CONSAE - Consultoria em Assuntos Educacionais - 1976 (
www.consae.com.br
)
EdiTAU - Edições Técnicas em Administração Universitária - 1985
(
www.editau.com.br
)
Editor Acadêmico - 1996
DCDa
– 2005 (
www.dcda.com.br
)
Carta Consulta - 1998 (
www.cartaconsulta.com.br
)
CONSAEJur - 2008 (
www.consaejur.com.br
)
Parceiros Estratégicos
Grupo Artes – 2008 (
www.grupoartes.com.br
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A ERA DA INFORMAÇÃO A ERA DA MOBILIDADE
O mundo ficou pequeno...
As novas gerações...
A NOVA GERAÇÃO
- second life
Pesquisar outros mercados...
Observar novas tendências...
Ver nos outros segmentos aquilo que podemos aplicar em
nossas organizações...
A Secretaria Acadêmica Digital
transpor para o meio eletrônico, documentos e
processos que estão em meio físico;
O TRIPÉ DA SECRETARIA ACADÊMICA DIGITAL
- o controle pelo meio eletrônico
- a certificação digital
- as mídias eletrônicas
-
Por que o meio eletrônico?
- caminho sem volta, única forma de controle
possível.
-
Por que a certificação digital?
- único mecanismo juridicamente eficaz, possui
acreditação mundial.
-
Por que as mídias eletrônicas?
- irão substituir nosso balcão de atendimento
físico.
A Europa em 1980...
... Estado/Executor -> Estado/Regulador
... Contratação Pública -> desmaterialização dos procedimentos
e alguns contratos públicos (princípio da equiparação)
... Governo Eletrônico (eGovernment Interoperability Framework)
-> plano de ação pensado para o Governo Eletrônico,
tornando o cidadão cliente do Estado. O e-Governo se
transforma em uma das chaves mestras para a reforma da
Administração Pública
-> Juristas sugerem
“organismo de certificação”
... A ONU se transforma no grande organismo de certificação
–
1996/2001
O Brasil...
... ao assumir em janeiro de 1995 a Presidência da República, FHC
inicia uma reforma administrativa do Estado, tendo como principais
norteadores a flexibilização e a eficiência
... o Estado passa a aplicar os princípios nas atividades não
exclusivas como educação e saúde
... na educação há previsão constitucional -> art. 209 da CR de 1988
... Estado/Executor -> Estado/Regulamentador
Estado Regulador...
... durante mandato do Presidente Lula, o Estado passa a trabalhar de
maneira a regular a educação
1980 1990 2000 Europa Início da desmaterialização Problemas Nova tecnologia Aproximação dos juristas Certificação Independente ONU – certificação mundial Adequação tecnológica Adesão dos Estados Divulgação em massa Uso prático In íc io d o s e -Gov e rn o s In íc io d a Cer ti fi c a ç ã o Con s o lid a ç ã o
O controle do meio eletrônico...
... ganho de tempo
... ganho de pessoal
– melhoria nas condições de trabalho
... parametrização de dados
... segurança de várias cópias
... não repúdio às informações prestadas
– garantia de
autenticidade e integridade
... Adequação a uma nova realidade mundial
-> Receita Federal (ReceitaNet e Siscomex)
... mais de 25 milhões de declarações via internet
-> Notas Fiscais Eletrônicas
A certificação digital...
...
único
mecanismo
instituído
mundialmente
para
dar
validade jurídica a documentos e transações eletrônicas
... no mundo é regida pela ONU
– Organização das Nações
Unidas e pela UNCINTRAL - United Nations Commission on
International Trade Law
... no Brasil foi instituída pela MP 2.200-2 de 24 de agosto de
2001. MP com pauta trancada pela EC 32 de 11 de setembro
de 2001
Os pilares da certificação digital...
... Autenticidade -> a que se pode dar fé, fidedigno, genuíno
criptografia e código hash
... Integridade -> qualidade ou estado daquilo que é inteiro
criptografia e código hash
... Validade Jurídica -> aceitabilidade em juízo
MP 2200-2/01
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Presidência da
República. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurídicos
Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para
garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma
eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem
certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Art. 6º Às AC, entidades credenciadas a emitir certificados digitais vinculando pares de
chaves criptográficas ao respectivo titular, compete emitir, expedir, distribuir, revogar e
gerenciar os certificados, bem como colocar à disposição dos usuários listas de
certificados revogados e outras informações pertinentes e manter registro de suas
operações.
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Presidência da
República. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurídicos
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais,
os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com
a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se
verdadeiros em relação aos signatários, na forma do
art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de
janeiro de 1916 - Código Civil.
