anterior pelo dita. a sintaxe respeitando seleccionar tecla ENTER numa fórmula A utilização de decidir se A activação predefinição é necessário

(o a in P re c se te re A m li b a A p d n P é

U

tiliz ou o interv nterior pelo ntervalo de Para criar um espeitando riação/ediçã eleccionar ecla ENTER eferência ex Fig. 4.3: S A utilização mesmas sem ivro com re barra de avi ceita essas a 1. Faça c 2. Na ca selecc 3. Termi Fig. 4.4: B A activação predefinição de referência necessário re Para activar necessário Descrição Disco zação do Ex valo de célu o ponto de células, pro ma referênc a sintaxe ão de uma as células q R (neste mom xterna). =’D: Sintaxe e ex o de referên mpre que um eferências ex iso de segu actualizaçõ clique no bo aixa de diálo cione a opçã ine fazendo Barra de Avi o e a actu o temporária as é aberto o epetir os pas permanente o configura o Caminho no Id xcel 2007 p ulas) refere exclamação opriamente cia externa p e apresenta a fórmula, que pretend mento o Ex :\Exemplos emplo de um ncias extern m livro é a xternas, e a urança onde

es. Para tal: otão Opções ogo Opções ão Activar e o clique no b iso de Segura ualização d as, o que si o Excel apr ssos descrit emente a ac ar o Excel dentificação L para Econom enciada; e u o “!”) que c dita. poderá intro ada na fig poderá ac de utilizar n xcel coloca s\[Livro2.xl ma Referência nas pressup aberto. Por antes de pro e o utilizad : s da Barra s de Segura este Conteú botão OK. ança do Exce do conteúdo gnifica que resentará no tos. ctualização d definindo Livro mia e Gestã uma outra contém a re oduzi-la ma gura 4.3 ceder ao li na referênc na fórmula lsx]Folha1’ a Externa põe a actua pré-definiç oceder à act dor tem op de Aviso de ança do Mic údo. el o de referê e sempre qu ovamente o de determin as localiz ão parte (sepa eferência da anualmente ou então, ivro e à f ia externa e a que está a ’$A$1 alização do ção, o Exce tualização, a ortunidade e Segurança crosoft Offi ências exte ue um livro aviso de se nadas referê zações dos Identificaçã Re arada da pa a célula ou numa fórm aquando folha exter e pressiona a criar/edita os valores d el ao abrir u apresenta u de decidir a (figura 4.4 ice (figura 4 ernas são p com este t gurança e s ências extern ficheiros d ão Folha eferência Célu arte do mula da rna, ar a ar a das um uma se 4) 4.5) por ipo será nas das la

re P c P o ap a (f eferências e Fig. 4.5: C Para definir omo fidedig 1. Aceda 2. Selecc 3. Cliqu 4. Comp com o guard pasta) 5. Cliqu diálog Para além d outro proble pagados ou viso onde o figura 4.6). externas com Caixa de diá uma locali gna deverá a às Definiç cione a opç ue em Adicio plete a caix o caminho dados (em c ). ue em OK p go. da questão ema bastan u movidos d o utilizador mo fidedign álogo Opçõe zação (disc realizar os s ções do Cen ão Localiza onar Nova L xa de diálog onde os fi caso de dúv para validar de seguran nte frequen de localizaçã r é informad

I

ntr nas ou segur es de Seguran co e pasta o seguintes pa ntro de Fide ações Fided Localização go Localiza icheiros rel vida utilize o r a adição d

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C h

4

U fó c N c v

U

tiliz Fig. 4.6: C Confrontado hipóteses: A) Ignora Contin B) Ou pr fazend de diá Fig. 4.7: C

