Estabelecer critérios e procedimentos para formar auditores internos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

(1)

FORMAR AUDITORES INTERNOS DO PJERJ FORMAR AUDITORES INTERNOS DO PJERJ FORMAR AUDITORES INTERNOS DO PJERJ FORMAR AUDITORES INTERNOS DO PJERJ

Proposto por: Proposto por: Proposto por: Proposto por:

Equipe do Departamento de Avaliação do Sistema de Gestão

(DEAUD)

Analis AnalisAnalis

Analisado por:ado por:ado por:ado por:

Diretor Departamento de Avaliação do Sistema de Gestão (DEAUD) Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN) ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada. é cópia não controlada.

Base Normativa Base NormativaBase Normativa

Base Normativa Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página: Ato Executivo 2.950/2003

Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 1111 de de de de 20202020 1

11

1 OBJETIVOOBJETIVO OBJETIVOOBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para formar auditores internos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

2 22

2 CAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIACAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO EVIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Avaliação do Sistema de Gestão da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DEAUD), com vigência a partir de 10/06/2014.

3 33

3 DEFINIÇÕESDEFINIÇÕES DEFINIÇÕESDEFINIÇÕES

TERMO TERMO TERMO

TERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃO DEFINIÇÃODEFINIÇÃO

Auditor Interno Nível I

Integrante do Quadro de Auditores Internos do PJERJ, ainda em desenvolvimento da formação e que acompanha auditorias como observador.

Auditor Interno Nível II

Integrante do Quadro de Auditores Internos do PJERJ, concluinte do curso de formação de auditor líder e ainda em desenvolvimento da capacitação, que pode participar de auditorias como observador, auditor assistente e como líder em auditorias extraordinárias com escopo reduzido e auditorias que verifiquem o grau de implementação dos três níveis de gestão definidos na RAD-PJERJ-012.

Auditor Interno Nível III

Integrante do Quadro de Auditores Internos do PJERJ, concluinte do programa de formação, com conhecimento e habilidades que o tornam capaz de liderar uma auditoria.

Equipe de auditoria

Um ou mais auditores que realizam uma auditoria.

Representante da Administração Superior

•

Membro da unidade organizacional participante de escopo de certificação ISO 9001:2008, que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RAS);

•

membro da unidade organizacional que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RD).

Representante Setorial da Administração Superior (RDS)

Membro de departamento ou unidade organizacional assemelhada, com a incumbência de consolidar as informações de gestão da qualidade na sua área de influência, a fim de auxiliar o RD.

Sistema de Controle de Cursos

ESAJ (SCC)

Sistema informatizado que objetiva controlar as ações de capacitação realizadas pela ESAJ.

(2)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não coé cópia não coé cópia não controlada.é cópia não controlada.ntrolada. ntrolada.

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 2222 de de de de 20202020 4

44

4 REFERÊNCIASREFERÊNCIAS REFERÊNCIASREFERÊNCIAS

• Resolução TJ/OE/RJ nº 02/2012 – Concede gratificação ao servidor do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro investido na função de auditor interno e dá outras providências

5 55

5 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAIS FUNÇÃO

FUNÇÃO FUNÇÃO

FUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE Diretor do Departamento

de Avaliação do Sistema de Gestão (DEAUD)

•

Supervisionar as atividades relacionadas ao programa de

formação de auditores internos do PJERJ;

•

avaliar necessidade de treinamento dos auditores internos;

•

orientar os auditores internos ao início de cada auditoria.

Equipe do Serviço de Formação do Quadro de Auditores Internos da Diretoria - Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/SEFOR)

•

Gerenciar o cadastro de auditores internos do PJERJ;

•

acompanhar o treinamento dos auditores internos;

•

avaliar o desempenho dos auditores internos que integram o

programa de formação;

•

manter os registros de todas as etapas do programa de

formação de auditores internos do PJERJ;

•

orientar os auditores internos ao início de cada auditoria.

