação e ocorrer antes do final da vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que prever instalações adequadas de para-raios, com procedimentos de manutenção periódica, seguindo a legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de autenticação têm que estar de acordo com as atribuições individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade.
