UFF- UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
IACS- INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL GCI- DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFOMAÇÃO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
FERNANDO DIAS DE CASTRO
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E GESTÃO DE DOCUMENTOS:
uma abordagem através de levantamento de artigos científicos
NITERÓI 2014
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FERNANDO DIAS DE CASTRO
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E GESTÃO DE DOCUMENTOS:
uma abordagem através de levantamento de artigos científicos
Niterói 2014
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense como requisito para obtenção do grau de Bacharel em Arquivologia
Ficha catalográfica
C837 Castro, Fernando Dias de
Descrição Arquivística e Gestão de Documentos: uma abordagem através de levantamento de artigos científicos / Fernando Dias de Castro.-- 2014
34 f.
Orientador: Elisabete Gonçalves de Souza.
Trabalho de conclusão de (Graduação em Arquivologia)- Universidade Federal Fluminense, Instituto e Comunicação e Comunicação Social, 2014.
Bibliografia: f.34
1. Descrição Arquivistica. 2. Normalização Arquivística. 3. Gestão de Documentos. I. Souza, Elisabete Gonçalves de. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
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FERNANDO DIAS DE CASTRO
A DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E GESTÃO DE DOCUMENTOS:
uma abordagem através de levantamento de artigos científicos
Aprovado em.../...2014.
Banca Examinadora
--- Prof Dra Elisabete Gonçalves de Sousa – orientadora
Universidade Federal Fluminense
--- Prof. Dr. Vítor Manoel Marques da Fonseca
Universidade Federal
--- Prof.ª Ms. Lindalva Rosinete Silva Neves
Universidade Federal Fluminense
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense como requisito para obtenção
Dedico aos meus pais.
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AGRADECIMENTOS
Aos queridos amigos: André Marcelino, Joice Coelho e Ana Vargas. Boas amizades que fiz no curso de Arquivologia. Bons tempos o que nós vivemos!
A professora e orientadora Elisabete, por sua paciência, competência e atenção, aspectos fundamentais para a realização deste trabalho.
Ao André Marcelino pela amizade e paciência.
A Joice Coelho pela amizade e carinho.
A Ana Vargas pela amizade e pelos incentivos.
A todos aqueles que direta ou indiretamente caminharam comigo nesta jornada.
"Em tempos em que quase ninguém se olha nos olhos, em que a maioria das pessoas pouco se interessa pelo que não lhes diz respeito, só mesmo agradecendo àqueles que percebem nossas descrenças, indecisões, suspeitas, tudo o que nos paralisa, e gastam um pouco de sua energia conosco, insistindo". (MARTHA MEDEIROS)
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RESUMO
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Mostra a importância das normas de descrição arquivística na uniformização da entrada de dados nos Arquivos garantido a consistência dos pontos de acesso e a recuperação da informação. Descreve a evolução das normas internacionais de arquivo como a ISAD(G) e a ISAAR(CPF) assim como da norma brasileira, a NOBRADE. Realiza levantamento de artigos científicos publicados em periódicos da área entre 2007 e 2013 e classificados pelo sistema webqualis entre os extratos A1 e B3 sobre o tema descrição arquivista. Apresenta como a temática da descrição vem sendo abordada pela comunidade cientifica e seus profissionais, os arquivistas. Tendo em vista o crescimento das atividades de gestão de documentos e a importância da descrição para esse processo realizou-se buscas booleanas cruzando os termos “descrição arquivística” e “gestão de documentos” nos periódicos selecionados. Conclui exibindo o resultado da pesquisa em tabelas onde são discriminados os artigos, as revistas e a data de publicação. A baixa freqüência de artigos sobre “descrição arquivista” no período coberto revelou que a questão da descrição ainda é um tema pouco abordado e discutido pelos profissionais de arquivo.
Palavras-chaves: Descrição Arquivística. Normalização Arquivísticas. Gestão de Documentos.
ABSTRACT
Show the importance of standards for archival description in the standardization of data entry in the Archives guarantee the consistency of the access points and information retrieval. Describe the development of international standards on file as ISAD(G) and the ISAAR(CPF) as well as the Brazilian standard, NOBRADE. Undertakes a review of articles published in scientific journals in the area between 2007 and 2013 and ranked among the WebQualis system extracts A1 and B3 on the topic description archivist. We show how the theme of the description has been addressed by the scientific community and its professionals, archivists. Given the growth of document management activities and the importance of description for this procedure was a performed booleans search across the terms "archival description" and "document management" in selected journals. Concludes showing the search result tables where they are discriminated in the articles, the magazine and publication date. The low frequency of articles on "archivist description" for the period in question revealed that the description is still somewhat addressed and discussed by professionals theme file.
Keywords: Archival Description. Standardization archival. Document management.
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO... 11
2. ARQUIVOS: ARRANJO E DESCRIÇÃO ... 15
2.1 ISAD(G) e a padronização das normas de descrição ... 19
2.2 A ISAAR (CPF) ... . 20 2.3 A NOBRADE ... 21
3. .A DESCRIÇÃO ARQUVISITICA COMO CAMPO TEÓRICO ... 23
4. A DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA: levantamento de artigos ... 26
CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 34
REFERÊNCIAS... 35
1. INTRODUÇÃO
Este trabalho tem como objetivo abordar, através de levantamento de artigos científicos publicados em periódicos brasileiros como o tema “descrição arquivística” vem sendo discutido.
