El impacto de las nuevas tecnologías de la información en las
organizaciones: la sociedad del conocimiento
Begoña Campos Nuño de la Rosa
Universidad de Vigo, Departamento de Organización de Empresas y Marketing, Vigo, España bcampos@uvigo.es
Resumen
En los últimos años los negocios se han visto envueltos en una serie de cambios que, exige de las empresas, entre otros esfuerzos de gestión y dirección, una administración eficaz de sus recursos de información, a lo cual pueden contribuir de forma importante las nuevas tecnologías de la información (informática y telecomunicaciones).
Dicha aportación tendrá efectos significativos en la competitividad de las firmas, cuando el modo de percibir y utilizar dichas tecnologías suponga, como resultado, un cambio en las organizaciones cuidadoso y planificado en el cual se tendrán que comprometer tanto los gerentes como cualquier otro componente de la empresa con algún interés por el recurso información.
Esta comunicación trata de estudiar el impacto de las nuevas tecnologías de la información en las organizaciones modernas lo cual implica un trasvase de la sociedad tradicional a la sociedad del conocimiento. Es lógico que el paso de una concepción a otra supondrá un nuevo modo de concebir y utilizar las nuevas tecnologías de la información en las corporaciones, actuando aquéllas, de nuevo, como un catalizador del cambio en las estructuras organizativas de las empresas.
Palabras clave: impacto de las nuevas tecnologías, organizaciones flexibles, sociedad del conocimiento, desintermediación.
1 Introducción
El ambiente de negocio1 en el cual las empresas actualmente se ven inmersas se puede caracterizar por lo siguiente:
! El proceso de globalización de los mercados y la consecuente exigencia de actuar en un entorno cada vez más internacionalizado, en definitiva, la posibilidad de que nuestro competidor más inmediato pueda ser el más alejado geográficamente. Es necesario destacar la creciente corriente de desregulación del mundo industrializado; desde hace
1 En las siguientes publicaciones se pueden encontrar las características que determinan el ambiente que envuelve a los negocios de fin de siglo [Rockart y Short 1989], [George y Schorth 1991], [Benjamin y Blunt 1992], [Lesca 1992] y [Mcleod 1993].
años están cayendo las barreras económicas y sociales que habían separado a los países durante siglos
! La turbulencia, la inestabilidad o lo que es lo mismo el ritmo acelerado de cambio. Este fenómeno que ha sido ampliamente estudiado en los últimos años (organizaciones flexibles u organizaciones que aprenden), está exigiendo a las mismas verificar la condición de adaptabilidad a las nuevas situaciones, así como las de agilidad y rapidez en la respuesta.
! La consideración del cliente como una parte más de todo el proceso de negocio de una organización, por supuesto con el objetivo de satisfacerle de manera continuada y creciente en la cadena de valor de cualquier empresa.
La globalización de los mercados sería imposible sin las nuevas tecnologías, y lo mismo es válido para la innovación y la flexibilidad creciente. Para ello se necesita más y mejor información. Cada vez son más las empresas que reconocen que existe un mercado único. La competencia entre empresas ya no se lleva a cabo a escala nacional sino internacional. Los ciclos industriales son más cortos con lo que la respuesta de la demanda debe ser más rápida. La estrategia básica en un mercado dominado por el cambio es la innovación. La obtención de información sobre mercados, innovaciones tecnológicas, competidores es esencial para la supervivencia de la empresa.
En consecuencia es necesario una adecuada gestión del recurso información, y por consiguiente, del sistema que lo obtiene, almacena, procesa y distribuye. Se podrán identificar de forma oportuna los cambios en el entorno, si dicha gestión es eficaz, condición imprescindible para la agilidad, adaptabilidad y rapidez de respuesta que se le exige a las firmas actuales. Por último, una información adecuada sobre las necesidades actuales y potenciales de nuestros clientes, así como un interés por cubrir dichas necesidades, serán el origen de la entrada efectiva del cliente a la cadena de valor de la empresa, situándole en una posición de ventaja sobre sus más directos competidores.
