O PODER DO
FOCO
O GUIA DEFINITIVO PARA
ELIMINAR DE VEZ OS INIMIGOS
DA PRODUTIVIDADE
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CONTEÚDO
Introdução ... 6
Identificando Ladrões de Tempo ... 8
Dicas de foco ... 15
Maximizadores de foco ... 20
Criando um plano de foco ... 28
Introdução
Vivemos em uma era de sobrecarga de informações. Somos bombardeados com mídia, tecnologia, entretenimento e notificações todos os dias. Parece que existem centenas de pessoas e coisas competindo por nossa atenção a todo o momento. Não é de se admirar que nos últimos anos nossa atenção e nossa capacidade de foco tenham diminuído.
Seu tempo é valioso. Não ser capaz de se concentrar pode ter um efeito negativo sobre o sucesso que temos no trabalho e em nossas vidas pessoais. O foco é uma habilidade que
desenvolvemos treinando e praticando. A produtividade requer intenção e estratégia para ajudar a tornar o seu tempo útil para você.
Vamos começar examinando ladrões de tempo que nos tornam menos produtivos. Discutiremos dicas e técnicas para ajudar a
melhorar seu foco. Então, vamos criar o seu plano que o ajudará a melhorar sua produtividade agora.
Identificando Ladrões de
Tempo
“O foco só pode ocorrer quando dissemos sim a uma opção e não a todas as outras opções”, diz James Clear em seu artigo sobre o Foco.
Ladrões de tempo são atividades que nos distraem do que
realmente precisamos fazer. Eles não contribuem para nos ajudar a alcançar nossos objetivos.
Atividades que matam o tempo são "barulhos". São distrações que matam nossa capacidade de concentração. O foco requer limitá-los o máximo possível enquanto você estiver trabalhando. A chave para se concentrar é escolher uma tarefa a fazer e se livrar do resto. Tudo o que não é essencial para concluir essa tarefa é uma distração.
Para ajudar você a começar sua jornada para maximizar a
produtividade, vamos identificar as coisas que o estão distraindo da conclusão de seu trabalho.
Amanhã de manhã, quando você começar a trabalhar, tente fazer uma anotação escrita (ou mental) de cada vez que parar do que está trabalhando no momento para fazer alguma coisa e volte ao seu trabalho. Mantenha uma contagem.
Uma vez identificada, vamos escrever essas atividades para incluir mais tarde em nosso plano. Procuraremos maneiras de
estabelecer limites para impedir que isso aconteça no futuro. Aqui estão alguns exemplos das distrações mais comuns e como elas afetam nossa capacidade de manter o foco.
Seu smartphone
Está com você quando você acorda, enquanto dirige, em reuniões, no jantar e ao lado da cama, à noite. Nossos dispositivos móveis
se tornaram outro apêndice de nossos corpos. Algumas pessoas acham difícil ficar longe de seus smartphones, mesmo por alguns minutos. Notificações constantes de aplicativos e textos podem distraí-lo rapidamente, causando um atraso na atenção
concentrada na tarefa em questão.
Para nos ajudar a ter mais conhecimento do uso do smartphone, alguns dispositivos móveis (como o iPhone) podem contabilizar quantas vezes você atende o smartphone por dia. Este pode ser um número assustador de se ver. Depois de saber quantas vezes você atende o smartphone para verificar as notificações, pode começar a fazer alguns ajustes na frequência com que o atende.
Multitarefa
Algumas pessoas usam a multitarefa como um distintivo de honra para se sentir realizado. Essa pessoa pode achar que, quanto mais ocupada, mais coisas ela está fazendo. A verdade é que podemos
trabalhar em mais de uma coisa de cada vez, mas não tão bem assim.
Quando podemos nos concentrar em uma tarefa de cada vez, podemos dar todo o nosso foco. Leva tempo para o nosso cérebro alternar entre tarefas que resultam em perda de tempo.
Concentre-se na conclusão das tarefas, em vez de realizar muitas tarefas rapidamente. Com que frequência você realiza várias tarefas? Anote se você se sentir que ser multitarefa o ajuda a se sentir realizado.
Armadilhas de mídia social
Você já caiu na toca do coelho do YouTube ou ficou tão envolvido com o Instagram que ficou lá por horas? Isso acontece
frequentemente com muita gente. As recompensas químicas que recebemos de nosso cérebro quando recebemos curtidas e
Como consumidores, gostamos de ver os milhões de vídeos e conteúdos publicados todos os dias. No entanto, se estamos
trabalhando, isso é um obstáculo à nossa produtividade. A melhor maneira de parar esse ladrão de tempo é estabelecer limites para as mídias sociais:
■ Coloque um tempo no seu calendário para verificar /
publicar as mídias sociais. Talvez à noite uma hora antes de dormer;
■ Use os recursos de limite de tempo nos aplicativos para
definir limites diários. Isso o ajudará a perceber quando você ultrapassou seu limite;
■ Desative suas notificações de mídia social. Verifique apenas suas mídias sociais durante o horário agendado.