A descrição arquivística, de acordo coma Norma Internacional de Descrição Arquivística, a ISAD(G), tem o objetivo de
[...] identificar e explicar o contexto e o conteúdo dos documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Isso é alcançado pela criação de representações precisas e adequadas e pela organização dessas representações de acordo com modelos predeterminados. Processos relacionados à descrição podem começar na, ou antes, da produção dos documentos e continuam durante sua vida (do documento). Grifo nosso. (CONARQ, 2000, 11).
Com base nesta definição surgiram os seguintes questionamentos:
• O processo de tratamento do documento de arquivo pode influenciar tanto positivamente quanto negativamente na organização de um arquivo e até mesmo pode interferir no trabalho de usuários?
• De que forma a descrição arquivista auxilia a gestão de documentos? Como esse aspecto é abordado nas revistas da área?
A descrição de documentos de arquivo tem tido uma elevada importância nos dias atuais devido ao princípio teórico da “gestão de documentos”, que vem a ser uma nova abordagem para o tratamento técnico da documentação acumulada nos arquivos.
Esse conceito surgiu nos Estados Unidos e no Canadá no pós Segunda Guerra Mundial com o propósito de encontrar novas metodologias para o tratamento da massa documental acumulada. Os profissionais responsáveis pelo tratamento e gerenciamento dessa massa documental ficaram conhecidos como “records
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managers”. Tratava-se de um minucioso trabalho técnico, cabendo a estes profissionais identificar a relevância da informação a ser guardada e determinar o período de guarda e de descarte.
Quando esse trabalho se intensificou e ganhou ainda mais importância, os profissionais se ressentiram de não ter normas de descrição para que, após o processo de análise, pudessem transcrever as informações contidas nos documentos no mesmo nível de profundidade de sua criação e uso.
Tal contextualização nos ajuda a entender o quanto as normas de descrição arquivísticas são fundamentais para o trabalho de gestão de documentos, de modo que o tratamento da informação possa ser realizado de forma concisa e coerente e que o documento de arquivo possa ser recuperado, acessado e disponibilizado ao público a quem se destina.
Ao se deparar com acervos documentais o arquivista necessita ter conhecimento de toda a documentação, desde a sua produção até o seu acúmulo para que possa tomar alguma decisão a respeito do tratamento que será dado a informação contida nos fundos.
Jardim (1987) escreve sobre a importância dos “records managers” na gestão de documentos nas instituições arquivísticas. Retiramos um trecho de um artigo seu de 1987 em que afirma:
[...] as instituições arquivísticas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentos considerados de valor histórico. A tal concepção opunha-se de forma dicotômica, a de ‘documento administrativo’, cujos problemas considerados da alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam. (JARDIM, 1987, p.36).
O trabalho dos “records managers” se contrapunha ao trabalho do arquivista tradicional que via o documento como uma fonte estritamente de valor histórico ou cultural, e que devia ser tratada e guardada para que futuras gerações pudessem ter acesso a elas. No entanto, para os “records managers” os documentos com valor primário latente mereciam ser tratados já na fase corrente, ou seja, logo após a sua
produção, não entrando no mérito se os mesmos seriam ou não utilizados por futuros pesquisadores.
De acordo com Souza et al (1999 apud Capone, 2008, p. 42) a “Arquivística estabelece critérios e metodologias próprias para servir de encaminhamento à pesquisa a ao conhecimento”. Dentre suas as metodologias está a Descrição Arquivística, definida como:
[...] ato de descrever e representar informações contidas em documentos e /ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (inventário, guias, catálogos e etc.), os quais explicam os documentos de arquivo quanto a sua localização, identificação e gestão, além de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que os gerou. As atividades de descrição são importantes em um arquivo porque garantem a compreensão do (CARBONE, 1993, p. 43).
A Descrição Arquivística é o método utilizado por arquivistas e outros profissionais de arquivo para conhecer os acervos documentais. O resultado do uso dessa metodologia tem como ponto forte a organização da informação, proporcionando a geração de instrumentos de busca como: inventários, guias e catálogos que servem como base para levantamentos e o pesquisas.
Objetivo geral:
• Discutir a importância da descrição arquivística para a gestão de documentos.
Objetivo específico:
• . Verificar com que frequência a temática da descrição arquivística é abordada nos periódicos científicos.
A temática da descrição aparece mais evidente quando a Arquivisitica passa a utilizar banco de dados para o tratamento da informação. Nos bancos de dados o processo de organização da massa documental segue tanto as normas internacionais ISAD(G) e a ISSAR (CPF) quanto a NOBRADE.
Em termos metodológicos trata-se de uma pesquisa exploratória de caráter descritivo. O levantamento dos artigos foi feito em bases de dados especializadas na área de ciência da Informação, como a base de dados BRAPCI, e em portais de
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periódicos, como o SCIELO. Utilizamos como termo a ser pesquisado as palavras “descrição” para que pudéssemos recuperar um maior número de artigos possíveis. Para apontar o relacionamento com a questão da gestão fizemos uso de operadores booleanos tomando como palavras-chave os termos “gestão arquivística”; “gestão de documentos”; “descrição em arquivos” e “arquivos correntes.
2. ARQUIVOS: ARRANJO E DESCRIÇÃO
A descrição arquivística é uma etapa importante do processo de tratamento da informação em Arquivos e ocorre com frequência em acervos cujos documentos têm valor histórico e que seu conhecimento seja de grande importância para a sociedade.
