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Academic year: 2021

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Stactus Informática Ltda Agosto / 2010

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2 Instalação do Extratus...1

2.1 Requisitos de Hardware e Software... 1

2.2 Execução do Instalador ... 1

3 Importação dos Modelos no Domínio Sistemas ...3

3.1 Contato com a Revenda Local ... 3

4 Exportação das informações do Domínio Sistemas...3

4.1 Exportação do Cadastro de Empresas ... 3

4.2 Exportação do Cadastro de Históricos Padrão... 3

4.3 Exportação do Cadastro de Plano de Contas ... 4

5 Utilização do Extratus ...4

5.1 Iniciando e selecionando o usuário... 4

5.2 Selecionando a Empresa ... 4

5.2.1 Licenciamento ... 5

5.2.1.1 Licenciamento (Opção “Sim”) ... 6

5.2.1.2 Licenciamento (Opção “Não”)... 6

5.3 Menu Arquivo ... 7 5.4 Menu Cadastro... 7 5.4.1 Cadastro de Empresas ... 7 5.4.1.1 Inclusão de Empresas ... 8 5.4.1.2 Exclusão de Empresas ... 8 5.4.1.3 Alteração de Empresas ... 8 5.4.2 Cadastro da Febraban ... 8 5.4.2.1 Inclusão da Febraban ... 8 5.4.2.2 Exclusão da Febraban ... 9 5.4.2.3 Alteração da Febraban ... 9 5.4.3 Cadastro de Bancos ... 9 5.4.3.1 Inclusão de Bancos ... 9 5.4.3.2 Exclusão de Bancos ... 9 5.4.3.3 Alteração de Bancos ... 10 5.4.4 Cadastro de Contas ... 10

5.4.5 Cadastro de Planos de Contas ... 10

5.4.6 Cadastro de Históricos Padrão ... 10

5.4.7 Cadastro de Tipos de Movimentação ... 11

5.5 Menu Integração ... 11

5.5.1 Importação... 11

5.5.1.1 Importação de Empresas ... 11

5.5.1.2 Importação de Planos de Contas ... 12

5.5.1.3 Exclusão de Contas Contábeis ... 12

5.5.1.4 Importação de Históricos Padrão... 12

5.5.1.5 Exclusão de Históricos Padrão ... 13

5.5.1.6 Importação de Extratos OFC/OFX/QIF ... 14

5.5.1.7 Importação de Extratos do Banese HTM/HTML... 14

5.5.1.8 Importação de Extratos do Bradesco HTM/HTML ... 14

5.5.1.9 Importação de Extratos do Banco do Brasil BBT... 14

5.5.1.10 Importação de Extratos do Sicredi PRN... 15

5.5.1.11 Prévia da Gravação dos Extratos... 15

5.5.2 Exportação... 18

5.5.2.1 Exportação de Lançamentos para o Domínio... 18

5.6 Menu Utilitários ... 18

(3)

5.7 Menu Ajuda ... 19

5.7.1 Licenciamento ... 20

5.7.2 Bancos Homologados ... 20

5.7.3 Novidades da Versão... 21

5.7.4 Sobre o Sistema ... 21

6 Integração com o Domínio Sistemas...21

6.1 Importação dos Lançamentos Contábeis ... 21

6.2 Importação dos Extratos Bancários (Apenas OFC e OFX) ... 22

6.3 Conciliação dos Lançamentos Contábeis e Extratos Importados... 22

7 Layout de arquivos...23

7.1 Arquivos para importação... 23

7.1.1 Empresas ... 23

7.1.2 Plano de Contas ... 23

7.1.3 Históricos Padrão ... 23

7.2 Arquivos para exportação... 24

7.2.1 Lançamentos Contábeis para o Domínio Sistemas ... 24

(4)

1

Introdução

Nos dias de hoje, somos forçados a buscar ao máximo a otimização das nossas tarefas, a fim de aproveitarmos melhor o tempo, que se torna cada vez mais escasso.

Toda empresa que mantém contabilidade regular está obrigada a inserir em seus lançamentos a movimentação das suas contas bancárias, o que consome grande parte do tempo do responsável pela tarefa.

A grande maioria das instituições bancárias já disponibiliza as informações dos extratos bancários nos formatos OFC e OFX, possibilitando a importação por programas de controle financeiro/contábil.

Pensando nisso, foi desenvolvido o Extratus, que diminui radicalmente o tempo necessário para a digitação dos lançamentos contábeis dos extratos bancários.

