Publicação: 06/04/15 DJE: 31/03/15 PORTARIA CONJUNTA Nº 402/PR/2015
Determina os procedimentos para recebimento, tramitação e acompanhamento, no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais, dos expedientes enviados por intermédio da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT - por malote ou pelo sistema convencional.
O PRESIDENTE e o 1º VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MINAS GERAIS e o CORREGEDOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso das atribuições que lhes conferem, respectivamente, o inciso II do art. 26, o inciso II do art. 29 e o inciso I do art. 32 do Regimento Interno do Tribunal de Justiça, aprovado pela Resolução do Tribunal Pleno nº 3, de 26 de julho de 2012,
CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar os procedimentos para recebimento, tramitação e acompanhamento, no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais, dos expedientes enviados por intermédio da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT - por malote ou pelo sistema convencional;
CONSIDERANDO o disposto na Portaria da Presidência nº 1.645, de 5 de outubro de 2004, que implantou o Sistema de Postagem no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais;
CONSIDERANDO os procedimentos estabelecidos no Título II do Provimento nº 161, de 1º de setembro de 2006, da Corregedoria Geral de Justiça;
CONSIDERANDO as dificuldades enfrentadas pela Coordenação de Movimentação e Expedição de Documentos - COMEX e pela Coordenação de Protocolo, Triagem, Autuação e Atermação - CORPROT no controle e tramitação dos expedientes, no âmbito da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais;
CONSIDERANDO as dúvidas existentes quanto à prática adequada na coleta e na entrega de malotes;
CONSIDERANDO a necessidade de indicação de servidor para responsabilizar-se pelo recebimento, abertura e distribuição dos documentos enviados por malote ou pelo sistema convencional da ECT;
CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de se evitar contratempos por extravio de documentos encaminhados por malote ou pelo sistema convencional da ECT, no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais,
RESOLVEM:
Art. 1º Os procedimentos para recebimento, tramitação e acompanhamento, no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais, dos expedientes enviados por malote e pelo sistema convencional da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT - reger-se-ão pela presente Portaria Conjunta.
Parágrafo único. A Coordenação de Movimentação e Expedição de Documentos - COMEX, integrante da estrutura organizacional da Diretoria Executiva da Gestão de Bens Serviços e Patrimônio - DIRSEP, será o órgão gestor do Sistema de Postagem, em âmbito estadual.
CAPÍTULO I
DO SISTEMA DE POSTAGEM Seção I
Dos Serviços
Art. 2º O Sistema de Postagem é composto pelos seguintes serviços: I - Correspondência Agrupada - Malote;
II - Remessa Local com Comprovação de Entrega; III - Carta Comercial;
IV - Encomenda PAC; V - Mala Direta Postal; VI - Mensageria Postal.
Seção II Das Definições
Art. 3º Os serviços de coleta, transporte e entrega de que trata esta Portaria Conjunta são os seguintes:
I - Correspondência Agrupada - Malote: quando houver a reunião, em volume, de objetos da mesma ou de diversas naturezas, se pelo menos um deles for sujeito ao regime de exclusividade, para remessa a pessoas jurídicas de direito público ou privado e/ou a suas agências, filiais ou representantes;
II - Remessa Local com Comprovação de Entrega: no caso de correspondência escrita com peso unitário de até 500g (quinhentos gramas), para circulação em âmbito local/metropolitano, cuja comprovação de entrega será feita por meio do serviço adicional denominado Comprovante de Entrega - CE - para o envio exclusivo de:
a) citações; b) intimações; c) notificações; d) ofícios;
e) outra correspondência de cunho oficial.
III - Carta Comercial: para correspondência escrita com peso unitário de até 500g (quinhentos gramas), para circulação em âmbito nacional, podendo ser utilizados, opcionalmente, os serviços adicionais de Registro e Aviso de Recebimento - AR. IV - Carta Simples: no caso de correspondência escrita com peso unitário de até 500g (quinhentos gramas), para circulação em âmbito nacional sem necessidade de nenhum adicional de Registro ou Aviso de Recebimento - AR.
V - Encomenda PAC: para envio de objetos com peso unitário de até 30 kg (trinta quilogramas), postados de forma individualizada ou agrupada, para circulação em âmbito nacional, podendo ser utilizados os serviços adicionais de Registro e de Aviso de Recebimento - AR;
VI - Mala Direta Postal: usada na remessa coletiva de impressos para circulação em âmbito nacional.
Parágrafo único. A modalidade de serviço de que trata o inciso VI desta Portaria Conjunta é de uso exclusivo pela Assessoria de Comunicação Institucional - ASCOM.
