Anexo ‘C’ ao Módulo C3
PLANEAMENTO DE RECURSOS PARA A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DESCRIÇÃO GERAL DO MÓDULO
Para produzir um evento, os organizadores contam com a utilização de um conjunto alargado de recursos. Estes vão desde os recursos humanos, as suas capacidades e conhecimentos, até ao fornecimento de bens e serviços, passando igualmente pela obtenção das respectivas licenças e autorizações. Para o ajudar a tirar o maior proveito dos recursos necessários, é essencial que eles sejam planeados de forma eficaz. Significa isto que em primeiro lugar terá que identificar os recursos necessários e depois definir a forma de os obter.
Recomenda-se que este módulo seja estudado em conjunto com a sessão de formação através da Internet intitulada «A gestão de projectos em reuniões e congressos – a preparação de eventos», a qual proporciona uma aprendizagem interactiva e «orientada para a acção» para aprofundar a compreensão deste módulo.
OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DO MÓDULO
Este módulo irá permitir:
• Compreender o objectivo e a forma de utilização do conjunto de recursos técnicos e outros geralmente usados na organização de eventos.
• Analisar e identificar os recursos humanos necessários para a organização de eventos • Analisar e identificar os recursos técnicos necessários para a organização de eventos • Analisar e identificar outros recursos necessários para a organização de eventos • Produzir especificações detalhadas para os recursos necessários.
CONTEÚDO DO MANUAL
Este manual está divido nas seguintes secções e subsecções:
Página 1 Enquadramento do planeamento de recursos
1.1 Conteúdo desta secção 4
1.2 Local onde é realizado o evento e alojamento 4
1.3 Materiais 4
1.4 Equipamento 5
1.5 Recursos humanos 5
2 Recursos técnicos e não técnicos
2.1 Conteúdo desta secção 6
2.2 Técnico 6
2.3 Não técnico 7
3 Especificação dos requisitos
3.1 Conteúdo desta secção 9 3.2 O objectivo de especificar os requisitos 9 3.3 A identificação dos recursos
3.4 Como especificar os requisitos
11 12 4 Bibliografia / estudo adicional 13
1. ENQUADRAMENTO DO PLANEAMENTO DE RECURSOS 1.1 CONTEÚDO DESTA SECÇÃO
1.2 Local onde se realiza o evento e alojamento 1.3 Materiais
1.4 Equipamento 1.5 Recursos humanos
1.2 LOCAL ONDE SE REALIZA O EVENTO E ALOJAMENTO
Independentemente do evento se realizar no interior ou no exterior, será necessário definir o local mais apropriado para o realizar. Se o evento for «residencial», terá também de providenciar alojamento para os participantes. A localização do lugar onde o evento se irá realizar, isto é a sua acessibilidade e adequação para o tipo de evento que está a planear, é de importância crucial. Poderá acontecer que o perfil dos participantes obrigem a um determinado nível de qualidade ou nível de preços. Por exemplo, os participantes com orçamentos reduzidos poderão não ter meios para pagar os serviços oferecidos por infraestruturas de luxo. A escolha acertada para o local de realização do evento e para o alojamento dos participantes poderá fazer a diferença entre clientes satisfeitos e um evento bem sucedido ou clientes descontentes que não voltarão a repetir a experiência.
A sessão de formação através da Internet proporciona um estudo suplementar sobre o planeamento e procura do local para o seu evento e do alojamento para os participantes. 1.3 MATERIAIS
Todos os eventos necessitam de diversos materiais. Estes poderão incluir materiais impressos, tais como programas de conferências e de exposições, bilhetes, manuais de formação a serem distribuídos aos formandos e artigos promocionais, tais como canetas, camisolas, chaveiros, etc. para promover a sua organização. Todos os materiais que sejam necessários devem ser tomados em consideração antecipadamente e planeados por forma a estarem disponíveis no momento certo.
A sessão de formação através da Internet proporciona um estudo suplementar sobre o planeamento e procura do local para o seu evento e de alojamento para os participantes.
1.4 EQUIPAMENTO
O tipo de equipamento de que irá necessitar vai depender do tipo de evento que esteja a organizar. Para uma conferência, o equipamento necessário poderá incluir um computador, uma impressora, uma fotocopiadora, uma rede telefónica e um fax de modo a permitir o funcionamento eficaz de um gabinete de eventos, enquanto que para uma exposição serão necessários espaços arquitectonicamente preparados, bem como o fornecimento de energia e iluminação para satisfazer as necessidades dos expositores. Deve certificar-se de que o equipamento que precisa é de confiança e seguro e adequado para a utilização que lhe vai dar.
