1 dajGuarda
Poiylechnicof Guarda
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas
Fabiola Isabel dos Santos Almeida
dezembro
1
2015j
TPG
Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
Instituto Politécnico da Guarda
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
FABÍOLA ISABEL DOS S ANTOS ALMEIDA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA EM COMUNICAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS
i
Discente | Fabíola Isabel dos Santos Almeida
Número da Aluna | 5007654
Curso | Comunicação e Relações Públicas
Estabelecimento de Ensino | Instituto Politécnico da Guarda
Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
Orientador | Prof. Doutor Handerson Engrácio
Entidade de acolhimento | Adega Cooperativa de Mangualde, CRL
Morada | Quinta do Melo, 3530-250 Mangualde
Telefone | 232 611 729
Site | www.acmang.com
Supervisor na Organização | Engenheiro António Mendes
Data de Início de Estágio | 11 de agosto de 2015
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Ai que prazer Não cumprir um dever, Ter um livro para ler E não fazer! Ler é maçada, Estudar é nada. Sol doira Sem literatura O rio corre, bem ou mal, Sem edição original. E a brisa, essa, De tão naturalmente matinal, Como o tempo não tem pressa... Livros são papéis pintados com tinta. Estudar é uma coisa em que está indistinta A distinção entre nada e coisa nenhuma.
Fernando Pessoa, in “Cancioneiro”1
iii
Agradecimentos
As minhas primeiras palavras de agradecimento são dirigidas ao Instituto Politécnico da Guarda, em especial para a Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto, que me acolheu nestes maravilhosos três anos e me proporcionou excelentes professores e experiências.
Ao meu orientador, Doutor Handerson Engrácio, pela calma, conselhos, paciência durante o estágio e durante o desenvolvimento do presente relatório, e, também durante os anos que foi meu docente.
Quero agradecer à instituição, Adega Cooperativa de Mangualde e a todos os elementos por me terem acolhido tão calorosamente. Obrigada pela confiança que depositaram em mim.
Em especial agradeço ao Engenheiro António Mendes, Presidente da Direção, por ter aceitado o meu estágio. Em particular à Engenheira Dora Ferreira, pelo apoio e amizade, com quem partilhei a experiência de estagiar nesta organização.
A todos os colegas de curso que me acompanharam nesta jornada, por mais uma lição de vida. Agradeço em particular à Filipa, por todos os momentos de trabalho e amizade.
Por último, expresso todo o meu agradecimento aos meus pais, irmã e namorado, pela firmeza e por me ensinarem que devemos sempre lutar pelos objetivos.
iv
Resumo
O presente Estágio Curricular foi realizado no âmbito da Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas da Escola de Educação, Comunicação e Desporto do Instituto Politécnico da Guarda.
O estágio foi desenvolvido na Adega Cooperativa de Mangualde que teve como principal objetivo aplicar os conhecimentos alcançados na licenciatura.
Desenvolvi várias atividades, das quais destaco a elaboração de conteúdos multimédia como suportes para o facebook e captação de imagem para a edição de um vídeo sobre as vindimas 2015. Outras tarefas a destacar são os eventos, como a participação em feiras e o planeamento de um workshop. Desenvolvi outras atividades como a elaboração de um Manual de Crise e um Manual de Acolhimento e organização de um Dossier de Clipping. Desenvolvi atividades ligadas ao enoturismo, como as visitas guiadas ao Centro Interpretativo da Vinha e do Vinho.
Em todas as atividades prevaleceu o contato com o público a satisfação das suas necessidades e motivações tendo sempre presente o profissionalismo e simpatia.
v
Índice Geral
Agradecimentos ... iii
Resumo ... iv
Índice ... v
Índice de Figuras ... vii
Índice de Tabelas ... vii
Lista de Siglas e Acrónimos ... viii
Introdução ... 1
Capítulo I – A Adega Cooperativa de Mangualde ... ii
1.1. Denominação da empresa ... 3 1.2. Localização e Contactos ... 3 1.3. Capital Social ... 4 1.4. Serviços Prestados ... 4 1.5. Resenha Histórica ... 6 1.6. Organograma ... 7 1.7. Política Comunicacional ... 10 1.7.1. Nome ... 10 1.7.2. Logótipo ... 11 1.7.3. Slogan ... 12
1.7.4. Missão, Visão e Valores ... 12
1.7.5. Manual de Acolhimento ... 13 1.8. Públicos da Organização ... 14 1.8.1. Público Interno ... 14 1.8.2. Público Externo ... 16 1.9. Análise SWOT ... 18 Capítulo II – O Estágio ... 21
vi 2.1. Objetivos do Estágio ... 22 2.2. Cronograma ... 23 2.3. Atividades Desenvolvidas ... 23 2.3.1. Atendimento ao Público ... 23 2.3.2. Visitas ao CIVVM ... 25
2.3.3. Relação com os Media ... 26
2.3.4. Comunicação Própria ... 27
2.3.5. Elaboração do Manual de Crise ... 30
2.3.6. Elaboração do Manual de Acolhimento e Integração ... 30
2.3.7. Evento ... 31 2.3.8. Propostas ... 35 2.3.9. Reportagem Fotográfica ... 36 2.3.10. Outras tarefas ... 36 Reflexão Final ... 38 Bibliografia ... 39 Anexos ... 41
vii
Índice de Figuras
Figura 1- Evolução gráfica ... 7
Figura 2 - Organograma ... 9
Figura 3 - Logótipo da ACM ... 11
Figura 4- Site da empresa ... 17
Figura 5- Aspeto inicial da página do facebook ... 17
Figura 6- Fachada do edifício e outdoors ... 18
Figura 7- Inquéritos ... 24
Figura 8- Identificações do CIVVM ... 26
Figura 9 - Provérbio nº1 ... 28
Figura 10- Curiosidade nº 1 ... 28
Figura 11 - Vindimas, medição do grau provável do mosto ... 29
Figura 12 - Press Release ... 32
Figura 13- Logótipo para o evento ... 33
Figura 14 - Cartaz para o evento ... 33
Figura 15 - Convite para o evento ... 34
Figura 16 - Diploma para participantes do evento ... 34
Figura 17 - Identificações para participantes e organização do evento ... 35
Índice de Tabelas
Tabela 1 - Análise SWOT ... 19viii
Lista de Siglas e Acrónimos
ACM- Adega Cooperativa de Mangualde.
CIVVM- Centro Interpretativo da Vinha e do Vinho de Mangualde. CVRD- Comissão Vitivinícola Regional do Dão.
RP- Relações Públicas.
SWOT - Strenghts (forças), Weakenesses (fraquezas), Oportunities (oportunidades) e Treats (ameaças).
1
Introdução
Para a obtenção do grau de licenciado em Comunicação e Relações Públicas, pelo Instituto Politécnico da Guarda, é pedido aos alunos que realizem um estágio curricular ou desenvolvam um projeto. Optei pela primeira hipótese, para ter a primeira experiência no mundo do trabalho.
As unidades curriculares que compõem o plano de estudos do curso são bastante diferentes, interessando-me por muitas. Decidi procurar possíveis entidades para a realização do estágio em empresas que valorizassem as Relações Públicas. A entidade que escolhi para o meu estágio foi a Adega Cooperativa de Mangualde, tendo em conta as oportunidades que esta empresa me podia oferecer, ou seja, as inúmeras atividades que propus desenvolver. O estágio inseriu-se no âmbito das Relações Públicas, conforme previsto no Plano de Estágio (Anexo I).
