Normas da Corregedoria-Geral
da Justiça
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UMÁRIO
Normas Judiciais da Corregedoria-Geral da Justiça ...3
1. Introdução à Aula 2 ...3
2. Do Sistema Informatizado Oficial ...3
2.1. Disposições Gerais ...3
2.2. Da Segurança do Sistema ...5
2.3. Do Cadastramento, Movimentação e Controle Eletrônico de Processos e Incidentes Processuais ...7
3. Dos Livros e Classificadores Obrigatórios ...16
3.1. Dos Livros Obrigatórios ...16
3.2. Dos Classificadores Obrigatórios ...23
Resumo ...26
Questões de Concurso ...37
Gabarito ...39
NORMAS JUDICIAIS DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA
1. Introdução à Aula 2
Nesta segunda aula, vamos dar sequência ao estudo do Capítulo III, responsável por disciplinar os ofícios de Justiça em geral. Hoje, vamos nos dedicar especifica-mente à análise das seções V e VI do Capítulo III, que dizem respeito, respectiva-mente, ao Sistema Informatizado Oficial e aos livros e classificadores obrigatórios.
Vamos lá!
2. Do Sistema Informatizado Oficial
2.1. Disposições Gerais
Neste tópico, vamos tratar do Sistema Informatizado Oficial, ou seja, como o TJ-SP promove a documentação de seus atos administrativos e jurisdicionais. Você perceberá que o TJ-SP busca acompanhar a evolução tecnológica e inserir todos os seus agentes públicos nessa evolução.
DANIEL MESQUITA
Sócio do escritório D’Almeida Cordeiro & Mesquita Advogados. Procurador do Distrito Federal. Mestre em “Constituição e Sociedade” pelo Instituto Brasiliense de Direito Público – IDP. Pós-graduado em Direito Público. Bacharel em Direito pela Universidade Federal de Brasília. Professor de Direito Administrativo II e III do IDP. Professor de cursos preparatórios para concursos desde 2012. Cargos e ocupações anteriores: Técnico Judiciário do Superior Tribunal de Justiça; Analista Judiciário – Área Judiciária do Tribunal Superior Eleitoral; Procurador Federal. Membro de bancas examinadoras de diversos concursos (entre 2008 e 2011). Coautor dos livros: Direito Administrativo – 4001 questões comentadas, Ed. Método, 2013 (1ª edição) e 2016 (2ª edição); Direito Constitucional – 4001 questões comentadas, Ed. Método, 2014; Direito Administrativo, Série Advocacia Pública, Volume 3, Ed. Método. Autor de diversos artigos jurídicos.
Segundo as Normas, “os procedimentos de registro e documentação dos proces-sos judiciais e administrativos realizar-se-ão diretamente no Sistema Informatizado Oficial ou em livros e classificadores” (art. 46), seguindo os critérios estabelecidos no próprio Capítulo III. Ademais, esse procedimento de registro e documentação tem as seguintes funções:
• preservar a memória de dados extraídos dos feitos e a movimentação pro-cessual;
• controlar os processos como medida de segurança, assegurar a localização física dos autos, verificar o atual andamento do feito e permitir a elaboração de estatística e outros mecanismos para auxiliar o aprimoramento dos servi-ços judiciais/prestação jurisdicional.
É dever dos serviços dos ofícios de Justiça se adaptar às contínuas evoluções e modificações do Sistema Informatizado Oficial, bem como que utilizar plenamente as funcionalidades à sua disposição quando da realização dos serviços judiciais que se relacionam ao Sistema.
Há, ademais, divisão de trabalho entre os escreventes técnicos judiciárias, ofi-ciais de Justiça e juízes, como não poderia deixar de ser. Desse modo, o Sistema
Informatizado, para assegurar tal divisão, atribui a cada processo distribuído um
número de controle interno da unidade judicial, para além do próprio número do processo gerado quando do protocolo e posterior distribuição. Além disso, nos ter-mos do art. 48, “iniciada a operação do SAJ/PG, de utilização obrigatória pelas varas e ofícios de Justiça, serão excluídos todos os programas eventualmente em uso”.
Art. 46. Os procedimentos de registro e documentação dos processos judiciais e
admi-nistrativos realizar-se-ão diretamente no Sistema informatizado oficial ou em livros e classificadores, conforme disciplina destas Normas de Serviço, e destinam-se:
I – à preservação da memória de dados extraídos dos feitos e da respectiva movimen-tação processual;
II – ao controle dos processos, de modo a garantir a segurança, assegurar a pronta localização física, verificar o andamento e permitir a elaboração de estatísticas e outros instrumentos de aprimoramento da prestação jurisdicional.
Art. 47. Os servidores dos ofícios de justiça deverão se adaptar continuamente às
evoluções do Sistema informatizado oficial, utilizando plenamente as funcionalidades disponibilizadas para a realização dos atos pertinentes ao serviço (emissão de certidões, ofícios, mandados, cargas de autos etc.).
Parágrafo único. Para efeito de divisão do trabalho entre os escreventes técnicos judici-ários, oficiais de justiça e juízes, e outras providências necessárias à ordem do serviço, o Sistema informatizado atribuirá a cada processo distribuído um número de controle interno da unidade judicial, sem prejuízo do número do processo (número do protocolo que seguirá série única).
Art. 48. Iniciada a operação do SAJ/PG, de utilização obrigatória pelas varas e ofícios
de justiça, serão excluídos todos os programas eventualmente em uso
2.2. Da Segurança do Sistema
Como primeira medida de segurança, as Normas preveem que caberá à Corre-gedoria-Geral de Justiça estabelecer os níveis de acesso às informações e o respec-tivo credenciamento (senha) dos funcionários que operarão o Sistema Informatiza-do (SAJ/PG), com a colaboração da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI). Além disso, é vedado ao funcionário credenciado a cessão da sua senha ou per-mitir de alguma outra forma que terceiros, funcionários ou não, utilizem-se de seu cadastro para acessar indevidamente o Sistema. Como forma de garantir o devido acesso, além disso, os escrivães judicias têm o dever de comunicar à STI, imediata-mente, alterações no quadro funcional de sua unidade, para que se proceda à revo-gação ou novo credenciamento, conforme o caso de saída ou entrada de funcionário.
Ademais, cabe à Corregedoria-Geral estabelecer o acesso às alterações, exclu-sões e retificações feitas nos dados registrados pelo Sistema, que serão definidas por “níveis de criticidade”. Referidos dados, retificados, alterados ou excluídos, se-rão preservados pelo Sistema, bem como as operações de retificação, alteração ou exclusão, vinculadas ao usuário que as realizou.
Por fim, a subseção II estabelece que os escrivães judicias do serviço de distri-buição e dos demais ofícios de Justiça deverão realizar auditoria semanal no Sis-tema, de acordo com os níveis de criticidade previamente estabelecidos, devendo informar a Corregedoria-Geral de Justiça qualquer irregularidade constatada.
Vejamos a literalidade das referidas disposições. Lembre-se de que a memori-zação é um passo fundamental para a sua aprovação:
Art. 49. Os níveis de acesso às informações e o respectivo credenciamento (senha)
dos funcionários, para operação do SAJ/PG, serão estabelecidos em expediente interno pela Corregedoria-Geral da Justiça, com a participação da Secretaria de Tecnologia da Informaçã – STI.
§ 1º É vedado ao funcionário credenciado ceder a respectiva senha ou permitir que ou-trem, funcionário ou não, use-a para acessar indevidamente o Sistema informatizado. § 2º Os escrivães judiciais comunicarão prontamente à STI as alterações no quadro funcional da unidade, para o processamento da revogação ou novo credenciamento.
Art. 50. As alterações, exclusões e retificações feitas de modo geral nos dados
regis-trados pelo Sistema serão definidas por níveis de criticidade, cujo acesso a Correge-doria-Geral da Justiça estabelecerá. Os dados retificados, alterados ou excluídos serão conservados pelo Sistema e todas as operações realizadas vinculadas ao usuário que as realiza.
Art. 51. Os escrivães judiciais do serviço de distribuição e dos ofícios de justiça
reali-zarão auditoria semanal no Sistema, de acordo com os níveis de criticidade definidos, comunicando à Corregedoria-Geral da Justiça qualquer irregularidade.