A sessão de formação através da Internet proporciona um estudo suplementar sobre o planeamento e procura do local para o seu evento e de alojamento para os participantes. 1.5 RECURSOS HUMANOS
Independentemente da maior ou menor dimensão do seu evento, irá com certeza necessitar de recursos humanos. Será necessário, por exemplo, pessoal para servir café, chá e almoços aos participantes nas conferências, e serão necessários membros da equipa do evento para assegurar a inscrição dos participantes, para dar assistência aos conferencistas e dar apoio no decorrer do evento. É provável que recorra também a serviços externos, nomeadamente assessoria e serviços especializados, e ao fornecimento de hospedeiras, no caso de eventos de maior dimensão. A quantidade de pessoal envolvido no evento irá depender naturalmente da natureza e da dimensão do evento que está a organizar, mas para garantir que tem os recursos humanos de que necessita, terá de planear a forma como tenciona obtê-los.
2. RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS 2.1 CONTEÚDO DESTA SECÇÃO
2.2 Recursos técnicos 2.3 Recursos não técnicos 2.2 RECURSOS TÉCNICOS 2.2.1 Equipamento
O equipamento técnico requer competências e conhecimentos específicos para a sua instalação e operação. O equipamento técnico pode ser simples ou complexo. Por exemplo, um retroprojector é fácil de operar, mas um projector de dados requer conhecimentos sobre a forma como o instalar, sobre qual o software de que necessita para funcionar e como utilizar o software de modo a fazer apresentações eficazes. Outros exemplos de equipamento técnico são:
• Computadores
• Projectores de diapositivos • Ecrãs de plasma planos
• Equipamento de ampliação de som • Microfones
• Sistemas sonoros
• Projector de vídeo / câmara de vídeo • Equipamento para vídeoconferência • Equipamento para tradução simultânea.
2.2.2 Conhecimentos específicos
Se decidir utilizar equipamento técnico complexo durante o evento, terá de garantir que as pessoas que o irão utilizar têm as competências e conhecimentos necessários para o fazer, de modo a assegurar não só que o equipamento é utilizado correctamente, mas também a segurança do utilizador. Caso não disponha desses conhecimentos, poderá obtê-los através de outras fontes. Quando se aluga equipamento complexo para um evento, muitas vezes o próprio fornecedor também pode fornecer um operador para assegurar que tudo corra bem.
Em caso algum deverá um equipamento complexo ser utilizado por pessoas não habilitadas para o fazer, visto que isto poderá danificar o equipamento ou, em última análise, provocar acidentes.
2.2.3 Vídeoconferência
A videoconferência é um meio cada vez mais utilizado. Para além de permitir discussões frente a frente entre indivíduos em diferentes partes do mundo, permite igualmente que os oradores principais participem numa conferência sem estarem fisicamente presentes. Por exemplo, a abertura ou fecho de uma conferência pode ser realizada por um orador famoso utilizando um sistema de vídeoconferência.
2.3 RECURSOS NÃO TÉCNICOS 2.3.1 Materiais
Exemplos de materiais não técnicos: • Materiais impressos
• Artigos promocionais • Sinalética
• Pastas para guardar documentos da conferência • Papel e canetas
• Imagens gráficas.
• Pavilhões (bandeiras) e faxias publicitárias.
Uma vez que estes recursos não necessitam de conhecimentos específicos para a sua utilização, eles podem ser adquiridos e utilizados à medida que vão sendo necessários.
2.3.2 Equipment
Exemplos de equipamento não técnicos: • Mesas
• Cadeiras • Estrados • Púlpitos
• Placas de visualização • Cassetes áudio e de vídeo • Flipcharts
• Monitores.
Mais uma vez, como estes artigos não necessitam de conhecimentos específicos, podem ser adquiridos à medida que sejam necessários.
2.3.3 Serviços auxiliares
É provável que sejam necessários serviços auxiliares, tais como:
• Catering
• Vestiários. • Hospedagem
• Serviços de desenho gráfico e de impressão • Equipamento audiovisual
• Aluguer de tendas de grandes dimensões • Casas de banho públicas.
