UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO - UNIRIO CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS E SOCIAIS - CCH
DEPARTAMENTO DE PROCESSOS TÉCNICO-DOCUMENTAIS - DPTD
DISCIPLINA:
TECNOLOGIAS DE REPRODUÇÃO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
Professora:
ANA CELESTE INDOLFO
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
1 – SURGIMENTO E EVOLUÇÃO DA FOTOGRAFIA
1.1 – O PROCESSAMENTO FOTOGRÁFICO
2 - HISTÓRICO DA MICROFILMAGEM
3 - USOS E VANTAGENS DA MICROFILMAGEM
3.1 - A ADOÇÃO DA MICROFILMAGEM EM SERVIÇOS DE ARQUIVO 3.2 - AS APLICAÇÕES E VANTAGENS DO MICROFILME
4 - ETAPAS DA PRODUÇÃO DO MICROFILME
4.1 - PREPARO
4.2 - OPERACIONALIZAÇÃO a) Tipos de microfilmadoras b) Métodos de microfilmagem
c) Posicionamento dos fotogramas no filme d) Tipos de filmes para microfilmagem e) Sensibilidade dos filmes
f) Largura do microfilme h) Grau de redução g) Grau de magnificação 4.3 - PROCESSAMENTO 4.3.1 - Controle de qualidade a) Inspeção ótica
b) Inspeção química 4.4 - DUPLICAÇÃO
5 - MICROFORMAS
5.1 – ROLO 5.2 – JAQUETAS
5.3 – CARTÕES-JANELA 5.4 – MICROFICHAS
5.5 – OUTRAS MICROFORMAS
6 - RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
6.1 – INDEXAÇÃO DOS FILMES 6.2 – CODIFICAÇÃO DOS FILMES 6.2.1 – Codificação manual
6.2.2 – codificação automática
6.3 – LEITORES (OU VISORES): unidades de saída
7 - CONDIÇÕES DE ARMAZENAMENTO
7.1 – PARÂMETROS RECOMENDADOS
8 - LEGISLAÇÃO SOBRE MICROFILMAGEM
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996. - Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
RESOLUÇÃO N° 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999, DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos
PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009 DA SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. - Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008.
9 – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
9.1 – FUNCIONALIDADES DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 9.2 – FERRAMENTAS, MÍDIAS E LINGUAGENS (textos, imagens e bases de dados) 9.3 – SISTEMAS HÍBRIDOS
10 – LEGISLAÇÃO SOBRE DIGITALIZAÇÃO
RESOLUÇÃO N° 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010 do CONARQ - Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes
LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos
1 - SURGIMENTO E EVOLUÇÃO DA FOTOGRAFIA
“A fotografia surgiu da ânsia do homem em fixar as imagens percebidas pelo seu olho.”(SONTAG, 1986)
Já no século XV, Leonardo da Vinci descreve a propriedade que os corpos têm de quando iluminados intensamente pela luz do sol,refletirem a sua imagem (invertida), através de qualquer orifício existente em uma parede, em uma outra parede que lhe fique oposta. Gemma Frisius (fisico alemão) deixou-nos a ilustração de um eclipse do sol observado desta maneira, em janeiro de 1544. Assim, antes de surgir a fotografia surgiu a câmara escura.
As câmaras escuras, baseadas nessa propriedade, foram sendo continuamente aperfeiçoadas. Em 1550, o matemático alemão Jerome Cardan adaptou-lhe uma lente de vidro, o que permitiu maior nitidez, tornando-se populares a partir de 1588 com Battista della Porta, sendo então utilizadas até o século XIX. Alguns acréscimos foram feitos nesse período, tais como a colocação de um espelho em 45° que transmitia a imagem - em posição correta - sobre superfícies transparentes ou, ainda, a colocação de módulos acoplados a mesa de desenho de modo a permitir a aproximação e o distanciamento das imagens, tais beneficiamentos, no entanto, não tiveram sua autoria creditada.
A obtenção duradoura da imagem e um modo de fixá-la exigiu os esforços conjuntos de artistas e de cientistas para que se obtivesse a imagem gravada por meio da luz - a fotografia.
Na evolução da fotografia, os fatores acaso e experimentalismo não podem ser descartados. Em 1727, Schultz, médico alemão, descobriu ,por acaso, a sensibilidade do nitrato de prata à ação da luz do sol; em 1777, portanto, 50 anos depois, descobriu-se que essa sensibilidade aumentava quando o nitrato era misturado a outros componentes químicos tais como o bromo, o cloro ou o iodo, daí resultando os sais de prata.
Foi o litógrafo borgonhês Joseph Nicéphore Niépce quem conseguiu, pela primeira vez, em 1826, uma imagem inalterável produzida pela ação direta da luz. Usando betume da Judéia - uma espécie de verniz asfáltico - sobre uma chapa de vidro, numa exposição durante 8 horas ao sol e uma mistura de óleos para fixar a imagem, ele conseguiu uma “fotografia” das construções vistas da janela de sua sala de trabalho.
Coube, entretanto, ao pintor de paisagens e de cenários para teatro, Louis Jacques Mandé Daguerre, a fama de inventor da fotografia, ao produzir o daguerreótipo (o primeiro processo prático de fotografia introduzido no mercado), apresentando-o oficialmente aos membros da Academia de Ciências e de Belas Artes, em 19 de agosto de 1839. O processo descoberto por Daguerre consistia em utilizar uma chapa de cobre recoberta por uma finíssima camada de prata polida, sensibilizada com iodeto de prata, revelada em vapor de mercúrio e fixada em solução aquecida de sal de cozinha. Devido à sua superfície polida, o daguerreótipo é visto como positivo quando reflete um fundo escuro e como negativo, quando reflete um fundo claro; normalmente, apresentava-se acondicionado num estojo e protegido por vidro. Essa técnica foi muito difundida na Europa e nos Estados Unidos, na década de 80 do século XIX, e prestava-se, sobretudo, para retratos apresentando, no entanto, o inconveniente de não permitir a reprodução das imagens.
O cientista inglês John Herschel, amigo de Talbot, muito contribuiu sugerindo o emprego de diversos elementos químicos e foi o primeiro a utilizar os termos positivo e negativo em relação aos calótipos sendo, também, quem cunhou a palavra fotografia.
Continuando o aperfeiçoamento dos materiais empregados na obtenção das fotografias, Frederick Scott Archer inventou o processo de colódio úmido, em 1851. Consistia no revestimento de uma chapa de vidro com uma solução de nitrato de celulose (onde havia um iodeto solúvel) e sua sensibilização com nitrato de prata: a chapa era umedecida antes de ser colocada na máquina fotográfica, o que causava sérios transtornos quanto à temperatura e exigia rapidez na operação.
A placa úmida, como era conhecido o processo, fez surgir a fotografia temática em que se destacaram Roger Fenton com uma série de flagrantes da guerra da Criméia; Mathew Brady e Alexander Gardner, fotografando cenas da guerra de Secessão nos Estados Unidos.
