Curso Montagem de processos de registro de diplomas

(1)

Curso

(2)

 _{Colaborar para a diminuição de processos}

devolvidos com erro;

 _{Conhecer as principais dificuldades das Instituições}

de Ensino Superior (IES);

 _{Melhorar o relacionamento entre a DERD e IES;}  _{Padronizar os procedimentos para registro;}

(3)

Dinâmica do curso

1ª Etapa – de 8h00 às 10h ou de 13h30 às 15h30 Temas: Intervalo 10h às 10h20 ou 15h30 às 15h50 2ª Etapa - de 10h20 às 12h ou de 15h50 às 17h30 Temas:

Constituição do Processo Diploma

Ficha de Registro Apostila

Histórico 2ª Via

(4)

Constituição do processo

(5)

Constituição do processo

Observações em relação a:

a) Ofícios

 _{O ofício que acompanha o Lote, sempre deverá conter número (}_{OF. nº 834/12)}  _{O ofício que acompanha o processo é individual (um para cada aluno)}

 _{Ofício deve ser encaminhado ao responsável pelo DRCA}

(6)

b) Certidão de nascimento ou casamento

 _{São estes documentos que definem o nome que aparecerá no diploma}  _{Atenção para os casos em que haja algum tipo de averbação}

(7)

c) Documento Oficial de Identidade

 _{Se utilizar RG} RG nº 247428444/RJ RG nº M-263160/MG 7 Letra é número

(8)

 _{Se utilizar RNE}

• _{Atenção para os Portugueses. Ver Decreto 70.391, de 12/04/72}  _{Se utilizar CNH}

RNE nº W352751 DPMAFSP

(9)

 _{Se utilizar Documento de Identificação Profissional}

 _{Se utilizar Registro de Identificação Militar}

RG nº 86240 PM/RJ ou RG nº xxxxx CBM/UF para Bombeiro RG nº 26257D CREA/MG 9 Citar o Órgão expedidor

(10)

1.1 Constituição do processo

 _{Se utilizar Documento de Identificação do:}

EXÉRCITO, MARINHA ou AERONÁUTICA

sem mar, sem ar e sem terra

RG nº xxxxxx /UF

(11)

 _{Se utilizar CTPS}

CTPS nº 48.635 série 00002/RJ

(12)

 _{Se utilizar Passaporte}

Passaporte nº xxxxxx

(13)

_{ATENÇÃO para a Validade do documento de identificação}

Precisa estar dentro da validade na data da EXPEDIÇÃO do diploma

OBS.: Não serão aceitas cópias ilegíveis

(14)

Observações em relação a: d) Título de eleitor/quitação eleitoral

_{Dar preferência pela quitação eleitoral emitida no site}

http://www.tse.jus.br/eleitor/certidoes/certidao-de-quitacao-eleitoral

_{observar se o aluno estava com a quitação em dia na data de}

conclusão do curso/colação de grau

 se utilizar o comprovante de votação, observar se houve 2º

turno

(15)

e) Quitação com Serviço Militar

 _{Caso ainda não tenha a Certidão de Dispensa de Incorporação (CDI), sempre}

enviar cópia dos dois lados do documento.

 _{Importante observar se carimbos estão em dia;}

 _{Também são comprobatórios de quitação, Cartão ou Carteira de Identidade}

fornecidos por :

- Ministério Militar da ativa, reserva remunerada e reformados das forças Armadas;

- Órgão legalmente competente das Forças Armadas (ex.: Tiros de Guerra)

 _{não será necessário a partir do ano em que o aluno completar 46 anos de idade;}

Fonte: Decreto nº 93.670, de 09/12/1986, D.O.U. de 10/12/86

(16)

Observações em relação a: f) Conclusão do Ensino Médio

_{original ou cópia autenticada em cartório}

_{caso o aluno tenha concluído o Ensino Médio em país}

estrangeiro, enviar equivalência de estudos SEDU

_{caso o aluno já possua uma graduação superior, apresentar}

cópia do diploma autenticada em cartório

_{Cursos Técnicos não integrados com Ensino Médio}

não são válidos como comprovante

_{Pode ser certificado emitido pelo ENEM}(Portaria normativa nº 16 de 27/07/2011, D.O.U. 28/07/2011)

_{Atenção aos Históricos/Certificados de Supletivos a Distância!}

Enviar com publicação do Diário Oficial e/ou autenticação do órgão competente.