Art. 4º Além dos serviços descritos no art. 3º desta Portaria Conjunta, poderá ser utilizada a Mensageria Postal para serviços de transporte, triagem e registro de correspondência que circular, por malote, entre a Secretaria do Tribunal de Justiça e os Órgãos Auxiliares do Juízo da Comarca de Belo Horizonte.
Art. 5º As unidades organizacionais da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Justiça de Primeira Instância responsáveis pelas postagens serão credenciadas para utilizarem os serviços de que trata esta Portaria Conjunta, por meio do Cartão de Habilitação de Postagens.
§ 1º A COMEX será responsável por expedir o cartão a que se refere o “caput” deste artigo.
§ 2º Qualquer dano, extravio ou sinistro relativo ao Cartão de Habilitação de Postagem deverá ser comunicado imediatamente à COMEX, para emissão de um novo documento e cancelamento do anterior.
§ 3º O Juiz Diretor do Foro será o responsável pelo Sistema de Postagem na respectiva comarca e a ele competirá a designação de servidor para:
I - responsabilizar-se pela gestão local do Sistema de Postagem;
II - orientar os demais servidores para o adequado cumprimento das determinações constantes desta Portaria Conjunta;
III - realizar a conferência mensal do faturamento local, por meio dos extratos recebidos da COMEX;
IV - atestar a utilização dos serviços e comunicar o resultado da conferência de que trata o inciso III à COMEX, até o dia 30 de cada mês.
§ 4º A COMEX enviará os extratos de que trata o inciso III do § 3º deste artigo até o dia 15 de cada mês.
§ 5º O nome e a matrícula do servidor designado para a função de gestor local do Sistema de Postagem devem ser informados à COMEX tão logo seja feita a designação.
CAPÍTULO II DOS SERVIÇOS
Seção I
Da Correspondência Agrupada - Malote
Art. 6º Todos os documentos físicos oficiais das diversas unidades organizacionais da Secretaria do Tribunal de Justiça e dos Órgãos Auxiliares dos Juízos deverão tramitar via malote.
§ 1º O disposto neste artigo não se aplica aos documentos de que tratam:
I - a Portaria da Corregedoria nº 2.665, de 21 de maio de 2013, que instituiu “o Sistema Hermes - Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça como meio de comunicação oficial no âmbito dos órgãos e setores internos da Corregedoria-Geral de Justiça e da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais, inclusive dos Juizados Especiais”;
II - a Portaria Conjunta da 1ª Vice-Presidência nº 3, de 2012, que “disciplina a remessa de procedimentos judiciais à justiça de primeira instância e dá outras providências”.
§ 2º É proibida a utilização do malote para transporte de dinheiro, cheques, cartuchos vazios e toner, objetos perfurantes ou quebráveis, ouro, prata, metais de valor, armas, munições, líquidos, materiais corrosivos, materiais de consumo ou de uso permanente.
Art. 7º Caberá à Central de Malotes/COMEX: I - receber malotes;
III - proceder à remessa das correspondências e documentos para as unidades da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Justiça de Primeira Instância;
IV - expedir malotes.
Parágrafo único. A Central de Malotes/COMEX atenderá aos usuários pelo telefone (31) 3226-4042 ou por mensagem eletrônica a ser enviada para o endereço centraldemalotes@tjmg.jus.br.
Art. 8º Os materiais e os formulários necessários à utilização dos malotes são os constantes do Anexo Único desta Portaria Conjunta e poderão ser solicitados à Coordenação de Controle de Material de Consumo - COMAT, pelo “link” próprio da intranet acessível no endereço http://www.tjmg.jus.br/redetjmg.
Art. 9º A expedição de documentos por malote deverá observar os seguintes procedimentos:
I - preenchimento obrigatório de todos os campos da cinta de endereçamento, código 10.25.058-1, evitando-se o uso de abreviações;
II - afixação de etiqueta de código de barras na cinta de endereçamento ou no envelope;
III - afixação da cinta no documento, observado o disposto no artigo 10 desta Portaria Conjunta;
IV - preenchimento dos demais campos constantes do formulário de Controle de Remessas de Correspondências e Encomenda Via Malote;
V - preenchimento do formulário 10.25.059-0 - Espelho do Malote, em 02 (duas) vias;
VI - acondicionamento no malote das correspondências e da primeira via do “Espelho do Malote”, no dia da coleta;
VII - arquivamento da segunda via do formulário de que trata o inciso V deste artigo, para fins de controle interno;
VIII - afixação do Cartão Percurso interno de modo a que o endereçamento esteja voltado para a Central de Malotes citada no artigo 7º desta Portaria Conjunta;
IX - fechamento correto do malote, com lacre, conforme orientações do funcionário da ECT;
X - entrega do malote ao funcionário da ECT, com coleta de assinatura; XI - arquivamento da carga, para fins de controle interno.
