Manual de prospecção para agências de
comunicação
Introdução
Este ebook foi feito para empresas de comunicação e marketing. Nesses segmentos, incluo todas as suas variáveis: agências de publicidade, assessoria de imprensa, agências digitais, empresas de marketing digital, eventos e relações públicas. Além disso, muito do que vamos falar aqui, se aplica aos chamados “veículos” como, por exemplo, revistas, rádios, empresas de mídia outdoor ou indoor, etc.
CONHECEMOS O PROBLEMA
Sabemos que a área de comunicação é muito sensível a cortes, afinal, é, na maior parte das vezes, um custo variável que dá resultados a médio/longo prazo, muitas vezes não mensuráveis pelos diretores das empresas.
VAMOS AJUDAR
Podemos dizer que as empresas de comunicação também têm dificuldades na captação de clientes. Mesmos os mais experientes profissionais de negócios podem ter dificuldades na busca e na negociação com um alto volume de clientes.
Este manual visa ajudar e orientar os profissionais de comunicação voltados para captação de novos negócios (gerentes de conta, executivos de conta, executivo de novos negócios, atendimento, etc) na aquisição de novas contas, com esforço otimizado.
Set.
GO!
Ready?
Casa de ferreiro, espeto de pau?
Se você é um profissional de comunicação, esteja preparado para ter os melhores materiais possíveis, afinal, sua imagem e seus projetos serão os principais diferenciais no momento de negociar com o cliente. Além de um bom site, bons materiais corporativos, brindes, etc; prepare a apresentação dos seus melhores projetos.
É um muito importante ter uma apresentação de impacto: seja um power point, um folder, um vídeo…
Prepare materiais que sejam realmente relevantes e que valorizem o diferencial da sua agência.
Escolha um ou dois nichos
Com base na sua experiência de mercado, separe os segmentos de atuação que você tem maior aderência de negócio e faça uma lista. Veja o exemplo abaixo:
Imobiliárias
A primeira lista será com as imobiliárias da cidade, pois temos muitos clientes na área.
Construtoras
A segunda lista será de construtoras do estado, pois já ganhamos temos um case com um de nossos clientes.
Antes de pegar o telefone e ligar para essas empresas, faça uma lista completa. Tente uma “meta” de organizações, por exemplo, 120 empresas em cada lista. Não fique com medo: busque um grande número, sem se preocupar se vai dar conta ou não (pode ficar tranquilo, esse manual vai dar dicas para ajudá-lo). Se você tiver o nome da empresa, o segmento e o telefone, já está ótimo.
“
Fique ligado:
Existem mercados em que o número de agências é altíssimo, o que aumenta a disputa por cliente e dificulta a oferta de trabalhos com valores sustentáveis. A disputa por clientes leva a uma redução de preços entre as agências, em especial agências de menor porte, que trabalham com
preços muito abaixo do mercado para manter suas estruturas. É fundamental, então, buscar nichos que a
empresa possui mais know-how, para não entrar em batalhas de preços.
Luciano Pires, diretor de novos negócios da Sigla
Comunicação
Dê nome às campanhas
Nomeie as campanhas de prospecção. Isso vai te ajudar a mensurar o resultado delas, além de te ajudar a se organizar no futuro. Com base nos exemplos, vamos chamar de “Prospecções Imobiliária 1” e “Prospecções Construtora 2”. Coloque esse nome na sua lista, na frente de cada empresa.
Exemplo de lista
Nome Segmento Campanha Nome Telefone E-mail
Construtora
Vermelha Construtora Prospecções
construtoras 2 João (11) 3344-5566 joao@construtor avermelha.com
Imobiliária Azul Imobiliária Prospecções
Imobiliária 1 Pedro (11) 4455-6677 pedro@imobiliari aazul.com.br
Amarelo
Construções Construtora Prospecções
construtoras 2 (11)5566-7788
Crie modelos de e-mail
Apresentação
Uma apresentação rápida do executivo e da sua empresa.
Agradecimento
Um “obrigado pelo contato” que você envia após a primeira abordagem.