O relatório está dividido em dois capítulos. O primeiro destina-se à apresentação da empresa de acolhimento, incluindo uma breve apresentação e resenha histórica, serviços, missão, visão e valores, política comunicacional e ferramentas mais importantes da comunicação interna e externa. O segundo capítulo é dedicado às tarefas realizadas durante o estágio. Por último, exponho a minha reflexão final e o meu percurso na organização, apontando as maiores dificuldades e vitórias.
Em termos de metodologia, a elaboração do Relatório, como o desenvolvimento de algumas atividades durante o estágio, envolveu a realização de inúmeras pesquisas bibliográficas e web gráficas, para a explicitação de conceitos e argumentação teórica.
Capítulo I
A Adega Cooperativa de
Mangualde
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1.1.
Denominação da empresa
Como é referido por Fonseca (1999) uma organização é uma unidade social com o objetivo de alcançar metas. É constituída por indivíduos ou grupos coordenados para desempenhar determinadas funções.
Adega Cooperativa de Mangualde (ACM) é uma organização de denominação 2 CRL, ou seja, Cooperativa de Responsabilidade Limitada. Uma cooperativa é uma organização voluntária, aberta a todos os cidadãos habilitados e dispostos a utilizar os seus serviços que assumam as responsabilidades de membro, sem discriminação de género, posição social, opção política ou religiosa. Tem como finalidade criar um indivíduo coletivo autónomo, com capital e sem fins lucrativos. Tem como objetivo satisfazer as necessidades e ambições económicas, sociais ou culturais dos associados. Os valores de uma cooperativa devem-se basear em interajuda, democracia e igualdade. Os associados de uma cooperativa contribuem, de forma equivalente para o capital e controlam-no de forma democrática, pois parte desse capital, é propriedade comum da cooperativa. Os membros participam de forma ativa na elaboração das políticas e nas decisões da cooperativa.
A Adega Cooperativa de Mangualde tem cerca de 700 associados, mas apenas 400 participam de forma ativa.
1.2.
Localização e Contactos
A Adega Cooperativa de Mangualde situa-se no Centro de Portugal, na região demarcada do Dão. Mangualde é uma cidade que se situa no distrito de Viseu. Neste município habitam 19.880 cidadãos 3. É uma das regiões vinícolas mais antigas do país, caracterizada pelas principais castas Jaen, Aragonês, Alfrocheiro, Touriga Nacional, Bical, Malsavia Fina, Encruzado e Cercial. 4
2https://bde.portaldocidadao.pt/evo/services/balcaodoempreendedor/Licenca.aspx?CodCategoria=47&Co dSubCategoria=1&CodActividade=1151&CodLicenca=648&IdUnico=780b (acedido a 25 de novembro de 2015)
3 https://www.ine.pt/scripts/flex_definitivos/Main.html (acedido a 26 de novembro de 2015) 4 Dados disponibilizados pela ACM
4 Endereço- Quinta do Melo, 3530-250 Mangualde
Telefone- 232 623 845
Fax- 232 611 729
E-mail- geral@acmang.com
1.3.
Capital Social
O capital social de uma empresa refere-se aos montantes fornecidos por associados ou acionistas, que dá o início à atividade da sociedade, visto que, numa fase de arranque, a empresa ainda não possui meios suficiente para ser autossustentável. Os recursos fornecidos são normalmente em dinheiro, mas também podem ser bens, se todas as leis forem devidamente cumpridas. A importância do capital social foca-se no condicionamento do direito dos lucros e do direito a voto de cada um dos associados. Existem valores a respeitar, mas tudo depende da sua forma jurídica. 5
O capital social desta empresa é de 1.389.635,38€. 6
1.4.
Serviços Prestados
A Adega Cooperativa de Mangualde produz vinhos comuns e vinhos licorosos a partir das uvas que os associados entregam na adega. Está equipada com tecnologia enológica de topo. O centro de vinificação possui capacidade para vinificar de 6000 toneladas de uvas. A ACM implementou um sistema de SMS para os associados poderem controlar as pragas e doenças vínicas, com os produtos químicos em quantidades corretas por hectare de vinha. Este serviço é livre de custos e ajuda a aumentar a qualidade sanitária das uvas. A ACM é responsável por todo o processo de vinificação, armazenamento e engarrafamento. A Adega tem uma capacidade de 70 000 hl
5 http://saldopositivo.cgd.pt/empresas/o-que-e-o-capital-social-de-uma-empresa/ (acedido a 6 de janeiro de 2016)
5 (hectolitros) em depósitos e cubas e possui 150 barricas de carvalho americano. A linha de engarrafamento tem capacidade de cerca de 1500 garrafas/hora.
A Loja da ACM comercializa os vinhos de produção própria e produtos regionais de alguns associados, como enchidos, queijo, frutos secos, mel e alguns doces. Os vinhos dividem-se em diferentes gamas: Castelo de Azurara (Aragonês, Touriga-Nacional, Reserva, Encruzado e 50º Aniversário da Adega), Adega de Mangualde (tinto, branco e rosado), Foral d. Henrique (tinto e branco), Flor de Mangualde (tinto e branco), Licorosos (Encruzadito e Touriguito) e Espumantes (bruto e meio-seco).
A ACM vende os seus produtos para alguns pontos de Portugal Continental e para o resto do mundo, por exemplo EUA, Rússia, Brasil, Inglaterra, China, entre outros.
A Adega Cooperativa de Mangualde tem um espaço dedicado ao enoturismo. O Centro Interpretativo da Vinha e do Vinho de Mangualde (CIVVM) é um espaço direcionado para o enraizamento e divulgação da cultura vitivinícola da região. Este espaço, através de núcleos expositivos e painéis, oferece uma viagem temática pelo mundo dos vinhos. Este espaço é composto por uma Galeria de Exposição Permanente, Sala de Interpretação à Prova e um Auditório para eventos multiusos. O CIVVM é retratado em abordagens distintas: Turística (coleção fotográfica dos principais pontos turísticos de Mangualde), Agrícola (coleção fotográfica do cultivo da vinha na década de 40), Sociocultural (recriação de uma cena vitícola com manequins trajados de acordo com a época do nascimento da ACM, dos anos 60) e Industrial (equipamentos, maquinaria e ferramentas usados na viticultura e vinificação tradicionais). O Centro está aberto a todos os turistas que procuram saber mais sobre os vinhos da região do Dão. As visitas ao Centro podem ser acompanhadas por um funcionário da ACM ou podem ser autónomas. Os idiomas disponíveis são português, inglês e espanhol. Existem várias atividades disponíveis, Visita às Vinhas, Visita ao Centro de Vinificação, Visita ao CIVVM, Prova de Vinhos e Lanche Regional com Prova de Vinhos. Cada visitante pode selecionar as atividades que pretende realizar.7
6
1.5.
Resenha Histórica
A Adega Cooperativa de Mangualde foi fundada dia 4 de dezembro de 1963. A década de 60 foi marcada pelo enraizamento do sentimento cooperativista que se fazia sentir em Portugal. O cooperativismo possibilitou que a agricultura se desenvolvesse de forma mais rápida e estruturada nas diferentes regiões do país. A adega foi constituída por assinatura pública, assente em valores democráticos e de responsabilidade social. O primeiro Presidente de Direção foi Mário de Oliveira Pais (eleito em 1964), um dos catorze fundadores da ACM. Em 1973 é eleito o segundo Presidente da Direção, Álvaro Barros Marques de Figueiredo
Na década de 1970, a adega laborou pela primeira vez, cerca de meio milhão de quilos de uvas dos seus associados, que investiram todo o capital inicial necessário sem recorrer a fundos estatais. O terceiro Presidente da Direção foi José Guilherme Ambrósio, eleito em 1979. A ACM já contava com 510 associados.