6 66

6 CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS 6.1

6.16.1

6.1 O processo descrito a seguir é iniciado a partir de diretrizes estabelecidas na RAD-PJERJ-005 – Auditorias do Sistema Integrado de Gestão.

6.2 6.26.2

6.2 Para atuar como auditor interno do PJERJ, o servidor é submetido a um contínuo programa de formação e desenvolvimento, que inclui na sequência: curso NBR ISO 9001:2008 - Introdução; curso NBR ISO 9001:2008 - Aplicação; curso Auditor Interno do PJERJ; acompanhamento de auditorias; aplicação de conhecimento e habilidades em auditorias; curso de Formação de Auditores Líderes e prática de auditoria.

6.3 6.36.3

6.3 Cabe ao DEAUD avaliar as necessidades de treinamento dos auditores internos do PJERJ e adotar ações apropriadas para manter e aprimorar as aptidões nas auditorias.

(3)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 3333 de de de de 20202020 6.4

6.46.4

6.4 Ao início de cada exercício, com base na análise dos resultados do ano anterior, a DGDIN estima o quantitativo de auditores para as seguintes etapas do programa de formação: acompanhamento de auditoria, participação no curso de Formação de Auditores Líderes e prática de auditoria.

7 77

7 ACOMPANHARACOMPANHAR E APOIAR ACOMPANHARACOMPANHAR E APOIAR E APOIAR A E APOIAR A A A FORMAÇÃOFORMAÇÃOFORMAÇÃOFORMAÇÃO DE SERVIDORES NODE SERVIDORES NOSDE SERVIDORES NODE SERVIDORES NOSSS CURSOCURSOCURSOCURSOSSS NBR ISO S NBR ISO NBR ISO NBR ISO 9001

90019001

9001:2008 :2008 :2008 –:2008 ––– INTRODUÇÃO E INTRODUÇÃO E INTRODUÇÃO E NBR ISO 9001INTRODUÇÃO E NBR ISO 9001:2008 NBR ISO 9001NBR ISO 9001:2008 :2008 :2008 –––– APLICAÇÃOAPLICAÇÃOAPLICAÇÃOAPLICAÇÃO 7.1

7.17.1

7.1 O DEAUD acompanha a programação de turmas dos cursos da ESAJ.

7.2 7.27.2

7.2 O DEAUD identifica na programação as turmas dos cursos integrantes do programa de formação de auditores internos do PJERJ.

7.3 7.37.3

7.3 O DEAUD divulga para os RAS, RD e RDS a programação de turmas relativas à formação de auditores internos do PJERJ.

7.4 7.47.4

7.4 Ao final da turma do curso NBR ISO 9001:2008 – Introdução, o DEAUD imprime no SCC o relatório de concluintes.

7.4.1 7.4.17.4.1

7.4.1 O relatório de concluintes é arquivado nas pastas correspondentes.

7.5 7.57.5

7.5 Relativamente ao curso NBR ISO 9001:2008 – Aplicação, recebe da ESAJ as notas atribuídas a cada participante.

7.6 7.67.6

7.6 Os registros das ações são mantidos em pastas próprias devidamente identificadas.

8 88

8 ACOMPANHAR E APOIARACOMPANHAR E APOIAR A ACOMPANHAR E APOIARACOMPANHAR E APOIARA A A FORMAÇÃOFORMAÇÃO DE SERVIDORES NO CURFORMAÇÃOFORMAÇÃO DE SERVIDORES NO CURDE SERVIDORES NO CURSO DE DE SERVIDORES NO CURSO DE SO DE AUDITOR SO DE AUDITOR AUDITOR AUDITOR INTERNO DO PJERJ

INTERNO DO PJERJINTERNO DO PJERJ INTERNO DO PJERJ 8.1

8.18.1

8.1 O DEAUD identifica na programação da ESAJ a abertura de turmas do Curso de Auditor Interno do PJERJ, cuja finalidade é a formação de auditores internos e a preparação de servidores multiplicadores da gestão da qualidade.

(4)

8.28.2

8.2 O DEAUD divulga para os RAS, RD e RDS as turmas marcadas do curso, informando que só podem se inscrever os servidores aprovados no curso NBR ISO 9001:2008 – Aplicação.