2.3. Do Cadastramento, Movimentação e Controle Eletrônico
de Processos e Incidentes Processuais
Caberá aos distribuidores e ofícios de Justiça, no Sistema Informatizado Oficial, realizar, dentro de suas respectivas funções:
• o cadastro de todos os feitos distribuídos ao juízo ao qual se vinculam;
• a anotação de toda movimentação e da prática de atos processuais, como “cita-ções, intima“cita-ções, juntadas de mandados e respectiva data, termos, despachos, cargas, sentenças, remessas à instância superior para recurso, entrega ou re-messa de autos que não importem em devolução etc.” (art. 52, II, das Normas); • a consignação dos serviços administrativos pertinentes, como
desarquiva-mentos, inutilização/destruição dos autos, dentre outros.
Nos termos das Normas, ademais, “a inserção de dados no Sistema Informa-tizado Oficial será a mais completa e abrangente possível, de modo que todas as ocorrências do processo físico constem do ambiente virtual, formando banco de da-dos que servirá de memória permanente”. Para tanto, o cadastro deverá conter as principais informações do processo, para que este seja individualizado com preci-são – preci-são exemplos de principais informações trazidos pelas Normas: “qualificação das partes e de eventuais representantes, advogados e os respectivos números de inscrição na OAB, valor da causa, objeto da ação etc.” (art. 53, § 1º, das Normas).
Ademais, os registros de movimentação processual devem ser fidedignos, cla-ros e atualizados, “de forma a refletir o atual estado do processo e a garantir a utilidade do Sistema” (art. 53, § 2º, das Normas).
Da mesma forma, o arquivamento dos autos só será realizado após a confe-rência e atualização do cadastro quando necessária, para que constem os dados necessários à extração de certidão quando for solicitada.
Nos termos do art. 54, ainda deverão constar no Sistema Informatizado:
• Nos casos de processos cíveis, de família e sucessões, da Fazenda Pública, da infância e juventude, de acidentes do trabalho e do juizado especial cível: “o número do processo; o nome e a qualificação do autor e do réu; a natu-reza do feito; a data da distribuição; o número, livro e folhas do registro da sentença, quando adotado; o inteiro teor de pronunciamentos judiciais (des-pachos, decisões interlocutórias, sentenças e acórdãos); anotações sobre re-cursos; a data do trânsito em julgado; o arquivamento (data e caixa) e outras observações que se entenderem relevantes” (art. 54, I);
• Quando se tratar de processos criminais, do júri e do juizado especial crimi-nal: “o número do processo; o nome e qualificação do réu; a data do fato; a data do recebimento ou rejeição da denúncia; o artigo de lei em que o réu foi incurso; a data da suspensão do processo (art. 366 do Código de Processo Penal e juizado especial criminal); a data da prisão; o número, livro e folhas do registro da sentença, quando adotado; o inteiro teor de pronunciamentos judiciais (despachos, decisões interlocutórias, sentenças e acórdãos); anota-ções sobre recursos; a data da decisão confirmatória da pronúncia; a data do trânsito em julgado; a data da expedição da guia de recolhimento, de trata-mento ou de internação; o arquivatrata-mento (data e caixa) e outras observações que se entenderem relevantes” (art. 54, II);
• Nos casos de execução criminal: “o nome e qualificação do sentenciado, com a filiação e sempre que possível o número do RG; as guias de recolhimento registradas, a discriminação das penas impostas em ordem sequencial; os incidentes de execução da pena; anotações sobre recursos; o inteiro teor dos
julgamentos; as progressões de regime; o cadastro de comparecimento de albergados; os benefícios concedidos; as remições de pena e outras observa-ções que se entenderem relevantes” (art. 54, III); e
• Quando se tratar de carta precatória: “indicação completa do juízo deprecante, com número do processo de origem conforme padrão estabelecido pela Resolu-ção n. 65 do CNJ, da natureza da aResolu-ção e da diligência deprecada” (art. 54, IV). Além disso, ainda nos termos do art. 54, todos os litisconsortes, intervenientes e demais terceiros interessados, bem como seus representantes, deverão ser ca-dastrados, sendo que a simples exclusão de parte do processo não será admitida, devendo ser procedida a sua baixa quando for o caso.
Também como forma de garantir a utilidade do Sistema, o art. 55 determina que a qualificação das partes será registrada da forma mais completa possívelm contendo:
• “em relação às partes nos procedimentos cíveis e aos autores de ação penal privada: a) se pessoa natural, o nome completo, o número de inscrição no CPF, nacionalidade, o estado civil, a profissão, bem como o endereço residen-cial ou domiciliar completo, inclusive CEP; b) se pessoa jurídica ou asseme-lhada, sua firma ou denominação, o número de inscrição no CNPJ e o endere-ço da sede, inclusive CEP” (art. 55, I, a e b); e
• “em relação aos acusados em ações penais públicas ou privadas: a) se pessoa natural, o nome completo, a filiação, a data de nascimento, nacionalidade, naturalidade, sexo, cor, estado civil, profissão, o endereço completo da resi-dência e trabalho, ou dos locais em que o réu possa ser encontrado, acom-panhados do respectivo CEP, bem como, se houver, o número de inscrição no
CPF, o número do RG, o número do RGC (disponível na folha de antecedentes do réu), além de outros nomes e alcunhas utilizadas pelo acusado; b) se pes-soa jurídica ou assemelhada, sua firma ou denominação, o número de inscri-ção no CNPJ, e o endereço da sede, inclusive CEP” (art. 55, II, a e b).
Além disso, quaisquer outros dados que auxiliem na exata identificação das partes, como RG, título de eleitor, nome dos pais, dentre outros, também deverão ser registrados no Sistema, incumbindo aos distribuidores e aos ofícios de Justiça o referido cadastramento desses dados, especialmente os constantes nas petições iniciais. Para os casos de vítimas e testemunhas, estas terão suas qualificações registradas, exceto quando solicitarem, e o referido pedido for deferido, para não haver identificação por conta de coação ou grave ameaça.
Esses dados obrigatórios acima analisados deverão ser apresentados pelos reque-rentes em sua exordial e pelos requeridos na primeira oportunidade de postulação em juízo. Há, contudo, exceção para essa obrigação, quando se tratar de ações nas quais a exigência comprometa o acesso à Justiça, cabendo ao juiz a quem for distribuído o feito averiguar essa questão; e casos em que a parte não estiver inscrita no CPF ou CNPJ, devendo haver declaração expressa nesse sentido, cuja veracidade será de responsabilidade de quem proceder a essa afirmação. Nesses casos, caberá às partes o fornecimento de outros dados para a individualização do cadastramento.
Ainda buscando garantir a utilidade do Sistema, o art. 57 veda a elaboração de fichários e fichas individuais, devendo ser o registro e controle da movimentação dos feitos realizados exclusivamente pelo Serviço Informatizado Oficial.
Quando se tratar de carta precatória, esta será cadastrada no Sistema seguindo as mesmas regras cabíveis aos processos comuns, consignando-se, ademais, “a indicação completa do juízo deprecante, e não apenas da comarca de origem, os
nomes das partes, a natureza da ação e a diligência deprecada” (art. 58 das Nor-mas), bem como anotando-se a devolução à origem ou retorno para novas diligên-cias com as respectivas datas.
Em caso de extinção do processo por “improcedência total da demanda, por for-ça do acolhimento de impugnação do devedor (art. 1.015, parágrafo único, do CPC) ou em razão da estabilização da tutela (art. 304 do CPC), e a extinção do processo de execução, por força de procedência de embargos de devedor, serão cadastradas no Sistema diretamente pelo ofício de Justiça assim que as respectivas sentenças transitarem em julgado (ou quando retornarem de superior instância com trânsito em julgado)” (art. 59 das Normas). Nos demais casos, a extinção será cadastrada somente quando o processo for definitivamente encerrado, ou seja, nada devendo mais ser deliberado ou cumprido, considerando-se, “isoladamente, para tanto, a ação principal, a reconvenção, o pedido contraposto, a ação declaratória incidental, a oposição, os embargos de devedor (à execução, à execução fiscal, à adjudicação, à alienação ou à arrematação) e os embargos de terceiro” (art. 59 das Normas).
Quando os processos ainda tramitarem sob a forma física, a entrega definitiva dos autos de notificação, interpelação, protesto ou produção antecipada de provas deverá ser cadastrada pelo ofício de justiça, no Sistema, em campos distintos, de-vendo os autos permanecerem em cartório durante um mês para eventual extração de cópias ou certidões pelos interessados, no caso específico de produção anteci-pada de prova.
