Conselho de Gestão
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS
Organização, gestão e regulação das actividades de prestação de serviços especializados na UC
Anexo 3 das Normas de Enquadramento Financeiro das Actividades Passíveis de Financiamento Externo, realizadas por docentes, investigadores e funcionários da Universidade
ver 2.2
Novembro 2010
I - Nota introdutória
II – Contexto
1. Complementaridade da prestação de serviços especializados e da I&D na UC 2 – A Prestação de Serviços Especializados na UC
III – Elaboração de propostas e contratos de PSE 3 – A definição do orçamento/preço para a proposta
3.1 – Custos directos
3.1.1 – Recursos humanos
3.1.2 – Aquisição de bens e serviços a terceiros 3.2 – Custos indirectos
3.3 - Exemplo de orçamento para PSE:
4 – O contrato de Prestação de Serviços Especializados
5 - A execução financeira da Prestação de Serviços Especializados 5.1 - A aplicação e gestão da receita
5.1.1 – Aplicação da receita de recursos humanos 5.1.2 – Aplicação da receita de gastos gerais (overheads) 5.2 – Exemplo de aplicação da receita de uma PSE
IV – Circuitos de informação e Notas finais
V. Disposição transitória
VI. Contactos na Universidade de Coimbra
Anexos
Anexo A – Tabela de mão-de-obra
Anexo B – Minuta de contrato de prestação de serviços Anexo C – Lista de verificação
Anexo 3 das Normas de Enquadramento Financeiro das Actividades Passíveis de Financiamento Externo, realizadas por docentes, investigadores e funcionários da Universidade.
I - Nota introdutória
A regulação das actividades de prestação de serviços especializados, prevista nas Normas de Enquadramento Financeiro das Actividades Passíveis de Financiamento Externo, realizadas por docentes, investigadores e funcionários da Universidade, aplica-se a todas as actividades de prestação de serviços especializados, sempre em modalidade de custos totais, realizadas por docentes, investigadores ou funcionários da Universidade de Coimbra, no exercício das suas funções ou em instalações da Universidade, independentemente da plataforma administrativa que utilizem para as realizar.
Em concordância com o estipulado no Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES) e nos termos definidos nos Estatutos da Universidade de Coimbra, a missão da Universidade de Coimbra (UC) engloba a transmissão e difusão de cultura, de ciência e de tecnologia, contribuindo para o desenvolvimento económico e social através da investigação, do ensino e da prestação de serviços à comunidade. Assim, um dos deveres institucionais da UC é o de desenvolver actividades de ligação à sociedade, designadamente de difusão e transferência de conhecimento, assim como de valorização económica do conhecimento científico. A captação de financiamento para o desenvolvimento de actividades de investigação é essencial para qualquer instituição de ensino superior que se queira distinguir pela excelência da sua I&D, incentivando e fomentando estas actividades, sejam elas financiadas sob a forma de subsídio ou, indirectamente, pelos resultados da actividade de prestação de serviços especializados. As Unidades de I&D, em paralelo com todos os docentes e investigadores da UC, são os pilares da investigação que é desenvolvida na UC.
II – Contexto
1. Complementaridade da prestação de serviços especializados e da I&D na UC
A evolução científica e tecnológica impõe que as instituições de ensino superior garantam flexibilidade de organização para uma resposta adequada às necessidades da comunidade científica. A UC tem procurado concretizar a sua capacidade de organização e de adaptação ao trabalho científico, adoptando bases para a organização, o enquadramento, a gestão e a regulação da actividade de I&D na UC que se dirigem a:
a) estimular os investigadores e dar-lhes melhores condições para a investigação disciplinar1;
1 “disciplinar” tem aqui o significado de “tematicamente especializada”, um pouco por oposição a “interdisciplinar”, na medida em que corresponde a actividade que apenas mobiliza investigadores de uma dada área, sem cruzamentos férteis entre áreas científicas diferentes.
