CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO:

OR-GANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO; TÉCNICAS

E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO;

MODE-LOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS;

ARQUIVAMENTO DE REGISTROS

INFOR-MATIZADOS; ELABORAÇÃO DE

RELATÓ-RIOS E REGISTROS.

A arquivística ou arquivologia é uma ciência que estuda as fun-ções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem observados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos. É a Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princí-pios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimen-to, circulação, armazenamento e recuperação de informações.

O arquivista é um profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. Ele pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documen-tação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais etc. É o responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos. Também tem por função a preservação do patrimônio documental de um pessoa (física ou jurídica), institução e, em última instância, da sociedade como um todo. Ocupa-se, ainda, da recupe-ração da informação e da elaborecupe-ração de instrumentos de pesquisa, observando as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estu-dos e técnicas de organização sistemática e conservação de arquivos, na elaboração de projetos e na implantação de instituições e sistemas arquivísticos, no gerenciamento da informação e na programação e organização de atividades culturais que envolvam informação docu-mental produzida pelos arquivos públicos e privados. Uma grande dificuldade é que muitas organizações não se preocupam com seus arquivos, desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste profis-sional, delegando a outros profissionais as atividades específicas do arquivista. Isto provoca problemas quanto à qualidade do serviço e de tudo o que, direta ou indiretamente, depende dela.

Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamen-te como fonordenadamen-te de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, co-merciais e pessoais. Um documento (do latim documentum, derivado de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirma-ção etc. No meio jurídico, documentos são frequentemente sinônimos de atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório.

Documento arquivísticos: Informação registrada, independen-te da forma ou do suporindependen-te, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, con-texto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade.

Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.

PRINCÍPIOS:

Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:

Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos de-vem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva in-dividualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Princípio da Organicidade: As relações administrativas or-gânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter úni-co, em função do contexto em que foram produzidos.

Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, aliena-ção, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Clasificação

A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos:

Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Pode ser classi-ficada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.

Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pas-tas de acordo com a sucessão temporal.

Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras).

Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou as-suntos.

Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxi-liar para busca de dados.

Ex.: Na pasta MANUTENÇÃO PRÉDIO você poderá arqui-var os documentos em ordem cronológica, assim sendo teríamos: primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Infor-mação de que já foi adquirida a torneira, e por último a InforInfor-mação do ESTEC que o serviço foi concluído.

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

função sejam guardados juntos, para que se perceba como come-çou a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil compreensão para quem pesquisa.

Arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das caixas já contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano de classificação.

Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da ati-vidade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior esquerdo da pasta os códigos da Unidade/Órgão/área respectivos.

Empréstimo de Documentos: para se controlar melhor os do-cumentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de em-préstimo de documentos.

Você pode criar um formulário de Requisição de Documentos com os seguintes dados:

- a) Identificação do documento.

- b) Classificação ou pasta a qual ele pertence. - c) O nome do requisitante e o setor.

- d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução.

Lembre-se: “O arquivamento correto e a localização imediata dos documentos, depende, em grande parte, da precisão e cuidado com que são executadas cada uma dessas operações.”.

Classificação Cronológica

A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as di-visões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.

A localização de um documento classificado cronologicamen-te requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de clas-sificação não oferece especiais dificuldades quando se procede a incorporação de novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas alfabéticas, por exemplo, de assuntos, que possibilitam a indicação da data do documento.

As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são ser-viços onde a ordenação e pesquisa de documentos é elaborada mediante recurso às datas de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos de documentos de origem contabilística: faturas, pagamentos de contribuições, ordenados e outros assuntos relacionados com esta e em Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que proporciona a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução das instituições ao longo da história.

Classificação Geográfica

Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são classificados e agrupados com base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, re-giões, províncias, distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, bair-ros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.

Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor acondicionamento e localização dos documen-tos e a sua informação.

O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver necessidade de localizar fato ou pessoas num espaço geográfico determinado, como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e outros critérios relacionados com estes. É muito utilizado em museus etnográficos e de arte popular.

Classificação Ideológica

A classificação ideológica, também designada como ideo-gráfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conheci-mento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupa-mento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.

Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares e restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande variedade de palavras com significados análogo.

Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de trabalho que sirva de orientação para a classificação de assun-tos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado res-peitando um determinado número de regras, tais como, evitar as abstrações (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar a utilização de palavras com significados análogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.

Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter à listagem a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de forma a poder introduzir os melhoramentos necessário que permi-tam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a es-trutura interna do organismo.

As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos que são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao infinito e de ser altamente flexível.

A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:

Divisão do assunto em capítulos Divisão de cada capítulo em famílias

Divisão de cada família em grupos, representando assuntos especializados

Divisão eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma divisão particular

Classificação Decimal

O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica.

Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como uma classificação de assuntos relacionados a um índice relativo. Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras mas

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

e de um modo geral, todo material literário de qualquer espécie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da Améri-ca e com bons resultados.

A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:

50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira categoria:

550 551 552 553 554 555 556 557 558 559

Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos as-suntos ou matérias que iriam ser objeto de classificação, baseando-se no principio de que a formação dos números decimais é ilimita-da e entre dois números decimais, consecutivos ilimita-da mesma ordem, podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.

Exemplo:

51. Expediente e arquivo

510. Expediente e arquivo em geral 511. Arquivo

512. Seleção documental 513. Reprografia

514. Entrada e saída de correspondência 5140. Entrada de correspondência 5141. Saída de correspondência 515. Serviços auxiliares

5150. Serviços auxiliares em geral 5151. Transportes pelas cantinas 516. Telefone

517. Viaturas

Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpati-zantes devido à sua aparente simplicidade acontece, porém, que enferma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é um sistema relativamente moroso, quer na sua construção, quer na sua aplicação à organização espacial do arquivo e posterior locali-zação, exigindo pessoal especializado.

Classificação Decimal Universal (CDU)

A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado na-cional e internana-cionalmente, que visa cobrir e organizar a totalida-de do conhecimento humano.

Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primei-ra edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal. Esta primeira edição do Manuel du Repertoire Bibliografique Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma nota-ção numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de educação corresponde a notação numérica 37.

A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são: Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.

Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vários aspectos.

Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividi-da em dez classes, cadividi-da uma dividi-das quais, por sua vez, se subdivide de novo decimalmente, pela adição de cifras decimais.

Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de do-cumentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou maté-rias e posterior catalogação e arrumação do material bibliográfico. Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado, tanto nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públi-cas e Escolares.

A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.

A CDU é composta por:

Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquica-mente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões prin-cipais são:

0 Generalidades 1 Filosofia. Psicologia 2 Religião. Teologia 3 Ciências Sociais

4 Classe atualmente não usada 5 Ciências Exatas. Ciências naturais 6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia 7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto 8 Linguística. Língua. Literatura

9 Geografia. Biografia. História

Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclas-ses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais especializadas.

As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas for-mas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexi-bilizando muito mais a representação dos conceitos.

Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito cor-responde uma notação que serve de guia na consulta da tabela principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação ade-quada ao assunto que se pretende pesquisar.

Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão universal e internacional, dada a sua independência face a todas as expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.

No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a no-tação 37 e o conceito que lhe está associado, é igual em todas as bibliotecas do mundo que adotem este sistema de classificação.

O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pessoal altamente especializado dado que é um grande risco classi-ficar matérias diferentes com o mesmo número.

Classificação Automática

As operações de classificação podem ser objeto de uma auto-matização em moldes parciais, já que a inteligência humana con-tinua a ser indispensável para selecionar o assunto principal e de-terminar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é feita a título experimental em algumas bibliotecas.

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

ao caracterizar diversos objetos de uma coleção organizando-os por séries de atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada par o número de atributos comuns. O resultado conduz à colocação em conjunto dos objetos que possuem características frequentes, constituindo classes não à priori mas sim à posteriori.

O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao nível da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em or-ganizações que já possuem a classificação física das obras, sendo incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatório. A concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a sua aplicação a um determinado fundo documental são de compe-tência exclusiva do domínio do homem.

A Associação Internacional para a Classificação situada na Alemanha publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacio-nal de Documentação, a revista InternatioInternacio-nal Classification onde se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia sistemática e a organização do saber. Estas organizações e outras interessam-se pelos métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade com-petente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

A efetiva implementação de tais instrumentos objetiva a simpli-ficação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documen-tos e das informações, ou seja, permitirá uma considerável redução da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua guarda, com consequente otimização do espaço físico e racionaliza-ção de custos, e sobretudo garantirá a preservaracionaliza-ção dos documentos de guarda permanente, de relevante valor informativo e probatório.

A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento para a Divisão de Documen-tação Permanente do Arquivo Público do Estado.

