Biblioteca Digital do IPG: Relatório de Estágio Curricular - Câmara Municipal (Guarda)

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R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O

SECRETARIADO E ASSESSORIA DE

DIRECÇÃO

D I A N A R AQU EL B O RG ES P ER E I R A

RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM SECRETARIADO E ASSESSORIA DE DIRECÇÃO

DEZEMBRO / 2012

Escola Superior de Tecnologia

Instituto Politécnico da Guarda

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Ficha de Identificação

Estagiária: Diana Raquel Borges Pereira Número: 1009778

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Grau: Obtenção do Grau de Licenciado em Secretariado e Assessoria de Direcção Professor Orientador: Professor Doutor Mário Meleiro

Instituição de Estágio: Câmara Municipal da Guarda

Coordenador de estágio na instituição: Doutor Alfredo Madeira Data de Início: 9 de julho 2012

Data de Término: 28 de setembro 2012 Duração do Estágio: 400 horas

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Plano de Estágio

Para a elaboração do plano de estágio, que a seguir se apresenta, foi tido em conta a adequação ao contexto profissional, que esteve sempre presente ao longo das 400 horas.

- Atendimento telefónico/público; - Apoio às Assistentes Sociais;

- Tratamento e gestão de correspondência;

- Análise dos processos para o apoio escolar (tratamento de dados); - Arquivo e gestão de informação;

- Apoio às tarefas administrativas;

- Apoio no funcionamento do programa Rede Social;

- Participação em reuniões de núcleo executivo e do conselho local de ação social; - Introdução de informação em bases de dados;

- Operações básicas de contabilidade; - Redação de documentos administrativos.

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Resumo

O documento apresentado tem como principal objetivo mostrar, de uma forma global, o estágio curricular da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção. O estágio decorreu na Câmara Municipal da Guarda e teve a duração de 400 horas.

A Câmara Muncipal da Guarda divide-se em diversos departamentos, como vou apresentar no meu relatório, que por sua vez se subdividem em setores. O meu estágio foi realizado no Departamento de Desenvolvimento Social, Económico, Cultural e Humano, no setor da Ação Social.

Posso destacar diversas atividades que me foram delegadas ao longo deste período na área do secretariado: análise de processos de ação social escolar; atendimento ao público; atendimento telefónico; criação de base de dados; apoio a eventos, entre outras tarefas que descrevo no 3º capítulo do relatório.

Palavras-chaves: Secretariado; Relatório de estágio; Câmara Municipal da Guarda;

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Agradecimentos

Este espaço é dedicado a todos aqueles que, direta ou indiretamente, contribuíram para a conclusão do meu percurso académico. A todos eles quero deixar aqui os meus sinceros agradecimentos.

Em primeiro lugar, não podia deixar de agradecer aos meus pais, que sempre estiveram do meu lado e nunca me impediram de alcançar os meus objetivos e as metas que me propus atingir e ultrapassar; também ao meu irmão e ao meu namorado, que estiveram firmemente presentes nos momentos em que mais precisei.

Gostaria ainda de agradecer ao meu orientador de Estágio, o Professor Doutor Mário Meleiro, pela sua disponibilidade e indicações ao longo da realização do estágio e do relatório. À Câmara Municipal da Guarda pela oportunidade que me deu de ali realizar o meu estágio, bem como a todos os colaboradores com quem tive o privilégio de trabalhar diretamente durante estes 3 meses.

Para finalizar, quero apresentar o meu sincero agradecimento às minhas amigas de turma: à Tânia, à Verónica, à Fanny, à Patrícia, à Raquel e à Ana a quem chamo carinhosamente de “família da Guarda” pelo apoio que me prestaram e por todos os momentos que passamos juntas entre estudo, trabalhos e muita animação. Nunca as esquecerei.

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Índice Geral

Ficha de Identificação ... ii

Plano de Estágio ... iii

Resumo ... iv

Agradecimentos ... v

Índice Geral ... vi

Índice de Figuras ... viii

Índice de Tabelas ... ix

Introdução ... 1

Capítulo1 - Caracterização do Concelho da Guarda ... 2

1.1-Concelho ... 3

1.2-Locais a visitar ... 4

1.2.1-A Sé Catedral ... 4

1.2.2-Museu ... 6

1.2.3-Bairro Judeu ... 6

Capítulo 2 - Câmara Municipal da Guarda ... 7

2.1-Caracterização da Câmara ... 8

2.2-Missão e Objetivos ... 8

2.3-Departamentos da Câmara Municipal ... 10

2.3.1-Departamento de Administração Geral ... 10

2.3.2-Departamento de Planeamento Urbanismo e Obras ... 10

2.3.3-Departamento de Manutenção e Otimização de Equipamentos ... 11

2.3.4-Departamento de Desenvolvimento Social, Económico, Cultural e Humano. ... 12

2.4-Setor da Ação Social ... 13

2.5-Áreas de Atuação do Setor da Ação Social ... 14

2.5.1-Direito à Habitação ... 14

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2.5.3-Reconstruções Habitacionais ... 14

2.5.4-Ação Social Escolar no 1º Ciclo do Ensino Básico ... 15

2.5.5-Rede Social ... 15

2.5.6-Bricosolidário ... 15

2.5.7-Direito à Alimentação ... 16

2.5.8-Cartão Municipal de Apoio Social ... 16

2.5.9-Banco Local de Voluntariado da Guarda ... 17

Capítulo 3 - Atividades Desenvolvidas ... 17

3.1-Enquadramento ... 18

3.2-Consulta Diária do Diário da Republica ... 18

3.3-Análise dos Processos de Ação Social Escolar..……..………..……..19

3.3.1-Elaboração de ofícios para levantamento dos vales ... 23

3.4-Atendimento Telefónico ... 24

3.5-Atendimento ao Público ... 26

3.6-Organização de Documentos das Ações de Formação ... 26

3.7-Base de Dados ... 27

3.8-Elaboração de Gráficos ... 28

3.9-Registo das Intervenções – Bricosolidário ... 31

3.10-Apoio no evento: Apresentação Pública do Projeto “Guarda + Acessível” ... 32

3.11-Entrega de Cartões Municipais ... 33

3.12-Reuniões do Núcleo Executivo e do Conselho Local de Ação Social ... 34

3.13-Transportes Escolares ... 34

3.14-Apoio no Direito à Alimentação ... 35

Conclusão ... 37

Bibliografia ... 38

Webgrafia ... 38

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Índice de Figuras

Figura 1-Cidade da Guarda... 2

Figura 2-Mapa de Portugal e Distrito da Guarda ... 3

Figura 3-Sé Catedral da Guarda ... 4

Figura 4-Planta da Sé Catedral ... 5

Figura 5-Museu da Guarda ... 6

Figura 6-Câmara Municipal a Guarda ... 7

Figura 7-Organograma Câmara Municipal da Guarda ... 9

Figura 8-Organograma Departamento Administração Geral ... 10

Figura 9- Organograma Departamento de Planeamento Urbanismo e Obras ... 11

Figura 10-Organograma Departamento de Manutenção e Otimização de Equipamentos ... 11

Figura 11-Organograma Departamento de Desenvolvimento Social, Económico, Cultural e Humano ... 12

Figura 12-Informação entrada do gabinete ... 13

Figura 13-Carrinha Bricosolidário... 15

Figura 14-Atendimento telefónico... 25

Figura 15-Exemplo de Certificado das Ações de Formação ... 27

Figura 16-Base de Dados Voluntários ... 28

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Índice de Tabelas

Tabela 1-Tabelas efetuadas no âmbito da Ação Social Escolar ... 19

Tabela 2-Quadro Resumo ... 21

Tabela 3-Lista de assinatura para Voucher Escola Carvalheira ... 22

Tabela 4-Cálculo do valor dos passes escolares ... 35

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Introdução

O presente relatório descreve as atividades realizadas durante o período de estágio curricular, que decorreu entre 09 de julho a 28 de setembro de 2012, realizado na Câmara Municipal da Guarda, no âmbito da conclusão da Licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direção.