Agradecer visita
Faça um e-mail para agradecer reuniões, visitas,
videoconferências,
Portfólio
Tenha um e-mail pronto para apresentar cases e portfólios.
Retomada
Crie uma mensagem para retomar a conversa com quem estava “sumido”
Dados
Separe um e-mail para colocar os dados da sua empresa e dos clientes.
Como vamos abordar 240 empresas, é muito importante criar modelos de e-mail para facilitar e agilizar a vida do executivo de negócios. Ps.: Se seu e-mail tiver mais que 2 parágrafos, ele está grande demais. Se ele estiver extremamente sério, também. Tente deixar os e-mails “Short and sweet” - veja mais aqui. A princípio, sugerimos que crie os seguintes modelos:
Importe as informações
Para um CRM.
=D
Importe as informações para um CRM
Agora que você já tem um bom material à disposição, uma grande lista de clientes com os contatos, separados pelo tipo de campanha, além de modelos de abordagem, é hora de colocar a mão na massa.
Você pode separar tudo numa planilha do Excel, porém, como são muitos dados e eles vão ficar cada vez mais completos e qualificados, sugerimos fortemente o uso de um CRM. Preferencialmente um que tenha as seguintes funções:
- importação de planilha de um modo fácil e rápido;
- integração com e-mail marketing (por exemplo, o Mailchimp);
- que consiga enviar os modelos de e-mail que você criou;
- integre com ferramentas de gestão de projetos (como o Runrun.it ou Trello);
- além de uma opção para crosselling;
- funil de vendas e qualificação de clientes.
Fatalmente, manter as informações de 240 clientes numa planilha, seguindo as dicas táticas que daremos a seguir, você pode ter problemas na mensuração do desempenho da sua prospecção.
Alinhou o discurso?
Treine bastante.
Alinhe o discurso e treine bastante
Já que você já tem os modelos de e-mail e os segmentos dos clientes, treine uma boa argumentação, abordagem, etc. Estar preparado é fundamental para um bom processo de prospecção.
E lembre-se de treinar os seguintes casos:
- Caso você fale diretamente com o decisor no primeiro contato - Caso as pessoas não passem o contato do decisor
- Caso o possível cliente já trabalhe com outro fornecedor - Prepare as 10 potenciais recusas e suas respostas
Ahh! Antes de ligar, vale a pena conferir o site, Facebook, Linkedin e fazer uma pesquisa sobre a empresa.
Como construir um funil de vendas?
Prospecção Interação
feita
Qualificação
Você pode distribuir esses clientes pelo funil de vendas de acordo com a qualidade das integrações que ele gera junto a você. Por exemplo:
Proposta Interesse
(Para aqueles negócios que ainda não tiveram
primeiro contato)
(Para os negócios que você fez
abordagem e enviou e-mail)
(Para os clientes que responderam o e- mail, de forma positiva ou negativa;
ou que abordou por telefone)
(que levantou a mão disse: “cara preciso disso”)
Comece pela qualificação e busca de informações
Mãos ao telefone.
Comece a ligar.
Em vez de tentar vender o projeto e colocar o carro na frente dos bois, faça um processo de captação de informações.
Por exemplo, você não precisa necessariamente conversar primeiro com o diretor da empresa. Você pode buscar o responsável pelo marketing ou pela comunicação.
No primeiro contato, você pode sondar, por exemplo, onde a empresa está fazendo divulgação ou se ela já tem algum fornecedor de serviços de comunicação.
Ou seja, a primeira ligação, que está no primeiro estágio da negociação, é uma ligação muito rápida, para pegar informações complementares, sem necessidade de gastar muito tempo, afinal, isso é apenas uma qualificação e uma busca de dados.
Comece pela qualificação e busca de informações
Sugerimos que pegue o nome e o e-mail do responsável pelo marketing.
Por que? Para você enviar um primeiro e-mail:
“Olá Fulano, sou Luis Lourenço, responsável por novos negócios aqui da Agência Plug CRM e liguei para vocês agora há pouco. Imaginei que você estaria ocupado …”
Envie um e-mail que seja rápido, simpático que tenha um espaço para a resposta do cliente.