Desde el punto de vista tecnológico, el avance y la propagación de las denominadas tecnologías de la información (informática, telecomunicaciones) tienen un papel relevante al proporcionar al recurso información el carácter estratégico que posee en la sociedad, en general, y en las organizaciones en particular.
Desde el punto de vista general, la consideración de la información en la empresa no es más que la respuesta en dicha organización social de algo que está ocurriendo a escala global o de toda la sociedad, de la cual se dice que está penetrando en un nuevo orden, que recibe entre otros, los
siguientes nombres: sociedad postindustrial, sociedad del conocimiento, sociedad de la información, etc. Sobre este nuevo orden Bell [1981] argumenta que: "El punto crucial de toda sociedad postindustrial lo constituye el hecho de que el conocimiento y la información llegan a convertirse en recursos estratégicos y transformadores de esa sociedad, igual que el capital y el trabajo lo han sido en la sociedad industrial ". De la misma manera Calleja [1988] afirma que: "La sociedad del conocimiento o sociedad postindustrial va a enaltecer la información como elemento esencial de la actividad empresarial y a establecer nuevas formas de entender y desarrollar ésta".
2 Evolución de la sociedad industrial a la sociedad de la información
En la actualidad nos encontramos en tránsito desde la sociedad industrial a la sociedad del conocimiento. Desde la revolución industrial, la influencia de las nuevas tecnologías sobre la sociedad ha originado fuertes debates sobre sus beneficios y costes, pero es indudable que el progreso, a pesar de obligarnos a asumir consecuencias inesperadas e incontroladas, es imparable.
Las nuevas tecnologías de la información alteran las formas de producción, gestión y comercialización de la mayoría de los sectores económicos y además, inciden incluso en nuevas prácticas sociales de comunicación e introducen inéditas actividades económicas. La difusión de las nuevas tecnologías se ha visto favorecida por la reducción de los requisitos de instalación, reducción del coste de adquisición y simplificación de su manejo.
Examinamos la influencia de las nuevas tecnologías de la información como principal factor en la transformación de la sociedad industrial a la sociedad de la información, por lo que se pasa del concepto de productividad empresarial que inicialmente estaba basado en la obtención de bienes y servicios al concepto de gestión del conocimiento basado en la información.
El trasvase de una sociedad a otra es consecuencia de la combinación de diversos factores [Andreu, Ricart y Valor 1987]:
! La complejidad creciente de la empresa requiere de una cierta distribución de la capacidad de decisión entre todos los miembros de la empresa (autonomía en la toma de decisiones). Ello se traduce en un aplanamiento de la pirámide jerárquica (más conexión entre la dirección estratégica y los niveles operativos y una disminución de mandos intermedios), allanamiento que dependerá del tipo de empresa de que se trate. Este cambio de modelo en la estructura de las empresas requiere el reemplazo del actual modelo de flujo "vertical" de información (información de abajo-arriba, de arriba-abajo) por un modelo "horizontal" (información entre iguales).
Las nuevas tecnologías asumen muchas de las funciones de comunicación, coordinación y control que previamente establecían los mandos intermedios, al facilitar las estructuras planas y eliminar la necesidad de niveles de autoridad.
A pesar de ello, hay autores como Jacques [1990] que sostienen las estructuras jerarquizadas al ser la forma de organización más natural y eficaz que pueda emplear una empresa. Este planteamiento se basa en que lo importante no es la eliminación de niveles de autoridad, sino cómo se relaciona con la complejidad del trabajo, la comprensión de cómo funciona la jerarquía y cómo puede utilizarse para lograr una mayor eficiencia.
Sin embargo, la tendencia hacia la desintermediación de las estructuras organizativas parece imparable.