4.2.6

R

EFE Uma referên órmula faz asos, os res Na figura 4 élula A1 d valor em A1 zação do Ex Caixa de Diá o com esta a as ligaçõe nuar. rocura edit do clique em álogo Editar Caixa de diá ERÊNCIAS ncia circular referência, sultados das .8 é aprese epende do para calcul xcel 2007 p álogo de Avi a mensagem es e as resp tar as hipe m Editar H r Ligações. álogo Editar

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IRCULAR r resulta no , directa ou s fórmulas p entado um e resultado d lar a adição para Econom iso de Proble m de aviso pectivas act erligações e Hiperligaçõe Ligações ES ormalmente u indirectam poderão não exemplo de de C1 e, po o com o valo mia e Gestã

emas com Hip o do Excel tualizações, e corrigir es e configu de um erro mente, à su o apresentar e uma refer or sua vez, or 2. ão perligações l o utilizad fazendo cl os eventua urando as op o que ocorr ua própria r os resultad rência circu a célula C dor tem du lique no bo ais problem pções da ca e quando u célula. Nes dos esperad ular em que C1 depende uas otão mas, aixa uma stes dos. e a do

4

O fu u e e c q v A p v D v (e N a c C E Fig. 4.8: E

4.3

F

UNÇ

O Excel disp unções. As utilizando v strutura. P xcepcionalm omo resulta que ao calcu valores como A estrutura parêntese in vírgula) e de NomeFu Dependendo valores lógi e.g., #N/D), No separado ceder a tod ategorias: Consulta e R Engenharia. Fig. 4.9: G Exemplo de

ÇÕES

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I

ntr Circular ores várias cálculos pr ntos e obed unção só ões poderão ste tipo de frequência meça com o s para a fu xemplifican argument r, os argum ou FALSO s, fórmulas o Biblioteca d unções dispo onometria; ra; Texto; I ões do separ rodução a F fórmulas pr edefinidos, ecendo a u devolve u o devolver funções é a as de vário o nome da unção (sepa ndo: o2; …) mentos pode O), datas, m ou mesmo o de Funções oníveis no E Estatística Informação rador Fórmul órmulas e F redefinidas, simples o uma ordem um valor; uma matr a função FR s dados ap função, se arados por erão ser nú matrizes, va outras funçõ s, é possíve Excel, nom a; Financei ; Bases de las Funções , denominad ou complex específica no entan riz de valo REQUÊNC resenta vár eguida de u “;” - ponto úmeros, tex alores de e ões. el visualiza meadamente, iras; Lógic Dados; Cub das xos, ou nto, ores CIA rios um o e xto, erro ar e , as cas; bo;

P fo D se in

4

A d c E u se

U

tiliz Para inserir ormas: A) No se catego B) Atravé Inseri C) Ou, s fórmu Fig. 4.10: Dada a signi erão aprese nteresse par

4.3.1

F

UN A utilização de cálculo c álculos e de Estamos per utilizadas um eguinte po zação do Ex uma funç eparador F oria e funçã és do botão ir Função ( se conhece ula. : Caixa de d ificativa qu entadas e ra problema NÇÕES

A

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eis, neste liv s e de ma mum em folh determinad ades do Exc a fórmula s s. No exemp duas funçõ ntes r a ogo ente vro aior has dos cel. são plo ões

I

ntrodução a Fórmulas e Funções

matemáticas6 aninhadas (a ARRED e a ALEATÓRIO). Neste exemplo, a função de arredondamento ARRED é utilizada para arredondar para duas casas decimais o valor resultante da geração aleatória (sorteio) de número real entre 0 e 10 pela função ALEATÓRIO.