§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de
comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os
que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes
como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Presidência da
República. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurídicos
Parágrafo único. O par de chaves criptográficas será gerado sempre pelo próprio titular
e sua chave privada de assinatura será de seu exclusivo controle, uso e conhecimento.
+
Termo de uso/titularidade é assinado entre aquele que solicita o certificado digital e a
entidade que registra a operação ou emite o certificado digital. Declaração de
responsabilidade, conhecimento e aceitabilidade.
Aceitabilidade...
... o Tribunal Regional do Trabalho do Rio Grande do Sul colocou à disposição
dos advogados, desde março de 2005, o sistema de certificação digital para as
petições.
“como a certificação oferece autenticidade e validade jurídica aos documentos,
profissionais portadores de certificação digital podem enviar às varas
trabalhistas e ao Tribunal as petições por meio eletrônico sem a necessidade
de posterior envio à justiça do documento em papel assinado pelo
profissional”
... para utilizar o sistema, o advogado deve adquirir de alguma Autoridade
Certificadora o certificado. O projeto foi desenvolvido em parceria com a AC
Certsign.
Aceitabilidade...
... lojas virtuais oferecem descontos para usuários que façam o procedimento
de compras utilizando certificados digitais.
usuário identificado
não repúdio
economia com compras indevidas
... no final de 2001, o Papa João Paulo II assinou eletronicamente Encíclicas
Papais.
Estávamos no caminho certo?
2007
O e-MEC foi instituído pela Portaria Normativa 40, de 12 de
dezembro de 2007.
... “Institui o e-MEC, sistema eletrônico de fluxo de
trabalho e gerenciamento de informações relativas aos
processos de regulação da educação superior no sistema
federal de educação.”
Aceitabilidade...
Não havia como o Ministério da Educação continuar a controlar todos os
passos das IES de forma física
Art. 1º A tramitação dos processos regulatório... será exclusivamente em meio
eletrônico...”
§1º A comunicação dos atos se fará em meio eletrônico, com observância aos
requisitos de autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade
da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira
– ICP-Brasil
Art. 2º
A movimentação dos processos se fará mediante a utilização de certificados
digitais.
§ 3º O acesso ao e-MEC deverá ser realizado com certificação digital, padrão ICP
Brasil, com o uso de Certificado tipo A3 ou superior, emitido por Autoridade
Certificadora credenciada, na forma da legislação específica.
§ 4º A assinatura do termo de compromisso com o provedor do sistema implica
responsabilidade legal do compromissário e a presunção de sua capacidade técnica
para realização das transações no e-MEC.
§ 6º O uso da chave de acesso e da senha é de responsabilidade exclusiva do
compromissário, não cabendo ao provedor do sistema responsabilidade por
eventuais danos decorrentes de uso indevido da senha, ainda que por terceiros.
§ 7º A perda da chave de acesso ou da senha ou a quebra de sigilo deverão ser
comunicadas imediatamente ao provedor do sistema e à Autoridade Certificadora,
para bloqueio de acesso.
1 – Documento gerado digitalmente
2 - Impresso
3 – Assinado
4- Arquivado ou enviado pelo Correio
1 – Documento gerado digitalmente 2 - Assinado Digitalmente 3 - Indexado e armazenado on-line
X
A METODOLOGIA...
- pensada em 2003 para a Universidade de Alfenas...
- inicialmente, pensada para a transferência dos
UNIFENAS
UNIVALE
FDC
DOM HELDER
UNIT
SUMARÉ
BAHIANA
UNIFOR
UNISUAM
ENIAC
UCS
BELAS ARTES
UNINORTE
UNILASALLE
PASSOS
IFMG
IPTAN
FACEX
ITPAC PORTO
ITPAC ARAGUAINA
ITPAC GARANHUNS
UNIVAÇO
CESMAC
SENAI/BA
UNIGRAN
UNIFACS
USC
OPET
UNA
UNI-BH
UNIMONTE
FUMEC
CES-CL
FABE
PROJEÇÃO
AGES
- Arquivo
- Processo de Matrícula
- EAD
- Diário de Classe
- Requerimento dos Alunos
- Contratos Educacionais
- Certificados e Diplomas
As possibilidades...
... surgimento de mídias próprias para armazenamento de
dados
... segurança de poder trabalhar com cópias de segurança
... velocidade na busca da informação
... documentos e serviços disponíveis para atendimento via
internet
Estancar a sangria...
presente capacitação / fazer internamente
... fácil, tranquilo, indolor
passado bom projeto / fazer internamente ou
terceirizar
... cuidado ao terceirizar / projeto da IES
Especificar o projeto
tipo de arquivo, tamanho do arquivo, etc
comitê de assinatura
Identificar a legislação vigente...
Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990;
Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002;
Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011;
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013;
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013; e
Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de 2014.
Fazer uma sobreposição das normas é necessário...
Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990
Apesar de antiga é a mais adequada, direta e simples
de se aplicar;
Em nosso entendimento, continua sendo a mais
apropriada para servir de base para nossos projetos;
Assim, ela irá amparar todos as demais normas
servindo de base.
A sobreposição das Portarias MEC
Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de
1990
Art. 1º O arquivamento de livros e documentos referentes às atividades dos estabelecimentos de ensino, será mantido rigorosamente em dia, para pronto manuseio, consulta e comprovação, de maneira a facilitar toda e qualquer pesquisa.
Art. 2º O arquivamento compreenderá duas partes - a de MOVIMENTO, assim entendido enquanto os livros, documentos e papéis estiverem sendo escriturados, e a outra com o título de DEFINITIVO,
quando concluída a movimentação, quer pelo preenchimento ou pela conclusão final.
Art. 3º A responsabilidade da movimentação do arquivo é do Secretário da instituição, sob supervisão direta do respectivo Diretor, devendo ser mantido em lugar de total e absoluta segurança, sendo
manuseado tão somente por pessoal vinculado à Secretaria.
- teremos aqui um novo responsável definido, conforme art. 3º da Portaria nº 1.224 de 18 de dezembro de 2013.
A sobreposição das Portarias MEC
Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de
1990
Art. 4º Além do pessoal a que se refere o disposto no artigo anterior, terão livre acesso ao arquivo os representantes do Poder Público responsável pelo acompanhamento das atividades da instituição, bem como aqueles credenciados por autoridades competentes.
- não muda nada, mas acrescenta o acesso da CPA – art. 2º da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013.
Art. 5º A documentação dos alunos em atividades acadêmicas, será mantida em pastas individuais, em original e rigorosa ordem cronológica de sua entrada.
§ 1º Dos comprovantes de identidade pessoal, serviço militar e título eleitoral, far-se-á anotação no próprio requerimento de matrícula.
- o código e a tabela disponibilizados pelo CONARQ e pelo SIGA não citam documentos pessoais. Faz referência a pasta do aluno como um todo.
A sobreposição das Portarias MEC
Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de
1990
§ 3º Quando requerido pelo interessado, qualquer documento já recolhido ao arquivo definitivo, será fornecido mediante certidão assinada pelo Secretário e visada pelo Diretor.
§ 4º Em caso de diploma já registrado, a certidão será fornecida pelo órgão que procedeu ao registro, mediante comprovação pelo interessado do extravio do título original.
Art. 6º O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se refere a: 1 - Livros de atas de Conselhos e Departamentos;
2 - Ficha correspondente ao histórico escolar de ex-alunos, concluintes de cursos ou não; 3 - Documentação referente ao exercício de magistério nos cursos da instituição.
- Existe a indicação da tabela de temporalidade. Mas é preciso entender que atender a
“perpetuidade” deste art. 6º irá ultrapassar qualquer prazo da tabela de temporalidade estipulado pelo Arquivo Nacional.
A sobreposição das Portarias MEC
Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990
Art. 7º O arquivamento da Documentação constante dos itens 2 e 3 do artigo anterior, poderá serprocessado com a adoção de:
1 - Encadernação da ficha original correspondente a cada ano de atividade encerrada; 2 - Microfilmagem;
3 - Sistema computadorizado.
- não muda nada, mas é preciso acrescentar que com o advento da MP 2.200-2 podemos levar para o meio eletrônico também o item 1 do artigo anterior conforme dispõe o art. 10 da MP 2.200-2 de 24 de agosto de 2001.
Art. 8º A documentação constituída de papéis complementares dos processos individuais e os referentes aos atos escolares poderão ser eliminados quando do recolhimento ao arquivo definitivo da
documentação prevista no artigo 6º.
- as IES terão que respeitar o prazo mínimo previsto na tabela de temporalidade estabelecida pelo §1º do art. 1º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013.
A sobreposição das Portarias MEC
Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de
1990
Art. 9º Todo o material eliminado será inutilizado, podendo ser cedido a instituições beneficentes ou vendido para reaproveitamento.
- o ideal é que as IES se preparem para não gerar seus documentos em meio físico. Isso irá amenizar quaisquer dúvidas com relação a validade ou não do documento digital.
Art. 10. Ocorrendo a suspensão definitiva das atividades da instituição, a Delegacia do MEC
providenciará o recolhimento de todo o arquivo que ficará sob a responsabilidade da mesma até remessa ao arquivo geral da UNIÃO.
