ANEXOS: I. Termo de Abertura de Processo; II. Termo de Juntada de Documentos; III. Termo de Encerramento de Volume de Processo;

ANEXOS:

I. Termo de Abertura de Processo;

II. Termo de Juntada de Documentos;

III. Termo de Encerramento de Volume de Processo;

IV. Manual de Instrução;

V. Guia de Tramitação de Processo;

VI. Controle de Documentos Recebidos;

VII.

Controle de Remessa de Malote;

VIII.

Controle de Documentos Recebidos no Malote;

IX.

Relatório de Acompanhamento de Desempenho;

ANEXO I

TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO/VOLUME

Em ____ de ______________ de 20___, nesta (nome da Unidade Solicitante)__________________________, procedeu-se a abertura do Processo e/ou Volume de nº _____/_____Com este fim e para constar, eu _______________________________, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

Porto Velho, __ de ________ de 2015.

________________________________ Assinatura do responsável pela abertura

ANEXO II

TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS

Ao(s) ____ dias do mês de _______________/20___, procedi à juntada aos autos deste Processo Nº_______/20____, o(s) documento(s) em seguida, anotado(s) como de fls_____________________.

Para constar, lavrei o presente termo e é o que me cumpre certificar.

Local_____________, ____ de ______________ de 20____. __________________________________ Assinatura

ANEXO III

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME DE PROCESSO

Ao(s)_____dias do mês ___________de 20____, lavrei o presente termo de encerramento deste volume (______) do Processo nº ________/______, que tem como primeira folha a de nº. _____ e como última a de nº.______, que corresponde a este termo. Local ______________, ___ de ____________ de 20____. _____________________________ Assinatura requerente

MANUALDE INSTRUÇÃO

Instrução Normativa de Protocolo

ANEXO IV

Figura 1. Tela de Acesso ao Sistema de Protocolo

Esta é a tela de acesso ao Sistema Informatizado Pirâmide e será de competência da Divisão de Informática o cadastro e a definição de perfil de acesso de cada ao usuário e a senha será definida pelo próprio usuário.

Figura 3 - Tela de Incluir/Receber/Enviar/Consultar/Excluir/Arquivar Protocolo

Esta função permitirá a inclusão e manutenção do cadastro do protocolo. Além disto, o usuário poderá executar as funções de envio, recebimento e arquivamento, bem como consultar as movimentações e cancelar o arquivamento.

Filial Ent.

Permite restringir as informações a serem apresentadas na tabela de dados a partir da seleção da filial de entrada docadastro de protocolo. Trata-se da filial a partir da qual o protocolo foi cadastrado permite restringir as informações a serem apresentadas na tabela de dados a partir da seleção da filial entrada do cadastro de protocolo. Trata-se da filial a partir da qual o protocolo foi cadastrado.

Filial Atual Permite restringir as informações a serem apresentadas na tabela

de dados a partir seleção a filial atual onde se encontra o protocolo.

Prédio Entrada

Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de códigos de prédios de entradas. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto.

Prédio Atual Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de

se encontra naquela data). Poderá ser utilizada a ajuda de contexto

Protocolo Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de

um intervalo de número dos protocolos.

Documento Permite realizar consulta dos protocolos a partir do número do

Documento.

Depto Entrada

Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de códigos de departamento de entradas. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto.

Depto Destino Permite restringir os protocolos a serem apresentados na tabela de

dados a partir do intervalo do código do departamento de destino do protocolo. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto.

Entrada Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de

um intervalo de códigos de datas de entradas.

Nr. Malote Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de

um intervalo de número de malotes.

Assunto

Permite restringir as informações a serem exibidas na tabela de dados a partir de um assunto dos protocolos. Este campo comporta até 1000 caracteres.

Nº da AR Permite restringir os dados de acordo com o número do Aviso de

Recebimento do órgão responsável pela entrega do protocolo.

