PROCESSO IDENTIFICAÇÃO VERSÃO FOLHA Nº

Elaborado/revisado por:

_______________________ 02/05/2018 Rosana Melo de Lucas Brandão Data

Aprovado para uso:

_______________________ 02/05/2018 Rosana Melo de Lucas Brandão Data

1. OBJETIVO

Orientar na elaboração de um projeto desenvolvido no Crea-GO.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA  Manual da Qualidade

 NBR ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos

3. RESPONSABILIDADES 3.1. Presidência

 Requerer Projeto  Aprovar o projeto

 Designar o responsável pelo projeto  Validar o Projeto.

3.2. Responsável pelo projeto  Coordenar o projeto.

 Apresentar o planejamento do novo serviço à equipe envolvida.  Treinar a equipe.

 Designar o Gerente do Projeto.

 Manter a equipe informada sobre os resultados durante a execução do projeto.

 Monitorar as etapas da realização do projeto, em estágios apropriados, verificando e analisando os resultados atingidos quanto aos parâmetros planejados.

 Identificar o desempenho e as causas de possíveis desvios.

 Encaminhar cópia do projeto, em meio físico e eletrônico, para o Representante da Direção, para guarda.

3.3. Gerente do Projeto

 Verificar, na prática (primeiro ciclo de realização do serviço), a eficácia do novo serviço planejado.

3.4. Coordenadoria de Planejamento e Qualidade

 Revisar o projeto e submetê-lo à aprovação da Presidência;

 Participar das reuniões de análises críticas da Presidência, quando da aprovação e validação do projeto.

 Monitorar as etapas do projeto.  Guardar os registros emitidos.

3.5. Gestores/ Coordenadores/ Assessores/ Líderes de Área  Requerer ou elaborar projeto.

 Passar todas as informações pertinentes ao projeto.

 Executar o projeto, no que compete à sua unidade, repassando todas as informações necessárias ao Gerente do Projeto.

4. PROCEDIMENTOS

Projeto é o resultado obtido ao se “projetar” no papel tudo o que é necessário para o desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem executadas: quais são os objetivos, que meios serão buscados para atingi-los, quais recursos serão necessários, onde serão obtidos e como serão avaliados os resultados. Se uma iniciativa tem um propósito definido, e seus resultados são únicos, para alcançar os objetivos desejados, então estamos tratando de um projeto.

No Crea-GO, projeto e desenvolvimento são definidos como planejamento na realização e controle de novos serviços que podem surgir em decorrência de diretrizes estabelecidas pelo Confea ou Diretoria ou Presidência ou Coordenadoria de Planejamento e Qualidade ou Gestores, Coordenadores, Assessores, Líderes de área ou iniciativa para soluções e melhorias no trabalho, a partir de sugestões vindas de colaboradores do Conselho.

O “Projeto” é composto por etapas muito bem definidas, que podem variar de acordo com o tipo de projeto, mas tem, de forma geral, um mesmo grupo de processos gerenciais, divididos em:

 Análise inicial

 Elaboração do projeto  Aprovação do projeto  Entradas do projeto  Saídas do projeto

 Análise crítica do projeto  Verificação do projeto

 Validação do projeto

 Controle de alterações do projeto

4.1. ANÁLISE INICIAL

Antes da elaboração do “Projeto” faz-se necessário certificar-se de que os envolvidos neste, entendem os objetivos e principais etapas do “Projeto”, quais sejam

:

ETAPA 1

-

:

ETAPA 2

–

ETAPA 3 – O andamento do projeto: Como vamos avaliar, tirar conclusões e disseminar resultados? ETAPA 4 – O orçamento: Quanto vai custar o projeto?

De posse de todas essas informações, deverá ser registrado no RG. 001 – “Ata de reunião”, a anuência das Áreas envolvidas, para a equipe iniciar a elaboração do “Projeto”, propriamente dito, conforme critérios constantes no item a seguir, procedendo, inclusive, a indicação do nome do Responsável pelo Projeto. 

4.2. ELABORAÇÃO DO PROJETO

A organização do “Projeto” em um documento auxilia sistematizar o trabalho em etapas a serem cumpridas. Como é um processo participativo desde o começo, pois não se podem encontrar soluções sem a participação de todos os envolvidos, o projeto se torna uma FERRAMENTA DE TRABALHO, um INSTRUMENTO GERENCIAL, um PONTO DE CONVERGÊNCIA de pessoas. Um bom projeto escrito tem que mostrar-se capaz de comunicar todas as informações necessárias e

é por isso que, em geral, existem elementos básicos que compõem sua apresentação, quais sejam:

4.2.1 Capa:

Na capa deverá constar um cabeçalho com o Brasão da República, o símbolo do Sistema Confea/Crea (Minerva) e o nome do “Projeto”.

4.2.2 Sumário:

Deverá conter as principais divisões, seções e outras partes do “Projeto”, enumeradas, na mesma ordem em que nele se encontram. A indicação das páginas localiza-se à direita de cada seção.

Deverá conter o título do projeto, o qual reflete o conteúdo deste.