Em 1871, o médico inglês Richard Leach Maddox utilizou, pela primeira vez, a gelatina para fixar o brometo de prata na chapa. A descoberta da gelatina (substância formada de ossos e outras partes dos animais) marcou uma nova etapa na história da fotografia, pois permitiu reduzir consideravelmente o equipamento do fotógrafo e a industrialização das chapas que, por volta de 1877, podiam ser adquiridas no mercado.
George Eastman que, desde 1877, se interessava pela fotografia fundou, em 1889, a Eastman Dry Plate Company e não cessou de aperfeiçoar o equipamento fotográfico tendo lançado, já em 1888, a máquina fotográfica Kodak que encerrava em seu chassi um rolo de filme.
Em 1935, apareceram os filmes coloridos e por volta de 1940 entraram no mercado os filmes plásticos de tri-acetato denominados filmes de segurança, por serem muito menos inflamáveis que os de celulóide. Hoje em dia, o avanço tecnológico nos oferece a fotografia eletrônica, o vídeo tape, o vídeo cassete, já popularizados, e a holografia obtida com o uso do raio laser.
1.1 - O PROCESSAMENTO FOTOGRÁFICO
Quando um filme é exposto à luz, forma-se nele uma imagem latente. O processo responsável por tornar essa imagem visível em negativo - a revelação - constitui um dos aspectos mais fascinantes da fotografia e, também, o que exige maiores cuidados. Seu êxito está subordinado a fatores totalmente suscetíveis de controle, cuidado, limpeza e método.
O primeiro processo químico consiste na transformação dos haletos de prata, que foram expostos no filme, em prata metálica negra. O revelador, produto químico em forma de solução, a princípio afeta os haletos de prata que foram expostos à luz, e o faz com intensidade proporcional aquela da exposição recebida por eles. Entretanto, com o passar do tempo, o revelador começaria a transformar, também, os haletos de prata não-expostos em prata metálica.Tão logo, se esgote o tempo de revelação, deve ocorrer a interrupção, seja por uma rápida imersão em água, seja por meio de um banho químico.
O interruptor, uma solução ligeiramente ácida, tem a capacidade de deter de imediato a ação do revelador alcalino mostrando-se, assim, mais eficaz em comparação com a água corrente. Ele, também, tem a propriedade de impedir a desnecessária contaminação da solução fixadora pelo revelador.
A etapa sub-seqüente do processo é a fixação. O fixador torna solúveis, em água, os produtos químicos sensíveis à luz não transformados na emulsão, possibilitando sua remoção por meio da lavagem em água corrente e a posterior da secagem do filme.
idênticos. A folha de papel é lavada para eliminar todos os produtos químicos indesejáveis e, então, secada. Essa sequência resulta em uma fotografia em positivo.
Uma cópia de boa qualidade é aquela que reproduz fielmente a gama total registrada por um negativo, também, de boa qualidade, apresentando áreas de um negro intenso, correspondente às áreas transparentes do negativo, bem como outras, em branco puro, onde o negativo é opaco mostrando ao mesmo tempo todos os detalhes visíveis
A emulsão do papel fotográfico é basicamente a mesma existente nos filmes comuns, salvo pelo fato de ser sensível apenas a uma parte de espectro colorido e essa característica permite o uso de lâmpada de segurança. Conseqüentemente, o papel pode ser processado em “bandejas” sem tampas e não nos tanques vedados à luz necessários aos filmes. Assim, pode-se obpode-servar o aparecimento da imagem durante a revelação.
2 - HISTÓRICO DA MICROFILMAGEM
Os primórdios da história da microfilmagem coincidem com a história da fotografia iniciada por Niépce e “popularizada” por Daguerre.
Porém, sua criação é obra de John Benjamin Dancer, que dominou rapidamente a técnica de produzir fotografia pelo processo de daguerreotipia. Dancer, que era um notável fabricante de instrumentos óticos, não precisou de muito tempo para associar as tecnologias que dominava tão perfeitamente: a microscopia e a fotografia, instalando uma lente de microscópio em uma câmara, em 1839, produzindo a primeira microfotografia.
Dancer estabeleceu um rendoso negócio de vendas de bijouterias com microfilmes incrustados. Alguns desses primeiros microfilmes existem até hoje. Nessa época, poucas foram as aplicações à documentação.
Outro pioneiro da microfilmagem foi René Dagron, embora não tenha inventado o microfilme, coube a ele receber a primeira patente do mundo para um produto ligado à microfilmagem, um visor portátil para microfilme. O visor na verdade era um berloque dentro do qual estava embutido um microfilme.
Em 1864, Dagron colocou no mercado uma câmara microfilmadora, e escreveu e publicou o primeiro livro do mundo sobre microfilme, intitulado “Tratado de Fotografia Microscópica”.
Em 1870, o microfilme teve sua primeira grande aplicação prática. Durante a guerra Franco-Prussiana, Paris ficou sitiada e teve cortada todas as comunicações com a França livre. Sem meios de comunicação, e totalmente isolado, o governo de Paris solucionou o problema com o uso da microfilmagem. Dagron, usando um balão, deixou Paris em direção à Tours, onde instalou uma central de microfilmagem; os microfilmes, depois de prontos, eram atados à cauda de pombos-correio que voavam em direção à Paris.
O processo de Dagron consistia em microfilmar uma prancha na qual estavam coladas várias mensagens, despachos e até recortes de jornais. Esses microfilmes eram separados de sua lâmina de vidro, cuidadosamente enrolados e inseridos dentro de uma pena de ganso, que funcionava como uma embalagem para o microfilme, que era atado à cauda de um pombo-correio. Em Paris, os microfilmes eram projetados numa parede e funcionários, treinados, copiavam à mão as mensagens que eram divulgadas.
Em 1871, Dagron publicou um curioso livro denominado “O correio pelos pombos-correio”. Ao término da guerra, aproximadamente, 2 milhões e meio de mensagens microfilmadas tinham cruzado os céus em direção à Paris, carregadas pelos pombos-correio.
Logo após, McCarthy deixou a vice-presidência do banco e passou a ser o gerente de uma nova companhia que viria a ser inaugurada em New York, a Recordak, uma subsidária da Kodak, que adquiriu os direitos de invenção de McCarthy. Em 1928, o Empire Trust Company, onde ele exercia a vice-presidência, iniciava a microfilmagem de seus cheques.
Nessa época, a Kodak não vendia as microfilmadoras, elas eram alugadas aos usuários e o objetivo comercial da empresa era a venda de filmes e o seu processamento. Ainda em 1928, foi lançado o primeiro aparelho visor para microfilmes com a configuração dos nossos dias. Logo a seguir, começaram a surgir os equipamentos planetários visando o amplo mercado das bibliotecas. Em 1937, foi introduzido o filme de 35mm para microfilmagem. Na década de 30, já se podia ler o New York Times em microfilme.
Na 2ª Guerra Mundial, o volume de correspondência entre os combatentes e os seus familiares era de centenas de toneladas. Em 1941, na Inglaterra, foi criado o Airgraph, como meio de solucionar o problema de envio de milhares de cartas para os campos de batalha. Nos Estados Unidos, o sistema recebeu o nome de V-Mail ou Correio da Vitória.