A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera, devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto, alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador da política de arquivos.

ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos docu-mentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos pro-duzidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que regula as atividades do setor.

PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos docu-mentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e dificultar o acesso.

A documentação que cumpriu sua função imediata, mas con-tém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o arquivo intermediário do órgão. Documentos com longo período

de valor probatório poderão ser transferidos à Divisão de Docu-mentação Intermediária do Arquivo Público do Estado. O terceiro estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos públicos que tem informações sobre o desempenho de sua função junto à sociedade. Esta produção documental de valor per-manente receberá um tratamento arquivístico que contempla sua conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.

COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificação e avaliação da documentação. Proce-der da seguinte forma:

ƒ verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do Código de Classificação de Documentos; ƒ documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, proces-so ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente; ƒ o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da apro-vação das contas pelo Tribunal de Contas; ƒ eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossiê, processo ou pasta); ƒ proceder ao registro dos documen-tos a serem eliminados; ƒ elaborar listagem dos documendocumen-tos des-tinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou para a Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado;

OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquiva-mento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.

PROTOCOLO:

É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural.

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedi-mentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, vi-sando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores en-carregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio nú-mero de registro dado ao documento; Livro de registro de docu-mentos recebidos e/ou expedidos.

É de conhecimento comum o grande avanço que a humanida-de teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuí-ram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arqui-vos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de

conheci-CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabi-lizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo.

É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, dis-tribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a de-nominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o docu-mento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de da-dos, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das ve-zes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebi-mento e registro, destaca-se:

Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se:

Separar as correspondências de caráter ostensivo das de cará-ter sigiloso, encaminhado as de carácará-ter sigiloso aos seus respecti-vos destinatários;

Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensi-vo por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;

Classificar o documento de acordo com o método da institui-ção; carimbando-o em seguida;

Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao proto-colo.

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a se-gunda via da ficha ao documento;

Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;

Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da for-ma correta. Se feitas, fica for-mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente en-contravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos de-vem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou reco-lhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais con-fiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

Separar as cópias, expedindo o original; Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias do-cumentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de roti-nas em cada instituição.

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolu-cionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentos práti-cos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países.

Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gestão de documentos é uma operação arquivística “o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de docu-mentos, que é característica da civilização moderna, de forma a con-servar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa”.

Por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e eco-nomia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores conside-rados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois extre-mos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição:

O planejamento, o controle, a direção, a organização, a ca-pacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elabo-ração de dados, preservação e centros de arquivamento intermediá-rios ou outras instalações para armazenagem.

Sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou reco-lhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária.

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a bus-ca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destina-ção final dos mesmos.

Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, se-gundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias mo-dernas a esses processos;

Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sismas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e te-lecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;

Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de docu-mentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

O código de classificação de documentos de arquivo é um ins-trumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer do-cumento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivísticos é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encon-tram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os as-suntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações.

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referên-cias cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código corres-pondente ao assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) se-cundário(s) de.

Acordo com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de docu-mentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;

4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos se-cundários.

A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivísticos, na medida em que define quais documen-tos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos

intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a socie-dade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avalia-ção de documentos no serviço público datam do final do século passado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públi-cos não é recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documen-tos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.

O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de tempo-ralidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de ava-liação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de Pré Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à elimi-nação e, consequentemente, à redução do volume documental e racionalização do espaço físico.

A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na le-gislação que regula a prescrição de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as informações relativas aos valores primário e secundário dos docu-mentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo Nacional foi constituída, em 1993, uma Comissão Inter-na de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destiInter-nação propostos.

Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de tra-balho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela se-cretaria, cujos resultados, relativos as atividades-meio, serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os documentos da administração pública federal. A tabela, elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, foi encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação.

Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Co-narq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Ar-quivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos os órgãos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico para elaboração de tabelas referentes as atividades-meio do ser-viço público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação da tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o aces-so à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura bási-ca deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediá-ria, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento:

1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos do-cumentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela insti-tuição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da in-formação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.

2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administra-ção que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Ex-cepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até ho-mologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua perma-nência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.

A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas for-mas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administra-ção (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis:

I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com servi-ços de arquivamento intermediário:

Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enqua-dram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os se-guintes setores arquivísticos:

- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional);

- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao se-tor de arquivo geral/central da instituição);

- arquivo intermediário (fase intermediária II, que correspon-de ao correspon-depósito correspon-de arquivamento intermediário, geralmente subor-dinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, esta-dual e municipal).