Além disso, o art. 61 das Normas determina que é de competência dos ofícios de Justiça:
• cadastrar diretamente no Sistema Informatizado Oficial qualquer dos dados constantes nos arts. 54 e 55, quando forem conhecidas, necessitarem de re-tificação ou sofrerem alteração após a distribuição;
• quando se tratar de expedição de certidão de homonímia, a inserção, no Sistema Informatizado Oficial, dos eventuais dados de qualificação ainda não lançados no Sistema, também certificando a adoção dessa providência no documento;
• cadastrar, no Sistema Informatizado Oficial, a decretação do segredo de Jus-tiça, a concessão da Justiça gratuita, o deferimento da tramitação prioritária do processo (idosos, pessoa com deficiência, portadores de doenças graves), ou o reconhecimento de qualquer benefício processual a alguma das partes; e • proceder às alterações devidas no Sistema, na hipótese de determinação
ju-dicial de retificação do procedimento da ação para ordinário ou sumário. Quando se tratar de expedição de certidão de homonímia, tratando-se de feito não cadastrado, deverá ser realizada a providência somente após a realização do cadastramento específico. A depender da natureza da ação, ademais, o segredo de justiça poderá ser gerado automaticamente pelo Sistema.
Por fim, o art. 62 determina que, quando a mesma parte estiver vinculada a outros processos em trâmite perante outros ofícios de justiças, eventual retificação de seus dados não serão aplicadas a esses outros feitos.
Vamos, agora, conferir a disposição integral da subseção que acabamos de analisar:
Art. 52. Os distribuidores e os ofícios de justiça deverão, no Sistema informatizado
ofi-cial, observadas suas respectivas atribuições:
I – cadastrar todos os feitos distribuídos ao respectivo juízo;
II – anotar a movimentação e a prática dos atos processuais (citações, intimações, jun-tadas de mandados e respectiva data, termos, despachos, cargas, sentenças, remessas à instância superior para recurso, entrega ou remessa de autos que não importem em devolução etc.);
III – consignar os serviços administrativos pertinentes (desarquivamentos, inutilização ou destruição de autos etc.).
Art. 53. A inserção de dados no Sistema informatizado oficial será a mais completa e
abrangente possível, de modo que todas as ocorrências do processo físico constem do ambiente virtual, formando banco de dados que servirá de memória permanente. § 1º O cadastro conterá as principais informações a respeito do processo, de modo a individualizá-lo com exatidão (qualificação das partes e de eventuais representantes, advogados e os respectivos números de inscrição na OAB, valor da causa, objeto da ação etc).
§ 2º As anotações de movimentação processual devem ser fidedignas, claras e atualiza-das, de forma a refletir o atual estado do processo e a garantir a utilidade do Sistema. § 3º O arquivamento dos autos será precedido da conferência e eventual atualização do cadastro, para que nele figurem os dados necessários à extração de certidão.
Art. 54. Constarão do Sistema informatizado:
I – nos processos cíveis, de família e sucessões, da fazenda pública, da infância e ju-ventude, de acidentes do trabalho e do juizado especial cível: o número do processo; o nome e a qualificação do autor e do réu; a natureza do feito; a data da distribuição; o número, livro e folhas do registro da sentença, quando adotado; o inteiro teor de pronunciamentos judiciais (despachos, decisões interlocutórias, sentenças e acórdãos); anotações sobre recursos; a data do trânsito em julgado; o arquivamento (data e caixa) e outras observações que se entenderem relevantes;
II – nos processos criminais, do júri e do juizado especial criminal: o número do pro-cesso; o nome e qualificação do réu; a data do fato; a data do recebimento ou rejeição da denúncia; o artigo de lei em que o réu foi incurso; a data da suspensão do processo (art. 366 do Código de Processo Penal e juizado especial criminal); a data da prisão; o número, livro e folhas do registro da sentença, quando adotado; o inteiro teor de pronunciamentos judiciais (despachos, decisões interlocutórias, sentenças e acórdãos); anotações sobre recursos; a data da decisão confirmatória da pronúncia; a data do trânsito em julgado; a data da expedição da guia de recolhimento, de tratamento ou de internação; o arquivamento (data e caixa) e outras observações que se entenderem relevantes;
III – nos processos de execução criminal: o nome e qualificação do sentenciado, com a filiação e sempre que possível o número do RG; as guias de recolhimento registradas, a discriminação das penas impostas em ordem sequencial; os incidentes de execução da pena; anotações sobre recursos; o inteiro teor dos julgamentos; as progressões de regime; o cadastro de comparecimento de albergados; os benefícios concedidos; as remições de pena e outras observações que se entenderem relevantes;
IV – nas cartas precatórias, especialmente: indicação completa do juízo deprecante, com número do processo de origem conforme padrão estabelecido pela Resolução n. 65 do CNJ, da natureza da ação e da diligência deprecada.
§ 1º Todos os litisconsortes, intervenientes e terceiros interessados, bem como seus respectivos representantes, serão cadastrados.
§ 2º Não será admitida exclusão de parte no processo, procedendo-se à sua baixa, quando necessário.
Art. 55. A qualificação das partes será lançada no Sistema informatizado oficial da
for-ma for-mais completa possível, com os seguintes dados disponíveis nas postulações iniciais ou intermediárias:
I – em relação às partes nos procedimentos cíveis e aos autores de ação penal privada: a) se pessoa natural, o nome completo, o número de inscrição no CPF, nacionalidade, o estado civil, a profissão, bem como o endereço residencial ou domiciliar completo, inclusive CEP;
b) se pessoa jurídica ou assemelhada, sua firma ou denominação, o número de inscrição no CNPJ e o endereço da sede, inclusive CEP;
II – em relação aos acusados em ações penais públicas ou privadas:
a) se pessoa natural, o nome completo, a filiação, a data de nascimento, nacionalidade, naturalidade, sexo, cor, estado civil, profissão, o endereço completo da residência e tra-balho, ou dos locais em que o réu possa ser encontrado, acompanhados do respectivo CEP, bem como, se houver, o número de inscrição no CPF, o número do RG, o número do RGC (disponível na folha de antecedentes do réu), além de outros nomes e alcunhas utilizadas pelo acusado;
b) se pessoa jurídica ou assemelhada, sua firma ou denominação, o número de inscrição no CNPJ, e o endereço da sede, inclusive CEP.
§ 1º Quaisquer outros dados de qualificação que auxiliem na precisa identificação das partes (RG, título de eleitor, nome da mãe etc) também serão lançados no Sistema in-formatizado oficial.
§ 2º Incumbirá aos distribuidores e aos ofícios de justiça o cadastramento dos dados constantes das petições iniciais.
§ 3º As vítimas identificadas na denúncia ou queixa, e também as testemunhas de pro-cesso criminal – sejam estas de acusação, defesa ou comuns –, terão suas qualificações lançadas no Sistema informatizado oficial, exceto quando, ao darem conta de coação ou grave ameaça, após deferimento do juiz, pedirem para não haver identificação de seus dados de qualificação e endereço.
Art. 56. Os dados obrigatórios previstos no art. 55 serão apresentados pelos
requeren-tes, na petição inicial, e pelos requeridos, na primeira oportunidade de postulação em juízo (contestação, juntada de procuração, pedido de vista, defesa preliminar, pedido de revogação de prisão preventiva etc.).
§ 1º Não se impõe a obrigação prevista neste artigo:
I – para as ações nas quais essas exigências comprometam o acesso à Justiça, conforme prudente arbítrio do juiz a quem for distribuído o feito;
II – quando a parte não estiver inscrita no CPF ou CNPJ, caso em que deverá firmar de-claração expressa nesse sentido, respondendo pela veracidade da afirmação.
§ 2º Em qualquer hipótese prevista no § 1º, caberá às partes o fornecimento de outros dados conducentes à sua perfeita individualização (por exemplo, RG, título de eleitor, filiação etc.), para que o ofício de justiça efetue o devido cadastramento.
Art. 57. Nos ofícios de justiça, o registro e controle da movimentação dos feitos
fichário por nome de autor e a utilização de fichas individuais materializadas em papel ou constantes de outros Sistemas informatizados.
§ 1º Os ofícios de justiça conservarão as fichas que compõem o fichário por nome de autor, até então materializadas em papel, podendo inutilizá-las desde que todos os da-dos que delas constem sejam anotada-dos no Sistema, de forma a possibilitar a extração de certidões.
§ 2º As fichas individuais serão encerradas e mantidas em local próprio no oficio de justiça, até a extinção dos processos a que se referem, e serão grampeadas na contra-capa dos autos, por ocasião de seu arquivamento, podendo, no entanto, ser inutilizadas desde que anotados no Sistema informatizado oficial todos os dados que delas constem de forma a possibilitar a extração de certidões.