Nos anos de 1980 a adega construiu três depósitos com capacidade de armazenamento de 250.000 litros.
Na década de 1990, para dar início a um processo de modernização, a Adega Cooperativa de Mangualde, recorreu pela primeira vez a fundos estatais e comunitários. Com este investimento foi possível a instalação de uma linha de engarrafamento e a construção de um centro de vinificação e estabilização para vinhos. Ao nível dos recursos humanos, a Adega apostou na formação dos colaboradores, bem como na contratação de pessoal especializado nos âmbitos de enologia e gestão. Também foram estabelecidas parcerias com entidades e instituições locais. O quarto Presidente da Direção foi Custódio Santos Guerra, eleito em 1991, em 1993 foi eleito o quinto Presidente da Direção José Lopes e em 1996 foi eleito o sexto Presidente da Direção, António de Gouveia Rodrigues.
Atualmente, a Adega de Mangualde procura manter e melhorar os padrões de qualidade e exigência que se reflete nos seus produtos. A Adega também adotou uma cultura de marketing e publicidade, direcionada para o enoturismo. O vinho tem despertado interesses e captadas as atenções, cada vez mais conquista adeptos, os
winelovers. Foi neste sentido que no dia 20 de março de 2015 foi inaugurado o Centro
7 candidatura ao Subprograma3 do PRODER, Abordagem LEADER – Conservação e Valorização do Património Rural. Tem como objetivo envolver o visitante num ambiente vitivinícola, associado ao caráter patrimonial e turístico. Esta é uma exposição permanente que permite ao visitante conhecer todo o processo de viticultura e vinificação. 8
A Adega Cooperativa de Mangualde, ao longo da sua história adotou vários logótipos como forma única e específica de se fazer representar graficamente. Na fig. 1 podemos observar a sua evolução gráfica:
Figura 1- Evolução gráfica
Fonte: ACM
1.6.
Organograma
Um organograma é uma “Representação gráfica das estruturas de uma organização na qual podem ser identificados cargos, tarefas e/ou nomes dos responsáveis.” (Fonseca, 1999: 157).
O organograma tem objetivos, como por exemplo: dividir tarefas e da distribuição dos recursos empresariais (a estrutura básica define como serão divididas as tarefas dentro da empresa); informar os empregados da empresa o que devem ou não fazer por meio de procedimentos; rotinas e avaliações; estabelecer o processo de tomada de decisões e a autoridade decorrente; harmonizar e integrar as diferentes partes da divisão do trabalho na organização.
8 É importante frisar que esta estrutura não é inalterável, pelo contrário deve ser flexível e adaptar-se á situação atual da empresa. Como refere Tenório (2011: s/p) no dia
a dia, as relações (…) podem sofrer modificações (…).
É possível verificar na figura 2 o organograma da Adega Cooperativa de Mangualde, de acordo com as eleições do Triénio 2015-2017.
A Assembleia Geral ocupada o topo da hierarquia. É composta pelo Presidente, Vice-presidente e Secretário. A Direção é composta pelo Presidente, pelo Secretário e pelo Tesoureiro. O Conselho Fiscal é um meio de fiscalização paralelo aos dois órgãos anteriores. Este é composto pelo Presidente, Vice-presidente e por uma Vogal. Hierarquicamente, segue-se o Diretor Geral. A base deste organograma, é composta paralelamente pelo Departamento da Produção, Departamento Comercial e pelo Departamento Financeiro.
9
Figura 2 - Organograma
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1.7.
Política Comunicacional
A política comunicacional é um dos elementos fundamentais da empresa, pois é o que representa visualmente a empresa. Reflete a personalidade e pode ser considerado um valor patrimonial.
Os elementos constituem a personalidade institucional são: a marca, o logótipo, o manual de acolhimento e a cultura organizacional (missão, visão e valores). Existem elementos mais ou menos tangíveis, mas que devem ser planeados para distinguir a empresa das restantes.
A empresa é mais do que a sua identidade visual, é constituída pelo espírito dos funcionários, colaboradores e público externo que está também representada nos mais pormenores, como: envelopes, cartões-de-visita, edifícios, veículos de serviço, pontos de venda, publicidade, embalagens, produtos, catálogos, fardas de trabalho, relatórios de contas, entre outros. Adaptado de Beirão et al. (2008).
Segundo Caetano e Rasquilha (2004), a identidade visual de uma entidade ou instituição é fundamental para estas se fazer notar e para se identificar junto do público. O reconhecimento de uma instituição passa pela divulgação da mesma e pela associação que o público faz ao reconhecer a sua imagem nas ações realizadas pela mesma, no entanto, o reconhecimento não passa apenas por estes valores, é necessário que a instituição se identifique por uma imagem, tornando-se esta única e inconfundível.
1.7.1. Nome
Como é referido por Beirão et al. (2008), o nome de uma empresa traduz os seus valores e tudo a que ela se associa, ou seja, é um fator de diferenciação dessa organização no mercado. Não é frequente nem habitual que uma instituição altere o seu nome. É uma mudança que, para além de extrema responsabilidade, é dispendiosa. Uma instituição pode mudar o nome devido a mudanças radicais da política de empresa, fusão ou aquisição da mesma. O nome Adega Cooperativa de Mangualde, insere-se na categoria de nome descritivo, em que a atividade da empresa é prontamente deduzida.
11
1.7.2. Logótipo
Como refere Lampreia (1998), o logótipo é reconhecido como sendo o complemento da marca ou até mesmo da sua representação gráfica. Este é designado pelo nome da instituição desenhado e colorido de forma singular e específica, de forma a tornar-se um sinal de reconhecimento imediato.
O logótipo é imprescindível para qualquer empresa. É considerado tradicionalmente como o ponto de partida da sua política de comunidade institucional.
Um bom logótipo deve ser de fácil leitura e perceção, permitindo um reconhecimento imediato; de grande clareza e simplicidade, para uma rápida compreensão do seu significado; de fácil memorização, para que o público se lembre em qualquer situação e também deve ser de fácil associação à empresa em questão.
O logótipo da Adega Cooperativa de Mangualde compõe-se da seguinte forma:
Neste logótipo é possível identificar o nome da empresa, ou seja, o lettering. O
lettering é a representação gráfica e está representado por letras maiúsculas, a negrito. O
símbolo acima deve ser interpretado como uma barrica com um copo de vinho. As seis circunferências simbolizam um cacho de uva. E o M, remete para a cidade, Mangualde.
No que diz respeito às cores, o preto remete para grande sobriedade, moderação e seriedade. Enquanto o vermelho escuro, é a cor do vinho tinto que representa paixão, entusiasmo e emoção (Lindon et al. 2004).
Figura 3 - Logótipo da ACM
12 O logótipo deve estar presente em todos os documentos e suportes administrativos, instrumentos de comunicação e publicidade institucional, de modo a transmitir credibilidade e veracidade dos documentos.
1.7.3. Slogan
O slogan era no início um grito de guerra com o intuito de incitar os guerreiros ao ataque e a vitória. Segundo o Dicionário de Língua Porto Editora (2007: 1553), o slogan é uma “frase curta e apelativa, muito usada em publicidade ou propaganda política; palavra de ordem; frase que identifica uma marca ou organização; divisa.”. O slogan surge do gaélico sluagh-ghairm. Com o passar dos tempos acabou por se tornar num estímulo à compra, na publicidade comercial. Mais tarde, passou a ser utilizado na comunicação empresarial, de modo, a reforçar a mensagem do logotipo. Aplicado à lei da simplificação, um slogan deve ser claro, simples e sugestivo (Iasbeck, 2002).