As normas de descrição de arquivos possibilitam que tais documentos sejam descritos pelo arquivista e, assim, passem a ter seu conteúdo informacional conhecido e registrado através de instrumentos de pesquisa, sendo estes os grandes aliados dos pesquisadores.
As descrições trazem todas as informações dos fundos arquivísticos permitindo que os mesmos sejam conhecidos previamente em cada um de seus níveis.
Neste capítulo abordaremos as operações da sistemática de Arranjo e Descrição conceituando os principais pontos dessas relações e mostrando como se deu o desenvolvimento das normas de descrição arquivística.
Para tanto fomos buscar as definições desses dois elementos essenciais que são utilizados na organização de arquivos para entendermos como se desenvolveu o processo de descrição arquivística, que é o tema deste trabalho.
Entendemos por descrição o processo que sintetiza os conteúdos textuais e permite a criação de instrumentos de pesquisa (guias, inventários, catálogos) que orientam o usuário/pesquisador e até mesmo o arquivista na recuperação da informação. Entendemos como documento arquivístico a “informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades”. (CONARQ, 2000, p.15).
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Esta definição de documento arquivístico nos mostra que nem todo documento tem a necessidade de ser tratado e arquivado. Mas quando recolhido a um arquivo deve passar pela etapa conhecida como arranjo. Ou seja, o documento deve receber uma: “ordenação estrutural ou funcional” sendo organizado em fundos, séries, subséries até o nível mais elementar, o dos itens documentais.
O Arranjo expressa a forma física em que os documentos serão arquivados, ou seja, a forma que os mesmos serão recuperado fisicamente, independente de seu conteúdo textual. Para se chegar a este nível de organização os arranjos devem obedecer ao princípio da proveniência. “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve se misturar ao de outras entidades produtoras (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 37)
O princípio da proveniência é o fundamento da ciência arquivísitica, se o arquivista não observar a origem do documento ele não terá sucesso em seu trabalho enquanto gestor de documentos.
Para entendermos como surgiu o princípio da proveniência na história da Arquivologia, não devemos deixar de contextualizar a sistemática de arranjo. Essa técnica surgiu na França, em 1841 e teve origem na observação de como os documentos - que se acumulavam em decorrência de sua produção - estavam sendo arquivados. É como nos mostra Schellenberg em seu livro Arquivos Modernos (2004, p. 241-42), onde descreve os princípios gerais para que esse sistema funcione: São eles.
a) Os documentos devem ser agrupados por fundos (fonds), isto é, todos os documentos originários de uma determinada instituição, com uma atividade administrativa, ou, os documentos de uma corporação ou uma família, devem ser agrupados como o fonds. Essa é a primeira etapa. Ela ocorre no instante do recolhimento do conjunto de documentos, que passarão a ser tratados como únicos, pois pertencem ao mesmo produtor.
b) os documentos de um fundo devem ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo de ser atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. Este segunda definição é o que conhecemos como sendo a série,
subsérie, onde o documento de arquivo será encaixado segundo o seu contexto de produção em relação aos demais documentos.
c) as unidades, nos grupos de assuntos, devem ser arranjadas conforme as circunstâncias, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética. Essa é a forma como o documento vai ser arranjado fisicamente dentro do fundo arquivístico; depois de ocorrer a classificação dos documentos em série, subsérie e dossiê, estes documentos serão agrupados por datas tópicas, ordem alfabética nas caixas ou pastas.
Todos esses princípios foram publicados em uma circular em 24 de abril de 1841 e contou com presença do paleógrafo Natalis de Waily, que justificou o princípio do respeito aos fundos da seguinte maneira:
Uma classificação geral de documentos por fundos (e nos fundos) por assunto é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificação apresenta várias vantagens. Em primeiro lugar, é mais simples de se pôr em prática do que qualquer outro sistema, pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. (SCHELLENBERG, 2004, p. 79).
Em síntese: a sistemática de arranjo quando bem aplicada ajudará o arquivista a colocar em ordem os documentos no arquivo. Nesse processo o profissional deve observar a origem dos mesmos e a pertinência do assunto a fim de proceder de maneira correta no tratamento e no arquivamento.
Mas não é apenas a técnica de arranjo que o arquivista trabalha para pôr a documentação do acervo arquivístico em ordem. Após definir o arranjo o arquivista deve sempre trabalhar com a técnica da descrição com o objetivo de realizar a recuperação do documento em um menor tempo possível.
Para Schellenberg (2004) os principais tópicos a serem seguidos ao se realizar a descrição são: identificar o produtor, o tipo, o título e a estrutura. Vejamos abaixo as definições de cada um dos elementos essenciais da descrição:
O primeiro elemento na descrição de documentos é a responsabilidade que é indicada mencionando o nome do produtor da massa documental; o segundo
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elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência, relatórios, ordem, tabelas e outros; o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita – geralmente uma breve identificação da função, atividade ou assunto a que se refere; o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maços de documentos ou caixas. (SCHELLENBERG, 2004).
Ao longo dos anos as instituições arquivisticas relativizaram esses procedimentos descritivos. Os primeiros debates de como se deveriam tratar as massas documentais acumuladas de modo que garantisse o princípio do respeito aos fundos ocorreu no início da década de 70 do século XX. Esses questionamentos deram origens aos debates dos arquivistas americanos e canadenses que levaram suas discussões para o Conselho Internacional de Arquivos (ICA), órgão ligado à UNESCO.