§ 3º O procedimento de inutilização das fichas em nome do autor e das fichas individu-ais será realizado no âmbito e sob a responsabilidade do Juiz Corregedor Permanente, o qual verificará a pertinência da medida, a presença de registro eletrônico de todas as fichas, conservação dos documentos de valor histórico, a segurança de todo o processo em vista das informações contidas nos documentos e demais providências administra-tivas correlatas.
Art. 58. As cartas precatórias serão cadastradas no Sistema informatizado seguindo as
mesmas regras dos processos comuns, consignando-se, ainda, a indicação completa do juízo deprecante, e não apenas da comarca de origem, os nomes das partes, a natureza da ação e a diligência deprecada.
Parágrafo único. As movimentações pertinentes, como a devolução à origem ou o re-torno para novas diligências, e respectivas datas, também serão anotadas no Sistema.
Art. 59. A extinção do processo, em caso de improcedência total da demanda, por
força do acolhimento de impugnação do devedor (art. 1.015, parágrafo único, do CPC) ou em razão da estabilização da tutela (art. 304 do CPC), e a extinção do processo de execução, por força de procedência de embargos de devedor, serão cadastradas no Sis-tema diretamente pelo ofício de justiça assim que as respectivas sentenças transitarem em julgado (ou quando retornarem de superior instância com trânsito em julgado). No mais, a extinção será cadastrada apenas quando encerrado definitivamente o processo, nada restando a ser deliberado ou cumprido pelo ofício de justiça (sentença ou acordo), considerando-se isoladamente, para tanto, a ação principal, a reconvenção, o pedido contraposto, a ação declaratória incidental, a oposição, os embargos de devedor (à exe-cução, à execução fiscal, à adjudicação, à alienação ou à arrematação) e os embargos de terceiro.
Art. 60. A entrega definitiva dos autos de notificação, interpelação, protesto ou
produ-ção antecipada de provas, quando os processos ainda tramitarem sob a forma física, será cadastrada pelo ofício de justiça, no Sistema informatizado, em campos distintos, observada a permanência em cartório durante 1 (um) mês para extração de cópias e certidões pelos interessados no caso de produção antecipada de prova.
Art. 61. Compete aos ofícios de justiça:
I – cadastrar diretamente no Sistema informatizado oficial qualquer dos dados constan-tes dos arts. 54 e 55, quando forem conhecidas, necessitarem de retificação ou sofre-rem alteração após a distribuição;
II – na hipótese de expedição de certidão de homonímia, a inserção, no Sistema infor-matizado oficial, dos eventuais dados de qualificação ainda não lançados no Sistema, também certificando a adoção dessa providência no documento;
III – cadastrar, no Sistema informatizado oficial, a decretação do segredo de justiça, a concessão da justiça gratuita, o deferimento da tramitação prioritária do processo (ido-sos, pessoa com deficiência, portadores de doenças graves), ou o reconhecimento de qualquer benefício processual a alguma das partes;
IV – proceder às alterações devidas no Sistema, na hipótese de determinação judicial de retificação do procedimento da ação para ordinário ou sumário.
§ 1º Na hipótese constante do inciso II deste artigo, tratando-se de feito não cadastra-do, a providência será precedida de específico cadastramento.
§ 2º O segredo de justiça poderá, ainda, ser gerado automaticamente pelo Sistema in-formatizado, a depender da natureza da ação.
Art. 62. Quando a mesma parte estiver vinculada a processos que tramitam em outros
ofícios de justiça, as eventuais retificações de seus dados não serão aplicadas aos feitos de outro juízo.
3. Dos Livros e Classificadores Obrigatórios
3.1. Dos Livros Obrigatórios
As Normas definem como livros obrigatórios os livros de: • visitas e correições;
• protocolo de autos e papeis em geral; • carga de autos;
• registro de feitos administrativos;
• pertinentes à Corregedoria Permanente, previstos no art. 231, no que for cabível;
• livro de cargas de mandatos (a não ser que as respectivas varas sejam aten-didas pelas seções administrativas de distribuição de mandados);
• controle da remessa e recebimento de feitos aos tribunais superiores, por meio de livro de folhas soltas ou outro meio idôneo, até a implementação do controle eletrônico no Sistema;
• livro de ponto ou relógio mecânico, caso existam servidores não cadastrados no Sistema de ponto biométrico, para controle do horário de entrada e saída; • livro de registro geral dos feitos, com índice, se ainda não forem integrados
ao Sistema;
• livro de registro de sentença, somente caso não seja cadastrada no Sistema Informatizado Oficial, com assinatura digital ou com outro Sistema de segu-rança aprovado pela Corregedoria-Geral da Justiça e que também impeça a sua adulteração.
1 Apenas para você saber:
Art. 23. A Administração Geral do Fórum manterá os seguintes livros: I – registro de feitos administrativos;
II – registro de portarias e ordens de serviço, com índice;
III – registro das decisões terminativas proferidas em feitos administrativos; IV – protocolo de autos e papéis em geral;
V – tombo, com registros de objetos, móveis e pertences do Estado existentes no edifício do fórum.
§ 1º A abertura, escrituração, autenticação e encerramento dos livros previstos neste artigo observará as disposições previstas na Subseção I da Seção VI do Capítulo III destas Normas de Serviço, inclusive no que concerne à sua organização em folhas soltas.
§ 2º O livro de registro de feitos administrativos (sindicâncias, procedimentos disciplinares, representações etc.) será dispensado tão logo possibilitado o registro e controle pelo Sistema informatizado oficial.
§ 3º Os procedimentos disciplinares e sindicâncias administrativas da corregedoria permanente, vinculada a cada uma das unidades, serão diretamente cadastrados no SAJ/PG pelos ofícios judiciais, sujeitos ao segredo de justiça, utilizando-se os códigos próprios.
De forma geral, os livros e as folhas soltas serão abertos, numerados, autenti-cados e encerrados pelo escrivão judicial, podendo ser utilizado, para tanto, pro-cesso mecânico previamente aprovado pelo juiz corregedor permanente, proibida
a substituição de folhas. Quanto às folhas soltas, após completado seu uso,
es-tas serão encaminhadas para encadernação.
O Livro de Visitas e Correições será organizado em folhas soltas, iniciado por ter-mo padrão de abertura, estabelecido pela Corregedoria-Geral e disponibilidade em seu portal, na seção de modelos e formulários. Será este termo lavrado pelo escri-vão, e o livro “formado gradativamente pelos originais das atas de correições e visi-tas realizados na unidade, devidamente assinadas e rubricadas pelo juiz corregedor permanente, escrivão e demais funcionários da unidade” (art. 67 das Normas).
Após anexadas, as atas serão numeradas e chanceladas pelo escrivão responsá-vel, sendo que o Livro de Visitas e Correição não poderá exceder 100 folhas, a não ser que exista determinação judicial permitindo ou necessidade de continuidade da peça correcional. Nestes casos, o referido livro poderá ser encerrado por termo contemporâneo à última ata, com mais ou menos folhas.
O Livro Protocolo de Autos e Papéis em Geral, por sua vez, destina-se ao re-gistro da entrega ou remessa que não implique devolução, podendo possuir tantos desdobramentos quantos forem necessários, conforme a natureza e o movimento do ofício de Justiça.
Os Livros de Cargas de Autos também serão desdobrados em tantos livros quan-tos forem os destinatários (haverá um para juízes, um para promotores, um para advogados etc.). Quando a carga e a descarga se der entre usuários do Sistema, serão elas feitas eletronicamente e controladas apenas pelo Sistema, devendo ser registrado o recebimento, a devolução, data e usuário responsável. Da mesma for-ma, pode o juiz indicar servidor responsável para receber, via Sistefor-ma, a carga de autos remetidos à conclusão.
O Livro de Carga de Mandados também poderá ser desdobrado, desde que em número equivalente ao dos oficiais de Justiça em exercício, sendo um livro para cada qual. Além dos mandados, serão registrados no referido livro as petições que sirvam como tal, conforme determinado por despacho judicial.
Todas as cargas deverão receber as correspondentes baixas, sempre que possí-vel ou exigido, na presença do interessado. Quando a carga não for eletrônica, será lançada certidão dos autos, com data de carga e de devolução.