Figura 1 - Las tecnologías de información como herramientas de apoyo para los cambios en las estructuras
El incremento de la capacidad de decisión y de comunicación que permiten las nuevas tecnologías, hace posible que el control de un superior hacia sus subordinados sea mayor, facilitando al mismo tiempo la eliminación de niveles jerárquicos. Además de este efecto directo se añade un efecto indirecto que procede de las posibilidades de comunicación vertical al evitar los nudos intermedios de la jerarquía. Por consiguiente, siguiendo a Reix [1990] aparecen dos implicaciones importantes derivadas de estos efectos:
# Las posibilidades de comunicación directa diluyen parcialmente las diferencias de posición jerárquica, minando las relaciones de autoridad.
# La comunicación directa, sobrepasando los mandos intermedios, reduce su papel de recolector y transmisor de la información.
Gran parte del procesamiento y de la coordinación de la información que manejan los niveles intermedios de la escala jerárquica, debido a las nuevas tecnologías, puede verse renovada por encadenamientos directos de máquinas que, de alguna forma, automatizan los procesos de control, con la consiguiente disminución de la necesidad de supervisores directos. Esta disminución se completa, con la reestructuración de los puestos de trabajo, hacia la aparición de equipos autodirigidos.
Muchos de los nuevos modelos sobre las organizaciones, como la "organización aprendiente" [Senge 1990], la organización orquestal [Drucker 1988] o las adhocracias [Malone y Rockart 1991], abogan por un nuevo tipo de organización basado en la estimulación del flujo de datos, información, conocimientos e inteligencia entre sus miembros y sus unidades operativas, una organización que se fundamenta en la "decisión distribuida", y en la que la comunicación fluye por toda la empresa, sin importar cual sea su rango de sus miembros. Una organización, en definitiva, donde la pirámide jerárquica se ha comprimido o, incluso, ha desaparecido.
! Otra de las razones del paso hacia la sociedad de la información, a lo largo de las últimas tres décadas, se asienta en la importancia que han ido tomando las nuevas tecnologías de la información en las empresas. Como resultado de su progresiva implantación, en la actualidad una gran parte de los empleados de las empresas dedican mayor parte de su tiempo al manejo de información. Las nuevas tecnologías han convertido en "trabajadores de cuello blanco" a muchos empleados que hasta ahora eran considerados "trabajadores de cuello azul" [Lucas, 1987], incluso en industrias típicamente "grasientas". El manejo de información ya no es tarea solo de los directivos, aunque sólo sea por el hecho de que muchos empleados disponen de mejores instrumentos para manejar información.
Es cada vez más claro que para que una empresa funcione es esencial que cada persona disponga de la información que requiere para el ejercicio de su función, sea cual sea ésta. Como resultado, todos los miembros de la empresa, y no sólo los directivos, realizan en mayor o menor medida, cuatro funciones informacionales básicas: planificación, toma de decisiones, resolución de problemas y evaluación de resultados, y, por tanto, todos deben ser considerados consumidores, procesadores y generadores de información.
Laudon y Laudon [1994] incorporan tanto la ampliación de las atribuciones informacionales de una parte importante de los miembros de la empresa como la disminución del número de los niveles directivos.
En su modelo, los niveles directivos son solamente dos:
# La alta dirección, encargada de la planificación estratégica de la empresa, es decir, de la identificación y fijación de objetivos
# La dirección táctica, que vela por el cumplimiento diario de esos objetivos.
Figura 2- El nuevo modelo de Estructura Organizativa Fuente: Laudon y Laudon, 1991
Aparte de estos dos niveles directivos, la empresa consta de otros dos tipos de componentes: # Por un lado, aquellos cuya principal función es el manejo de datos o conocimientos. Los que manejan datos tienen por función administrar la información operacional, es decir, la información generada por el funcionamiento de la propia empresa. Se trata, por tanto,
de los administrativos, contables, registradores, etc. Los que manejan conocimientos son aquellos cuya función principal es el diseño del producto o servicio, ya que para ello necesitan combinar los conocimientos generados en la empresa con los obtenidos del exterior.