Através do V-Mail, combatentes e seus familiares escreviam suas cartas em formulários padronizados e essas cartas eram microfilmadas. Os aviões carregavam quilos de microfilmes ao invés de carregarem toneladas de cartas. A grande meta a alcançar era reduzir espaço e peso no transporte aéreo, naqueles difíceis tempos de guerra. Quando os microfilmes chegavam ao seu destino, em diversas áreas do mundo, eram novamente reproduzidos em papel e as cartas eram entregues aos seus destinatários. Não era somente cartas que o V-Mail transportava. A revista Times era especialmente produzida para a Marinha pelo V-Mail.
Muitas das unidades do V-Mail editavam jornais informativos a respeito de suas atividades visando a troca de informações. O Correio da Vitória foi uma das grandiosas operações de microfilmagem já realizadas.
São passados mais de um século e meio desde que Dancer produziu o 1° microfilme; sem o saber, ele estava dando início a uma seqüência de acontecimentos que transformaram os métodos de armazenamento e tratamento da documentação em nossos dias.
3 - USOS E VANTAGENS DA MICROFILMAGEM
3.1 - A ADOÇÃO DA MICROFILMAGEM EM SERVIÇOS DE ARQUIVO
A microfilmagem desempenha função essencial na conservação de documentos, como meio de se obter cópias de segurança e como instrumento para reduzir as necessidades de armazenamento da informação.
A adoção de um sistema implica no conhecimento não só dos princípios da Arquivologia como das diversas técnicas de microfilmagem.
Os administradores de arquivos e os arquivistas deverão levar em consideração, no momento que optarem pela implantação de sistemas e serviços micrográficos, os usos mais correntes do microfilme em arquivo assim como os custos e/ou economia decorrentes de sua implantação.
Esses profissionais deverão analisar os usos e as vantagens da microfilmagem como: - instrumento tecnológico auxiliar não só para preservar documentos originais, passíveis de destruição pelo manuseio, como também para garantir a segurança de acervo contra furto, incêndio, inundações;
- meio de agilizar a recuperação das informações, facilitando o seu intercâmbio; - forma de preencher lacunas nos acervos arquivísticos;
- substituto, em situações específicas, de grandes volumes de documentos, proporcionando um melhor aproveitamento do espaço reduzindo o custo de manutenção, concentrando as informações e facilitando o seu manuseio.
- os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem a microfilmagem; deve-se dar preferência às grandes séries e não a peças isoladas, o estado de conservação dos originais deve ser examinado pois muitas vezes não possibilitarão uma reprodução técnica adequada;
- os documentos devem apresentar um arranjo que permita a sua microfilmagem e que facilite a recuperação da informação;
- os documentos devem ser microfilmados dentro da melhor técnica; o arquivista deve buscar a produção de um filme de qualidade arquivística uma vez que o filme deve assegurar uma durabilidade maior que o papel, apesar de ser o microfilme (a película) feito de um material mais delicado que o papel, que se não for processado e armazenado adequadamente, torna-se suscetível de deterioração. O seu acondicionamento e armazenamento devem estar livres dos efeitos provenientes de oscilações de temperatura e de umidade relativa do ar e luminosidade inadequadas, que provoquem o aparecimento de fungos, mofo, cheiros, oxidação e outras deformações.
Um serviço de microfilmagem pressupõe, em primeiro lugar, a organização arquivística dos documentos e o estabelecimento de um criterioso programa de avaliação e seleção do acervo documental.
Uma vez organizados os arquivos e selecionados os documentos, o administrador de arquivos e o arquivista deverão proceder a um estudo da viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço e de recursos financeiros da instituição, além do cálculo do número e da variedade de equipamentos, materiais e acessórios, como também dimensionar as instalações para laboratório, arquivos de segurança e de consulta, estabelecer as normas de funcionamento de todo o sistema e do tratamento técnico dos documentos a serem armazenados.
Além dessas considerações, deve-se ter em mente as questões legais concernentes a utilização do microfilme assim como, também, as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, das especificações e dos padrões de qualidade estabelecidos por organismos internacionais.
Tendo analisado todos esses aspectos caberá aos responsáveis definir e propor algumas opções para a implementação desses sistemas e/ou serviços micrográficos, podendo a escolha recair em uma delas ou na combinação de mais de uma delas:
- contratar serviços de terceiros para realizar todas as fases da microfilmagem: preparo, microfilmagem, processamento e duplicação;
- microfilmar a documentação na própria instituição e contratar serviços de terceiros para as fases de processamento e duplicação;
- executar todas as fases da microfilmagem na própria instituição;
- construir instalações adequadas para arquivamento da documentação, adotando-se a microfilmagem apenas para documentos raros ou de significativo valor histórico.
Analisados e colocados em discussão os pontos fundamentais dessa questão, cada instituição arquivística e/ou unidade de arquivo deverá encontrar a solução que melhor atenda as suas peculiaridades, examinando todas as vantagens e desvantagens que envolvam a microfilmagem, o custo global da implantação do sistema e os benefícios advindos do emprego desses serviços.
3.2 - AS APLICAÇÕES E VANTAGENS DO MICROFILME
[recapitulando brevemente o histórico] A microfilmagem como tecnologia desenvolvida a partir da fotografia e aplicável à miniaturização da informação na sua forma papel, teve como base um invento atribuído ao fabricante inglês de ótica John B. Dancer e ao fotógrafo francês René Dagron [século XIX]. Ela foi praticamente esquecida até que George McCarthy, funcionário de um banco em Nova York, concebeu um sistema para microfilmar cheques, para preservar o registro das transações bancárias.
Durante a 2ª Guerra Mundial, os ingleses utilizaram o microfilme para comunicações intercontinentais e, as Forças Armadas Americanas passaram a empregá-lo, largamente, para reduzir o espaço ocupado nos aviões, pelo enorme volume de correspondência para os seus militares. Essa possibilidade de microfilmar milhões de cartas, expedir o microfilme de um continente para outro e voltar a reproduzir em papel as cartas originais, alertou, a seguir à Guerra, os governos e as empresas para as possibilidades de um invento até então quase inexplorado.
A partir desse período, assistiu-se a uma rápida expansão da indústria micrográfica, que com um contínuo desenvolvimento tecnológico, conseguiu um alargamento progressivo dos seus campos de aplicação, um reconhecimento universal da sua importância na satisfação das necessidades e na solução dos problemas que se apresentavam, aos governos e empresas privadas, no campo do registro, do manuseio e do arquivamento de grandes volumes de documentos. Seguem-se, alguns exemplos de suas aplicações ao longo do século XX:
- companhias de seguros: na conversão dos processos dos segurados e dos relatórios de sinistros;
- assistência e previdência social: na conversão dos volumosos arquivos de processos dos beneficiários e contribuintes, e no arquivamento de folhas de pagamento e fichas financeiras; - empresas comerciais e industriais: na substituição da documentação contábil-financeira (faturas, recibos);
- hospitais, clínicas e centros de investigação médica: no arquivamento de histórias clínicas, prontuários de pacientes, processos de internamento;
- bibliotecas e centros de documentação: na preservação de obras antigas e valiosas, na miniaturização de publicações para redução de espaço, facilidade de consulta e redução de custos no envio dessas mesmas publicações para qualquer parte do globo;
- bancos e instituições financeiras: na conferência de assinaturas, em fichários de informações cadastrais, no registro de letras, cheques e outros documentos financeiros, na troca de informações entre agências, na disseminação de relatórios, na conservação de dados estatísticos, na substituição de listagens, com a redução dos custos e tempo de impressão.