8.3 8.38.3

8.3 Após a data de início da turma, o SEFOR imprime no SCC o relatório de inscritos com o fim de cadastrar os participantes no sistema informatizado do DEAUD (SIAUD).

8.4 8.48.4

8.4 O DEAUD aplica, durante o curso, o formulário Opção para Ingresso ao Quadro de Auditores Internos do PJERJ (FRM-PJERJ-005-09), ocasião em que o servidor pode optar por prosseguir no programa de formação, caso aprovado.

8.5 8.58.5

8.5 O SEFOR cadastra no SIAUD os dados informados no FRM-PJERJ-005-09.

8.6 8.68.6

8.6 Ao final do curso, o SEFOR recebe da ESAJ a relação com as notas atribuídas a cada participante.

8.7 8.78.7

8.7 Atualiza o sistema SIAUD, identificando os servidores aprovados, reprovados e desistentes.

8.8 8.88.8

8.8 Os servidores aprovados que optaram por prosseguir no programa de formação são incluídos no Quadro de Auditores Internos do PJERJ, com a indicação de “Auditor Interno nível I”.

8.9 8.98.9

8.9 Os servidores aprovados que optaram por não prosseguir no programa de formação têm prazo de 2 anos, a contar da data de conclusão do curso, para solicitar o ingresso ao Quadro de Auditores, por meio do formulário Requerimento para Fins Diversos (FRM-DGDIN-007-05), estando sujeitos aos requisitos estabelecidos no item 12.9 da RAD-PJERJ-005.

8.9.1 8.9.18.9.1

8.9.1 Decorrido o prazo estabelecido, o servidor deve ser aprovado em novo curso.

(5)

8.108.10

8.10 Caso os servidores lotados na DGDIN e, consequentemente, incluídos no Quadro de Auditores internos do PJERJ Afastados (FRM-PJERJ-005-07), ao mudarem de lotação, tenham o perfil adequado para o desempenho da função de auditor identificado pelo DEAUD, são imediatamente convidados a ingressar no Quadro de Auditores do PJERJ.

8.10.1 8.10.18.10.1

8.10.1 O servidor interessado no ingresso fica dispensado dos requisitos estabelecidos no item 12.9 da RAD-PJERJ-005, sendo automaticamente incluído no Quadro de Auditores Internos do PJERJ e classificado em nível compatível com a sua formação.

8.11 8.118.11

8.11 Os registros das ações são mantidos em pastas próprias devidamente identificadas.

9 99

9 ACOMPANHAACOMPANHARACOMPANHAACOMPANHARR AUDITORIAS RAUDITORIAS AUDITORIAS AUDITORIAS 9.1

9.19.1

9.1 O auditor interno nível I, com base no Programa Anual de Auditorias do SIGA, é convidado a acompanhar auditorias internas e externas, na qualidade de observador, sendo recomendada a rotatividade entre os auditores.

9.2 9.29.2

9.2 No caso de aceitação, prepara e envia correspondência formalizando a designação, com informações sobre a auditoria, as instruções contidas no Anexo 8 - “Formação de Auditores Internos do PJERJ - Orientações para Acompanhamento de Auditorias”, anexando o formulário “Relatório de Acompanhamento de Auditoria” (FRM-DGDIN-007-02).

9.3 9.39.3

9.3 Atualiza no SIAUD os nomes dos integrantes da equipe auditora.

9.4 9.49.4

9.4 No dia designado, o diretor do DEAUD, ou servidor por ele indicado, recebe, orienta e acompanha os integrantes da equipe auditora até o local de realização da auditoria.

9.5 9.59.5

9.5 Recebe do servidor, ao final da auditoria, o Formulário “Relatório de Acompanhamento de Auditoria” (FRM-DGDIN-007-02) devidamente

(6)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 6666 de de de de 20202020 preenchido, que é utilizado como fonte de consulta para promover ações de formação.