# Por otro lado están los empleados encargados de producir el producto o servicio de la empresa, es decir, los miembros del nivel tradicionalmente designado como operativo. Al modelo se le incorpora las distintas áreas funcionales de la empresa. Para cada una de ellas existe algún tipo de dirección estratégica o táctica, y algún tipo de trabajadores de datos o conocimientos, de manera que la estructura de la empresa sería la mostrada en la Figura 2.
La diferencia entre áreas funcionales es, sin embargo, algo ficticio, especialmente desde la perspectiva de la información, ya que la información producida en un área puede ser de gran utilidad para otras áreas.
El nuevo modelo anticipa lo que Drucker [1988] denomina la organización basada en la información, en la que las jerarquías se anulan, totalmente o en buena parte, para permitir un flujo horizontal de información en lugar del tradicional flujo vertical.
En la organización basada en la información el acento principal está en mejorar la distribución y aplicación de la información a diferencia de las organizaciones tradicionales, en las que, el acento se ponía en el proceso y almacenamiento de información. El reto de estas organizaciones está en la explotación de los conocimientos residentes en la empresa o en su entorno y no en la optimización de la gestión de la información operacional (la generada por el funcionamiento diario de la empresa).
Por ello el mismo autor, afirma que la tecnología de la información impulsará [Drucker 1988 y 1998]:
# Reducción del número de directivos que componen la estructura organizativa. La razón de ésto, es que hay niveles de dirección que en su totalidad, ni toman decisiones ni dirigen, y su función principal es la de actuar como amplificadores humanos de la comunicación en la organización.
# Reducción de niveles de dirección en dicha estructura.
# Resurgimiento del especialista, agrupados en equipos con misiones específicas ("equipos multidisciplinarios": grupos integrados por especialistas de distintas áreas).
Estos especialistas estarán en la parte baja de la pirámide jerárquica y realizarán diversos trabajos, dirigiéndose a sí mismos.
3 Implicaciones de la sociedad de la información
Las implicaciones de la transformación de la organización tradicional a la organización basada en el conocimiento son las tres siguientes [Winslow y Bramer 1995]:
! Necesidad de que las empresas sean más innovadoras y emprendedoras.
! La existencia de la nueva tecnología de la información que ha alterado los procesos de toma de decisión, la estructura e incluso la forma en que se realiza el trabajo dentro de la organización.
! Existe un trasvase del trabajador manual y administrativo al empleado dotado de conocimiento que no acepta el modelo de ordeno y mando, que la empresa tomó del ejército hace unos cien años.
Figura 3 - Diferencias de estructura entre una empresa tradicional y una empresa moderna. Fuente: Marchand, 1990
Las diferencias de una estructura de una "organización típica" con una estructura de una "organización basada en la información", son las siguientes [Claver y González 1998]:
! Considerar una organización más orientada al entorno, más tolerante a los fallos, más arriesgada, más responsable, más cooperativa, menos fijada en el status personal, con alguna capacidad de crear orden a partir del desorden, con complejidad distribuida. ! Con mayor nivel de educación y cualificación en subordinados, lo cual supondrá
dificultades en "mandar" y en ser igual "al mismo tiempo". El personal de la empresa tendrá que alcanzar más altos niveles técnicos y poseer más cultura para estar a disposición de hacer frente a lo que se les exija. Los empleados deben ser capaces de adelantarse a la tecnología, en lugar de ir detrás de ella, tendrán que ser capaces de utilizar la tecnología como una palanca contra la mayor complejidad y ritmo de cambio de sus entornos empresariales.
! Más plana, con menos niveles jerárquicos y menos directivos medios, pero más ricos funcionalmente.
! El hecho de que el control cómo un área corporativa institucionalizada puede no ser necesario, el hecho de que el control de calidad como una función independiente perderá su razón de ser, el hecho de que las actividades de planificación y control retornarán a las funciones elementales.
