Capitulo 2
Adquirindo Habilidades para
Gerenciar Projetos
Existe alguém responsável
pela realização dos projetos?
Quais são as principais deficiências dos gerentes de projeto?
Verificar não apenas a competência e
disponibilidade, mas também o real interesse
do mesmo no projeto, já que precisamos do
real engajamento.
Esmero na escolha dos líderes
dos projetos... e das equipes.
Lembre-se que
quem faz o
projeto é quem
possui
conhecimento
técnico !!!!
Pesquisa PMI Brasil – 373 empresas e diversos setores econômicos - 2008
Habilidade de organização
Tempo
Prioridades
Áreas de Conhecimento
PMBoK
Gerente de projetos é um
quilometro de largura e um
centímetro de profundidade.
TUDO É O JEITO
O que é gerenciamento das comunicações
É a área de conhecimento que emprega os processos
necessários para
garantir a geração
,
coleta
,
distribuição
,
armazenamento
,
recuperação
e
destinação
final das
informações
sobre o projeto de
Canais de comunicação
n x (n – 1)
2
Onde:
Técnicas de escuta
Demonstre verdadeiro interesse
Deixe os outros falarem
Elimine os ruídos
Evite interromper outras pessoas
Faça perguntas com fins de esclarecimentos
Repita o que ouviu com suas próprias palavras
Memorando do Gerente
de Relações Humana
para as secretárias de
uma grande empresa:
“Recomendamos a
todas as mulheres
da empresa, que ao
solicitar xerox
através de bilhetes,
o façam com
propriedade e com
frases completas.
A grande maioria dos bilhetes recebidos
têm causado alguns problemas aos
nossos colegas de trabalho, colocando
em risco, inclusive, a paz nos seus lares,
quando por acaso esquecem os bilhetes
nos bolsos de suas roupas.
A título de exemplo, abaixo transcrevemos
algumas dessas solicitações de cópias.”
“Márcio, seja bonzinho ...Faça igual a
última vez ... Please!”
“Joãozinho... Quero quatro
rapidinhas!”
“Zeca, hoje eu tenho que ser a primeira
porque estou mais necessitada!”
“Márcio, quero dos dois lados e presta
atenção: atrás tem que caber tudo!”
“Toninho, por favor... Coloca na frente
pra mim, vai ...”
“Joãozinho, presta atenção, estou
muito angustiada ...Estou
atrasada!”
“Toninho, tira o mais rápido possível,
porque o gerente também vai querer...”
“José, por favor, devagar, com
carinho, porque quero bem feito.”
“Zeca, cuidado! É comprido e largo... Posicione
direito para que não fique nada de fora.”
“Carlos, será que dá pra entrar no meio sem
que ninguém perceba e tirar uma rapidinha?”
Comunicação Eficaz
Transmita as informações certas as pessoas certas, na hora certa.
Escreva o “assunto” adequado para seus e-mail com mensagens
breves
Repita o que acha ter ouvido a pessoa dizer, para fins de
esclarecimentos
Faça perguntas diretas
Deixe recados curtos e descritivos
Elimine ruídos, de total atenção com quem estiver conversando
Faça perguntas e fique atento a mensagens não verbais
Combine métodos de comunicação
Quando for comunicar assuntos técnicos se esforce para explicar o
que quer dizer, principalmente se seu ouvinte não possuir seu
Imagine-se como gerente de um projeto que
consiste em instalar o Microsoft Windows Vista em
todos os computadores desktop da empresa. Como
há algumas opções disponíveis ao se instalar o
sistema operacional.
Surgem as perguntas:
Quem deve decidir sobre as opções que serão instaladas?
Essa decisão deve ser tomada pelos 534
funcionários/usuários?
Esse grupo de pessoas é o cliente?
Não seria o cliente o presidente da empresa a escolha lógica
(quem paga a conta)?
Stakholders
São todos os interessados no
projeto.
Gerente do projeto Equipe do projeto Presidente da empresa Usuários Depto informática Gerentes funcionais Sponsor Depto RH Depto Compras Depto Financeiro Organismos fiscalizadores Fornecedores hardware Fornecedores software ONGsPerguntas Típicas aos Stakeholders
Quais são as suas expectativas com
relação ao projeto?
Como você será beneficiado
com o sucesso deste
projeto?
Existe algum outro stakeholder que
pode ter algum interesse conflitante
com o seu neste projeto?
Matriz de Influência
X A X M X G X N X C X B X E X I X J X H X L X FRegras importantes para um Plano de
Comunicação
Alta gerência requer informações agregadas e
com menor frequência
Alta gerência prefere visões gerais do
progresso do projeto e apresentação de
problemas isolados com as possíveis soluções
recomendadas.
Os gerentes funcionais exigem detalhes
imediatos com informações sobre o progresso
do projeto, o impacto sobre as projeções e
atualização de recursos.
Os membros da equipe precisam de informações
detalhadas uns dos outros que orientem sua
tomada de decisões. Informações semanais são
eficientes.
Regras importantes para um Plano de
Comunicação
Os clientes e grupos de usuários devem
ser informados do progresso e questões
específicas do projeto regularmente.
Os grupos de apoio e representantes
externos devem compreender como seus
papéis e tarefas influenciam o projeto.
O gerente do projeto deve estar atento
ao equilíbrio no fluxo das informações.
Quando houver dúvidas, os membros
da comunidade devem ser inquiridos
sobre o tipo de informações que
Presença Física
(Cara a Cara)
Canais Interativos
(Telefone, e-mail)
Canais Pessoais Estáticos
(memorandos, cartas, relatórios computadorizados específicos)
Canais Impessoais Estáticos
(Comunicações escritas, boletins, relatórios computador, gerais)
Avaliação dos Tipos de Canais
Riqueza
dos
Canais
Mais
Baixa
Mais
Alta
Regras no uso de Canais
Envie mensagens difíceis, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente.
Envie mensagens rotineiras através de canais pobres.
Utilize canais ricos para aumentar sua presença no ambiente do projeto.
Utilize canais ricos para implementar planos de projeto.
Não permita que um canal pobrepesquise informações sobre questões cruciais – gerencie “cara a cara”