§ 1º O envio de correspondência na modalidade AR-TJMG, Código 10.25.050-6, é de uso restrito aos casos de comprovada necessidade, visto que seu retorno tem o mesmo custo de uma correspondência.
§ 2º O rastreamento da correspondência poderá ser feito junto à Central de Malotes/COMEX com o uso do código de barras respectivo.
Art. 10. A cinta de endereçamento será utilizada em todas as correspondências. § 1º Deverá ser utilizada uma cinta de endereçamento para cada correspondência. § 2º No caso em que mais de uma correspondência for destinada ao mesmo setor, deverá ser observado o seguinte:
I - as laudas de cada documento deverão ser grampeadas, de modo a formarem um único bloco, isolado dos demais documentos;
II - grampeadas as laudas, o bloco de documentos deve receber uma cinta de endereçamento própria;
III - caso não seja possível grampear o conjunto de documentos, ele deve ser envelopado.
§ 3º Nas correspondências de pouco volume e que possam ser grampeadas, fica dispensada a utilização de envelope e a cinta de endereçamento deve ser afixada no primeiro documento do bloco.
§ 4º Tratando-se de envio de autos de processo, sempre deverá ser utilizada uma cinta de endereçamento para cada item.
§ 5º O preenchimento dos campos “setor”, “comarca”, “destinatário” e “remetente”, constantes da cinta de endereçamento ou do aviso de recebimento, far-se-á:
I - preferencialmente por meio de etiquetas impressas;
II - em caso de preenchimento manual, com uso de letra de forma legível, com afixação da etiqueta do código de barras, conforme Anexo Único desta Portaria Conjunta.
§ 6º As dúvidas sobre quais documentos podem ser enviados utilizando-se somente uma cinta devem ser dirimidas junto à Central de Malotes/COMEX, por meio de contato no endereço mencionado no parágrafo único do art. 7º desta Portaria Conjunta.
Art. 11. As correspondências cujo conteúdo seja sigiloso deverão ser encaminhadas, obrigatoriamente, em envelope fechado contendo, na face usada para informar o destinatário, a palavra “sigiloso” grafada de forma legível.
Art. 12. A frequência do malote, impressa no próprio visor da sacola e definida em função da carga transportada ao longo do ciclo mensal de faturamento, será:
I - diária, nas unidades cuja remessa seja igual ou superior a 2 kg (dois quilogramas);
II - de 3 (três) vezes por semana, nas unidades cuja remessa seja inferior a 2 kg (dois quilogramas).
§ 1º Nos dias de coleta, mesmo que não haja correspondências a serem enviadas, o malote deverá ser expedido, devidamente lacrado e entregue à ECT, no dia e hora aprazados.
§ 2º Havendo urgência no envio de algum item em dia em que não haja coleta do malote, deverão ser tomadas as seguintes providências, excludentes entre si, na ordem a seguir:
I - enviar o documento pelo Malote Digital, se for permitido; II - enviar o documento via fac-símile;
III - expedir o malote fora da frequência.
Art. 13. O horário de entrega do malote à ECT será definido pela Central de Malotes/COMEX, pela Coordenação de Protocolo, Triagem, Autuação e Atermação - CORPROT, ou pelo responsável em cada comarca, e será previamente acordado com a Agência da ECT responsável pelo serviço.
Art. 14. Em dia de feriado ou de suspensão do expediente forense, a coleta de malotes pela ECT e a entrega nas unidades da Secretaria do Tribunal de Justiça e na Justiça de Primeira Instância serão realizadas no primeiro dia útil subsequente. Art. 15. O servidor responsável na Central de Malotes/COMEX, na CORPROT ou nas comarcas deverá conferir quanto à sacola do malote se:
I - o número do lacre é o mesmo que o número lançado no formulário apresentado pela ECT;
II - contém danos materiais;
III - houve violação durante o transporte.
§ 1º Não se exige que o funcionário da ECT espere a abertura da sacola do malote. § 2º Se o responsável de que trata o “caput” deste artigo constatar alguma irregularidade na sacola do malote, deverá entrar em contato, dentro de 24 (vinte e quatro) horas, com a Central de Malotes/COMEX, por e-mail ou pelo telefone citados no parágrafo único do artigo 7º desta Portaria Conjunta.
I - conferir os códigos de barras das correspondências enviadas no “Espelho de Malotes”, que se encontra no interior da sacola do malote, atentando para as seguintes ocorrências:
a) em caso de ausência de algum documento discriminado no “Espelho de Malotes”, observar o disposto no § 2º do artigo 15 desta Portaria Conjunta, sob pena de presumir-se correto o envio;
b) estando algum documento ou processo endereçado erroneamente à unidade, separá-lo para reencaminhamento, conforme disposto no art. 18 desta Portaria Conjunta;
c) estando o “Espelho de Malote” correto ou sendo esclarecida eventual divergência, este deverá ser assinado, datado e arquivado na unidade que o recebeu.