Tipo de Pessoa

Poderão ser consultados os protocolos de acordo com o tipo de pessoa informado no cadastro dos mesmos. O usuário poderá restringir de acordo com pessoa física ou jurídica. Também poderá informar o CPF ou CNPJ do responsável e assim consultar de forma mais específica o protocolo desejado.

Tipo Protocolo

Permite definir o Tipo de Protocolo que será exibido na tabela de dados: “Interno” ou “Externo”. Para exibir as duas opções, o usuário poderá deixá-las sem marcação ou selecionar ambas.

Status do Protocolo

Permite restringir as informações que serão exibidas na tabela de dados a partir do status do Protocolo: ”Arquivado”, “Em tramitação” e “Pendente de Recebimento”. O usuário poderá selecionar um ou

O botão “OK“ permite o preenchimento das informações natabela de dados de acordo com os filtros informados.

TIPO DE DADOS

Protocolo Corresponde ao número do protocolo cadastrado.

Filial Ent. Corresponde ao código da filial de entrada do protocolo.

Filial Atual Corresponde ao código da filial onde o protocolo seencontra.

Depto Atual Corresponde ao código do departamento onde o protocolo se

encontra na data da consulta.

Prédio Ent. Corresponde ao código do prédio a partir do qual foi realizado o

cadastro de entrada do protocolo.

Prédio Atual Corresponde ao código do prédio onde o protocolo se encontra na

data em que a consulta está sendo realizada.

UsuárioAtual

Corresponde ao usuário que está em poder no protocolo na data da consulta. È o usuário atual, ou seja, com quem o protocolo se encontra nesta data.

mais status. Para exibir todas as opções, o usuário poderá deixá-las sem marcação ou selecionar todas.

Ordenação Permite definir a ordenação das informações na tabelade dados

por: “Protocolo”, “Depto Entrada” e “Depto Atual”

Remetente

Permite restringir os protocolos a serem exibidas nata bela de dados a partir da identificação do Remetente. Serão disponibilizados os tipos:

0-Não Informado;

1- Informado Manualmente; 2- Cliente;

3- Fornecedor;

4-Colaborador; por Código e Nome. Neste campo também podem ser utilizados para limitar a consulta o preenchimento do código e/ou nome do remetente.

ST. Corresponde à posição em que o protocolo se encontra no sistema,

que pode ser: “Arquivado”, “Em Tramitação” e “Pendente de Rec.”.

Entrada Corresponde a data em que o protocolo foi cadastrado no sistema.

TipoProtocolo Corresponde ao tipo de Protocolo cadastrado no sistema, que pode

ser “Interno” ou “Externo”.

Malote

Corresponde ao código do malote enviado. Ressaltado,que o malote será utilizado quando o departamento para o qual o protocolo será enviado estiver localizado em área física diferente da área que está enviado.

Tipo

Permite realizar a consulta dos protocolos a partir dotipo do remetente. O usuário poderá selecionar dentre as opções:

0 - Não Informado,

1- InformadoManualmente, 2 - Cliente,

3 - Fornecedor,

4 - Empregado. A seleção destas opções poderá ser realizada através da digitação do código do tipo de remetente.

Por exemplo: Se digitado o número 3 no campo será exibida a opção “Fornecedor”.

Código

Permite realizar consulta dos protocolos a partir do código de remetente. Quando o campo “Tipo” for selecionado a opção “2 -

Cliente”, o usuário deverá preencher o código do cliente

responsável pelo enviodo protocolo, sendo permitido utilizar a ajuda de contexto. Quando o campo “Tipo” for selecionado a opção “3 -

Fornecedor”, o usuário deverá preencher o código do fornecedor

responsável pelo envio do protocolo, sendo permitido utilizar a ajuda de contexto.

Quando o campo “Tipo” for selecionado a opção “4-Colaborador”, o usuário deverá preencher o código do colaborador responsável pelo envio do protocolo, sendo permitido utilizar a ajuda de contexto.

