X PRÊMIO SUL-MATO-GROSSENSE DE GESTÃO PÚBLICA
CATEGORIA PRÁTICAS E IDEIAS INOVADORAS NA GESTÃO ESTADUAL
1. Nome da prática ou ideia inovadora:
Programa Canal de Ideias, sistema de sugestões.
2. Caracterização da situação anterior:
A Sanesul atende 124 localidades do estado de Mato Grosso do Sul, divididas em dez regionais, com serviços de abastecimento de água e coleta e tratamento de esgotos sanitários e possui um quadro de empregados distribuído nesses Municípios.
A melhoria dos serviços prestados à população é uma das principais diretrizes da empresa, por esse motivo vem implementando práticas de gestão, incluindo a participação no GESPÚBLICA e no Prêmio Nacional da Qualidade em Saneamento – PNQS e Certificação do Laboratório Central – ISO IEC 17.025. A gestão de pessoas é uma das principais exigências de todo sistema de gestão, para tanto, a empresa busca alternativas que visem à melhoria da qualidade de vida de seus empregados, bem como a integração e desenvolvimento.
Por outro lado, os próprios empregados sempre reivindicaram melhorias nos canais de comunicação e maior participação nas questões relacionadas à empresa.
O Sistema de Sugestões, através de caixas de sugestões, foi iniciado na Gerência de Controle Sanitário, responsável pelo Laboratório Central, quando da implantação da ISO IEC 17.025 e em 2012, foi implantado nas unidades de Dourados e Ponta Porã, através da formação de um Comitê, responsável pelo Programa. Para iniciar, fez-se um evento com todos os empregados, esclarecendo o funcionamento do sistema, a importância da participação e como os empregados poderiam participar. As caixas de sugestões foram colocadas em locais estratégicos e a cada mês o Comitê coletava as sugestões depositadas na caixa, analisavam e aprovavam as ideias passiveis de implantação, dando devolutiva aos empregados, mesmo para aquelas ideias que não poderiam ser aproveitadas.
No entanto, da forma como foi concebido, cada unidade tinha seu Sistema de Sugestões e as ideias que poderiam ser aproveitadas em outras localidades não eram
disseminadas. Então, em 2013, a Gerência de Desenvolvimento de Pessoas sugeriu que fosse desenvolvido um sistema informatizado para o Programa de Sugestões, que possibilitasse a integração dessa prática, facilitando assim o acesso dos empregados para sugerir e para consultar o andamento de suas ideias, podendo ainda conhecer as sugestões dos colegas que já passaram pela análise e aprovação do comitê. Este sistema, chamado Canal de Ideias, está disponível na intranet, onde cada empregado pode acessar para incluir suas ideias e pesquisar sugestões de outros colegas de trabalho. Para os empregados que não tem acesso à rede, as caixas de sugestões foram mantidas em locais estratégicos e o Comitê fica responsável em recolher as sugestões depositadas nas caixas e incluí-las no sistema, para isso o Comitê tem nível de acesso diferenciado para fazer a gestão das ideias.
3. Descrição da prática/proposta inovadora:
O Canal de Ideias é um instrumento de registro e tratamento sistemático das sugestões dadas pelos empregados através de um sistema informatizado que permite que essas sugestões sejam compartilhadas com toda a empresa. E quanto maior compartilhamento e socialização, melhor é o estímulo à participação e consequente valorização e reconhecimento dos esforços de autoria e criatividade das pessoas e equipes de trabalho, trazendo melhorias a todos da empresa.
Figura 1: Página inicial do programa Canal de Ideias Fonte: Programa Canal de Ideias
3.1. Objetivos que se propõe e resultados visados:
3.1.1. Geral:
Incentivar a participação dos empregados na busca da melhoria contínua dos processos de trabalho, ambiente de trabalho, segurança e demais temas relacionados às equipes e à empresa.
3.1.2. Específicos:
Promover oportunidade de participação de todos nas ações e ambientes da empresa, facilitar o compartilhamento, socialização, estímulo à gestão participativa e o reconhecimento aos esforços de autoria de pessoas e das equipes de trabalho;
3.1.3. Resultados esperados:
Aumentar a satisfação dos empregados através da participação no programa; Aumentar o número de unidades com programa implantado;
Ampliar a quantidade de sugestões;
Incentivar o compartilhamento de ideias entre as unidades e divulgar as melhores práticas.