O estágio curricular tem por função conhecer a realidade laboral e ter oportunidade de aplicar os conhecimentos adquiridos durante os três anos de aprendizagem, como irei demonstrar ao longo do presente relatório. É uma etapa de grande importância, pois reflete a aquisição de novos conhecimentos a nível pessoal e profissional.

A realização do relatório tem como objetivo descrever as atividades por mim desenvolvidas no setor da ação social da Câmara Municipal da Guarda. Para esse efeito, estruturei o meu relatório em três capítulos. No primeiro capítulo, faço uma breve abordagem da cidade da Guarda. No segundo capítulo, apresento a Câmara Municipal, a sua estrutura, explicando com mais pormenor o setor da Ação Social, onde realizei o meu estágio. Por último, apresento o capítulo onde exponho as atividades desenvolvidas no decorrer deste estágio.

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Capítulo 1

Caracterização do Concelho da Guarda

Capítulo 1

Caracterização do Concelho da Guarda

Figura 1-Cidade da Guarda

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1.1 - Concelho da Guarda

O concelho da Guarda, situado na região centro de Portugal, tem 712,11 km2 de área e pertence à sub-região estatística da Beira Interior Norte. Faz fronteira com os concelhos de Celorico da Beira, Pinhel, Sabugal, Manteigas e Belmonte, como se pode observar na figura 2. Composto por 55 freguesias, o concelho possui três bacias hidrográficas de grande importância para a produtividade da região: a bacia hidrográfica do Mondego, a do Coa e a do Zêzere. O núcleo urbano da cidade da Guarda tem 42 541 habitantes.1

Figura 2-Mapa de Portugal e Distrito da Guarda

Fonte-adaptado de http://www.opcaopmemais.com/intermediacao-negocios/mapa-de-portugal-3,com

A Cidade da Guarda recebeu carta de foral por D. Sancho a 27 de novembro de 1199. Situada na vertente oriental da Serra da Estrela, é conhecida como a cidade mais alta do país, com domínio visual dos vales do Mondego e do Coa, o que cedo se revelou com caráter defensivo. Antes de receber foral, a Guarda não era mais do que uma comunidade de pequena dimensão, guardada por uma torre que vigiava a circulação de pessoas e bens.

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Relatório de Estágio Secretariado e Assessoria de Direcção

A Guarda é conhecida como a cidade dos 5 efes: Forte, Farta, Fria, Fiel e Formosa2: 1. Forte: a torre do castelo, as muralhas e a posição geográfica demonstram a sua

força;

2. Farta: devido à riqueza do vale do Mondego;

3. Fria: face à proximidade à Serra da Estrela;

4. Fiel: porque Álvaro Gil Cabral - que foi Alcaide-Mor do Castelo da Guarda e

trisavô de Pedro Alvares Cabral - recusou entregar as chaves da cidade ao Rei de Castela durante a crise de 1383-85. Teve ainda fôlego para combater na batalha de Aljubarrota e tomar assento nas Cortes de 1385, onde elegeu o Mestre de Avis como Rei (D. João I) de Portugal;

5. Formosa: pela sua natural beleza.

1.2 - Locais a visitar

Na Guarda, além da paisagem montanhosa, merecem destaque os seus monumentos antigos e transmissores de história desta cidade.

1.2.1 - A Sé Catedral

Figura 3-Sé Catedral da Guarda Fonte-Elaboração própria

2 http://www.mun.pt/index.asp?idedicao=51&idSeccao=576&Action=seccao, consultado em 23.09.2012.

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Para quem passa pela Guarda, torna-se imperativo visitar este magnífico monumento, a Sé Catedral, é o principal símbolo do distrito e situa-se no coração da cidade. Embora a sua construção tenha sido iniciada em finais do século XII, no reinado de D. João I, a catedral foi apenas concluída no século XVI. O monumento apresenta uma combinação de arquitetura gótica e manuelina.

Este monumento tão emblemático, embora seja um ponto turístico, poderia ter uma maior exploração. Deveria, por exemplo, possibilitar a entrada a mais turistas, uma vez que, devido à sua localização, as varandas no telhado deste monumento oferecem uma vista magnífica de toda a cidade e da paisagem envolvente. Talvez muitos dos habitantes locais nunca lá tenham subido. Por ser um dos símbolos mais importantes da Guarda serve de ponto de encontro dos estudantes da cidade para a celebração de várias festividades como é o caso das missas de finalistas, das serenatas, entre outras.

Por curiosidade, de uma vista aérea, parece uma enorme cruz, como podemos verificar na planta. (figura 4)

Figura 4-Planta da Sé Catedral Fonte -http://www.mun-guarda.pt/

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1.2.2 - Museu

O Museu Regional da Guarda foi fundado pelo Dr. Ernesto Pereira, o seu primeiro diretor, em 1940. O objetivo da sua contsrução foi o da preservação da identidade regional. Foi com dificuldade que o Museu Regional da Guarda se conseguiu afirmar como uma verdadeira instituição museológica, o que ocorreu apenas quando passou para a dependência do extinto

Instituto Poruguês do Património Cultural. Após as obras de requalificação, abriu em 1985 com a designação de Museu da Guarda.

O Museu da Guarda tem como missão o estudo, conservação e prevenção das suas coleções e os seus valores são a promoção da cultura e a preservação do património.

Figura 5-Museu da Guarda

Fonte-http://museudaguarda.imc-ip.pt/

1.2.3 - Bairro Judeu

Durante a Idade Média, a Guarda acolheu uma comunidade judaica que teve um importante contributo para o desenvolvimento socioeconómico da região. No entanto, no século XV, os judeus portugueses tornaram-se vítimas da perseguição da Inquisição. Muitos deles foram obrigados a converter-se ao Cristianismo ou, em alternativa, a abandonar o país. Um passeio pelas calmas ruelas, com casas típicas, permite aos visitantes observar os vestígios de muralhas medievais e passagens estreitas que, certamente, o conduzirão ao passado.3

3_{A elaboração deste ponto tev por base informação recolhida no site:}

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Capítulo 2

Câmara Municipal da Guard

Capítulo 2

Câmara Municipal da Guarda

Capítulo 2

Câmara Municipal da Guarda

Figura 6-Câmara Municipal a Guarda

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2.1-Caracterização

4

A Câmara Municipal da Guarda localiza-se na Praça do Município, 6301-854 Guarda.

Contactos: 271 220 200 Linha Verde 800 216 800 Fax: +351 271 220 280 Email: geral@mun-guarda.pt Horário de Atendimento:

O horário de atendimento ao público é das 9.00h às 16.00h

2.2-Missão e Objetivos

“A Câmara Municipal da Guarda tem por missão dar resposta, de forma eficaz e eficiente, às solicitações dos munícipes e dos colaboradores, correspondendo às suas necessidades, e refletindo na competência e rapidez a sua situação sempre crescente”.5 Os principais objetivos da Câmara Municipal são:

Promover o desenvolvimento económico, social e cultural do Concelho;

Melhorar a qualidade da prestação de serviços aos munícipes, assegurar os seus direitos e satisfazer as suas necessidades face à Autarquia;

Aproveitar os recursos disponíveis de uma forma eficiente e eficaz; Minimizar os processos burocráticos;

Valorizar profissionalmente os seus trabalhadores; Promover outros recursos para além de taxas e impostos.