Deve ser de fácil memorização, um slogan deve ser positivo (Lampreia, 1998). O
slogan da Adega Cooperativa de Mangualde é “Sentir a Terra…”, é utilizado
principalmente nas caixas de cartão para oferta de garrafas de vinho e em alguns suportes de comunicação, nomeadamente o site. O slogan remete para a regionalidade e para uma emoção sensorial, ou seja, sentir, saborear, degustar. As reticências remetem para a idealização do produto.
1.7.4. Missão, Visão e Valores
A Missão da ACM é a produção e engarrafamento de vinhos comuns e licorosos, a partir das uvas provenientes das vinhas dos seus associados. A sua distribuição é feita através dos diversos canais existentes nos mercados nacionais e internacionais, promovendo em paralelo toda a cultura e tradições vitivinícolas através do Centro Interpretativo da Vinha e do Vinho (Lampreia, 1998).
A Visão Empresarial é alcançar padrões de eficiência e aperfeiçoamento da exploração vitícola, incentivando e auxiliando os seus associados viticultores, colocando à sua disposição apoio de especialistas, acompanhamento em campo das suas explorações vitícolas e promovendo ações de formação adequadas às necessidades e evolução do setor, desenvolver vinhos, consoante a procura e exigências do mercado, distribuir os
13 vinhos nacional e internacionalmente, contribuir para o desenvolvimento sustentável do meio ambiente, desenvolver o enoturismo em âmbito local, regional e nacional. 9
A Adega Cooperativa de Mangualde compromete-se a honrar valores: 10
Persistência - Dedicação e entusiasmo frente aos desafios;
Honestidade e Respeito - Desenvolver ações continuadas de melhoria organizacional, promovendo a satisfação e a valorização de todos os
colaboradores. Fomentar o respeito mútuo entre colaboradores, estrutura diretiva e associados;
Cooperação Mútua - Antecipar as necessidades dos associados, atender às suas expetativas e estabelecer uma relação de confiança mútua e parceria;
Igualdade - Promover a igualdade entre homens, mulheres, raças, crenças e ideologias;
Imparcialidade - Promover e fomentar o espírito de justiça nas decisões, razoabilidade na medição de conflitos, através de reuniões e assembleias periódicas.
1.7.5. Manual de Acolhimento
O Manual de Acolhimento e Integração é um instrumento cada vez mais necessário na Gestão dos Recursos Humanos, sendo o facilitador do processo de Acolhimento e Integração/Socialização de novos colaboradores na organização.
O Manual de Acolhimento e Integração assume-se como o instrumento auxiliar de adaptação que só servirá o objetivo com que foi criado se, a par da informação aqui registada, os trabalhadores da ACM, que desempenham funções, fizerem dele um instrumento dinâmico e atual, contribuindo com a sua experiência e conhecimento da Organização como fator de integração dos novos colaboradores. 11
9 www.acmang.com (acedido em 30 de novembro de 2015) 10 Dados disponibilizados pela ACM
11 http://sabiasque.pt/trabalho/recrutamento/153-manual-de-acolhimento-e-integracao.html (acedido a 2 de dezembro de 2015)
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1.8.
Públicos da Organização
O público de uma organização é o conjunto de pessoas que são afetados pelas ações da organização, que por sua vez, afetam os interesses da organização. Este conjunto é instável devido aos diferentes grupos sociais, características etárias, socioeconómicas ou políticas, por exemplo (Fonseca, 1999).
Para Legrain e Magain (1992) e para Cabrero e Cabrero (2001) é possível dividir o público em dois grandes grupos, o público externo e interno.
1.8.1. Público Interno
Para Legrain e Magian (1992) o público interno é composto pela direção, por todos os colaboradores e pelos acionistas. O público externo é composto pelos clientes, fornecedores, distribuidores, analistas, administração pública e pela imprensa. Cabrero e Cabrero (2001) têm uma visão mais completa. O público interno é composto pelos dirigentes, por todos os colaboradores e familiares, representantes ou vendedores, transportadores, entre outros. O público externo é composto por corretores, analistas, meios de comunicação em geral e especializados, acionistas, instituições bancárias, poderes públicos, associações da mesma atividade, clientes, fornecedores, abastecedores, executivos, entre outros.
A comunicação interna gera um bom ambiente dentro das empresas. A direção conhece os seus colaboradores. A direção pode deve conquistar e manter os empregados satisfeitos, de acordo a cultura organizacional da empresa, “A comunicação e a informação no seio da empresa não são uma moda atual, mas sim uma resposta, em termos de gestão, à crescente complexidade da própria empresa.” (Villafañe, 1998: 241).
“O objetivo das relações públicas internas é obter de cada membro da companhia o orgulho de pertencer à empresa.” (Legrain e Magain, 1992: 11) Assim, torna-se mais produtivo e com uma opinião mais positiva da mesma. As boas relações no interior do grupo evitam conflitos que possam ser prejudiciais à boa imagem da empresa, mantendo, assim, um ritmo de produção favorável à mesma. As Relações Públicas (RP) têm ainda como objetivo implementar um bom clima social, estimular a motivação dos funcionários e aumentar a produtividade.
15 Existem vários métodos que podem atuar nos públicos internos. O primeiro é fazer ler (por exemplo: boletim de integração e informação, jornal da empresa, livro de receção). Assim, instaura ou restabelece as boas relações humanas indispensáveis à comunidade laboral; revela a cada trabalhador a sua importância dentro da empresa, informa com objetividade cada um dos trabalhadores. O segundo instrumento é fazer escutar (por exemplo: as reuniões). Tem como objetivo informar os funcionários, criar relações entre os diferentes departamentos, expor a evolução da empresa para que cada um se sinta envolvido com o futuro da empresa. Também é fundamental escutar cada colaborador, seja legalmente (conselho da empresa, segurança e higiene) ou voluntariamente para evitar problemas internos comunicacionais. Outro dos métodos é fazer ver. Por exemplo, um dia de portas abertas faz com que os familiares dos trabalhadores também se orgulhem da empresa, motivando-os. É extremamente importante reunir, por exemplo, almoços, festas de Natal, clubes desportivos e culturais, de maneira a criar laços fora do ambiente de trabalho. Para uma maior proximidade da administração, esta pode oferecer cartões de aniversário, presentes de mérito ou de saída da empresa, vales de refeição ou bilhetes para manifestações culturais. As RP melhoram o ambiente de trabalho, implicam a participação dos empregados, que menos aderem à realização dos objetivos. A formação entendida pelos empregados como um sinal de interessa da empresa a seu respeito como uma oportunidade de melhorar a sua carreira profissional. Com todos estes instrumentos, desenvolve-se uma maior interação dentro da empresa, aumentando com ela as boas relações e a produtividade. Legrain e Magain (1992).
O público interno da Adega Cooperativa de Mangualde é composto pela Assembleia Geral e todos os associados; Conselho Fiscal; Direção; Departamento de Produção, Responsável de Armazém e colaboradores de Linha de Produção; Departamento Comercial e balconista de loja e Departamento Financeiro. O instrumento mais utilizado para comunicar de forma mais eficaz é fazer escutar (Legrain e Magain, 1992) através das reuniões de Direção, onde se tomam as decisões mais importantes para a empresa, com periodicidade semanal. As decisões tomadas nestas reuniões são transmitidas aos colaboradores cara-a-cara. Esta técnica é muito direta e tem bastante impacto. É uma técnica simples e clara pois assim é possível que questões sejam esclarecidas na hora e discutidas de forma detalhada. Também mostra abertura e transparência por parte da Direção (Black, 2001). Por outro lado, a informação pode ser
16 distorcida, por não existirem documentos impressos dessas mesmas decisões. Para os colaboradores da Linha de Produção, por exemplo, pode ser confusas e mal interpretadas informçoes das encomendas de grandes volume. Pode criar problemas em qualquer fase da produção, nomeadamente enchimento, capsulagem, rotulagem e marcação de lote, embalagem e devida armazenagem ou envio.