Número da AR

Permite realizar consulta dos protocolos a partir do número do aviso de recebimento - AR do órgão responsável pela entrega do protocolo. Por exemplo: Correios.

AÇÕES

Botão Incluir

Possibilita a inclusão do protocolo. Quando acionado será exibida a tela Inclusão de Protocolo. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil INCLUIR_PRT.

Botão Alterar

Permite realizar alteração no protocolo cadastrado. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil ALTERAR_PRT. O sistema não permitirá efetuar alteração em um protocolo que possua movimentação, ou seja, que já tenha sido enviado para o próximo departamento do fluxo. O sistema exibirá a seguinte mensagem. Caso o usuário acione a opção “Sim”, o sistema exibirá a tela de Alteração de Protocolo apresentado.

Botão Gravar Desabilitado, a tela será exibida apenas paravisualizar as

informações.

Botão Movimento

Permitirá visualizar as Movimentações realizadas no Protocolo. Será disponibilizada a Tela Movimentações do Protocolo que possibilitará consultar as movimentações realizadas. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil MOVIMENTAR_PRT.

Botão Enviar

O botão ENVIAR permite realizar o envio de protocolo para o departamento de acordo com o fluxo vinculado ao protocolo.

Ao acionar este botão, será exibida a tela Envio de Protocolo.

Este botão somente apresentará habilitado quando o status estiver “Em Tramitação”. O botão ENVIAR se apresentará habilitado para todos os protocolos recebidos pelo próprio usuário e pelos usuários que estejam vinculados ao mesmo nível hierárquico, ou seja, subordinados ao mesmo supervisor.

Botão Receber

Permite realizar o recebimento de protocolo interno. O sistema apresentará a tela de Recebimento de Protocolo. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil RECEBER_PRT.

Botão Arquivar

Permite realizar o arquivamento do protocolo. Deverá ser acionado quando do término da tramitação do documento. Ao acionar este botão, será exibida a seguinte mensagem “Deseja arquivar o(s)protocolo(s) selecionado(s)”. Este botão somente ficará habilitado

quando o status do protocolo estiver “Em Tramitação”. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil ARQUIVAR_PRT.

Obs.: Será de competência da Divisão de Contabilidade o tramite do processo físico para o Arquivo Geral da Empresa.

Será de competência do Arquivo Geral da Empresa efetuar o arquivamento do processo físico no sistema.

Botão Excluir

Permite realizar a exclusão de um protocolo cadastrado no sistema. O usuário deverá selecionar a linha do cadastro e efetuar com o mouse a marcação de (X) exclusão. Será apresentada a seguinte mensagem:

“Deseja excluir o(s) protocolo(s) selecionado(s)?”. Quando o protocolo estiver com movimentações pendentes, não poderá ser excluído. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil EXCLUIR_PRT.

Botão Detalhar Permite detalhar os protocolos cadastrados.

Botão Cancelar Arquivamento

Permite cancelar o arquivamentodo protocolo, ou seja, o protocolo retornará ao status “tramitado”. Este botão somente apresentará habilitado para os protocolos que estiverem com o status “arquivado”.

Obs: As SUREG´S receberão os processo no sistema pela filial que o enviou e tramitará pela sua filial.

Botão Incluir Da(Fig. 3)

Através desta função, o usuário poderá realizar o cadastro do Protocolo, ou seja, incluir os documentos a serem protocolados e enviados para uma área, conforme Figura 4.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS (

Obrigatórios)

Número de Protocolo

Informar o código do protocolo a ser cadastrado com até 12 caracteres numéricos. Caso o usuário informe um código para o qual já possua um protocolo associado, o sistema não irá permitir a continuidade do processo de inclusão e apagará o código informado até que o seja informado um número/código que não tenha sido cadastrado.

Obs. O número do protocolo deverá ser o mesmo que consta no numerador do processo físico.