A organização interna dos serviços municipais adota o modelo de estrutura mista:

4 A elaboração deste ponto teve por base a informação recolhida no site: www.mun-guarda.pt, consultado em Setembro de 2012

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Nas áreas referentes à concretização e planeamento de projetos, está de acordo com o modelo de estrutura matricial6;

Nas restantes áreas de atividade, a estrutura é hierarquizada, constituída por: a) Gabinetes;

b) Direção Municipal;

c) Unidades Orgânicas nucleares (Departamentos); d) Unidades Orgânicas flexíveis (Divisões);

e) Subunidades orgânicas (Secções ou setores – unidades de apoio à gestão)7

Figura 7-Organograma Câmara Municipal da Guarda8

Como podemos verificar no organograma apresentado, a Câmara Municipal tem como órgão máximo o Presidente, sendo este apoiado pelos vereadores no exercício das suas competências. Podemos ainda observar que todos os gabinetes que concedem apoio à Presidência e aos respetivos órgãos autárquicos.

6 A estrutura matricial é a estrutura organizacional utilizada por organizações que trabalham orientadas a projetos, onde um projeto agrega vários elementos funcionais.

7 DESPACHO n.º 6056/2011 Diário da República II Série, 68, 06.04.2011, pp. 15979- 15999, em anexo. 8 Imagem fornecida pela Dr.ª Olívia Garcia, Assistente Social da Câmara Municipal da Guarda

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2.3-Departamentos

Existem quatro departamentos na Câmara Municipal da Guarda que se encontram subdivididos em várias divisões que, depois, se dividem ainda em setores. Cada departamento tem um chefe de divisão.

2.3.1- Departamento de Administração Geral

Figura 8 - Organograma Departamento Administração Geral9

Como referido no Despacho n.º 6056/2011 Diário da República II Série, 68, 06.04.2011, artigo 33, “O Departamento de Administração Geral tem como missão contribuir para o funcionamento dos serviços operacionais, assegurar os recursos organizacionais, humanos e técnicos, por forma a contribuir para a defesa da legalidade e oportunidade dos atos e procedimentos administrativos e garantir a gestão financeira do Município coordenando ainda a gestão do seu património e da contratação pública.”

2.3.2-Departamento de Planeamento Urbanismo e Obras

9 Imagem retirada de Despacho n.º 6056/2011 Diário da República II Série, 68, 06.04.2011, pp. 15979- 15999, em anexo 1.

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Figura 9-Organograma Departamento de Planeamento Urbanismo e Obras10

Este Departamento tem como missão promover o correto desenvolvimento do ordenamento do território, planeamento e gestão urbanística, conceber e desenvolver obras municipais, respondendo da melhor forma às solicitações dos munícipes.

2.3.3-Departamento de Manutenção e Otimização de Equipamentos

Figura 10 – Organograma Departamento de Manutenção e Otimização de Equipamentos11

10 Imagem retirada de Diário da República, 2.ª série – N.º68-6 de Abril de 2011, em anexo 1. 11 Imagem retirada de Diário da República, 2.ª série – N.º68-6 de Abril de 2011, em anexo 1.

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A principal missão desse departamento é dinamizar e contribuir para a manutenção dos equipamentos municipais e dos espaços púbicos, de forma a garantir a adequação dos mesmos.

2.3.4-Departamento de Desenvolvimento Social, Económico, Cultural e

Humano.

Figura 11- Organograma Departamento de Desenvolvimento Social, Económico, Cultural e Humano Fonte- Elaboração própria

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O organograma representa a estrutura do Departamento de Desenvolvimento Social, Económico, Cultural e Humano, onde realizei o meu estágio. Este departamento é destinado, sobretudo, à criação de condições para tornar o Concelho da Guarda num território dinâmico, mas também ao desenvolvimento de medidas que estimulem o desenvolvimento humano dos munícipes.

2.4-Setor da Ação Social

12

Figura 12-Informação entrada do gabinete

Fonte-Elaboração própria

Como já foi referido anteriormente, desenvolvi o meu Estágio de 400 horas, no Departamento de Desenvolvimento Social, Económico, Cultural e Humano; Divisão do Desenvolvimento Humano e Social e no setor da Ação Social.

Segundo Despacho n.º 6056/201113, ao setor de Ação Social compete: Efetuar os estudos de carências sociais da Comunidade;

Propor medidas de ação social previstas no Plano Plurianual de Investimentos e execuá-las;

Efetuar inquéritos socioeconómicos e outros solicitados na área do município; Manter uma ligação com instituições relacionadas com o apoio social;

12 A elaboração deste ponto teve por base a informação recolhida no site: www.mun-guarda.pt, consultado a 20 setembro de 2012

13 Despacho n.º 6056/2011, publicado no Diário da República, II Série, Nº 68, de 6.04.2011, pp. 15979- 15999, em anexo.

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Propor a criação de infraestruturas indispensáveis e promover o apoio social aos munícipes;

Apoiar socialmente as instituições de assistência, educativas, prisionais e outras na área do município;

Apresentar políticas de apoio no âmbito da ação social escolar.”

2.5-Áreas de Atuação do Setor

A Câmara Municipal da Guarda tem apostado numa política social, incentivando parcerias entre diversas entidades (públicas e privadas sem fins lucrativos), contribuindo assim para a promoção do desenvolvimento social do concelho.14

2.5.1-Direito à Habitação

A pobreza e a exclusão sociais são dois dos graves problemas que muitas vezes surgem interligados e que necessitam de intervenção. A criação de condições condignas de alojamento e de habitação são, assim, consequência das políticas sociais seguidas pela Câmara Municipal.

2.5.2-Programa PROHABITA/Centro Histórico

A Câmara Municipal da Guarda e o setor de Ação Social têm como prioridade incentivar a criação de condições adequadas de habitação e combater as situações de carência habitacional, da população com menores recursos económicos, existente no concelho.

2.5.3-Reconstruções Habitacionais

A Câmara Muinicpal disponibliza um apoio financeiro que visa favorecer os habitantes com carências económicas. Este apoio é destinado à realização de obras de conservação e beneficiação para repor as condições mínimas de habitabilidade e de salubridade nas respetivas habitações.

14

Despacho n.º 6056/2011, publicado no Diário da República, II Série, Nº 68, de 6.04.2011, pp. 15979- 15999, em anexo.

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2.5.4-Ação Social Escolar no 1º Ciclo do Ensino Básico

A Ação Social Escolar tem dado particular atenção à promoção de medidas de combate à exclusão social e de igualdade de oportunidades no acesso e sucesso escolares, tendo como objetivo o princípio da equidade social. A Câmara Municipal da Guarda atribui, assim, apoios económicos para aquisição de livros e materiais escolares e também para as refeições dos alunos pertencentes a famílias carenciadas do concelho.

2.5.5-Rede Social

A Câmara Municipal é parceira do Programa Rede Social. Este Programa é uma medida de política social e tem como objetivo:

1. Incentivar a atuação das Redes de Solidariedade Local no combate à pobreza e exclusão social;

2. Promover o planeamento estratégico integrado;

3. Mobilizar as competências e recursos institucionais do concelho; 4. Garantir a cobertura equilibrada das respostas sociais concelhias.15

2.5.6-Bricosolidário

Este projeto pertence também ao setor da Ação Social, sendo a Dr.ª Rosário Rodrigues a assistente social responsável do setor. O BRICOSOLIDÁRIO é resultante da parceria entre o Município da Guarda e a Pró-Raia, no âmbito do Programa Leader +, e está no terreno desde finais de outubro de 2008. É um serviço gratuito, quer nas freguesias rurais quer nas urbanas, solicitado para a resolução de pequenos problemas. Tem a missão de apoiar a população mais idosa e carenciada do concelho.