(17)

g) Histórico do curso superior

_{sempre original}

_{Prestar atenção à Portaria. Precisa ser a mesma do Diploma}

e Ficha de Registro

_{Ano do processo seletivo. Quando é transferência precisa}

constar o ano em que ingressou na instituição anterior.

Obrigatório constar dados do ENADE

(18)

(19)

1 - Diplomado:

2 - Nº de Identidade/UF: 3 - Data de nascimento: 4 - UF:

5 - Ano de conclusão do Ensino Médio ou Equivalente: 6 - Estabelecimento de Ensino Superior:

7 - Ano do Processo Seletivo: 8 - Curso superior:

9 - Habilitação /Título:

10- Histórico Escolar de Graduação/

Integralização Curricular: Atende as exigências legais vigentes

11- Ato(s) Legal (ais) de Reconhecimento do Curso (Ato, data do ato e data de publicação D.O.U):

12- Data de colação de grau: 13- Data da expedição do diploma:

14- Quitação com Justiça Eleitoral: Sim 15- Quitação com Serviço Militar: Sim

16- Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes - ENADE

( ) Participante ( ) Dispensado

17- Observação:

18- Esta IES declara serem verdadeiros todos os documentos enviados neste processo de registro e assume toda e qualquer responsabilidade pela prestação das informações supracitadas solicitando o registro do diploma.

_____________ ______________ 19- Diretor Secretário carimbo carimbo REGISTRE-SE: 19

Diploma registrado sob nº______ Livro___ Fls.___ Proc._________ Vitória (ES), ___/___ ___/ . _________________________ Servidor que efetuou o registro

(20)

h) Ficha de Registro Campo 1

Diplomado:

(21)

Nº de Identidade/UF:

seguir as regras anteriormente citadas

(22)

Data de nascimento:

(23)

1.1 Constituição do processo Observações em relação a: h) Ficha de Registro Campo 4 UF: - estado de naturalidade

- se for estrangeiro mudar para “País”

(24)

h) Ficha de Registro

Campo 5

Ano de conclusão do Ensino Médio/equivalente: - colocar o ano de conclusão “REAL”;

- quando utilizar diploma de graduação, colocar o ano de conclusão do curso superior.

(25)

Campo 6

Estabelecimento de Ensino Superior:

- Nome da IES em que aluno concluiu a graduação

* Atenção para não colocar o nome da IES anterior, caso o aluno seja de Transferência

(26)

Campo 7

Ano Processo Seletivo:

- caso seja aluno de Transferência colocar também o nome da IES anterior ;

- Caso aluno tenha ingressado pelas modalidades Novo Curso, Portador de Diploma de Curso Superior ou Reingresso, sem participar de novo processo seletivo, colocar:

(27)

Observações em relação a: h) Ficha de Registro

Campo 8

Curso Superior:

 _{o nome do curso deve ser idêntico ao da Portaria;}

PORTARIA Nº 3.048, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003

O Ministro de Estado da Educação, usando da competência ...:

Art. 1o Reconhecer, pelo prazo de quatro anos, o curso de

Engenharia, com habilitação Engenharia de Computação, bacharelado, ministrado pelo Centro

Universitário de Brasília, com sede ....

CRISTOVAM BUARQUE

Curso superior: Engenharia

(28)

Observações em relação a: h) Ficha de Registro

Campo 9

Habilitação/Título:

 _{deve ser idêntico ao da Portaria}

 _{Não confundir Título com Habilitação}

 _{Diplomas expedidos a partir de 04/04/2012, flexionar o Título}

conforme gênero. Ex: Bacharela, Mestra, Licenciada

PORTARIA Nº 3.048, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003

O Ministro de Estado da Educação, usando da competência ...:

Art. 1o Reconhecer, pelo prazo de quatro anos, o curso de

Engenharia, com habilitação Engenharia de Computação, bacharelado, ministrado pelo Centro

Universitário de Brasília, com sede ...

CRISTOVAM BUARQUE

Curso superior: Engenharia

Habilitação/Título: Engenharia de Computação/Bacharel

(29)

Campo 10

Histórico Escolar de Graduação/Integralização

Curricular:

 _{Atende as exigências legais vigentes (texto fixo neste}

campo)

(30)

Campo 11

Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Caso 1.: IES possui somente Autorização do Curso.

Utilizar Portaria de Autorização + Portaria de Amparo

ou

Utilizar somente Portaria de amparo para o registro até que o Reconhecimento seja publicado no D.O.U.