As vantagens que o microfilme oferece aos seus usuários foram [e algumas, ainda, são] as razões da sua expansão e do seu sucesso:
- o microfilme tem validade em juízo desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na legislação brasileira;
- segurança e integridade da documentação, quer pelas características dos filmes, quer pela possibilidade de obtenção de duplicata dos arquivos em local à prova de acidentes;
- economia de espaço a 90% em relação aos métodos convencionais; - economia de custos de manutenção;
- economia de tempo, tanto no acesso como no registro da documentação; - reprodução e distribuição a baixo custo;
4 - ETAPAS DE PRODUÇÃO DO MICROFILME
4.1 - PREPARO
Toda a documentação, antes de ser submetida à microfilmagem, requer preparo, procedimentos que vão do simples trato artesanal, físico, de desamassar, retirar grampos e clips ao arranjo, à ordenação seqüencial, em grupos, em conjuntos, ou o emprego de sistema de indexação.
A atribuição do preparo poderá ser da unidade responsável pela documentação, em face de seu conteúdo próprio ou de seu grupo de documentos, e/ou do setor de preparo do centro de microfilmagem do órgão.
O primeiro procedimento será examinar as condições físicas dos documentos, o estado de conservação, porque nem sempre é possível produzir boas reproduções a partir de originais danificados. A verificação dos documentos deve ser feita um por um, folha por folha, página por página, anotando-se faltas, falhas, rasgões, inutilizações e/ou manchas a fim de se completar ou substituir, quando houver duplicata. Quando a falta não puder ser completada, deverá ser colocada uma folha de papel no lugar do documento, com menção desta ocorrência, identificando a falta, a fim de que seja microfilmado a sinalética própria na ordem ou posição em que o documento ou folha deveria estar.
Sempre que a documentação a ser microfilmada apresentar problemas relativos à encadernação, ocasionando aglutinação do texto, perda de legibilidade ou sombreamento junto à lombada e conseqüente perda do foco, o exemplar deverá ser desencadernado ou ter sua encadernação adaptada para a microfilmagem. Os documentos, que constituem processos, deverão ser liberados de suas pastas, capas, retirados clips, presilhas e eliminadas dobras, ondulações, vincos a fim de se obter o máximo de perfeição física.
Outro procedimento indispensável no preparo é que os documentos sejam agrupados e ordenados na seqüência exata em que deverão ser microfilmados (ordem numérica, alfabética, por assunto, grupos, palavras-chaves) visando o sistema de recuperação utilizado.
Com a finalidade de identificar o conteúdo dos documentos no rolo, procede-se ao preparo de sinaléticas, constituídos de textos explicativos, números e letras, que deverão ser microfilmados no início e no fim de cada rolo, se for o caso, e/ou nos intervalos, antecedendo o grupo de documentos que se quer identificar.[ver Resolução n° 10, de 1999 do CONARQ]
As imagens de abertura e de encerramento, que são obrigatórias, deverão conter sempre o nome da instituição do setor de microfilmagem, da cidade, do país além dos dados de identificação, ou seja, assunto, data, grupo de documentos, procedência etc. Poderão ser usados sinaléticas secundárias, subdividindo-se os grupos, os assuntos, as datas contidas no rolo, isto feito sempre com o intuito de criar maiores facilidades de busca e localização.
Quando os documentos já estiverem sido submetidos a uma sistemática de arquivamento - por ordem numérica, geográfica, alfabética, cronológica, alfa-numérica, assunto - tais procedimentos deverão ser mantidos, registrando-se na sinalética de entrada a abrangência do conteúdo do rolo, em função do tipo de método usado.
4.2 - OPERACIONALIZAÇÃO
A microfilmagem está condicionada a dois aspectos fundamentais: as características dos documentos que irão determinar o uso de técnicas e os dispositivos legais que disciplinam o uso das técnicas.
O microfilme é usado, basicamente, para produzir filmes cópias para leitura em aparelhos óticos especiais e cópias em papel para leitura direta. Estes usos apresentam diferentes requisitos que não podem ser satisfeitos completamente com um tratamento comum a todos os casos.
As microfilmadoras são instrumentos de copiar com precisão. Sua unidade filmadora é provida de lentes, mecanismos de foco, transporte de filme, contador de fotograma, iluminação e pode microfilmar em diversos graus de redução.
A indústria de equipamentos para microfilmar produz uma variada e versátil linha de máquinas e acessórios; no entanto, a seleção dos tipos específicos deverá ser feita em função das necessidades da documentação e do sistema.
Os fatores que determinam o que microfilmar em cada tipo de equipamento são as condições dos originais quanto às dimensões, à natureza do suporte, à apresentação, ao estado de conservação, às necessidades de manuseio, à codificação e às disposições legais que determinam a bitola e o tipo de filme, os graus de redução, a indexação e o método de arquivamento.
A qualidade da imagem registrada no filme pela microfilmadora determina o nível de qualidade possível das cópias subseqüentes.
a) Tipos de microfilmadoras
Constituem unidades de entrada, os equipamentos empregados para registrar as informações em microfilme, isto é, as câmaras microfilmadoras que, de acordo, com o processo operacional empregado podem ser rotativas ou planetárias. Nas microfilmadoras, sejam elas de qualquer tipo, só é possível utilizar filmes a base de sais de prata com a finalidade de gerarem filmes negativos matrizes.
- Câmaras microfilmadoras rotativas: são unidades em que o documento é microfilmado no interior da câmara para onde é conduzido através de correias ou esteiras. O processo dá-se com o filme e o documento em movimento, sendo ambos tracionados na mesma velocidade. Nessas câmaras o documento é inserido manual ou automaticamente e a exposição acompanha a passagem do original, produzindo fotogramas de acordo com o seu formato e dimensão de forma que se um original tiver o comprimento do filme, este apresentará um quadro único abrangendo o filme. Há no mercado uma grande variedade de equipamentos rotativos, que podem ser agrupados em três categorias de conformidade com os recursos de que dispõem e o fim a que se destinam. Exemplos: microfilmadoras rotativas não automáticas portáteis que são comumente empregadas em serviços volantes, arquivos de pequeno porte ou atividades de apoio; microfilmadoras rotativas não automáticas para formulários contínuos e microfilmadoras rotativas automáticas.
em condições precárias de conservação. Existem disponíveis no mercado para filmes de 16mm, 35mm e 105mm, com uma ou duas unidades filmadoras.
Em máquina rotativas, o fator qualidade dos fotogramas, comparativamente com os produzidos em máquinas planetárias, tem um percentual de 10% de perda de qualidade.