Através do arquivo OFC ou OFX gerado no site das instituições bancárias, é possível importar todos os lançamentos bancários sem nenhum trabalho de digitação, e em seguida fazer a geração do arquivo de lançamentos contábeis que poderá ser importado no sistema contábil.

Esta versão contempla apenas a exportação dos lançamentos contábeis para o Domínio Sistemas, mas estamos trabalhando aumentar a lista de programas compatíveis.

2

Instalação do Extratus

2.1

Requisitos de Hardware e Software

 PC com Processador de 500 MHz  256 megabytes (MB) de RAM ou mais  50 MB de espaço livre em C:\

 Windows 2000 ou Windows XP.

 Microsoft Access 2003 (Caso não tenha, clique aqui e instale o Access Runtime)  Internet Explorer 7 ou superior

 Sistema Contábil Domínio

2.2

Execução do Instalador

Executar o arquivo Extratus.exe. Caso ainda não possua o instalador, fazer download através do endereço abaixo:

www.stactus.com.br/programas/Extratus.exe

Após a execução do programa, será apresentada a seguinte tela:

Clique em Avançar, e o instalador questionará se existe necessidade de serem criados ícones na área de trabalho e bandeja do sistema. Ficará a critério do usuário se

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Clique em Avançar, e será solicitada confirmação para a Instalação do Extratus:

Clique em Instalar para que o procedimento de instalação inicie. Em seguida, será apresentada uma tela com orientação sobre o licenciamento do Extratus, e informações para contato, que deverão ser lidas atentamente:

Após a leitura, clique em Avançar, e a tela abaixo será apresentada, com a solicitação de confirmação para executar o Extratus e abrir o Manual do sistema:

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3

Importação dos Modelos no Domínio Sistemas

3.1

Contato com a Revenda Local

Entre em contato com sua Revenda Local, e solicite acompanhamento na importação dos dois modelos de relatório abaixo:

- Exportação de Empresas (C:\Extratus\Modelos\Exporta Empresas.bgr)

- Exportação de Históricos Padrão (C:\Extratus\Modelos\Exporta Históricos.bgr)

4

Exportação das informações do Domínio Sistemas

Após a intervenção da sua Revenda Local para auxiliá-lo na importação dos modelos, estarão disponíveis no Gerenciador de Relatórios os modelos para Exportação de Empresas e Exportação de Históricos, conforme abaixo:

4.1

Exportação do Cadastro de Empresas

Para gerar o arquivo com informações do cadastro de empresas, basta selecionar o modelo Exportação Empresas, e clicar em Executar.

Automaticamente será criado na pasta C:\Extratus o arquivo Empresas.txt com todas as empresas da base de dados.

4.2

Exportação do Cadastro de Históricos Padrão

Antes de gerar o arquivo com informações dos históricos padrão, selecione a empresa que deseja trabalhar.

Em seguida, clique sobre o modelo Exportação Históricos, e depois em Executar. Também é possível informar o código da empresa no momento de gerar o arquivo de históricos padrão.

Automaticamente será criado na pasta C:\Extratus o arquivo Históricos.txt com todos os históricos padrão da empresa selecionada.

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4.3

Exportação do Cadastro de Plano de Contas

Já o plano de contas deverá ser gerado usando os recursos nativos do Domínio Sistemas, através do menu Utilitários / Exportação / Contas, conforme abaixo:

É necessário alterar o campo Tipo para Analítica, e o nome do arquivo a ser gerado de acordo com a empresa que se pretende exportar. Lembre que o formato do nome do arquivo é Plano_EEEE.txt, onde “EEEE” é o código da empresa.

Clicando em Exportar, será criado na pasta C:\Extratus o arquivo Plano_EEEE.txt com todas as contas contábeis analíticas da empresa selecionada.

5

Utilização do Extratus

5.1

Iniciando e selecionando o usuário

Para iniciar o Extratus, clique no ícone correspondente na Área de Trabalho, Bandeja do Sistema ou Menu Iniciar.

Será apresentada a tela de Identificação do Usuário:

O usuário inicial é ADMIN, e a senha é 1234.

Após a informação da senha padrão, é altamente recomendável que esta seja alterada. Para isso, clique no botão Alterar Senha, e será aberta a seguinte tela:

Informe e repita a nova senha, e em seguida, clique no botão Alterar Senha. Voltando para a tela de Login, informe a nova senha para ter acesso ao Extratus.