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Figura 13-Carrinha Bricosolidário

Fonte -http://www.mun-guarda.pt/fotos/accaosocial/bricosolidario1_700.jp

2.5.7-Direito à Alimentação

A Câmara Municipal da Guarda aderiu ao projeto Direito à Alimentação, dando conta da crescente dificuldade que a população está a atravessar com falta ou escassez de rendimentos. Tem como objetivo garantir aos cidadãos a alimentação mínima, essencial à sobrevivência. Neste projeto, a Câmara Municipal tenta apoiar as famílias mais carenciadas através da cantina municipal e das cantinas sociais. Em relação à cantina municipal, verifica-se um aumento diário de refeições atribuídas pelas assistentes sociais da Câmara aos munícipes com mais dificuldade económica. Como existem muitas pessoas inscritas para poder vir a receber uma refeição, a assistente social tenta atribuí-las, alternadamente, às famílias. Se se verificar que de a família se encontrar numa situação mais grave e necessitar diariamente da refeição, a Dr.ª Olívia encaminha a família para a cantina social.

2.5.8-Cartão Municipal de Apoio Social

Considerando a importância crescente do papel das autarquias locais, no âmbito do apoio às populações, o Município da Guarda, atento à situação social e económica dos seus munícipes – nomeadamente idosos, famílias numerosas, carenciadas, desempregados e cidadãos portadores de deficiência, implementou o Cartão Municipal de Apoio Social. Este cartão tem como benefícios: dedução de 60% ao valor do passe mensal nos transportes urbanos; isenção ou redução em relação a taxas devidas nos

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Expedientes Administrativos e Serviços Gerais, utilização de edificações e suas frações, actividades de guarda, emissão de licenças de condução de ciclomotores ou veículos agrícolas, licenças de obras de edificação, realização de gestão de combustível, Cemitérios.16

2.5.9-Banco Local de Voluntariado da Guarda

Ao setor da Ação Social compete ainda a gestão do Banco de Voluntariado. A Câmara Municipal da Guarda considerou pertinente a criação de um banco de voluntariado, tendo em conta a realidade atual. A urgente necessidade de intervenção a vários níveis, quer na prevenção e atuação perante situações sociais, quer no domínio da resolução de problemas quotidianos, justifica, por si só, o empenho de todos.

Os objetivos do Banco de Voluntariado17 são, sobretudo, sensibilizar os cidadãos para o voluntariado e acolher candidaturas de pessoas interessadas em fazer voluntariado, divulgar programas e oportunidades de voluntariado e contribuir para o conhecimento do mesmo.

16_{Informação retirada do site http://www.mun}

guarda.pt/index.asp?idedicao=51&idSeccao=864&Action=seccao 17 Panfleto Banco Voluntariado da Guarda em anexo 2

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Capítulo 3 Atividades Desenvolvidas

Capítulo 3

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3.1-Enquadramento

O meu estágio curricular decorreu entre 9 de julho e 27 de setembro do presente ano, na Câmara Municipal da Guarda, mais especificamente no setor da Ação Social.

Como era de esperar, estava bastante ansiosa no meu primeiro dia de estágio. Apresentei-me às 9.00 horas no gabinete e, de seguida, foram-me apresentados os colaboradores do setor da Ação Social. Assim, as colaboradoras com quem trabalhei diretamente e partilhei o gabinete foram a Drª. Maria José Ventura, licenciada em Relações Públicas, a Drª. Olívia Garcia e a Drª. Maria do Rosário, Assistentes Sociais.

Logo no primeiro dia, li o Regulamento dos Serviços Municipais e foi-me explicada a dinâmica da Câmara Municipal da Guarda, bem como as tarefas que iria desenvolver ao longo do meu estágio. Este iria incidir essencialmente em apoiar a Dr.ª Olívia Garcia na atribuição de Ação Social Escolar aos alunos do 1º ciclo.

Comecei por visualizar os documentos do ano anterior relativos ao pedido de apoio escolar para me inteirar do assunto. Nas duas primeiras semanas, levei o meu computador portátil, uma vez que no gabinete em questão só estavam disponíveis três computadores que pertenciam às colaboradoras. Esta situação mudou passadas duas semanas, pois uma das colaboradoras entrou de férias, o que permitiu que passasse a utilizar a sua secretária e o seu material. Procedimento idêntico aconteceu quando as outras colaboradoras entraram de férias. Passei, assim, pelas três secretárias do gabinete durante os 3 meses de estágio.

3.2-Consulta Diária do Diário da Republica

Logo no segundo dia de estágio, as colaboradoras do gabinete da Ação Social perguntaram-me se eu tinha por hábito consultar o Diário da República. Como Não tinha este hábito enraizado, indicaram-me, a importância que o Diário da República tem para a Câmara Municipal e o quanto é necessário estar sempre informada acerca das leis que saem diariamente.

Uma secretária deve ser uma pessoa responsável, bem informada e esta passou a ser mais uma das minhas tarefas. Assim, todos os dias, de manhã, a minha primeira tarefa era a visualização do Diário da República online. Entrava na página e apenas tinha de verificar na II Série, Diários do Dia, na parte H Autarquias Locais se existia alguma lei publicada referente à Câmara Municipal da Guarda. Eram também

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importantes as leis referentes à Educação Escolar ou Transportes escolares que estão ligadas ao setor da Ação Social em questão.

3.3-Análise dos processos de Ação Social Escolar

A análise de processos para Ação Social Escolar foi um dos pontos que elaborei durante várias semanas, no sentido de prestar apoio à Dr.ª Olívia.

Numa primeira fase, tive acesso aos Boletins (anexo3) para concessão de subsídio de estudo (apoio para os livros e materiais escolares), de modo a poder conhecer o seu funcionamento e as tarefas que iria desenvolver.

A minha primeira tarefa, neste domínio, foi a divisão dos processos por agrupamentos, por escolas e por ordem alfabética. Para isso, a Dr.ª Olívia disponibilizou-me a pasta já existente do ano anterior referente à Ação Social Escolar 2011/2012. Foi necessário criar três pastas, correspondentes aos agrupamentos existentes na Guarda: uma pasta com o Agrupamento de S. Miguel, outra com o Agrupamento Carolina Beatriz Ângelo e ainda uma outra pasta com o Agrupamento da Área Urbana. De seguida, criei tabelas no “Microsoft Word” com o nome das escolas em que cada tabela continha uma coluna para o nome do aluno, uma com o escalão que viria a ser atribuído, outra coluna com o campo para o NIF do aluno e, por fim, outro campo para as observações como podemos verificar no exemplo da tabela:

ESCOLA BÁSICA DA CARVALHEIRA

AN O L ET IV O 20 12/ 2 013

NOME DO ALUNO ESCALÃO NIF OBSERVAÇÕES

A ********* RSI B ********** Situação de Desemprego Total A B

Tabela 1-Tabelas efetuadas no âmbito da Ação Social Escolar Fonte-Elaboração própria

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Numa segunda fase, depois de ter efetuado a devida divisão dos processos e tê- -los colocado por ordem alfabética, comecei a escrever os nomes dos alunos na tabela respetiva, a escola que frequentavam e o seu NIF, se este constasse no processo.

