Índice. De Cara Nova Portal de Notas Fiscais (BrNotas) Manual Funcional do BrNotas Visão Fornecedor Primeiros Passos

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Índice

O que é o GED360? Objetivo da Oi

Benefícios do GED360

Benefícios operacionais Benefícios para a gestão Benefícios na produtividade Benefícios na qualidade

De Cara Nova

Portal de Notas Fiscais (BrNotas)

Manual Funcional do BrNotas

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Sempre buscando qualidade e inovação em seus processos, a Oi dá um

importante passo com a

reformulação e atualização

de suas ferramentas de

gestão documental.

Aqui você vai encontrar as principais informações sobre este grande projeto.

O que é o GED360?

O objetivo principal do projeto GED360 é conferir agilidade e qualidade aos processos de gestão de documentos fiscais, permitindo que a operação conte com um processo de qualidade e transparente para todos os envolvidos. Para isto, a solução deverá contemplar fluxos e workflows de processos que permitam desde a gestão eletrônica dos documento até a análise automatizada e processamento de documentos de forma dinâmica visando agilidade na tomada de decisões.

Além dos workflow orquestrado, o projeto GED360 dispõe de um portal web inovador que permite a realização de gestão dos indicadores de qualidade da documentação, consultas online e relatórios diversos que viabilizam a gestão da documentação.

Objetivo da Oi

Com o GED360, a Oi implanta uma solução de gestão documental inovadora que permitirá integrar áreas como Fiscal, Regulatório, DRC entre outras, além de otimizar os processos realizados por seus fornecedores

Benefícios GED360

Agilidade e eficiência aliadas à qualidade na gestão da documentação além do acompanhamento direto de todos os processos envolvidos.

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De Cara Nova

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O portal ganhou um toque de

inovação e sofisticação

, bem

como uma interface

amigável e intuitiva

.

O portal de Nota Fiscal (BrNotas)

teve seu layout redesenhado, mas suas funcionalidades continuam as mesmas. Esta foi uma das missões da Oi e BrScan em reformular o layout do portal de modo que os usuários não tivessem nenhum impacto operacional, pelo contrário, preparamos novidades que você irá se surpreender.

Apresentaremos a partir de agora uma amostra do que a Oi está preparando para você. Dentre todos módulos disponíveis no portal, separamos os principais para te mostrar, veja:

 Como acessar o novo portal;

 Processo de autenticação – Tela de Login;  Cadastro e Consulta de Documentos;  WorkFlow de Tratamento de Documentos;  Relatórios (sintéticos e analíticos);

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Como acessar o novo portal?

Nosso objetivo com este documento é esclarecer dúvidas como essa, portanto, segue a nova forma para acessar o portal BrNotas.

O portal deve ser acessado através da url: https://ged360.oi.net.br. Ao acessar esta URL o portal irá solicitar sua autenticação conforme tela abaixo:

Para acessar, basta inserir o usuário e senha que será divulgado posteriormente e em seguida inserir o texto verificador e clicar em ENVIAR.

Se você tiver alguma dúvida sobre qual usuário utilizar ou encontrar alguma dificuldade no acesso, clique em “Dúvida como acessar” para ter acesso às orientações rápidas e também o contato do suporte.

Agora que você já sabe como acessar, iremos mostrar como ficou o portal por dentro.

Principais otimizações:  Menu dinâmico  Filtros personalizados  Sistema de Busca inteligente

 Campos de pesquisa com máscaras de dados  Saída de relatório em Excel

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Manual Funcional

do BrNotas

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Bem-vindo ao seu novo Portal de Notas Fiscais!

Assim que realizar o processo de autenticação com sucesso, o portal irá leva-lo para a página abaixo:

Clique sobre o MENU do usuário logado para conhecer suas funcionalidades.

Segue legenda para os itens em destaque acima:

1- Visualizar o perfil que está sendo Utilizado.

2- Alterar a senha de acesso ao sistema.

3- Sair da Aplicação. 1 1 1 1 1 2 3

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Pronto! A partir de agora você já está dentro do BrNotas.

