MANUAL FINANCEIRO TÍTULO: VIAGEM AO EXTERIOR

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MANUAL FINANCEIRO

TÍTULO: VIAGEM AO EXTERIOR 037.007.002.007

PALAVRAS-CHAVE: VIAGEM

AO EXTERIOR REVISÃO 3

SEÇÃO DO MANUAL ELABORAÇÃO

DAF VERIFICAÇÃO

GPR APROVAÇÃO RN nº 36 28/11/2007 DATA ASSINATURA/RUBRICA PÁGINA 1/06 SUMÁRIO 1. Objetivo 2. Campo de aplicação 3. Referências 4. Condições gerais 1. OBJETIVO

Esta Norma estabelece os procedimentos para o afastamento do País de empregado, para tratar de assuntos de natureza técnica e de interesse da Embrapa, para atender a convites de entidades estrangeiras, bem como para viagem de colaborador eventual (convidado).

2. CAMPO DE APLICAÇÃO

Esta Norma se aplica a todas as Unidades da Embrapa. 3. REFERÊNCIAS

Norma 037.007.002.001 deste Manual, Deliberação nº 1/2006, de 11/10/2006, BCA nº 50 de 06/11/2006, Resolução Normativa nº 6, de 30/05/2007, BCA nº 24 de 11/06/2007

4. CONDIÇÕES GERAIS

4.1 - Para efeito desta Norma será considerado empregado todos os detentores de matrícula funcional na Embrapa, exceto os estagiários e bolsistas.

4.1.1 - Nos casos de treinamento de curta e de longa duração para empregado, os procedimentos a serem seguidos pela Unidade, são os estabelecidos pelas normas de afastamento do País, em vigor, do Departamento de Gestão de Pessoas - DGP.

4.2 - O afastamento do País em caráter eventual ou transitório de empregado, bem como de colaborador eventual, somente será efetuado quando o trabalho/serviço for de grande interesse, levando-se em consideração os possíveis benefícios que poderão trazer para a Embrapa.

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2/06 4.3 - São competentes para autorizar o afastamento do País os Ordenadores de

Despesa abaixo: a) Diretor Executivo;

b) Chefe de Unidade Central;

c) Chefe/Gerente-Geral de Unidade Descentralizada. d) Coordenador Técnico de UEP;

e) Gerente Local de Escritório de Negócios.

4.4.-.É vedada a autorização de viagem nos seguintes casos:

a) a empregado que se encontra em gozo de férias ou licença;

b) a empregado detentor de qualquer adiantamento com prestação de contas vencida na Embrapa;

c) a empregado responsável por 3 (três) adiantamentos pendentes de prestação de contas;

d) a colaborador eventual detentor de qualquer adiantamento com prestação de contas vencida na Embrapa.

4.5 - A viagem que tenha seu início a partir de sexta-feira, sábado ou feriado, bem como a sua extensão até domingo, segunda-feira ou feriado deverá ser devidamente justificada.

4.6 - A Unidade encaminhará ao DGP, para análise e aprovação, via Sistema Diárias e Passagens, o pedido de viagem ao exterior do favorecido, juntando a seguinte documentação:

a) papeleta de afastamento do País, devidamente preenchida e assinada pelo favorecido e pelo Ordenador de Despesa, em 4 vias, de acordo com o modelo estabelecido pelo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento – MAPA; b) carta convite ou carta de aceite emitida pela instituição promotora e/ou

patrocinadora do evento, oficial, e sua tradução, se escrita em outro idioma que não o português;

c) correspondência da instituição patrocinadora, assumindo o compromisso do custeio das despesas com a viagem do empregado, especificando os benefícios e seus valores, quando a viagem não for custeada pela Embrapa;

d) pedido de emissão ou prorrogação do passaporte oficial (azul), por meio de formulário próprio do Itamaraty, devidamente preenchido e assinado;

e) cópia da carteira de identidade, do título de eleitor e do(s) comprovante(s) da última votação, ou certidão de quitação eleitoral;