Exs.: Portaria de Autorização nº xxxx, D.O.U. de __/__/__, reconhecido pela Portaria Normativa nº 40 (data e D.O.U)

ou

(31)

h) Ficha de Registro Campo 11

Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso:

Caso 2.: IES possui Reconhecimento do Curso vigente.

Utilizar a Portaria de Autorização + Reconhecimento

Ou

Utilizar somente Portaria de Reconhecimento

(32)

Campo 11

Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Caso 3.: IES possui Reconhecimento do curso vencido.

Utilizar a Portaria vencida + Portaria de amparo para o registro até que a Renovação do Reconhecimento seja publicada no D.O.U.

Ou

Somente Portaria de Amparo para o registro

Ex.: Reconhecido pela Portaria nº xxxx de dd/mm/aaaa, D.O.U.

dd/mm/aaaa e/ou Portaria Normativa nº 40 (data e D.O.U)

(33)

Campo 11

Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Caso 4.: IES possui Renovação do Reconhecimento.

Utilizar a Portaria vencida + Portaria de Renovação do Reconhecimento

Ou

Somente Portaria de Renovação do Reconhecimento

33

(34)

Campo 11

Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso:

Observações para uso da Portaria Normativa nº 40/2007 republicada em 2010

• _{Para quem concluiu até 29/12/2010, pode usar a 40 sem a republicação}

• _{Se a expedição do diploma for posterior à republicação,}_pode_{usar a 40 com a republicação}

É obrigatório? Não.

Será obrigatório somente nos casos em que a 40 estiver substituindo a Portaria 2.413 (caso o MEC permita)

- Atenção para o prazo de solicitação de Reconhecimento/Renovação

(35)

Campo 12 - Data de colação de grau: (data registrada em ata) Campo 13 - Data de expedição:

Coerência entre os dados da Ficha, Histórico e Diploma

(36)

Campo 14 - Quitação com Justiça Eleitoral: sim Campo 15 - Quitação com Serviço Militar: sim

se for do sexo feminino pode colocar apenas um traço ( - ), ou “isenta” *Não deixar o espaço em branco

OBS.: Coerência entre os dados da Ficha e documentação apresentada no processo

(37)

Campo 16

ENADE: ( ) Participante ( ) Dispensado

Não esquecer de marcar!

OBS.: Mencionar dados do ENADE no Histórico

37

(38)

Campo 17 “Observação”:

Será utilizado somente nestes casos:

 _{menção de Apostilas}

 _{menção de nomes de Diretor/Secretária diferentes da Ficha}

ou Diploma

(39)

Campo 18

“Termo de compromisso”:

“ Esta IES declara serem verdadeiros...”

 não pode alterar o texto;

(40)

1.1 Constituição do processo Observações em relação a: h) Ficha de Registro Campo 19 Assinaturas: __________________ _________________ Assinatura Diretor(a) Assinatura Secretário(a)

carimbo carimbo

 _{sempre assinado pelos responsáveis na época da}

expedição do Diploma (salvo casos excepcionais)

 _{Responsáveis devidamente identificados (via carimbo ou}

(41)

1.1 Constituição do processo Observações em relação a: h) Ficha de Registro OBSERVAÇÕES IMPORTANTES!  Não perfurar  Não grampear

 _{Não encaixar em garras}

 _{Não colocar logomarca da IES}

 _{Margens: Esquerda 3cm, Direita 2cm}

 _{Papel A4}

 _{Não acrescentar nem retirar dados da Ficha}

(42)

i) Comprovante pagamento TAXA

 _{IES não deve utilizar o comprovante de “Agendamento”}  _{Precisa ser comprovante original acompanhado do GRU}  _{IES deve pagar a taxa individualmente para cada aluno}

Fontes: Parecer CNE/CES nº 11/2010, D.O.U de 05/04/2011

(43)

j) CPF

 _{É necessário enviar cópia simples para conferência}

da taxa de registro

 _{Caso o nº do CPF apareça no documento de}

identidade apresentado, não é necessário

(44)

k) Outros documentos específicos:

 _{Certidão de Estudos (quando aluno não tem}

histórico do Ensino Médio)

 _{Declaração de Dispensa de Disciplinas}

 _{Declaração de Estágio}

 Certidão de Apostilamento

(45)

Observações gerais

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES

 _{A falta de qualquer documento constituinte do processo}

acarretará sua devolução sem o devido registro;

 _{Processo de um mesmo aluno licenciado/bacharel de}

um mesmo curso, informar que cópia do Ensino Médio está no processo paralelo ou enviar nos dois.