O Livro Registro de Sentença será composto pelas vias emitidas para tanto, que devem ser numeradas em série anual renovável e autenticadas pelo escrivão judicial, que também certificará sua correspondência com o teor da sentença a ser registrada. Referido registro deverá ser feito em até cinco dias após a determina-ção, pelo juiz, da baixa dos autos.
A decisão relativa a embargos de declaração e a que liquidar sentença conde-natória cível, proferida no âmbito do Poder Judiciário do Estado de São Paulo, se-rão averbadas ao registro da sentença embargada ou liquidada, com utilização do Sistema Informatizado. Já a decisão que liquidar outros títulos executivos judicias (exemplo citado pela norma; sentença penal condenatória) será registrada no livro registro de sentença, vez que não é possível sua averbação. De qualquer forma, todas as sentenças terão seu teor integralmente registrado no livro e no Sistema, devendo ser esse registro certificado nos autos, com o número da ordem, do livro e da folha, na última folha da sentença.
Além disso, as sentenças cadastradas no Sistema com assinatura digital não precisam ser registradas, dispensando-se a elaboração de livro próprio e da certi-dão que acabamos de estudar. Referidas provisões também se aplicam, no que for cabível, às decisões terminativas proferidas em feitos administrativos. Por fim, no
tocante às sentenças, as Normas determinam que a decisão que extingue o pro-cesso em que houve estabilização da lide conforme previsto pelo artigo 304 do CPC também será registrada como sentença. Veja, apenas para lembrar, o que dispõe referido artigo do diploma processual:
Art. 304. A tutela antecipada, concedida nos termos do art. 303, torna-se estável se da
decisão que a conceder não for interposto o respectivo recurso. § 1º No caso previsto no caput, o processo será extinto.
§ 2º Qualquer das partes poderá demandar a outra com o intuito de rever, reformar ou invalidar a tutela antecipada estabilizada nos termos do caput.
§ 3º A tutela antecipada conservará seus efeitos enquanto não revista, reformada ou
invalidada por decisão de mérito proferida na ação de que trata o § 2º.
§ 4º Qualquer das partes poderá requerer o desarquivamento dos autos em que foi con-cedida a medida, para instruir a petição inicial da ação a que se refere o § 2º, prevento o juízo em que a tutela antecipada foi concedida.
§ 5º O direito de rever, reformar ou invalidar a tutela antecipada, previsto no § 2º deste artigo, extingue-se após 2 (dois) anos, contados da ciência da decisão que extinguiu o processo, nos termos do § 1º.
§ 6º A decisão que concede a tutela não fará coisa julgada, mas a estabilidade dos res-pectivos efeitos só será afastada por decisão que a revir, reformar ou invalidar, proferida em ação ajuizada por uma das partes, nos termos do § 2º deste artigo.
Encerrando as disposições sobre os livros obrigatórios, as Normas determinam que deverá ser mantido controle rigoroso sobre os livros em geral, cabendo ao juiz corregedor permanente coibir abusos ou excessos eventualmente cometidos. Além disso, deverão os livros em andamento ou findos ser bem conservados, em local adequado e seguro dentro da unidade judicial.
Caso o livro desapareça ou seja danificado, o fato deverá ser imediatamen-te comunicado ao juiz corregedor permanenimediatamen-te, devendo também ser feita a sua restauração, supervisionada pelo juiz corregedor permanente e com base nos elementos existentes.
Após dois anos do último registro efetuado, os livros de cargas de autos e man-dados, após revisados e reputados sem utilidade a sua conservação em arquivo, poderão ser inutilizados após autorização do juiz corregedor permanente. Referida autorização deverá consignar os elementos indispensáveis para identificação do livro, e será arquivada em classificador próprio, com certidão constando a data e a forma de inutilização.
Vamos, agora, reler as disposições da subseção I:
Art. 63. Os ofícios de justiça em geral possuirão os seguintes livros:
I – Visitas e Correições;
II – Protocolo de Autos e Papéis em Geral; III – Cargas de Autos;
IV – Registro de Feitos Administrativos (sindicâncias, procedimentos disciplinares, re-presentações, etc.);
V – Registro das decisões terminativas proferidas em feitos administrativos;
VI – pertinentes à Corregedoria Permanente, previstos no art. 23, quando for o caso e no que couber.
Art. 64. Os Ofícios de Justiça manterão também:
I – Livro de Cargas de Mandados, salvo se as respectivas varas forem atendidas pelas Seções Administrativa de Distribuição de Mandados;
II – controle, pela utilização de livros de folhas soltas ou outro meio idôneo, da remessa e recebimento de feitos aos Tribunais, até que seja implementado no Sistema informa-tizado oficial o controle eletrônico;
III – controle do horário de entrada e saída por intermédio do livro ponto ou do relógio mecânico, caso existam servidores não cadastrados no Sistema de ponto biométrico; IV – v Livro de Registro Geral de Feitos, com índice, se não estiverem integrados ao Sistema informatizado oficial;
V – Livro de Registro de Sentença, salvo se cadastrada no Sistema informatizado oficial, com assinatura digital ou com outro Sistema de segurança aprovado pela Corregedoria--Geral da Justiça e que também impeça a sua adulteração.
Art. 65. Nos ofícios de justiça integrados ao Sistema informatizado oficial, os registros
de remessa e recebimento de feitos e petições formalizar-se-ão exclusivamente pelas vias eletrônicas.
Art. 66. Os livros em geral, inclusive de folhas soltas, serão abertos, numerados,
auten-ticados e encerrados pelo escrivão judicial, sempre na mesma oportunidade, podendo ser utilizado, para este fim, processo mecânico de autenticação previamente aprovado pelo Juiz Corregedor Permanente, vedada a substituição de folhas.
Parágrafo único. As folhas soltas, uma vez completado o uso, serão imediatamente en-caminhadas para encadernação.
Art. 67. O Livro de Visitas e Correições será organizado em folhas soltas, iniciado por
termo padrão de abertura, disponibilizado no Portal da Corregedoria - modelos e for-mulários -, lavrado pelo Escrivão e formado gradativamente pelos originais das atas de correições e visitas realizados na unidade, devidamente assinadas e rubricadas pelo Juiz Corregedor Permanente, Escrivão e demais funcionários da unidade.
§ 1º Os originais das atas que formarão o Livro de Visitas e Correições serão numeradas e chanceladas pelo Escrivão Judicial após a sua anexação ao Livro.
§ 2º O Livro de Visitas e Correições não excederá 100 (cem) folhas, salvo determinação judicial em contrário ou para a manutenção da continuidade da peça correcional, po-dendo, nestes casos, ser encerrado por termo contemporâneo à última ata, com mais ou menos folhas.
Art. 68. O Livro Protocolo de Autos e Papéis em Geral, com tantos desdobramentos
quantos recomendem a natureza e o movimento do ofício de justiça, destina-se ao re-gistro da entrega ou remessa, que não impliquem devolução.
Art. 69. Os Livros de Cargas de Autos serão desdobrados em tantos livros quantos forem
os destinatários (juízes, promotores de justiça, para advogados, para contador, etc.). § 1º A carga e descarga de autos entre os usuários internos do Sistema informatizado oficial serão feitas eletronicamente e controladas exclusivamente por intermédio do Sistema, onde serão registrados, obrigatoriamente, no campo próprio, o envio, o rece-bimento e a devolução, com indicação de data e de usuário responsável por cada ato. § 2º Poderá o juiz indicar servidor autorizado a receber no Sistema informatizado as cargas de autos remetidos à conclusão.
Art. 70. O Livro de Carga de Mandados poderá ser desdobrado em número
equivalen-te ao dos oficiais de justiça em exercício, destinando-se um para cada qual. Parágrafo único. Serão também registradas no Livro de Carga de Mandados as petições que, por despacho judicial, sirvam como tal.
Art. 71. Todas as cargas receberão as correspondentes baixas, assim que restituídos
os autos ou mandados, na presença do interessado, sempre que possível ou por este exigido. Parágrafo único. Quando não utilizada a carga eletrônica, será lançada certidão nos autos, mencionado a data da carga e da restituição, de acordo com os assentamen-tos do livro de carga.
Art. 72. O Livro Registro de Sentenças formar-se-á pelas vias emitidas para tal fim,
numeradas em série anual renovável (1/80, 2/80, 3/80,..., 1/82, 2/82 etc.) e autentica-das pelo escrivão judicial, o qual certificará sua correspondência com o teor da sentença constante dos autos.
§ 1º O registro previsto neste artigo far-se-á em até 5 (cinco) dias após a baixa dos autos em cartório pelo juiz.