“
Fique ligado:
Em uma prospecção, muitos clientes não serão efetivados por não terem estrutura e verbas suficientes para este
trabalho. Por isso a identificação e a qualificação das oportunidades é essencial.
Luciano Pires, diretor de novos negócios da Sigla
Comunicação
Hora de buscar respostas E clientes interessados
Agora, você começa a separar os clientes.
Já que você ligou para 240 e pegou o e-mail da maior parte deles, você pode separar seus clientes entre:
◉ Os que responderam o e-mail interessados
◉ Os que responderam o e-mail sem interesse
◉ Os que apenas apenas abriram o e-mail
◉ Os que não teve resposta
Gatilho de oportunidade
Você consegue, através de algumas ferramentas, identificar quando o cliente ABRE o e-mail. Esse pode ser um gatilho para uma ligação.
Exemplo:
“Enviei um e-mail para o diretor de uma
multinacional às 10h da manhã. É super complicado falar com ele. Porém, às 17:59h recebi um alerta para que ele havia acabado de abrir a mensagem.
Vou ligar para ele agora!”
“
Fique ligado:
Os clientes de maior porte e com boas dotações de verba para publicidade, em geral, além de terem pouco tempo disponível para reuniões com novos fornecedores, possuem agências já estabelecidas há algum tempo e, possivelmente,
darão pouca ou nenhuma abertura para novas agências entrantes no mercado.
Luciano Pires, diretor de novos negócios da Sigla
Comunicação
Avance os interessados
Descarte os que não avançarem
Quando se prospecta um alto volume de pessoas, é necessário priorizar quem tem interesse.
Descarte os que não demonstraram interesse.
Logo, o objetivo aqui é encontrar quais são as oportunidades dos clientes que demonstraram algum tipo de interesse.
Multi vendas para negócios perdidos
Vamos supor as seguintes situações:
- Você prospectou um cliente e ele tem interesse, mas não vai contratar agora.
- Você prospectou um cliente e ele não tem interesse. Mas você sabe que ele terá uma demanda em daqui 4 meses.
Não se apegue a essas oportunidades, afinal, você deve focar naqueles que falaram sim e sim. Marque esses negócios como perdidos.
PORÉM, agende um Multi-vendas. Ou seja, deixe tudo preparado para abrir um novo negócio com esse cliente no futuro (como se fosse uma nova prospecção). De preferência, se você conseguir o histórico da prospecção feita na “Campanha” que criou anteriormente.
Multi vendas para negócios ganhos
Utilize essa mesma metodologia para negócios ganhos. Pense na seguinte situação:
- Você fechou um serviço com o cliente. A negociação foi marcada como ganha, pois fecharam um job, por exemplo. Porém, você sabe que esse cliente terá uma nova demanda daqui 2 meses. Já agende um Multi-vendas para esse período, de preferência com detalhes da negociação antiga.
Multi vendas para cross-selling
Se você vendeu um Fee mensal, agende um multi-venda para um job. Por exemplo: um trabalho específico para o aniversário da empresa.
Se você vendeu um job, agende um multi-venda para um fee mensal. Por exemplo, alguns meses após o resultado gerado pelo Job.
Relacione-se com sua base
Não importa se seu prospecte teve ou não interesse.
Tente manter contato e buscar informações complementares para deixar sua base mais completa.
Se você conseguir alternar contatos por
telefone, e-mail, e-mail marketing, etc,
você terá maior presença na “mente” do
cliente. Então, a próxima dica que
daremos, ficará ainda fácil de ser
convertida.
Prospecte em cima das oportunidades criadas
Se seu CRM estiver completo, com as informações geradas nas interações com os clientes, você pode fazer ações oportunistas, tanto como serviço para sua empresa de comunicação, como ação de relacionamento.
Veja: você já prospectou a empresa, apresentou seus melhores jobs, fez relacionamento e esse pode, ou não, ter comprado um serviço com você, certo?
E se você tiver, por exemplo, a data de aniversário e o time do coração do dono da empresa. Que tal um brinde ou um ingresso para o jogo?