II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nes-ta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo ar-quivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.

III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unida-des organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – depois de cessado o prazo previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente.

IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário:

Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades orga-nizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento cor-rente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções.

3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que possa ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documen-to são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísti-cas públiarquivísti-cas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâm-bio de informações sobre os respectivos acervos.

4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do supor-te da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pen-samento, para legá-los às gerações futuras.

Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.

Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o ver-dadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:

Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo ima-ginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execu-ção do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documen-to desejado, pois a consulta é direta.

Método numérico simples: Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são ar-quivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, gra-ças a ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.

Método alfabético numérico: Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu ob-jetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de nume-ralfa e alfanumérico.

Método geográfico: Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geo-gráfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municí-pios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.

Método específico ou por assunto: Indiscutivelmente o méto-do especifico, representaméto-do por palavras dispostas alfabeticamen-te, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, con-sistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justa-mente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.

Método decimal: Este método foi inspirado no Sistema De-cimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classi-ficação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.

Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.

Método simplificado: Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.

Tipologia

Tipologia documental é a denominação que se dá quando reu-nimos determinada espécie à função ou atividade que o documento irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nas-cimento.

A fase de identificação pressupõe o reconhecimento de elemen-tos que caracterizam os documenelemen-tos, seja em fase de produção ou de acumulação nos arquivos, em instrumentos de coleta de dados. É uma fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas de pro-dução de documentos no órgão, cujo resultado final é a definição das séries documentais.

O estudo do contexto de produção das tipologias identificadas pressupõe o levantamento de elementos, que versem a sua criação, estrutura e desenvolvimento do órgão, sendo esta a primeira tarefa da identificação. A segunda é a identificação do tipo documental, a qual está baseada no método diplomático, que é utilizado para extrair e registrar os elementos constitutivos do documento, visando entender e conhecer o seu processo de criação. O registro desses elementos nessa fase é imprescindível para a análise realizada na fase da ava-liação, função arquivística, que tem por finalidade atribuir valores para os documentos, definindo prazos para sua guarda, objetivando e racionalização dos arquivos como meio de proporcionar a eficiência administrativa.

Neste sentido, a fase de identificação assume um papel relevante no processo de continuidade do fazer arquivísticos, fornecendo dados, que serão utilizados no processo da avaliação.

O histórico da identificação inicia-se nas primeiras Jornadas de Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Administrações Públicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a iden-tificação foi reconhecida como uma fase da metodologia arquivística. Este reconhecimento definiu qual é o momento arquivístico para o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodologia. A identificação passa a ser considerada como a primeira fase do traba-lho arquivístico, e o seu corpo metodológico se divide em três etapas: “identificação do órgão produtor, identificação do elemento funcional e a identificação do tipo documental”.

No Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou o Programa de Modernização Institucional-Administrativa, o qual era constituído de vários projetos, sendo que um deles previa a identifi-cação e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A atividade da identificação adquiriu uma importância maior e foi definida como uma das metas no tratamento dos conjuntos

Com o término desses trabalhos, foi publicado o manual de pro-cedimentos para a identificação de documentos em arquivos públi-cos e o manual de levantamento da produção documental em 1985 e 1986, respectivamente.

Naquele momento, a metodologia da identificação apresentava um enfoque para o tratamento de massas documentais acumuladas nos arquivos, e a discussão proposta pelo Arquivo Nacional não che-gou ao nível da identificação da tipologia documental, ou seja, passou longe da discussão sobre as características do documento, focando apenas o nível do fundo.

Atualmente, a metodologia de identificação tipológica é reali-zada no tratamento documental, porém, é parcialmente reconhecida na área. Mesmo estando presente na literatura, há uma variação na designação do termo, este é encontrado como: tarefa, levantamento de dados, diagnóstico de problemas documentais, análise de produ-ção, análise dos documentos, análise do fluxo documental; do órgão produtor ou da instituição produtora; estudo da estrutura organiza-cional, entre outros.

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

sis-tematização das categorias administrativas em que se sustenta à es-trutura de um fundo”. É considerada a primeira fase da metodologia arquivística, por apresentar um caráter intelectual e investigativo, o qual visa o reconhecimento do órgão produtor e das tipologias docu-mentais existentes, cujo objetivo final é a definição das séries que se configuram como conjuntos de tipos documentais que tem produção seriada. São nas séries que encontramos a identidade do órgão pro-dutor, as funções, as competências e a definição do tipo documental. Diante da escassa literatura e da ausência de estudos sobre essa fase metodológica no campo da arquivística, os dicionários publica-dos no país refletem tal problema.