Você já sentiu a necessidade de preencher todos os horários no seu calendário? Não há recompensa em ter um calendário cheio de eventos. Um cronograma demais pode prejudicar sua
capacidade de concluir as coisas mais importantes a serem feitas para o dia.
Para limitar as distrações, verifique se apenas eventos essenciais são colocados no seu calendário. Uma revisão final do produto com sua equipe ou consultas médicas são exemplos de eventos essenciais para participar. A maioria de nós conhece os eventos aos quais deve comparecer. Permita que o resto do tempo
trabalhe em direção a seus objetivos. Isso lhe dá flexibilidade para concluir suas tarefas no tempo que for necessário. Isso nos leva ao próximo grande ladrão de tempo.
Aprendendo a dizer não
Muitas pessoas lutam contra o vício em aprovação ou têm dificuldade em dizer às pessoas um “não”. Isso leva a ter mais
coisas para colocar em sua agenda do que você precisa ou deseja. Para começar a recuperar o seu tempo, isso significa ter que
recusar convites de pessoas de quem você gosta. Às vezes, significa recusar solicitações de reunião.
Seu tempo e energia são valiosos. Se você não respeitar, outras pessoas também não. A melhor coisa a fazer é ser honesto com eles. Deixem saber que você está trabalhando em um projeto importante e entrará em contato com eles mais tarde.
É difícil dizer não; no entanto, é uma necessidade quando você precisa se concentrar. Encontre maneiras de colaborar com outras pessoas usando métodos como email, conferência on-line ou
chamadas em conferência no lugar de reuniões tradicionais. Você tem um desperdício de tempo não listado aqui? Lembre-se de anotá-los em seu plano para que você esteja consciente deles. Vamos criar barreiras em torno dessas distrações para ajudá-lo a manter o foco na conclusão das tarefas importantes do dia.
Dicas de foco
Aqui estão alguns "truques mentais" importantes para ajudar você a melhorar seu foco para o dia.
Cuidando de si mesmo primeiro
Nossa prioridade deve ser garantir que sejamos seres humanos totalmente saudáveis. Quando nossa saúde física e mental está em declínio, não há como dar ao nosso negócio todo o seu
potencial. Aqui estão algumas dicas importantes de autocuidado para melhorar seu foco:
■ Certifique-se de descansar o suficiente (7-8 horas de sono). Seu cérebro não funcionará quando estiver cansado.
Enquanto você dorme, seu corpo pode se restaurar.
■ Coma refeições bem equilibradas. Lanches saudáveis
ajudam seu cérebro a funcionar da melhor maneira possível. Tente superalimentos e aumente sua quantidade de
extremamente útil, além de tentar ir ao supermercado apenas uma vez por semana. Use comércios que oferecem serviços de delivery para obter pontos extras de
produtividade;
■ Beba mais água. A desidratação pode causar perda de concentração e foco, de acordo com um estudo da Georgia Tech. A maioria das autoridades recomendam pelo menos oito copos de 250ml por dia;
■ Exercite-se regularmente. O exercício moderado pode aumentar a agilidade e a energia que ajudarão você a ser mais produtivo no trabalho. O exercício regular também é importante para prevenir doenças que podem fazer com que você perca o trabalho. Se você não pode ir à academia, tente subir as escadas no trabalho. Faça exercícios 30
minutos por dia, pelo menos, 5 vezes por semana;
■ Passe algum tempo ao ar livre. Estar na natureza nos ajuda a equilibrar nossa mente e corpo. Tire alguns minutos da sua
programação para dar um passeio fora de casa e do trabalho. Olhe para as árvores, ouça um pouco de água fluindo ou apenas tome um pouco de sol;
■ Tente meditar. A atenção plena é uma ótima prática para ajudar a limpar a mente da desordem e estar no momento presente. Existem aplicativos pagos, como Headspace e Calm, que podem ajudá-lo a praticar a atenção plena em menos de 10 minutos por dia.
Limpe seu espaço
Uma ótima maneira de organizar sua mente é organizar o espaço ao seu redor. Configure um ambiente em seu escritório que
promova o foco.
Comece limpando a estação de trabalho de todos os papéis e materiais não relacionados à tarefa em que você está trabalhando no momento. Organize os papéis em pastas e reserve-os para mais tarde. Você não precisa buscar perfeição nisto. Apenas
reduzir a bagunça na sua área de trabalho já ajudará a reduzir o número de distrações ao seu redor.
Verifique se a temperatura na sala não está muito quente ou muito fria. Ter um espaço de escritório adequado pode aumentar sua produtividade em até 15%.