b) procurar todos os cruzamentos férteis que conduzam a I&D interdisciplinar viável;
c) aumentar o volume global de financiamento;
d) aumentar muito a internacionalização da I&D da UC;
e) manter e ampliar a cooperação de investigadores de outras instituições com a UC;
f) aumentar a dimensão das equipas de investigação para ganhar eficiência, visibilidade e capacidade de concretização de projectos com grande dimensão;
g) aumentar a produção científica internacionalmente reconhecida;
h) rentabilizar os equipamentos científicos infraestruturais através de uso partilhado e de integração em redes;
i) dar visibilidade à produção científica dos investigadores da UC;
j) aumentar o grau de satisfação global dos investigadores e dos trabalhadores científicos em geral;
k) promover a concretização da investigação interdisciplinar na UC.
Ao longo dos anos a UC tem vindo a solidificar a sua ligação à comunidade, tendo-se registado uma evolução muito significativa das actividades de I&D desenvolvidas no seio da Universidade, com natural reflexo na vertente de prestação de serviços especializados. Este incremento é um sinal claro de que a UC tem vindo a intensificar a transferência de conhecimentos para a comunidade, o que implica uma necessidade de adaptação de procedimentos e de sistematização de formas de actuação tendo em vista a homogeneidade destes processos.
2 – A Prestação de Serviços Especializados na UC
De uma forma geral, as actividades de I&D que têm vindo a ser desenvolvidas no seio da UC são financiadas através de regimes de custos adicionais. Por outro lado, as Unidades de I&D realizam por vezes trabalhos de natureza especializada, na esfera de competência dos seus investigadores, que configuram prestações de serviços de elevado valor acrescentado.
Estes serviços são contratados/negociados de acordo com critérios que variam muito de unidade para unidade mas que, regra geral, não se baseiam em preços calculados segundo uma qualquer tabela de custos de mão-de-obra. Assim, os proveitos decorrentes das PSE não poderiam ser considerados como financiamentos nem em regime de custos adicionais nem em regime de custos totais.
Paralelamente à questão do custo associado aos recursos humanos e de outros custos directos, e independentemente das modalidades em que as actividades de I&D ou de prestação de serviços especializados desenvolvidas são financiadas, existem sempre gastos gerais, necessários ao suporte geral das actividades dos projectos. Porque na maioria dos casos as Unidades de I&D operam em instalações da UC, estes custos são financiados pela própria Universidade em parte significativa.
III – Elaboração de propostas e contratos de PSE
A PSE por docentes, investigadores e não docentes da Universidade de Coimbra organiza-se tendo como referência um conjunto de preocupações/requisitos de que se destacam:
a) necessidade de assegurar a homogeneidade, quer na formulação do preço, quer na elaboração do contrato de PSE, utilizando-se para tal os instrumentos anexos a este documento;
b) definição do orçamento da PSE de acordo com o modelo de custos totais;
c) existência de estímulos adequados às equipas de investigação no sentido de incrementar a actividade científica desenvolvida na UC;
d) valorização da capacidade de iniciativa, garantindo a autonomia das Unidades de I&D e dos investigadores no que respeita à negociação e realização das acções de PSE, com consequente responsabilização pela sua execução;
e) carácter institucional das PSE, sendo a entidade contratada a Universidade de Coimbra;
f) redução a escrito do contrato de PSE, celebrado entre a contratada (UC) e a contratante2; g) existência de mecanismos que garantam ausência de concorrência desleal.
Daqui resultam algumas consequências genéricas de enquadramento e de gestão:
1) a prestação de serviços especializados é facturada aos destinatários de acordo com os princípios do financiamento a custos totais, em função do efectivo envolvimento de docentes/investigadores da UC em actividades deste tipo, segundo a tabela de custos de mão-de-obra praticada pela Universidade, independentemente da natureza da unidade que concretize o projecto;
2) a UC é ressarcida dos custos directos de mão-de-obra envolvidos nas actividades de I&D (PSE/projectos) financiadas a custos totais, em função do envolvimento dos seus docentes/investigadores;
3) a UC é ressarcida dos custos indirectos (overheads), segundo esquema de atribuição referido mais adiante neste regulamento.
