Guia do Fornecedor
Orientações para realizar o Cadastro Externo
e a Renovação Cadastral
Sumário
1. Introdução ... 03
2. Entendendo o Cadastro Externo ... 04
2.1. Funcionalidades da Tela Inicial de Cadastro ... 05
2.2. Cadastrando a Etapa de Dados Gerais ... 05
2.3. Cadastrando a Etapa de Contatos, Representantes e Sócios ... 08
2.4. Cadastrando a Etapa de Dados Bancários ... 09
2.5. Cadastrando a Etapa de Linha de Fornecimento ... 10
2.6. Cadastrando a Etapa de Documentos ... 10
2.7. Confirmação do Cadastro Externo ... 10
3. Recuperando Cadastro não Finalizado/Confirmado ... 12
3.1. Acompanhando Homologação Finalizada/Confirmada ... 13
4. Entendendo a Renovação Cadastral ... 14
4.1. Retorno da Homologação Cadastral ... 15
5.
Recuperando Login e Senha de Acesso ao Portal ... 155.1.
Recuperando a Senha...
155.2
Recuperando o Login...
16 15Nota:
Prezados fornecedores, informamos que o preenchimento do cadastro no
Portal de Compras da Firjan é realizado de forma simples, gratuita e sem
cobranças adicionais.
As empresas que tenham interesse em participar das oportunidades de
negócios publicadas pela Firjan, será obrigatório a efetivação do cadastro.
O Portal da Clicbusiness não é gerido pela Firjan, está vinculado a empresa
Paradigma Business Solution Ltda, desenvolvedora dessa plataforma.
3
1. Introdução
Esse manual tem o objetivo de auxiliar os fornecedores que queiram realizar cadastro e/ou renovação cadastral no Portal de Compras da Firjan. Permitindo que estes sejam responsáveis pela manutenção de suas informações e atualização dos documentos de regularidade fiscal no sistema. Lembrando que o cadastro ou a renovação cadastral passará por análise prévia antes da homologação. Dessa forma o manual será dividido nos seguintes tópicos:
• Cadastro Externo de Fornecedores • Renovação Cadastral
• Recuperação de login e senha de acesso
A FIRJAN compromete-se, dentro da sua política de relacionamento com os fornecedores, a estabelecer condições comerciais adequadas e disponibilizar informações necessárias à perfeita execução dos serviços e ao fornecimento de bens.
GERÊNCIA GERAL DE SUPRIMENTOS ENGENHARIA E SEGURANÇA - GGS
ENDEREÇO:
RUA MARIZ E BARROS, 678, BLOCO 1 – 5º ANDARTIJUCA – RIO DE JANEIRO – RJ – CEP.: 20270-003
PORTAL DE COMPRAS:
http://portaldecompras.firjan.com.br
E-MAIL:
cadastrodefornecedores@firjan.com.br
TELEFONES: 21 2587-1015 / 5471 / 5474
2.
Entendendo o Cadastro Externo
O objetivo do “Cadastro Externo” é proporcionar que o fornecedor efetue cadastro no Portal de Compras, onde as empresas fornecedoras deverão incluir suas informações, visando a participação nos processos de compras, mediante análise dos dados pela FIRJAN.
Para tanto, as principais atividades ou funcionalidades serão divididas e detalhadas nos seguintes tópicos:
2.1. Funcionalidades da Tela Inicial de Cadastro; 2.2. Cadastrando a etapa de Dados Gerais;
2.3. Cadastrando a etapa de Contatos, Representantes e Sócios; 2.4. Cadastrando a etapa de Dados Bancários;
2.5. Cadastrando a etapa de Linha de Fornecimento; 2.6. Cadastrando a etapa de Documentos;
2.7. Confirmação;
(Passo 1) O cadastro é online e deverá ser realizado pelo próprio interessado no site do Portal de Compras da Firjan, através do endereço https://portaldecompras.firjan.com.br. Na tela inicial do sistema, clicando na opção destacada “Cadastro”, o fornecedor poderá identificar os passos para iniciar o seu cadastro no Portal de Compras.