Página Inicial do Portal

A página inicial será carregada com as funcionalidades que o usuário possuir para o seu perfil. Caso deseje realizar uma busca rápida no MENU de funcionalidades basta utilizar nosso novo sistema de BUSCA – em destaque azul.

A partir de agora vamos falar um pouco mais sobre as principais funcionalidades disponíveis para o perfil do Fornecedor.

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Relatórios

Relatório de Nota Fiscal – Pesquisa de NF

Esta funcionalidade foi desenvolvida com a finalidade de permitir a busca por uma nota fiscal de forma unitária ou por período, através de um ou mais campos de busca personalizados, conforme imagem a seguir.

Protocolo – Informar o número do protocolo gerado no momento do cadastro CNPJ do Fornecedor – Informar o CNPJ do fornecedor para o qual a NF foi faturada Número do Documento – Número do documento fiscal que está sendo pesquisado Tipo de Nota – Selecionar o tipo de NF

Pedido de Compra – Preencher número do pedido, respectivo a nota cadastrada, com máximo de 10 caracteres

Data de Emissão – Preencher somente com caracteres numéricos (ddmmaaaa) ou selecionar o ícone de calendário.

Data de Cadastro – Preencher somente com caracteres numéricos (ddmmaaaa) ou selecionar o ícone de calendário.

Formato – Visualizar no Browser ou Visualizar em CSV (excel)

Após preencher o(s) campos de busca desejados escolha o formato de saída do relatório e clique em “Pesquisar”. Em caso de sucesso, o sistema exibe os dados da Nota, como ilustrado na imagem a seguir;

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Visualização no Browser

Clicando no protocolo da NF (link em azul) o usuário terá acesso os dados da Nota Fiscal. Caso escolha a saída do relatório em formato CSV o portal irá realizar o download da planilha conforme abaixo:

Visualização em CSV

Este relatório permite ainda que o usuário inclua novos filtros através do ícone “+Filtros” conforme imagem abaixo:

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Clicando em um dos filtros disponíveis (imagem) este será inserido ao relatório podendo ser utilizado como mais uma possibilidade de busca para o usuário. Após a inclusão clicando novamente no filtro escolhido (realçado em azul) este deixará de ser uma possibilidade de busca.

Ex: Neste exemplo inserimos os seguintes filtros: Status da Nota Fiscal, Número Recebimento Físico

Fiscal e Data de Aceite do Gestor.

Obs.: assim que realizar um novo login o portal trará somente os filtros default.

Cadastro de Notas Fiscal

Esta funcionalidade tem por finalidade a realização do cadastro em lote ou unitário das notas sejam elas Físicas ou Eletrônicas no BrNotas.

O procedimento de cadastro não mudou, inclusive o MENU continua o mesmo e pode ser acessado, conforme abaixo:

Agora iremos detalhar os principais aspectos dos cadastros e mostrar as diferentes ações que devem ser realizadas para finalizar o cadastro com sucesso.

Cadastro Unitário

O cadastro unitário poderá ser utilizado para Notas Fiscais físicas e eletrônicas e como era feito no sistema anterior o preenchimento dos campos obrigatórios será manual para nota física e eletrônica de Serviço e preenchimento automático, a partir do XML, para notas de Material.

Alguns campos de preenchimento serão essenciais independente do tipo de Nota a ser cadastrado, excluindo as notas de Material Eletrônicas que devido ao preenchimento automático necessita apenas do preenchimento dos campos abaixo:

 Nome do Gestor – Utilizar o ícone da lupa para pesquisar o nome do gestor informado.

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Campos Essenciais:

 Empresa - Selecionar a empresa do grupo Oi, para a qual o fornecedor faturou a nota fiscal.

 Localidade - Selecionar a filial da empresa do grupo Oi, para a qual o fornecedor faturou a nota fiscal.

 Número do Documento - Número do documento fiscal que está sendo cadastrado. Máximo de 10 caracteres numéricos.

 Data de Emissão - Preencher somente com caracteres numéricos (ddmmaaaa) ou selecionar o ícone de calendário.