A operacionalização destas consequências é detalhada a seguir.
3 – A definição do orçamento/preço para a proposta
A realização de PSE na Universidade de Coimbra tem sido e deverá continuar a ser incentivada. Para tal, torna-se necessário assegurar o cumprimento de alguns requisitos essenciais para que a execução decorra
2 No sentido da simplificação de procedimentos, entende-se que as PSE cujo preço seja inferior a 5.000 € (por analogia ao limiar legal para um ajuste directo simplificado do Código dos Contratos Públicos - CCP) não terão de ser reduzidas a escrito, sendo bastante o preenchimento da lista de verificação acompanhada da proposta apresentada.
Independentemente do valor, e nos casos em que ambas as partes sejam entidades públicas abrangidas pelo CCP, caso não seja exigível e a contratante assim o entenda, poderá ser dispensada a redução a escrito, sendo necessário o preenchimento da lista de verificação acompanhada da proposta apresentada.
sem constrangimentos, nomeadamente no que respeita à definição do preço dos serviços. A utilização do sistema de custos totais nas PSE contribui para garantir o cumprimento dos princípios da concorrência, e garante o reembolso dos custos efectivamente incorridos com estas actividades. No que respeita aos princípios de concorrência, deverá ser assegurado que a Universidade de Coimbra não é colocada em situação que conduza a concorrência desleal com outros agentes de prestação de serviços, nomeadamente no que concerne à formulação do preço. O preço da PSE deve conter todos os custos associados à execução das actividades, incluindo, obrigatoriamente, o encargo com os docentes, investigadores e não docentes que estarão envolvidos na execução da PSE, bem como devem ser acrescidos os gastos gerais (overheads). Paralelamente, importa assegurar que a execução de uma PSE não implicará qualquer encargo para UC, devendo sim constituir um contributo efectivo para o seu financiamento, incluindo da actividade de I&D.
Neste contexto, na formulação do preço/orçamento da PSE têm de ser tidas em consideração todas as tipologias de custos inerentes à actividade a desenvolver, quer impliquem quer não necessidades directas de disponibilidade financeira. Ou seja, para a definição do orçamento concorrem não só as aquisições de bens ou serviços necessários à execução da PSE, mas também os custos com o pessoal próprio da UC, necessário ao desenvolvimento da actividade correspondente. Acresce ainda a componente de gastos gerais (overheads) que permite o ressarcimento de custos indirectos imputáveis às actividades desenvolvidas. Nos próximos pontos são abordadas as diferentes tipologias de despesa que, de uma forma genérica, poderão integrar o orçamento de uma PSE.
3.1 – Custos directos
3.1.1 – Recursos humanos
O envolvimento dos colaboradores na execução da PSE, sejam eles docentes, investigadores, não docentes ou bolseiros, deve ser contabilizado como despesa directa daquela actividade. Assim, a formulação de preços das PSE deve ter em conta o custo de mão-de-obra com o desenvolvimento do trabalho.
Para que seja possível a quantificação dos custos directos com recursos humanos imputados, bastará conhecer a duração das actividades e tarefas a desenvolver no âmbito da PSE e o colaborador que as desenvolverá. Assim sendo, para a preparação de uma proposta de orçamento para um cliente será necessária uma estimativa física de dedicação de mão-de-obra, subsequentemente transformada em estimativa financeira através da aplicação da tabela de mão-de-obra da UC.
