MANUAL DO SIGA
2013 – versão 01/13
Sistema de Gerenciamento do Programa Integração
AABB Comunidade
Esse manual traz orientações sobre a operacionalização do SIGA por todos os intervenientes.
SUMÁRIO
Página Tópicos[ 02 ] Apresentação do SIGA [ 07 ] Fluxo da Contratação
[ 07 ] Etapa I
[ ?? ] Etapa II (em elaboração – não disponível)
Cadastramento de educandos (em elaboração – não disponível)
Cadastramento de educadores (em elaboração – não disponível)
Cadastramento de Coordenador Pedagógico (em elaboração – não disponível)
Fluxo da Solicitação/Liberação de Recursos (em elaboração – não disponível)
Fluxo do Monitoramento (em elaboração – não disponível)
Fluxo da Avalição (em elaboração – não disponível)
[ 08 ] Passo-a-passo do Gerente de Agência
[ 13 ] Passo-a-passo da PROPONENTE/Representante Legal
Passo-a-passo do Presidente de AABB (em elaboração – não disponível)
Passo-a-passo do Coordenador Pedagógico (em elaboração – não disponível)
APRESENTAÇÃO DO SIGA O que é o SIGA?
É o Sistema de Gerenciamento do Programa Integração AABB Comunidade, nele será possível realizar os principais procedimentos de gestão e operacionalização do Programa, envolvendo a lógica de processo do ciclo PDCA: Plan > Planejar; Do > Executar; Check > Verificar; Act > Ação de melhoria e correção de rumos.
O sistema é acessado em ambiente WEB por meio dos seguintes navegadores: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome.
Como acessar o SIGA:
Endereço WEB para acessá-lo: http://fbbsiga2013.fenabb.org.br.
Login: será o e-mail.
Senha: mínima de 6 dígitos com caracteres alfanuméricos.
Solicitação de nova senha: clicar no botão “Esqueci a senha” na página inicial do SIGA e preencher os dados solicitados.
Ambiente Operacional: Menu Perfil
Botões de Comando Disponíveis:
Permite visualizar a proposta.
Possibilita alterar a proposta.
Possibilita enviar mensagens alertando o interveniente posterior sobre ações relacionadas à elaboração da proposta.
Botão que permitirá devolver o projeto à PROPONENTE para ajustes.
Botão que submete a Proposta para análise do próximo interveniente.
Botão de aprovação da Proposta. Somente habilitado à FBB, última interveniente no processo.
Permite excluir a Proposta cadastrada no sistema. Somente disponível à FBB e FENABB.
Permite visualizar o item cadastrado.
Permite editar o item cadastrado.
Permite incluir dados e/ou outros itens.
Botão de ajuda que serva para fornecer informações sobre determinado dado. Visualizar
Enviar Mensagem
Devolver Projeto
Enviar para análise...
Aprovar Excluir Ver Editar Incluir... Editar
FLUXO DA CONTRATAÇÃO
1ª Etapa – Elaboração e aprovação da Proposta/Plano de Trabalho
1. FBB: inicia o processo indicando a agência BB. Essa indicação gera no SIGA uma mensagem para o e-mail institucional (*@bb.com.br) do gerente da agência. Nesse e-mail o gerente receberá o link para gerar a senha de acesso ao SIGA, o link para acessar o manual e também orientações gerais. 2. GERENTE da agência: recebe mensagem da FBB; lê o manual do SIGA, gera a senha do sistema,
acessa o sistema, preenche seu cadastro e indica a PROPONENTE e a AABB que participarão do Programa. Ao indicar a PROPONENTE e a AABB, o responsável pela PROPONENTE e o presidente da AABB receberão uma mensagem nos seus e-mails institucionais. Vide passo-a-passo do GERENTE neste manual.
3. PROPONENTE (prefeitura ou ONG): recebe no seu e-mail institucional a indicação da agência contendo link para gerar a senha de acesso ao SIGA, o link para acessar o manual e também orientações gerais. A PROPONENTE irá preencher seu cadastro e todos os dados da Proposta/Plano de Trabalho, depois enviará (via sistema) os dados para análise ao PRESIDENTE da AABB. Vide passo-a-passo da PROPONENTE neste manual.