4.2.4 Razões para o projeto:

Deverá registrar os motivos que justificam a existência do “Projeto” (definição clara do problema a ser tratado).

a. Contexto do Projeto:

Trata-se de inserir o “Projeto” nos fundamentos da situação atual do Conselho, isto é, nos seus condicionantes e nos seus desafios.

b. Deficiências ou Insuficiências:

As razões mais específicas para o “Projeto” estarão, necessariamente, relacionadas a deficiências ou insuficiências que o CREA-GO tem atualmente ou terá no futuro próximo, caso algumas ações não sejam realizadas. Frequentemente, não é suficiente ou adequado justificar um “Projeto” apenas pelos seus resultados positivos, havendo necessidade que as características ou situações não desejadas sejam tornadas explícitas para que o foco do “Projeto” seja mais preciso.

4.2.5 Objetivos do projeto:

Aqui será registrado o que o “Projeto” efetivamente pretende. A indicação das deficiências e insuficiências não implica que o “Projeto” pretenda atuar sobre todas elas.

a. Objetivos Gerais:

O objetivo geral deve expressar o que se quer alcançar em longo prazo, ultrapassando, inclusive o tempo de duração do “Projeto”. Aqui devem ser registrados os ganhos do Crea - GO e/ou instituições do seu ambiente decorrentes da execução do “Projeto” e, em consequência, da superação das deficiências ou insuficiências indicadas.

b. Objetivos Específicos:

Os objetivos específicos também podem ser chamados de resultados esperados. São os efeitos diretos das atividades ou ações do “Projeto”. Ao contrário dos objetivos gerais, que nem sempre poderão ser plenamente atingidos, durante o prazo de execução do “Projeto”, os objetivos específicos devem ser realizados até o final do “Projeto”. A nitidez dos propósitos do “Projeto” depende do claro preenchimento deste item. Sem ele não será possível o controle e a avaliação

competentes e justos do “Projeto”, nem o julgamento do seu mérito. Nele é que será precisada a contribuição do “Projeto” para a resolução daquelas deficiências ou insuficiências.

4.2.6 Informações gerais:

Este item destina-se ao registro dos segmentos da realidade interna e/ou externa ao Crea-GO sobre os quais o “Projeto” irá atuar. Corresponde a uma maior precisão quanto à localização onde ocorrem aquelas deficiências ou insuficiências.

4.2.7 Linhas de execução do projeto:

Este item é dedicado ao registro do que é importante na execução do “Projeto” de acordo com as concepções dos seus executores. Define a estratégia de execução e poderá contemplar orientações do tipo: velocidade e intensidade de execução, participação de terceiros na execução, dependência de outros Projetos, importância relativa de instâncias técnicas e de instâncias políticas, eventos de caminho crítico, exigências de organização, entre outros.

4.2.8 Etapas, eventos e atividades:

São as ações previstas para a realização do “Projeto”, devendo ser claramente descritas e relacionadas aos objetivos específicos. Aqui serão indicados os principais marcos do “Projeto”, entendidos como os resultados e eventos mais significativos, dispostos em ordem cronológica. Deve constar nesta ordem cronológica, de forma clara, a data de verificação e validação do “Projeto”.

4.2.9 Recursos necessários:

Após um planejamento detalhado das atividades, devem-se perguntar quais e quando os recursos deverão estar disponíveis. Aqui poderão ser registrados não só os recursos orçamentários e financeiros (dotações e desembolsos), mas também os demais recursos relevantes como pessoal, serviços de terceiros, informações de outros Projetos, instalações, equipamentos, softwares, desde que críticos ou muito relevantes para o “Projeto”. Poderão ser igualmente registradas as restrições de disponibilidade e contingenciamentos.

4.2.10 Responsável e gerente do projeto:

Neste item deverá constar a indicação do Responsável pelo projeto, colaborador designado pela Presidência para coordenar o “Projeto”, com a função de apresentar o planejamento do novo serviço à equipe envolvida, treinar esta e designar o Gerente do Projeto para verificar, na prática, a eficácia do primeiro ciclo de realização do serviço.

Durante a execução do “Projeto”, o Responsável pelo projeto deverá manter a equipe informada sobre os resultados e, em estágios apropriados, monitorar as etapas da realização.

4.3. APROVAÇÃO DO PROJETO

Finalizada a elaboração do “Projeto”, este deverá ser encaminhado a Coordenadoria de Planejamento e Qualidade, em meio físico e eletrônico, que deverá verificar se todos os requisitos necessários constam deste. Posteriormente, deverá o “Projeto” ser encaminhado à Presidência, que procederá a análise crítica, procedendo à aprovação ou solicitando alterações cabíveis. Todas as deliberações serão registradas no RG. 073 – “Análise crítica pela direção”, que deverá ser guardado pelo Representante da Direção.