A diferença fundamental entre as rotativas e as planetárias é que, no primeiro caso, o documento é que se movimenta, isto é, ele é introduzido dentro da microfilmadora, passando pela frente da objetiva. Deverá ser, necessariamente, em folha solta e em formatos padronizados.
Na planetária, o documento fica estático, é depositado em superfície plana sob a objetiva da unidade filmadora, é feito o ajuste de campo, determinado o grau de redução adequado ao formato de documento e verificada a intensidade da luz necessária. Poderá ser em folhas soltas, volumes encadernados e em formatos variáveis.
Uma régua milimetrada, microfilmada junto ao documento, tornará possível conhecer com exatidão, as dimensões do original, possibilitando a reprodução exata do mesmo, sua redução ou ampliação em escalas determinadas.
- Câmaras de escalonamento e repetição (step & repeat): é um tipo de câmara planetária que utiliza filme de 105mm, produzindo microfichas de 105mm x 148mm, após o corte do filme processado em segmentos. Cada uma das microfichas poderá conter de 60 a 392 fotogramas, dependendo do grau de redução adotado. Opera pelo posicionamento e exposição sucessivos da área do filme correspondente a cada fotograma.
- Unidades COM: são câmaras que geram imagens em microfilme a partir de um equipamento de processamento eletrônico de dados, diretamente do computador ou de uma unidade de fita magnética, sem que haja necessidade da emissão de documentos em papel. b) Métodos de microfilmagem
Em microfilmadoras rotativas automáticas com filme de 16mm, a disposição dos fotogramas ao longo do filme obedece aos métodos: simples e duplex. No método SIMPLES
as imagens ocupam toda a largura do filme, seqüêncialmente em uma só fila, na ordem normal da leitura; no método DUPLEX os originais devem ser impressos dos dois lados e por meio de espelhos e prismas registram-se a frente e o verso, automática e simultaneamente, um ao lado do outro.
c) Posicionamento dos fotogramas no filme
Outro aspecto relativo às imagens registradas num microfilme é o seu posicionamento em relação ao comprimento do filme, que é também o sentido de seu transporte nos visores.
O posicionamento adequado das imagens significa economia de filme e facilidade de leitura dos fotogramas. Ele pode ser estabelecido pela posição do texto ao longo do filme, assim é longitudinal quando o texto está paralelo ao sentido de comprimento do filme e
transversal quando o texto está perpendicular ao comprimento.
O posicionamento dos fotogramas no filme é determinado pelo sentido de alimentação das microfilmadoras, ou seja, a posição de introdução do documento na máquina (rotativa) ou a colocação do documento no campo fotográfico durante a microfilmagem. Também deve-se verificar o tipo de visor que será utilizado para consulta (com ou sem giro de imagem).
d) Tipos de filmes para microfilmagem
Os filmes desenvolvidos para utilização no campo da microfilmagem possuem características específicas para o registro e reprodução de documentos, não se prestando portanto ao registro de cenas naturais, objetos ou pessoas.
microfilmadoras para o registro dos documentos originais e não podem ser expostos a qualquer tipo de luz. Sua polaridade é sempre negativa: fundo preto e letras brancas. Os
filmes cópias são destinados à duplicação do filme de câmara e existem aqueles com emulsão de halogenetos de prata e com outros tipos de emulsão como o diazo.
A constituição do filme de câmara é a seguinte:
- base ou suporte: é o meio usado para sustentar a emulsão; na confecção das bases para microfilme tem sido, tradicionalmente, usado o acetato e o triacetato de celulose; atualmente, o poliéster também está sendo usado em virtude de sua grande resistência à ruptura;
- emulsão: é uma camada sensível à luz que capta a imagem e consiste em cristais microscópicos de halogenetos de prata suspensos em gelatina;
-substrato: é um adesivo claro que liga a emulsão à base;
-camada protetora: é composta de material transparente para evitar os arranhões, manchas ou outros danos na emulsão;
-camada anti-halo: é tradicionalmente adicionada para reduzir a luz refletida no interior da unidade filmadora durante a microfilmagem.
NOTA: a gelatina tem importante função na determinação das características do filme de prata possuindo vantagens (dilatação quando tratada por soluções de processamento permitindo atingir todos os cristais de prata; não se dissolve, não se desintegra e nem distorce a imagem na solução ou quando da secagem do filme; endurece logo após a secagem) e desvantagens (é suscetível aos arranhões, facilitando a degeneração e destruição da imagem; é um composto orgânico e portanto sujeito a fungos, bactérias e outros problemas similares, daí as precauções que devem ser tomadas em relação ao controle de temperatura, umidade e luminosidade nos locais de armazenamento dos microfilmes).
As características dos filmes cópias são as seguintes:
- filmes cópias a base de sais de prata: são filmes que contém halogenetos de prata em sua constituição no entanto, não podem ser utilizados como filme de câmara devido a sua baixa sensibilidade à luz; conserva a polaridade do filme original e o seu processamento é feito da mesma forma que o original de câmara;
- filmes cópias diazo: são filmes cuja emulsão é composta de partículas diazóicas e de substâncias chamadas acoplantes. A sensibilidade desse filme é feita por luz ultra-violeta de alta intensidade. Quando o filme é exposto no duplicador, as partículas atingidas pela luz são destruídas permanecendo inalteradas aquelas não atingidas; o processo de revelação é praticamente a seco pois utiliza vapor de amônia que age sobre as partículas que não receberam luz, fazendo com que estas associem-se aos acoplantes formando corantes e, conseqüentemente, as imagens. O filme diazo mantém a polaridade do filme original, possui alto poder de resolução e grande resistência a abrasão, suportando bem o manuseio intenso.
e) Sensibilidade dos filmes
É o poder de maior ou menor percepção de um filme ao fator luz, os filmes mais sensíveis são chamados de pancromáticos (sensíveis a qualquer espectro de luz = filmes de câmara) e os menos sensíveis são denominados de ortocromáticos (sensíveis à luz branca = filmes cópias).
f) Largura do microfilme
Existem várias larguras (bitolas) de microfilme e sua escolha adequada é determinada em função do sistema de informação adotado e da documentação a ser microfilmada.
- 35mm: serve principalmente para o registro de desenhos técnicos, plantas e mapas podendo ser aplicada tanto em rolo quanto cortado em segmentos, compondo outras microformas, sempre em microfilmadora planetária.
- 105mm: usada para a reprodução de imagens múltiplas originando as microfichas cuja aplicação muito tem se desenvolvido para emissão de relatórios ou ainda edição de catálogos.
A razão pela qual relaciona-se a largura do microfilme com sua aplicação reside no fato de que ela e a redução utilizada vão determinar a dimensão máxima do documento admitida no filme.
g) Grau de redução
É a proporção entre a dimensão linear do documento e a dimensão correspondente à imagem do filme. O grau de redução adequado está estreitamente ligado às dimensões do original e à largura do filme. É o grau de redução que determina a quantidade de documentos que podem ser registrados num filme, o limite máximo de fotogramas é determinado pelo comprimento do filme.