5.2

Selecionando a Empresa

Se o serial estiver correto, ou optar por não licenciar, será exibida a tela para Seleção da Empresa:

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Selecione a empresa 1 – EMPRESA TESTE, que já está previamente cadastrada, informe a competência que se pretende importar os extratos, e depois clique no botão

Ativar.

A seleção poderá ser feita digitando o número da empresa, clicando com o mouse no campo Empresa e escolhendo na lista, ou teclando F3 para abrir a Tela de Pesquisa, conforme abaixo:

Digitando qualquer parte do nome da empresa no campo Pesquisar por, a lista de empresas será filtrada. Quando a empresa que se pretende trabalhar aparecer na lista, basta um duplo-clique sobre a linha para levar a informação para a tela de Seleção de Empresas.

Clicando no botão Cancelar, o Extratus será fechado.

Para confirmar a empresa e competência selecionadas, clique no botão Ativar e a Razão Social da empresa aparecerá na barra da janela principal, conforme abaixo:

5.2.1 Licenciamento

Se o Extratus ainda não estiver licenciado, será apresentada a seguinte tela:

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5.2.1.1 Licenciamento (Opção “Sim”)

Clicando em “Sim”, será apresentada a seguinte tela:

Preencha os campos Razão Social/Nome, Pessoa para Contato, Telefone e Fax. Perceba que o campo Identificação da Estação é preenchido automaticamente, com o código correspondente da máquina onde está instalado o Extratus, e não pode ser alterado pelo usuário.

Informe os campos Tipo do Licenciamento e o Serial Válido de. O campo Até será preenchido automaticamente.

Em seguida, clique no botão Solicitar Serial, e será gerado um e-mail com os dados informados.

Quando receber a resposta deste e-mail com o serial do produto, informe no respectivo campo e clique em Licenciar.

Se preferir, ligue para (79)2106-6400, peça para falar com Edison e solicite sua senha.

Caso o serial seja inválido, o sistema será fechado.

5.2.1.2 Licenciamento (Opção “Não”)

Se não estiver licenciado e clicar em “Não”, será apresentada a seguinte tela:

Se o licenciamento estiver vencido e clicar em “Não”, será apresentada a seguinte tela:

Em ambos os casos o sistema funcionará normalmente, porém com a limitação de exportação de apenas 5 lançamentos contábeis.

(10)

5.3

Menu Arquivo

Neste menu temos apenas a opção de saída do Extratus:

Outra forma de sair do Extratus é clicar no botão no canto superior direito da janela principal.

5.4

Menu Cadastro

Neste menu temos as opções Empresas, Bancos, Contas, Planos de Contas, Históricos Padrão e Tipos de Movimentação:

5.4.1 Cadastro de Empresas

Clicando na opção Empresas, será aberta a seguinte tela:

A seleção poderá ser feita digitando o número da empresa, clicando com o mouse no campo Empresa e escolhendo na lista, ou teclando F3 para abrir a Tela de Pesquisa, conforme abaixo:

Digitando qualquer parte do nome da empresa no campo Pesquisar por, a lista de empresas será filtrada. Quando a empresa que se pretende trabalhar aparecer na lista, basta um duplo-clique sobre a linha para levar a informação para a tela de Seleção de Empresas.

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5.4.1.1 Inclusão de Empresas

Para incluir uma empresa, basta informar o novo código e será questionado se o usuário pretende mesmo fazer a inclusão, conforme abaixo:

Clicando no botão Sim, um novo registro será criado, bastando informar os campos

Razão Social e Inscrição.

5.4.1.2 Exclusão de Empresas

Para excluir uma empresa, selecione o registro correspondente, e clique no botão que fica na barra de ferramentas.

Após clicar, ratifique sua intenção na tela de confirmação.

5.4.1.3 Alteração de Empresas

Para alterar uma empresa, selecione o registro correspondente e altere o campo desejado.

Não é permitido alterar o código da empresa. Caso haja necessidade de trocar o código, a empresa deverá ser excluída e incluída novamente com o código correto, e todas as informações desta empresa serão eliminadas.

5.4.2 Cadastro da Febraban

Clicando na opção Febraban, será aberta a seguinte tela:

5.4.2.1 Inclusão da Febraban

Para incluir um banco, clique no botão que fica na barra de ferramentas.