3.2. Público–alvo da prática/ proposta inovadora:
O Canal de Ideias é aberto à participação de todos os empregados, estagiários e terceirizados da empresa. Os clientes e a comunidade em geral são beneficiados, uma vez que qualquer sugestão de melhoria de processos impacta diretamente na qualidade do abastecimento de água e esgotamento sanitário, podendo resultar em maior eficácia dos serviços prestados. Impacta também aos acionistas, pois qualquer ideia que gere economia traz resultados positivos ao orçamento da empresa.
3.3. Concepção e trabalho em equipe:
O Programa de Sugestões CANAL DE IDEIAS foi proposto pela Gerente de Desenvolvimento de Pessoas, que ao acompanhar desenvolvimento do Sistema de Sugestões das cidades de Dourados e Ponta Porã, à época realizada através de caixas de sugestões, observou que as ideias não eram divulgadas para toda a empresa e também que as Caixas de Sugestões não estimulavam a participação então foi desenvolvido o sistema informatizado.
A Gerente de Desenvolvimento de Pessoas - GEDEP formou um grupo de trabalho, dentro de sua gerência, que definiu as diretrizes e estratégias necessárias. Quando pronto, o programa foi encaminhado à Gerência de Tecnologia da Informação que designou um Analista de Sistemas para dar início ao desenvolvimento do sistema.
Após alguns testes do sistema dentro da GEDEP, ele foi finalizado e apresentado, através do envio do link do site, às unidades regionais de Coxim, Naviraí, Ponta Porã, Dourados, Nova Andradina e Corumbá para sua implementação.
3.4. Ações e etapas da implementação:
Ao criar o Canal de Ideias, foi elaborada uma normativa contendo todos os passos para implementação do programa e as responsabilidades de cada participante. O objetivo dessa normatização é auxiliar as unidades que desejam aderir ao programa.
O Programa Canal de Ideias tem a coordenação geral da Gerência de Desenvolvimento de Pessoas – GEDEP, responsável por orientar a implantação em todas as unidades gerenciais da empresa. A coordenação em cada unidade gerencial é de responsabilidade do Gerente e do comitê.
Para dar início à implantação, cada Gerente regional apresenta o Programa aos empregados, que orienta como podem participar, bem como instituir um Comitê em cada Gerência, que é o responsável pela continuidade do Programa.
Para monitorar o programa e garantir a ativa participação de todos os empregados, o Comitê sempre deve divulgar amplamente os encaminhamentos e resultados das sugestões aprovadas, principalmente para manter os autores informados sobre o andamento de suas sugestões. O acompanhamento e avaliação de resultados globais é responsabilidade da GEDEP, porém cabe ao Comitê analisar detalhadamente e decidir pela aprovação ou não de cada sugestão.
Durante a avaliação das sugestões, os seguintes itens são observados: • Gera maior integração entre processos de trabalho?
• Gera segurança? • Gera redução de custo?
• Poderia ser substituída por alternativas mais simples, de menor relação custo x benefício?
• Gera retorno financeiro?
• Permitirá maior satisfação dos empregados?
Para as sugestões aprovadas ou não aprovadas, o comitê deve dar uma resposta no prazo máximo de trinta dias. Quando não aprovada, explicar o porquê não foi aceita, informando diretamente a quem sugeriu, valorizando assim a participação de cada um.
O comitê deve sempre manter o arquivo dos principais documentos relacionados ao Programa, ata das reuniões, relatórios periódicos de acompanhamento das implantações e outras deliberações da Gerência ou do Comitê sobre o Programa.
Ao final de cada ano, o Comitê realiza um evento de reconhecimento anual das sugestões implantadas e elabora um relatório com os resultados do ano para apresentar aos empregados.
O programa Canal de Ideias está inter-relacionado à implantação do Modelo de Excelência em Gestão - MEG nas unidades, que desenvolve critérios obrigatórios (como Liderança, Estratégias e Planos, Clientes, Sociedade, Informações e Conhecimento, Pessoas, Processos e Resultados) para a participação no Prêmio Nacional da Qualidade em Saneamento - PNQS. Quando o MEG é implantado em uma unidade, forma-se um Fórum de Gestão Empresarial – FGE composto pelas lideranças e empregados da unidade, então o FGE torna-se o responsável pela implantação de práticas em atendimento aos critérios. No caso da prática Canal de Ideias, o critério Pessoas é atendido.
4. Recursos utilizados:
4.1.1. Recursos Humanos:
Um Analista de Sistemas (responsável pelo desenvolvimento do sistema), um Administrador (responsável pela coordenação geral do Canal de Ideias), o gerente regional (responsável pela coordenação de sua unidade), um empregado representante do Fórum de Gestão Empresarial (FGE) da Gerência, que é o presidente do Comitê e por, no mínimo, dois representantes eleitos pelos empregados (responsáveis pela gestão das ideias sugeridas e divulgação do resultado).