4 Hacia nuevas formas organizativas: las organizaciones que aprenden
En la actualidad se está pasando de formas simples y complejas convencionales o más conocidas a tratar con nuevas formas organizativas2, nacidas de la necesidad de incorporar un nuevo enfoque para flexibilizar o crear estructuras de base variable o virtual que sepan adaptarse mejor a las exigencias de cambio del entorno actual [Bueno Campos 1996].
La empresa ha protagonizado una importante evolución, en los últimos cincuenta años, tanto en lo referente a su crecimiento como en lo relativo a su configuración estructural. Procesos de crecimiento que junto a otros factores de cambio, acaecidos en este tiempo, son los que han provocado unas “rupturas” que, como causas genéricas, han llevado de un modelo convencional de empresa definido como modelo simple o unitario hasta el modelo flexible o virtual de empresa que caracterizará las formas empresariales del próximo inicio de siglo. Por ello nacen las organizaciones flexibles e "inteligentes" o dotadas de capacidad de aprendizaje [Hesselbein et al. 1997].
Debido a la creciente complejidad competitiva, las empresas recurren a la habilidad organizativa y de dirección como única ventaja competitiva sostenible en el tiempo. Ello requiere aprendizaje organizativo y flexibilidad para el desarrollo de capacidades organizativas que se transforman en competencias distintivas [Andreu y Ciborra 1994] y [Prahalad y Hamel 1990]. Este enfoque dinámico hacia organizaciones como entes que aprenden y maduran, es un eje central de la orientación de las nuevas formas organizativas.
Se exigen unas respuestas a partir de nuevas actitudes y habilidades (capacidades) conducentes a nuevos enfoques de dirección y a nuevas formas de organización de la empresa. Estas necesidades expresarán lo "que se quiere" y pasan por lograr una dinamicidad en la empresa, única forma de poder contrarrestar la evolución y el nivel de competencia actual de los mercados y por dotar a la organización de una flexibilidad o una capacidad de respuesta para adaptarse a los cambios y así poder reaccionar de inmediato a sus retos. Capacidad de respuesta que será consecuencia, en gran medida, de la capacidad de aprendizaje de la organización o, en otras palabras, de su consideración como "organización inteligente".
Las dos características fundamentales que se derivan de las nuevas formas organizativas fuente de los procesos integrados de cambio son:
! La organización del trabajo individual con la nueva orientación hacia los equipos, la participación, la autogestión.
Los equipos se presentan como una fórmula necesaria para alcanzar la adecuada integración y coordinación de conocimientos específicos existentes en la organización, que han de permitir a la empresa organizarse para responder a la necesidad de gestionarse en función de los procesos de negocio. El cambio se ve facilitado, de nuevo, por las TI disponibles para dar soporte al trabajo en equipo.
Las nuevas formas organizativas reclaman una mayor involucración de los empleados en la organización [Wilson 1997]. La involucración de los empleados, darles poder de decisión (empowerment) crear una high-involvement organización, son todas expresiones en la misma dirección, que inciden en:
# Establecer una atmósfera de mayor creatividad en la organización [Blanchard 1997] # La de dar mayor campo de juego a los empleados
# Lograr mayor nivel de compromiso
Para lograr organizaciones con alto nivel de participación es preciso que la información, el poder de decisión, el conocimiento y las recompensas se sitúen en el nivel más bajo posible
en una organización. Cada uno de los cuatro elementos es importante, y la consistencia requiere posicionarlos en el mismo nivel [Andreu, Ricart y Valor 1997].
! La coordinación del trabajo, en la que juegan un papel importante los mecanismos de integración, el personal de staff, los sistemas y tecnologías de la información y la nueva orientación de las políticas de recursos humanos.