 Nome do Fornecedor - Esta informação é referente ao fornecedor e será preenchida considerando o usuário logado ao sistema. Importante conferir se esta informação é igual à do emissor da nota fiscal

 Valor Total - Valor Total referente a nota fiscal - Preencher somente com caracteres numéricos.

Pontos de atenção para preenchimento dos campos:

 O asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório.

 O calendário possibilita seleção de data, mês/ano.

 A lupa possibilita localizar os caracteres digitados no campo anterior.

 Marcador verde é obrigatório para inclusão da informação digitada no cadastro.

 Marcador vermelho possibilita exclusão da informação que está sendo digitada.

 A figura da lixeira possibilita eliminar uma informação já incluída.

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Nota Fiscal Física de Material

Campos Específicos:

Valor Total – Valor Total referente a nota fiscal. Preencher somente com caracteres numéricos.

Nome do Gestor – Preencher com o nome do Gestor responsável pela NF

 Informar, no mínimo 3 caracteres para pesquisar o gestor desejado,  Selecionar a lupa

 Clicar sobre o nome do devido gestor.

Pedido/Itens – Preencher com o número do pedido e do item respectivo a NF cadastrada

 Selecionar o ícone verde ao lado do campo, para efetivar o registro das informações.  Caso necessário, é possível excluir um pedido/item já inserido.

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Nota Fiscal Física de Serviço

Nome do Gestor – Preencher com o nome do Gestor responsável pela NF.

Pedido/Itens – Preencher com o número do pedido e do item respectivo a NF cadastrada.

Número do código SAP – Preencher o número do Código SAP, máximo de 10 caracteres numéricos. Folha de Registro – Preencher número da folha de registro respectiva a NF cadastrada, máximo de 10 caracteres numéricos.

 Selecionar o ícone verde ao lado do campo, para efetivar o registro das informações.

Local da Prestação – Selecionar o Estado onde o serviço foi prestado.

 Digitar, no mínimo, as três letras inicias da cidade onde o serviço foi prestado.  Selecionar a lupa

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Nota Fiscal Física de Simples Remessa

Valor ICMS – Valor do ICMS da NF CFOP – Código CFOP referente a NF

Itens – Preencher os campos a seguir com as informações referentes aos produtos da NF. Para Adicionar um item, basta clicar no marcador verde e para remover um item cadastrado clicar no marcador vermelho.

 Descrição – Descrição dos itens

 Qtd. – Quantidade de produtos do Item  Valor(R$) – Valor Unitário de cada produto

 Unidade – Unidade de medida usada para a venda do produto  IPI(R$) – Valor da dedução do imposto IPI de cada item.

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Nota Fiscal Física – Anexo

Protocolo Pai – Informar o número do protocolo da nota principal. (O sistema validará se a nota principal informada já consta na base de dados).

Documento Eletrônico - Informar se o anexo será eletrônico ou físico.

Eletrônico: será necessário seguir os seguintes passos:

▪No ícone “Selecione o Arquivo” - localizar o arquivo do documento. ▪No ícone “Enviar” - confirmar a inserção do documento no sistema. ▪No ícone “Cadastrar” - Finalizar o cadastro do anexo no sistema.

Não eletrônico: será necessário enviar a NF para o protocolo para digitalização

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Nota Fiscal Física de Material de Estoque

Número do Recebimento Físico – Preencher somente com um número de Recebimento Físico referente a NF, máximo de 10 caracteres numéricos.

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Nota Fiscal Física de Serviço e Material

Número do código SAP – Preencher o número do Código SAP, máximo de 10 caracteres numéricos. Local da Prestação – Selecionar o Estado onde o serviço foi prestado.

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Nota Fiscal Física de Transferência de Ativo

CFOP – Código CFOP referente a NF

Itens – Preencher os campos a seguir com as informações referentes aos produtos da NF. Para Adicionar um item, basta clicar no marcador verde e para remover um item cadastrado clicar no marcador vermelho.

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Nota Fiscal Eletrônica de Serviço

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 Clicar sobre o nome da cidade desejada.

