Sessão de Apresentação do Projecto
16 de Abril de 2007
1.656 (70%)
Notas de encomenda colocadas (catalogadas)
2.830
Notas de encomenda colocadas (totais)
3.075.106 €
Valor dos pedidos
3.150
Pedidos realizados (requisições)
3.617
Linhas de catálogo
48
Fornecedores / Catálogos
15
Orgânicas
429
Utilizadores
Divisão A Divisão B Divisão (...) Armazém (...) Chefe Divisão A Chefe Divisão B Chefe Divisão (...) Chefe Armazém (...) Aprovação Entidade Competente * * Em função do valor
FORNECEDOR
Visa Requisição de Compra Cria Requisição de Compra. Pesquisa catálogo. Associa a Contrato queFornece Cabimento Compromisso. Aprova Requisição de Compra. Encomenda enviada automaticamente. Recepciona bens
Dir.. Municipal
Recepciona e verifica factura. Insere nº factura e ordem de pagamento. Serviços ContabilidadeDMFP
Sistema d
e
Co
mpras Electrónicas
Integração com Sistema de Gestão Financeira Integração com Sistema de Gestão de Stocks Divisão A Divisão B Divisão (...) Armazém (...)
Dir.
Municipal
1
2
3
4
5
Divisão Compras* DMFP Divisão Compras Departamento / Divisão Requisitante Recepciona Bens Cria Requisição Fornecedor Entidade Competência Despesa* Contabili dade
Valida / insere C.E.
Insere nº Cabimento Visa / Aprova
Mercado Visa / Aprova Requisição Inscreve condições compra, Propostas Encomenda Bens + Guia Remessa
Dir. Municipal CMP Dir. Municipal DMFP Dir. Municipal Dir. Municipal
Contabili dade DMFP / DMCCO Entidade Competência Despesa* Insere Nº Factura Departamento / Divisão Requisitante
3
1
4
5
6
7
8
Insere Valor Estimado2
* Em função do valor * Em função do valor FacturaSessão de Apresentação do Projecto
INSERIR TEXTO
INSERIR TEXTO
Como surgiu?
De uma forma geral a sociedade como um todo caminha voluntária ou
involuntariamente para a Sociedade da Informação e do Conhecimento. Para que este
caminho seja feito de uma forma sustentada é essencial envolver a sociedade civil e
as fontes de inovação, de forma a construirmos uma sociedade mais coesa,
equilibrada e competitiva.
• Candidatura da cidade do Porto ao
programa Portugal Digital;
• Programa gerido pelo Programa
Operacional para a Sociedade do
Conhecimento;
Os números…
• 3 promotores;
• 37 parceiros;
• 9,127 M€
• Horizonte de Execução: 1/1/2005 a
30/6/2007
• 83,51% de execução em 15/12/2006 dos
quais 68,61% ocorreram no ano de 2006
• 7632 documentos de despesa
Infra-estruturas
• Anel de fibra óptica – Novembro de 2006
• Equipamento activo da rede – Abril de
2007;
• Data Center – Março de 2007;
• Capilaridade – em curso
Plataforma Tecnológica
• Portal CMP:
www.cm-porto.pt
-Janeiro
de 2007
• Portal do Turismo - Abril de 2007
E-Cidadania
• Portal do Colaborador CMP – Maio 2007
• Extranet CMP – Junho 2007
• Portal do Executivo – Junho de 2007
• Gestão Documental CMP – Abril de 2007
• Centro de Contacto CMP – Junho de 2007
• Unidade de digitalização – Junho de
2007
Serviços On-Line
• Fale Connosco – Janeiro de 2007
• Atendimento on-line – Maio 2007
Cidade das Profissões
• Inaugurado em Outubro 2006
• Em curso projecto piloto com DREN;
• Eventual alargamento a outros
Concelhos;
• Concertação com a rede internacional
Sessão de Apresentação do Projecto
Projecto desenhado à medida das necessidades da CMP;
Criação de equipas mistas (CMP + prestadores de serviços);
Envolvimento na tomada de decisão dos dirigentes e técnicos
responsáveis pelas áreas de Compras;
Validação conjunta dos pressupostos utilizados;
Criação de um ambiente piloto restrito e posterior arranque para
toda a organização;
Continuo envolvimento de todas as Direcções Municipais em
tarefas de agregação de necessidades, negociação e
catalogação.
ARRANQUE Plano detalhado do projecto com DMFP Criação de equipas de projecto DMFP e Workshop com fornecedores Configuração da plataforma com base nas regras
de negócio Desenvolvimento da integração de sistemas Análise da despesa e recolha dos processo de compra actuais Selecção dos utilizadores da DMFP e DMASU Desenho dos processos de compra futuros Apresentação às restantes Orgânicas e Selecção dos utilizadores Formação aos utilizadores da DMASU e DMFP Realização da 1ª Transacção
ANÁLISE E DESENHO OPERACIONALIZAÇÃO
Apresentação projecto à DMASU e AGDP Reporte, correcção de erros e realização de novas vagas de testes Realização de quatro negociações dinâmicas CONFIGURAÇÃO Testes da plataforma com integração e aceitação de sistemas
Gestão estratégica de compra
Gestão Transaccional
Análise das categorias de compra Definição da estratégia Selecção defornecedores Negociação Gestão do Contrato
Requisição Encomenda Recepção
D M Compras
Serviços
Responsabilidade
Centralização da componente estratégica e de negociação enquanto que as tarefas operacionais deverão ser
descentralizadas pelos serviços
D M Compras está focalizada nas tarefas estratégicas e de negociação;
D M Compras garante que as tarefas de agregação de necessidades de
compra dos Serviços da CMP são geradoras de poupanças;
A componente transaccional encontra-se descentralizada, suportada pela
plataforma de compras electrónicas;
Criação
de Valor
Um
a
Ve
z
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r P
ro
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to
Economia
Eficiência
Eficácia
Economia
os
recursos
devem
ser
disponibilizados em tempo útil,
nas quantidades e qualidades
adequadas e ao melhor preço
relação entre os meios
utilizados
e
os
resultados obtidos
obtenção
dos
objectivos
específicos fixados, bem como dos
resultados esperados
203.348,11 €
185,198,11 € 18.150 €
Valor de abertura do leilão Despesa pós-leilões
- 8,9%
7 4,1% 1.500,00 € 34.899,51 € 16 36.399,51 € 28-06-2006 Suporte de Dados e Consumíveis Multimarca 8 13,9% 7.100,00 € 43.884,81 € 72 50.984,81 € 22-06-2006 Material e Equipamento de Escritório 7 5,2% 3.600,00 € 65.397,11 € 37 68.997,11 € 20-06-2006 Consumíveis de Informática Concorrentes Ganhos % Ganhos € Melhor Licitação Licitações Valor de Abertura Data Negociação OnlineTempos de Processo
–
Bens catalogados
Tempo Médio 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 DIAS2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Redução 80% no
tempo médio face ao
processo tradicional
Tempos de Processo –
bens não catalogados
Requisitar
Pesquisar
Aprovar
Encomendar
FORNECEDOR
SISTEMA DE COMPRAS
ELECTRÓNICAS
TRADEFORUM Nota de EncomendaFluxo Físico de Entrega de Mercadorias (Guia de Remessa)
Integração para cabimento e compromisso Recepção da Encomenda Envio da Encomenda ao Fornecedor Actualização do estado da encomenda
Integração para Gestão de Contratos, Armazéns