 Utilizar pasta de tamanho apropriado (sem deixar

bordas do diploma para fora da pasta)

 _{Principal requisito para a montagem correta do}

processo:

Atenção

(46)

(47)

Histórico Escolar

Campos com maior ocorrência de erros

 _{Campo da Habilitação sem preenchimento}

 _{Portaria diferente ou faltando o Amparo}

(48)

(49)

Diploma

anverso

NOME DA FACULDADE (de acordo com o Ato Legal de Credenciamento)

O Diretor da (NOME DA FACULDADE conforme ato legal), no uso de suas atribuições e tendo em vista a conclusão do curso de (NOME DO CURSO conforme portaria)

em (DATA DA CONCLUSÃO/COLAÇÃO), confere o título de

(TITULAÇÃO – Licenciado(a) ou Bacharel(a), conforme portaria de reconhecimento do curso) a NOME DO ALUNO

brasileiro(a), natural do Estado (onde nasceu), nascido(a) a (data de nascimento dd/mm/aa), nº do documento oficial de identidade – sigla do Estado que expediu

e outorga-lhe o presente Diploma, a fim de que possa gozar de todos os direitos e prerrogativas legais. Cidade onde está situada a IES, data de expedição do diploma

__________________ _________________ _________________ Assinatura Secretária Assinatura Diplomado Assinatura Diretor(a)

Selo nacional Obrigatório Logomarca IES Opcional 49

(50)

Diploma

anverso

NOME DA FACULDADE

(51)

Diploma

anverso

O Diretor da (NOME DA FACULDADE conforme ato legal), no uso de suas atribuições e tendo em vista a conclusão do

curso de (NOME DO CURSO conforme portaria) • _{Mudança de nome}

• _{Habilitação}

(52)

Diploma

anverso

em (DATA DA CONCLUSÃO/COLAÇÃO), confere o título de (TITULAÇÃO – Licenciado(a) ou Bacharel(a), conforme

portaria de reconhecimento do curso) a

• _{Conclusão/colação} • _{Flexão do gênero}

(53)

Diploma

anverso

NOME DO ALUNO

• Averbações • _{Acentos/letras} 53

(54)

Diploma

anverso

brasileiro(a), natural do Estado (onde nasceu), nascido(a) a

(data de nascimento dd/mm/aa), Atenção!

• _{Se for estrangeiro, deverá aparecer o nome do país.}

Ex.: “italiano, natural da Itália....”

• Atenção para os nascidos em Brasília – DF.

(55)

Diploma

anverso

nº do documento oficial de identidade/ sigla do Estado emissor Atenção!

• às regras em relação à documentação

(56)

Diploma

anverso

e outorga-lhe o presente Diploma, a fim de que possa gozar de todos os direitos e prerrogativas legais.

(57)

Diploma

anverso

Cidade onde está situada a IES, data de expedição do diploma

• _{Atenção! Data da expedição}

(58)

Diploma

anverso

__________________ _________________ Assinatura Secretária Assinatura Diretor(a)

Atenção!

• _{Ato de designação e cartão de assinaturas (originais) do}

Diretor(a)/Secretária precisam estar na Pasta da IES

• _{Não podem faltar estas assinaturas}

• _{Assinaturas terão de ser identificadas aqui ou no verso do}

diploma

(59)

Diploma (verso)

59

Curso de (nome do curso) Habilitação (se houver)

Ato Legal de Reconhecimento do curso

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO

DIPLOMA REGISTRADO SOB O No__________ LIVRO______ FOLHA______ PROC._________ Por delegação de competência do Ministério da

Educação e nos termos da Portaria no 71/77-DAU/MEC, de 21/10/77.

Vitória-ES, ___de___________ de_______. __________________________________

Divisão de Expedição e Registro de Diplomas Diretor

______________________________________ Departamento de Registro e Controle Acadêmico

Diretor.

Seguir o texto da Portaria

Dados iguais aos da Ficha de Registro

Este é o campo utilizado pela UFES para efetuar o registro.

Atenção ao espaço ao mandar confeccionar o diploma.

Se utilizar Apostilas é importante fazer o aproveitamento inteligente

(60)

Diploma

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES!

 _{Dados do Diploma terão de ser coerentes com dados do}

Histórico e Ficha de Registro

 _{Nos casos em que o diploma encontrar-se danificado}

(61)

Apostila

(62)

Apostila

Pode ser utilizada para:

 _{Inclusão de Habilitações}  Correção de erros

(63)

Apostila

Observações importantes

 _{O apostilamento poderá ser feito concomitantemente com o}

registro do diploma ou posteriormente.