Para garantir um nível adequado e verosímil ao envolvimento de especialistas da UC num projecto de PSE e, simultaneamente, assegurar uma distinção efectiva entre PSE e projectos a custos marginais, em nenhuma PSE pode existir uma componente de mão-de-obra universitária que represente menos do que 10% da totalidade da despesa directa do projecto.
Ainda relacionado com encargos com recursos humanos, pode ser considerado na formação do preço do
contrato um montante destinado a remunerações adicionais aos investigadores envolvidos, a incluir na despesa directa do projecto, nomeadamente nos termos definidos na alínea j) do nº 3 do artigo 70º do ECDU, desde que verificadas as demais condições aplicáveis do ECDU e as normas em vigor na UC. Este montante não pode ser superior ao da mão-de-obra própria da UC imputada ao projecto, para valores de mão-de-obra própria que não ultrapassem 25% do orçamento de despesa directa do projecto. Assegura-se assim algum equilíbrio entre a dedicação efectiva de mão-de-obra e a retribuição suplementar aos investigadores envolvidos.
3.1.2 – Aquisição de bens e serviços a terceiros
Esta componente do orçamento está direccionada para a aquisição a terceiros de bens ou serviços necessários à execução das actividades da PSE. Na definição do preço deverão ser tidos em conta os valores de mercado destas aquisições, procurando assegurar que existirá futuramente cobertura orçamental para as mesmas.
Importa referir que a aquisição de bens e/ou serviços terá de ser realizada, no caso geral de ser a UC a entidade formalmente outorgante do contrato, de acordo com os normativos legais que regulam a realização de despesas públicas, nomeadamente o Código dos Contratos Públicos, sendo a respectiva despesa documentada por factura ou documento equivalente original.
Procedimentos
As aquisições deverão seguir o regime jurídico de realização de despesas e da contratação pública, desde a autorização para a realização da despesa (início de procedimento), a adjudicação e a autorização do pagamento. Os pedidos de início de procedimento devem ser remetidos à entidade com competência para autorização da respectiva despesa, que desencadeará o respectivo procedimento. Para este efeito os investigadores contam, consoante a Unidade de I&D ou Unidade Orgânica onde estão inseridos, com o apoio dos serviços da Administração.
3.2 – Custos indirectos
A Universidade de Coimbra, ao longo dos anos, tem vindo continuamente a apoiar o desenvolvimento de actividades de investigação, indispensáveis à afirmação da UC e que dão corpo à sua missão. Não obstante esta constatação, é imprescindível que a UC seja ressarcida dos custos indirectos que decorrem da manutenção das estruturas de apoio às diversas actividades.
Assim, o orçamento/preço das PSE terá de conter a componente destinada ao reembolso dos gastos gerais (overheads) que corresponderá a 25% do total da estrutura de custos directos. Ou seja, ao somatório dos custos apurados para recursos humanos e aquisição de bens ou serviços deverá ser aplicada uma taxa de 25%
cujo resultado será o montante de gastos gerais (overheads) a incluir no preço da PSE. No caso de PSE dinamizadas através de plataformas de direito privado, o valor dos custos indirectos será o correspondente a
20% dos custos directos.