A Direção, para melhorar o ambiente interno, promove festas de Natal e alguns convívos durante o ano com todos os colaboradores e associados. A forma mais comum de comunicação com os associados é a carta. Como é referido por Araújo et al. (2005) a carta é um documento escrito em nome de uma entidade que pretende transmitir informação e que espera uma resposta. É necessário explicar pela ordem de importância com clareza.
1.8.2. Público Externo
A Comunicação Externa “desenvolve-se para fora da empresa, com o objetivo de obter ou consolidar um clima de recetividade entre todos os públicos fora da mesma e que tenham algum interesse para a vida e para o progresso da própria empresa.” (Beirão et
al., 2008: 26).
Uma empresa tem como responsabilidade informar sobre o progresso das suas atividades e da sua projeção no futuro a curto e a longo prazo, tanto no âmbito económico como social. O RP deve assegurar um meio de informação periódica com os media, tanto de imprensa, como de rádio ou televisão, tanto a nível local como nacional. As atividades e programas de uma empresa devem ser expostos por estes profissionais, de modo a informar a opinião pública acerca da empresa e do setor em que esta se insere. Os RP têm, igualmente, a responsabilidade de informar a imprensa e os restantes meios, evitando qualquer tipo de exclusividade. Devem informar, com exatidão e objetividade, quer os aspetos positivos, quer os aspetos negativos. Caso seja necessário e conveniente, deve organizar conferências de imprensa, pois uma boa informação dá origem a uma melhor compreensão da empresa. Os RP devem, ainda, estabelecer um controlo interno sobre o acolhimento noticioso que os diversos meios dispensam à empresa, assim como o tipo de tratamento, favorável ou não, que cada meio dedica à mesma (Cabrero e Cabrero, 2001). O público externo da Adega Cooperativa de Mangualde são todas as empresas com quem comercializa e negoceia, ou seja, ou clientes e fornecedores. E a missão da
17 empresa é satisfazer as suas necessidades de modo a garantira sua subsistência. (Legrain e Magain, 1992)
A ACM realiza a sua comunicação através seu site (fig.4), e redes sociais (fig.5), ou seja, sua página no facebook e de outdoors na fachada do edifício (fig. 6).
Figura 4- Site da empresa
Fonte: Captado pela estagiária
Figura 5- Aspeto inicial da página do facebook
18
1.9.
Análise SWOT
Como referem Sterk et al. (2007: 72) “a análise SWOT (sigla das palavras inglesas Strenghts “pontos fortes”, Weakenesses “pontos fracos”, Opportunities “oportunidades” e Treats “ameaças”) é uma técnica de análise dos ambientes interno e externo, comumente empregada para avaliação do posicionamento da organização e de sua capacidade de competição.”
Este instrumento de verificação da situação aplicado a uma empresa permite cruzar as desempenho e os recursos internos da organização com as oportunidades (pontos fortes) e as ameaças (pontos fracos) decorrentes do meio em que está inserida ou da concorrência.
A análise SWOT “permite à empresa situar-se tendo em conta a sua envolvente externa e interna e os respetivos fatores de influência” (Caetano e Rasquilha, 2004: 80). É uma técnica de planeamento que consiste no levantamento detalhado das características internas e externas da empresa, podendo assim prever possíveis problemas.
Assim, como pontos fortes consideramos as capacidades internas da empresa relativamente às concorrentes. Os pontos fracos são as desvantagens internas da empresa em relação à concorrência, enquanto que as oportunidades são os aspetos positivos do meio que permitirão à empresa crescer competitivamente e, finalmente, as ameaças são
Figura 6- Fachada do edifício e outdoors
19 os aspetos negativos do meio que poderão prejudicar as capacidades competitivas da empresa.
O quadro que se segue corresponde à análise SWOT da Adega Cooperativa de Mangualde:
Tabela 1 - Análise SWOT
Fonte: Elaborado pela estagiária
Os pontos fortes estão relacionados com as vantagens internas da empresa em relação à concorrência. Na minha opinião, a ACM possui grande vantagem por se localizar na região vitivinícola do Dão e por dispor de instalações próprias com as melhores condições e equipamentos enológicos para que, desta forma, os técnicos especializados consigam produzir vinhos de grande qualidade. Os vinhos da ACM já foram premiados várias vezes com pela entidade bancária Crédito Agrícola e a Comissão Vitivinícola do Dão, o que lhe atribui grande prestígio e distinção.
Pontos fortes Pontos fracos
Localização (Dão);
Instalações próprias;
Capacidade de criar, inovar e produzir;
Técnicos especializados e material enológico de topo,
Prémios pelo Crédito Agrícola e pela Comissão Vitivinícola do Dão.
Inexistência formal de planos e estratégias de atuação;
Colaboradores pouco tolerantes à mudança;
Estrutura organizacional inflexível;
Falta de motivação de alguns colaboradores;
Pouca importância atribuída às redes sociais.
Oportunidades Ameaças
Carteira de clientes;
Crescimento do Enoturismo;
Crescimento do interesse pelos vinhos do Dão;
Adesão à Rota dos Vinhos do Dão;
Fundos estatais e comunitários;
Crescimento no mercado internacional.
Crise económica do País;
Desertificação do interior;
Região com fraca atividade empresarial;
Existência de outras Cooperativas na região (Vila Nova de Tazem, Silgueiros, Penalva do Castelo, Nelas, entre outras);
Competitividade com as outras regiões vitivinícolas do país.
20 As oportunidades são os aspetos positivos que o meio externo proporciona à empresa. O crescimento do volume de vendas no mercado internacional, o aumento do interesse por vinhos do Dão e também pelo enoturismo, é um método para aumentar a sua visibilidade nacional e internacionalmente e também é uma oportunidade para melhorar os seus serviços, conquistando, possivelmente novos clientes.
Os pontos fracos estão relacionados com as desvantagens internas da empresa em relação à concorrência. A ACM é uma empresa que não utiliza diariamente as redes sociais para divulgar os seus projetos, limitando assim, o público-alvo mais jovem. A inexistência de planos e estratégias de comunicação fazem com que, por vezes, a empresa divulgue tarde os seus projetos.
As ameaças são os aspetos negativos do ambiente envolvente à empresa que conta com uma grande ameaça e como consequência, a desertificação do interior e a fraca atividade empresarial. A forte e numerosa concorrência também pode ser considerada como uma ameaça.
Capítulo II
22 Este capítulo apresenta uma descrição das atividades desenvolvidas ao longo do período de estágio curricular e os objetivos que inicialmente foram propostos, moldando-se às necessidades da empresa.
2.1.
Objetivos do Estágio
Como é mencionado na Adenda ao Regulamento de Estágios e Projetos da Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto, “o estágio curricular tem por objetivo complementar a formação académica através do exercício de tarefas e funções práticas em Instituições, proporcionando ao estudante a aprendizagem de competências profissionais num contexto real de trabalho.”. 12
Para uma melhor inclusão na organização, foram definidos alguns objetivos para serem atingidos ao longo do período de estágio. Esta etapa permite-nos entrar no mundo de trabalho e pôr em prática os conhecimentos adquiridos na licenciatura. A empresa espera de nós criatividade, disponibilidade, humildade, responsabilidade, vontade de aprender e dinâmica. E nós esperamos assumir um papel relevante no seio da empresa e nas suas atividades diárias.