4.1.2. Recursos materiais:
Computador com acesso à intranet, caixas de sugestões, formulários e canetas para preenchimento de empregados que não acessam o sistema informatizado;
4.1.3. Recursos financeiros:
Como a empresa já possuía a intranet, não houve necessidade de desembolso algum para a implementação do sistema, somente foi necessário solicitar ao setor de tecnologia da informação que desenvolvesse o sistema e disponibilizasse o link para acesso.
4.2. Por que considera que houve utilização eficiente dos recursos na prática/proposta?
Visto que o programa foi desenvolvido através de recursos humanos, materiais e equipamentos já existentes da empresa, sem haver necessidade de aporte financeiro durante os processos de desenvolvimento e implantação. Nesse sentido, ressalta-se aqui a otimização da rede de computadores já existente, uma vez que a partir dela é possível a disseminação das boas ideias e práticas oriundas do programa Canal de Ideias. A continuidade do programa também não demanda valores expressivos, pode-se concluir que os recursos foram alocados de forma eficiente.
Destacamos algumas sugestões apresentadas por empregados que resultaram em aumento da eficiência na execução de serviços:
Idéia sugerida e aprovada: Aquisição de engraxadeira de pressão – Comprar uma
Uma vez que a atual engraxadeira só tem um bico e necessita de duas pessoas para operar o equipamento de engraxe, além de não permitir executar um serviço de qualidade de engraxe dos equipamentos e veículos.
Avaliação do presidente do comitê: Segundo os usuários que dão manutenção na
frota e equipamentos da empresa, trouxe os benefícios esperados, tais como, ganhos no tempo de execução e na qualidade dos serviços, bem como, facilidades. E a demanda pode ser atendida por apenas um membro da equipe, uma vez que, outrora eram necessários dois homens para tal.
Ideia sugerida e aprovada: Separação do lixo seco do laboratório - Aquisição de
dois tambores com tampa para reservar o lixo seco do laboratório e posterior envio para reciclagem. A separação já acontece há vários anos, mas os lixos são colocados em sacos e depositados, exposto a chuvas, atrás dos laboratórios, o que prejudica muito a qualidade do material, inclusive o catador de lixo reciclável deixou de buscá-lo por esse motivo; logo a reserva em tambores preservaria melhor e ainda otimiza o espaço.
Avaliação do presidente do comitê: Antes era jogado junto aos lixos comuns, agora
com os tambores para separação do lixo houve a otimização do espaço e é possível realizar a reciclagem dos materiais.
5. Caracterização da situação atual:
5.1. Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados:
O monitoramento é realizado utilizando ferramentas do sistema, permitindo ao administrador geral ter acesso ao histórico de acesso e às listagens de sugestões das unidades regionais em todas as fases da sugestão, desde as sugeridas para análise, aprovadas para implantação, implantadas e recusadas ou não implantadas. Isso possibilita acompanhar os trabalhos dos comitês regionais, sempre os orientando para cumprir o prazo proposto e demais prerrogativas na normatização.
O sistema também emite relatórios estatísticos em diversos níveis de detalhamento, permitindo ao usuário obter a estratificação dos dados. Outro indicador está na pesquisa de satisfação dos empregados, que é realizada anualmente. Onde um dos quesitos avaliados é a
Motivação, que é mensurada através de quatro fatores. Com relação ao Canal de Ideias, podemos avaliar seu impacto nos resultados do fator “Quanto ao estímulo dado para meu envolvimento em ações de melhorias da empresa”.
5.2. Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados:
Após o processo de auditoria realizado pela comissão do Prêmio Nacional da Qualidade do Saneamento - PNQS, a SANESUL foi parabenizada pela iniciativa do Programa Canal de Ideias, inclusive sendo sugerido por Auditores que a prática deveria ser divulgada para outras instituições do Saneamento.
Além desse reconhecimento, com a implementação do programa através do sistema informatizado alavancamos o número de unidades participantes no programa de sugestões já existente, aumentando significativamente o número de empregados com acesso ao sistema:
Sistema de sugestões
(Caixas de Sugestões) Ano de 2012 02 unidades participantes 144 empregados
Canal de Idéias Anos de 2013 e 2014 06 unidades participantes 322 empregados Fonte: Sistema Microsiga.
Outro resultado que deve ser destacado é que, anterior à implantação do Canal de Ideias, não era possível mensurar no âmbito geral da empresa o número de sugestões dadas e implantadas ou em fase de implantação. Desde o seu início foram dadas 191 sugestões, sendo 115 aprovadas pelos respectivos comitês e dessas aprovadas já foram implantadas 27, trazendo melhoria aos processos de trabalho e ambiente da empresa.