§ 2º A decisão relativa a embargos de declaração e a que liquidar sentença condenatória cível, proferida no âmbito do Poder Judiciário do Estado de São Paulo, serão averbadas ao registro da sentença embargada ou liquidada, com utilização do Sistema informatizado.
§ 3º A decisão que liquidar outros títulos executivos judiciais (por exemplo, a sentença penal condenatória) será registrada no livro de registro de sentença, porquanto impos-sível, neste caso, a averbação.
§ 4º Todas as sentenças terão seu teor integralmente registrado no Sistema informati-zado oficial e no livro tratado neste artigo.
§ 5º O registro da sentença, com indicação do número de ordem, do livro e da folha em que realizado o assento, será certificado nos autos, na última folha da sentença regis-tranda.
§ 6º As sentenças cadastradas no Sistema informatizado oficial com assinatura digital ficam dispensadas da funcionalidade do registro, bem como da elaboração de livro pró-prio e da certidão prevista no § 5º deste artigo.
§ 7º Aplicam-se as disposições deste artigo, no que couber, às decisões terminativas proferidas em feitos administrativos. § 8º Registra-se como sentença a decisão que ex-tingue o processo em que houve estabilização da lide, na forma do artigo 304 do Código de Processo Civil.
Art. 73. Manter-se-á rigoroso controle sobre os livros em geral, incumbindo-se o Juiz
Corregedor Permanente de coibir eventuais abusos ou excessos.
Art. 74. Os livros em andamento ou findos serão bem conservados, em local adequado
e seguro dentro do ofício de justiça, devidamente ordenados e, quando for o caso, en-cadernados, classificados ou catalogados.
§ 1º O desaparecimento e a danificação de qualquer livro serão comunicados imediata-mente ao Juiz Corregedor Permanente. A sua restauração será feita desde logo, sob a supervisão do juiz e à vista dos elementos existentes.
§ 2º Após revisados e decorridos 2 (dois) anos do último registro efetuado, os livros de cargas de autos e mandados, desde que reputados sem utilidade para conservação em arquivo pelo escrivão judicial, poderão ser inutilizados, mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente. A autorização consignará os elementos indispensáveis à identificação do livro, e será arquivada em classificador próprio, com certidão da data e da forma de inutilização.
3.2. Dos Classificadores Obrigatórios
Segundo o art. 75 das Normas, os ofícios de Justiça deverão ter os seguintes classificadores:
• para atos normativos e decisões da Corregedoria Permanente, com índice por assunto;
• para ofícios recebidos;
• para guias de recolhimento de diligências do oficial de Justiça (GRD);
• para cópias de guias de levantamento expedidas em favor dos auxiliares da Justiça não funcionários na Justiça Estadual;
• para relatórios de cargas eletrônicas;
• para petições e documentos desentranhados; e
• para autorizações e certidões de inutilização de livros e classificadores obri-gatórios.
Além disso, os atos normativos, decisões e comunicados do Conselho Superior da Magistratura e da Corregedoria-Geral da Justiça que sejam de interesse do ofício poderão ser objetos de classificadores próprios (faculdade), devendo, contudo, ser arquivados e indexados, com índice por assunto por meio do Sistema Informatizado.
O classificador de cópias de ofícios expedidos é destinado, nos termos do art. 75, ao “arquivamento, em ordem cronológica, das cópias de ofícios que não se refiram a feito do próprio ofício de Justiça”. As normas ainda determinam que “esse classifica-dor será aberto com folha(s) para o registro de todos os ofícios, com numeração se-quencial e renovável anualmente, na(s) qual(is) consignar-se-ão, ao lado do núme-ro de registnúme-ro, o númenúme-ro do pnúme-rocesso ou a circunstância de não se referir a nenhum feito e o destino. No presente classificador poderão ser arquivados os respectivos recibos de correspondência, se for o caso” (art. 75, §§ 1º e 2º, das Normas).
Quando se tratar de ofícios e mensagens eletrônicas expedidos e recebidos, es-tes serão conservados pelo prazo de um ano, contado a partir da data de expedição ou do recebimento pelo ofício. Após o prazo, serão inutilizados se constatar a inutili-dade de sua conservação, devendo haver autorização do juiz corregedor permanen-te, seguindo-se os tramites para inutilização de livros conforme estudamos acima.
Já as guias de recolhimento de diligencias do oficial de Justiça, as GRD, serão conservadas por, no mínimo, dois anos contados do arquivamento. Após, poderão ser inutilizadas, seguindo os tramites que acabamos de estudar.
Vamos, para encerrar nossa aula, ler as disposições, em sua íntegra, sobre os classificadores obrigatórios:
Art. 75. Os ofícios de justiça possuirão os seguintes classificadores:
I – para atos normativos e decisões da Corregedoria Permanente, com índice por as-sunto;
II – para cópias de ofícios expedidos; III – para ofícios recebidos;
IV – para GRD – guias de recolhimento de diligências do oficial de justiça;
V – para cópias de guias de levantamento expedidas em favor dos auxiliares da justiça não funcionários na Justiça Estadual;
VI – Revogado;
VII – para relatórios de cargas eletrônicas;
VIII – para petições e documentos desentranhados;
IX – para autorizações e certidões de inutilização de livros e classificadores obrigatórios.
Art. 76. Os atos normativos, decisões e comunicados do Conselho Superior da
Magis-tratura e da Corregedoria-Geral da Justiça de interesse do ofício de justiça serão arqui-vados e indexados, com índice por assunto, mediante utilização do Sistema informati-zado, facultada a manutenção de classificadores próprios.
Art. 77. O classificador referido no inciso II do art. 75 destina-se ao arquivamento, em
ordem cronológica, das cópias de ofícios que não se refiram a feito do próprio ofício de justiça.
§ 1º Esse classificador será aberto com folha(s) para o registro de todos os ofícios, com numeração sequencial e renovável anualmente, na(s) qual(is) consignar-se-ão, ao lado do número de registro, o número do processo ou a circunstância de não se referir a nenhum feito e o destino.
§ 2º No presente classificador poderão ser arquivados os respectivos recibos de corres-pondência, se for o caso.
Art. 78. Os ofícios e mensagens eletrônicas expedidos e recebidos, mencionados nos
incisos II, III e VI do art. 75, serão conservadas pelo prazo de 1 (um) ano, a partir da data de expedição ou do recebimento pelo ofício de justiça.
Parágrafo único. Decorrido o prazo estabelecido, e desde que reputados sem utilidade para conservação pelo escrivão judicial, serão inutilizados, mediante a autorização do Juiz Corregedor Permanente, nos termos do § 2º do art. 74.
Art. 79. As guias de recolhimento de diligências do oficial de justiça serão conservadas
pelo prazo mínimo de dois anos contados do arquivamento, aplicando-se, quanto à inu-tilização, o disposto no do § 2º do art. 74.
RESUMO
Vamos, agora, relembrar os principais pontos que estudamos hoje!
Disposições gerais sobre o Sistema Informatizado Oficial (“Sistema”): “os proce-dimentos de registro e documentação dos processos judiciais e administrativos rea-lizar-se-ão diretamente no Sistema Informatizado Oficial ou em livros e classificado-res” (art. 46 das Normas), seguindo os critérios estabelecidos no próprio Capítulo III. Esse procedimento de registro e documentação tem por função preservar a memória de dados extraídos dos feitos e a movimentação processual; e controlar os processos como medida de segurança, assegurar a localização física dos autos, verificar o atual andamento do feito e permitir a elaboração de estatística e outros mecanismos para auxiliar o aprimoramento dos serviços judiciais/prestação jurisdicional.
É dever dos serviços dos ofícios de Justiça se adaptar às contínuas evoluções e modificações do Sistema Informatizado Oficial, bem como que utilizar plenamente as funcionalidades à sua disposição quando da realização dos serviços judiciais que se relacionam ao Sistema. Há, ademais, divisão de trabalho entre os escreventes técnicos judiciárias, oficiais de Justiça e juízes, como não poderia deixar de ser. Desse modo, o Sistema Informatizado, para assegurar tal divisão, atribui a cada processo distribuído um número de controle interno da unidade judicial, para além do próprio número do processo gerado quando do protocolo e posterior distribui-ção. Além disso, nos termos do art. 48, “iniciada a operação do SAJ/PG, de utiliza-ção obrigatória pelas varas e ofícios de Justiça, serão excluídos todos os programas eventualmente em uso”.