12http://www.esecd.ipg.pt/biblioteca/Adenda%20ao%20regulamento%20de%20Est%C3%A1gios_ESEC D_21-10-2014.pdf (acedido a 3 de dezembro de 2015)
23
2.2.
Cronograma
O cronograma (tabela 2) é utilizado para facilitar a representação da divisão temporal das tarefas. Para organizar as atividades desenvolvidas, distribuí o tempo de estágio por semanas. Normalmente algumas tarefas decorriam em simultâneo.
Agosto Setembro Outubro Novembro
Tarefas | Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Atendimento ao público x x x x x x Inquéritos e Relatório x x x Visitas ao CIVVM x x x Glossário x x Identificações x Captação de Imagens x x x Edição do vídeo x x x Clipping x x x Atualização do facebook x x x x x x x x x x x x Atualização do site x x x Manual de Crise x x Manual de Acolhimento x x Participação em feiras x x x Planeamento do evento x x x
Proposta Plano Com. Interna x x x Tabela 2- Cronograma
Fonte: Elaborado pela Estagiária
2.3.
Atividades Desenvolvidas
Os três meses de estágio na ACM e todas as atividades que me foram atribuídas, contribuíram para a minha evolução, como futura profissional de Comunicação e Relações Públicas. O contacto constante com o público tornou-me mais capaz, equipando-me de ferramentas necessárias para entrar no mercado trabalho. De seguida, descrevo todas as atividades realizadas.
2.3.1. Atendimento ao Público
Uma das funções que realizei com mais frequência foi atendimento ao público. Nas ocasiões em que estive na Loja da ACM achei oportuno saber qual a opinião dos clientes e dos associados em relação à qualidade do atendimento. Para tal realizei um
24 inquérito por questionário (figura 7). Um questionário é utilizado durante a pesquisa de campo, com o objetivo de obter dados para o pesquisador. Deve ser claro, objetivo e de fácil interpretação, para o entrevistado e para o entrevistador (Lopes, 2006).
Este questionário foi composto por três perguntas iniciais: o género, a idade e se é associado da ACM. Estas perguntas são fundamentais para caracterizar o inquirido. As três perguntas seguintes destinam-se avaliar a qualidade do atendimento, a rapidez e as condições da Loja. O inquirido podia responder através da escala de resposta: Muito Satisfeito, Satisfeito, Pouco Satisfeito e Insatisfeito. Este tipo de escala denomina-se escala de medida de opinião e atitudes, que permite ao inquirido quantificar do grau dessa característica ou atitude (Oliveira e Ferreira, 2014). A última pergunta é opcional, caso o cliente quisesse deixar comentário.
Os questionários estiveram na Loja durante um mês (do dia 6 de outubro até ao dia 6 de novembro) e era pedido ao cliente, no final de efetuar as suas compras, se era inconveniente preencher anonimamente o questionário. Foram preenchidos 31.
Figura 7- Inquéritos
25 De modo a analisar a avaliação feita pelos clientes, realizei um relatório (anexo II) em que os dados foram ser representados por gráficos de barras e por gráficos circulares com a respetiva percentagem. Com o resultado dos inquéritos, pretende-se expor os pontos fracos para, através de estratégias de comunicação, conseguir superá-los.
Foi possível concluir que que a maioria dos inquiridos é do género masculino e pertencem à faixa etária entre os 41 anos e os 65 anos.
Concluí que é necessário procurar estratégias que atraiam um público mais jovem, mais concretamente jovens adultos. É também necessário também definir estratégias de comunicação que sejam direcionadas ao público feminino. A ACM deve também atrair os associados à Loja, pois apenas representam 19% dos inquiridos.
Relativamente a outras questões como a rapidez do atendimento e a condição das instalações, os inquiridos mostraram-se muito satisfeitos. Relativamente à qualidade do atendimento, a maior parte dos inquiridos está satisfeito.
2.3.2. Visitas ao CIVVM
Durante o estágio curricular tive a oportunidade de realizar quatro visitas guiadas ao Centro Interpretativo da Vinha e do Vinho. Tive a oportunidade de realizar três visitas em língua inglesa. As minhas funções eram receber os visitantes, apresentar-me e falar um pouco da história da Adega. No exterior, mostrar o centro de vinificação e explicar as suas funções, falando também da azafama das vindimas. A visita ao Centro era iniciada com um pequeno vídeo que explicava todo o processo vinícola, desde o cultivo da vinha, até ao engarrafamento do vinho e expedição. Depois, era realizada a visita à garrafeira e seguia-se a explicação de todos os painéis presentes no CIVVM, desde o processo da viticultura, o processo da vinificação, doenças da vinha, principais castas e a importância da madeira de carvalho para o estágio do vinho. No fim, os visitantes eram convidados a visitar a Sala de Prova, onde podiam degustar vinho tinto e vinho branco da gama Adega de Mangualde e se a marcação assim o contemplasse, um lanche regional com pão, enchidos e queijos. No fim da visita devia agradecer a sua presença, mostrar disponibilidade para tirar qualquer dúvida e acompanhar os visitantes de novo à Loja, se assim desejassem, poderem comprar o vinho que anteriormente degustaram. O enoturismo é muito importante para a ACM, pois “A unidade de turismo precisa preparar-se, equacionando suas pendências internas, e articular-se com instituições congêneres
26 para haver um bom relacionamento com todos os segmentos comunitários, transformando-os em públicos, mediante a aplicação do processo de Relações Públicas.” (Fortes, 2002: 353).
Para simplificar as visitas e transmitir ao visitante uma imagem de profissionalismo e rigor para estabelecer uma relação de confiança, elaborei cartões de identificação para os colaboradores, como é possível verificar na fig. 8.
Com o objetivo de, também simplificar as visitas, elaborei um glossário com os termos técnicos em inglês, espanhol e francês, como é possível verificar no anexo III.
2.3.3. Relação com os Media
A presença de um relações públicas são fundamentais nas relações com os media, pois estabelecem uma ponta de confiança com a empresa. As informações devem ser fidedignas, claras e de interesse geral ou profissional (Pinho, 2002).
Na Adega Cooperativa de Mangualde não existe um Dossier de Clipping, ou seja, uma análise de imprensa. O clipping é uma técnica de assessoria de imprensa contínua que tem como objetivo o acompanhamento e registo de todas as matérias que são divulgadas nos meios de comunicação que dizem respeito a uma determinada organização.13 A primeira notícia encontra-se online no dia 27 de agosto de 2004. Sendo esta a primeira análise não se sabe como é que os media monitorizaram as informações
13 http://www.clockworkcomunicacao.com.br/page1.html (acedido a 5 de dezembro de 2015)
Figura 8- Identificações do CIVVM
27 anteriormente. O timing que defini para a próxima análise são seis meses. No fim da análise de imprensa foram encontradas 30 peças. Dezanove peças foram encontradas
online e nove em jornais ou revistas impressas. Nas notícias encontradas, o tema principal
é a inauguração do Centro Interpretativo da Vinha e do Vinho e o impacto para a região do Dão (anexo IV).
É possível concluir que os media são imparciais em relação à organização e as peças conseguem provocar um impacto positivo nos leitores. Não são necessárias medidas de correção ao que toca a comunicação. É necessário escrever press release, ou seja, comunicados de imprensa e envia-los para os jornais regionais, de modo a aumentar o número de peças publicadas, aumentando, assim, a notoriedade da ACM. Também é necessário continuar a procurar peças, online ou impressas, para que o clipping se torne um método de análise de imagem contínuo na Adega Cooperativa de Mangualde. É possível encontrar esta análise no anexo VI.