Nota Fiscal Invoice

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 Selecionar o ícone verde ao lado do campo, para efetivar o registro das informações.

 Clicar sobre o nome da cidade desejada.

Finalização do Cadastro

Após efetivar o registro de todos os dados da NF selecionando o ícone “Cadastrar” localizado ao final da página o sistema irá apresentar uma mensagem com status do cadastro, conforme imagem que segue.

A partir dessa mensagem deverá ser gerada a Capa de Lote que acompanhará as imagens das notas que serão enviadas ao Protocolo Fiscal para Digitalização e/ou Guarda Física. Apenas para notas Eletrônicas de Serviço não será necessário este envio.

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Capa de Lote

Cadastro em Lote

O sistema permitirá o cadastro em lote de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço e Material separando este cadastro em 2 etapas.

Serviço:

1ª Etapa - Carga do arquivo contendo as informações das Notas Fiscais Eletrônica de Serviços através da funcionalidade “Cadastro em Lote de Notas Fiscais” na qual deverá ser feito o upload de um arquivo no formato TXT ou CSV contendo os registros referentes as Notas Fiscais de Serviços Eletrônica, conforme imagem a seguir.

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Após a escolha do arquivo correto o usuário deve clicar no ícone “Enviar” para efetivar o envio do documento. Após esta ação o sistema irá exibir a relação dos protocolos gerados, informando a quantidade de registros importados e os que estão com erro, caso acorra.

Novidade: O relatório com as informações cadastradas poderá ser gerado em formato CSV.

2ª Etapa - Envio das imagens das Notas Fiscais. O upload das imagens será possível através da funcionalidade “Upload de Imagens de NFe de Serviço”.

As imagens que serão enviadas para o Portal deverão estar no formato TIF ou PDF, sendo necessariamente uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica por cada arquivo e todos os arquivos devem, obrigatoriamente, estar compactadas em um arquivo no formato ZIP.

A nomenclatura de cada arquivo PDF deverá seguir o seguinte padrão:

Data de Emissão (sem barras e espaços) / CNPJ (sem barras, ponto e traços) / Número NF. Ex: Nota Fiscal Número 25, fornecedor com CNPJ 11.111.111/1111-11 e data de emissão 15/01/2012 o nome do arquivo será: 150120121111111111111125.pdf.

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Pontos de atenção:

 Caso o usuário insira um arquivo com formato diferente de ZIP o sistema enviará a seguinte mensagem: “Extensão Inválida Somente arquivos com as extensões ZIP”.

 Caso o usuário insira um ZIP contendo outros tipos de arquivos diferente de PDF, o sistema não realizará o upload do arquivo e mostrará uma mensagem erro após a tentativa de cadastro.

 Caso o usuário insira um ZIP cujos arquivos não possuem a nomenclatura padrão, o sistema realizará o upload, porém, na relação das imagens enviadas será exibida a mensagem:

“Arquivo fora do padrão”.

Material:

1ª Etapa - envio das imagens das Notas Fiscais. O upload das imagens será possível através da funcionalidade “Upload de XML de NFe de Material em Lote”.

As imagens que serão enviadas para o Portal deverão estar no formato XML, sendo necessariamente compactadas em um arquivo no formato ZIP.

A nomenclatura de cada arquivo PDF deverá seguir o seguinte padrão:

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Ex: Nota Fiscal Número 25, fornecedor com CNPJ 11.111.111/1111-11 e data de emissão 15/01/2012 o nome do arquivo será: 150120121111111111111125.pdf.

Pontos de atenção:

 Caso o usuário insira um arquivo com formato diferente de ZIP o sistema enviará a seguinte mensagem: “Extensão Inválida Somente arquivos com as extensões ZIP”.

 Caso o usuário insira um ZIP contendo outros tipos de arquivos diferente de XML, o sistema realizará o upload do arquivo ZIP, porém, a relação das imagens enviadas estará zerada e estes arquivos serão ignorados.