4. PRESIDENTE: recebe mensagem do sistema, no seu e-mail institucional, informando que a Proposta está disponível para análise. Faz a análise da proposta e estando “de acordo” submete para análise da agência. Caso o PRESIDENTE identifique alguma inadequação, poderá devolver a proposta para que a PROPONENTE faça a adequação.
5. GERENTE: recebe a proposta após o “de acordo” do PRESIDENTE da AABB e analisa. Se estiver “de acordo” encaminha para análise da FENABB ou então devolve à PROPONENTE para adequação.
6. FENABB: recebe a proposta após o “de acordo” do GERENTE da agência e analisa. Se estiver “de acordo” encaminha à FBB para análise ou então devolve à PROPONENTE para adequação. 7. FBB: recebe a proposta após o “de acordo” da FENABB e analisa. Se a proposta apresentar
inconsistência, devolve para o parceiro, se estiver “de acordo” aprova e submete-a para apreciação da Diretoria Executiva (Direx) por meio do Relatório de Análise. Caso a Direx autorize a contratação do projeto, será encaminhado para cada agência o convênio de cooperação financeira para assinatura. Nesse momento inicia a 2ª etapa da contratação.
2ª Etapa – Formalização do convênio (em elaboração)
PASSO-A-PASSO DO GERENTE DA AGÊNCIA Primeiro Acesso
1. Acesse o endereço informado no e-mail recebido do SIGA (siga.aabb.comunidade@aabb.com.br), assunto “Acesso ao SIGA”. Esse endereço pode ser acessado por meio de link (caso o provedor de e-mail aceite) ou então copiado e colocado no seu navegador. Os navegadores o quais o SIGA está habilitado a operar são: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome.
O sistema permite o cadastramento de senha alfanumérica de no mínimo 6 dígitos.
2. Após o cadastramento da senha você será direcionado à tela de login do SIGA.
3. Faça o login utilizando seu e-mail profissional do BB (o que você recebeu a mensagem da FBB) e a senha cadastrada.
4. Leia atentamente o Termo de Responsabilidade para acesso ao SIGA. Para continuar acessando o sistema você deverá aceitar o Termo.
5. No primeiro acesso você deve cadastrar seus dados de usuário. Repare que os campos que possuem asterisco (*) devem ser preenchidos obrigatoriamente. Sempre utilize e-mails corporativos:
nome@bb.com.br.
Indicação do Responsável pelo Acompanhamento do Projeto
6. Após completar seu cadastro, indique o funcionário responsável pelo acompanhamento do projeto na agência clicando no menu à esquerda. Lembre de cadastrar o e-mail corporativo do funcionário indicado.
Indicação da PROPONENTE
7. Após indicar o funcionário responsável pelo acompanhamento do projeto, indique a PROPONENTE e a AABB executora do projeto, clicando no menu à esquerda em “Indicar PROPONENTE”, conforme figura a seguir:
A PROPONENTE deve ser escolhida na lista disponível, caso não esteja nesta, deve ser enviado e-mail para aabb.comunidade@fbb.org.br solicitando que a FBB realize esse registro.
No caso da necessidade de indicação de uma PROPONENTE nova, só será possível se tiver autorização prévia da FBB e FENABB.
Dentro do possível, tente indicar o e-mail pessoal institucional da pessoa que fará o cadastro da Proposta por parte da PROPONENTE, exemplo: fulanodetal@prefeitura.gov.br.
Não utilize, nas indicações, e-mails que mais de uma pessoa podem acessar. Lembre que a senha é pessoal!
A PROPONENTE e a AABB indicadas receberão mensagem para realizar os respectivos registros no sistema, inclusive endereço personalizado para cadastrar a senha.
Acompanhamento do Processo
8. Você deve acompanhar o andamento do processo por meio da barra “Status”, para isso basta clicar no link “Página Inicial” ou “Proponentes”, vide figura:
Tela de acompanhamento/Status:
9. Clicando na tecla “Visualizar” você enxergará todos os dados preenchidos pela PROPONENTE. 10. A tecla “Enviar Mensagem” permite que você mande à PROPONENTE alguma dica, alerta, observação, cobrança etc.
Lembre-se que o processo retorna para análise/aprovação da agência, por isso fique atento ao menu “Status”.