Segurança do Sistema: caberá à Corregedoria-Geral de Justiça estabelecer os níveis de acesso às informações e o respectivo credenciamento (senha) dos fun-cionários que operarão o Sistema Informatizado (SAJ/PG), com a colaboração da
Secretaria de Tecnologia da Informação (STI). É vedado ao funcionário credenciado a cessão da sua senha ou permitir de alguma outra forma que terceiros, funcioná-rios ou não, utilizem-se de seu cadastro para acessar indevidamente o Sistema. Como forma de garantir o devido acesso, além disso, os escrivães judicias têm o dever de comunicar à STI, imediatamente, alterações no quadro funcional de sua unidade, para que se proceda à revogação ou novo credenciamento, conforme o caso de saída ou entrada de funcionário. Ademais, cabe à Corregedoria-Geral esta-belecer o acesso às alterações, exclusões e retificações feitas nos dados registra-dos pelo Sistema, que serão definidas por “níveis de criticidade”. Referiregistra-dos daregistra-dos, retificados, alterados ou excluídos, serão preservados pelo Sistema, bem como as operações de retificação, alteração ou exclusão, vinculadas ao usuário que as reali-zou. Os escrivães judicias do serviço de distribuição e dos demais ofícios de Justiça deverão realizar auditoria semanal no Sistema, de acordo com os níveis de critici-dade previamente estabelecidos, devendo informar a Corregedoria-Geral de Justiça qualquer irregularidade constatada.
Cadastramento, movimentação, controle eletrônico de processos e incidentes processuais: caberá aos distribuidores e ofícios de Justiça, no Sistema Informatiza-do Oficial, realizar, dentro de suas respectivas funções: o cadastro de toInformatiza-dos os fei-tos distribuídos ao juízo ao qual se vinculam; a anotação de toda movimentação e da prática de atos processuais, como “citações, intimações, juntadas de mandados e respectiva data, termos, despachos, cargas, sentenças, remessas à instância su-perior para recurso, entrega ou remessa de autos que não importem em devolução, etc.” (art. 52, II, das Normas); e a consignação dos serviços administrativos perti-nentes, como desarquivamentos, inutilização/destruição dos autos, dentre outros. Ademais, “a inserção de dados no Sistema Informatizado Oficial será a mais
com-pleta e abrangente possível, de modo que todas as ocorrências do processo físico constem do ambiente virtual, formando banco de dados que servirá de memória permanente”. Para tanto, o cadastro deverá conter as principais informações do processo, para que este seja individualizado com precisão – são exemplos de prin-cipais informações trazidos pelas Normas: “qualificação das partes e de eventuais representantes, advogados e os respectivos números de inscrição na OAB, valor da causa, objeto da ação etc.” (art. 53, § 1º, das Normas).
Os registros de movimentação processual dever ser fidedignos, claros e atua-lizados, “de forma a refletir o atual estado do processo e a garantir a utilidade do Sistema” (art. 53, § 2º, das Normas). O arquivamento dos autos só será realizado após a conferência e atualização do cadastro quando necessária, para que constem os dados necessários à extração de certidão quando for solicitada. Nos termos do art. 54, ainda, deverão constar no Sistema Informatizado:
• Nos casos de processos cíveis, de família e sucessões, da Fazenda Pública, da infância e juventude, de acidentes do trabalho e do juizado especial cível: “o número do processo; o nome e a qualificação do autor e do réu; a natu-reza do feito; a data da distribuição; o número, livro e folhas do registro da sentença, quando adotado; o inteiro teor de pronunciamentos judiciais (des-pachos, decisões interlocutórias, sentenças e acórdãos); anotações sobre re-cursos; a data do trânsito em julgado; o arquivamento (data e caixa) e outras observações que se entenderem relevantes” (art. 54, I);
• Quando se tratar de processos criminais, do júri e do juizado especial crimi-nal: “o número do processo; o nome e qualificação do réu; a data do fato; a data do recebimento ou rejeição da denúncia; o artigo de lei em que o réu foi incurso; a data da suspensão do processo (art. 366 do Código de Processo
Penal e juizado especial criminal); a data da prisão; o número, livro e folhas do registro da sentença, quando adotado; o inteiro teor de pronunciamentos judiciais (despachos, decisões interlocutórias, sentenças e acórdãos); anota-ções sobre recursos; a data da decisão confirmatória da pronúncia; a data do trânsito em julgado; a data da expedição da guia de recolhimento, de trata-mento ou de internação; o arquivatrata-mento (data e caixa) e outras observações que se entenderem relevantes” (art. 54, II);
• Nos casos de execução criminal: “o nome e qualificação do sentenciado, com a filiação e sempre que possível o número do RG; as guias de recolhimento registradas, a discriminação das penas impostas em ordem sequencial; os incidentes de execução da pena; anotações sobre recursos; o inteiro teor dos julgamentos; as progressões de regime; o cadastro de comparecimento de albergados; os benefícios concedidos; as remições de pena e outras observa-ções que se entenderem relevantes” (art. 54, III); e
• Quando se tratar de carta precatória: “indicação completa do juízo deprecante, com número do processo de origem conforme padrão estabelecido pela Resolu-ção n. 65 do CNJ, da natureza da aResolu-ção e da diligência deprecada” (art. 54, IV). Além disso, ainda nos termos do art. 54, todos os litisconsortes, intervenientes e demais terceiros interessados, bem como seus representantes, deverão ser ca-dastrados, sendo que a simples exclusão de parte do processo não será admitida, devendo ser procedida a sua baixa quando for o caso.
Também como forma de garantir a utilidade do Sistema, o art. 55 determina que a qualificação das partes será registrada da forma mais completa possívelm contendo: “em relação às partes nos procedimentos cíveis e aos autores de ação penal privada: a) se pessoa natural, o nome completo, o número de inscrição no
CPF, nacionalidade, o estado civil, a profissão, bem como o endereço residencial ou domiciliar completo, inclusive CEP; b) se pessoa jurídica ou assemelhada, sua firma ou denominação, o número de inscrição no CNPJ e o endereço da sede, inclusive CEP” (art. 55, I, a e b); e “em relação aos acusados em ações penais públicas ou privadas: a) se pessoa natural, o nome completo, a filiação, a data de nascimento, nacionalidade, naturalidade, sexo, cor, estado civil, profissão, o endereço completo da residência e trabalho, ou dos locais em que o réu possa ser encontrado, acom-panhados do respectivo CEP, bem como, se houver, o número de inscrição no CPF, o número do RG, o número do RGC (disponível na folha de antecedentes do réu), além de outros nomes e alcunhas utilizadas pelo acusado; b) se pessoa jurídica ou assemelhada, sua firma ou denominação, o número de inscrição no CNPJ, e o en-dereço da sede, inclusive CEP” (art. 55, II, a e b).
Quaisquer outros dados que auxiliem na exata identificação das partes, como RG, título de eleitor, nome dos pais, dentre outros, também deverão ser registrados no Sistema, incumbindo aos distribuidores e aos ofícios de Justiça o referido cadas-tramento desses dados, especialmente os constantes nas petições iniciais. Para os casos de vítimas e testemunhas, estas terão suas qualificações registradas, exceto quando solicitarem, e o referido pedido for deferido, para não haver identificação por conta de coação ou grave ameaça.
Esses dados obrigatórios acima analisados deverão ser apresentados pelos re-querentes em sua exordial e pelos requeridos na primeira oportunidade de postula-ção em juízo. Há, contudo, excepostula-ção para essa obrigapostula-ção, quando se tratar de ações nas quais a exigência comprometa o acesso à Justiça, cabendo ao juiz a quem for distribuído o feito averiguar essa questão; e casos em que a parte não estiver inscrita no CPF ou CNPJ, devendo haver declaração expressa nesse sentido, cuja
veracidade será de responsabilidade de quem proceder a essa afirmação. Nesses casos, caberá às partes o fornecimento de outros dados para a individualização do cadastramento. Quando se tratar de carta precatória, esta será cadastrada no Sis-tema seguindo as mesmas regras cabíveis aos processos comuns, consignando-se, ademais, “a indicação completa do juízo deprecante, e não apenas da comarca de origem, os nomes das partes, a natureza da ação e a diligência deprecada” (art. 58 das Normas), bem como anotando-se a devolução à origem ou retorno para novas diligências com as respectivas datas.