Após clicar, o cursor se deslocará para o final da tabela, bastando informar o código e a Descrição de acordo com a FEBRABAN.

O campo Elimina Descrição deve ser preenchido apenas se necessitar que algum caracter informado na descrição do banco seja substituído, por exemplo:

- Informar “0123456789” quando quiser que todos os caracteres numéricos sejam substituídos por espaços em branco.

- Informar “-/.” quando quiser que o traço, barra e ponto sejam substituídos por espaços em branco.

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5.4.2.2 Exclusão da Febraban

Para excluir um banco, selecione o registro correspondente, e clique no botão que fica na barra de ferramentas.

Se pretender excluir todos os registros de uma única vez, antes de clicar no botão de exclusão, clique no quadrado no canto superior esquerdo da janela para marcar os registros, conforme exemplo abaixo:

Após clicar, ratifique sua intenção na tela de confirmação.

Importante:

Vale lembrar que este cadastro é essencial para a correta importação dos extratos. Caso seja excluído algum banco indevidamente, terá que ser novamente informado para possibilitar a importação.

5.4.2.3 Alteração da Febraban

Para alterar um banco, selecione o registro correspondente e altere o campo desejado.

5.4.3 Cadastro de Bancos

Clicando na opção Bancos, será aberta a seguinte tela:

5.4.3.1 Inclusão de Bancos

Este cadastro será preenchido automaticamente no momento da importação dos extratos bancários.

5.4.3.2 Exclusão de Bancos

Para excluir um banco, selecione o registro correspondente, e clique no botão que fica na barra de ferramentas.

Se pretender excluir todos os registros de uma única vez, antes de clicar no botão de exclusão, clique no quadrado no canto superior esquerdo da janela para marcar os registros, conforme exemplo abaixo:

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Vale lembrar que todos os extratos já importados deste banco também serão excluídos.

5.4.3.3 Alteração de Bancos

Para alterar um banco, selecione o registro correspondente e altere o campo desejado.

Se o campo Código for alterado, todos os extratos também serão alterados.

5.4.4 Cadastro de Contas

Este cadastro será preenchido automaticamente no momento da importação dos extratos bancários.

5.4.5 Cadastro de Planos de Contas

Clicando na opção Plano de Contas, será aberta a seguinte tela:

A inclusão de planos de contas será detalhada durante o processo de importação de Planos de Contas.

5.4.6 Cadastro de Históricos Padrão

Clicando na opção Históricos Padrão, será aberta a seguinte tela:

A inclusão de históricos padrão será detalhada durante o processo de importação dos Históricos Padrão.

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5.4.7 Cadastro de Tipos de Movimentação

Clicando na opção Tipos de Movimentação, será aberta a seguinte tela:

Alguns tipos de movimentação são previamente cadastrados, porém, alguns bancos usam tipos diferenciados.

Se durante o processo de importação dos extratos for solicitada a inclusão de um tipo não existente, basta informar no campo Extrato o conteúdo que for lido durante a importação, e assinalar no campo Extratus se o mesmo é positivo ou negativo.

5.5

Menu Integração

Saltamos o menu de Movimento propositalmente, pois suas opções dependem diretamente do menu Integração, e serão gerados praticamente em conjunto.

Neste menu temos as opções de Importação e Exportação:

5.5.1 Importação

Clicando na opção Importação, será aberta a seguinte tela:

Existem arquivos de exemplo para todos os itens. Clique em importar para testar.

5.5.1.1 Importação de Empresas

Para importar o cadastro das empresas, basta clicar no botão para selecionar o arquivo Empresas.txt, gerado pelo seu sistema contábil, e em seguida clicar no botão Importar.

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5.5.1.2 Importação de Planos de Contas

Para importar o plano de contas, basta clicar no botão para selecionar o arquivo Plano_EEEE.txt, gerado pelo seu sistema contábil, e em seguida clicar no botão Importar.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo tem que corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

Para consultar o último arquivo importado, clique no botão .

Quando a importação for concluída, será possível visualizar os dados importados em Cadastro / Planos de Contas, conforme abaixo:

Nesta tela nenhuma informação poderá ser alterada manualmente, pois devem corresponder com exatidão com os dados do seu Sistema Contábil.

5.5.1.3 Exclusão de Contas Contábeis

Para excluir uma conta contábil, selecione o registro correspondente, e clique no botão que fica na barra de ferramentas.