Os processos, com os respetivos documentos anexados, foram analisados pela Dr.ª Olívia e pela Dr.ª Sandra do setor da Educação. Foi necessário, depois, analisar o agregado familiar e as suas profissões. Analisou-se também o documento comprovativo do posicionamento do agregado familiar no escalão de abono de família, emitido pelo serviço de Segurança Social, ou outro serviço processador da Administração Pública.

Posteriormente a esse processo moroso, era então atribuído o Escalão ao aluno. Os critérios de atribuição para a ação social escolar eram os seguintes:

1. O escalão de Ação Social Escolar em que cada agregado familiar se integra é determinado pelo posicionamento nos escalões de rendimento para a atribuição de abono de família.

2. Têm direito a beneficiar dos apoios, os alunos pertencentes aos agregados familiares no 1.º e 2.º escalões de rendimento determinados para efeito de atribuição do abono de família.18

Para pertencerem ao 1.º Escalão de Abono de Família, o agregado familiar deve possuir um rendimento de referência19 de 2.934,54€. Para pertencerem ao 2.º Escalão do Abono de Família, o rendimento de referência do agregado familiar deve ser de 2.934,55€ a 5.869.08€.20

Se os candidatos ficassem colocados no 1º Escalão do Abono de Família, referente ao Escalão A, a comparticipação da Câmara Municipal da Guarda era de 50€ (35€ para livros e 15€ para material escolar). Se, por outro lado, os candidatos beneficiassem do 2º Escalão do Abono de Família, o escalão B, receberiam 40€ por parte da Câmara Municipal da Guarda (28€ para livros e 12€ para material escolar). Os que ficassem fora desses dois escalões já seriam considerados excluídos.

Após a atribuição de escalão, tive de voltar às tabelas criadas e colocar a posição de escalão em que cada aluno se encontrava. Para realizar essa tarefa, perguntava à Dr.ª Olívia quais os processos que já tinham sido analisados e que já tinham a atribuição de escalão. Verificava os boletins um por um, por escola, para inserir o escalão no aluno indicado.

18 Informação fornecida pela Dra. Olívia Garcia, Assistente Social do Setor da Ação Social

19 Rendimento de referência – resulta da soma total de cada elemento do agregado familiar a dividir pelo n.º de crianças e jovens com direito a abono de família.

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Ao verificarmos que alguns processos não estavam completos, por falta de documentos, foi-me solicitado que realizasse telefonemas para os encarregados de educação, requerendo os documentos em falta. Caso contrário, os seus educandos seriam excluídos do apoio social escolar.

Também foi tarefa minha receber os encarregados de educação que vinham entregar documentos em falta e anexá-los ao processo. De seguida, entregava os processos à Dr.ª Olívia para os poder analisar e atribuir o escalão. A análise destes processos é bastante demorada e minuciosa. Sempre que era analisado um novo processo que estava pendente, era meu dever abrir as tabelas elaboradas no Microsoft Word e atualizar os dados, a contagem e arquivar os processos. Concluído este procedimento, elaborei diversos gráficos no programa informático Microsoft Excel. A Dr.ª Olívia Garcia pediu-me, também, que elaborasse um gráfico referente aos alunos que receberam apoio e aos alunos que não receberam.

Num quadro resumo, indiquei quantos alunos de cada agrupamento tiveram Escalão A e Escalão B, e o total.

Tabela 2-Quadro Resumo Fonte- Elaboração própria

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Da análise das 655 candidaturas, foram posicionados 494 alunos, sendo 293 no escalão A e 201 no escalão B. Os alunos foram integrados de acordo com a condição socioeconómica do respetivo agregado familiar, traduzida pelo posicionamento nos escalões de rendimento para atribuição do abono de família.

Foram posicionados no escalão A os alunos que em termos de abono de família estão inseridos no 1º escalão de abono de família, os alunos com necessidades educativas especiais e que fizeram prova desta situação, e os alunos cujos pais (pai, mãe ou ambos) se encontravam em situação de desemprego comprovado, através de documento anexado ao processo de candidatura.

Para finalizar este processo de apoio social escolar e poder entregar o voucher a cada encarregado de educação, a Dr.ª Olívia Garcia indicou-me que teria de fazer umas tabelas idênticas às que elaborei no início, inserindo apenas mais uma coluna.

Para realizar o meu trabalho de uma forma mais rápida e não voltar a escrever a informação toda, usei as tabelas já elaboradas, alterei a coluna observações pela coluna “Assinatura do Encarregado de Educação” e voltei a guardar um novo documento, denominado voucher, com o nome de cada escola. Podemos verificar a diferença da tabela na figura abaixo apresentada:

ESCOLA BÁSICA DA CARVALHEIRA ANO LETIVO 2012/2013

NOME DO ALUNO ESCALÃO NIF

ASSINATURA DO ENCARREGADO DE

EDUCAÇÃO

A ********

B *********

Tabela 3-Lista de assinatura para Voucher Escola Carvalheira Fonte-Elaboração própria

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Esta tabela tem como função o controlo do levantamento dos vales para os livros e para o material escolar.

3.3.1-Elaboração de ofícios para levantamento dos vales para o apoio escolar

Com a aproximação dos dias agendados para o levantamento dos vales para o apoio escolar, foi necessário realizar correspondência para enviar aos encarregados de educação. Teria de informar o escalão do educando em questão e o dia e a hora em que poderia vir levantar o voucher.

Para realizar esta tarefa, a Dr.ª Olívia concedeu-me o modelo já existente do ofício enviado para o mesmo fim, no ano anterior. Foi minha função modificar o ofício21 e colocar a informação necessária, com a indicação do agrupamento a que pertencia o aluno e do escalão em que ficou posicionado.

Após a elaboração dos ofícios, a Dr.ª Olívia imprimiu-os e preenchi os envelopes para cada um deles. Foi minha preocupação verificar a morada nos processos todos. Quando essa tarefa estava incompleta, telefonava aos encarregados de educação para eles a completarem e a correspondência não ser devolvida com morada insuficiente. Era minha obrigação ter muito cuidado com o escalão atribuído a cada aluno, pois não era de todo correto ocorrer um erro da minha parte e enviar um ofício, indicando que o aluno teria escalão A e depois ter apenas direito ao escalão B ou vice-versa.

O dia de entrega dos vales estava agendado para 3, 4 e 5 de setembro de 2012, pelas 18h00. Essa função foi realizada pela Dr.ª Olívia, pela Dr.ª Sandra e pelo professor Segura, pertencentes ao departamento da educação.

Os vales foram impressos pela reprografia e foram entregues no gabinete da Ação Social para serem carimbados e colocados por ordem de entrega. Ao receber os vales, disponibilizei-me para ajudar a colocar o selo branco nos mesmos. Fui então apoiar a Sr.ª Paula, funcionária da Câmara na colocação dos selos. Com essa tarefa concluída, apoiei a Dr.ª Olívia na colocação dos vales por agrupamento, por escola e por ordem alfabética, juntando os vales às tabelas efetuadas para assinatura do levantamento dos mesmos. Colocámos tudo de forma a estarem prontos para serem entregues de uma forma organizada.

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Não assisti à entrega dos vales, mas a Dr.ª Olívia afirmou que foi uma entrega organizada e bastante rápida.

No dia 3 de setembro foi a entrega dos vales aos alunos do Agrupamento da Área Urbana. No dia 4 de setembro foi o levantamento dos vales dos alunos que frequentavam o Agrupamento Carolina Beatriz Ângelo e no dia 5 de setembro foi a entrega dos vales aos alunos do Agrupamento de S. Miguel.

Durante essa semana, efetuei muitos atendimentos a encarregados de educação que não puderam levantar o vale nos dias indicados, apenas nos dias seguintes.