3.3 - Exemplo de orçamento para PSE:
A título exemplificativo de como formular o orçamento/preço de uma PSE em regime de custos totais, utiliza-se um caso em que determinada Unidade de I&D é convidada para realizar um trabalho especializado com uma duração estimada de 12 meses. Tendo como objectivo uma correcta definição das tarefas e actividades a desenvolver elabora-se um cronograma físico das diversas fases do trabalho:
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
Mês 5
Mês 6
Mês 7
Mês 8
Mês 9
Mês 10
Mês 11
Mês 12
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Quadro 1: cronograma físico
Identificadas as diferentes fases da PSE, será necessário definir os recursos humanos a envolver em cada uma delas. Neste caso, e meramente a título exemplificativo, reconhece-se a necessidade de envolver quatro docentes/investigadores que intervirão em cada uma das fases com a seguinte estimativa de tempo de execução:
Fase Investigador Duração Horas por Mês
Total de Horas
Investigador A 6 meses 15 90
Fase 1
Investigador B 4 meses 12 48
Fase 2 Investigador A 3 meses 16 48
Fase 3 Investigador C 4 meses 16 64
Investigador A 6 meses 16 96
Fase 4
Investigador D 4 meses 20 80
Quadro 2: estimativa física de mão-de-obra
Conhecida a duração das actividades/tarefas a desenvolver no âmbito da PSE e os colaboradores que as desenvolverão, obtém-se a estimativa física de imputação de mão-de-obra. Através da aplicação da tabela de mão-de-obra da UC, é então possível transformar estes dados em estimativa financeira da imputação de custos com pessoal:
Fase Investigador Categoria Índice Total de Horas
Valor Hora da Tabela
Custo total mão-de-obra Investigador A Professor Associado 260 90 23,69 € 2.131,75 € Fase 1
Investigador B Professor Auxiliar 245 48 22,35 € 1.072,73 € Fase 2 Investigador A Professor Associado 260 48 23,69 € 1.136,93 € Fase 3 Investigador C Investigador Auxiliar 195 64 20,14 € 1.289,09 € Investigador A Professor Associado 260 96 23,69 € 2.273,87 € Fase 4
Investigador D Assistente 155 80 14,32 € 1.145,81 €
9.050,18 € Quadro 3: estimativa financeira de mão-de-obra
Conclui-se então que o orçamento/preço desta PSE deverá incluir 9.050,18 € correspondentes à imputação de recursos humanos, apurados em função do envolvimento de docentes/investigadores da UC nas tarefas que lhe estão associadas.
Supondo que são negociadas remunerações adicionais a um ou mais elementos da equipa, ao valor de recursos humanos imputados deverá ser acrescido o montante acordado. No caso concreto deste exemplo, consideram-se remunerações adicionais no montante total de 4.500 €, a atribuir ao investigador A (2.500 €) e ao investigador D (2.000 €).
Continuando o apuramento dos custos e definição do preço da PSE, é ainda necessário identificar, caso seja necessário, os bens e serviços a adquirir a terceiros. Por hipótese, estima-se que para a execução desta PSE a Unidade de I&D necessitará de bens e serviços cujo valor ascenderá a 5.000 €. Assim sendo, o orçamento global desta PSE será o representado no quadro a seguir.
Tipologias de Custos
Total
Recursos Humanos 13.550,18 € Recursos Humanos - Imputação 9.050,18 € Recursos Humanos - Remuneração Adicional 4.500,00 € Aquisição de bens e serviços 5.000,00 € Sub-Total Custos Directos 18.550,18 € Quadro 4: apuramento de custos directos
Apurados os custos directos, e tendo em conta que as PSE serão facturadas em regime de custos totais, restará apenas calcular o valor de custos indirectos/gastos gerais (overheads) e acrescê-lo ao montante já identificado. Para este efeito, será necessário fazer incidir sobre o total de custos directos a taxa de gastos
gerais (overheads) de 25%, tal como exemplificado no quadro infra.
Sub-Total Custos Directos 18.550,18 € Overheads - 25% 4.637,55 € Custos Totais da PSE 23.187,73 € Quadro 5: apuramento dos custos totais
Em conclusão, esta Unidade de I&D terá de considerar que o custo da realização desta PSE será de 23.187,73€. A este montante poderá ainda, caso a Unidade de I&D ou o investigador responsável assim o entenda, ser adicionada uma margem. Importa também salientar que ao orçamento/preço da PSE será acrescido IVA à taxa legal em vigor, exceptuando-se as situações devidamente enquadradas.
4 – O contrato de Prestação de Serviços Especializados
Tendo em conta as normas de natureza orçamental, contabilística e fiscal pelas quais a UC se rege, é imprescindível, para o seu cumprimento, que os contratos de PSE sejam elaborados de forma clara e precisa.