Se pretender excluir todos os registros de uma única vez, antes de clicar no botão de exclusão, clique no quadrado no canto superior esquerdo da janela para marcar os registros, conforme exemplo abaixo:

Após clicar, ratifique sua intenção na tela de confirmação.

Vale lembrar que todos os lançamentos de extratos já importados com esta conta contábil também serão excluídos.

5.5.1.4 Importação de Históricos Padrão

Para importar os históricos padrão, basta clicar no botão para selecionar o arquivo Históricos.txt, gerado pelo seu sistema contábil, e em seguida clicar no botão Importar.

Dentro do arquivo Históricos.txt gerado pelo seu sistema contábil, existe a informação do código da empresa, que obviamente também deverá corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

Para consultar o último arquivo importado, clique no botão .

Quando a importação for concluída, será possível visualizar os dados importados em Cadastro / Planos de Contas, conforme abaixo:

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O campo Acrescenta Descrição? Deve ser marcado para os lançamentos que necessitam da descrição (Complemento do Histórico Padrão) que vem no extrato. Ex.: Cheques compensados.

As demais informações não poderão ser alteradas manualmente, pois devem corresponder com exatidão com os dados do seu Sistema Contábil.

Para facilitar a procura por históricos padrão que necessitem acrescentar a descrição, de um duplo-clique sobre o campo Código, e a seguinte tela será apresentada:

Digitando qualquer parte da descrição do histórico campo Pesquisar por, a lista de históricos será filtrada. Quando o histórico que se pretende alterar aparecer na lista, basta um duplo-clique sobre a linha para levar a informação para a tela de Cadastro de Históricos.

Repita a operação até ter informado todos os históricos padrão necessários.

5.5.1.5 Exclusão de Históricos Padrão

Para excluir um histórico padrão, selecione o registro correspondente, e clique no botão que fica na barra de ferramentas.

Se pretender excluir todos os registros de uma única vez, antes de clicar no botão de exclusão, clique no quadrado no canto superior esquerdo da janela para marcar os registros, conforme exemplo abaixo:

Após clicar, ratifique sua intenção na tela de confirmação.

Vale lembrar que todos os lançamentos de extratos já importados com este histórico padrão também serão excluídos.

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5.5.1.6 Importação de Extratos OFC/OFX/QIF

Para importar os extratos no formato OFC/OFX/QIF de qualquer instituição bancária, basta clicar no botão para selecionar o arquivo Extrato_EEEE_BBB_AAAAMM.TTT, gerado através do site, e em seguida clicar no botão Importar.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo tem que corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

“BBB” corresponde ao código da instituição bancária, de acordo com a FEBRABAN.

Importante:

Os arquivos QIF não trazem em seu conteúdo a informação do código da instituição bancária, neste caso, a formatação correta do nome do arquivo com o respectivo código, influenciará diretamente no resultado da importação.

“AAAAMM” corresponde ano e mês da competência que se deseja importar.

“TTT” pode ser OFC, OFX ou QIF, de acordo com o arquivo disponibilizado pela instituição bancária.

Para consultar o último arquivo importado, clique no botão .

5.5.1.7 Importação de Extratos do Banese HTM/HTML

Para importar os extratos no formato HTM/HTML do Banese basta clicar no botão para selecionar o arquivo Extrato_EEEE_047_AAAAMM.TTTt, gerado através do site, e em seguida clicar no botão Importar.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo tem que corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

“047” corresponde ao código do Banese, de acordo com a FEBRABAN. “AAAAMM” corresponde ano e mês da competência que se deseja importar. “TTTt” pode ser HTM ou HTML, de acordo com o arquivo salvo do site do Banese. Para consultar o último arquivo importado, clique no botão .

5.5.1.8 Importação de Extratos do Bradesco HTM/HTML

Para importar os extratos no formato HTM/HTML do Bradesco basta clicar no botão para selecionar o arquivo Extrato_EEEE_237_AAAAMM.TTTt, gerado através do site, e em seguida clicar no botão Importar.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo tem que corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

“237” corresponde ao código do Bradesco, de acordo com a FEBRABAN. “AAAAMM” corresponde ano e mês da competência que se deseja importar.

“TTTt” pode ser HTM ou HTML, de acordo com o arquivo salvo do site do Bradesco. Para consultar o último arquivo importado, clique no botão .