10 1010

10 PROMOVER A APLICAÇÃOPROMOVER A APLICAÇÃOPROMOVER A APLICAÇÃO DE CONHECIMENTO E HAPROMOVER A APLICAÇÃODE CONHECIMENTO E HADE CONHECIMENTO E HADE CONHECIMENTO E HABILIDADESBILIDADESBILIDADES EM AUDITORIASBILIDADESEM AUDITORIASEM AUDITORIASEM AUDITORIAS 10.1

10.110.1

10.1 Com base em observações durante as auditorias, é realizada consulta aos servidores selecionados sobre seu interesse e disponibilidade em participar do curso de Formação de Auditores Líderes.

10.2 10.210.2

10.2 Os candidatos aptos ao curso de Formação de Auditores Líderes participam do treinamento Aplicação de Conhecimentos e Habilidades em Auditorias, que constitui etapa preparatória.

10.3 10.310.3

10.3 O treinamento, conduzido pelo DEAUD, é dividido em dois dias, com duas horas de duração cada, objetivando a melhoria do conhecimento técnico, habilidades e atributos pessoais desejáveis a um auditor interno.

10.4 10.410.4

10.4 A seguir, o roteiro do primeiro dia do treinamento:

a) Orientações gerais acerca do conteúdo programático do Curso de Formação de Auditores Líderes.

b) Aplicação de testes de múltipla escolha envolvendo as Normas ISO 9000, 9001 e 19011.

c) Simulação de situações de auditoria.

10.5 10.510.5

10.5 No segundo dia de treinamento, os participantes realizam uma prova, com questões de múltipla escolha e discursivas, abrangendo o conteúdo programático oferecido no Curso de Formação de Auditores Líderes.

10.6 10.610.6

10.6 Após o treinamento, o DEAUD realiza reunião individual com os participantes para informar o resultado e apontar necessidades de desenvolvimento.

(7)

10.710.7

10.7 Os registros desta etapa são arquivados em pastas individuais identificadas pelo nome dos participantes.

11 1111

11 PROMOVER PROMOVER PROMOVER A PROMOVER A A PAA PAPAPARTICIPAÇÃORTICIPAÇÃORTICIPAÇÃORTICIPAÇÃO DE SERVIDORES NDE SERVIDORES NO CURSO DE SERVIDORES NDE SERVIDORES NO CURSO O CURSO O CURSO DE DE DE FORMAÇÃODE FORMAÇÃOFORMAÇÃOFORMAÇÃO DE DE DE DE AUDITOR

AUDITORAUDITOR

AUDITORESESESES LÍDERLÍDERLÍDERLÍDERESESESES 11.1

11.111.1

11.1 Os candidatos interessados participam do acompanhamento de, no mínimo, duas auditorias, como observadores.

11.2 11.211.2

11.2 Durante o acompanhamento das auditorias é preenchido o formulário “Instrumento de Avaliação de Auditor Interno Nível I” (FRM-DGDIN-007-03), cujo resultado é considerado na indicação do servidor para o curso.

11.3 11.311.3

11.3 Preenchido o Instrumento de Avaliação, o servidor é informado do resultado, quando são pontuadas oportunidades de desenvolvimento, se necessário.

11.4 11.411.4

11.4 É indicado para o curso o servidor que apresentar em suas duas últimas avaliações resultado igual ou superior a 90 pontos, conforme FRM-DGDIN-007-03.

11.5 11.511.5

11.5 Caso o servidor não alcance o resultado desejado, o DEAUD continua a oferecer-lhe treinamento, visando ao seu prosseguimento no programa de formação.

11.6 11.611.6

11.6 A DGDIN solicita à ESAJ a realização do curso de Formação de Auditores Líderes, podendo encaminhar programação de empresas que ministram o curso, desde que cadastradas no INMETRO.

11.7 11.711.7

11.7 O formulário “Instrumento de Avaliação de Auditor Interno Nível I”, devidamente preenchido, é arquivado, constituindo-se fonte de consulta para planejamento da formação dos auditores.