2.3.4 Recursos humanos
Nenhum evento poderá ser bem sucedido sem o apoio das pessoas que desempenham as tarefas e acções necessárias para a sua realização. Exemplos das pessoas que estarão envolvidas no seu evento são:
• A equipa do evento • Hospedeiras
• Pessoal de catering • Voluntários
• Patrocinadores
• Pessoal do local onde se realiza o evento • Pessoal da segurança
• Consultores especializados • Fornecedores
3. A ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS 3.1 CONTEÚDO DESTA SECÇÃO
3.2 O objectivo de especificar os requisitos 3.3 A identificação dos recursos
3.4 Como especificar requisitos
3.2 O OBJECTIVO DE ESPECIFICAR OS REQUISITOS 3.2.1 Satisfazer as necessidades do evento
A identificação dos recursos de que irá necessitar para a realização do seu evento é um passo muito importante. Deverá que tomar em consideração o tipo e a natureza do evento, as actividades que o mesmo irá integrar e os resultados pretendidos, antes de poder identificar de forma clara os recursos de que irá necessitar para o auxiliar, quer no planeamento quer na implementação do evento. Por exemplo, se realizasse uma exposição de dois dias com equipamento médico de elevado custo, os seus expositores teriam de certificar-se de que era seguro deixar o equipamento nas instalações do evento durante a noite. Para isso, deverá recrutar os serviços de segurança especializados para proteger as instalações contra potenciais roubos.
Todos os recursos devem ser adequados ao tipo de evento e devem ser de confiança e de utilização segura. Por outro lado, o nível de qualidade do serviço ou dos produtos deve ser apropriado ao perfil dos participantes do evento. Por exemplo, se estivesse a organizar uma conferência científica de alto nível, é provável que os apresentadores quisessem utilizar o mais moderno equipamento de apresentação. Não poderia esperar que um retroprojector e um flipchart fossem suficientes.
3.2.2 Satisfazer as necessidades organizacionais
A sua organização poderá ter uma imagem de marca ou reputação a defender e quaisquer recursos adquiridos devem obedecer aos requisitos internos, bem como aos requisitos dos seus clientes. Além disso, a sua organização poderá ter os seus próprios procedimentos e
sistemas de procurement que deverão ser respeitados por qualquer fornecedor com quem trabalhar, bem como por qualquer outro pessoal dentro da organização que adquirir recursos para o evento em seu nome.
Do ponto de vista do planeamento, é por isso importante que identifique quaisquer necessidades específicas da sua organização antes de começar a sondar possíveis fornecedores e empreiteiros. Por exemplo, a sua organização poderá ter uma lista de fornecedores preferidos que ofereçam descontos pelo facto de ser um cliente regular, ou a sua organização poderá ter restrições orçamentais que limitem a sua escolha de fornecedor. Poderá encontrar bibliografia adicional sobre este tópico no módulo D1.
3.2.3 Satisfazer necessidades legais
É importante que tome em consideração os requisitos legais que devem ser cumpridos no fornecimento dos recursos. As questões da saúde e da segurança não podem ser ignoradas para evitar que você e os seus funcionários corram riscos excessivos. Por exemplo, não seria apropriado planear o fornecimento de energia e iluminação para espaços arquitectonicamente preparados sem prever igualmente a contractação de electricistas para a sua instalação.
Poderá também ser necessário obter, das autoridades competentes, licenças ou autorizações para o seu evento antes de este se poder realizar. O seu planeamento terá, por isso, que tomar em consideração o tempo que isto poderá demorar, bem como identificar onde podem ser obtidas as referidas licenças ou autorizações e o processo necessário para a sua obtenção. Poderá encontrar bibliografia adicional sobre este tópico no módulo D1.
3.2.4 Respeitar códigos de conduta industriais estabelecidos
Ao efectuar as suas actividades de planeamento de recursos, é provável que tenha de tomar em consideração determinados códigos de conduta industriais estabelecidos que poderão afectar o tipo de recursos que necessita ou os meios para os obter. Por exemplo, assumindo que pedisse emprestado a outra organização alguns equipamentos para o evento, o código de
conduta provável seria de garantir que os equipamentos estivessem cobertos por um seguro para o caso de eles se danificarem. Por outro lado, os fornecedores poderão insistir que seja feito um seguro para alugarem o equipamento e deverá tomar isto em consideração na elaboração do seu orçamento de recursos. Da mesma forma, os participantes no seu evento esperam que o evento seja coberto por um seguro de responsabilidade civil para que, em caso de acidente ou danos decorrentes do evento, eles recebem uma indemnização, bem como o reembolso de eventuais despesas médicas.
Se a sua organização for membro de um organismo profissional, é possível que exista um código de conduta definido por esse organismo para os seus membros associados e que deverá ser tomado em consideração. Na organização de eventos este tipo de código de conduta poderá prever o compromisso de fornecer aos seus clientes apenas bens e serviços da máxima qualidade.