Interessado

O usuário deverá assinalar o tipo de usuário vinculado aos documentos a serem protocolados. Caso o documento tenha sido gerado internamente, deverá ser selecionada a opção “Usuário” e neste caso, o tipo de protocolo será Interno. Caso o documento vinculado ao protocolo seja de terceiros, deverá ser assinalada a opção “Reclamante”, neste caso, o tipo de protocolo será externo. O campo Nome tem preenchimento livre e deverá ser informado o nome do interessado vinculado ao protocolo.

Deverá ser indicado se o interessado é uma pessoa física (P. Física) ou jurídica (P. Jurídica) e ainda, informar no campo CPF/CNPJ, o CPF ou CNPJ do interessado.

Assunto

Neste campo o usuário deverá registrar o assunto referente ao Protocolo.

Obs.: Este campo deverá ser preenchido com os dados que constam na etiqueta do processo físico.

Depto Dest.

Informar o departamento destino do protocolo. Desta forma o usuário associará o protocolo ao seu departamento de destino. Caso seja informado um departamento inativo, o sistema apresentará a mensagem “departamento não está ativo na filial Informada”. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto.

Figura 5. Aba Dados de Entrada

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS

(

Filial

Selecionar a filial vinculada ao protocolo a ser cadastrada, ou seja, a filial de entrada do protocolo.

Data

Informar a data e horário de entrada do protocolo. O sistema sugere como data de entrada a data corrente, no formato DD/MM/AAA acrescentada do horário no formato HH/MM/SS. Estas informações somente poderão ser alteradas quando o usuário possuir o direito de perfil ALTERAR_DAT_ENTRADA_PRT.

Depto

Neste campo deverá ser informado o departamento com até 13 caracteres que está dando entrada no protocolo. Caso seja informado um departamento inativo, o sistema apresentará a mensagem ‘Departamento não está ativo na filialinformada’. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto.

Figura 6. Aba – DadosAtual - Protocolo

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS

* Todos os campos desta Aba (Figura 6) são de preenchimento

automático.

Figura 7. Documentos Associados ao Cadastro de Protocolo

Fluxo

Selecionar o fluxo de atividades a ser vinculado ao protocolo e que determinará a tramitação do mesmo.

O usuário deverá informar os documentos que compõem o protocolo. Para isto deverá acionar o botão “INCLUIR”, o sistema disponibilizará uma linha para que o usuário digite as informações.

Com. Tipo

Informar o tipo do documento que está vinculado ao protocolo. Poderá utilizar a ajuda de contexto. Caso seja informado um tipo de documento diferente do tipo informado no fluxo de atividade selecionado, no momento da gravação, o sistema exibirá uma mensagem de alerta: “O tipo de documento informado não é o mesmo tipo de documento do fluxo XX. Deseja mesmo assim gravar o protocolo?”. Isto não impedirá que o protocolo seja gravado. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto.

Documento

O usuário deverá informar a numeração ou identificação do documento vinculado ao protocolo, com até 25 caracteres. Por exemplo, caso seja um recibo, poderá ser informado neste campo, o seu respectivo número. Quando um fluxo estiver associado a um tipo de documento, este campo será preenchido automaticamente pelo sistema. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto.

Tipo

Remetente

O preenchimento do código, a coluna “Nome Remetente” será atualizada automaticamente com o nome/razão social do cliente. Quando selecionada a opção “3 - Fornecedor”, indicará que o remetente será o fornecedor da empresa. Assim, no preenchimento da coluna “Código Remetente”, o usuário poderá utilizar a ajuda de contexto, e após o preenchimento do código, a coluna “Nome

Remetente” será atualizada automaticamente com o nome/razão

social do fornecedor. Quando selecionada a opção “4 - Colaborador”, indicará que o remetente será o colaborador. Assim, no preenchimento da coluna “Código Remetente”, o usuário poderá utilizar a ajuda de Selecionar o tipo de remetente responsável pelo envio do protocolo. O usuário poderá selecionar dentre as opções: 0 -Não Informado,

1-InformadoManualmente, 2 - Cliente,

3 -Fornecedor, 4 - Colaborador.