5.5.1.9 Importação de Extratos do Banco do Brasil BBT

Para importar os extratos no formato BBT do Banco do Brasil basta clicar no botão para selecionar o arquivo Extrato_EEEE_001_AAAAMM.TTT, gerado através do site, e em seguida clicar no botão Importar.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo tem que corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

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“AAAAMM” corresponde ano e mês da competência que se deseja importar. “TTT” deve ser BBT, de acordo com o arquivo salvo do site do Banco do Brasil. Para consultar o último arquivo importado, clique no botão .

5.5.1.10

Importação de Extratos do Sicredi PRN

Para importar os extratos no formato BBT do Banco do Brasil basta clicar no botão para selecionar o arquivo Extrato_EEEE_748_AAAAMM.TTT, gerado através do site, e em seguida clicar no botão Importar.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo tem que corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

“748” corresponde ao código do Sicredi, de acordo com a FEBRABAN. “AAAAMM” corresponde ano e mês da competência que se deseja importar. “TTT” deve ser PRN, de acordo com o arquivo salvo do site do Sicredi. Para consultar o último arquivo importado, clique no botão .

5.5.1.11

Prévia da Gravação dos Extratos

Quando a importação os Extratos for concluída, será apresentada a tela de Prévia da Gravação dos Extratos, conforme abaixo:

Veja que as informações do Banco e Conta já são importadas do arquivo de extrato, bem como as informações da movimentação bancária.

A informação da agência deverá sempre ser feita pelo usuário, para prevenir quanto a importação de extratos em contas incorretas.

Caso a agência da conta ainda não tenha sido informada, tecle F3, e será aberta automaticamente a tela para cadastro de contas, já com as informações de banco e conta preenchidas automaticamente, bastando apenas informar a agência e conta contábil, conforme abaixo:

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Se o banco do extrato está sendo importado ainda não constar na lista de bancos da empresa selecionada, ele será gravado automaticamente.

A seleção da conta contábil poderá ser feita digitando o número da conta, clicando com o mouse no campo Conta e escolhendo na lista, ou dando um duplo-clique sobre o campo Conta para abrir a Tela de Pesquisa, conforme abaixo:

Digitando qualquer parte da descrição da conta contábil no campo Pesquisar por, a lista de contas será filtrada. Quando a conta desejada aparecer na lista, basta um duplo-clique sobre a linha para levar a informação para a tela de Cadastro de Contas.

Voltando para a tela de Prévia da Gravação de Extratos, clique no campo Agência, e a opção de seleção da Agência cadastrada já estará disponível, conforme abaixo:

Quando for importar novos extratos deste mesmo banco, conta e agência, a opção já estará disponível.

Informando o Saldo Inicial da conta, o Extratus fará a o cálculo do Saldo Final, que deverá coincidir com o valor informado pela instituição bancária. Neste caso, mesmo fazendo a importação do arquivo de extrato, é recomendável ter em mãos também o extrato impresso, para que seja possível fazer a conferência.

O botão só estará habilitado após a informação da agência e saldo inicial. Caso exista no arquivo importado algum lançamento com data fora da competência selecionada, o Extratus emitirá a seguinte mensagem:

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Se houver necessidade de excluir ou alterar algum lançamento, certifique-se de conferir se o saldo final calculado coincide com o valor informado pela instituição bancária.

Após clicar no botão , será aberta a tela para Relacionamento entre a movimentação bancária e as Contas Contábeis, conforme abaixo:

Como se pode perceber, as contas contábeis de partida já estão preenchidas com a conta contábil informada no cadastro de contas-correntes, faltando apenas informar as contas contábeis de contra-partida e o histórico padrão.

Caso algum campo não seja preenchido, seja ele Débito, Crédito ou HP, a seguinte mensagem será exibida:

Somente será possível exportar os lançamentos contábeis após concluir os relacionamentos.

Quando for importar novos extratos deste mesmo banco, todos os relacionamentos já cadastrados anteriormente já estarão disponíveis.

No exemplo acima, após o preenchimento das contas contábeis de contra-partida e históricos padrão, a tela ficaria assim:

Após a importação, os extratos poderão ser visualizados através da opção do menu Movimento / Extratos Mensais, conforme abaixo:

(21)

Clique no campo Banco para selecionar o extrato que se deseja consultar.

5.5.2 Exportação

Clicando na opção Exportação, será aberta a seguinte tela:

5.5.2.1 Exportação de Lançamentos para o Domínio

Ao clicar no botão Exportar, será criado um arquivo no caminho especificado pelo sistema. Observe que não é possível alterar o nome do arquivo.