Faça pausas
Isso também faz parte do autocuidado. Nossa mente é um
músculo que pode se cansar. Às vezes, fazer uma pequena pausa em uma tarefa nos ajuda a restaurar nossa mente para que
possamos voltar com uma nova perspectiva.
Nos sentimos culpados por pensar que, quanto mais trabalhamos sem interrupções, podemos realizar projetos com eficiência. No entanto, estamos enganando a nós mesmos e a nosso trabalho por não sermos bons para nossos corpos.
Trabalhar sem fazer pausas leva a uma diminuição no
desempenho. Faça uma pausa de dez minutos pelo menos para trazer alguma clareza à sua mente.
Pratique a regra de dois minutos
Segundo o empresário Steve Olenski, concluir tarefas curtas
imediatamente leva menos tempo do que ter que voltar e fazê-lo. Aqui está a regra de dois minutos. Se você vir uma tarefa que pode ser executada em dois minutos ou menos, faça-a
imediatamente.
Ouça algumas músicas
Ligue a sua estação de música favorita e conecte seus fones de ouvido! A música é inspiradora. Mantém nosso cérebro
comprometido e ajuda a nos manter motivados. A música
também envolve a parte do cérebro que chama nossa atenção. Para obter o foco máximo, você pode preferir o clássico ou a música sem letra.
Maximizadores de foco
O desgaste é real. Podemos ter muitas idéias excelentes para ser mais produtivo, mas não será útil se você se cansar e sair. Aqui estão algumas dicas úteis para ajudá-lo a gerenciar seu tempo e, esperamos, diminuir suas chances de esgotamento.
Compactar seu dia
A criação de uma lista de tarefas é uma parte importante do gerenciamento de tempo, mas geralmente criamos uma lista muito grande com expectativas irracionais para o dia.
Crie sua lista com as 3-5 coisas mais importantes a serem
realizadas naquele dia. Isso está no topo da lista. A seguir, você lista alguns itens que podem ser feitos naquele dia, mas que não são tão importantes ou urgentes.
Crie sua lista de tarefas para o dia seguinte antes de sair para a noite. Quando você chegar ao escritório pela manhã, estará pronto para começar.
Trabalho Profundo
Cal Newport descreve o Trabalho Profundo como "a capacidade de se concentrar, sem distração, em uma tarefa cognitivamente exigente". Se você tem uma tarefa ou projeto importante no trabalho que requer muita energia cerebral, reserve algumas horas em seu calendário para não ser incomodado, a menos que seja uma emergência real.
Durante esse período, desligue as notificações dos aplicativos de mensagem ou coloque o smartphone no modo de “não
incomodar”. Se possível, coloque seu smartphone em um local seguro o mais longe possível do seu alcance. Minimize todas as interrupções possíveis durante esse período.
Configure intervalos durante o dia para verificar e-mails e outros tipos de mensagens fora deste período onde você se concentrará apenas em uma tarefa.
Encontre seu período de pico de trabalho
Isso pode ser diferente para cada pessoa. Para alguns, isso pode ser a primeira hora de manhã quando você chegar ao escritório. Esta é a hora do dia em que você está fisicamente e mentalmente mais focado.
Tentar fazer um relatório importante antes da hora de dormir pode não ser o ideal, porque você está cansado e distraído com as coisas acontecendo em casa.
Crie uma rotina nesse período em que você execute as tarefas mais importantes do dia durante esse período. Criar rotinas
tarefas que não exigem a mesma quantidade de foco no final do dia ou durante o período menos ideal.
Concentre-se no resultado, não na tarefa
A chave aqui é se comprometer com a conclusão do trabalho. Concentrar-se apenas na execução de uma tarefa pode resultar na necessidade de realizá-la novamente, perdendo mais tempo.
Comece a rastrear o tempo que você gasta em tarefas.
Provavelmente, não estamos estimando a quantidade de tempo que levará para a conclusão. Concentre-se no que você deseja concluir.
Ao focarmos no objetivo final, podemos garantir que as coisas que estamos fazendo sejam significativas e façam o melhor uso
possível do nosso tempo.
Embora a definição de prazos possa parecer estressante, eles são úteis para definir limites saudáveis. Nós tendemos a ser mais produtivos e focados quando há um limite de tempo. Quando houver um projeto em andamento, tente estabelecer alguns prazos para trabalhar de modo mais eficiente.
Divida grandes objetivos em projetos menores. Por exemplo, se você quiser escrever um livro, defina uma meta menor para escrever o parágrafo de introdução neste final de semana e no próximo final de semana escreva 10 páginas para o Capítulo 1. É gratificante quando você sente que concluiu uma meta a tempo.