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3/06 f) duas fotografias 5x7, fundo branco, colorida, datada (no máximo seis meses

antes da data a ser protocolado o processo no MAPA/Itamaraty) e, no caso dos homens, de terno e gravata;

g) formulário próprio de pedido de visto da(s) embaixada(s) referente(s) ao(s) País(es) de destino, devidamente preenchido, datado, assinado e com foto, quando for o caso;

h) pedido de emissão de seguro de saúde, quando este for pago pela Embrapa, de acordo com formulário próprio.

4.7.-.Quando a viagem for com ônus para a Embrapa, o afastamento fica condicionado à existência de disponibilidade orçamentária/financeira.

4.8.-.O DGP informará à Unidade a disponibilidade de recursos, devendo o favorecido apresentar à Área de Recursos Humanos da Unidade toda a documentação exigida para conferência e autorização do Ordenador de Despesa da Unidade. 4.9.-.Após a autorização do Ordenador de Despesa da Unidade, o processo completo

deverá ser encaminhado ao DGP, obrigatoriamente, com antecedência de pelo menos 20 (vinte) dias úteis antes da data do início da viagem.

4.10.-.O DGP confere a documentação e submete o processo à apreciação do Diretor Supervisor da Unidade, que após exame e concordância encaminhará ao Diretor-Presidente para aprovação.

4.10.1 -..No caso das Unidades Centrais, o processo será encaminhado ao .Gabinete do Presidente – GPR, que após exame e concordância .submeterá ao Diretor- Presidente para aprovação.

4.11.-.Após a aprovação do processo pelo Diretor-Presidente, o DGP encaminhará a documentação ao MAPA, para aprovação ministerial e posterior publicação no Diário Oficial da União – DOU.

4.12.-.Após a aprovação ministerial e publicação no DOU, o DGP emitirá o Adiantamento de Viagem - AV, o pedido de Seguro de Vida e a Requisição de Transporte – RT.

4.12.1 - O DGP encaminha ao DAF a AV para providência de pagamento das diárias e à Agência de Viagem a RT e o pedido de Seguro de Vida.

4.13 - O DAF coloca à disposição do favorecido o adiantamento relativo ao pagamento das diárias.

4.13.1 – A Agência de Viagem encaminha ao DGP o cartão de seguro e a passagem aérea para ser entregue ao favorecido.

4.14 - No “Adiantamento de Viagem – AV” conterá declaração firmada pelo empregado que receber o adiantamento (passagem e numerário), autorizando a retenção em

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4/06 folha de pagamento do valor adiantado, no caso de descumprimento do prazo de prestação de contas da viagem.

4.15.-.A Embrapa custeará as despesas de viagem (hospedagem, alimentação e transporte urbano), através do pagamento de diárias de conformidade com a Tabela de Diárias para viagens de curta duração no exterior, com base nas especificidades de período, valores e adicionais por dia de viagem, estabelecidos pelo Diretor-Presidente da Embrapa em ato próprio.

4.16.-.A passagem aérea deverá ser adquirida em tarifa economicamente mais vantajosa para a Embrapa, de acordo com as rotas existentes.

4.17.-.Após o retorno da viagem, o favorecido fica obrigado a apresentar, no prazo de até 10 (dez) dias úteis, a PCV ao Ordenador de Despesa da Unidade acompanhada da seguinte documentação:

a) 2 vias do Relatório Técnico da Viagem; b) cartões de embarque;

c) bilhetes de passagens aéreas (tradicionais/eletrônicos), se houver.

4.17.1.- O Ordenador de Despesa da Unidade, após análise da PCV, encaminha a documentação ao DGP, retendo a 2ª via do Relatório Técnico da Viagem. 4.18.-.Quando na PCV houver “saldo a devolver” o favorecido deverá providenciar a

devolução a Embrapa, utilizando a taxa cambial vigente no dia do fechamento do câmbio do adiantamento, anexando o documento da devolução à PCV.

