DIAGNÓSTICO DA GESTÃO DOCUMENTAL EM UMA
EMPRESA DO SETOR ELÉTRICO BRASILEIRO
DIAGNOSIS OF RECORD MANAGEMENT IN A COMPANY
OF THE BRAZILIAN ELECTRICAL SECTOR
GT3 – Tecnologia e Organização do Conhecimento Resumo Expandido Para Apresentação em Pôster
LINS E SILVA, Matheus Augusto1
OLIVEIRA, Lais Pereira de2
RESUMO
Aborda o diagnóstico da gestão documental feito em uma empresa do setor elétrico, atuante no Brasil. Objetiva estabelecer comparações entre os padrões arquivísticos de gestão de documentos e a realidade encontrada no locus de investigação. Constitui estudo exploratório-descritivo com enfoque qualitativo, realizado mediante pesquisa de campo consubstanciada a partir da técnica de observação direta no âmbito do departamento responsável pelo trato documental da empresa. Os resultados indicam que a gestão documental do caso em estudo necessita de intervenções e é um elemento essencial no processo administrativo da empresa. Conclui-se sobre a importância do profissional da informação no meio administrativo, sobretudo no ambiente de organização e disseminação da informação como o investigado. Palavras-chave: Gestão Documental. Arquivo. Setor elétrico. Tratamento documental. 1 INTRODUÇÃO
Em um mundo de avanços tecnológicos constantes, processos como gestão da informação e gestão documental, visando o controle dos fluxos informacionais e documentais, se tornam essenciais à empresa, sendo ela pública ou privada. Basicamente, “o objetivo da organização da informação é dar suporte ao fluxo de tratamento e recuperação dos objetos informacionais estruturados, semi-estruturados e não-estruturados nas organizações” (VICTORINO; PINHEIRO; SANTOS, 2015, p. 232-233). Logo, informações formalmente 1 Discente de bacharelado em Biblioteconomia da Universidade Federal de Goiás (UFG). Email: [email protected].
2Docente do bacharelado em Biblioteconomia da Universidade Federal de Goiás (UFG). Email: [email protected].
produzidas e registradas nos documentos devem ser objeto de tratamento, bem como os conjuntos sem a devida estruturação, já que também contemplam aspectos que muito podem agregar à organização.
O presente estudo expõe um diagnóstico realizado no Setor de Recursos Humanos à luz de adequados processos de gestão documental, correlacionando-os às práticas existentes no ambiente investigado e às necessidades de readequação. Objetivou, portanto, analisar a gestão documental presente no local, conforme os padrões arquivísticos recomendados. O estudo caracteriza-se como exploratório-descritivo, com enfoque qualitativo e caráter de estudo de caso, levantando elementos tratados na literatura e relacionando-os com o constatado in loco.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Tem-se por base, para essa seção, literatura fundamental sobre gestão documental e gestão eletrônica de documentos, expostas na sequência. O conjunto teórico, entretanto, foi estabelecido de modo estrito, tendo em vista a modalidade de submissão.
Gestão documental (GD) é um conjunto de processos desenvolvidos para tratar os documentos de arquivo e viabilizar a guarda e o acesso futuro, ou seja, “atividade que se utiliza de procedimentos de tratamento e organização de documentos para propiciar adequado arquivamento e utilização” (OLIVEIRA, L., 2016, p. 167). No Brasil a atividade é institucionalizada a partir do estabelecimento da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (MORENO, 2008), a denominada Lei de Arquivos.
Como destaca Bernardes (2015, p. 166), a gestão documental “incide diretamente no processo de construção do patrimônio documental, pois determina a preservação e autoriza a eliminação de documentos”. Assim, pode-se conceituar gestão documental como um conjunto de procedimentos técnicos que visam avaliar as fases corrente e intermediária buscando a eliminação ou a guarda no Arquivo Permanente (PNAGE, 2007 apud PICOLLI; MOREIRA; MARTINS, 2016)
Segundo destacam Medeiros, Silva e Alves (2016, p. 286) “a gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, organização, controle, espaço físico e equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental”. Heredia Herrera (2007 apud OLIVEIRA, C., 2016, p. 175) explica que a gestão de documentos “tem
por finalidade estudar os fluxos de trabalho para a criação de documentos; racionalizar a produção de documentos; otimizar o trabalho corporativo; definir a guarda permanente ou eliminação de documentos”.