Use ferramentas de produtividade
Use esta lista útil de ferramentas projetadas para ajudá-lo a se concentrar no que é importante realizar no dia:
■ Hootsuite: reduza o tempo de mídia social agendando sua publicação nas redes sociais;
■ Evernote: leve suas anotações para onde quer que você vá. É baseado em nuvem, para que você possa acessar suas anotações no smartphone, em casa ou no escritório. Se você não pode anotar sua ideia, tente usar a mensagem de voz no telefone para lembrar de anotar suas idéias mais tarde;
■ Dropbox: o Dropbox ou qualquer outro armazenamento baseado em nuvem, como o OneDrive ou o iCloud, também ajudará a manter os documentos mais importantes por perto para revisão e compartilhamento a qualquer momento;
■ Asana: Esta é uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos para indivíduos e empresas. Você pode planejar e organizar seu trabalho ou escolher um plano que o ajude a colaborar com uma equipe;
■ RescueTime: Este aplicativo ajuda a rastrear o tempo gasto em diferentes aplicativos para lhe dar uma noção de como você está gastando seu tempo. A versão paga ajudará a bloquear sites que te distraem enquanto você trabalha.
A produtividade é mais uma jornada do que um destino
Como empresário, você pode sentir que, se conseguir aquele engajamento em suas apresentações, atingir suas projeções de vendas ou abrir sua loja física ou online, esse evento será um sinal de seu sucesso. No entanto, é o compromisso com o processo que o torna bem-sucedido.
Estar se levantando todos os dias e fazendo algo em direção ao seu objetivo. Se você quer se tornar ótimo em qualquer coisa, deve praticá-la todos os dias. Você deve amar não apenas os resultados, mas o processo de criação dos resultados.
Não se esqueça de se recompensar. No gerenciamento de projetos, celebramos após a conclusão de grandes projetos. Programe aquelas férias ou coloque aquele prêmio em seu calendário.
Ter algo pelo que esperar é um grande motivador para alcançar seus objetivos.
Criando um plano de foco
Agora vamos criar um plano de ação para melhorar o foco e a produtividade. Algumas pesquisas dizem que levamos 4 semanas para desenvolver um novo hábito.
Vamos dividir nosso plano em quatro semanas.
Semana 1:
■ Descubra como você está gastando seu tempo. Aplicativos de produtividade, como o RescueTime, enviarão um relatório com base em sua atividade. Isso irá ajudá-lo a identificar esses ladrões de tempo. De outra maneira, você pode apenas usar um bloco de notas;
■ Encontre as estatísticas de uso do tempo da tela no seu smartphone. Veja quais aplicativos você mais usa e com que
■ Limpe seu espaço de trabalho. Organize tarefas em pastas ou cadernos;
■ Configure seu relógio para acordar na mesma hora todos os dias.
Semana 2:
■ Analise os resultados do RescueTime ou os resultados do tempo de tela monitorado no seu smartphone;
■ Comece a definir algumas metas. Anote algumas metas diárias, semanais, mensais e anuais;
■ Adicione datas a essas metas e coloque-as no seu
calendário. Tente usar o calendário do Google se você ainda não o possui;
■ Defina uma meta que você deseja atingir nas próximas 3 semanas;
■ Encontre alguém com quem compartilhar essas metas. A responsabilidade é um grande motivador para garantir que você atinja seus objetivos.
Semana 3:
■ No final de cada dia de trabalho, faça uma lista de 3 a 5 coisas que você deseja fazer no dia seguinte. Somente os objetivos mais importantes que você precisa alcançar;
■ Encontre um notebook útil para o planejador de projetos ou experimente o Asana ou outros aplicativos de
gerenciamento de projetos;
■ Pratique algum autocuidado. Planeje suas refeições para a semana e não esqueça de agendar um horário para o exercício.
■ Revise seu calendário. Existem itens essenciais? Existem coisas que você pode decolar?
■ Hora de celebrar! Certifique-se de se recompensar ao concluir a meta definida na semana 2;
■ Revise as estatísticas de uso do RescueTime e do
smartphone no final da semana para ver quanto tempo você economizou.
Palavras finais
O Poder do Foco requer prática e esforço. As etapas descritas aqui ajudarão você a encontrar maneiras de ajudar a minimizar as
distrações que podem impedi-lo de se concentrar no que é mais importante. Aqui estão alguns próximos passos a serem seguidos:
Lembre-se de que você precisará:
■ Identificar os ladrões de tempo;
■ Não esqueça que a melhor maneira de ser produtivo é cuidar de si mesmo;
■ Limpe seu espaço de trabalho da desordem;
■ Use alguns dos aplicativos de produtividade listado;
■ Pratique técnicas de trabalho profundo que o ajudarão a se concentrar;
Parabéns! Você está um passo mais perto de se tornar mais focado, mais produtivo e alcançar seus objetivos!