Figura 1. Função para o cadastro externo de fornecedor
2.1. Funcionalidades da Tela Inicial de Cadastro
(Passo 2) Ao acessar a opção de “Cadastro” abrirá a tela que permite verificar as ações: “Iniciar Novo
Cadastro de Fornecedor”, “Consultar Protocolo” e “Esqueci meu protocolo”:
Figura 2. Tela inicial do menu cadastro externo
2.2. Cadastrando a Etapa de Dados Gerais
(Passo 3) Os “Dados Gerais” são informações detalhadas para o cadastro da empresa. Ao selecionar a opção “Iniciar Novo Cadastro de Fornecedor”, os dados da empresa deverão ser preenchidos, sendo que os campos com destaque em vermelho são de preenchimento “Obrigatório” e extremamente importantes para análise de seu cadastro.
(Passo 4) Para os casos em que a empresa já esteja cadastrada no portal de compras, o sistema não permitirá um novo cadastro com o mesmo CNPJ. Nessa situação já existe um cadastro homologado e não será possível fazer um novo cadastro, apenas a ação de “Renovação Cadastral”. Onde a empresa poderá atualizar e renovar as informações do cadastro.
Figura 4. Mensagem de alerta caso o CNPJ já seja cadastrado no portal
(Passo 5) Inicialmente neste grupo serão apresentados campos “Obrigatórios” como “País”, “Tipo de Pessoa: “Pessoa Jurídica”, “CNPJ”, “Razão Social”, “Nome Fantasia”, “Tipo de Cadastro: Completo ou Simplificado”, todos os campos são de preenchimentos “Obrigatórios”.
Figura 5. Opção de tipo de cadastro dos dados gerais.
❖
“Completo” (Habilitação jurídica, regularidade fiscal, documentos contábeis e documentostécnicos);
❖
“Simplificado” (Habilitação jurídica, regularidade fiscal);Figura 6. Segundo grupo de preenchimento dos dados gerais.
❖ “Indicativo de Atividade”: Campo “Obrigatório” que deve ser selecionado o foco da
atividade da empresa: “Comércio”, “Indústria” ou “Serviço”.
❖ “Início da Atividade”: Campo “Obrigatório” onde deve ser informado a data inicial da atividade da empresa.
Figura 8. Campo início da atividade dos dados gerais.
❖ “Capital Integralizado”: Campo “Obrigatório” onde será informado o valor integralizado da
empresa. A integralização de capital pode se dar não apenas na forma de investimento de dinheiro, mas também na disposição de bens, como máquinas, automóveis ou imóveis. A integralização de capital deve seguir o que foi anteriormente acordado entre os sócios por meio de documento específico, redigido sob a orientação de um advogado ou profissional de contabilidade.
Figura 9. Campo de capital integralizado dos dados gerais.
❖ “Data de Integralização”: Campo “Obrigatório” onde será informado a “Data de
Integralização”, isso significa que houve, por meio do contrato social ou de uma assembleia geral
extraordinária, a promessa de integralização de capitais em uma determinada data. A partir do momento que esse capital subscrito é efetivamente integralizado, ele passa a ser chamado de capital integralizado.
Figura 10. Campo de data de integralização dos dados gerais.
❖ “Patrimônio Líquido”: O “Patrimônio Líquido” ou Capital Próprio representa os valores
que os sócios ou acionistas têm na empresa em um determinado momento, sendo um campo opcional para ser preenchido.
❖ “Possui assinatura digital”: Caso a empresa possua a “Assinatura Digital” ou Certificação
digital é necessário selecionar a opção “Sim” ou “Não”.
Figura 11. Campo possui assinatura digital.
❖
“A empresa está registrada como microempresa ou empresa de pequeno porte,conforme LC 123/06?”: É necessário selecionar “Sim” ou “Não”, caso a empresa se enquadre
como beneficiário da lei 123/06.
Figura 13. Informar dados do contato para continuar para a próxima etapa de cadastro externo.
(Passo 6) Logo após o preenchimento da etapa correspondente aos “Dados Gerais”, deverá ser informado os dados de contato e clicar na opção “Continuar”, o representante legal da empresa receberá um protocolo, para que possa realizar eventuais pesquisas na opção “Consulta de Protocolo”.
Figura 14. Recebimento do protocolo por e-mail.
2.3. Cadastrando a Etapa de Contatos, Representantes e Sócios
Na segunda tela poderá ser cadastrado as informações dos “Contatos, Representantes e sócios” e / ou dentre outras funções relacionadas com as atividades da empresa.(Passo 7) Nessa etapa algumas informações são de preenchimentos “Obrigatórios”, porém, importante destacar que o login e senha de acesso, serão enviados somente para o contato principal. Ao finalizar o preenchimento deve-se clicar na opção “Salvar”.