As discussões em torno de um padrão internacional para a descrição prosseguiram nas reuniões dos países-membro do ICA com o objetivo de chegar a um acordo comum que possibilitasse aos profissionais das instituições de arquivo a trabalhar (realizar o tratamento técnico de seus acervos) de forma similar a preconizada pelos países membros como, por exemplo, os EUA e o Canadá.
O aprofundamento do debate ocorre na década de 1980, quando surge uma série de discussões envolvendo a comunidade arquivística em comissões ad-hoc e em Comitês Internacionais de Descrição, onde, através das trocas de experiências, arquivistas de diferentes países chegaram a um consenso no sentido de se adotar uma norma internacional geral de descrição, denominada ISAD(G) com a finalidade de se padronizar o tratamento técnico da informação arquivística.
Estas comissões ad-hoc posteriormente se tornaram Comitês Permanentes de Descrição Arquivistas representando instituições de peso do meio arquivístico. A partir de tais discussões surgiu a norma ISAD(G), com a qual a comunidade arquivística internacional contribuiu ativamente para o seu desenvolvimento através de ilustrações de seus cotidianos no tratamento de documentos.
O Congresso Internacional de Arquivos realizado em Madrid no ano 2000 foi o espaço de divulgação da ISAD(G). Para adequar a norma internacional ao contexto
nacional foram convidados arquivistas e especialistas de diversas instituições profissionais e de ensino brasileiras. Dessas discussões surgiu a NOBRADE, com os mesmos campos referenciais sugeridos pela ISAD(G).
2.1 ISAD(G) e a padronização das normas de descrição
Os primeiros estudos visando à criação de normas internacionais foram realizados por profissionais de arquivos de países como Inglaterra e Canadá. Foi nessa época, final da década de 1980, que teóricos e pensadores como Michael Cook, professor da Universidade de Liverpool, começariam a se perguntar em relação à descrição o mesmo que Schellenberg se perguntara alguns anos antes em relação ao arranjo: por que não sua harmonização universal?
De acordo com Belloto (2001, p.182) o objetivo da ISAD(G) “é estabelecer diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas, podendo ser usada juntamente com as normativas nacionais dos vários países membros do CIA”.
A versão original da ISAD (G) foi publicada em inglês e sua tradução oficial foi em francês. A tradução para o português falado e escrito no Brasil se deu por representantes brasileiros que participaram dos debates sobre a revisão da norma. É o que Vítor Fonseca, técnico do Arquivo Nacional e representante do Brasil nas discussões de elaboração da ISAD(G), nos conta em entrevista concedida à Revista Acervo (2007).
O mesmo fala na entrevista sobre a sua participação na revisão da ISAD(G) e de que maneira a participação do Brasil nas reuniões ad hoc contribuíram para que se fosse discutida e elaborada normas de descrição voltada para a comunidade arquivística nacional.
As primeiras providências para que a participação do Brasil pudesse se dá de uma maneira mais consistente foi a revisão dessas normas, sendo a ISAD(G) a primeira, já que no Brasil não havia nenhuma tradução, já que a tradução em disponível pela Associação Portuguesa de Bibliotecários e Documentalistas não circulava no Brasil.
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2.2 A ISAAR (CPF)
Outra norma de descrição internacional de documentos de arquivo é a ISAAR (CPF), norma usada para a “preparação de registros de autoridade (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção de arquivos” (Conselho Internacional de Arquivos, 2004, p.11). A mesma teve a sua primeira edição publicada em 1996, pelo Conselho Internacional de Arquivos e foi divulgada no Congresso Internacional de Arquivos de Pequim.
A norma ISAAR (CPF) vinha sendo desenvolvida pela Comissão ad hoc de Normas de Descrição do próprio CIA. Esta comissão foi fundamental para o desenvolvimento de normas internacionais de descrição de documentos arquivísticos e dela participaram membros importantes da Arquivologia.
A primeira edição da norma continha três áreas de descrição: Área de Controle de Autoridade, Área de Informação e a Área de Notas. Em 2000 a ISAAR (CPF) passou por uma revisão e recebeu mais uma área – área de controle, cujos objetivos são: Identificar especificamente o registro de autoridade no contexto em que será utilizado; a(s) instituição(ões) responsável(eis), as convenções ou regras nacionais ou internacionais aplicadas na sua criação; indicar a situação de redação do registro de autoridade e seu nível de detalhamento mínimo, parcial ou integral de acordo com as diretrizes e/ou regras nacionais ou internacionais; indicar quando ele foi criado, revisto ou considerado obsoleto, seu idioma e as fontes consultadas para o seu estabelecimento.
Em síntese: as atuais áreas de descrição da ISAAR (CPF) atualmente são quatro: 1): Área de Identificação (semelhante à anterior Área de Controle de Autoridade); 2) Área de Descrição (semelhante à anterior Área de Informação); 3) a Área de Relacionamentos e 4) Área de Controle (semelhante à Área de Notas). Segundo a informação contida no próprio prefácio da publicação da ISAAR (CPF) as duas últimas áreas foram acrescentadas como elemento essencial e já havia uma indicação (na edição de 1996) para que se registrassem relacionamentos.
No campo âmbito e conteúdo da própria ISAAR (CPF) a letra “a” do primeiro item se refere a “descrever uma entidade coletiva, pessoa ou família como unidades
dentro de um sistema de descrição arquivística”; com isso a norma possibilita realizar uma descrição de acervos arquivísticos particulares com entradas de ponto de acesso específicas para esses tipos de documentos.