A capacidade de armazenamento de documentos em um microfilme está relacionada com o tamanho do filme, as medidas do documento, o grau de redução e o tipo de microfilmadora. Numa microfilmadora rotativa é possível determinar a quantidade de documentos cabível em um rolo aplicando-se uma fórmula, entretanto, numa microfilmadora planetária a quantidade de fotogramas é fixa sendo determinada pela redução adotada e pelo modelo da máquina pois tendo os quadros fixos, a área ocupada no filme por um documento é sempre a mesma.
h) Grau de magnificação
Magnificação (ampliação, aumento) é a proporção entre as dimensões da imagem do documento registrada no microfilme e a sua projeção na tela do visor. Esta não deve ser muito superior à redução usada devendo ser, preferivelmente, igual ou menor para que a qualidade da imagem reproduzida não seja prejudicada.
4.3 – PROCESSAMENTO
O mecanismo de processamento de um filme convencional, a base de sais de prata, envolve as etapas de revelação*, fixação*, lavagem e secagem. Hoje em dia, é praticamente corrente a aquisição e uso dos banhos reveladores e fixadores já prontos. O objetivo principal das etapas do processamento é a obtenção de imagens uniformes ao longo do filme e de um bom padrão técnico de qualidade.
As processadoras automáticas revelam filmes de 16mm, 35mm e 105mm.
Com finalidade de verificar as condições do filme matriz produzido, a inspeção ótica se realiza utilizando revisores de filmes para constatar se está completo, sem faltar páginas, documentos, ou na ordem do arranjo estabelecido previamente; se as imagens estão em foco, perfeitas; efetuar a leitura da densidade*, definição* e a legibilidade do filme para fins de leitura perfeita e duplicação em filmes cópias. Para tal verificação é usado o densitômetro*. Os erros constatados deverão ser corrigidos em filme posterior.
A inspeção química envolve o exame da qualidade dos filmes através do teste químico para verificar os resíduos do sal fixador (tiossulfato de sódio, conhecido comunente como hipossulfito de sódio* ou simplesmente hipo).
GLOSSÁRIO:
1) processamento: procedimento relativo à ação de agentes químicos ou físicos, com o propósito de tornar legível a imagem latente produzida pela ação da luz na superfície sensível; 2) revelação (banho de): tratamento químico ou físico para tornar visível a imagem latente, gerada por um raio luminoso, sobre uma superfície sensível;
3) fixação (banho de): solução que interrompe a ação do revelador nas emulsões fotossensíveis tornando os sais de prata, não expostos, solúveis, com a finalidade de transformar a imagem, já revelada, permanente;
4) densidade (óptica): medida pela capacidade de uma imagem fotográfica de absorver a luz, isto é, pela gradação da gama do cinza;
5) densitômetro: instrumento para medir a densidade óptica de uma imagem, pela medida da quantidade de luz incidente, refletida ou transmitida;
6) definição (poder de) = poder de resolução: é a propriedade de uma emulsão, ou de um sistema óptico, de registrar a imagem de um documento em seus mínimos detalhes; a medida quantitativa do poder resolutivo ou de resolução é expressa em linhas por milímetro, como critério de qualidade, ou seja, a resolução é a capacidade da microfilmadora e do microfilme de produzir os detalhes de uma imagem em número delinhas por milímetro; 7) hipossulfito residual: agente químico de saturação, usado no banho fixador, que deve ser eliminado para garantir a durabilidade do filme.
4.3.1 - Controle de qualidade do microfilme
Tem como objetivo garantir a qualidade da imagem, da permanência arquivística e das informações do microfilme. Para que se possa obter bons resultados na produção de microfilmes, um programa de qualidade deve ser elaborado e colocado em prática desde o início da microfilmagem.
a) Inspeção ótica
Uma resolução depende de alguns fatores: emulsão do filme, exposição, objetiva, ajuste, vibração da câmara, redução e processamento. Para medir o poder de resolução de um microfilme, é preciso dispor de um original de altíssima precisão gráfica, e que seja padrão universal. Este padrão é chamado de “Resolution Test Chart”. Para a leitura do poder de resolução de um microfilme, é necessário um microscópio que tenha subiluminador e cuja ampliação esteja entre 50x e 100x.
Como fazer o teste? Microfilmar RTC como se fosse um documento, processar o filme, examinar pelo microscópio o fotograma obtido do RTC, localizar no RTC (através do microscópio) qual o menor grupo de linhas que apresenta nítida separação entre uma linha e outra, tanto as verticais, como as horizontais, anotar o número correspondente a esse grupo de linhas, multiplicar o número de linhas por milímetro. Considera-se internacionalmente aceitável um microfilme com resolução a partir de 90 linhas por milímetro.
Influenciam na densidade de um filme: exposição, filme com prazo de validade vencido, demora para processar o filme, temperatura elevada do revelador. Em microfilme, é reconhecida como ideal a densidade igual a 1.0.
b) Inspeção química
Responsável pela garantia de uma longa permanência arquivística dos microfilmes. Os resíduos químicos são os principais agentes de deterioração das imagens microfilmadas. É importante promover testes residuais periódicos, para certificar-se de que o processamento dos filmes está sendo convenientemente executado. Os resíduos deixados no filme pelos químicos utilizados em processamento não podem ir além dos limites máximos fixados por normas internacionais de controle de qualidade.
O teste realizado com maior freqüência é o:
- Teste Residual de HIPOSSULFITO: o resíduo de hipossulfito de sódio é a quantidade de tiossulfato de sódio (fixador) que permanece na superfície do filme depois da última lavagem. Estes resíduos combinam com a prata da imagem e formam o sulfito de prata. Essa união provoca um processo de permanente deterioração. Entretanto, este inconveniente pode ser eliminado através de lavagem adequada do microfilme após os banhos químicos. O limite máximo de concentração de hipo para garantir qualidade arquivística é de 0.7 microgramas por centímetro quadrado de área de filme.
Atualmente, são usados dois outros métodos para teste de controle de qualidade identificados como: método azul de metileno e densitométrico de prata.
- Método azul de metileno: substitui o teste de hipo, é certamente o mais rápido e o mais preciso, indica a quantidade exata de hipossulfito no filme, em micrograma por centímetro quadrado; por outro lado, é relativamente complicado para montar, e seu custo de implantação é bastante alto tendo em vista necessitar de espectrofotômetro para fazer a análise. Sendo tecnicamente complexo, exige dispendiosa montagem, constante calibração e um químico de alto nível técnico.
- Método densitométrico de prata: consiste em medir uma mancha de densidade que é produzida pelo resíduo do fixador, a mensuração é obtida através do exame em um densitômetro, no qual é instalado um filtro especial.