II - conferir se os documentos, de fato, pertencem àquela unidade e, somente após, assinar o aviso de recebimento;
III - distribuir as correspondências aos destinatários, seguindo critérios próprios da Central de Malotes/COMEX, CORPROT ou da comarca, mediante carga em livro próprio ou por meio eletrônico, registrando-se o número da etiqueta do malote.
Art. 17. As cintas de endereçamento ou avisos de recebimento somente deverão ser retiradas dos documentos ou processos após a certificação de que se encontram corretamente endereçados àquela unidade.
Art. 18. Caso haja a constatação de que documentos ou autos de processo foram erroneamente endereçados, o servidor responsável deverá proceder à devolução dos mesmos à Central de Malotes/COMEX, juntamente com a cinta ou AR originais, anexando-se o formulário Código 10.25.157-0 devidamente preenchido, arquivando-se a primeira via.
Seção II
Da Remessa Local com Comprovação de Entrega, da Carta Comercial, Da Encomenda PAC, Da Mala Direta Postal e Da Mensageria Postal
Art. 19. Toda correspondência que necessite de comprovante de entrega e tenha peso igual ou inferior a 500g (quinhentos gramas) deverá ser enviada por meio de Remessa Local ou Carta Comercial, após serem excluídas as hipóteses de uso de Malotes Digital ou Físico.
§ 1º A Remessa Local com Comprovação de entrega deve ser utilizada, obrigatoriamente, para postagem endereçada ao mesmo município, à sede da comarca ou a outro município da mesma região metropolitana.
§ 2º Para utilização da modalidade de que trata o § 1º deste artigo é indispensável a anexação do formulário 10.25.136-7 à correspondência a ser expedida.
§ 3º A Carta Comercial com AR será utilizada para as correspondências a serem enviadas a outros municípios que não os mencionados no § 1º deste artigo.
§ 4º As correspondências a serem enviadas ao mesmo destinatário deverão ser agrupadas em um único envelope, salvo quando essa providência impedir a comprovação de entrega.
Art. 20. Os sistemas informatizados que emitem correspondências com impressão automatizada da chancela e do comprovante de entrega deverão estar preparados para:
I - selecionarem o serviço correto;
II - não emitirem Carta Comercial ou Remessa Local com comprovação de entrega destinados a endereços que não são atendidos pela distribuição domiciliária da ECT. § 1º Feita a seleção de que trata o inciso I deste artigo, fica dispensado o uso do formulário 10.25.136-7.
§ 2º Qualquer anormalidade na emissão das correspondências pelos sistemas informatizados de que trata o “caput” deste artigo deverá ser comunicada imediatamente à Gerência de Orientação dos Serviços Judiciais Informatizados - GESCOM, pelo telefone (31) 3339-7727 ou pelo endereço de correio eletrônico gescom@tjmg.jus.br.
Art. 21. Deverá ser utilizada a modalidade de Carta Simples sempre que não houver necessidade de comprovante de entrega.
Art. 22. A modalidade Encomenda PAC deve ser utilizada para envio de autos de processo cujo ônus seja do Tribunal de Justiça, desde que a remessa ultrapasse 500g (quinhentos gramas).
Parágrafo único. Havendo mais de um volume a ser encaminhado para o mesmo destinatário, o envio será realizado mediante agrupamento dos volumes em embalagens de até 30kg (trinta quilogramas) cada.
Art. 23. A remessa de autos de processo para fins de intimação pessoal deverá ser feita mediante a apresentação, pelo órgão a ser intimado, de seu próprio cartão ou outro instrumento de postagem.
Parágrafo único. Não sendo fornecido o cartão, ou estando este vencido, deverá ser expedido ofício ao responsável, para que apresente instrumento de postagem ou proceda à retirada dos autos pessoalmente.
CAPÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 24. O Manual do Gestor, instituído pela Portaria Conjunta da Presidência nº 163,
de 2009, traz orientações sobre: I - o Sistema de Postagem;
II - os processos de trabalhos afetos aos serviços postais e suas atualizações.
Art. 25. Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos pela COMEX/GESEG/DIRSEP, pelo endereço de correio eletrônico comex@tjmg.jus.br ou pelos telefones (31) 3237-5170 e 3237-6498.
Art. 26. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 26 de março de 2015.
Desembargador PEDRO CARLOS BITENCOURT MARCONDES Presidente
Desembargador FERNANDO CALDEIRA BRANT 1º Vice-Presidente
Desembargador ANTÔNIO SÉRVULO DOS SANTOS Corregedor-Geral de Justiça