Sendo assim a estruturação da GD é essencial para as empresas tanto do setor público quanto do setor privado, tendo em vista que dita o ritmo de cada instituição e como ela cataloga, armazena e preserva seus documentos (RITTER, 2014). Isso para que a memória da empresa consiga ser acessada posteriormente em qualquer fim que seja necessário.
Dentro da gestão documental encontra-se uma importante dimensão que é a gestão eletrônica de documentos (GED). Esta consiste no controle dos documentos no ambiente digital. A proximidade da GD e da GED fica clara, inclusive, porque “antes de iniciar qualquer trabalho utilizando softwares ou equipamentos é necessário que seja aplicada a técnica de gestão de documentos” (VASCONCELOS; MEIRELES; MAIA, 2014, p. 158).
Segundo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) (2014, p. 19), pode-se definir documentos eletrônicos como “informação registrada em códigos binários acessível e interpretável por um sistema computacional”. Os profissionais da informação têm, portanto, discutido formas de tratamento e preservação de documentos no meio digital. A principal é como armazenar a informação de modo que ela possa ser acessível no futuro, já que constantemente os formatos digitais são alterados.
Assim como a gestão documental, a GED visa a aceleração da tomada de decisões em uma empresa por meio do controle dos fluxos informacionais, além da otimização na recuperação de informação, evitando revocação (PORTAL ECM GED, 2018). Como observa Oliveira (2016, C., p. 174) “na gestão de documentos, passaram a ser implantados sistemas informatizados para o cumprimento de sua finalidade”. De modo que para além dos cuidados com a gestão documental tradicional, é premente o empenho no trato eletrônico dos documentos, respeitando-se todas as particularidades desse ambiente.
3 RESULTADOS E DISCUSSÃO
Em se tratando de um estudo de caso, inicialmente foi feita uma análise do espaço do arquivo investigado via observação direta, o que gerou um diagnóstico e consequentemente, uma proposta de intervenção, sustentada sobretudo, no referencial de gestão documental
levantado na literatura. Diante disso, os resultados apresentados na sequência refletem o conjunto constatado in loco, pela técnica de observação. Ainda, as questões sugeridas como intervenção, para melhoria dos processos de gestão documental no locus de estudo.
O Dossiê dos Recursos Humanos da empresa investigada encontrava-se em uma situação não ideal, no que diz respeito à organização do seu acervo documental. Esse cenário foi constatado a partir de contato inicial de um dos pesquisadores, no campo de estágio, o que motivou o início do diagnóstico e dos levantamentos na temática gestão documental na literatura do campo arquivístico, como forma de melhor compreender a realidade encontrada. A documentação de um arquivo deve ser cuidadosamente arquivada, garantindo sua permanência e preservação. A adequação do mobiliário e sua higienização são aspectos fundamentais, bem como a alocação devida da documentação. Como foi possível observar, o arquivo deslizante no Departamento estava abarrotado com pastas, uma situação inapropriada. A higienização do espaço ocorria raramente pois a sala ficava fechada na maior parte do tempo. A própria organização do setor dificultava o acesso aos documentos arquivados. Os volumes eram de difícil manuseio por causa do número excessivo de materiais nos módulos.
Figura 1 – Situação do acervo.
Fonte: dos autores (2018).
Outro aspecto que deve ser cuidadosamente observado e, na medida do possível, revisto, diz respeito à inserção de novos documentos de funcionários. Nas mesas percebeu-se que estavam empilhados vários documentos de funcionários que deveriam ser guardados em suas pastas mas que acabaram não sendo, devido à ausência de alguém habilitado para realizar tal atividade. As pastas dos novos funcionários estavam amontoadas em uma estante, amarradas com barbante e em volumes muitos grandes que dificultavam o manuseio dos materiais, comprometendo sua durabilidade em comparação com as pastas arquivadas no
arquivo deslizante. As pastas de estagiários estavam espalhadas pela sala dificultando a recuperação de um determinado dossiê quando solicitado.
O que foi possível constatar é que, nessa situação, muitas demandas do Departamento Jurídico da empresa acabaram não sendo atendidas devido a situação tanto do dossiê quanto do próprio Departamento, que também armazena alguns tipos de documentos. A gestão documental precisa acontecer de modo planejado e orquestrado para que nada se perca e, acima de tudo, para que os documentos possam ser localizados em bom estado de conservação. Esse ponto também precisa de melhorias, portanto, no locus investigado.