Foi bastante gratificante estar envolvida neste processo de apoio social escolar, pois foram-me atribuídas muitas tarefas importantes, as quias tive bastante gosto em realizar. Penso que foi uma forma de estar envolvida com muitos aspetos da minha área de formação.

3.4-Atendimento telefónico

Estando num escritório, e tendo uma secretária com telefone, também tive a importante tarefa do atendimento telefónico. Ao atender o telefone tive sempre em atenção alguns procedimentos de saudar as pessoas, identificar de imediato a empresa e o setor e apresentar-me. Estas regras foram-me transmitidas na unidade curricular de Técnicas de Secretariado.

Figura 1 1-Um dos telefones do gabinete da Ação Social Fonte-Elaboração própria

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As chamadas eram externas ou internas. No início, quando existiam chamadas externas, destinavam-se a uma das colaboradoras acerca de algum assunto relacionado com o setor. Tinha o cuidado de perguntar quem devia anunciar e encaminhava a chamada, marcando o número correspondente do telefone. Se não estivesse nenhuma das colaboradoras no gabinete, apontava as informações e, logo que possível, avisava a responsável. Em relação às chamadas internas, tinha o cuidado de dizer que era a estagiária, pois ao telefonarem para um dos telefones existentes é porque queriam falar com a pessoa pertencente àquele posto de trabalho.

Outra das tarefas que me foi incumbida, como já referi anteriormente, foi a realização de chamadas telefónicas para os encarregados de educação dos alunos com documentos em falta no processo de candidatura ao apoio social escolar. Para realizar essa tarefa, necessitava dos processos analisados que estavam excluídos. Normalmente, o motivo era o documento comprovativo de posicionamento do agregado familiar no escalão de abono estava caducado ou não constava no processo, documento esse que era obrigatório. Informava o encarregado que tinha que trazer o documento o quanto antes, caso contrário, o seu educando não teria direito ao apoio para os livros, refeições e material escolar.

Numa outra atividade em que estive envolvida, a Cerimónia da Apresentação Púbica do Projeto Rampa, em que apoiei a Dr.ª Maria José Ventura, também tive a tarefa de realizar telefonemas. Foi-me solicitado efetuar telefonemas às entidades a confirmar a presença na cerimónia realizada no dia 17-09-2012. Efetuei o mesmo procedimento na tarefa e penso tê-la concretizado de uma forma correta.

Figura 14-Atendimento telefónico Fonte-Elaboração própria

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3.5-Atendimento ao Público

Em relação ao atendimento ao público, a minha função foi receber os munícipes da melhor forma possível. Conforme me foi lecionado na unidade curricular de Técnicas de Secretariado, um correto atendimento ao púbico é muito importante para a empresa/instituição. É necessário dar o devido valor ao público.

Os públicos que atendi foram essencialmente os encarregados de educação, para os quais tinha telefonado, solicitando trazerem os documentos em falta no processo de apoio social escolar. A senhora Cidália, funcionária da Câmara, cujo papel é receber numa primeira fase as pessoas que se dirigem ao Departamento em questão, vinha ao gabinete informar que havia pessoas para atender e para que se tratava. Dirigia-me à pessoa em questão, dizia bom dia ou boa tarde, perguntava o nome do educando e o seu agrupamento e escola. Após me entregarem o documento, pedia à pessoa em questão que aguardasse um pouco para eu levantar o processo e verificar se não precisávamos de mais alguma informação, como o NIF do aluno. Após verificar que estava tudo correto, dirigia-me à pessoa, agradecia o facto de ter vindo entregar o documento e despedia-me de uma forma adequada.

3.6-Organização de Documentos para as Ações de Formação

A Dr.ª Maria José, relações públicas da Câmara Municipal, responsável pelos eventos realizados pela Câmara, solicitou o meu apoio para a realização de tabelas22 no Microsoft Word com os nomes dos participantes na ação de formação que viria acontecer durante o meu período de estágio, cujo tema era “ Igualdade de Género em Contexto Profissional”.

Neste âmbito, também organizei a documentação que iria ser entregue na ação de formação. A Dr.ª Maria José deu-me as fotocópias dos documentos, eu organizei-as e coloquei-as por ordem nas pastas que me foram atribuídas para esse fim. Assisti a uma das ações de formação realizada no dia 12 de julho de 2012.

Após as ações de formação, a Dr.ª Maria José solicitou-me a realização dos certificados atribuídos a cada participante, facultando-me um modelo já existente. Feitas as devidas alterações, realizei assim os certificados com a identificação do participante, o número do seu documento de identificação e o dia em que a ação de formação

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decorreu. Ao efetuar este documento, guardava-o, criando sempre um documento em PDF, para a Dr.ª Maria José o poder enviar por correio eletrónico aos participantes.

Figura 15-Exemplo de Certificado das Ações de Formação Fonte-Documento fornecido pela Dr.ª Maria José

3.7- Base de Dados

O Dr. Alfredo Madeira, o meu supervisor de estágio, chefe do Departamento e do setor onde realizei o meu estágio, propôs-me a realização de uma base de dados para o Banco Local de Voluntariado. A base de dados era um elemento fundamental para um acesso rápido à informação dos voluntários. A responsável pelo banco de voluntariado, Dr.ª Carina Rodrigues, não esteve presente no meu período de estágio, pois o seu contrato tinha cessado.

Através do programa informático Microsoft Excel, com os dados dos voluntários inscritos até ao momento, criei essa base de dados, pois não existia nenhum ficheiro informatizado com as respetivas informações. Para tal, foram-me facultadas algumas pastas com as fichas de inscrições, de onde retirei toda a informação necessária para completar a Base de Dados. Em primeiro lugar, foram definidos os campos obrigatórios a constar na Base de Dados, a saber: Nome do voluntário, idade, número de B.I,

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telemóvel, morada, e-mail, habilitações literárias, profissão, áreas de interesse, público alvo e outras competências.

O ficheiro foi organizado por ano de inscrição e um dos ficheiros correspondia a inscrições internas à Câmara, colaboradores da Câmara que se inscreveram no Banco de Voluntariado. Cada folha do ficheiro correspondia a um ano e os voluntários foram organizados por Ordem Alfabética.

Considero que esta base de dados será uma ferramenta útil para a pessoa que ficará responsável pelo Banco de Voluntariado, pois será mais fácil ter acesso aos contactos dos voluntários e dos interesses dos mesmos.

Podemos verificar os campos colocados e os ficheiros criados por anos e por inscrições internas na figura abaixo:

Figura 16-Base de Dados Voluntários Fonte-Elaboração própria

O Dr. Alfredo Madeira solicitou-me também o aperfeiçoamento da ficha de inscrições de voluntários, pois esta apresentava-se demasiado extensa e não muito funcional. Como não tinha acesso ao suporte digital da ficha de inscrição já existente,

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criei uma nova no programa informático Microsoft Word, onde realizei a nova ficha de inscrição23 do banco de voluntariado.

3.8-Elaboração de Gráficos

Durante o meu período de estágio foi-me requerido que elaborasse diversos gráficos no programa informático Microsoft Excel. Elaborei gráficos no âmbito da ação social escolar e no âmbito do bricosolidário.

Em relação à ação social escolar, após ter os processos todos analisados foi necessário contabilizar quantos escalões foram atribuídos. Após a contagem através das tabelas elaboradas no programa Microsoft Word, elaborei umas tabelas no programa Microsoft Excel. Nessa tabela coloquei os totais de alunos apoiados e os alunos que ficaram sem apoio, os totais de alunos no escalão A por agrupamento e os totais de alunos no escalão B.