No item 1.10 da norma há a definição do objetivo primordial da ISAAR (CPF) que é o de “fornecer regras gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores de documentos e do contexto da produção de documentos”, possibilitando se assim:
- o acesso a arquivos e documentos baseado no fornecimento de descrições do contexto da produção dos documentos associadas a descrições desses mesmos documentos, com frequência diversos e fisicamente dispersos;
- aos usuários a compreensão do contexto subjacente à produção e ao uso dos arquivos e documentos, de forma que possam melhor interpretar seus sentidos e significados;
- a identificação precisa dos produtores, incorporando descrições dos relacionamentos entre diferentes entidades, especialmente documentando a mudança administrativa em entidades coletivas ou mudanças pessoais de circunstâncias em indivíduos e famílias.
Outro item importante é o 1.11 onde se lê: “um registro de autoridade conforme esta norma pode servir também para controlar a forma do nome e identidade de uma entidade coletiva, pessoa ou família nomeada num ponto de acesso que seja relacionado a uma unidade de descrição arquivística”.
2.3 A NOBRADE
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE - foi concebida por profissionais técnicos de Arquivo Nacional do Brasil, instituição ligada atualmente ao Ministério da Justiça e a criação da mesma se baseou nas referidas normas internacionais já citadas anteriormente neste trabalho..
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A NOBRADE possui relações em comum tanto com a ISAAR (CPF) e ISAD(G). Ao mesmo tempo em que ela traduz as normas internacionais de descrição ela também estuda o sistema de arquivamento brasileiro. Essas discussões proporcionaram o aprimoramento dos instrumentos de pesquisa que nada mais são do que o resultado final de todo o processo de Arranjo e Descrição de um fundo arquivístico. Todos esses processos são fundamentais para a gestão dos documentos.
Os instrumentos de pesquisa são os mais variados possíveis e vão desde as listas até os guias, que vem a ser o instrumento de busca mais o completo e bem elaborado, pois abrange detalhadamente todo o acervo arquivístico.
Os outros instrumentos de busca são: os inventários, que podem ser do tipo analítico; os catálogos; que podem ser do tipo seletivo arrolando somente as informações importantes do documento ou do acervo; os índices, que arrola os documentos em ordem alfabética e a edição de fontes, instrumento que traz o texto integral dos documentos e suas respectivas fontes relacionadas.
3. .DESCRIÇÃO ARQUVISITICA COMO CAMPO TEÓRICO
Antes do advento das normas a descrição de documentos era feita da seguinte maneira: cada país possuía seu próprio método de descrição baseado em sua cultura e de acordo com as diretrizes políticas de cada instituição arquivística. Os debates que ocorreram entre os arquivistas e cientistas da informação propondo a adoção de normas de descrição de arquivos têm origem na problemática vivenciada pelas instituições arquivísticas norte-americanas e canadenses. O que, a princípio, parecia ser um problema restrito e comum aos dois países da América do Norte logo passou a fazer parte do cotidiano de outros países, e esse debate passou a fazer parte dos fóruns e conferência nacionais e internacionais.
As discussões seguiram no campo teórico com diversos autores abordando a questão da padronização da descrição arquivística como sendo algo que o arquivista deveria passar a se preocupar, tendo em vista o avanço das novas tecnologias de comunicação e informação como a internet e as bases de dados de acesso remoto. O ambiente digital ampliava o acesso ao fundo, mas para tanto exigia padronização dos metadados descritivos e dos formatos de intercâmbio e recuperação da informação. Uma nova fase da gestão de documentos se anunciava e os instrumentos para o tratamento da informação deveriam racionalizar esse processo, de forma universal, sem deixar de lado as particularidades de todos os pais. É nesse contexto e com essa filosofia que as normas são criadas.
Dentre os autores que passam a abordar esses temas na literatura podemos citar alguns nomes como Schellenberg, Michael Cook, Adrian Cunningham entre outros.
No Brasil podemos citar a Heloísa Belloto como sendo um dos autores que mais discutem a questão da padronização da descrição arquivística, como Lucia Veloso, Renato Tarcísio, Vitor Manoel M. da Fonseca, entre outros.
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Belloto (2001 p.180) no livro Arquivos Permanentes escreve o seguinte sobre a descrição de documentos
A massa de informações contidas em um arquivo só tem utilidade quando instrumentos de pesquisa que permitam o acesso a ela são difundidos entre os usuários. Portanto, a partir do arranjo, as tarefas operacionais são obrigatoriamente, a descrição e a disseminação da informação. Só assim se chega à exploração dos fundos – a grande meta dos arquivos permanentes, pelo menos daqueles que não se limitam à custódia patrimonial. (BELLOTO, 2001, 180-181).
Para a autora um dos pontos importantes da política de descrição de arquivos são as hierarquias Ou seja, o arquivista deve seguir a ordem hierárquica dos documentos dispostos no arquivo de modo que se obedeça à ordem de sua criação (princípio da organicidade).
Num contexto em que o processo de ordenação de documentos é independente de sua descrição, a impossibilidade de definir a unidade de descrição arquivística de maneira uniforme força os arquivistas a recorrerem a uma hierarquia de descrições redigidas de forma a precisar a especificidade de cada uma das peças individuais e a produzir descrições que possam demonstrar a natureza dos conjuntos visados. (BELLOTTO, 2001, p. 220).
Por isso acreditamos que nesse contexto profissional a descrição arquivística é uma atividade fundamental, pois ao ser aplicada permite-nos conhecer as informações contidas nos documentos.