Vale ressaltar que o Dicionário de Terminologia Arquivística publicado pela Associação de Arquivistas Brasileiros em 1996, não apresenta o termo. Entretanto, o Dicionário Brasileiro de Termino-logia Arquivística publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, faz referência e define a identificação como um “processo de reconheci-mento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.

Definição esta voltada para os arquivos enquanto fundos, mas que pelo menos registra o conceito, sendo uma abertura para o conhe-cimento da identificação como parte da metodologia, primeira refe-rência à história do conceito da identificação no Brasil.

Com base na proposta metodológica da fase de identificação de Martín-Palomino Benito e Torre Merino, que contemplam a identi-ficação do órgão produtor, enquanto fundo e o tipo documental em seu menor nível, são definidos três momentos para a realização deste procedimento metodológico:

1) Identificação do órgão produtor; 2) Identificação do elemento funcional e 3) Identificação do tipo documental

Para os autores a fase de identificação, deve se iniciar pela iden-tificação do órgão produtor, sendo seguida pela ideniden-tificação do ele-mento funcional. Entretanto, serão associadas em uma mesma etapa e/ou procedimento, pois são tarefas afins, as quais se complementam em um mesmo estudo, e são realizadas a partir de entrevistas e/ou aplicação de questionário, pelo estudo da legislação, com especial atenção aos itens que tratam das funções e competências, razão pela qual não há necessidade de separá-las neste estudo. Nesta perspectiva, podemos afirmar que a fase da identificação se constitui de dois mo-mentos, e não três: a identificação do órgão produtor, considerando os elementos funcionais que o caracterizam internamente, e a identifica-ção do tipo documental.

Na fase de identificação, a primeira etapa será o levantamento do contexto de produção, que versa sobre o elemento orgânico e o órgão produtor da documentação gerada como consequência do exercício de suas funções. Dessa forma, compreende-se como órgão produtor toda instituição, empresa e/ou organização de pequeno, médio ou grande porte que exerce atividades e tem como reflexo dessas, a produção de documentos, com o fim de atingir seus objetivos sociais, comerciais e/ou governamentais. Portanto, é quem cria o conjunto documental. Então, como fazer essa identificação e quais os procedimentos que devem ser realizados?

Identificar o contexto de produção é conhecer toda vida do órgão, significa investigar a história administrativa, sua origem, seu funcio-namento, a hierarquia de competências e funções desempenhadas. Isso possibilita encontrar as falhas do órgão, que serão analisadas para se chegar a possíveis soluções e para gerar eficiência no desenvolvi-mento das metodologias arquivísticas a serem aplicadas.

Martín-Palomino Benito e Torre Merino demonstram um es-tudo sistematizado, que versa sobre: órgão produtor, organogra-mas e legislação. Neste estudo os autores apresentam vários ele-mentos, para a elaboração do índice do órgão produtor. Conforme os autores, se deve diagnosticar o nome, a origem, as datas e textos normativos que indiquem mudanças na estrutura do órgão, as su-bordinações a outros órgãos e os documentos mais produzidos.

No repertório de organograma, o arquivista deverá partir dos dados coletados, que propiciem análises, principalmente, das di-versas estruturas que o órgão apresenta. Já no índice legislativo serão produzidas fichas, com informações sobre a legislação que afeta o órgão, definindo sua data de aprovação e publicação resu-mo da norma.

Nota-se que os procedimentos adotados para esta identifica-ção estarão baseados em coletas de dados. Subentende-se por co-leta de dados e informações “o registro sistemático do conjunto de elementos que se associa ao comportamento de um fenômeno, de um sistema ou de um conjunto desses dois” e para diagnosticar tais conjuntos, existem três técnicas: a entrevista, o questionário e a observação pessoal ou direta, que se elaboradas e aplicadas de forma imperfeita comprometerá o planejamento final.

A Tipologia também cuida da reunião de documentos de for-ma autofor-matizada. Também cabe ao seu âmbito a preservação, con-servação e restauração de documentos.

MICROFILMAGEM: é um processo realizado mediante cap-tação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais (estima-se que um microfilme preservado em condições ambientais adequadas tenha a durabilidade média de 500 anos).