 Caso o usuário insira um ZIP cujos arquivos não possuem a nomenclatura padrão, o sistema realizará o upload, porém, na relação das imagens enviadas será exibida a mensagem:

“Arquivo fora do padrão”.

2ª Etapa - Carga do arquivo no formato TXT ou CSV contendo as informações complementares (Gestor e Pedido/Itens) referente a cada Nota Fiscal, através da funcionalidade “Cadastro em Lote

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Novidade: O relatório com as informações cadastradas poderá ser gerado em formato CSV.

Ponto de atenção:

 Após o cadastro, o DANFE deverá ser encaminhado para o Protocolo Fiscal juntamente com a etiqueta do protocolo gerada pelo sistema para sua guarda física, caso a Nota Fiscal seja entregue no protocolo sem sua etiqueta fixada ou sem número do Protocolo, a mesma não será aceita.

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Correção

Após a Nota Fiscal cadastrada, caso seja constatada alguma inconsistência de dados pela equipe responsável da OI, poderá ser retornada ao Fornecedor para que seja feita a correção da inconsistência, essas Notas Fiscais poderão ser visualizadas através da funcionalidade “Aguardando

Correção pelo Fornecedor”.

Novidade: O ícone EXPANDIR e CONTRAIR foram substituídos pelos ícones das pastas, conforme destaque acima. Para expandir clique na pasta aberta, para contrair clique na pasta fechada. Ao expandir o sistema trará todas as notas fiscais, separadas por tipo.

Clicando no número da NF (link em azul) o usuário terá acesso aos dados da Nota Fiscal e os botões com as possibilidades de ações a serem tomadas:

 Cancelar – permitirá o cancelamento do cadastro da nota fiscal, caso seja necessário, enquanto.

 Corrigir – permitirá a correção das inconsistências informadas pelos analistas nos Campos

“Motivo da Alteração” e “Última Observação”. O clique neste ícone abrirá todos os campos

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A imagem da NF poderá ser visualizada através do ícone “Visualizar Nota”.

Ponto de atenção:

 Para Notas de Serviço Eletrônica não será possível realizar a correção do tipo de documento, caso seja necessária essa alteração, o usuário deverá realizar o cancelamento da nota em questão e realizar o novo cadastro para o tipo correto.

 Para Notas de Material Eletrônica só será permitido a correção dos dados informados no cadastro, Gestor e Pedido/Item, caso seja necessária a alteração de outros dados, deverá ser feito o cancelamento desta nota e feito um novo cadastro com o XML com os dados correto.

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 Para correção de imagem, será necessário cancelamento do cadastro e realização de novo cadastro da Nota Fiscal, para a inclusão da imagem ou XML correto e para Nota Fiscal Física, será necessário cancelamento do cadastro, criação de um novo cadastro e envio físico da nota fiscal correta para o Protocolo Fiscal.

Correção de Notas Fiscais de Devolução – NF Writer

Essas notas entraram no sistema, para pagamento, porém devido alguma inconsistência identificada pelo Gestor deverá ser devolvida, a partir dessa funcionalidade será permitida a inclusão dos campos da NF para que a NF siga o fluxo de devolução.

Valor do ICMS - Valor total do ICMS da nota. CFOP - Código CFOP da nota.

Item - Preencher os campos a seguir com as informações referentes aos produtos da NF. Para Adicionar um item, basta clicar no marcador verde e para remover um item cadastrado clicar no marcador vermelho.

 Valor total dos Itens - Carregado automaticamente, associado à soma dos itens inseridos.

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Como dissemos no início, buscamos garantir uma continuidade do

processo sem grandes impactos.

Nossa intenção com esse manual funcional foi destacar as principais mudanças e permitir que você a partir de agora sinta-se em casa.

Em breve divulgaremos as informações de suporte e também os dados para acesso/login no BrNotas.

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Projeto:

Gestão Documental

Tipo de documento

Manual Funcional - BrNotas

Versão 1.1 ID Documento Oi_BrNotas_GED360 Autor BrScan Tecnologia Revisado por: Renata Silvestre Jardel Nogueira Data de criação Brasília, 21 de outubro de 2014