Da análise de 655 candidaturas foram posicionados 494 alunos, sendo que 293 ficaram no escalão A e 201 no escalão B, como podemos verificar no gráfico seguinte:

Gráfico 1-Gráfico Posicionamento por Escalão

Fonte-Elaboração própria

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Com dados relativos ao apoio social escolar do ano letivo 2011/2012 fornecidos pela Dr.ª Olívia, elaborei um gráfico com a comparação dos alunos apoiados por agrupamento relativamente ao ano anterior e ao ano que iria iniciar.

Gráfico 2-Gráfico Alunos Candidatos Apoiados Fonte-Elaboração própria

Como podemos verificar no gráfico seguinte, no escalão A (293 alunos), temos alunos que se encontram inseridos no 1.º escalão do abono de família na segurança social (264 alunos), os alunos com necessidades educativas especiais (7 alunos) e os alunos cujos pais se encontram em situação de desemprego (22 alunos).

Gráfico 3-Gráfico candidatos posicionados por escalão Fonte-Elaboração própria

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Gostaria de esclarecer que os 22 alunos que fazem parte deste escalão foram reposicionados, face à evidência de os pais terem ficado desempregados. Caso contrário, estariam no escalão B, ou seriam mesmo excluídos.

Os gráficos foram elaborados a pedido da Dr.ª Olívia para anexar num relatório de informação relativo à ação social escolar a entregar ao Sr. Vereador do setor, Dr. Vergílio Bento.

É de referir que não senti dificuldade na realização dos gráficos, pois este programa Microsoft Excel foi lecionado na unidade curricular Informática I.

3.9-Registo das intervenções – Bricosolidário

Em relação ao bricosolidário, a Dr.ª Rosário é a pessoa responsável por esse projeto. Existe uma pessoa responsável por ir com a carrinha bricosolidário pelas aldeias, ou de manhã ou de tarde, apoiar os idosos que dele necessitam.

Os dias estão esquematizados num mapa elaborado pela Dr.ª Rosário. O Senhor responsável por essa tarefa só tem de seguir o mapa das aldeias onde terá de ir durante o dia. Após ter feito a pequena reparação que foi necessário efetuar, no fim do dia, a pessoa responsável vem trazer a informação do que realizou durante o dia, onde foi e o que reparou e o material usado.

Visto isto, a Dr.ª Rosário pediu-me que, numa tabela já existente dos meses anteriores, redigisse todas as intervenções24 com os seguintes campos: Nome, Morada, Contacto, Serviço e a Data em que era efetuada a intervenção. Realizei os dos meses de maio, junho e julho.

Após efetuar cada mapa de intervenção, era necessário elaborar um gráfico. Teria de fazer um levantamento das aldeias, freguesias onde durante o mês a carrinha do bricosolidário teria de passar e verificar o número de intervenções que ocorreu nessa mesma aldeia. E, por consequência deveria elaborar o gráfico25 no programa Microsoft Excel, o qual podemos verificar em anexo.

24 Exemplar de mapa de intervenções do mês de Maio em anexo 7 – elaboração própria 25 Gráfico intervenção bricosolidário em anexo 8 – elaboração própria

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3.10-Apoio no evento Apresentação Pública do Projeto “Guarda +

Acessível”

Neste ponto, o meu papel foi apoiar a Dr.ª Maria José na organização da apresentação pública do Projeto RAMPA.

O projeto Guarda Acessível, “permitirá criar, no concelho da Guarda, um conjunto de medidas que garantam, progressivamente, a eliminação das barreiras arquitetónicas, sociais e psicológicas que todos os dias prejudicam a vida de todos aqueles com mobilidade reduzida”26.

No dia 17 de setembro de 2012, pelas 18h00, na Sala António de Almeida Santos, na Câmara Municipal, iria acontecer a apresentação Públia do Projeto RAMPA – Regime de Apoio aos Municípios para a Acessibilidade.

Para esse acontecimento era necessário convidar as entidades do concelho da Guarda e dar a conhecer o projeto.

A Dr.ª Maria José entregou-me uma lista com os contactos das empresas da região. A minha função foi de colocar os convites27 no envelope e escrever as moradas corretas em todos os eles. Quando a informação não constava nos dados entregues pela

Dr.ª Maria José, procurava-a na internet. Após ter os envelopes devidamente preenchidos, assinalava as entidades contactadas para não enviar dois convites para a mesma entidade. Era também necessário fazer a contagem dos mesmos. Com este procedimento efetuado, organizei a documentação e coloquei-a nas capas que iriam ser entregues aos participantes na cerimónia.

26 Informação retirada do panfleto Guarda + Acessível em anexo 9

27 Convite da Apresentação Pública do Projeto RAMPA fornecido pela Dr.ª Maria José em anexo 10 Figura 17-Preenchimento de envelopes

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Foi também necessário telefonar para as entidades a quem, enviámos convite a confirmar a presença de um representante na apresentação pública o projeto. Para a realização dessa tarefa procurei o número de telefone das entidades nas listas que me tinham sido fornecidas pela Dr.ª Maria José. Ao confirmar as presenças apontei numa folha quem iria estar presente e quem não poderia assistir a cerimónia. Ao efetuar esta função, informei a Dr.ª Maria José das entidades que estariam presentes dia 17 de setembro de 2012, pelas 18h00.

No dia do evento, a Dr.ª Maria José perguntou-me se tinha disponibilidade de ficar a apoiar no evento, que começava às 18h00 e a minha hora de saída era as 17h30. Confirmei a minha disponibilidade e agradeci o convite.

Ajudei a levar as capas para a sala onde iria decorrer a cerimónia, colaborei com a Dr.ª Maria José e a Dr.ª Maria João (secretária dos vereadores) na organização dos lugares na sala. As entidades mais importantes, pertencentes ao conselho consultivo neste projeto e que teriam aceitado fazer parte dele, teriam lugar marcado nesta sessão de apresentação. Colocámos o nome da entidade no lugar reservado para o representante, segundo uma lista que a Dr.ª Maria João tinha disponível.

De seguida, a Dr.ª Maria José indicou-me onde iria receber os convidados e entregar a pasta e teria de lhes pedir que assinassem uma folha de presença com os campos do nome, da entidade que representavam e o contacto ou e-mail.

Recebi cada pessoa dizendo boa tarde com um sorriso no rosto, entregava as pastas e pedia que me assinassem a folha de presenças. Anunciava aos representantes das entidades que pertenciam ao conselho consultivo que havia um lugar marcado e que tinham um papel com o nome da entidade nas cadeiras, dentro da sala da Assembleia Municipal.

3.11-Entrega de Cartões Municipais

A pessoa responsável pela entrega dos Cartões Municipais28 esteve ausente durante dois dias. Coube-me entregar os cartões municipais às pessoas que vinham fazer a troca dos mesmos. A Dr.ª Carla, nos dias anteriores, indicou-me onde estava a capa com as inscrições para aquisição do cartão e onde se encontravam os que teria de entregar. Durante esses dois dias surgiram munícipes para levantar o cartão. Recebi as

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pessoas, que me entregavam o cartão antigo, e efetuava a troca do mesmo, assinalando na ficha de pedido de cartão que este já teria sido levantado na data em questão.