Para poder implantar proyectos de mejora, sea radical o continua, es un requisito indispensable la delegación de responsabilidades y, por implicación, la autonomía en mayor o menor grado. Cuando se opta por la delegación, hay que introducir mecanismos de coordinación e integración entre personas y equipos de trabajo.
El desarrollo de mecanismos de integración sobre la base de aspectos culturales e informales, pero con un fuerte soporte de nuevas tecnologías de información y a través de la proliferación de distintas formas de equipos.
Aunque el personal de staff ha cumplido tradicionalmente funciones de planificación y control, con mayor o menor colaboración por parte del personal de línea, el papel de staff se ve afectado de forma sustancial en las nuevas formas organizativas al disminuir significativamente una de sus tareas más importantes, la recopilación de la información de control de gestión.
Los sistemas y tecnologías de la información desempeñan una función muy importante como facilitadores, e incluso motivadores, tras las nuevas formas organizativas [Applegate 1994].
La infraestructura de información es flexible, integrada y global que permite al mismo tiempo facilitar el aprendizaje, dar soporte a la colaboración interdepartamental, la transferencia de conocimientos, y dar mayores niveles de autonomía a los decisores y a las unidades organizativas.
En definitiva, de lo que se trata es de lograr una organización más eficiente, más competitiva, más efectiva y más flexible o que logre más rendimientos y mejores resultados con menos recursos, con menos funciones, con procesos más ágiles y eficientes y con menos personas o que permanezcan menos tiempo y ocupen menos espacio en la organización, es decir, que lo hagan en un plazo menor y, si es posible, fuera de la misma; cuestión que es posible gracias a las actuales tecnologías informática y telemáticas, que “facilitan el trabajo a distancia” [Bueno Campos 1996].
Estas nuevas formas organizativas pretenden ser más flexibles y eficientes, al eliminar actividades innecesarias, al evitar rigideces, reducir costes estructurales y de coordinación y
control, ganando en cambio en dinamicidad, en capacidad de adaptación y respuesta al entorno competitivo.
5 Cambios estructurales de las nuevas tecnologías de la información
La introducción de las nuevas tecnologías de la información han supuesto cambios en la estructuras organizativas que se van a exponer a continuación:
! Nuevas formas de cooperación. Aparecen "asociaciones y consorcios estratégicos" como consecuencia de nuevas formas de organización y administración para gestionar las corrientes de tecnología entre universidades, empresas, laboratorios, y gobiernos. Estas "asociaciones" constituyen capacidades, experiencias y competencias personales que es necesario compartir en cada organización asociada.
! Integración de departamentos. Las mayores disponibilidades técnicas proporcionan una mayor integración entre los distintos departamentos lo que significa modificaciones en las normas del grupo de trabajo, en las responsabilidades, en los límites, en el status, en las relaciones de trabajo, etc. Por consiguiente los sistemas de comunicación están claramente influenciados por las nuevas tecnologías de la información, al ser facilitadores del proceso de coordinación entre los componentes de la organización.
! Trabajo a distancia. La posibilidad de coordinar tareas remotas, unida a las nuevas tecnologías de la información pueden reducir e incluso eliminar barreras geográficas y temporales por lo que supone una reorganización en la forma en que se desarrollan las actividades internas.
Las facultades de las nuevas tecnologías para superar dichas limitaciones proporcionan la base facilitadora para ensayar formas de trabajo en las que, con carácter general, la presencia física del trabajador no es ya condición sine qua non para el adecuado desarrollo de las tareas ni para el ejercicio de las funciones de control. En la medida en que la organización pueda mantener la coordinación de los procesos internos mediante una combinación de técnicas organizativas y servicios telemáticos, nada impide que los trabajadores responsables de actividades intelectuales que no requieren comunicación directa desarrollen sus tareas remotamente, desde su domicilio o desde telecentros: "En la sociedad de la información la estructura misma del trabajo está cambiando. Los teletrabajadores se ven crecientemente liberados de la necesidad de vivir cerca de sus lugares de trabajo" [Bangemann 1996].