4.4. ENTRADAS DO PROJETO

As entradas relativas às necessidades ou expectativas do “Projeto”, bem como eventuais alterações ou adequação na linha de execução do “Projeto”, devem ser determinadas e registradas pelo Responsável pelo Projeto nos RG. 001 – “Ata de reunião” e/ou RG. 073 – “Análise crítica pela direção”. Essas entradas devem incluir:

 Requisitos de funcionamento e de desempenho;

  Informação derivada de atividades similares de projetos anteriores;  Requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis;

  Normas ou códigos de práticas que o Crea-GO tenha se comprometido a implementar;

  Consequências potenciais de falhas devidas à natureza de produtos e serviços;  Informações originadas de projetos anteriores semelhantes, onde aplicável;  Outros requisitos essenciais para o projeto e desenvolvimento.

As entradas devem ser analisadas criticamente quanto à suficiência, bem como se são adequadas aos propósitos do projeto. No caso de entradas conflitantes, estas devem ser resolvidas.

4.5. SAÍDAS DO PROJETO

As saídas do “Projeto” e desenvolvimento devem ser apresentadas de forma adequada para a verificação em relação às entradas do “Projeto” e desenvolvimento, e devem ser aprovadas antes de serem liberadas.

 Atender aos requisitos de entrada para o projeto e desenvolvimento;

 Fornecer informações apropriadas para aquisição, produção e prestação de serviço;   Incluam ou referenciem requisitos de monitoramento e medição, quando apropriado,

bem como critérios de aceitação;

 Conter ou referenciar critérios de aceitação do produto; e

 Especificar as características do produto que são essenciais para seu uso seguro e adequado.

 As saídas do “Projeto”, com as evidências requeridas acima devem ser registradas pelo Responsável pelo Projeto nos RG. 001 – “Ata de reunião” e/ou RG. 073 – “Análise crítica pela direção”.

4.6. ANÁLISE CRÍTICA DO PROJETO

As análises críticas do “Projeto” devem ser realizadas em fases apropriadas e registradas nos RG. 001 – “Ata de reunião” e/ou RG. 073 – “Análise crítica pela direção”, quando for o caso, de acordo com disposições planejadas, para:

 Avaliar a capacidade dos resultados do “Projeto” e desenvolvimento em atender aos requisitos;

 Identificar qualquer problema e propor ações necessárias.

Nas reuniões destinadas a promover a análise crítica do “Projeto”, devem participar os representantes de funções envolvidas, referente ao estágio que está sendo analisado.

4.7. VERIFICAÇÃO DO PROJETO

A atividade de verificação deve ser executada pelo Gerente do Projeto, que deverá assegurar que as saídas do “Projeto” estejam atendendo aos requisitos de entrada do “Projeto” e desenvolvimento. Os resultados das verificações e de quaisquer ações necessárias deverão constar do “Memorando” ou “Mensagem eletrônica”, que deverá ser encaminhado, pelo Gerente do Projeto, a Coordenadoria de Planejamento e Qualidade e/ou Responsável pelo Projeto para conhecimento e providências, quando necessárias.

4.8. VALIDAÇÃO DO PROJETO

A validação do “Projeto” deve ser realizada pelo Presidente do Conselho e registrada no RG. 073 – “Análise crítica pela direção”. Deve, também, assegurar que o produto resultante seja capaz de atender aos requisitos para aplicação especificada ou uso pretendido, onde conhecido. Onde for praticável, a validação deve ser concluída antes da entrega ou implementação do produto.

4.9. CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO PROJETO

As alterações do “Projeto” e desenvolvimento devem ser identificadas e registradas no RG. 001 – “Ata de reunião” ou RG. 073 – “Análise crítica pela direção”. Posteriormente, deverá ser procedida a elaboração de nova versão do projeto, com identificação desta na capa. A natureza das alterações nas revisões dos “Projetos” é indicada nos mesmos através do indicador () no início do parágrafo que foi alterado. Quando a alteração ocorrer no sentido de excluir um parágrafo ou item inteiro, deve-se apontar com o indicador () e em seu lugar escrever somente a frase “”.

As alterações devem ser analisadas criticamente, verificadas e validadas, como apropriado, e aprovadas antes da sua implementação. A análise crítica das alterações do “Projeto” e desenvolvimento deve incluir a avaliação do efeito das alterações em partes componentes e no produto já entregue.

5. REGISTROS E ANEXOS  Projeto

 RG. 001 – Ata de reunião

 RG. 073 – Análise crítica pela direção  Memorando

 Mensagem eletrônica

6.

Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma:

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição

Projeto (meio físico) Sala da Coordenadoria de Planejamento e Qualidade Pasta (Anexado ao RG.073 Análise crítica pela

direção) Acesso do RD, do

Comitê e do Responsável pelo

Projeto.

Projeto (meio eletrônico) Computador do Comitê da Qualidade Eletrônico Acesso do RD, do Comitê e do Responsável pelo Projeto C:\Projetos

Indexado por ano e situação do projeto (aprovado e em andamento, validado, suspenso) Permanente ______ Ata de reunião - RG. 001 – Sala do Responsável pelo Projeto Pasta Acesso do Responsável pelo Projeto

Indexado por data 03 anos Lixo

Análise crítica pela direção - RG. 073 – Sala do RD Pasta Acesso do RD e do Comitê

Indexado por data 03 anos Lixo

Memorando

Sala do RD Pasta - Acesso do

RD e do Comitê Indexado por data 03 anos Lixo Mensagem