Validação da Proposta
Após preenchimento da proposta pela PROPONENTE e o “De Acordo” do presidente da AABB, o processo retorna para análise da agência. Você receberá mensagem tanto no SIGA quanto no seu e-mail corporativo informando que o processo retornou para agência. O menu “Status” também indicará que o processo está na agência.
12. Caso esteja “De Acordo” com a proposta preenchida, encaminhe-a para análise da FENABB clicando no botão “Enviar para análise da FENABB”.
13. Caso não esteja “De Acordo” com a proposta preenchida, devolva-a para a PROPONENTE clicando no botão “Devolver Proposta”, vide:
14. Ao clicar no botão “Devolver Proposta” você será direcionado para a tela a seguir. Nela você fará uma mensagem explicando o que precisa ser ajustado pela PROPONENTE e o porquê. Deverá também assinalar a aba que deverá ser ajustada.
A tela anterior não apresenta todos os itens disponíveis, porém você pode acessar todas informações rolando a “Barra de Rolagem” localizada à direita da tela..
Depois de fazer os ajustes solicitados o processo passará novamente pela validação da AABB e da agência. Acompanhe-o na tela “Status”.
PASSO-A-PASSO DA PROPONENTE Primeiro Acesso
1. Acesse o endereço informado no e-mail recebido do SIGA (siga.aabb.comunidade@aabb.com.br), assunto “Acesso ao SIGA”. Esse endereço pode ser acessado por meio de link (caso o provedor de e-mail aceite) ou então copiado e colocado no seu navegador. Os navegadores o quais o SIGA está habilitado a operar são: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome.
O sistema permite o cadastramento de senha alfanumérica de no mínimo 6 dígitos.
2. Após o cadastramento da senha você será direcionado à tela de login do SIGA.
4. Leia atentamente o Termo de Responsabilidade para acesso ao SIGA. Para continuar acessando o sistema você deverá aceita-lo.
5. No primeiro acesso devem ser cadastrados os dados da entidade. Repare que os campos que possuem asterisco (*) devem ser preenchidos obrigatoriamente. Sempre que possível utilize e-mails corporativos/institucionais, evite usar e-mail pessoais, de provedores públicos, exemplo: Yahoo, Gmail etc.
Indicação do Representante Legal (campo obrigatório)
6. Após completar o cadastro da entidade, indique todos os Representantes Legais que assinarão o convênio de cooperação financeira. Além do convênio, eles serão responsáveis pelas assinaturas de todos os documentos que gerem obrigações à entidade, exemplos: solicitações de recursos e relatórios de acompanhamento.
Ao clicar no botão indicado na tela anterior você será direcionado para a tela de cadastro do Representante Legal, conforme figura a seguir.
A tela anterior não apresenta todos os itens disponíveis, porém você pode acessar todas informações rolando a “Barra de Rolagem” localizada à direita da tela..
Indicação do Responsável pelo Acompanhamento do Projeto
7. Após indicar o(s) Responsável(is) Legal(is), indique o Responsável pelo Acompanhamento do Projeto clicando no menu conforme figura a seguir.
O Responsável pelo Acompanhamento do Projeto não terá alçada para dar autorizações, assinar documentos e validar relatórios, porém poderá fazer consultas sobre o andamento do projeto. Além disso poderá ajudar na elaboração de relatórios.
Ao clicar no botão indicado na tela anterior você será direcionado para a tela de cadastro do Responsável pelo Acompanhamento do Projeto.
Dados da Secretaria de Educação (campo obrigatório para prefeituras e governos)
8. Após indicar o Responsável pelo Acompanhamento do Projeto, imposte os dados referentes à Secretaria de Educação.
Ao clicar no botão indicado na tela anterior você será direcionado para a tela de impostação de dados da Secretaria de Educação. Nessa tela você também impostará os dados do responsável pela condução do projeto na Secretaria de Educação.
9. Finalizando o cadastro da PROPONENTE, incluindo dados do Representante Legal (obrigatório), do Responsável pela Condução do Projeto (optativo) e da Secretaria de Educação (somente para prefeituras e governos), você deverá salvar os dados e depois passar para a próxima aba: Coordenador.
10. Nessa aba você registrará os dados do coordenador pedagógico. Lembre-se de preencher todos os dados e depois salvá-los.