O nome do arquivo tem o formato Extrato_EEEE_CCCCCC_AAAAMM.txt.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo corresponde ao código da empresa selecionada.

“CCCCCC” corresponde ao número da conta, e poderá variar de tamanho.. “AAAAMM” corresponde ano e mês da competência que se deseja gravar.

Caso o sistema ainda não tenha sido Licenciado, serão repetidos os passos do item 5.2.1.

5.6

Menu Utilitários

Neste menu temos as opções Seleciona Usuário, Seleciona Empresa e Cadastro de Usuários:

5.6.1 Seleção de Usuários

Clicando na opção Seleciona Usuário, serão executados os mesmos passos do item 5.1, na abertura do sistema.

(22)

5.6.2 Seleção de Empresa

Clicando na opção Seleciona Empresa, serão executados os mesmos passos do item 5.2, na abertura do sistema.

5.6.3 Cadastro de Usuários

Clicando na opção Cadastro de Usuários, será aberta a seguinte tela:

Esta opção permite que sejam incluídos ou excluídos usuários no sistema.

Não é permitido alterar a Chave ou a Senha nesta tela. Caso haja necessidade de trocar a Chave, o usuário deverá ser excluído e incluído novamente com a Chave correta.

5.6.4 Parâmetros

Clicando na opção Parâmetros, será aberta a seguinte tela:

No campo Sistema utilizado deve-se informar para qual sistema o Extratus deverá exportar os lançamentos contábeis. Por enquanto, a única opção disponível é para o Domínio Sistemas.

No campo Máscara de Contas deve-se informar em qual formato será apresentada a estrutura do plano de contas, para facilitar a visualização. É essa máscara quem determina o formato da classificação, ou seja, o número de casas em cada quebra.

5.7

Menu Ajuda

(23)

5.7.1 Licenciamento

Clicando na opção Licenciamento, será aberta a seguinte tela:

Preencha os campos Razão Social/Nome, Pessoa para Contato, Telefone e Fax. Perceba que o campo Identificação da Estação é preenchido automaticamente, com o código correspondente da máquina onde está instalado o Extratus, e não pode ser alterado pelo usuário.

Informe os campos Tipo do Licenciamento e o Serial Válido de. O campo Até será preenchido automaticamente.

Em seguida, clique no botão Solicitar Serial, e será gerado um e-mail com os dados informados.

Quando receber a resposta deste e-mail com o serial do produto, informe no respectivo campo e clique em Licenciar.

Se preferir, ligue para (79)2106-6400, peça para falar com Edison e solicite sua senha.

Caso o serial seja inválido, o sistema será fechado.

Se o sistema já tiver sido licenciado, será apresentada a tela abaixo:

5.7.2 Bancos Homologados

(24)

Esta opção permite que sejam visualizadas as Instituições Bancárias que já foram testadas, validadas e homologadas no Extratus.

5.7.3 Novidades da Versão

Clicando na opção Novidades da Versão, será apresentado um relatório que detalha todas as modificações/implementações feitas no Extratus.

5.7.4 Sobre o Sistema

Clicando na opção Sobre o Sistema, será aberta a seguinte tela:

Esta opção permite que sejam visualizados os dados do licenciamento do Extratus.

6

Integração com o Domínio Sistemas

6.1

Importação dos Lançamentos Contábeis

Para fazer a importação dos lançamentos contábeis no Domínio Sistemas, acesse o módulo de Contabilidade, e clique no menu Utilitários, Importação, do Arquivo texto, de Lançamentos, conforme abaixo:

(25)

Clique no botão Procurar, e localize o arquivo que foi gerado pelo Extratus. Certifique-se de que seja o arquivo correto, e clique no botão Importar.

6.2

Importação dos Extratos Bancários (Apenas OFC e OFX)

O Domínio Sistemas disponibiliza a opção de importação dos extratos bancários no formato OFC e OFX. Para tanto, clique no menu Arquivo, Extrato Bancário, conforme abaixo:

Será apresentada a tela para informação da competência, conta contábil referente a conta bancária, saldo inicial e seleção do arquivo de extratos a ser importado:

Depois de informar os dados solicitados nesta tela, clique no botão Importar e selecione o arquivo que contém o extrato bancário no formato OFC ou OFX correspondente a conta bancária:

Após selecionar o arquivo, clique no botão Importar.