11.8 11.811.8

(8)

11.911.9

11.9 Encaminha à ESAJ a relação de candidatos, solicitando que sejam inscritos no curso.

11.10 11.1011.10

11.10 Acompanha o trâmite do processo na ESAJ até a concretização da inscrição.

11.11 11.1111.11

11.11 Recebe cópia do certificado de aprovação no curso, para arquivo.

11.12 11.1211.12

11.12 Atualiza o SIAUD, incluindo o servidor como “Auditor Interno nível II”.

12 1212

12 PRPRPRÁPRÁÁTICA DE AUDITORIAÁTICA DE AUDITORIATICA DE AUDITORIA TICA DE AUDITORIA 12.1

12.112.1

12.1 Aprovado no curso de Formação de Auditores Líderes, o auditor interno nível II pode participar de auditorias como observador, na condição de líder em auditorias que verifiquem os três níveis de gestão definidos na RAD-PJERJ-012 e em auditorias extraordinárias com escopo reduzido, ou na condição de auditor assistente, sendo, nos dois últimos casos, avaliado de acordo com a RAD-PJERJ-005 - Auditoria Interna do Sistema Integrado de Gestão.

12.2 12.212.2

12.2 O DEAUD consulta o FRM-PJERJ-005-02 - Programa Anual de Auditorias do SIGA e seleciona os sistemas de gestão a serem auditados para a realização do treinamento prático, que consiste na atuação do auditor interno nível II como auditor assistente ou liderando auditorias extraordinárias com escopo reduzido e auditorias que verifiquem os três níveis de gestão definidos na RAD-PJERJ-012.

12.3 12.312.3

12.3 Consulta o auditor acerca da disponibilidade.

12.4 12.412.4

12.4 No caso de aceitação, expede correspondência formalizando a indicação.

12.5 12.512.5

12.5 O diretor do DEAUD, ou servidor por ele indicado, avalia o auditor durante a auditoria, e preenche o Instrumento de Avaliação de Auditor Interno Nível II (FRM-DGDIN-007-04).

(9)

12.612.6

12.6 Informa ao servidor o resultado da avaliação, pontuando oportunidades de desenvolvimento, caso necessário.

12.7 12.712.7

12.7 O auditor é considerado auditor interno nível III quando o resultado de avaliação exigido no FRM-DGDIN-007-04 assim recomendar.

12.8 12.812.8

12.8 Caso o servidor não alcance o resultado desejado, o DEAUD continua a oferecer-lhe treinamento, visando à conclusão do programa de formação do auditor.

12.9 12.912.9

12.9 Atualiza o SIAUD, incluindo o servidor como “Auditor Interno nível III”.

12.10 12.1012.10

12.10 Encaminha à DGPES, para fins de gratificação, nos 05 primeiros dias úteis do mês subseqüente ao da auditoria realizada, os nomes dos auditores que atuaram na condição de auditor líder e na condição de auditor assistente.

12.11 12.1112.11

12.11 O auditor interno nível III pode participar de auditorias na condição de observador, de auditor líder em auditorias que verifiquem os três níveis de gestão definidos na RAD-PJERJ-012, de auditor assistente e de líder de equipe em unidades de apoio e integrantes do escopo de certificação, sendo, nos dois últimos casos, avaliado de acordo com a RAD-PJERJ-005 – Auditoria Interna do Sistema Integrado de Gestão.

13 1313

13 ATUALIZAR O QUADRO DATUALIZAR O QUADRO DATUALIZAR O QUADRO DE AUDITORES INTERNOSATUALIZAR O QUADRO DE AUDITORES INTERNOSE AUDITORES INTERNOSE AUDITORES INTERNOS DO PJERJDO PJERJDO PJERJ DO PJERJ 13.1

13.113.1

13.1 Revisa os dados constantes do FRM-PJERJ-005-06 – Quadro de Auditores Internos do PJERJ, principalmente quanto à lotação do servidor, de modo a assegurar que este não audite a sua própria unidade e nem a UO de lotação imediatamente anterior à atual, caso a mudança tenha ocorrido em período inferior a dois anos.