Focando a questão fiscal, é relevante referir que nas PSE haverá lugar à cobrança de IVA, ou seja, ao preço acordado acrescerá IVA à taxa legal em vigor3. Acrescenta-se ainda que, no que respeita à despesa com aquisições de bens ou serviços realizada no âmbito destas PSE, regra geral, havendo lugar à liquidação do imposto, haverá lugar à dedução do mesmo, pelo que o tratamento fiscal e contabilístico destes custos difere consoante o tratamento dos proveitos.
Neste contexto, e considerando a necessidade de homogeneização das PSE dinamizadas institucionalmente através da UC, foi criada uma minuta de contrato de PSE, que é parte integrante deste documento, e que poderá ser adaptada em função das necessidades específicas de cada caso concreto.
Salienta-se também que, sendo a UC a entidade com personalidade jurídica contratada para o desenvolvimento da PSE, a documentação de formalização do contrato de prestação de serviços terá de ser submetida à assinatura de quem tem poderes para vincular a instituição (questão que será abordada no capitulo IV).
5 - A execução financeira da Prestação de Serviços Especializados
A execução física e científica de qualquer actividade de I&D tem reflexos na sua execução financeira.
Com efeito, estas duas realidades são indissociáveis uma da outra. Assim, tendo por objectivo assegurar
3 Poderá ser possível, em casos concretos e previstos no art. 9º do Código do IVA, a isenção deste imposto.
celeridade no cumprimento dos compromissos assumidos perante terceiros, é imprescindível que se assegurem os fluxos de receita em cada fase da execução de uma PSE. O contrato de PSE deverá prever a periodicidade e as condições em que os pagamentos ocorrerão.
Sublinha-se ainda que as receitas provenientes de PSE conduzidas formalmente pela UC serão obrigatoriamente alvo de registo contabilístico pela UC (classificadas como receita própria). Assim, as transferências financeiras realizadas pelo contratante deverão ter como destino a Universidade de Coimbra, sendo os valores depositados em contas bancárias tituladas pela instituição. Os pagamentos dos serviços prestados devem ser realizados após a emissão das respectivas facturas.
5.1 - A aplicação e gestão da receita
Por princípio, e resultado da politica de I&D da UC, os montantes correspondentes a reembolso de custos de mão-de-obra serão geridos pela Universidade, que procurará aplicá-los em actividades que beneficiem o desenvolvimento de I&D.
A receita proveniente da PSE será destinada a financiar os custos directos, que não correspondem a mão-de-obra imputada e que representam despesa efectiva (corrente e de investimento) resultante da execução da PSE, sendo os valores correspondentes a mão-de-obra imputada e gastos gerais (overheads) distribuídos internamente. Assim sendo, a receita arrecadada no âmbito de uma PSE terá de ser separada em três componentes;
1) valores correspondentes a reembolso de despesa efectivamente paga no âmbito da PSE4; 2) montante relativo aos custos com recursos humanos afectos à PSE, através de imputação;
3) gastos gerais (overheads).
Relativamente à primeira componente, os valores arrecadados que correspondam ao reembolso de despesas realizadas com a aquisição de bens ou serviços a terceiros e remunerações adicionais, serão alocados ao seu pagamento. Os montantes que estejam associados à imputação de recursos humanos e gastos gerais (overheads) são focados nos próximos pontos.
5.1.1 – Aplicação da receita de recursos humanos imputados
A alocação das receitas relativas à mão-de-obra imputada à actividade da PSE, sempre, claro, na medida do envolvimento desta mão-de-obra nas PSE em causa, será distribuída da seguinte forma:
a) 10% para a Politica Comum de Investigação da UC;
b) 45% para o investigador responsável, para aplicação no desenvolvimento de projectos de I&D;
c) 45% para as Unidades Orgânicas de origem dos investigadores em função do envolvimento de cada um.