Na relação com os media também me foi dada a oportunidade de responder a alguns e-mails de jornais regionais e resolver alguns assuntos ao telefone.
2.3.4. Comunicação Própria
A ACM comunica com o público externo através da rede social, facebook e do
site www.acmang.com.
O site está bem organizado, bem estruturado e simples. Está ordenado por separadores, para a pesquisa e navegação ser mais simples. No site ficamos a conhecer um pouco da Adega, através de uma pequena apresentação e história, os seus serviços e produtos e também é possível fazer compras online. Durante o estágio fiquei responsável de fazer pequenas atualizações no site relativamente as vindimas e calendarização.
a) Facebook
A página do facebook não era atualizada todos os dias, pelo que fiquei responsável dessa tarefa. De modo a dinamizar a página criei suportes para tornar a página mais atrativa para o público mais jovem.
Em primeiro lugar produzi vários suportes com provérbios populares relacionados com vinho, vinha e adegas, como é possível verificar na fig. 9.
28 Os provérbios populares eram publicados todos os dias com o mote “A sabedoria popular é valiosa”, de maneira a valorizar a sabedoria do povo aliando-o ao vinho. Utilizei o vermelho escuro, cor utilizada no logótipo que igualmente nos remete para o vinho tinto. O lettering é do estilo handwritting para estar em concordância com o mundo rural e popular.
Numa segunda etapa decidi criar suportes com um aspeto gráfico mais jovem, fresco e dinâmico. Realizei uma pesquisa sobre curiosidades sobre o vinho, para tornar a página da ACM um pouco mais divertida, como o exemplo que podemos observar a fig. 10. O verde é mais dinâmico e transmite juventude como o vinho branco, que é apreciado por um público mais jovem.
Figura 9 - Provérbio nº1
Fonte: Elaborado pela estagiária
Figura 10- Curiosidade nº 1
29 No dia 17 de setembroteve início a época da receção de uva, ou seja, das vindimas. Nessas semanas captei imagens para publicar na página do facebook (fig. 11) e para enviar por e-mail a alguns jornais locais.
b) Vídeo Vindimas 2015
De modo a dinamizar a empresa, propus-me para realizar um vídeo das vindimas. Durante alguns dias captei vários momentos, desde a chegada dos tratores dos viticultores até às várias etapas da transformação da uva e respetiva maquinaria. Depois de captar todos os momentos necessários para a elaboração do vídeo, iniciei a edição de vídeo num programa próprio. Para esta tarefa a Unidade Curricular de Produção de Vídeo e Televisão Organizacional revelou-se fundamental.
Apesar do meu empenho, o vídeo não foi partilhado nas redes sociais, mas futuramente vai ser utilizado como vídeo de boas-vindas no Centro Interpretativo da Vinha e do Vinho, para melhorar a receção de turistas, editei o vídeo também em inglês, como é possível assistir no CD anexado.
Figura 11 - Vindimas, medição do grau provável do mosto
30
2.3.5. Elaboração do Manual de Crise
O Manual de Crise é “(…) uma ferramenta de apoio à gestão de crise, ou seja, uma compilação da metodologia a seguir em caso de crise (…) no qual se estabelecem os mecanismos básicos para abordar situações (…) “ Beirão et al. (2008).
Elaborei o Manual de Crise (anexo V) para a Adega Cooperativa de Mangualde com o objetivo de facilitar a gestão de momentos de crise específicos relacionados à crise em comunicação. O manual aborda temas como: medidas preventivas, tipos de crise, complexidade das crises, o papel dos líderes, o papel do relações públicas, como lidar com os media, a comunicação interna e externa e a situação pós crise e a recuperação. É fundamental que cada empresa possua um manual porque nenhuma organização, por mais firme e moderna que seja, está protegida. É um erro pensar que estas perturbações só afetam as pequenas empresas. Basta haver um pequeno lapso para que se possa desencadear uma crise. Este manual oferece um direcionamento perante uma crise, bem como como prevenir e como recuperar. Desta forma, a ACM poderá orientar as suas linhas de defesa, minimizando a sua exposição aos cenários de crise (Cabrero e Cabrero, 2001 e Macães, 2014).
2.3.6. Elaboração do Manual de Acolhimento e Integração
A integração supõe um período de adaptação e de aprendizagem que deve ser congruente com ações de acolhimento para que o novo colaborador se familiarize com a empresa e com as novas funções que irá desempenhar (Maçães, 2014).
O Manual de Acolhimento e Integração assume-se como o instrumento auxiliar de adaptação que só servirá o objetivo com que foi criado se, a par da informação aqui registada, os trabalhadores da ACM, que aqui desempenham funções, fizerem dele um instrumento dinâmico e atual, contribuindo com a sua experiência e conhecimento da Organização como fator de integração dos novos colaboradores.
O Manual de Acolhimento e Integração que organizei para a ACM (anexo VII) tem como objetivo acolher e informar o novo colaborador de toda a dinâmica da empresa, como contactos e localização, breve história, missão, visão e valores, estrutura organizacional e questões legais de trabalho.
31
2.3.7. Evento
Para Cesca (2008: 20) “um evento é a execução do projeto devidamente planeado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização no seu público de interesse". Existem vários tipos de evento: feiras e exposições, dia de portas abertas, conferências, palestras, congresso, convenções, seminários, workshops, cocktais, entre outros.
1. Feiras
Tive oportunidade de representar a Adega Cooperativa de Mangualde nas feiras de vinho e turismo. No dia 29 de agosto participei na “V Mostra Regional” em Mangualde, no dia 4 e 5 de setembro participei na “Feira do Vinho do Dão” em Nelas e no dia 7 de novembro participei na exposição de produtos regionais nas Festas de Todos os Santos em Mangualde. As principais tarefas foram: organização e decoração dos espaços, contacto com potenciais clientes e dar a conhecer os produtos e serviços, dar provas de degustação e explicar como saborear o vinho. Nestas situações é importante ter uma apresentação cuidada e profissional, estar instruída sobre vinhos, ou seja, identificar aromas, sabores e cores, e acima de tudo ser simpática e cordial.
2. Planeamento de Evento
Na tentativa de dar mais visibilidade e atrair mais pessoas, planeei um pequeno/médio evento, ou seja, a escala é regional, alguma cobertura pelos media regionais, com custos médios. Com o principal objetivo de estabelecer laços mais estreitos com a população (Cesca, 2008 e Schiefer, 2006).
Dado ao pequeno orçamento para a comunicação, instalações, recursos materiais e humanos tinha como opções realizar uma palesta, um congresso de enólogos e enófilos, um workshop ou um dia de portas abertas. Optei por planear um workshop para iniciantes, visto que está na moda ser um winelover, ou seja, um apreciador de vinhos. A minha ideia inicial era que o enólogo da ACM, Engenheiro Jaime Murça, estivesse disponível para dirigir o workshop. Primeiramente, o enólogo poderia fazer pequena visita ao CIVVM para puder, de uma forma mais didática, fazer uma pequena introdução sobre as regiões vitivinícolas portuguesas, em especial do Dão e seguidamente explicar alguns processos da vinificação. A segunda parte do workshop tratava-se de explicar teoricamente como
32 degustar vinho e depois avançar para uma parte prática, com maior duração. O objetivo principal seria fazer com que as pessoas aprendessem a identificar os copos para os diferentes vinhos, identificar as intensidades do corpo do vinho, ter conhecimento das temperaturas ideais e por fim, conseguir identificar as cores, aromas e sabores mais básicos. Para esta formação de iniciação, o vinho escolhido para a degustação seria tinto e branco da gama Adega de Mangualde. O evento teria lugar nas instalações da ACM, pelas 16 horas. Cada participante teria direito a uma identificação, diploma pela Comissão Vitivinícola Regional do Dão (CVRD), e merchandising (copo de vinho, bloco de notas, saca-rolhas e caneta) da Adega. O evento teria o limite de vinte e cinco participantes. Para os colaboradores o evento não teria custos, para os associados, o evento teria um custo de 5€ e para os participantes externos teria um custo de 7€. Para divulgar o evento iria utilizar as redes socias da ACM e da CVRD, o press release para enviar aos jornais regionais e a técnica mais antiga e por vezes mais eficaz, o convite pessoal a familiares e amigos, para passar a palavra e ter a maior adesão possível.
a) Press Release ou comunicado de imprensa é uma notícia desenvolvida que é
distribuída aos veículos de comunicação e informação para inclusão gratuita (Mello, 2003).