13.2 13.213.2

13.2 Orienta o servidor a utilizar o Requerimento para Fins Diversos (FRM-DGDIN-007-05) a fim de manter a DGDIN informada acerca de qualquer alteração de seus dados cadastrais.

(10)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 10101010 de de de 20de 2020 20 13.3

13.313.3

13.3 Com o objetivo de manter a integridade das informações contidas no Quadro de Auditores Internos do PJERJ, solicita, anualmente, a atualização dos dados cadastrais.

13.4 13.413.4

13.4 O SEFOR é responsável pela atualização das informações disponibilizadas na

intranet.

14 1414

14 INDICADORES INDICADORES INDICADORES INDICADORES NOME NOME NOME

NOME MÉTODOMÉTODOMÉTODOMÉTODO PERIODICIDADEPERIODICIDADEPERIODICIDADEPERIODICIDADE Participação de Auditores

Internos do PJERJ em Auditorias Baseadas na Norma NBR ISO

9001:2008

Quantidade de HD realizados por servidores / Quantidade de HD de auditorias internas

baseadas na norma NBR ISO 9001:2008

Mensal

15 1515

15 GESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROS GESTÃO DE REGISTROS 15.1

15.115.1

15.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGO CÓDIGOCÓDIGO_CCD*_CCD*_CCD*_CCD* RESPONRESPONRESPONRESPON---- _SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL ARMAZENAARMAZENA---- ARMAZENAARMAZENA_MENTO_MENTO_MENTO_MENTO RECUPERA----RECUPERARECUPERARECUPERA_ÇÃO_ÇÃO_ÇÃO_ÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃO RETENÇÃORETENÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE CORRENTE CORRENTE CORRENTE –––– PRAZO PRAZO PRAZO PRAZO DEDEDEDE GUARDA GUARDA GUARDA

GUARDA NANANANA UO**)UO**)UO**)UO**)

DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO Relatório de Acompanhamento de Auditoria (FRM-DGDIN-007-02) 0-1-1d DEAUD Pasta Nome do auditor interno Condições apropriada s 3 anos Eliminação na UO Instrumento de Avaliação de Auditor Interno Nível I (FRM-DGDIN-007-03) 0-1-1d DEAUD Pasta Nome do auditor interno Condições apropriada s 3 anos Eliminação na UO Instrumento de Avaliação de Auditor Interno Nível II (FRM-DGDIN-007-04) 0-1-1d DEAUD Pasta Nome do auditor interno Condições apropriada s 3 anos Eliminação na UO Requerimento para Fins Diversos (FRM-DGDIN-007-05) 0-1-1d DEAUD Pasta Nome do auditor interno Condições apropriada s 3 anos Eliminação na UO

(11)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 11111111 de de de 20de 2020 20

IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGO CÓDIGOCÓDIGO_CCD*_CCD*_CCD*_CCD* RESPONRESPONRESPONRESPON---- _SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL ARMAZENAARMAZENA---- ARMAZENAARMAZENA_MENTO_MENTO_MENTO_MENTO RECUPERA----RECUPERARECUPERARECUPERA_ÇÃO_ÇÃO_ÇÃO_ÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃO RETENÇÃORETENÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE CORRENTE CORRENTE CORRENTE –––– PRAZO PRAZO PRAZO PRAZO DEDEDEDE GUARDA GUARDA GUARDA

GUARDA NANANANA UO**)UO**)UO**)UO**)

DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO Aplicação de conhecimento e habilidades em auditorias

0-2-2-1a DEAUD Pasta

Nome do auditor interno Condições apropriada s 2 anos DGJUR DEGEA*** Curso NBR ISO 9001:2008 - Introdução

0-2-2-1b DEAUD Pasta Assunto e ano Condições apropriada s 5 anos Eliminação na UO Curso NBR ISO 9001:2008 - Aplicação

0-2-2-1b DEAUD Pasta Assunto e ano Condições apropriada s 5 anos Eliminação na UO Curso de Auditor

Interno do PJERJ 0-2-2-1b DEAUD Pasta

Assunto e ano Condições apropriada s 5 anos Eliminação na UO Curso de Auditor

Líder 0-2-2-1b DEAUD Pasta

Assunto e ano Condições apropriada s 5 anos Eliminação na UO Legenda:

*CCD – Código de Classificação de Documentos. **UO – Unidade Organizacional.