A partir da microfilmagem – salvo raras exceções – o docu-mento estará disponível para consulta apenas através do rolo de microfilme, preservando-se, dessa forma, o original. Para que pos-sua valor legal, a microfilmagem só pode ser realizada por cartó-rios ou empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Mi-nistério da Justiça.

Devido ao valor legal do microfilme, existe uma legislação es-pecífica que deve ser seguida pelas instituições envolvidas em sua produção. Nesse sentido, a Lei nº 5.433/68, regulamentada pelo Decreto nº 1799/66, que disciplina toda produção de microfilme, estabelece que:

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as cer-tidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.

É importante destacar que não são todos os documentos de um arquivo que devem ser microfilmados.

AUTOMAÇÃO (Digitalização): Quando falamos em auto-mação de documentos estamos basicamente fazendo referência à transposição do suporte inicial do documento (papel, fita mag-nética etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por meio de computadores. As duas formas mais comuns de automatizar (digi-talizar) um documento são:

1. Através da transferência da informação para um CD ou mesmo para o meio virtual (ex: disco virtual) realizado pelo pro-cesso de “scanneamento” de um documento em papel;

2. Gravando as informações de uma fita magnética, disco de vinil etc. para um CD ou DVD, por exemplo.

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

ba-seada em quatro fundamentos principais: 1. Diminuição do tamanho do acervo; 2. Preservação dos documentos;

3. Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias pessoas ao mesmo tempo;

4. Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação da informação.

Principais diferenças entre os documentos microfilmados e os digitalizados:

1. O microfilme possui valor legal. O documento digital não possui valor legal. Assim, caso o documento tenha valor jurídico, ele poderá ser eliminado se houver sido microfilmado, mas o mes-mo não poderá ser feito caso ele tenha sido scanneado.

2. Alguns estudos demonstram que o tempo de vida útil (con-sidera-se a integridade da informação) de um CD, em condições de armazenamento e ambiente adequados, gira em torno de 200 anos. O microfilme tem um prazo estipulado em 500 anos.

3. O CD pode ser guardado em condições ambientais “mais flexíveis”, enquanto que o microfilme, devido à composição quí-mica da fotografia, precisa de cuidados muito mais especiais.

O propósito do acondicionamento é o de guardar, proteger e facilitar o manuseio do material que compõe um acervo ou uma reserva técnica. Pelo fato de cada instituição possuir uma política financeira, uma proposta de tratamento, além de objetos de mate-riais, tamanhos e dimensões díspares que devem ser preservados, não há uma receita pronta para o acondicionamento perfeito, cada caso deve ser analisado isoladamente, para se alcançar o objetivo de proteger o material.

É necessário, então, conhecer profundamente o acervo: • a localização do prédio;

• o espaço que abriga a reserva técnica; • o objeto a ser preservado.

A verificação antecipada de todos os pontos, acima relacio-nados, é de suma importância para a escolha apropriada para a resolução do trabalho a ser realizado, bem como avaliar cuidado-samente cada objeto da reserva técnica ou do acervo é primordial para a elaboração de uma embalagem, uma vez que cada um desses objetos possui um comportamento específico diante de mudanças de temperatura e de umidade, apresentando, portanto, um estado de conservação diferente. Dessa forma, pensar, antecipadamente, em acondicionamento é ser um profissional precavido em relação a possíveis fatores que possam acelerar o processo de degradação dos documentos, objetos ou das obras que devem ser preservados. CONSERVAÇÃO: É um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e manutenção.

Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc.) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológi-cos que os atacam.

O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições am-bientais, manuseio e armazenamento.

A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultu-ral consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microrganismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.

Os acervos das bibliotecas são basicamente constituídos por materiais orgânicos e, como tal, estão sujeitos a um contínuo pro-cesso de deterioração.

A conservação, enquanto matéria interdisciplinar, não pode simplesmente suspender um processo de degradação, já instalado.

Pode, sim, utilizar-se de métodos técnico-científicos, numa perspectiva interdisciplinar, que reduzam o ritmo tanto quanto possível deste processo.

Sobre todo legado histórico que se traduza como bem cultural, na medida em que representa material de valor presente e futuro para a humanidade, a inexorável possibilidade de degradação atin-ge proporções de extrema responsabilidade.