Procurando aumentar a satisfação dos empregados, a GEDEP exerce o monitoramento sistemático do sistema, para que não haja atrasos na análise, emissão, parecer e encaminhamento das ideias, evitando frustrações e falta de credibilidade do programa. No quesito Motivação, avaliado na pesquisa de satisfação, podemos inclusive avaliar o impacto do Canal de Ideias nos resultados da pesquisa. Verifica-se que nas unidades regionais onde tem implantado o Canal de Ideia, o fator que procura medir o estímulo dado aos empregados para envolvimento nas melhorias da empresa, está 52% maior em 2013, conforme tabela abaixo.
Quesito: Motivação
Fator: Quanto ao estímulo dado para meu envolvimento em ações de melhorias da Empresa 2013
Unidades com Canal de Ideias (CCI) 67%
Unidades sem Canal de Ideias (SCI) 44%
Variação percentual CCI/SCI 52%
Fonte: Pesquisa de Satisfação dos empregados.
A GEDEP está sempre atenta às melhorias do Canal de Ideias, pois além do usuário poder sugerir melhorias através do sistema, é realizada ao final de cada ano uma análise crítica global do Programa, com o objetivo de melhoria contínua, trabalhando para incrementar o número e a qualidade das ideias. No quadro abaixo demonstramos o desenvolvimento rotineiro do Canal de Ideias:
Unidade Ano Ideias
Sugeridas Para Análise Aprovadas para Implantação Implantadas Recusadas ou Não Implantadas COXIM 2013 19 0 11 2 3 DOURADOS 2013 59 0 27 1 22 NOVA ANDRADINA 2013 24 1 7 6 8 NAVIRAÍ 2013 26 0 7 9 7 PONTA PORÃ 2013 19 0 6 4 2 CORUMBÁ 2014 25 0 18 0 7 COXIM 2014 2 0 4 1 0 DOURADOS 2014 8 8 0 0 9 NOVA ANDRADINA 2014 3 2 1 1 1 NAVIRAÍ 2014 0 0 0 3 0 PONTA PORÃ 2014 6 1 7 0 5 TOTAL GERAL 191 12 88 27 64
Fonte: Programa Canal de Ideias.
6. Lições aprendidas:
6.1. Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados:
A principal dificuldade encontrada refere-se à conscientização dos empregados sobre a importância de um programa de sugestões, pois a maioria está há muito tempo na empresa e muitas vezes desmotivados por iniciativas anteriores de programas que não deram resultados positivos. A estratégia para implantação foi envolver os empregados desde o início e formar o Comitê com pessoas indicadas por eles. Outra forma foram as reuniões frequentes, para
repassar os resultados das sugestões, apresentar os encaminhamentos feitos. Isso permitiu reduzir resistências e aumentar a adesão ao programa.
6.2. Fatores críticos de sucesso:
A implantação de sistemas de gestão (GESPÚBLICA, MEG – Modelo de Excelência em Gestão) foi fundamental para que o Canal de Ideias fosse concebido e implantado, uma vez que no critério Pessoas é avaliado se a empresa possibilita a participação dos colaboradores e quais são as formas oferecidas para que eles participem.
Por outro lado, analisando os resultados da primeira Pesquisa de Satisfação aplicadas nas unidades regionais, verificamos que um dos indicadores de insatisfação era a motivação e para tanto, estabelecemos ações que poderiam contribuir para a melhoria dos resultados, uma dessas ações refere-se à maior participação dos empregados, seja em reuniões ou mesmo através de um programa de sugestões.
6.3. Por que a prática pode ser considerada uma inovação?
Diversas empresas têm sistemas de sugestões implantados, buscando obter uma vantagem competitiva através da participação e envolvimento dos colaboradores, no entanto, utilizam o padrão tradicional, tendo caixas de sugestões como forma de captar as ideias. Essa prática além das dificuldades inerentes a um sistema de sugestões possui outros pontos negativos, que se intensificam em organizações de grande porte, como dificuldade em organização, análise e encaminhamentos de todas as ideias, possibilidade de extravio de formulário preenchido com sugestão, possibilidade de não atribuir o mérito da ideia à pessoa certa, entre outros.
O Canal de Ideias, desenvolvido em um sistema informatizado é inovador no sentido de ampliar a possibilidade de participação a todos que atuam dentro da empresa e dar a possibilidade de democratizar as informações, de maneira que as boas ideias possam ser utilizadas ou adaptadas em outras unidades da empresa, garantindo o reconhecimento das pessoas participantes.