***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD-DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 – Gerir Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

16 1616

16 ANEXOSANEXOSANEXOS ANEXOS

•

Anexo 1 – Fluxograma do procedimento Acompanhar e Apoiar a Formação de Servidores nos Cursos NBR ISO 9001:2008-Introdução e NBR ISO 9001:2008-Aplicação;

•

Anexo 2 – Fluxograma do procedimento Acompanhar e Apoiar a Formação de Sevidores no Curso de Auditor Interno do PJERJ;

•

Anexo 3 – Fluxograma do procedimento Acompanhar Auditorias;

•

Anexo 4 – Fluxograma do procedimento Promover a Aplicação de Conhecimento e Habilidades em Auditorias;

(12)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 12121212 de de de 20de 2020 20

•

Anexo 5 – Fluxograma do procedimento Processo de Trabalho Promover a Participação de Servidores no Curso de Formação de Auditores Líderes;

•

Anexo 6 – Fluxograma do procedimento Prática de Auditoria;

•

Anexo 7 – Fluxograma do procedimento Atualizar o Quadro de Auditores Internos do PJERJ;

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Anexo 8 – Formação de Auditores Internos do PJERJ – Orientações Para Acompanhamento de Auditorias. ==========

(13)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 13131313 de de de 20de 2020 20 AN

AN AN

ANEEXO 1 EEXO 1 XO 1 –XO 1 ––– FLFLFLUXOGRAMA DO PROCEDIMFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOUXOGRAMA DO PROCEDIMUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOENTOENTO ACOMPANHAR E APOIAR ACOMPANHAR E APOIAR ACOMPANHAR E APOIAR ACOMPANHAR E APOIAR A A A A FORMAÇÃO

FORMAÇÃO FORMAÇÃO

FORMAÇÃO DE SERVIDORES NODE SERVIDORES NODE SERVIDORES NOSDE SERVIDORES NOSSS CCCCURSOURSOURSOURSOSS NBR ISO 9001SSNBR ISO 9001NBR ISO 9001:2008NBR ISO 9001:2008:2008----INTRODUÇÃO E :2008 INTRODUÇÃO E INTRODUÇÃO E INTRODUÇÃO E NBR NBR NBR NBR ISO 9001

ISO 9001 ISO 9001

ISO 9001:2008:2008:2008:2008----APLICAÇÃOAPLICAÇÃOAPLICAÇÃO APLICAÇÃO

(14)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 14141414 de de de 20de 2020 20 ANEXO 2

ANEXO 2ANEXO 2

ANEXO 2---- FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR E APOIAR A ACOMPANHAR E APOIAR A ACOMPANHAR E APOIAR A ACOMPANHAR E APOIAR A FORMAÇÃO DE SEVIDORES NO CU

FORMAÇÃO DE SEVIDORES NO CU FORMAÇÃO DE SEVIDORES NO CU

(15)

ANEXO 3 ANEXO 3

ANEXO 3 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCEDIMENTO PROCEDIMENTO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR AUDACOMPANHAR AUDACOMPANHAR AUDITORIASACOMPANHAR AUDITORIASITORIASITORIAS

(16)

ANEXO 4 ANEXO 4

ANEXO 4 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO PROMOVER A APLICAÇÃO DE PROMOVER A APLICAÇÃO DE PROMOVER A APLICAÇÃO DE PROMOVER A APLICAÇÃO DE CONHECIMENTO E HABILIDADES EM AUDITORIAS

CONHECIMENTO E HABILIDADES EM AUDITORIASCONHECIMENTO E HABILIDADES EM AUDITORIAS CONHECIMENTO E HABILIDADES EM AUDITORIAS