=ARRED(ALEATÓRIO()*10;2)

A utilização de funções aninhadas requer alguma experiência e algum à vontade na utilização de funções, nomeadamente, na definição correcta dos seus argumentos. No limite, poderão ser aninhadas numa única fórmula 64 funções. Para os utilizadores menos experientes aconselha-se a utilização do assistente de funções disponível no botão Inserir Função da Barra de Fórmulas ou então a divisão, distribuição e cálculo de uma fórmula complexa em diversas células. Considere a fórmula apresentada em baixo como um outro exemplo de funções aninhadas com recurso à função Lógica7 SE e à função Matemática ARRED. Nesta fórmula com a função SE é testado se o valor contido na célula A1 é igual a 0 (zero) e, se se verificar que A1 é igual a 0 (zero), então a função devolve o valor contido em A1, ou seja, 0 (zero); senão, se A1 for diferente de 0 (zero), então será calculada a divisão de A1 por 100 e o valor da divisão é arredondado para duas casas decimais pela função ARRED.

=SE(A1=0;A1;ARRED(A1/100;2))

Quando se conhece uma fórmula na totalidade é sempre possível e até mais simples introduzi-la directamente numa célula, no entanto, em caso de dúvida o ideal será utilizar o assistente de funções. A título de exemplo, utilizando o assistente de funções, a fórmula anteriormente apresentada poderá ser inserida numa célula da seguinte forma:

1. Clique na célula onde pretende inserir a fórmula (e.g., C3).

2. Na Barra de Fórmulas seleccione o comando Inserir Função . 3. Na caixa de diálogo Inserir Função, procure e seleccione a função Lógica

SE.

6

As funções matemáticas serão abordadas mais pormenorizadamente no capítulo 5. 7

U

tilização do Excel 2007 para Economia e Gestão

4. Na caixa de diálogo Argumentos de Função para a função SE, clique na área do primeiro argumento da função (Teste-lógico) e digite: A1=0

5. Clique na área do segundo argumento (Valor_se_verdadeiro) e digite: A1 6. Clique na área do terceiro argumento (Valor_se_falso) e digite apenas:

ARRED(

7. Na Barra de Fórmulas clique em “ARRED” e seleccione novamente o comando Inserir Função .

8. Na caixa de diálogo Argumentos de Função para a função ARRED, clique na área do primeiro argumento da função (Núm) e digite: A1/100

9. Clique na área do segundo argumento (Núm_digitos) e digite: 2

10. Em vez de clicar em OK, na Barra de Fórmulas clique na função SE de modo a voltar a aparecer na caixa de diálogo Argumentos de Função as opções relativas à função SE.

11. Clique em OK para terminar.

Neste tipo de problemas com funções aninhadas em que se faz uso do assistente de funções é importante não esquecer que só se deverá clicar no botão OK da caixa de diálogo Argumentos de Função quando toda a fórmula estiver inserida. Para alternar na caixa de diálogo entre funções aninhadas para, por exemplo, fazer alguma correcção, basta clicar na Barra de Fórmulas no nome da função desejada.

4.3.2

E

RROS EM

F

ÓRMULAS E

F

UNÇÕES

A ocorrência de erros numa folha de cálculo é algo muito frequente no Excel até para utilizadores mais experientes. Uma grande parte dos erros ocorre devido a pequenas falhas e/ou omissões na introdução dos valores e das fórmulas.

Para evitar que ocorram alguns dos erros mais comuns deverão ser respeitadas algumas regras, nomeadamente:

• Os números deverão ser introduzidos numa fórmula sem qualquer tipo formatação.

• Todas as funções e expressões que utilizem parênteses deverão ter os respectivos parênteses iniciais e finais.

I

ntrodução a Fórmulas e Funções

• Os intervalos de células deverão ser definidos através do operador de intervalos “:” (dois pontos).

• Todos os argumentos necessários às funções deverão ser separados pelo operador de união “;” (ponto e vírgula).

• Não deverão ser utilizadas mais de 64 funções aninhadas.

• Os nomes de outras folhas deverão ser delimitados com plicas “‘”. • A localização, o caminho8

para os livros externos, deverá ser incluída nas referências externas.

Para além destes cuidados na introdução de fórmulas, a identificação e o tratamento de erros resultantes do seu cálculo são fundamentais para que uma folha de cálculo funcione correctamente. Na tabela 4.5 são identificados e descritos os tipos de erros que o Excel poderá devolver numa folha de cálculo.