(Passo 8) O campo “Tipo de Contato” não é de preenchimento “Obrigatório”, no entanto, essa informação é relevante para identificar o contato principal no cadastro da empresa. Nesse campo poderá ser cadastrado um ou mais contatos.
Figura 16. Campo tipo de contato, representantes e sócios.
(Passo 9) Após clicar em salvar, os dados ficarão registrados na tela abaixo, podendo “Excluir” caso seja necessário ou editar novamente clicando sobre o “Nome” cadastrado.
Figura 17. Tela inicial da etapa de representantes e sócios.
2.4. Cadastrando a Etapa de Dados Bancários
(Passo 10) Na próxima etapa temos o preenchimento dos “Dados bancários”, onde serão incluídas as informações do “Banco”, “Tipo de conta”, “Agência”, dentre outros campos “obrigatórios” pertinentes aos dados bancários e após, deve-se clicar em “Salvar” para que o registro fique salvo na tela abaixo, podendo
“Excluir” o registro, caso necessário.
2.5. Cadastrando a Etapa de Linha de Fornecimento
(Passo 11) A etapa de “Linha de fornecimento” é de grande importância, pois informa qual(is) atividade(s) econômica(s) a empresa exerce(m). A partir do preenchimento correto dessa etapa, sempre que for elaborado um processo de compra a empresa será informada via alerta de e-mail, que sua empresa poderá participar dos processos por licitação ou por dispensa de licitação, de acordo com a sua linha de fornecimento. Nessa situação deve-se selecionar a “Linha de fornecimento” que ficará gravado no campo abaixo de “Itens
selecionados”, podendo “Pesquisar” categorias desejadas. Ao final deve-se clicar no botão “Continuar”.
Observação. Sempre que houver alteração da atividade econômica da empresa, os dados cadastrados devem
ser atualizados, a fim de garantir, que os alertas de novos processos sejam enviados de acordo com a sua linha de fornecimento.
Figura 19. Etapa de linha de fornecimento do cadastro externo.
2.6. Cadastrando a Etapa de Documentos
(Passo 12) Na tela de “Documentos”, a empresa necessita seguir a exigência de documentos solicitados pela empresa compradora, para que tenha então seu cadastro homologado, e possa participar das oportunidades de negócios publicadas pela Firjan.
(Passo 13) Haverá documentos em que a inclusão de anexos será necessária, dessa forma o portal disponibiliza esta opção ao clicar no ícone . Em seguida poderá realizar a busca de seu documento para inclusão, ao selecioná-lo para anexo, o ícone terá uma mudança de situação indicado pela cor azul . (Passo 14) Assim é necessário preencher todos os campos “Obrigatórios”, indicados na cor vermelha, como a data de “Validade” e os “Anexos” dos documentos, em seguida deverá clicar em “Continuar” na finalização de configuração.
Figura 20. Etapa de documentos do cadastro externo.
❖
“Seleção de anexo”: A empresa poderá anexar ou excluir os documentos a partir da tela abaixo.Clicando na opção “Selecionar Arquivos”, o documento deverá ser localizado e em seguida será integrado para o Portal de Compras da Firjan. É importante verificar os documentos que estão sendo anexados e sua validade.
Figura 21. Tela de anexo dos documentos.
2.7. Confirmação do Cadastro Externo
(Passo 15) Após o término do cadastro, o usuário fornecedor deverá clicar em “Confirmar Cadastro” para efetivar todo o processo, caso necessário pode-se clicar em “Conferir Dados” antes da confirmação cadastral.
(Passo 16) Em seguida, será exibido a mensagem de operação concluída com sucesso:
Figura 23. Informação de cadastro concluído.
(Passo 17) Caso tenha necessidade de imprimir os dados que foram preenchidos, o interessado deverá clicar
em “Conferir Dados”, em seguida clicar na função “Imprimir”.
Figura 24. Mensagem de confirmação do cadastro externo.
3. Recuperando Cadastro não Finalizado/Confirmado
É possível interromper e continuar preenchendo o cadastro da empresa em outro momento, quando ainda estiver “Em configuração” para isso é necessário o preenchimento de todos os campos da etapa de “Dados
Gerais” para que o “Protocolo” seja gerado.