(17)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRAD----DGDINRADDGDINDGDINDGDIN----007007007007 00800888 17171717 de de de 20de 2020 20 ANEXO

ANEXO ANEXO

ANEXO 555 –5––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCEDIMENTO PROMOVER A PROCEDIMENTO PROCEDIMENTO PROMOVER A PROMOVER A PROMOVER A PARTICIPAÇÃOPARTICIPAÇÃOPARTICIPAÇÃOPARTICIPAÇÃO DE DE DE DE SERVIDORES NO CURSO

SERVIDORES NO CURSO SERVIDORES NO CURSO

SERVIDORES NO CURSO DE DE DE DE FORMAÇÃOFORMAÇÃOFORMAÇÃOFORMAÇÃO DE AUDITORES LÍDERESDE AUDITORES LÍDERESDE AUDITORES LÍDERESDE AUDITORES LÍDERES

(18)

ANEXO ANEXO

ANEXO 6666 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO PRÁTICA DE AUDITORIAPRÁTICA DE AUDITORIAPRÁTICA DE AUDITORIA PRÁTICA DE AUDITORIA

(19)

ANEXO ANEXO

ANEXO 777 –7 ––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ATUALIZAR O QUADRO DPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOATUALIZAR O QUADRO DATUALIZAR O QUADRO DE ATUALIZAR O QUADRO DE E E AUDITORES INTERNOS D

AUDITORES INTERNOS D AUDITORES INTERNOS D

AUDITORES INTERNOS DO PJERJO PJERJO PJERJO PJERJ

(20)

ANEXO ANEXO

ANEXO 8888 ---- FORMAÇÃOFORMAÇÃOFORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS DO PJERJ FORMAÇÃODE AUDITORES INTERNOS DO PJERJ DE AUDITORES INTERNOS DO PJERJ DE AUDITORES INTERNOS DO PJERJ ---- ORIENTAÇÕES PARA ORIENTAÇÕES PARA ORIENTAÇÕES PARA ORIENTAÇÕES PARA ACOMPANHAMENTO DE AUDITORIAS

ACOMPANHAMENTO DE AUDITORIASACOMPANHAMENTO DE AUDITORIAS ACOMPANHAMENTO DE AUDITORIAS

Prezado(a) Servidor(a):

Com o objetivo de conferir ao processo de Formação de Auditores Internos do PJERJ maior eficiência e transparência, além de tornar a auditoria um momento de aprendizagem e desenvolvimento profissional e institucional, seguem algumas orientações para que você possa ter conhecimento dos comportamentos esperados durante as auditorias. Eles serão relevantes tanto para a sua avaliação, como para o sucesso da auditoria:

1. Prepare-se para a auditoria. Leia os documentos do sistema da unidade auditada. 2. Leve os documentos necessários para o acompanhamento das auditorias.

3. Seja pontual e presente.

4. Durante as auditorias, evite conversas paralelas e assuntos pessoais.

5. Utilize o tempo com atividades pertinentes à auditoria. Desligue o celular, evite sair do local ou se ocupar com outras atividades.

6. Reporte-se ao auditado apenas quando orientado pelo auditor líder. As dúvidas podem e devem ser tiradas após a auditoria e nas reuniões de equipe.

7. Trate com cordialidade todos os envolvidos na auditoria.

8. Seja discreto. Evite fazer comparações com outras unidades e/ou pessoas.

9. Lembre-se da importância de respeitar a opinião dos outros e pontos de vistas diferentes dos seus nas reuniões de equipe.

10.Ouça atentamente o que o auditado e o auditor-líder dizem, sem fazer interrupções desnecessárias.

11.Nas situações mais tensas, mantenha a sua postura de observador.

12.Lembre-se da importância de uma postura compatível com a nossa organização. Atenção à comunicação e à apresentação pessoal.

13.Busque sempre o seu desenvolvimento. Aproveite o feedback que receber para analisar a sua atuação, seus pontos fortes e aqueles que precisam ser desenvolvidos.