Para Carbone (1993,) a Arquivística “estabelece critérios próprios mediante uma lógica e metodologias próprias para servir de encaminhamento à pesquisa e ao conhecimento”. Dentre as metodologias, está a Descrição Arquivística, que é o ato de descrever e representar as informações contidas em documentos e /ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (inventários, guias, catálogos etc.), os quais indicam os documentos de arquivo quanto À sua localização, identificação e gestão, além de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivos que os gerou.
As atividades de descrição são importantes porque garantem a compreensão do acervo arquivístico. No entanto, alguns teóricos defendem que a descrição arquivística deve ser usada com mais frequência na fase permanente do documento. Essa teoria defende que o documento possui três idades, sendo a primeira idade a
fase corrente do documento, que vem a ser a fase logo após a sua criação e arquivamento. A segunda idade é a fase onde os documentos servem de fontes de pesquisa a outros usuários além daqueles que os produziram, nesta fase o documento tem a função de fonte de pesquisa. Na terceira e última idade o documento passa a ser de caráter permanente. Para os teóricos essa deveria ser a idade ideal para se realizar a descrição arquivística.
Com o advento do suporte eletrônico, segundo Lopes (1996 apud Hagen 1998), a “descrição ocorre em todos os momentos do tratamento dos documentos [...] a descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos”.
A descrição arquivística cumpre um papel fundamental na organização do acervo arquivístico, pois ao término de sua organização o arquivista elabora instrumentos de pesquisa que auxiliam usuários e arquivistas na localização da documentação no arquivo, como mencionamos anteriormente. Através dela o arquivista cria representações de um determinado acervo explicitando seu contexto e conteúdo. Trata-se de uma atividade intelectual que demanda competências de interpretação de textos, conhecimento histórico acerca do produtor e de sua época, além de habilidade com a língua em que estão sendo produzidas as informações descritivas. Segundo a Society of American Archivists (2002), seu propósito é o de identificar, gerenciar, estabelecer controle intelectual, localizar, explicar o acervo arquivístico e promover o acesso. (ANDRADE e SILVA, 2008, p.15).
Na Arquivística o termo “descrição arquivística” apareceu com força representativa no Manual de Arranjo e Descrição, escrito e publicado na Holanda em 1898 e considerado por muitos estudiosos uma obra prima do que vem a ser a Arquivística moderna.
O manual acentuava a necessidade da documentação ser descrita uniformemente, sem prestigiar este ou aquele documento e tendo por base um suposto grau de valor histórico que é identificado ou atribuído pelo agente descritor. Citava ainda a necessidade de uma descrição que partia do conjunto documental mais geral indo até as unidades específicas do acervo. (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973).
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A descrição arquivística só começou a ser conhecida e estudada por arquivistas e teóricos a partir do século XX, e para alguns destes teóricos, como é o caso de Leão (2006, apud Andrade e Silva, 2008, p.17), “a descrição arquivística se distanciou do objetivo inicial de controle dos acervos pela instituição custodiadora para ser uma facilitadora da recuperação dos documentos, [permitindo seu] acesso a um crescente universo de usuários”.
Enfim, o uso das normas e padrões facilita o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional e gera economia de recursos à medida que permite o compartilhamento de dados, além de otimizar o processo de busca e recuperação da informação, proporcionando o uso dinâmico e ágil dos instrumentos de pesquisa.
4. DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA: levantamento de artigos e análises
Nesse capítulo analisamos os dados empíricos da pesquisa, cuja questão central foi levantar a recorrência da temática “descrição arquivistica” nos periódicos da área, de modo a mapear a produção de artigos sobre o tema, assim como, relacionar esse debate com outros temas transversais como a gestão de documentos.
No levantamento feito nos periódicos para a realização da pesquisa tomamos como referência artigos científicos publicados em português ou que tivessem sido escritos em outro idioma, mas traduzido para o português. Foram selecionados 6 periódicos nacionais com base na avaliação do sistema Webqualis da CAPES elencados nos extratos A1-A2 e B1-B2.. Também incluímos periódicos que não constam na lista da CAPES, mas que consideramos importantes para a área, como os periódicos Arquivista.Net e Ponto de Acesso.
PERIÓDICOS PESQUISADOS ÁREA - EXTRATO
CLASSIFICAÇÃO WEBQUALIS NÚMERO DE ARTIGOS ENCONTRADOS Acervo História - B1 Interdisciplinar – B3 10 artigos (sendo 9 publicados em 2007 e 1 em 2013).
Transinformação Interdisciplinar – A1 1 artigo
Perspectiva em Ciência da Informação Interdisciplinar – A1 3 artigos
Ciência da Informação Interdisciplinar – A2 1 artigo
Ponto de Acesso Sem extrato 2 artigos
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Diante destes critérios de seleção partimos para os sites dos periódicos selecionados e realizamos as buscas pelos termos “descrição arquivística” e “descrição em arquivos” onde encontramos em média 1 (um) artigo por periódico tomando como filtro cronológico o período de 2007 a 2013. Exceção foi o periódico Acervo, que em 2007 tem uma edição dedicada à temática. Prosseguimos na pesquisa e cruzamos os termos acima como os termos “gestão de documentos” e “arquivos correntes”.