3.3. A IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS 3.3.1 Recursos existentes
Antes de verificar quais os recursos que terão de ser adquiridos para o evento, deve primeiro identificar os que já existem dentro da sua organização. Estes recursos poderão incluir competências e conhecimentos específicos, o financiamento disponível, equipamento, materiais e serviços de design e impressão, entre outros. Assumindo que a sua organização dispõe de pelo menos alguns dos recursos necessários, terá depois de identificar como pode ter acesso a eles. Por exemplo, existe algum procedimento interno a observar para poder reservar a utilização de equipamento ou recrutar pessoas para o seu evento? e haverá algum custo associado que deva ser integrado no seu orçamento de recursos?
3.3.2 Recursos adquiridos
Depois de ter identificado os recuros existentes na sua organização, os restantes recursos terão de ser adquiridos. Entre eles poderão incluir-se competências técnicas, tais como conhecimentos audiovisuais, ou o fornecimento de serviços de catering ou materiais impressos e o aluguer de equipamentos.
Se for necessário adquirir alguns recursos, deverá em primeiro lugar identificar os potenciais fornecedores; a disponibilidade dos produtos ou serviços de que necessita para as datas em que eles são necessários; os prazos de entrega (por forma a garantir que estarão disponíveis a tempo do evento), e o custo (para determinar se há dinheiro no orçamento para adquirir este recurso). Se a sua organização tiver uma lista de fornecedores preferidos, esta tarefa poderá ser bastante simples. Caso contrário, terá de fazer alguma pesquisa para encontrar os fornecedores de que precisa. Pode encontrar fornecedores a partir das recomendações de colegas noutras organizações, fazendo pesquisas na Internet, através de anúncios em revistas ou em jornais comerciais ou através de directorias. Contudo, depois de ter identificado um conjunto de fornecedores potenciais para satisfazer as suas necessidades, esta informação estará disponível para futuros eventos.
3.4 COMO ESPECIFICAR OS REQUISITOS 3.4.1 Conseguir o melhor negócio
No seu planeamento de recursos deverá tomar em consideração os critérios para conseguir o melhor negócio, quer em termos de preço, quer em termos de qualidade dos bens ou serviços, dos prazos de entrega e dos serviços de pós venda. Ao especificar exactamente o que precisa e quando é que precisa dá ao fornecedor uma ideia mais clara se ele pode ou não satisfazer o seu pedido, enquanto ele procura o melhor negócio para ele próprio. Também é importante que não especifique as suas necessidades de recursos de tal forma que não peritmirá ao fornecedor fazer recomendações de melhoramentos. Poder-se-á chegar a uma solução ideal após a negociação com o seu fornecedor e para isso pode ser necessária alguma flexibilidade.
Exemplos de critérios a tomar em consideração aquando da definição do seu negócio óptimo são apresentados no Módulo D1.
3.4.2 Maximizar a utilização de resursos
Embora nem todos os tipos de recursos sejam adequados para todos os tipos de eventos, é provável que haja ocasiões em que estará envolvido na organização de vários eventos
semelhantes. Se for este o caso, seria um desperdício de tempo percorrer o processo atrás referido cada vez que precisasse de obter os mesmos recursos. Por este motivo muitas organizações fazem uma lista de fornecedores preferidos, cujos bens e serviços conhecem e nos quais confiam. As vantagens deste procedimento são a de uniformizar os seus recursos em termos de qualidade, preço e condições (isto é, as condições acordadas com os fornecedores nos processos de procurement, de entrega, etc.), o que por sua vez reduz os custos financeiros e as perdas de tempo. Será também mais fácil utilizar recursos que lhe são familiares, poupando tempo em familiarizar-se com novos produtos e serviços.
3.4.3 Produzindo especificações de recursos
No planeamento de recursos, será necessário elaborar uma especificação de recursos para obter artigos ou serviços de maiores dimensões ou mais complexos. A especificação de recursos deve definir de forma clara e precisa aquilo de que necessita, de que forma necessita e quando é que necessita. Para serviços mais complexos, poderá também ser necessário incluir uma referência sobre a razão porque precisou desse recurso de modo a tornar o objectivo do fornecimento mais claro. Produzir especificações eficazes e tomar em consideração o feedback de fornecedores potenciais, demora tempo e exige esforço, o que significa que o seu calendário de planeamento de recursos deverá tomar em consideração este facto nos prazos que forem definidos.
No Módulo D1 são apresentados detalhes dos critérios para inclusão numa especificação de recursos.
4 BIBLIOGRAFIA / ESTUDO ADICIONAL Módulo D1 – Obter recursos planeados
Sessão de E-learning – «A gestão de projectos em reuniões e congressos – a preparação de eventos».