Aunque en los países más adelantados (Gran Bretaña y Estados Unidos) el empleo de las nuevas tecnologías tiene cierto auge, en España3 por el momento es un futurismo más que una realidad.
! Desaparición de puestos de trabajo mecánico. La progresiva introducción de aplicaciones de las nuevas tecnologías de la información restará, probablemente, empleo en relación a las tareas más rutinarias pero paralelamente aparecerán nuevas profesiones, incrementándose la demanda de profesionales cualificados para sectores innovadores y, en general tareas intensivas en tecnología.
! Establecimiento de equipos de trabajo. Aparece el equipo como elemento en las estructuras organizativas, aumenta su campo de actuación, y su nivel de autoridad, complementando el proceso creciente de involucración de los empleados. Su propósito es la autogestión e ir adquiriendo la responsabilidad de las labores asumidas.
Muchas empresas están adoptando estructuras que se parecen a las adhocracias para lograr flexibilidad, mejorar la capacidad de reacción y de respuesta a nuevos cambios en el entorno (donde existe la creación de grupos “ad hoc” para determinados trabajos) donde las agrupaciones se forman para proyectos concretos, separándose una vez acabada la tarea para la que se agregaron, e incorporándose posteriormente a nuevos grupos.
! Eliminación de puestos secretariales. Se presagia la “muerte de la secretaria” ya que sus funciones clásicas serán reemplazadas por otras con mayor involucración en la toma de decisiones y otras funciones en las que antes no cooperaba. Las nuevas tecnologías tienen gran repercusión en las actividades de la oficina, siendo muchas de ellas llevadas a cabo por los propios directivos.
! Menor distanciamiento entre directivos y personal. Las nuevas tecnologías amplían el abanico de control de un superior hacia sus subordinados, permitiendo la eliminación de niveles jerárquicos y la comunicación vertical sin pasar pos nudos intermedios de la jerarquía. Todo esto trae consigo implicaciones importantes:
# Las competencias de los trabajadores se elevan y se ensanchan y la responsabilidad de los mismos sobre la calidad aumenta.
# Las nuevas tecnologías permiten una comunicación directa entre la alta dirección y los empleados sobrepasando los mandos intermedios y por otro lado permite una
3 Una de las agrupaciones más importantes que existe en la actualidad es la Asociación Española de Teletrabajo (AET), fundada en enero de 1995.
comunicación directa difuminando las posiciones jerárquicas existentes en la organización (se sustituyen las relaciones de autoridad por relaciones de comunicación). # El uso de las nuevas tecnologías desinhibe a los individuos de bajo nivel jerárquico respecto de lo que deben decir a sus superiores, al usar un medio impersonal en la comunicación.
! Reducción de mandos intermedios. La formación de equipos así como los nuevos criterios de ordenación del trabajo hacen que tanto los niveles de autoridad como el número necesario de directivos puedan reducirse de forma sustancial. Ello conlleva a un aplanamiento de los organigramas, ampliación del área de control, reducción de niveles jerárquicos y se reducen los costes burocráticos.
Por consiguiente se exige un papel más activo de los mandos intermedios en la empresa, que sobrepasen el mero canal informativo realizando tareas esenciales para la empresa, como ser portavoz de los valores, órdenes y objetivos de la dirección, favorecer la adhesión de los trabajadores a la misma y crear relaciones entre los miembros de su equipo.
! Facilita el comercio electrónico a través de internet. El desarrollo del comercio electrónico, principalmente soportado en internet, tendrá un notable impacto en el crecimiento económico y en la creación de empleo en los próximos años a nivel internacional. El desarrollo del mismo ha sido posible gracias a los avances en las nuevas tecnologías que han permitido el surgimiento de un sistema de información interempresarial con extensión global, con posibilidades de acceso incluso para las microempresas y no solo al alcance de las grandes organizaciones. En este sentido, Rayport y Sviokla (1995) acuñan el concepto de mundo virtual en contraposición al mundo físico, refiriéndose a los entornos electrónicos para el intercambio de información, bienes y servicios (tangibles e intangibles).