Atualmente a empresa iniciou uma licitação para o processo de digitalização. Além disso o setor pretende encaminhar todas as pastas de antigos funcionários para o Centro de Documentação local, liberando espaço para as pastas dos novos funcionários. Antes que esse processo ocorra será necessário realizar todo o tratamento padrão da documentação física, o que acarretará na contratação de mais funcionários.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Por meio desse estudo prévio na literatura arquivística, reforçado pela observação direta em campo na empresa do setor elétrico selecionada, foi possível constatar situações inadequadas em relação à gestão documental que passavam despercebidas pelos responsáveis do Departamento e, com isso, pensar em melhorias visando otimizar a gestão dos documentos utilizados no caso estudado, além de melhor delimitar suas fases. A expectativa é expandir a investigação detalhando os aspectos do diagnóstico aqui presentes, sobretudo à luz de todas as instâncias definidas na gestão documental a partir dos preceitos arquivísticos.
O profissional da informação tem papel fundamental nesse processo, pois como detentor do conhecimento sobre gestão nos campos da informação, ele é capaz de perceber falhas que podem passar despercebidas por aqueles que estão à frente da empresa, especialmente em uma que atua em um setor estratégico como o de energia elétrica. Sua contribuição vai além, perpassando pelas intervenções necessárias para que a gestão documental na empresa seja estabelecida com todo o cuidado e empenho demandado na Arquivologia e ecoado em suas normativas.
REFERÊNCIAS
BERNARDES, Ieda Pimenta. Gestão documental e direito de acesso: interfaces. Acervo: Revista do Arquivo Nacional, v. 28, n. 2, p. 164-179, jul./dez. 2015.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Conarq). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE). Glossário (versão 6.0). Rio de Janeiro, 2014. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/ctde/Glossario/2014ctdeglossario_v6_pu blic.pdf>. Acesso em: 09 abr. 2018.
FARINHA, Julio Cezar Lucion et. al. A gestão eletrônica de documentos (GED) em uma cooperativa de prestação Assistencial à saúde: um estudo de caso. RGC, Santa Maria, v. 3, n. 6, p. 43-58, jul./dez. 2016.
MORENO, Nádina Aparecida. Gestão documental ou gestão de documentos: trajetória histórica. In: BARTALO, Linete; MORENO, Nádina Aparecida (Orgs.). Gestão em Arquivologia: abordagens múltiplas. Londrina: EDUEL, 2008. p. 71-88.
OLIVEIRA, Carolina de. A gestão arquivística de documentos como apoio à publicação de dados governamentais abertos. Acervo, Rio de Janeiro, v. 29, n. 2, p. 168-178, jul./dez. 2016. OLIVEIRA, Lais Pereira de. Contribuição integrada entre gestão documental e Inteligência Competitiva nas organizações. Acesso Livre, n. 5, jan./jun. 2016.
PORTAL ECM GED. O que é GED?. Disponível em: < http://ged.net.br/definicoes-ged.html>. Acesso em: 04 mar. 2018.
PICOLLI, Agueda Luiza; MOREIRA, Katia Denise; MARTINS, Cibele Barsalini. O profissional de Secretariado e a Gestão Documental: processo de implantação de arquivo digital em uma organização do setor privado. Biblionline, João Pessoa, v. 12, n. 4, p. 85-102, 2016.
RITTER, Rosangela. Projeto de Digitalização do Arquivo Inativo da Escola Municipal Jorge Amado no Município de Foz do Iguaçu. UFPR, Paraná, 2014.
VASCONCELOS, Jonatas; MEIRELES, Alandson Mendonça R.; MAIA, Felipe Conrado. Implantação de uma solução GED para a digitalização de documentos. Revista Expressão Católica, v. 3, n. 2, jul./dez. 2014.
VICTORINO; Márcio de Cavalho; PINHEIRO, Marcello Sandi; SANTOS, Rômulo Ferreira dos. Organização da informação e do conhecimento em sistemas de informação transacionais para o seu reuso em sistemas de apoio à decisão. In: BAPTISTA, Dulce Maria; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de (Orgs.). Organização da informação: abordagens e práticas. Brasília, DF: Thesaurus, 2015. p. 219-247.