63

Apostila Concomitante ao registro Apostila Posterior ao registro (averbada)

Não precisa pagar taxa de apostilamento, somente taxa de registro

Pagamento da taxa de apostilamento Constituição do Processo completa Não é necessário enviar nova Ficha de

Registro Citar dados da apostila no campo

“Observação” da ficha de registro

Necessário enviar atualização da quitação eleitoral, histórico da IES com

habilitação(ões) e certidão de equivalência da(s) apostila(as)

(64)

Apostila

Atenção para:

 Data da apostila precisa ser igual ou posterior à data da

expedição do diploma (caso de concomitante)

 _{Data da apostila precisa ser posterior à data do registro do}

diploma (caso de averbada)

 _{Dados da Apostila devem ser coerentes com dados do}

Histórico e Ficha de Registro

 _{A apostila deve citar o local, a data e a assinatura do}

responsável

(65)

Apostila para correção de erro

Exemplos:

Onde se lê Aline Costa, leia-se Alice Costa. Local, data. Assinatura do Responsável Onde se lê na data de expedição do diploma, 30 de janeiro de 2009, leia-se 15 de fevereiro de 2009. Local, data. Assinatura do Responsável 65

(66)

(67)

2ª Via

Observações importantes

 _{2ª Via terá a expressão “2ª Via” impressa no diploma (anverso ou verso)}  _{Identificar de forma bem visível a capa (pasta) do processo de 2ª Via}  _{No campo “Observações” da Ficha de registro citar os dados completos}

da 1ª Via da seguinte forma:

“Apostila: Segunda via. A 1ª via foi registrada sob número...”

Fontes: Portaria DAU/MEC nº 33, de 02/08/1978 Portaria nº 1 de 09/03/1982, D.O.U. 10/03/1982

(68)

(69)

Lei 12.605/2012, D.O.U. 04/04/2012

“Lei da Dilma”

“Art. 2º As pessoas já diplomadas poderão requerer das

instituições a reemissão gratuita dos diplomas, com a devida correção, ...”

 _{Solicitar 2ª via.}

(70)

Transcrição de registro

 _{Só pode ser feita dentro do mesmo ano em que foi realizado o}

registro do diploma

 _{Não pode alterar data de expedição}

 _{Manter as mesmas autoridades responsáveis pela expedição:}

Diretor(a) e Secretária

 _{Diploma não pode ter sido entregue ao graduado}

 _{Obedecerão aos mesmos prazos de ingresso e aguardarão na fila}  _{Serão feitos mediante pagamento de taxa no valor de R$ 30,00}

(71)

Adiantamento

Pode ser solicitado nos seguintes casos, devidamente comprovados:

• _{Risco de perda de emprego;} • _{Nomeação para cargo público;} • _{Promoção profissional;}

• _{Ordens judiciais (mandado de segurança, liminar, etc)}

• _{Serão feitos mediante pagamento de taxa no valor de R$ 30,00}

após análise e aprovação da Diretoria do DRCA

Fonte: Resolução CUn/UFES nº 58/2012

(72)

Pastas das IES

(73)

Processos Devolvidos

 _{Não retirar nenhuma folha do processo, nem mesmo as erradas}  _{Cuidado para não cometer outros erros}

 _{Serão feitos mediante pagamento de taxa no valor de R$ 50,00}

(cinquenta reais) por processo

Fonte: Resolução CUn/UFES nº 58/2012

(74)

Registro de diplomas de pós-graduação

Todas as regras referentes ao registro da graduação são aplicáveis também à pós-graduação

(75)

Períodos de entrada de processos na UFES

 _{1º período: de 01 de fevereiro a 30 de abril}  _{2º período: de 01 de agosto a 31 de outubro}

75

OBS.:Processos devolvidos e trancrições também obedecerão estes períodos

EXCEÇÃO

Análise de pedidos de adiantamento poderão dar entrada a qualquer tempo.

(76)

Informações Importantes

• _{NÃO É ATRIBUIÇÃO DA UFES ligar para a IES}

informando sobre erros nos processos. Não haverá mais telefonemas e/ou e-mails neste sentido.

• _{Não passar telefone da DERD para alunos.}

• _{Dúvidas serão esclarecidas nas reuniões mensais previamente}

(77)

Muito obrigada pela

presença de todos e um

ótimo trabalho para vocês!

Equipe DERD-Particulares Caroline Karina

Elenice Rita Gabriela Vânia