Quando selecionada a opção:

“0-Não Informado”, as colunas “Código Remetente” e “Nome

informada nenhuma informação referente ao remetente. Quando selecionada a opção:

“1 - Informado Manualmente”, indicará que o preenchimento das colunas “Código Remetente” e ”Nome Remetente” deverá ser preenchido manualmente.

Quando selecionada a opção:

“2- Cliente” indicará que o remetente será o cliente da empresa. Assim, no preenchimento da coluna “Código Remetente”, o usuário poderá utilizar a ajuda de contexto, e após contexto, e após o preenchimento.

Código Remetente

Informar o código do remetente. Este campo será habitado de acordo com o preenchimento do campo “Tipo Remetente”. Ver detalhes no campo “Tipo de Remetente”.

Nome Remetente

Informar o nome do remetente. Este campo será habilitado de acordo com o preenchimento do campo “Tipo Remetente”. Ver detalhes no campo “Tipo de Remetente.

Número AR

Informar o número do Aviso de Recebimento (AR) associado ao protocolo. Esta numeração é fornecida por empresas responsáveis pela entrega dos protocolos, por exemplo: Correios.

Gravar

Para concluir a operação, o usuário deverá clicar no botão. O sistema exibirá uma mensagem informando o número gerado para o protocolo e questionando se o usuário deseja emitir a Guiade Registro do Protocolo.

Figura 8. Visualização da Movimentação de Documentos

Esta função é acessada a partir do botão da tela de Cadastro de Protocolo e permitirá a visualização da movimentação realizada num determinado protocolo. Para habilitar este botão, o usuário deverá selecionar uma linha referente a um protocolo cadastrado e em seguida acioná-lo.

Figuras 9. Janela de Movimentação de Processo 1ª parte.

Num. Protocolo

Corresponde ao número do protocolo selecionado para consulta. Obs.: Para a consulta deverá informar apenas o número do protocolo como demonstra o figura.

Figuras10. Janela de Movimentação de Processo 2ª parte. ENVIO DE PROTOCOLO

Figuras12. Janela de Envio de Protocolo 2ª parte.

Figuras13. Janela de Recebimento de Protocolo. Enviar

Esta opção é acessada a partir do botão da tela de cadastro de protocolo, onde será permitido realizar o envio do protocolo para outro(s) departamento(s) ou filial (is). Para habilitar este botão, o usuário deverá selecionar uma linha referente a um protocolo cadastrado e em seguida acioná-lo.

Obs.: Marcar todos os usuários habilitados do departamento para recebimento do protocolo.

GUIA DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSO ANEXO V

ITEM PROCESSOS ORIGEM DESTINO DATA RUBRICA

CONTROLE EMITIDO PELOSETOR DE PROTOCOLO

CONTROLE DE DOCUMENTOS RECEBIDOS ANEXO VI

ITEM DOC. Nº ORIGEM DESTINO DATA RUBRICA

CONTROLE EMITIDO PELO SETOR DE PROTOCOLO

CONTROLE DE REMESSA DE MALOTE ANEXOVII

MALOTE: DATA:

ITEM DOC. Nº ORIGEM DESTINO RUBRICA

CONTROLE DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NO MALOTE ANEXO VIII

ITEM DOC. Nº ORIGEM DESTINO DATA RUBRICA

RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DE DESEMPENHO ANEXO IX

Atividade: Setor de Protocolo Geral

Item de Controle: Permanência de documento no protocolo (dias)

Padrão: Zero permanência dias úteis Meta: 100% distribuição efetuada dias

úteis.

Início do Processo: Primeiro dia do mês

Medição: Emissão de relatório mensal, pontuando nº de documentos recebidos e

expedidos diariamente.