4 Aquisição de bens e serviços e remunerações adicionais.
Assim sendo, para além do facto de assegurar que a UC não se coloca em situação de concorrência desleal, o facto de o preço/orçamento das PSE ser definido em regime de custos totais (contendo todos os custos associados aos recursos humanos que desenvolvem a actividade, seja através da imputação ou resultado de pagamentos) contribui significativamente para o investimento e melhoria dos recursos disponíveis para as Unidades de I&D, investigadores e docentes da Universidade de Coimbra.
5.1.2 – Aplicação da receita de gastos gerais (overheads)
Os valores retidos pela Universidade de Coimbra a título de compensação de gastos gerais serão distribuídos, tal como estipulado nas Normas de Enquadramento Financeiro, da seguinte forma:
• 86% revertem para a unidade orgânica de origem do responsável do projecto. Este valor pode ser distribuído entre as várias unidades orgânicas de origem dos docentes e investigadores participantes, se tiver havido prévio acordo entre elas, formalizado em documento próprio e calculado tendo em conta o número relativo, face ao total, de docentes e investigadores que integram a equipa;
• 14% revertem para a UC.
No caso das actividades angariadas através da Divisão de Inovação e Transferências do Saber, 1/4 da receita obtida a título de compensação de gastos gerais fica afecto a projectos e actividades dinamizados por esta Divisão.
5.2 – Exemplo de aplicação da receita de uma PSE
Procurando exemplificar, de forma prática, a metodologia de alocação das verbas resultantes da afectação de recursos humanos à execução de uma PSE, retoma-se o exemplo do ponto 3.3.
Componentes da Receita Valor
Recursos Humanos 13.550,18 € Aquisição de bens e serviços 5.000,00 € Overheads 4.637,55 € Total Receita 23.187,73 € Quadro 6: componentes da receita arrecadada
É de percepção imediata a partir do Quadro 4 que 9.500 € correspondem ao reembolso das aquisições de bens e serviços e remunerações adicionais, pelo que este valor se destinará a suportar estas despesas.
No que respeita aos montantes associados à imputação de recursos humanos, esta componente de
receita será alocada de acordo com as regras do ponto 5.1.1. O quadro abaixo espelha o custo de cada investigador no desenvolvimento das diversas fases da PSE exemplificativa, bem como identifica a Unidade Orgânica de cada colaborador.
Fase Investigador Custo total mão-de-obra
Unidade Orgânica Investigador A 2.131,75 € Faculdade X Fase 1
Investigador B 1.072,73 € Faculdade Y Fase 2 Investigador A 1.136,93 € Faculdade X Fase 3 Investigador C 1.289,09 € Faculdade Y Investigador A 2.273,87 € Faculdade X Fase 4
Investigador D 1.145,81 € Faculdade X Quadro 7: imputação de mão-de-obra
Tendo em conta que 45% do montante recebido relativo a custos de mão-de-obra imputados serão alocados às Unidades Orgânicas de origem dos investigadores, revela-se necessário conhecer o montante global imputado e a proporção a afectar a cada Unidade Orgânica.
As proporções correspondentes a cada Unidade Orgânica do orçamento de recursos humanos imputados são as reflectidas no quando abaixo.