Erro Significado

###### Ocorre quando as datas e horas são negativas ou uma coluna não é suficientemente larga para mostrar o conteúdo.

#NULO! Ocorre quando é especificada uma intersecção de duas áreas que não se intersectam.

#DIV/0! Ocorre quando se divide uma fórmula por 0 (zero). #VALOR!

Ocorre quando o tipo errado de argumento ou operando é utilizado ou se a função de correcção automática de fórmulas não conseguir corrigir a fórmula.

#REF! Ocorre quando uma referência de célula não é válida. #NOME? Ocorre quando o Excel não reconhece o texto na fórmula.

#NÚM! Ocorre quando há um problema com um número na fórmula ou função. #N/D Ocorre quando um valor não está disponível para uma fórmula ou

função. Tab. 4.5: Tipos de Erro

Numa folha de cálculo, os erros apresentados poderão ser detectados e/ou tratados de diversas formas, como por exemplo através das funções de Informação

8

(C

4

► C ER R

U

tiliz Capítulo 11

4.4

E

XERC

►

E

XERCÍCIO CONSIDERE A R 6.1 PRE DES esolução: Ge V * o V D De cons Taxa = Para intro inter refe zação do Ex .2) ou da fe

CÍCIOS

R

O

E

R

6

-

O

P A SEGUINTE F ENCHA A CO SCONTO DE 2 enericamente Valor c/ D * Taxa Des ou simplifican Valor c/ Desconto) acordo com sideração qu a de Descont =C3*D3*(1-a complet=C3*D3*(1-ar oduzir as fór rvalo de célu erências relat xcel 2007 p erramenta V

ESOLVIDO

PERADORES FOLHA (“FTE OLUNA “VA 20%. e, o valor com Desconto = sconto ndo: Desconto esta expres ue o Preço U to é de 20%, -20%) r as restant rmulas uma a ulas. O Copi tivas serão a para Econom Validação de

OS

(E

R

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EFERÊNC XCEL04.XLSX LOR C/ DES m desconto p = Preço * Q o = Preço ssão para o Unitário está , logo a fórm tes células d a uma, para iar e Colar “ actualizadas mia e Gestã e Dados (ca CIAS E

F

UNÇ X/ER6”) CO SCONTO”, C poderá ser ca Quantidade o * Quan primeiro pro na célula C3 mula a introd da coluna ( tal basta co normal” são automaticam ão apítulo 13.4) ÇÕES ◄ OM DADOS D CONSIDERAN alculado da s e - Preço tidade * oduto (célula 3, a Quantid uzir deverá s (E4:E10) não opiar a célul suficientes u mente. ). DAS VENDAS: DO A TAXA seguinte form * Quantida (1 – Ta a E3), tendo dade na D3 ser: o é necessá a E3 para e uma vez que

DE ma: ade axa em e a ário esse e as

I

ntrodução a Fórmulas e Funções

ER 6.2 NA CÉLULA E12 INTRODUZA A FÓRMULA QUE CALCULE O SUBTOTAL DA COLUNA “VALOR C/DESCONTO”.

Resolução: A fórmula para o cálculo do subtotal poderá ser construída de duas formas:

a) A forma mais trabalhosa será utilizando apenas operadores e referências: =E3+E4+E5+E6+E7+E8+E9+E10

b) A mais rápida será utilizando a função matemática SOMA (a estudar no capítulo 5):

=SOMA(E3:E10)

ER 6.3 NA CÉLULA E13 CALCULE O VALOR DO IVA, CONSIDERANDO A TAXA DE IVA DE 5%.