4.4 – DUPLICAÇÃO
Se após a inspeção o filme produzido foi considerado perfeito, será usado como filme matriz para produção de filmes cópias, através do uso de duplicadores. Existem duplicadores para filmes cópia de prata e diazo.
a) Duplicador para filme cópia de prata: durante a duplicação, o filme original é transportado em contato com o filme cópia, em perfeito sincronismo, para ser exposto à luz do duplicador. Terminada a duplicação, o filme cópia de prata necessita ser processado, tendo em vista sua constituição, tal como o filme original.
b) Duplicador para filme cópia Diazo: o filme original é também transportado em contato com o filme cópia em perfeito sincronismo para ser exposto à ação da luz; a exposição do filme diazo é feita através de luz ultra violeta; o processamento do filme diazo é feito através de vapor de amônia, em uma câmara existente no próprio duplicador, ele é instantâneo pois deixa o filme pronto para uso logo após a duplicação.
5 – MICROFORMAS
5.1 – ROLO
30,5 metros de película enrolada em carretéis especiais de plásticos, ou metal protegido com pintura, ou outra matéria destinada a impedir a oxidação. Tais carretéis devem ter duas características:
- furo central, quadrado, com dimensões e forma padronizadas para encaixar nos eixos de tração dos aparelhos de leitura;
- abertura nas paredes laterais destinadas a propiciar ampla circulação do ar, dissipação do calor e a evitar retenção de umidade.
Os carretéis são colocados em caixas especiais de cartolina, isenta de acidez, em cujo dorso e laterais escrevem-se os dados de identificação do rolo e outras referências de localização. Atualmente, são produzidas caixas de plásticos que propiciam melhores condições de armazenamento. As caixas são colocadas em gavetas de arquivos de aço, de fabricação especial denominados Micromex.
O tipo de arquivamento em rolo recomenda-se para a formação de arquivos de documentação de longos textos e de continuidade, tais como: processos, relatórios, legislação, livros, jornais, revistas, documentação administrativa, contábil etc.
5.2 – JAQUETAS
Envelopes de acetato transparente, de tamanho padronizado, com divisões ou canais onde são inseridas as tiras de filmes de 16 ou 35mm. Ao alto das jaquetas, visíveis a olho nu, a indexação ou dados referentes aos microfilmes ali arquivados.
O tipo de arquivamento em jaquetas é indicado para documentação de cadastro, de contínuo crescimento, enfim arquivos “dinâmicos” que são atualizados ou ampliados freqüentemente Através de filmes copiativos, podem ser facilmente duplicados.
5.3 - CARTÕES – JANELA
De tamanho padronizado, semelhantes aos cartões de tabulação, possuem uma, duas ou mais aberturas denominadas janelas protegidas por bolso(s) de acetado transparente, onde é inserido o fotograma(s), em filmes de 16 e 35mm, ou simultaneamente 16 e 35mm.. No lado esquerdo do cartão, perfurado, datilografado, codificado ou por símbolos alfanuméricos, a indexação ou elementos de identidade do(s) fotograma(s) ali arquivado(s).
O arquivamento em cartões-janela destina-se a material capaz de ser reunido em número reduzido de fotogramas, como por exemplo: gráficos, tabelas, desenhos, plantas etc. para arquivos técnicos. Filmes copiativos possibilitam sua rápida duplicação.
5.4 - MICROFICHAS
A microficha é um suporte plano, opaco ou transparente, contendo uma série de imagens ou fotogramas, em filmes de 105 mm dispostos em linhas paralelas.
Na microficha obtida na microfilmagem convencional, os elementos de identificação dos documentos contidos são vistos ao alto, a olho nu, e a localização dos documentos é feita através do uso de coordenadas em colunas e em fileiras.
Constituem, também, um meio de distribuição da informação selecionada por assunto, para formar uma biblioteca, arquivo, ou centro de documentação em embalagem compacta. Nos empréstimos garantem um serviço mais rápido eliminando o alto custo das remessas postais.
As microfichas podem ser usadas tanto nas microfilmadoras convencionais como no sistema COM. Vários aspectos as diferenciam: as dimensões em que se apresentam, os graus de redução utilizados, a localização do fotograma-índice e, principalmente, a leitura que nas modalidades produzidas pelas microfilmadoras convencionais é feita horizontalmente, já que os fotogramas estão em linhas paralelas, enquanto que no sistema COM a leitura é vertical, de cima para baixo, coluna por coluna.
A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm, sendo que a sua capacidade pode variar entre 50 e 252 fotogramas com a redução variando entre 20x e 48x.
As microfichas podem ser geradas de várias maneiras: - utilizando uma câmara planetária “step & repeat”;
- utilizando o equipamento C.O.M (Computer output Microfilm); - duplicando uma jaqueta.
5.5 - OUTRAS MICROFORMAS
O Cartucho surgiu como forma de dinamizar o uso do rolo de microfilme. Os rolos são acondicionados em caixas especiais, que tornam possível automatizar a busca da informação, no entanto, só pode ser utilizado em visores específicos para leitura de cartucho.
O Tab-Jac também é um cartão tabulável, contendo três canais de poliester para inserção de filmes de 16mm; sua aparência é semelhante a cartão-janela. É uma microforma bastante adequada para documentos com o crescimento (prontuários médicos), que possuem número reduzido de páginas e entre os quais não seja freqüente a inserção de novos documentos.
6 - RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Índice é o recurso que se utiliza fora do filme para facilitar a busca da informação microfilmada. O índice pode ser feito em cartões, fichas, folhas, listas e até nas caixas (que acondicionam os filmes) podem ser inseridos índices nas etiquetas.
Código é o recurso que se utiliza dentro do filme para facilitar a seleção do documento procurado. O código é inserido dentro do filme, sendo esta operação realizada durante a filmagem de forma manual ou automatizada. Os tipos de codificação podem ser:
- a numeração seqüencial no documento ou no fotograma; - o sistema de flash com a função sinalética;
- por odômetro;
- por controle de imagens, sinais óticos ou blips com o uso de retângulo embaixo do fotograma, ou com a leitura por célula fotoelétrica;
- binária ou MIRACODE (microfilms information retrieval acess code) com o emprego de sinais óticos em colunas antes de cada fotograma (na própria microfilmadora, é feita a digitação do código);
6.1 - INDEXAÇÃO DOS FILMES
Indexar é relacionar os ítens que constituem o conjunto de documentos, apontando a localização física de cada um e de um grupo deles.
Deverá ser executada na fase de preparação técnica dos documentos para microfilmagem, sendo utilizada somente para a microforma em rolo, pois esta é que reúne um grande número de documentos em um só lugar.
A indexação dos filmes é baseada no sistema de arquivamento da documentação original, isto quer dizer que, se os documentos estão organizados em ordem alfabética, a indexação do filme terá como base esta ordem.
Aliadas a esta ordenação estarão as informações originadas da microfilmagem dos documentos, tais como: rolo, flash e fotograma, necessários para se recuperar a informação, pois são elas que localizarão os documentos desejados dentro do filme.
Exemplos de indexação: alfabética, numérica e cronológica.
6.2 - CODIFICAÇÃO DOS FILMES
Codificar é estabelecer símbolos que permitam, através de processos manuais, mecânicos ou eletrônicos, recuperar a informação desejada. Estes símbolos são chamados de códigos.