A questão principal para a este tema foi o fato de trabalhar com arquivos correntes. Tal como na prática, na literatura científica há poucos estudos relacionando descrição, arquivos correntes e gestão de documentos. No levantamento encontramos apenas 2 (dois) artigos relacionando descrição e gestão e nenhum artigo relacionando descrição e arquivos correntes. O que reforça uma tendência na área de reservar a descrição para os arquivos de terceira geração, os arquivos históricos. No entanto, sabemos que a questão da gestão dos documentos inicia-se na fase corrente, cabendo o profissional identificar os documentos que já nesta fase guardam informações que merecem uma descrição mais detalhada com vista à recuperação. Esse aspecto já pode ser percebido pelo profissional, pois ao fazer o plano de classificação e o arranjo esta questão se revela. Tal como ocorre em outras áreas o profissional da informação sabe se determinando documento merece uma descrição elementar ou uma descrição mais profunda Geralmente os documentos cuja a guarda não excede há cinco anos são descritos de forma mais simples e aqueles que têm caráter permanente, que guardam potencialmente um caráter histórico, ainda na sua fase inicial merecem recebem descrições mais detalhadas, ainda que caracterizado como documentos em fase corrente..
Diante da literatura levantada para a pesquisa nota-se que o tema merece uma maior atenção da comunidade arquivística, pois quando nos deparamos com massas documentais acumuladas sem nenhum tipo de tratamento, são nessas situações que o arquivista tem que mostrar seu conhecimento buscando estratégia para gerir de forma rápida e econômica os diversos fundos sob a custódia dos Arquivos. Para que isso ocorra o conhecimento das normas e padrões de descrição são fundamentais.
Em outras situações, quando esses documentos chegam ao arquivo, muitas das vezes provenientes de instituições públicas que foram extintas ou passaram por fusões com outras instituições públicas, o arquivista nada ou pouco pode fazer para reverter essa situação, já que muitos documentos provavelmente foram descartados.
A pergunta: A quem se destinou essa documentação no contexto de sua criação? Geralmente na documentação de uso corrente ou na primeira idade de seu uso seus usuários são seus próprios produtores, o que explica o fato do arquivista não de imediato organizar essa documentação, pois a alegação de seu produtor/usuário é que essa documentação tem “vida curta” ou serve apenas para informar um fato e que, portanto, não terá nenhum “valor histórico ou cultural” para próximas gerações.
Essa questão é conflitante profissionalmente falando, pois ao não realizarmos a descrição em arquivos considerados correntes um outro colega de profissão irá se deparar um dia com essa mesma documentação sem nenhum tratamento técnico, sem conhecimento de sua acumulação, da entidade custiadora e de seus produtores. Questões contextuais, tal como preza o princípio da proveniência e da organicidade dos documentos também se perdem.
Controvérsias: alguns arquivistas entendem que nem todo documento nasce com valor histórico embutido e que é a própria História que lhe dará este valor ao documento e que, portanto, o arquivista deve trabalhar com a descrição arquivística quando este documento possuir tal valor.
A relevância do tema descrição de documentos nos artigos publicados nos periódicos levantados está relacionada ao fato de ser uma atividade de caráter histórico voltada para recuperação das fontes comprobatórias de atos de toda a natureza (políticos, jurídicos, etc.), sendo a descrição arquivística o processo que garante a recuperação e o acesso de forma rápida e consistente a tais informações. Pode-se dizer que recuperar e acessar os documentos é um dos pilares da arquivística moderna, tal como preconizou a publicação do Manual dos Holandeses onde a prática da descrição está relacionada ao arranjo do documento, que vem a ser a prática de se organizar os documentos de arquivos e que está intimamente ligada ao órgão que os produziu e/ou os custodiou.
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Abaixo mostramos as tabela discriminando os periódicos relacionados na pesquisa que têm artigos publicados no período de 2007 a 2013 sobre os temas “descrição arquvistica e gestão de documento”; “descrição arquviistica e arquivos correntes”.
Periódico Artigo Autor (es) Dados da
Publicação Transinformação Proposição de um conjunto de metadados para descrição de arquivos fotográficos considerando a Nobrade e a Sepíades Neiva Pavezi, Daniel Flores, Carlos Blaya Perez. V 21,. N 3, 2009
Periódico Artigo Autor (es) Dados da
Publicação Ponto de Acesso Aspectos introdutórios da representação de informação arquivistica: a norma brasileira de descrição arquivística (nobrade), a descrição arquivística codificada (ead-dtd) e o projeto archives hub. Ricardo Sodré Andrade Vol. 1, 2007 . Ponto de Acesso Aspectos teóricos e históricos da descrição arquivística e uma nova geração de instrumentos arquivísticos de referência Ricardo Sodré Andrade, Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva. Vol, 2, n3, 2008
Periódico Artigo Autor (es) Dados da Publicação Arquivística.net Princípios da descrição Arquivística: do suporte convencional ao eletrônico
Ana Paula Moura Souza, Alécia Silva Rodrigues, Alex Silva Rodrigues, Ângela Aparecida de Oliveira. V.2, n.2, p.38-51, [2006/7]
Periódico Artigo Autor (es) Dados da
Publicação Ciência da Informação Uma visão arquivística sobre os documentos fotográficos referentes ao decanato de ensino de graduação presentes no acervo do Centro de Documentação da Universidade de Brasília André Porto Ancona Lopes, Leandro de Melo Borges V..38, n..3,2009
Periódico Artigo Autor (es) Dados da
Publicação Acervo Desenvolvimento na Descrição Arquivística: Algumas sugestões para o futuro Michael Cook V.20, n.1/2 2007
Acervo A Descrição Arquivística na França, Entre Normas e Práticas. Claire Sibille V.20, n.1/2 2007 Acervo A Descrição no Departamento Archivo Intermedio
Andrés Pak Linares
V.20, n.1/2 2007 Acervo O Poder da Proveniência na Descrição Arquivística: Uma perspectiva sobre o desenvolvimento da segunda edição da ISAAR (CPF) Adrian Cunningham V.20, n.1/2 2007 Acervo Acesso Eletrônico à Informação Arquivística: Vantagens e potenciais das normas de descrição Nils Bruebach V. 20, n.1/2 2007
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Periódico Artigo Autor (es) Dados da
Publicação
Acervo Por que
Precisamos de Normas Michael Fox V.20, n.1/2 2007 Acervo Classificação e Avaliação de Documentos: Normalização dos procedimentos técnicos de gestão de documentos Maria Izabel Oliveira V.20, n.1/2 2007 Busca booleana revelou a relação gestão de documentos e descrição.