O comunicado de empresa a enviar aos jornais regionais deste evento, teria de ser com uma linguagem cuidada, simples e objetiva.
Figura 12 - Press Release
33 a) Imagem
O workshop designa-se ABC dos Vinhos e criei um logótipo (fig. 13) para ser mais facilmente representado e identificado.
O último passo na criação da imagem foi a elaboração de um cartaz (fig. 14) com todos os elementos necessários e dentro do mesmo estilo gráfico do logótipo.
Figura 13- Logótipo para o evento
Fonte: Elaborado pela estagiária
Figura 14 - Cartaz para o evento
34 b) Outros suportes
O convite (fig. 15) foi elaborado para solicilar a presença de algumas personalidades de relevância para a cidade ou para o mundo dos vinhos, por exemplo, o Presidente da Câmara, Vereadora da Cultura, Verador do Turismo, Presidente da Comissão Vitivinícola do Dão entre outros representantes.
O diploma (fig.16) iria ser atribuído a cada participante, para atribuir credibilidade e profissionalismo ao evento.
Figura 15 - Convite para o evento
Fonte: Elaborado pela estagiária
Figura 16 - Diploma para participantes do evento
35 Para facilitar a identificação e distinção entre colaboradores e participantes, preparei identificações (fig. 17) para melhorar a logística de todo o evento.
Figura 17 - Identificações para participantes e organização do evento
Fonte: Elaborado pela estagiária
c) Avaliação do workshop
De modo a facilitar, a avaliação do feedback, criei inquéritos por questionário (anexo VIII), para os participantes preencherem e entregaram no fim do evento. Assim, é mais simples que a organização fique com conhecimento da opinião dos participantes, para corrigir e melhorar os aspetos negativos e aumentar sempre a qualidade dos futuros
workshops.
Infelizmente, foi impossível realizar o workshop por falta de tempo e pelo volume de encomendas. Espero, mesmo assim, que quando for possível a ACM organize este evento.
2.3.8. Propostas
Nas últimas semanas elaborei uma proposta para aplicar a nível da comunicação interma (anexo IX), pois para uma empresar ter sucesso é indispensavel que os seus trabalhadores estejam motivados e satisfeitos. O público interno inclui Orgãos de Direção, Colaboradores Especializados e Colaboradores Uniformizados. Identifiquei os problemas e propos algumas soluções simples, como reuniões com todos os colaboradores com uma períodicidade mais regular, ações de formação e distribuição de novos equipamentos.
36
2.3.9. Reportagem Fotográfica
A captação fotográfica é uma das técnicas de apoio a tarefas do Gabinete de Comunicação. É bastante útil, por possibilitar a exposição rápida de conteúdos. As organizações podem utilizar a fotografia como um elemento de exposição (Palencia-Lefler, 2008).
Durante a época das vindimas tive a oportunidade de realizar uma reportagem fotográfica. Registei todos os processos de vinificação, os tratores dos viticultores, os associados, ou seja, pude registar toda a agitação desta temporada. Foi extremamente interessante realizar esta tarefa, pois foi possível estar onde tudo acontece, estar em contacto com os colaboradores e viticultores. Desta forma, foi-me possível aplicar vários conhecimentos adquiridos em Unidades Curriculares da Licenciatura (Anexo X).
2.3.10. Outras tarefas
Como estagiária, não realizei única e exclusivamente, tarefas da minha área. a) Organização de Dossiers de Correspondência
Realizei tarefas simples de organização de dossiers de documentos internos e da correspondência enviada e recebida. A organização de informações e documentos é fundamental nas organizações. Apesar informatização de todos os procedimentos informáticos, o documento impresso continua a ter efeitos de comprovativos legais. Esta tarefa baseou-se em organizar toda a correspondência diariamente, por categorias e ordem alfabética, por exemplo: exportações, fornecedores, clientes, entidades bancárias e seguradoras, convites, publicidade, entre outros. Por fim, digitalizar e arquivar.
b) Contactos telefónicos
O atendimento telefónico é uma tarefa que se pratica em todas as organizações. Em todos os telefonemas, deve-se ser atencioso, cordial, de modo a gerar simpática com quem está do outro lado (Beirão et al. 2008).
Durante o estágio fui responsável por estabelecer contactos telefónicos todos os associados e clientes, para obter informações sobre as vindimas. Também procedi a alguns atendimentos, apenas tinha transferir a chamada ou registar as informações.
37 c) Outros
Algumas vezes por semana, fui responsável por ir ao posto dos Correios CTT, levantar encomendas ou para enviar documento, bem como, dirigir-me às entidades bancárias efetuar alguns pagamentos e depósitos.
Apesar de serem tarefas fáceis requerem um grande sentido de responsabilidade e muita confiança por parte da ACM.
38
Reflexão Final
Finalizados os três meses de estágio curricular, encaro-os como um período extraordinariamente enriquecedor, a nível académico e a nível pessoal. O Instituto Politécnico da Guarda equipou-me com conhecimentos que foram elementares para o meu desempenho como estagiária, em temas relacionados com a Comunicação e Gestão de Eventos.
Penso que me adaptei rapidamente ao ritmo da empresa e consegui por em prática muitos dos conhecimentos adquiridos ao longo da licenciatura, entretanto procurei ser uma pessoa independente e criativa. Cada tarefa que realizava tornava-me mais confiante e competente.
Durante o tempo que estive na ACM, desenvolvi várias atividades que aprendi nas aulas e que fazem parte do dia-a-dia dos profissionais de Relações Públicas. Foi um estágio rico em tarefas que me deram a oportunidade de crescer enquanto futura profissional.
Como estagiária na Adega Cooperativa de Mangualde, a falha que encontrei na comunicação centra-se essencialmente a nível interno. Apesar de existirem reuniões semanais, certas informações e decisões não são transmitidas corretamente. Alguns colaboradores sentem-se desmotivados devido à falta de união corporativa, acumulação de tarefas e diferenças entre os postos de trabalho. Alguns funcionários são muito fechados e impermeáveis à mudança. Porém, tive sempre o apoio do meu professor orientador e da Engenheira Dora Ferreira para enfrentar estes desafios.
A maior dificuldade com que me deparei foi a atualização do site. Na minha opinião, o servidor (amen.com) era muito confuso e difícil, também por ser o primeiro contacto. Para tentar ultrapassar esta dificuldade enviei vários pedidos de ajuda para o gestor de conta e fiz várias tentativas até conseguir realizar as atualizações.
Para terminar, o estágio ajudou-me a olhar de uma maneira diferente para a comunicação e para o mundo empresarial. Formou, sem dúvida, a minha experiência na área e no contexto de trabalho. Superei medos, desafiei as minhas capacidades e abri horizontes.
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Bibliografia
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