- agora não mais. A documentação será entregue àquela que suceder a IES ou a própria mantenedora, de acordo com o art. 5º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013
Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
- incluem-se aqui todas as Instituições de Ensino Superior.
Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES) previstas no art. 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas as normas constantes no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no ANEXO I desta Portaria.
- Art. 16 da Lei nº 9.394 de 20 de dezembro de 1996. - O Sistema Federal de Ensino compreende:
I - as instituições de ensino mantidas pela União;
II - as instituições de educação superior criadas e mantidas pela iniciativa privada; III - os órgãos federais de educação.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013
§ 1º O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no ANEXO I, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela.
- tabela que se encontra obsoleta e não condiz com a realidade das IES.
§ 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.
- microfilmar é uma das opções. É preciso ter claro que a Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 não está totalmente revogada. É preciso lembrar ainda que o Ministério da Educação publicou em 2014 normas que dizem respeito ao meio eletrônico.
§ 3º Para os efeitos desta Portaria, todas as atualizações do Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013
Art. 2º A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda.
§ 1º O Acervo Acadêmico poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA).
§ 2º O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.
§ 3º Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas no art. 1º desta Portaria.
- temos na CPA representantes da comunidade e do corpo discente. Estas pessoas nem sempre poderão ter acesso ao arquivo acadêmico das IES.
Art. 3º A IES pertencente ao sistema federal de ensino deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, o qual será designado "Depositário do Acervo Acadêmico" (DAA) da Instituição.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013
§ 1º O documento de indicação do Depositário do Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação (SERES/ MEC), estando devidamente firmado pelo representante legal da IES e pelo Depositário indicado.
§ 2º Em caso de alteração do Depositário do Acervo Acadêmico indicado, a IES deverá protocolar novo documento de indicação junto à SERES/MEC, devidamente firmado pelo representante legal da IES, pelo Depositário precedente e pelo novo Depositário indicado.
Art. 4º A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e observações conforme definidas no art. 1º desta Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
Parágrafo Único. O representante legal da IES, a Mantenedora, o Depositário do Acervo Acadêmico e os Depositários do Acervo Acadêmico precedentes são solidariamente responsáveis pela manutenção e guarda do Acervo Acadêmico.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013
Art. 5º Toda Instituição em processo de descredenciamento voluntário ou de qualquer outra forma em processo de encerramento de suas atividades deverá indicar a Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de seu Acervo Acadêmico.
- nos casos de sucessão é até provável, mas no caso de encerramento das atividades...
Parágrafo Único. O Termo de Aceite de guarda de Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à SERES/MEC, estando devidamente firmado pelo representante legal da Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de Acervo Acadêmico de Instituição em processo de encerramento de suas atividades.
Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário da Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990, publicada no Diário Oficial da União de 24 de dezembro de 1990.
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013
O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, INTERINO, no uso da atribuição que lhe confere o art.87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, considerando a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002 e o Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, resolve:
Art. 1 Fica determinado que o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, aprovado pela Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, é de uso obrigatório nas IFES, ficando a cargo destas dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.
- para as Instituições Federais se impôs a obrigatoriedade de uso do código e da tabela. Qual o objetivo do legislador em reforçar o que está expresso na art. 1º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013?
Parágrafo único. O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES encontram-se disponíveis para consultas e cópias no sítio eletrônico do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA, da Administração Pública Federal: http://www.siga.arquivonacional.gov.br.
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013
Art. 2 Os dirigentes ou gestores das áreas em que os arquivos estejam subordinados deverão, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias da publicação desta Portaria, elaborar um relatório circunstanciado do estágio de aplicação dos referidos instrumentos técnicos, inclusive informando o quantitativo de listagens de eliminação de documentos em análise e/ou aprovados pelo Arquivo Nacional.
- o prazo de 60 dias é insuficiente para as Instituições Federais. Não há como cumprir essa norma.
Art. 3 A autoridade máxima do órgão ou entidade ao qual a área de arquivos pertença deverá enviar o relatório elaborado pelos dirigentes ou gestores das áreas em que os arquivos estejam subordinados ao gabinete do Ministro de Estado da Educação, registrando, neste documento, que está ciente da situação relatada, apondo a data, a assinatura e o respectivo carimbo, bem como orientando, se for o caso, da necessidade de aplicação das normas e da legislação arquivística em vigor.
Parágrafo único. O Gabinete do Ministro de Estado da Educação deverá enviar o relatório para a Subcomissão de Coordenação do SIGA do Ministério da Educação, para as orientações que se fizerem necessárias, de acordo com o disposto no Decreto n 4.915, de 2003.
Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de 2014
Dispõe sobre o descredenciamento da Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados -FAIPD, referente ao processo administrativo nº 23000.014789/2013-12.
...
4) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua mantenedora, na pessoa de seus representantes legais, apresentem a esta Secretaria, no prazo de 10 (dez) dias, arquivo eletrônico com relação de estudantes, agrupados por curso, situação de vínculo institucional de acordo com o regimento, semestre em curso, com respectivos dados pessoais, endereço e telefone;
- documentos dos alunos
...
6) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua Mantenedora, na pessoa dos representantes legais, apresentem a esta Secretaria, em 10 (dez) dias, em arquivo digital, o projeto pedagógico, as grades curriculares e os planos de ensino (ementas e bibliografias) do curso ofertado, devidamente atualizados;
MP 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil.
§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Identificar a melhor forma de aplicar a legislação vigente...
Cada IES deverá desenhar o seu projeto;
O importante é ter a certeza de que estamos cumprindo os prazos
mínimos exigidos na tabela de temporalidade...
Ex.: para um documento que a guarda se faz necessária por 47 anos, iremos
destinar ao mesmo em nosso projeto um número maior e melhor que o
sugerido pelo SIGA ou CONARQ.
No caso dos documentos em formato eletrônico iremos condicionar à guarda
perpétua, uma vez que perpetuar em meio digital será infinitamente mais
barato e simples que temporalizar no meio físico.
Estancar a sangria...
presente capacitação / fazer internamente
... fácil, tranquilo, indolor
passado bom projeto / fazer internamente ou
terceirizar
... cuidado ao terceirizar / projeto da IES
Especificar o projeto
tipo de arquivo, tamanho do arquivo, etc
comitê de assinatura
Especificar o projeto
PDF/A
200 a 300 dpi
P&B – preto e branco
tamanho médio de 50k
três indexadores (+ código de classificação)
buscar a melhor tecnologia
comitê de assinatura
Estrutura interna para digitalização
- scanner / frente e verso / velocidade (Fujitsu fi 7160)
- software de captura, tratamento e indexação de imagem /
procure a melhor tecnologia disponível (kofax)
- software de assinatura de documentos (xolido / stoque)
- software de GED (ECM) / BPM / assinador / lote / pdf-A
DIGITALIZAÇÃO
- Bons equipamentos
- Bons sistemas
ASSINATURA DIGITAL ≠ ASSINATURA DIGITALIZADA
- Assinatura Digitalizada não tem previsão legal;
- É um instrumento frágil;
- Não existe controle.
Não deve ser utilizada pela Secretaria Acadêmica em seus
documentos.
CERTIFICAÇÃO DIGITAL X CÓDIGO VERIFICADOR
- É preciso ter a garantia de perpetuidade da tecnologia;
... enquanto o certificado digital caminha com o
documento, o código verificador fica sempre na dependência
de um terceiro;
… não se podemos garantir a perpetuidade de um
terceiro. O ideal é termos sempre, documentos independentes
em nosso modelo de Secretaria Acadêmica Digital;
... o código verificador poderá ser uma ótima ferramenta
para localizar o documento certificado digitalmente em nosso
Arquivo Eletrônico X Banco de Dados
- É preciso ter temporalidade
... registro acadêmico é cartorial e o arquivo
gerado dever respeitar a temporalidade
- É preciso que os processos e procedimentos tenham
princípio, meio e fim
... não se pode gerar um novo arquivo a cada
momento necessário. Ele precisa ser gerado e guardado
EAD COM A SEAD = GOIABADA COM QUEIJO
- Elimina os malotes dos Correios
... economia financeira
... economia de tempo
... controle do processo
- Elimina a distância física entre polos e sede
... serviços prestados diretamente aos alunos
... sentimento de pertença
- Rapidez, segurança e não extravio de documentação
acadêmica, provas, etc
- o custo está diretamente ligado ao número de polos da
instituição
... quanto maior o número de polos, maior o custo
do projeto
- presencial conectado / cursos web / cursos fascículos
... independente do seu modelo de EAD o tripé da
SeAD poderá ajudar
- a Secretaria Acadêmica deverá adequar a tecnologia
disponível ao seu projeto
1
2
A Importância do art. 10 da MP 2.200-2/2001
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
- “para todos os fins legais” é algo forte que devemos ter como reforço.
§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil. (art. 219 do atual Código Civil)
- “presumem-se verdadeiros em relação aos signatários”, ou seja, há presunção de veracidade para os documentos eletrônicos que levam consigo os certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil.