Prospecte em cima das oportunidades criadas
Agora, um exemplo de oportunidade.
A campanha de prospecção que você fez foi voltada para construtoras e imobiliárias.
Que tal uma prospecção em massa no “Dia do corretor” ou no “Dia da construtora”? Ou, por exemplo, prospectar essa base no período que um determinado veículo fizer uma “Edição Especial de Casas e apartamentos”?
Outro exemplo, que você também pode prospectar, é correndo atrás dos serviços que essa base ainda não consome, fazendo campanhas específicas: se o cliente já contratou uma empresa para gerir as redes sociais, você pode fazer o endomarketing; se um cliente já faz serviços de anúncios, você pode sugerir assessoria, etc.
Uma base completa, gera oportunidades internas
Deixe essa base de informações
disponíveis para o restante do time (por
exemplo, de atendimento). Como eles
estão no dia a dia junto ao cliente, eles
podem ter informações que podem
enriquecer sua base, além de gerar
insights para novas oportunidades.
Faça e-mail marketing e acompanhe taxas de clique
Quanto mais informações dos clientes, maior possibilidade de fazer ações de e-mail marketing de forma segmentada (e quem é de comunicação sabe, melhor do que ninguém, que isso é o que dá resultado de verdade).
Faça disparos de e-mail marketing e, alguns dias depois, verifique a taxa de abertura/cliques. Um cliente que abriu e clicou várias vezes, pode estar precisando da sua ajuda.
Integre tudo
Muitas das ações que sugerimos necessitam de ferramentas de marketing e vendas, como CRM, Automação de Marketing e E-mail Marketing. Busque integrar tudo isso para colher resultados mais rapidamente..
Para ficar ainda mais completo Integre tudo.
Outra dica, por exemplo, é integrar o CRM com as ferramentas de projetos.
Um exemplo: O Plug CRM é integrado com o Runrun.it e com o Trello. Quando você ganha um negócio, já abre um “projeto” para produção da equipe.
Veja aqui dicas de ferramentas brasileiras que são complementares e integradas.
Integre tudo
CRM
Marketing Projetos
Dicas finais
Agências de comunicação, publicidade, marketing, marketing digital, assessoria de imprensa, empresas de desenvolvimento de sites e até mesmo veículos de comunicação poderão utilizar essas dicas de prospecção.
Lembrando que:
- A prospecção exige controle e resiliência aos diversos “nãos” que irá receber;
- Busque o máximo de informações dos clientes;
- Essas orientações possibilitam trabalhar com um alto volume de negócios, então busque um segmento relevante e que combine com sua empresa;
- Use a tecnologia a seu favor, pra não deixar sua empresa bagunçada: lembre-se que outros executivos podem te ajudar a gerar negócios - mas só farão isso se as informações estiverem fáceis;
- Seja rápido para ligar, qualificar, enviar e-mails e, também, no descarte dos negócios (para não deixar seu funil de vendas sobrecarregado);
- Metrifique o máximo que puder. Por exemplo, quantas ligações foram feitas no dia.
- Faça as interações e melhore sempre.
=D
Resumão
Selecione nichos
Que você tem experiência
Multi vendas
Para negócios ganhos
Multi vendas
Para negócios perdidos Entre em
contato
Qualifique
Gerencie as melhores oportunidades
PRIORIZE
Avance os
melhores negócios dentro do funil de vendas.
Preenchendo o histórico
Reto- madas
Negocie
Sobre o Plug CRM
O Plug é um software CRM online simples e completo.
Simples como uma rede social, para que o time de vendas da empresa tenha facilidade na gestão das oportunidades de negócios. É também completo como grandes sistemas, perfeito para gestão de time, com relatórios em tempo real de tudo que está acontecendo.
É uma ferramenta ideal para pequenas e médias empresas que desejam aumentar vendas e sair das terríveis e complicadas planilhas.
Além de funil de vendas, follow up e qualificação de oportunidades, o Plug CRM te dá funcionalidades exclusivas como o Multi-Vendas, Gatilhos gerenciais, Integrações com várias ferramentas (Mailchimp, Runrun.it, RD Station, Trello), etc.
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