É cientificamente provado que o papel degrada-se rapidamen-te se fabricado e, ou acondicionado sob critérios indevidos. Por mais de um século tem-se fabricado papel destinado à impressão de livro com alto teor de acidez. Sabemos perfeitamente que a aci-dez é uma das maiores causas da degradação dos papéis. Na mes-ma medida, o acondicionamento de obras em ambientes quente e úmido gera efeitos danosos, tais como: reações que se processam a nível químico e que geralmente enfraquecem as cadeias molecu-lares de celulose, fragilizando o papel. Esse fato concorre para que todos os acervos bibliográficos estabeleçam controles ambientais próprios dentro de parâmetros precisos.

Há um consenso entre os conservadores, no sentido de que tanto a permanência referente à estabilidade química, ao grau de resistência de um material à deterioração todo o tempo, mesmo quando não está em uso quanto à durabilidade referente à resistên-cia física, ou seja, à capacidade de resistir à ação mecânica sobre livros e documentos, estão diretamente relacionados com as condi-ções ambientais em que esses materiais são acondicionados. Esses dois fatores estão de tal forma interligados que materiais de origem orgânica quando se deterioram quimicamente perdem também sua resistência física. Em outras palavras, há uma estreita relação entre a longevidade dos suportes da escrita, quer sejam em papel, perga-minho ou outros materiais, e as condições climáticas do ambiente onde se encontram.

O controle racional e sistemático de condições ambientais não reduz apenas os problemas de degradação, mas também e princi-palmente evita seu agravamento.

A política moderna de conservação a longo prazo orienta-se pela luta contra as causas de deterioração, na busca do maior pro-longamento possível da vida útil de livros e documentos. Dentro desta perspectiva, padrões de conduta devem ser adotados, tais como:

• Formular um diagnóstico do estado geral de conservação da obra e uma proposta quanto aos métodos e materiais que poderão ser utilizados durante o tratamento;

• Documentar todos os registros históricos porventura encon-trados, sem destruí-los, falsificá-los ou removê-los.

• Aplicar um tratamento de conservação dentro do limite do necessário e orientar-se pelo absoluto respeito à integridade estéti-ca, histórica e material de uma obra;

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento

do desenvolvimento e aplicação do método de conservação em livros e documentos, pois é importante ter sempre em mente que um procedimento técnico, assim como determinados materiais, são sempre alvo de constantes pesquisas e que isto propicia um futuro técnico-científico mais promissor à segurança de uma obra.

Fumigação é um tipo de controle de pragas através do trata-mento químico realizado com compostos químicos ou formulações pesticidas (os chamados fumigantes) voláteis (no estado de vapor ou gás) em um sistema hermético, visando a desinfestação de mate-riais, objetos e instalações que não possam ser submetidas à outras formas de tratamento. Essa técnica causa dano ao documento, não devendo ser utilizada.

RESTAURAÇÃO: A restauração preventiva tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondiciona-mento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro. Podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar.

Agentes exteriores que danificam os documentos: 1. físicos

Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no pro-cesso de degradação dos materiais bibliográficos.

Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.

Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água.

2. químicos

Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavo-rável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.

Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ain-da que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.

Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na do-cumentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de re-gistrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.

3. biológicos

Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais insetos são:

Anobiídeos (brocas ou carunchos) Thysanura (traça)

Blatta orientalis (barata)

Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel.

Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do docu-mento.

4. ambientais:

Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favo-rece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração. Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.

5. humanos: O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos.

PRESERVAÇÃO: É uma política adotada nas empresas para a conservação dos documentos. Essa técnica é proveniente das áreas de Arquivologia, da biblioteconomia e museologia preocupado com a ma-nutenção ou a restauração do acesso a artefatos, documentos e registros através do estudo, diagnóstico, tratamento e prevenção de danos e da de-terioração. Deve ser distinguida da conservação, que se refere ao trata-mento e reparo de itens individuais sob a ação de degradação lenta ou à restauração de sua usabilidade.

FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE AR-QUIVOS

Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los.

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc., que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.

O papel, por mais variada que possa ser sua com posição, é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens.

Cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o me-lhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel.

A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas, rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molécula, de-sencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas.

A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração quí-mica da celulose. Também há os agentes físicos de deterioração, respon-sáveis pelos danos mecânicos dos documentos. Os mais frequentes são os insetos, os roedores e o próprio homem.

Por isso, considera-se agentes de deterioração dos acervos de biblio-tecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de insta-bilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência.

Embora, com muita frequência, não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos, com certeza po-demos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.