PLANO DE PROJETO COMUNICAÇÃO 10

PLANO DE PROJETO

COMUNICAÇÃO 10

Nome do Projeto: COMUNICAÇÃO 10

Código do Projeto: (a ser estabelecido pela DIEST)

Versão: 1.1

autores: Antônio de Almeida Baião Data: 30 de julho de 2010

1. Controle do Documento

Histórico de Revisões

Versão Emissor Razão para Emissão Data

rascunho Antônio Baião Informar membros da equipe e Diest 29/07/10 1.0 Antônio Baião Apresentar versão inicial do documento

à Diest para posterior aprovação do CGE

30/07/10

1.1 Antônio Baião Versão após ajustes DIEST 12/08/10

Distribuição de Documentos

Meio Destinatário Lotação

e-mail Membros da equipe Diversas

e-mail Diest Diest

APRESENTAÇÃO

O presente documento – o Plano de Projeto - tem por finalidade reunir todas as informações necessárias à execução do projeto.

O Plano de Projeto será utilizado:

- pelo gestor do projeto, para planejar as necessidades de recursos e para acompanhar o progresso da execução em relação ao inicialmente planejado;

- pelos membros da equipe do projeto, para compreenderem quais são suas funções, quando elas devem ser executadas e de que outras atividades eles dependem;

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O Projeto visa contribuir para fornecer elementos acerca das condições em que se insere a comunicação interna no âmbito do TRT da 10ª Região, e para tanto, prevê para o ano de 2010 a realização de Pesquisa de Satisfação com a Comunicação Interna, abrangendo desembargadores, juízes, gestores e servidores.

Com esse intuito será realizado diagnóstico para compreender a comunicação institucional, de forma a mensurar níveis de satisfação e fornecer subsídios para assegurar que os meios de comunicação utilizados internamente alcancem sua finalidade, disponibilizando as informações e garantindo integração das unidades à estratégia do Tribunal.

Assim, no ano de 2011 pretende-se desenvolver ações voltadas à melhoria da comunicação interna, as quais serão planejadas após o diagnóstico realizado e a partir da identificação das lacunas atualmente existentes.

3. Não-escopo do projeto

Não se destina ao público externo.

4.

O presente projeto está contemplado dentro de um objetivo estratégico específico do Planejamento do TRT da 10ª Região, que é APERFEIÇOAR A COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA.

Ademais, percebe-se que, para uma organização cumprir sua missão e atingir seus objetivos estabelecidos, como base é preciso ter um corpo funcional comprometido com os mesmos, o que só é possível através do intercambio de informações e pelo alinhamento/integração entre instituição/servidores (HUPPES & FOSSÁ, 2006).

5.

Áreas diretamente envolvidas: Presidência do Tribunal, Diretoria do Foro de Brasília, Coordenadoria de Comunicação Social e Cerimonial e Diretoria de Gestão Estratégica.

Como clientes público-alvo do projeto: Todas as unidades e níveis hierárquicos, vertical e horizontalmente, da 10ª Região. Assim, estão contempladas a primeira e segunda instâncias e as áreas administrativa e judiciária, compreendendo desembargadores, juízes, gestores em todos os níveis e servidores.

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A comunicação interna pode ser caracterizada como sendo as interações, os processos de trocas e os relacionamentos dentro de uma empresa ou instituição. É a responsável por fazer circular as informações de forma vertical - da direção para os níveis subordinados; e horizontal, entre funcionários/servidores de um mesmo nível hierárquico (LEITE, 2009). Ao tornar uma informação útil rapidamente acessível evita-se o retrabalho e também o desperdício de esforços, além de contribuir para o fortalecimento da imagem institucional.

Um bom fluxo de informações circulando entre as pessoas e as diversas unidades diz respeito não apenas ao Indicador nº 16 do Planejamento Estratégico (cuja meta é alcançar 80% de satisfação com a comunicação interna até 2014) como contribuirá direta ou indiretamente para que outras metas sejam atingidas.

Citando Marchiori (apud, LEITE 2009), “é por meio da comunicação que uma organização recebe, oferece, canaliza informação e constrói conhecimento, tomando decisões mais acertadas”. E ao identificar opiniões, percepções e expectativas dos usuários internos torna-se possível compreender o que pensam, sentem e esperam em relação à comunicação dentro do órgão.

Vale ainda ressaltar que o presente projeto está condizente com o cumprimento de normas externas e internas, dentre elas: Resolução Administrativa nº 45, do TRT-10, que implantou o Planejamento Estratégico; Resolução Administrativa nº 85, de 8/9/2009, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre a Comunicação Social no âmbito do Poder Judiciário; Ato Conjunto nº 05/2009, do CSJT e TST, de 10/2/2009, que institui e regulamenta a comunicação oficial de mero expediente por meio eletrônico, no âmbito da Justiça do Trabalho.

A “Pesquisa de Satisfação com a Comunicação Interna da Justiça do Trabalho da 10ª Região” deverá contribuir com elementos acerca do conhecimento e da eficácia dos meios de comunicação interna.