Em caso de extinção do processo por “improcedência total da demanda, por for-ça do acolhimento de impugnação do devedor (art. 1.015, parágrafo único, do CPC) ou em razão da estabilização da tutela (art. 304 do CPC), e a extinção do processo de execução, por força de procedência de embargos de devedor, serão cadastradas no Sistema diretamente pelo ofício de Justiça assim que as respectivas sentenças transitarem em julgado (ou quando retornarem de superior instância com trânsito em julgado)” (art. 59 das Normas). Nos demais casos, a extinção será cadastrada somente quando o processo for definitivamente encerrado, ou seja, nada devendo mais ser deliberado ou cumprido, considerando-se, “isoladamente, para tanto, a ação principal, a reconvenção, o pedido contraposto, a ação declaratória incidental, a oposição, os embargos de devedor (à execução, à execução fiscal, à adjudicação, à alienação ou à arrematação) e os embargos de terceiro” (art. 59 das Normas).
O art. 61 das Normas determina que é de competência dos ofícios de Justiça: cadastrar diretamente no Sistema Informatizado Oficial qualquer dos dados cons-tantes nos arts. 54 e 55, quando forem conhecidas, necessitarem de retificação ou sofrerem alteração após a distribuição; quando se tratar de expedição de certidão de homonímia, a inserção, no Sistema Informatizado Oficial, dos eventuais dados
de qualificação ainda não lançados no Sistema, também certificando a adoção des-sa providência no documento; cadastrar, no Sistema Informatizado Oficial, a de-cretação do segredo de Justiça, a concessão da Justiça gratuita, o deferimento da tramitação prioritária do processo (idosos, pessoa com deficiência, portadores de doenças graves), ou o reconhecimento de qualquer benefício processual a alguma das partes; e proceder às alterações devidas no Sistema, na hipótese de determi-nação judicial de retificação do procedimento da ação para ordinário ou sumário. Quando a mesma parte estiver vinculada a outros processos em tramite perante outros ofícios de justiças, eventual retificação de seus dados não serão aplicadas a esses outros feitos.
Livros obrigatórios: são livros obrigatórios os livros de: visitas e correições; protocolo de autos e papeis em geral; carga de autos; registro de feitos adminis-trativos; registros das decisões terminativas proferidas em feitos adminisadminis-trativos; pertinentes à Corregedoria Permanente, previstos no art. 23 das normas; livro de cargas de mandatos; controle da remessa e recebimento de feitos aos tribunais superiores, por meio de livro de folhas soltas ou outro meio idôneo; livro de ponto ou relógio mecânico; livro de registro geral dos feitos; livro de registro de sentença. Os livros e as folhas soltas serão abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo escrivão judicial, podendo ser utilizado, para tanto, processo mecânico pre-viamente aprovado pelo juiz corregedor permanente, proibida a substituição de
folhas. Quanto às folhas soltas, após completado seu uso, estas serão
encaminha-das para encadernação.
O Livro de Visitas e Correições será organizado em folhas soltas, iniciado por termo padrão de abertura, estabelecido pela Corregedoria-Geral e disponibilidade em seu portal, na seção de modelos e formulários. Será este termo lavrado pelo escrivão, e o livro “formado gradativamente pelos originais das atas de
correi-ções e visitas realizados na unidade, devidamente assinadas e rubricadas pelo juiz corregedor permanente, escrivão e demais funcionários da unidade” (art. 67 das Normas). Após anexadas, as atas serão numeradas e chanceladas pelo escrivão responsável, sendo que o Livro de Visitas e Correição não poderá exceder 100 fo-lhas, a não ser que exista determinação judicial permitindo ou necessidade de con-tinuidade da peça correcional. Nestes casos, o referido livro poderá ser encerrado por termo contemporâneo à última ata, com mais ou menos folhas.
O Livro Protocolo de Autos e Papeis em Geral, por sua vez, destina-se ao re-gistro da entrega ou remessa que não implique devolução, podendo possuir tantos desdobramentos quantos forem necessários, conforme a natureza e o movimen-to do ofício de Justiça. Os Livros de Cargas de Aumovimen-tos também serão desdobrados em tantos livros quantos forem os destinatários (haverá um para juízes, um para promotores, um para advogados etc.). Quando a carga e a descarga se der entre usuários do Sistema, serão elas feitas eletronicamente e controladas apenas pelo Sistema, devendo ser registrado o recebimento, a devolução, data e usuário res-ponsável. Da mesma forma, pode o juiz indicar servidor responsável para receber, via Sistema, a carga de autos remetidos à conclusão.
O Livro de Carga de Mandados também poderá ser desdobrado, desde que em número equivalente ao dos oficiais de justiça em exercício, sendo um livro para cada qual. Além dos mandados, serão registrados no referido livro as petições que sirvam como tal, conforme determinado por despacho judicial. Todas as cargas deverão receber as correspondentes baixas, sempre que possível ou exigido, na presença do interessado. Quando a carga não for eletrônica, será lançada certidão dos autos, com data de carga e de devolução.
O Livro Registro de Sentença será composto pelas vias emitidas para tanto, que devem ser numeradas em série anual renovável e autenticadas pelo escrivão judicial, que também certificará sua correspondência com o teor da sentença a ser registrada. Referido registro deverá ser feito em até cinco dias após a determina-ção, pelo juiz, da baixa dos autos. A decisão relativa a embargos de declaração e a que liquidar sentença condenatória cível, proferida no âmbito do Poder Judiciário do Estado de São Paulo, serão averbadas ao registro da sentença embargada ou liquidada, com utilização do Sistema Informatizado. Já a decisão que liquidar ou-tros títulos executivos judicias (exemplo citado pela norma; sentença penal conde-natória) será registrada no livro registro de sentença, vez que não é possível sua averbação. De qualquer forma, todas as sentenças terão seu teor integralmente registrado no livro e no Sistema, devendo ser esse registro certificado nos autos, com o número da ordem, do livro e da folha, na última folha da sentença. Além disso, as sentenças cadastradas no Sistema com assinatura digital não precisam ser registradas, dispensando-se a elaboração de livro próprio e da certidão que acabamos de estudar. Referidas provisões também se aplicam, no que for cabível, às decisões terminativas proferidas em feitos administrativos. Por fim, no tocante às sentenças, as Normas determinam que a decisão que extingue o processo em que houve estabilização da lide também será registrada como sentença.
Deverá ser mantido controle rigoroso sobre os livros em geral, cabendo ao juiz corregedor permanente coibir abusos ou excessos eventualmente cometidos. Além disso, deverão os livros em andamento ou findos ser bem conservados, em local adequado e seguro dentro da unidade judicial. Caso o livro desapareça ou seja danificado, o fato deverá ser imediatamente comunicado ao juiz corregedor per-manente, devendo também ser feita a sua restauração, supervisionada pelo juiz
corregedor permanente e com base nos elementos existentes. Após dois anos do último registro efetuado, os livros de cargas de autos e mandados, após revisados e reputados sem utilidade a sua conservação em arquivo, poderão ser inutilizados após autorização do juiz corregedor permanente. Referida autorização deverá con-signar os elementos indispensáveis para identificação do livro, e será arquivada em classificador próprio, com certidão constando a data e a forma de inutilização.
Classificadores obrigatórios: são obrigatórios os seguintes classificadores: para atos normativos e decisões da Corregedoria Permanente, com índice por assunto; para cópias de ofícios expedidos; para ofícios recebidos; para guias de recolhimen-to de diligências do oficial de justiça (GRD); para cópias de guias de levantamenrecolhimen-to expedidas em favor dos auxiliares da justiça não funcionários na Justiça Estadual; para relatórios de cargas eletrônicas; para petições e documentos desentranhados; e para autorizações e certidões de inutilização de livros e classificadores obrigató-rios. Os atos normativos, decisões e comunicados do Conselho Superior da Magis-tratura e da Corregedoria-Geral da Justiça que sejam de interesse do ofício poderão ser objetos de classificadores próprios (faculdade), devendo, contudo, ser arquiva-dos e indexaarquiva-dos, com índice por assunto por meio do Sistema Informatizado.
O classificador de cópias de ofícios expedidos é destinado, nos termos do art. 75, ao “arquivamento, em ordem cronológica, das cópias de ofícios que não se refiram a feito do próprio ofício de Justiça”. As normas ainda determinam que “esse classifi-cador será aberto com folha(s) para o registro de todos os ofícios, com numeração sequencial e renovável anualmente, na(s) qual(is) consignar-se-ão, ao lado do nú-mero de registro, o núnú-mero do processo ou a circunstância de não se referir a ne-nhum feito e o destino. No presente classificador poderão ser arquivados os respec-tivos recibos de correspondência, se for o caso” (art. 75, §§1º e 2º, das Normas).