Unidade Orgânica
Montante de mão-de-obra
Imputada
Peso Relativo
Faculdade X 6.688,36 € 73,90%
Faculdade Y 2.361,82 € 26,10%
9.050,18 €
Quadro 8: peso relativo de cada Unidade Orgânica
Assim, aplicando os princípios definidos no ponto 5.1.1, a receita correspondente à mão-de-obra imputada ao desenvolvimento das actividades da PSE será alocada da seguinte forma:
Alocação das receitas relativas à mão-de-obra Taxa Valor Politica Comum de Investigação 10% 905,02€
Investigador Responsável (para aplicação em I&D) 45% 4.072,58€
Unidades Orgânicas de origem dos investigadores 45% 4.072,58€
Faculdade X 73,90% 3.009,64€
Faculdade Y 26,10% 1.062,94€
Total 9.050,18 € Quadro 9: distribuição da receita relativa a recursos humanos
Resta analisar a forma de alocação da receita arrecadada a título de gastos gerais (overheads). De acordo com o princípio constante do ponto 5.1.2, esta componente de receita será distribuída da seguinte forma:
Alocação das receitas relativas gastos gerais Taxa Valor
Universidade 14% 649,26€
Unidades Orgânicas de origem dos investigadores 86% 3.988,29€
Faculdade X 73,90% 2.947,35€
Faculdade Y 26,10% 1.040,94€
Total 4.637.55€
Quadro 9: Distribuição da receita relativa a gastos gerais
IV – Circuitos de informação e Notas finais
Este documento visa a sistematização e a homogeneidade de tratamento das PSE, tendo em conta a necessidade de salvaguardar interesses institucionais relativos a encargos que são assumidos genericamente pela Universidade (overheads), os que respeitam à assunção de responsabilidades e ainda no que diz respeito ao envolvimento de docentes, investigadores e não docentes na execução de actividades de I&D, no caso concreto financiadas através de PSE.
Procurando, assim, homogeneidade de procedimentos e, em simultâneo, apoiar os investigadores na execução administrativa e financeira da PSE, toda a documentação relevante deverá ser remetida aos serviços
da Administração da UC5. Assim, para a assinatura do contrato de PSE deverão são necessários os seguintes documentos:
1) o contrato de PSE;
2) o orçamento desagregado (que corresponderá ao preço), com informação relativa aos recursos humanos afectos à execução das actividades e respectivos tempos estimados;
3) a lista de verificação de Protocolos, devidamente assinada pelo responsável da Unidade Orgânica.
Em suma, deverá ser tido em consideração que uma PSE deve ser facturada em regime de custos totais, englobando no seu preço todos os custos directos e indirectos da actividade a desenvolver: imputação dos custos com os recursos humanos (na medida dos tempos a consumir na execução da PSE), apuramento das necessidades de aquisição de bens e serviços e aplicação da taxa de gastos gerais (overheads) em vigor na UC.
São parte integrante deste documento os instrumentos criados pela Universidade de Coimbra, necessários à normalização da formulação de contratos de prestação de serviço especializados segundo o modelo de custos totais:
a) tabela mão-de-obra da UC;
b) minutas de contratos;
c) lista de verificação;
V. Disposição transitória
O presente normativo entra em vigor no dia 1 de Janeiro de 2011. Os projectos que não terminem a 31 de Dezembro de 2010 regem-se também pelo presente normativo excepto se o investigador responsável explicitamente optar pelo regime do normativo em vigor quando o projecto se iniciou.
VI. Contactos na Universidade de Coimbra
1 – Administração da Universidade de Coimbra Morada: Administração da Universidade de Coimbra
Palácio dos Grilos Rua da Ilha 3004-531 Coimbra
PORTUGAL
Telefone: +351 239 859 910 / +351 239 859 920 Fax: +351 239 827 994
5 Tendo sido, preferencialmente, preparada com o apoio da própria Administração da UC.
E-mail:
ucadmin@adm.uc.pt
/acgp@df.uc.pt
2 – Instituto de Investigação Interdisciplinar (IIIUC) Morada: Instituto de Investigação Interdisciplinar
Casa Costa Alemão
Pólo II – Universidade de Coimbra 3030-194 Coimbra
PORTUGAL
Telefone: +351 239 723 895 Fax: +351 239 703 394 Web:
http://www.uc.pt/iii
E-mail:
iii@ci.uc.pt
Anexos
Anexo A – Tabela de mão-de-obra
Anexo B – Minuta de contrato de prestação de serviços Anexo C – Lista de verificação