3.12-Reuniões do núcleo executivo e do Conselho Local de ação social

Participei numa reunião do conselho local de ação social, em que o Dr. Alfredo solicitou a minha participação para ficar a entender o funcionamento da rede social. Nessa mesma reunião estavam presentes membros representantes de entidades locais. A reunião teve início com a leitura da ata da reunião anterior. Apresentaram-se novas candidaturas para pertencerem à Rede Social, na qual os presentes na reunião votaram para aceitar os novos parceiros, a Fundação S. João de Deus. Nesta reunião foi relembrado o acontecimento da feira “Coisa e tal” para pessoas que beneficiam do Rendimento Social de Inserção que iria ocorrer a 22 de setembro de 2012. Nesta reunião fizeram-se também grupos de trabalho para tentar combater as necessidades das pessoas mais carenciadas do concelho da Guarda.

Foi sugerido pelo Dr. Alfredo que eu realizasse uma informação com a indicação dos grupos de trabalho e quais os pontos em que iriam trabalhar. Obtive essa informação, no entanto, alguns pontos ficaram para concluir numa próxima reunião. Não tive possibilidade de assistir a mais reuniões, dado que o meu período de estágio foi concluído antes da ocorrência da reunião.

3.13-Transportes escolares

A tarefa de atribuição de transporte escolar aos alunos do concelho também é efetuada pela Dr.ª Olívia Garcia. Compete ao setor da Ação Social e ao Setor da Educação atribuir aos alunos residentes no concelho o transporte escolar. À Dr.ª Olívia competia calcular qual o valor que era pago pela Câmara. A informação necessária era fornecida pela rodoviária. Neste ponto, foi-me pedido que apresentasse as contas numa folha de Excel para poder entregar à contabilidade o valor que a Câmara iria receber e o valor que teria de pagar.

Numa folha de Excel, coloquei a localidade dos alunos em questão, fazendo referência ao mês e ao valor do transporte por mês. A Dr.ª Olívia solicitou-me que calculasse os 50% do valor, pois o transporte é pago em 50% pela Câmara e os outros 50% pelo aluno como poemos verificar na imagem seguinte. Podemos visualizar as tabelas realizadas no anexo 12

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3.14-Apoio no Direito à Alimentação

O setor da ação social tem por objetivo estudar as carências dos munícipes e procurar combatê-las. Muitas famílias não conseguem usufruir de uma refeição por dia. Um dos projetos do concelho da Guarda são as cantinas sociais para onde são encaminhadas as famílias com mais dificuldades a esse nível.

A Câmara Municipal também apoia nesse ponto, contribuído com as refeições que sobram da cantina municipal. A pessoa responsável por atribuir os alimentos excedentes é a Dr.ª Olívia que já conhece a estrutura das famílias inscritas para o apoio na alimentação e o seu agregado. A nutricionista da cantina está encarregue de enviar uma mensagem eletrónica, ao fim do almoço indicando a quantidade de refeições excedentes.

Assim, neste sentido, a minha função consistiu em apoiar na entrega das refeições. Comecei por tentar perceber quais as famílias que necessitavam mais do apoio naquela altura com a ajuda da Dr.ª Olívia. Ao recebermos a mensagem eletrónica, fazíamos a gestão das refeições e atribuíamo-las às famílias. De seguida, telefonava para os membros das famílias selecionadas e perguntava se podiam vir levantar a refeição à Câmara. Ao responderem afirmativamente, a funcionária, Sr.ª Cidália, ia colocar tudo

Tabela 4-Cálculo do valor dos passes escolares Fonte-Elaboração Própria

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num saco para a pessoa poder levar. Quando essa pessoa chegava, assinava uma folha para indicar que tinha vindo levantar a refeição e podermos fazer a contagem dos relatórios trimestrais.

Dânia Dinis

(Técnica Superior de Nutrição)

Tabela 5-Alimentação Excedente Fonte-Mensagem Eletrónica

Após a minha integração nesta tarefa, quando a Dr.ª Olívia foi de férias, a cantina ainda ficou aberta por mais 2 semanas, pois só fechou no mês de agosto. Essa importante tarefa foi-me atribuída durante esse período. Rececionava as mensagens eletrónicas, telefonava às famílias e entregava a ficha de identificação para que as assinassem.

Foi também importante nesta função preencher uma tabela com a gestão das refeições da semana, como podemos verificar no anexo 13, o quadro de gestão que por mim foi preenchido.

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Conclusão

A realização do estágio curricular é fundamental para a conclusão da licenciatura na área de secretariado. Só assim consegui pôr em prática o que aprendi ao longo destes três anos de aprendizagem e ter um contacto real com o mundo do trabalho.

Posso afirmar que durante o meu estágio realizei diversas tarefas relacionadas com a área do secretariado. O estágio em si foi bastante enriquecedor para mim, tanto a nível pessoal e profissional. Tive oportunidade de exercer as minhas tarefas de forma ativa e tive a possibilidade de aprender.

Unidades curriculares como Informática, Português Empresarial e Técnicas de Secretariado, Relações Publicas e Protocolo foram fundamentais para realizar, de uma forma correta, as tarefas que me foram propostas.

As colaboradoras com quem trabalhei diretamente foram muito atenciosas e fizeram-me sentir parte da equipa, o que me levou a desempenhar as minhas tarefas de uma forma mais confiante.

Trabalhei com situações difíceis, pois o trabalho no setor da ação social é um pouco emotivo. Lidei diretamente com os problemas de diversas famílias. Faz parte do profissional tentar não levar os problemas dos outros para casa. É também uma importante lição que retive do meu estágio.

Dei, sem dúvida, o meu melhor em cada tarefa desenvolvida e gostava de fazer sempre mais e aprender.

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Bibliografia

MOREIRA, Isabel (2010). A Excelência no Atendimento. Lisboa: Editora Lidel. SEQUEIRA, Arminda (2006). Correspondência em Português. Porto: Porto Editora. SOUSA, Gonçalo de Vasconcelos (2005). Metodologia da Investigação, Redacção e

Apresentação de Trabalhos Científicos. Lisboa: Civilização Editora.

WESTPHALEN, Marie-Hélène (S/D). A Comunicação na Empresa. Porto: Rés-Editora, Lda.

Webgrafia

A Guarda, disponível em http://pt.wikipedia.org/wiki/Guarda, consultado a 10 de outubro de 2012.

Câmara Municipal da Guarda, disponível em http://www.mun-guarda.pt/, consultado durante a realização do relatório.

Estrutura Matricial, disponível em http://sisdinf.blogspot.pt/2010/05/estrutura-matricial.html, consultado a 28 de novembro de 2012.

Museu da Guarda, disponível em http://museudaguarda.imc-ip.pt/, consultado a 20 de novembro de 2012.

Portugal Live, disponível em http://www.portugal-live.net/P/places/guarda.html, consultado a 8 de outubro de 2012.

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Índice de Anexos

Anexo 1-Despacho n.º 6056/2011, publicado no Diário da República, II Série, Nº 68, de

6.04.2011

Anexo 2-Folheto Banco de Voluntariado

Anexo 3-Boletim de Candidatura para o Apoio Social Escolar Anexo 4-Modelo de Ofício

Anexo 5-Tabela Ações de Formação Anexo 6-Ficha de Inscrição de Voluntários Anexo 7-Mapa de Intervenções Bricosolidário Anexo 8-Gráfico de intervenções Bricosolidário Anexo 9-Panfleto “Guarda + Acessível”

Anexo 10-Convite Apresentação Pública do Projeto RAMPA Anexo 11-Cartão Municipal

Anexo 12-Tabelas Transporte Escolar Anexo 13-Quadro gestão de refeição

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Anexo 1

Despacho n.º 6056/2011, publicado no Diário

da República, II Série, Nº 68, de 6.04.2011

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Anexo 2

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Anexo 3

Boletim de Candidatura para o Apoio

Social Escolar

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