Resolução: Genericamente a fórmula de cálculo do Valor do IVA é a seguinte:

Valor IVA = SubTotal * Taxa IVA

Tendo em consideração que o SubTotal já se encontra calculado na célula E12 e a Taxa IVA é de 5%, a fórmula a introduzir em E13 deverá ser:

=E12*5% Ou então, =E12*0,05

ER 6.4 COMPLETE A CÉLULA E14 COM A RESPECTIVA FÓRMULA DE CÁLCULO DO TOTAL DE VENDAS.

Resolução: Genericamente o total de vendas poderá calculado da seguinte forma:

Total Vendas = SubTotal + Valor IVA

Dado o SubTotal já ter sido calculado em E12 e o valor do IVA em E13, a fórmula em E14 deverá ser:

=E12+E13

ER 6.5 CONSIDERE QUE A TAXA DE DESCONTO, UTILIZADA NO CÁLCULO DO “VALOR C/ DESCONTO”, PODE SER ALTERADA COM ALGUMA FREQUÊNCIA. ALTERE A FOLHA DE CÁLCULO E A FÓRMULA DE CÁLCULO DA COLUNA “VALOR C/ DESCONTO”, DE MODO A GARANTIR QUE OS VALORES NA TABELA SÃO ACTUALIZADOS AUTOMATICAMENTE SEMPRE QUE A TAXA DE IVA É ALTERADA,

U

tilização do Excel 2007 para Economia e Gestão

Resolução: Este exercício poderá ser resolvido em dois passos: primeiro criando uma

célula onde a taxa de desconto possa ser introduzida e alterada sempre que necessário; e depois utilizando na fórmula de cálculo do Valor c/ desconto a referência para essa célula.

Por exemplo, introduza na célula H2 o texto/rótulo “Taxa de Desconto” e na célula H3 o valor da Taxa de Desconto, ou seja, 20%. De seguida, altere a fórmula da célula E3 para:

=C3*D3*(1-H3)

Neste momento é necessário ter em atenção que da forma como a fórmula está construída não é aconselhável a sua cópia para as células E4:E10. Porquê? Experimente e verifique se os resultados estão correctos. Não estão correctos porque ao copiar a fórmula para baixo, o Excel vai aplicar as regras de cópia de referências relativas e, consequentemente, altera/actualiza na fórmula todas as referências relativas. Por exemplo, na célula E4 a fórmula actualizada passaria a ser =C4*D4*(1-H4) quando o desejado seria =C4*D4*(1-H3). Para garantir que ao copiar, as fórmulas ficam com as referências correctas, é necessário utilizar uma referência absoluta para a célula H3, pelo que a fórmula correcta para a célula E3 deverá ser:

=C3*D3*(1-$H$3)

Nota: Para transformar rapidamente a referência relativa H3 em absoluta, na barra de fórmula seleccione a referência e carregue na tecla F4.

Criada a referência absoluta na fórmula da célula E3, de seguida, poderá copiar a fórmula para as células E4:E10 sem problemas.

ER 6.6 NO EXERCÍCIO ANTERIOR, FOI EXPLORADA A NECESSIDADE DE SE UTILIZAR UMA REFERÊNCIA ABSOLUTA NA FÓRMULA DE CÁLCULO DO VALOR C/DESCONTO.

AGORA, SUGERE-SE QUE NA MESMA FÓRMULA SE UTILIZE PARA A CÉLULA H3 UMA REFERÊNCIA POR NOME (“TXDESCONTO”), EM VEZ DA REFERÊNCIA ABSOLUTA.

Resolução: Em termos práticos este exercício tem o mesmo resultado que o exercício

anterior, apenas difere na forma como é referenciada na fórmula de cálculo do Valor c/ Desconto a célula H3 (onde está guardada a Taxa de Desconto). Para definir um nome ou uma referência por nome para a célula H3:

1) Seleccione a célula H3.

2) No separador Fórmulas, aceda ao comando Definir Nome.

3) Preencha a caixa de diálogo Novo Nome de acordo com o seguinte: * Nome: introduza o nome desejado para a referência, ou seja,