(Passo 18) Na tela inicial do portal, deve-se ir ao menu “Cadastro” e em seguida na área “Consultar
Protocolo”.
(Passo 19) Em seguida deve-se clicar em “Continuar Cadastro” que retornará a tela de cadastro.
Figura 26. Função para continuar o cadastro.
(Passo 20) Existe a possibilidade de receber o protocolo novamente por e-mail caso tenha perdido, nessa situação deve-se clicar na função de “Esqueci meu protocolo” que habilitará a área “Esqueci meu
Protocolo” para que seja inserido os dados do “CNPJ” da empresa, após deve-se clicar em “Reenviar
Protocolo”, o qual será enviado para o e-mail do usuário cadastrado pela empresa.
Figura 27. Função para ser reenviado o protocolo por e-mail.
3.1. Acompanhando a Homologação
(Passo 21) Para realizar essa função deve-se clicar em “Consultar o protocolo” com intuito de verificar a “Situação de Homologação” do cadastro da empresa que terá os status de “Aguardando Início”, “Em
andamento”, “Retornada” ou “Aprovada”.
(Passo 22) Caso a homologação seja “Retornada”, quer dizer que o analista do cadastro “Indeferiu” a homologação por falta de documentação ou dados que devem ser alterados, assim será “Retornada” para que haja a regularização pelo fornecedor, devendo clicar em “Continuar Cadastro”.
4.
Entendendo a Renovação Cadastral
(Passo 23) Para realizar a “Renovação do seu cadastro” no portal de compras, será necessário acessar o caminho “Administração → Minha empresa → Renovação Cadastral”, conforme figura abaixo.
Figura 29. Função para iniciar renovação cadastral.
NOTA: Quando a empresa já estiver cadastrada no sistema, qualquer alteração ou
atualização deverá ser realizada pelo Portal de compras na opção “Administração → Minha
empresa →
Renovação cadastral
”. Ao iniciar a “
Renovação cadastral
”, a empresa passará
novamente pelas etapas do cadastro. Caso os documentos estejam vencidos, será
“
obrigatório
” anexar o documento válido e preencher a data de validade, conforme a data
de cada documento.
Figura 30. Função para iniciar renovação cadastral.
(Passo 24) Ao iniciar a renovação cadastral, os passos para preenchimento dos campos serão semelhantes aos passos do cadastro inicial. Nessa etapa o fornecedor deverá preencher os dados que tenham sofrido alteração ou que estejam vencidos.
Figura 31. Tela inicial da renovação cadastral.
(Passo 25) Na etapa de “Documentos”, será necessária a ação do fornecedor para “Renovar seu
cadastro”: o preenchimento da “Data de Validade” e a inclusão de novo “Documento no Anexo”, são de
4.1. Retorno de Homologação Cadastral
(Passo 26) Caso o analista retorne à “Homologação cadastral” ou a “Renovação cadastral”, será possível retomar o processo acessando o menu citado em (2.1. Funcionalidades da Tela Inicial de Cadastro), desse manual. Sendo que enquanto a processo não estiver encerrado nenhum novo poderá ser iniciado.
NOTA: O mesmo processo pode ser realizado caso durante a “Renovação” o processo seja interrompido por qualquer motivo, devendo “Continuar o Cadastro”, após “Consultar
Protocolo”.
5.
Recuperando login e senha de acesso ao Portal
5.1. Recuperando a senha
(Passo 27) Caso o fornecedor não lembre a senha de acesso, existe a possibilidade de recuperá-la diretamente na página inicial do Portal de Compras, para tanto deverá ser informando o login, em seguida basta clicar na opção “Esqueci a senha”.
Figura 32. Tela inicial do Portal para recuperar a senha de acesso.
(Passo 28) Neste passo deverá ser informado o usuário e o código disponibilizado pelo sistema, em seguida basta clicar em confirmar. A nova senha será encaminhada automaticamente para o e-mail cadastrado como usuário principal.
5.2. Recuperando o login
(Passo 29) Caso o fornecedor não se lembre do login de acesso, deverá realizar contato com o Cadastro de Fornecedores da Firjan, e solicitar a informação através do e-mail cadastrodefornecedores@firjan.com.br, para tanto, será necessário informar o CNPJ e Razão Social da empresa. O login será encaminhado para o e-mail cadastrado como usuário principal.
Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro
Criado em: 31/09/2020 Cadastro de Fornecedores da Firjan