Orientar os funcionários do Setor Técnico de Comunicação quanto ao envio e ao recebimento de correspondências.
2 – RESPONSABILIDADES
Supervisor Técnico de Seção: Receber o material a ser enviado via Correios, manter
registro dos itens enviados, fazer a rastreabilidade das correspondências (quando solicitado), receber todas as correspondências enviadas para o ICT/CSJC, fazer o registro do material recebido, garantir a distribuição das correspondências nas suas respectivas áreas e treinar os funcionários do STCOM nesta rotina de trabalho.
Assistente Administrativo: Receber o material a ser enviado via Correios, manter
registro dos itens enviados, fazer a rastreabilidade das correspondências (quando solicitado), receber todas as correspondências enviadas para o ICT/CSJC, fazer o registro do material recebido e garantir a distribuição das correspondências nas suas respectivas áreas.
3 - REFERÊNCIAS NORMATIVAS
n/a
4 – TERMOS E DEFINIÇÕES
STCOM –Seção Técnica de Comunicações.
AR – Aviso de recebimento - é o serviço opcional que, através do preenchimento de
formulário próprio, permite comprovar ao remetente para quem foi entregue o objeto por ele postado.
SEDEX - É a entrega expressa disponibilizada pelos Correios para o envio de
documentos e produtos.
Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e de destino, entregas feitas de segunda a sábado.
PAC - A encomenda PAC é a entrega econômica disponibilizada pelos Correios para o
envio exclusivo de produtos.
Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e destino, entregas feitas de segunda a sexta-feira.
O PAC é recomendado para postagem de encomendas de grande peso ou volume, não se usa o PAC para cartas.
Carta registrada – Para o envio de documentos considerados importantes pode-se fazer
o uso da Carta registrada. A única restrição, neste tipo de envio, é que só se pode enviar documentos.
Mala-direta – Sistema de divulgação para clientes de produtos e serviços feito por meio
de envio de remessa postal de impressos, catálogos etc. 2. A lista com o nome e o endereço desses clientes.
Chancela - É um selo, um timbre ou um carimbo, com o objetivo de validar um
OBJETIVO – INDICADOR META – PERIODICIDADE RESPONSABILIDADE - FONTE DE REGISTRO Objetivo:
Manter o registro de todas as correspondências enviadas via Correios.
Indicador: Controle de envio Correios
Meta: 100% dos envios registrados.
Periodicidade: Diária, sempre que houver correspondências enviadas. Responsabilidade: STCOM Fonte de Registro: FRT-STCOM-014 – Controle de envio Correios FRT-STCOM-015 – Relação de remessa Correios Objetivo:
Manter o registro de todas as Correspondências recebidas via Correios.
Indicador: Controle de recebimento Correios
Meta: 100% dos recebimentos registrados.
Periodicidade: Diária, sempre que houver correspondências recebidas. Responsabilidade: STCOM Fonte de Registro: FRT-STCOM-016 - Controle de recebimento Correios 6 – FORNECEDOR
Docentes, Discentes e Servidores.
7 - CLIENTE INTERNO
8 – PASSO A PASSO
Envio de correspondências
O STCOM recebe diariamente, de outras áreas do ICT-CSJC, documentos e objetos para serem enviados via Correios. No momento do recebimento da carta ou objeto a ser postado o funcionário do STCOM deverá perguntar ao usuário do serviço se existe preferência por algum dos seguintes tipos de postagem:
Sedex; Sedex com AR; Carta Registrada; Carta Registrada com AR; PAC; PAC com AR; Carta Simples; Mala Direta ou Correspondência internacional.
Os tipos de correspondência Sedex, Carta registrada e PAC devem receber as respectivas etiquetas coladas na face destinada aos dados do destinatário, preferencialmente no canto superior direito.
As cartas Simples e Registradas deverão receber obrigatoriamente o carimbo com a chancela da UNESP-SJC.
As correspondências internacionais deverão conter o aviso “Documento econômico”, impresso na face do destinatário, juntamente com a etiqueta de declaração para a alfândega, a qual é retirada pelo usuário nas agências dos Correios e trazida ao STCOM preenchida (vide anexo A).
No caso de postagem com AR, o funcionário do STCOM deverá preencher os campos
remetente e destinatário do formulário próprio para este fim. O código de rastreamento
deverá ser colado sobre o campo: CÓDIGO DE BARRAS ou Nº DE REGISTRO DO
OBJETO, no AR. O formulário para envio do AR deverá ser colado sobre os dados do
remetente, no pacote ou envelope, de modo que os dados do remetente (no AR) fiquem voltados para cima.
As cartas simples deverão ser agrupadas por faixa de peso da seguinte forma: 1 a 20, 21 a 50, 51 a 100, 101 a 150, 151 a 200 e 201 a 250g.
elaboração do documento.
Amarrar todo o material a ser enviado para os Correios juntamente com uma cópia da
Relação de remessa Correios e enviar para a portaria até às 12h, horário em que o
Correio recolhe diariamente o material a ser postado.
Recebimento de correspondências
Toda correspondência que chega ao ICT-CSJC do tipo Sedex, PAC e Carta registrada é anotada no formulário FRT-STCOM-016 - Controle de recebimento Correios. Ao retirar esse tipo de material no STCOM, o usuário deverá assinar e datar o formulário.
10 – CONTROLE DE REGISTROS
REV.: 00 DATA DE REVISÃO: 17/07/2014
Nome do Registro Identificação Armazenamento Recuperação Proteção Tempo de Retenção Disposição Relação de remessa Correios FRT-STCOM-015 -Relação de remessa Correios
Pasta fichário Por data, Remetente, destinatário Armário do STCOM 1 ano Descarte Controle de envio Correios FRT-STCOM-014 - Controle de envio Correis
Pasta fichário Por data, Remetente, destinatário Armário do STCOM 1 ano Descarte Controle de recebimento Correios FRT-STCOM-016 - Controle de recebimento Correios
Pasta fichário Por data, Remetente, destinatário Armário do STCOM 1 ano Descarte