Retornando para a tela de Extratos Bancários, certifique-se que os dados estão corretos e clique no botão Gravar.

6.3

Conciliação dos Lançamentos Contábeis e Extratos Importados

O Domínio Sistemas conta ainda com a possibilidade de conciliação dos Lançamentos Contábeis e Extratos Importados. Para tanto, clique no menu Movimentos, Conciliação, Bancária, conforme abaixo:

Será apresentada a tela para informação do período inicial e final e a conta contábil da conta bancária que será conciliada:

(26)

Depois de informar os dados solicitados nesta tela, clique no botão Listar

Lançamentos e serão preenchidas as colunas de Lançamentos do Extrato e Lançamentos

Contábeis. Clique no botão Conciliação automática, e todos os lançamentos serão conciliados.

Caso reste algum lançamento sem conciliação, faça a conciliação manual. Ex.: Mais de um lançamento idêntico no extrato bancário, com mesma data, valor e descrição.

Quando concluir, clique no botão Fechar.

7

Layout de arquivos

7.1

Arquivos para importação

7.1.1 Empresas

Posição Tamanho Tipo Descrição

001-007 7 Numérico Código da Empresa no Sistema Contábil 008-077 70 Alfa Razão Social da Empresa

078-091 14 Alfa CNPJ/CPF/CEI da Empresa O arquivo de empresas deverá se chamar Empresas.txt.

7.1.2 Plano de Contas

Posição Tamanho Tipo Descrição

001-007 7 Numérico Código da Conta

008-027 20 Alfa Número da Conta Contábil 028-067 40 Alfa Descrição da Conta

068-068 1 Alfa Tipo (A – Analítica / S – Sintética)

O arquivo de plano de contas deverá se chamar Contas_EEEE.txt.

Observe que “EEEE” no nome do arquivo tem que corresponder ao código da empresa selecionada, caso contrário o sistema não fará a importação.

7.1.3 Históricos Padrão

Posição Tamanho Tipo Descrição

001-007 7 Numérico Código da Empresa no Sistema Contábil 008-014 7 Numérico Código do Histórico Padrão

015-114 100 Alfa Descrição do Histórico Padrão

(27)

7.2

Arquivos para exportação

7.2.1 Lançamentos Contábeis para o Domínio Sistemas

CABEÇALHO

Posição Tamanho Tipo Descrição

001-002 2 Alfa Fixo “01”

003-009 7 Numérico Código da Empresa no Domínio 010-023 14 Alfa CNPJ/CPF/CEI da Empresa no Domínio 024-033 10 Data Data Inicial

034-043 10 Data Data Final 044-044 1 Alfa Fixo “N” 045-046 2 Numérico Fixo “05” 047-051 5 Numérico Fixo “00000” 052-052 1 Numérico Fixo “1” 053-054 2 Numérico Fixo “16” LANÇAMENTOS

Posição Tamanho Tipo Descrição

001-002 2 Alfa Fixo “02”

003-009 7 Numérico Código Seqüencial 010-019 10 Data Data do Lançamento

020-034 15 Numérico Valor do Lançamento (13,2) 035-041 7 Numérico Código da Conta Débito 042-048 7 Numérico Código da Conta Crédito 049-560 512 Alfa Espaços em branco 561-562 2 Numérico Fixo “00”

563-592 30 Alfa Espaços em branco

593-599 7 Numérico Código da Matriz ou Filial 600-606 7 Numérico Código do Histórico Padrão 607-706 100 Alfa Espaços em branco

FINALIZADOR

Posição Tamanho Tipo Descrição

001-100 100 Alfa Preencher conteúdo com seqüência de “9”

O arquivo de lançamentos deverá se chamar Extrato_EEEE_CCCCCC_AAAAMM.txt. Observe que “EEEE” no nome do arquivo corresponde ao código da empresa selecionada.

“CCCCCC” corresponde ao número da conta, e poderá variar de tamanho.. “AAAAMM” corresponde ano e mês da competência que se deseja gravar.

(28)

8

Informações e contato

Para Dúvidas, Críticas e Sugestões, entre em contato através dos meios de comunicação abaixo:

Edison Carlos Martins

Rua Siriri, 513 – Sl B – Centro 49010-450 – Aracaju/SE

(79)2106-6400

(79)9977-7712

edison@stactus.com.br

www.stactus.com.br edisoncarlosmartins@hotmail.com stactus

Referências

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