4.19 - Quando a viagem não se realizar, o favorecido, através do SRH, deverá devolver à Embrapa os valores recebidos (passagem e numerário) no prazo de até 2 (dois) dias úteis após o recebimento do numerário, devendo a Área de Orçamento e Finanças da Unidade promover o recolhimento na conta da Embrapa e providenciar o recebimento do crédito dos bilhetes de passagem não utilizados.

4.20.-.Não ocorrendo a apresentação e regularização da prestação de contas nos prazos estabelecidos, cabe ao Ordenador de Despesa da Unidade:

a) NO CASO DE EMPREGADO

Tomar providências junto ao empregado devedor para regularização da pendência, ou determinar o desconto em folha de pagamento do valor total da viagem (valor da passagem e numerário recebido).

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5/06 Entrar em contato com o devedor informando sobre a pendência,

comunicando-lhe que estará impedido de realizar nova viagem até a sua regularização ou adotar outras medidas legais cabíveis.

4.20.1 - Para a conversão das diárias deverá ser utilizada a taxa cambial vigente no dia do fechamento do câmbio do adiantamento.

4.21.-.O DGP encaminhará ao DAF, juntamente com a Folha de Pagamento, um relatório contendo o nome dos empregados devedores de cada Unidade e os valores retidos (numerário e passagens), correspondente às viagens com prestações de contas vencidas.

4.22.-.O DAF, com base no relatório de retenções das viagens com prestações de contas vencidas, providenciará a transferência de recursos financeiros às Unidades de lotação dos respectivos empregados devedores.

4.23.-.Independentemente do processo de retenção em Folha de Pagamento, o empregado deverá apresentar a sua prestação de contas e regularizá-la no menor prazo possível.

4.24.-.Após a apresentação e regularização da prestação de contas, a Área de Orçamento e Finanças da Unidade providenciará a devolução ao empregado do valor retido em Folha de Pagamento, encaminhando a documentação ao DGP para a devida baixa na ficha financeira do empregado e remessa ao MAPA de uma via da documentação, arquivando os originais.

4.25.-.Após a emissão do bilhete de passagem pela empresa aérea, qualquer mudança de trecho ou de horário de vôo, por interesse do favorecido, as providencias e ônus são de sua responsabilidade.

4.26- No caso de mudança de trecho ou de horário, troca ou cancelamento de vôo por interesse da Embrapa, ou por impossibilidade de realização da viagem, o favorecido deverá fazer uma justificativa quando da prestação de contas, ficando o ônus das despesas cobradas de responsabilidade da Embrapa.

4.27- Haverá incidência de encargos e tributos sobre diárias pagas no mês ao empregado, pelo seu valor total, sempre que exceder a 50% (cinqüenta por cento) da sua remuneração mensal.

4.28..-.Caso exista trecho de passagem não utilizado ou diferença de tarifa, o favorecido informará na prestação de contas para que sejam tomadas as providências de recebimento do crédito junto à Agência de Viagem.

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6/06 4.29.-.O Ordenador de Despesa da Unidade informará ao DGP, por escrito, qualquer

alteração porventura ocorrida em relação aos dados da viagem inicialmente previstos, devendo constar na PCV a justificativa das alterações.

4.30.-.O Ordenador de Despesa da Unidade será o responsável pelo fiel cumprimento dos procedimentos definidos neste Manual.

4.31.-.A inobservância dos critérios, procedimentos e princípios estabelecidos nesta Norma, sujeitará o responsável ao ressarcimento dos danos causados à Embrapa, sem prejuízo das penalidades disciplinares cabíveis.

4.32.-.Cabe à AUD examinar, a qualquer tempo, o cumprimento dos procedimentos contidos neste Manual.