7. Indicadores e metas do projeto

INDICADOR DE RESULTADO DO PROJETO:

Índice de satisfação com a comunicação interna no âmbito do TRT 10 (indicador 16 do Plano Estratégico)

LINHA DE BASE: Não há

META Aumentar em 80% a satisfação com a comunicação interna, até

2014. INDICADOR DE CONTROLE

DO PROJETO: Índice de cumprimento do cronograma no período

LINHA DE BASE: 5 meses

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INDICADOR DE CONTROLE :

Índice de cumprimento do orçamento do projeto

LINHA DE BASE: R$ 4.000,00

META Concluir as ações previstas para 2010 com os recursos previstos (margem de erro de 15% por se tratar de uma estimativa)

8. Marcos e entregas do projeto

Estrutura de Decomposição de Trabalho (EDT) Cronograma Início Término

Área interveniente Marco 1: Encaminhamento do Plano de Projeto 30/07/10 30/07/10 ASPRE

CDCSC

Produto1: Elaboração do Plano de Projeto 01/07/10 30/07/10 ASPRE

CDCSC

Produto 1.1: Reuniões com a equipe 01/07/10 30/07/10 ASPRE

CDCSC Marco 2: Realização do Grupo Focal (com participantes

do DF e do Tocantins por vídeo-conferência)

30/08/10 01/09/10 DIEST ASPRE CDCSC DITEJ Produto 2.1: Convocação dos participantes 20/08/10 25/08/10 ASPRE

CDCSC Produto 2.2: Reuniões para definição dos participantes

do evento e forma de condução da dinâmica

16/08/10 17/08/10 ASPRE CDCSC DIEST

Marco 3: Elaboração do questionário 03/09/10 10/09/10 ASPRE

CDCSC DIEST Produto 3.1: Análise do conteúdo levantado pelo grupo

focal

02/09/10 08/09/10 ASPRE CDCSC DIEST Marco 4: Produção de Sistema Informatizado de suporte

à pesquisa (formulário on-line)

23/08/10 08/09/10 SETIN Entrega 4.1: Especificação do formato desejado para

aplicação dos questionários (se internet, intranet, via Portal da Gestão Estratégica ...)

16/08/10 20/08/10 ASPRE CDCSC DIEST Marco 5: Divulgação e sensibilização do público-alvo (do

DF e Tocantins) para participar da pesquisa

01/09/10 30/09/10 ASPRE CDCSC Produto 5.1: Confecção de peças publicitárias a serem

veiculadas/encaminhadas por meio eletrônico e físico, se for o caso (notícia na revista do Tribunal, p. ex)

23/08/10 10/09/10 CDCSC

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Produto 5.2: Visita às unidades que compõem a 10ª Região no Distrito Federal

13/09/10 30/09/10 ASPRE CDCSC

Marco 6: Aplicação do questionário 01/10/10 20/10/10 SETIN

Marco 7: Divulgação de relatório 16/11/10 30/11/10 ASPRE

CDCSC Produto 7.1: Análise dos resultados levantados 21/10/10 31/10/10 CDCSC DIEST

Produto 7.2: Confecção do relatório 03/11/10 14/11/10 ASPRE

CDCSC Produto 7.3: Elaboração de textos, informativos e

“banners virtuais” para veicular os resultados da

pesquisa pela intranet, internet e mídia impressa, se for o caso (na revista do Tribunal, p. ex)

03/11/10 14/11/10 CDCSC DIEST Marco 8: Planejamento das ações para o ano de 2011 15/11/10 19/12/10 ASPRE

CSCSC

9.

Categoria Detalhamento Responsável pela Aquisição Método de Aquisição Data Limite para Aquisição Exercício Financeiro Custo Estimado (em R$) Aquisição de software específico de estatística Efetuar análises estatísticas dos dados levantados pela pesquisa DGADM Licitação 30/09/10 2010 R$ 4.000,00 Total: R$ 4.000,00 10. Plano de Risco

Risco Estratégia Respostas ao Risco

Falta de participação na pesquisa M - Melhorar a divulgação e realizar ações voltadas a sensibilizar e mobilizar magistrados e servidores - Dilatar em mais duas semanas o prazo para participação na pesquisa Não aquisição do software de

estatística

A Propor o desenvolvimento de novas

ferramentas pela Setin e/ou uso de programas já existentes

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Periodicidade Mídia Especificações

Notícias para divulgar a realização da pesquisa por meio-eletrônico Gestor do Projeto CDCSC Desembargadores juízes, gestores em todos os níveis e servidores Durante um mês E-mail intranet internet Portal da Gestão Estratégica Malote digital Informativos sobre o projeto para incentivar o público-alvo a responder o questionário Relatório de evolução do Projeto CDCSC DIEST

CGE Trimestral Malote

Digital Descritivo do andamento do projeto, principais atividades concluídas e próximas atividades previstas Relatório da pesquisa Gestor do Projeto CDCSC DIEST Desembargadores juízes, gestores em todos os níveis e servidores Por quinze dias intranet internet Portal da Gestão Estratégica Malote digital Informativo resumido acerca dos principais resultados obtidos 12. Gestor do Projeto Nome Cargo

Antônio de Almeida Baião Assessor da Presidência

Telefone Endereço Eletrônico Lotação

3348-1311 [email protected] Gabinete da Presidência

13. Equipe do projeto

Nome Lotação Período Dedicação

a. Rafaela Alvim Albuquerque CDCSC fase do

projeto Por atividade

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b. Léa Paula Coury CDCSC fase do

projeto

Por atividade

c. Cláudio Luís Garcia CDCSC fase do

projeto

Por atividade

d. Flávia Gontijo Corrêa CDCSC fase do

projeto

Por atividade Período: horário pré-definido ou fase do projeto

Dedicação: integral, parcial ou por atividade

14. Aprovação do Projeto

Elaborado por Data Assinatura

Antônio de Almeida Baião 30/07/10

Revisado por Data Assinatura

{outro membro da equipe do projeto}

Parecer da Diretoria de Gestão Estratégica Data Assinatura

Ciente das Áreas Intervenientes Data Assinatura

{titular da unidade} {titular da unidade} {titular da unidade}

Aprovado pelo Comitê de Gestão