Indicação do Auxiliar Administrativo (obrigatório)
11. Na aba “Auxiliar Administrativo” você incluirá os dados do Auxiliar Administrativo do Programa. Esse cargo foi criado no Programa para desonerar o coordenador pedagógico das atividades administrativas. Ele faz parte da contrapartida da PROPONENTE.
Dados do Projeto
Nessa aba você fará o cadastramento dos seguintes dados referentes à execução do Projeto: 12. Previsão de Início e Fim das Atividades:
Selecione no Ano I o mês de início e fim das atividades do Programa. O mês de início não poderá ser anterior ao vigente.
Para os demais anos você selecionará somente os meses de início (fevereiro ou março) e o sistema preencherá os meses de fim automaticamente considerando 10 meses de execução do Programa.
13. Distribuição dos educandos por período de funcionamento do projeto:
Informe a quantidade de educandos que participarão do Programa considerando a distribuição deles por turno. A quantidade total padrão será de 100 educandos. Não será permitido cadastrar menos de 100 educandos. Trataremos como exceções as AABBs que já funcionavam com
quantidade superior a 100 educandos.
Quanto aos dias da semana que o Programa funcionará, informe-os considerando o que foi negociado com a AABB. A quantidade não poderá ser inferior a três dias e nem diferente entre os turnos, veja exemplos abaixo:
A quantidade informada de educandos influenciará os cálculos da contrapartida, dos KITs e da verba de manutenção da AABB.
Informe o salário bruto mensal e a quantidade dos profissionais que trabalharão no Programa. Para isso clique no botão editar do respectivo profissional.
Os profissionais obrigatórios e suas respectivas quantidades são: o Coordenador Pedagógico – 1 (um)
o Auxiliar Administrativo – 1 (um)
o Educadores Sociais – 1 (um) para cada 25 educandos cadastrados, exemplos: Para 100 educandos > mínimo de 4 educadores
Para 101 educandos > mínimo de 5 educadores Para 125 educandos > mínimo de 5 educadores Para 126 educandos > mínimo de 6 educadores
14. Outros Profissionais:
Você poderá incluir outros profissionais que trabalharão no Programa e farão parte da contrapartida, exemplo: merendeira. Para isso clique no botão “Incluir Outros Profissionais”.
15. Itens (obrigatório):
Nesse campo você precisará informar o valor que será destinado aos itens obrigatórios relacionados abaixo e mostrado na figura a seguir:
o Alimentação – informe o valor que será gasto por educando por dia. o Exames Médicos – informe o valor unitário do exame.
o Exames Odontológicos – informe o valor unitário do exame.
16. Outros Itens:
Clicando na botão “Incluir Outros Itens” você poderá acrescentar outras despesas que terá com o Programa. Neste caso você informará o gasto por ano para o item cadastrado.
17. Declarações:
Para finalizar o cadastro você terá que dar o aceite nas declarações apresentadas no sistema. Caso a entidade não esteja em conformidade com alguma das declarações não será possível seguir com a proposta e formalizar o convênio.
18. Salve o Projeto e vá para aba Investimentos:
Nessa aba vocês enxergará o resumo de todos os investimentos que serão realizados no Programa.
19. Enviando para análise:
Finalizando as etapas anteriores, clique no link “Página Inicial” e depois no botão “enviar para AABB Analisar”.
A AABB indicada receberá mensagem para realizar análise da PROPOSTA no sistema. Acompanhamento do Processo
20. Você deve acompanhar o andamento do processo por meio da barra “Status”, para isso basta clicar na guia “Página Inicial”.
Tela de acompanhamento/Status:
21. Clicando na tecla “Visualizar” você enxergará todos os dados preenchidos por você.
22. A tecla “Enviar Mensagem” permite que você mande à AABB alguma dica, alerta, observação, cobrança etc.
Lembre-se que o processo poderá retornar à você (PROPONENTE) para ajustes sugeridos pela AABB ou agência ou FENABB ou FBB. Por isso fique atento ao menu “Status”.
23. Caso a proposta volte com solicitação de adequações, acesse o SIGA, clique no link “Página Inicial” e depois no botão “Editar”.
Altere somente o que foi solicitado. Aprovação da Proposta
Aguarde a aprovação da PROPOSTA por todos os intervenientes para iniciar a fase de formalização do convênio.