Acervo Padrões para
Garantir a Preservação e o Acesso aos Documentos Digitais ” Claudia Lacombe, Margareth da Silva. V.20, n.1/2 2007 No resumo foi encontrado o termo gestão de documentos
Acervo Entrevista Vitor Fonseca V.20, n.1/2 2007
Acervo Recuperação de imagens digitais e normalização Arquivística Antonio Victor Rodrigues Botão, Rosali Fernandez de Souza. V.26, n.1 2013
Periódico Artigo Autor (es) Dados da
Publicação Perspectiva em Ciência da Informação Arranjo e descrição arquivística em processos judiciais Tassiara Jaqueline Fanck Kich, Glaucia
Vieira Ramos Konrad v. 16, n. 4 (2011)
Perspectiva em Ciência da Informação O tratamento da informação em acervos de manuscritos musicais brasileiros
André Guerra Cota
v. 5, n. 1 (2000) Perspectiva em Ciência da Informação Arquivo público e informação: acesso à informação nos arquivos públicos estaduais do Brasil
Maria Regina Persechini Armond Côrtes.. v. 2, n. 2 (1997) No resumo consta a palavra Gestão de documentos
Em síntese: na análise das tabelas acima notamos que são poucos os artigos sobre o tema descrição nas revistas elencadas, tendo em vista que o recorte cronológico foi de 2007-2013. Investigamos a relação entre “descrição arquivistica”, “gestão de documentos” e “arquivos correntes” realizando pesquisa tanto nos títulos quanto nos resumos e palavras-chave.
Percebe-se que a temática foi explorada de forma exaustiva pela Revista Acervo no ano de 2007, quando o Arquivo Nacional, responsável pela publicação, editou um número especial sobre o tema. Nos demais periódico a incidência não passou de 1 artigo, com exceção das Revistas Ponto de Acesso e Perceptiva em Ciência da Informação, onde encontramos 2 e 3 artigos, respectivamente. Enfim, mesmo num cenário em que se discute gestão de documentos e bases de dados a temática da descrição arquivista continua tímida como tema de pesquisa o que revela um silenciamento da Arquvisitica brasileira para com essa questão.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente trabalho teve como objetivo propor uma reflexão sobre um tema que considero importante para o meio arquivístico como um todo: a descrição arquivística. Ao analisar textos de renomados autores que dissertam sobre a prática da descrição pude notar que a mesma é considerada peça fundamental na realização de um bom trabalho de gestão de documentos.
Mesmo que a questão da gestão não fosse nosso foco inicial, essa abordagem foi introduzida na pesquisa, pois sabemos que a recuperação da informação é um aspecto fundamental nessa atividade e, para que ela ocorra com sucesso, a descrição dos fundos é de suma relevância. Ou seja: descrição e gestão de documentos são temas intrinsecamente relacionados. Discutimos esse problema mostrando que arranjo e descrição são atividades-chaves para que o arquivo seja organizado tanto fisicamente como intelectualmente.
A gestão de documentos vem a ser na “Era Moderna dos Arquivos” uma de suas principais atividades, pois o foco da ação do profissional é tratar e recuperar as informações contidas nos fundos para que possam ser acessadas de forma rápida e precisa, mas para termos precisão e consistência precisamos saber aplicar as normas. No entanto, essa preocupação ainda é recente na área e o tema ainda é pouco estudado no campo científico como mostrou o levantamento realizado nos periódicos.
Enfim, é este usuário que busca a informação contida no documento que temos que atender de forma eficaz e só conseguimos alcançar nosso objetivo se o nosso arquivo está organizado não só com os documentos dispostos em caixas box, mas também organizados entre si obedecendo aos critérios intelectuais como a ordem em que foi criado, o que garante a sua autenticidade perante o seu órgão produtor.
REFERÊNCIAS
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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): Norma Geral de Descrição Arquivística: 2.ed., rev., adotada pelo Comitê de Normas de Descrição, Estocolmo, Suécia,19-22 de setembro de 1999, versão final aprovada pelo CIA. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000.119p
FONSECA, Vitor Manoel M. Entrevista. Acervo, rio e Janeiro, V.20, n.1/2 2007 HAGEN, Acácia Maria Maduro. Algumas considerações a partir do processo de padronização da descrição arquivística. Ci. Inf. [online]. vol.27, n.3 1998
Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php
JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Acervo, v. 2, n.2, jul./dez, 1987.
LEÃO, Flávia Carneiro. A representação da informação arquivística
permanente a normalização descritiva e a ISAD(G). São Paulo: ECA/USP, 2006. Originalmente apresentado como dissertação de mestrado, Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2004.