6 Conclusiones
Podemos afirmar que la globalización del mercado y la evolución de la tecnología están propiciando una nueva forma de hacer negocios y, sobre todo, la necesidad de contar con empresas fuertes capaces de asumir nuevos retos. Ahora bien, las empresas han de tener claro que la evolución tecnológica está poniendo a su alcance un amplio abanico de oportunidades para el desarrollo de productos y procesos nuevos y mejorados, cuyo aprovechamiento pasa no sólo por una aplicación inmediata de las nuevas tecnologías, sino por una revisión y adecuación de todos los factores de la organización afectados.
Es por ello que, hoy por hoy, las empresas necesitan adaptarse a las nuevas tecnologías modificando su estructura, organización, planificación, toma de decisiones y sistemas de información, para que puedan enfrentarse continuamente a los retos que impone la mejora de la competitividad.
Estas nuevas tecnologías van a tener una doble incidencia en la organización;
! Como soporte para la gestión y la toma de decisiones, cuyo éxito va a depender de su grado de acceso a la información y a las tecnologías así como su explotación eficaz que haga de las mismas y,
! En su uso para la formación, ya que no van a suponer tan solo un cambio tecnológico, sino también social y económico, que origina la aparición de nuevos profesionales, y la necesidad de adaptación a dichas tecnologías
Existen una serie de factores que están modificando la estructura organizativa debido a la introducción de las nuevas tecnologías de la información que afectan a aspectos tales como la cultura, aprendizaje, sistemas de remuneración, control, motivación, etc.
ORGANIZACIÓN TRADICIONAL
FACTORES ORGANIZACIÓN
INFORMACIÓN
Resistente al cambio CULTURA Dispuesta al cambio
Poco desarrollada USO DE LA TI Impulsada y expandida
Estable, predecible ENTORNO Turbulento, inestable
Reducida MOTIVACIÓN Ampliada
Monotarea CONTENIDO DEL
TRABAJO
Multitarea
Lentos y descoordinados CAMBIOS
TECNOLÓGICOS
Rápidos y coordinados
Bajo APRENDIZAJE Alto
Especialización CUALIFICACIÓN Polivalencia y reciclaje
Directos SISTEMA DE
COMUNICACIÓN
Electrónicos
Dirigido por los superiores CONTROL Autocontrol
Individual DIVISIÓN DEL TRABAJO En equipo
En función de la jerarquía SISTEMAS DE
REMUNERACIÓN
En función de la habilidad y conocimiento
Menor INTEGRACIÓN Mayor
Todo esto se traduce en una empresa abierta determinada por el efecto de la globalización y la incorporación de las nuevas tecnologías, empresa compartida basada en la colaboración y cooperación, empresa del conocimiento donde se pone el énfasis en las personas, que son las que aportan valor añadido, y en cómo gestionar ese nuevo recurso que es el conocimiento y por último una empresa interconectada, haciendo uso de las nuevas tecnologías como herramientas imprescindibles para la comunicación entre sus miembros, con sus clientes y proveedores, interna y externa, y para la gestión de la información y del conocimiento.
No debemos acabar este trabajo sin antes mencionar y recordar el fin último de la Sociedad de la Información por un grupo de análisis español sobre sistemas de información4 señalando que: La Sociedad de la Información debe reportar el máximo beneficio para la calidad de vida de los ciudadanos. Debe de dar por tanto respuesta a sus principales preocupaciones: empleo, seguridad y privacidad, mejor acceso a la educación, y a la sanidad, simplificación de la relación con las Administraciones Públicas, ocio y entretenimiento. Además su nivel de desarrollo afectará notablemente a la competitividad y capacidad de innovación del tejido empresarial en todos los sectores económicos.
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