A maioria dos sistemas de codificação foi desenvolvida para os microfilmes em rolo e seus derivados (o cartucho) pois são as microformas que apresentam maior volume de informações armazenada por unidade, necessitando pois de meios seguros e rápidos para localizar um documento entre milhares contidos no mesmo rolo.
A codificação deve ser planejada com objetivo de recuperar a informação o mais rápido possível. O tipo de codificação vai variar de acordo com os equipamentos de entrada e de saída utilizados.Existem vários tipos de codificação atualmente em uso, que são as manuais e automatizadas.
6.2.1 - Codificação manual
É aquela cujo acesso à informação é feito de forma manual e simplificada, sem o auxílio mecânico ou automático. As mais conhecidas são “flash” e odômetro.
- Codificação por “flash” - A codificação manual mais usada é o “flash”. O termo “flash” é uma expressão norte-americana e comumente usada por nós na sua forma original. Significa clarão, brilho súbito e repentino. É própria para microfilmes em rolo e seus derivados, que contenham informações possíveis de serem classificadas em grandes lotes, ordenados de forma seqüencial lógica.
O método consiste em separar grupos de documentos microfilmados mediante um espaçamento em branco (sem imagens) no filme e a colocação de fichas identificadoras dos grupos nesses intervalos assim formados.
A medida em que o filme passa na tela do leitor de microfilme, os espaços transparentes criados entre cada grupo causarão um brilho repentino semelhante ao “flash” de uma câmara fotográfica. Imediatamente após verificar esse brilho, o pesquisador verá a ficha de identificação do grupo, devendo então reduzir a velocidade de avanço do filme de tal forma que possa identificar o documento que deseja dentro do grupo.
- Codificação por odômetro: codificar pelo método do odômetro significa identificar o documento com um código numérico que exprime o número de unidades-padrão de comprimento de filme que são percorridos até chegarmos ao documento desejado.
A codificação por odômetro não se presta para codificação individual de documentos mas para grupo de 10 ou 15 documentos. O método requer que o aparelho leitor esteja equipado com odômetro. A codificação por odômetro impõe a utilização de um índice externo. Para efetuar a consulta, o pesquisador verifica no índice em que rolo e qual código de odômetro indicativo do documento que procura. Coloca o rolo de filme no visor, zera o odômetro e em seguida aciona o avanço do filme até que o mostrador do odômetro indique o código indicado no índice referente ao documento desejado. A codificação por odômetro pode também ter o rolo inserido em cartucho.
6.2.2 - Codificação automática
É aquela gerada ou destinada à recuperação da informação por meios automáticos. Temos codificação por controle de imagem e binária.
- Codificação por Blips (controle de imagem): este método consiste em se produzir durante a microfilmagem, pequenas marcas retangulares (Blips) sob a imagem de cada documento. Essas pequenas marcas são geradas automaticamente através de dispositivos integrantes do próprio equipamento de microfilmagem.
- Codificação binária (código de barras): este sistema associa a técnica da microfilmagem à tecnologia dos mini-computadores. Consiste em se produzir um filme pelo método de controle de imagem (Blips), sendo que todas as informações, que identificam cada documento, são códigos em binário gravados em discos magnéticos.Um mini-computador comanda todo o acesso aos discos magnéticos (memória do sistema) através de um terminal vídeo, cujo teclado representa o elo de ligação entre o sistema e o operador.
6.3 - LEITORES (OU VISORES)
As unidades de saída são os equipamentos empregados para acesso ou recuperação dos documentos microfilmados através da ampliação (ou magnificação) da imagem, são denominados leitores ou visores de microfilme.
O leitor é um aparelho constituído basicamente de um dispositivo para o transporte de microfilme, um suporte contendo a parte ótica composta das lentes para ampliação da imagem e de seu mecanismo de ajuste, uma lâmpada, um jogo de espelhos para reflexão da imagem ampliada pelas lentes e um visor (ou tela) destinado a receber projetadas as imagens dos espelhos.
Os leitores diferenciam-se em muitos aspectos já que foram idealizados para utilização em diferentes métodos de consultas e recuperação da informação. Há leitores dotados de lentes fixas, outros que permitem uma ampla compatibilidade através da fácil permuta de lentes ou através de uma aproximação ou afastamento do ponto de foco (zoom). Existem aparelhos dotados de dispositivo para giro de imagem caso contrário só admitem um único posicionamento dos fotogramas no filme.
De acordo com a forma de acesso à informação a que se destinam, as unidades de saída classificam-se em leitores para simples consulta e leitores copiadores agrupados, por outro lado, de conformidade com as microformas básicas específicas que adotam (leitores para rolos, para jaquetas, para microfichas e mistos).
7 - CONDIÇÕES DE ARMAZENAMENTO
O filme é um produto extremamente perecível mas que se conservará por um longo tempo se nas etapas de produção, armazenamento e controle for submetido a procedimentos técnicos perfeitos.
É certo que a longevidade dos filmes e o rigor das condições recomendadas estão estritamente ligados às necessidades dos prazos de retenção dos filmes, considerando-se que os registros fotográficos podem constituir interesse para uso por prazo médio, ou para efeito de arquivos permanentes, de durabilidade ou permanência máxima.
Portanto, quanto mais longa for a vida útil desejada do filme, maiores e mais rigorosos serão os cuidados e as condições recomendadas. Um dos mais importantes fatores que afetam a longevidade do filme é a existência, na etapa de processamento, de químicos residuais acima das especificações recomendadas.
Outros fatores inimigos do filme são a poeira, o calor e a umidade. O fungo, que então se forma, situa-se na emulsão e depois no suporte, formando zonas negras, verdes ou cinza escuro, consumindo a imagem, destruindo a emulsão. No entanto, se o filme for conservado em ambiente muito seco, a emulsão perde a umidade e sua elasticidade fica reduzida.
Os locais devem reunir requisitos de ar puro, isenção de poeira e gases nocivos. A revisão e limpeza dos filmes deverá ser feita periodicamente, de 6 em 6 meses.
7.1 - PARÂMETROS RECOMENDADOS
a) umidade relativa do ar
- matrizes de segurança: 45%
- películas para consulta (diazo): 55% - variações aceitáveis + ou - 5%
b) temperatura média
- matrizes de segurança: 15% - películas para consulta: 18º a 21ºC - microfichas: 21º a 24ºC
- variações aceitáveis: + ou - 3ºC
c) mobiliário
- para as matrizes de segurança: depósitos de segurança, isolado do prédio onde estão as outras microformas;
- para as películas de consulta: utilização de arquivos específicos para microfilmes (Micromex).
d) embalagens
8 – LEGISLAÇÃO SOBRE MICROFILMAGEM
LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968: Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
O Presidente da República.
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1°. Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.
§ 2°. Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
§ 3°. A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4°. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§ 5°. A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6°. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados.
§7° Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente.
Art. 2°. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art. 3°. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais de microfilmagem de documentos oficiais. §1°. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originarias.
§2°. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos com a terceiros.
Art. 4°. É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
Art. 5°. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 6°. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° da República. A. COSTA E SILVA - Luís Antonio da Gama e Silva
DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 - Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta:
Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a titulação, a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação.
Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.
§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias.
§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem
subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;
