I N F O R M A T I V O T É C N I C O
I D C C O M O B S E R V A Ç Õ E S
I M P O R T A N T E S S O B R E O S
S E T O R E S D O M E R C A D O
G e r e n c i a m e n t o d o r i s c o e m p r e s a r i a l : u m p l a n o
d e a ç ã o o p e r a c i o n a l
Setembro de 2009
Adaptado de Enterprise Risk Management: Keeping People, Assets, and the Environment Safe (Gerenciamento
do risco empresarial: como manter a segurança de pessoas, ativos e do ambiente), por Bob Parker, Jill
Feblowitz, Kimberly Knickle; IDC #II215101
Oferecido pela SAP
O gerenciamento do risco empresarial é uma prioridade cada vez maior para empresas de setores cujas operações dependem grandemente de ativos. Os esforços divergentes e desconectados em áreas como segurança, conformidade a regulamentos ambientais, e uso de ativos em cada uma de suas instalações estão convergindo para oferecer melhor controle em toda a empresa e capacidade de resposta da administração. As empresas que agirem agora irão, não só aprimorar a mitigação do risco, como também criar uma vantagem competitiva duradoura.
As realidades operacionais atuais expõem as empresas a rigorosa supervisão regulatória e intensa avaliação pública. Além disso, eventos adversos evitáveis continuam causando perdas que, em alguns setores da indústria, chegam a ultrapassar US$100 milhões por ano. À medida que os desafios do risco operacional se intensificam, as empresas procuram novas maneiras de lidar com as necessárias mudanças comportamentais, transformações de processo e integração de
tecnologia.
Este Informativo Técnico recomenda as seguintes medidas específicas:
Avaliar a situação de negócios em alto nível.
Determinar a prontidão operacional da organização.
Determinar a maturidade do gerenciamento do risco organizacional e identificar lacunas.
Criar um programa para gerenciar o investimento geral.
Priorizar a visibilidade de ativos.
Compartilhar melhores práticas em toda a organização.
Essas atividades formam a base para elevar o gerenciamento do risco operacional ao patamar de prioridade de negócio. Se realizado com eficiência, o esforço poderá tanto reduzir os custos da conformidade regulatória e de eventos adversos como aumentar o retorno do capital empregado.
Realidades operacionais direcionam o foco para a conformidade e o
risco operacional
Nenhum setor de mercado sofre mais regulamentação do que aqueles que fazem uso maciço de ativos. Além de ter que cumprir as mesmas regras financeiras e comerciais aplicáveis a outros negócios, as empresas deste setor operam em ambientes de trabalho arriscados, inclusive com materiais perigosos que podem causar impacto ambiental. Ao mesmo tempo que os segmentos da economia em geral adotam práticas responsáveis, a intervenção governamental é uma realidade operacional. Como conseqüência, o risco e o impacto operacional atingem bilhões de dólares para as empresas desses setores, o que inclui multas, sanções, processos, mortes, perda de ativos, danos ao meio ambiente e prejuízos à reputação.
Apesar da responsabilidade e da supervisão empresarial, as perdas resultantes de causas evitáveis continuam ocorrendo e, infelizmente, gerando manchetes. As perdas da indústria de refino
ultrapassaram US$60 milhões, atingindo US$80 milhões no setor químico. As usinas de gás
superaram a marca de US$100 milhões do ano passado. Somando os custos dos acidentes ao custo dos investimentos para conformidade, temos uma situação de negócios atraente para o
investimento na redução dos custos gerais. A necessidade de se criar estrutura sobre metas
sustentáveis que reduzam os riscos operacionais acrescenta ainda mais urgência ao aprimoramento da visibilidade de ativos, processos e segurança de funcionários.
De fato, nos últimos anos, o foco da responsabilidade empresarial atingiu um novo pico. Há vários acontecimentos e desenvolvimentos que contribuíram para isso. Para as indústrias de
processamento, o acidente da refinaria de Texas City em 2005 serviu de alerta para a questão da segurança do trabalhador e, em grau menor, do meio ambiente. O movimento em busca de maior eficiência operacional alimentou o crescimento e o interesse pela sustentabilidade, incluindo
reduções nas emissões de carbono e maior visibilidade do uso da energia. Desde o chão da fábrica à sala de reuniões do conselho administrativo, cresce a preocupação com a responsabilidade, com as falhas em políticas e processos e com a falta de transparência empresarial, que podem resultar em maior risco operacional para a indústria de processamento.
O caminho para uma abordagem abrangente ao risco operacional
As informações desempenham um papel importante na redução do risco operacional na mina, na fábrica, na refinaria, na distribuidora ou no campo de extração. Operadores, pessoal de manutenção, engenheiros de desempenho da usina, equipe de meio ambiente e gerentes operacionais precisam ter acesso às informações para que possam monitorar, medir e gerenciar a segurança e odesempenho dos ativos.
Os funcionários precisam ter acesso aos dados necessários para executar suas tarefas e também ter acesso às ferramentas para analisar esses dados. Mas isso não se resume a fornecer acesso individual às mesmas informações. A equipe precisa ser capaz de colaborar usando um conjunto consistente de dados. As informações compartilhadas entre plantas semelhantes podem ser usadas para estabelecer melhores práticas , aprimorar a segurança do processo e, mais importante,
aperfeiçoar o desempenho da usina. Além disso, as informações devem poder fluir apoiadas em processos de workflow e de aprovação, assegurando que, em um nível bem básico, uma exigência de conformidade tenha sido cumprida.
A tecnologia da informação tem um papel importante no gerenciamento da conformidade e da segurança de ativos. Segundo as observações importantes acerca dos setores do mercado, a tecnologia da informação pode influenciar positivamente a segurança do processo das seguintes maneiras:
Visibilidade do desempenho em comparação aos objetivos. A tecnologia da informação
pode oferecer a funcionários de todos os níveis acesso específico aos objetivos de desempenho e à comparação do atingimento desses objetivos. Da perspectiva do gerenciamento, a
visibilidade de indicadores de avanço e atraso pode orientar a empresa quanto às suas próximas ações. Um rollup empresarial baseado em informações verificáveis é o objetivo final; recursos de análise aprofundados para fins de avaliação do desempenho são o ideal. Embora não pareça atraente a princípio, ter executivos constantemente preocupados, no final das contas, fornecer esse nível de visibilidade amplia a capacidade de responsabilidade. Um exemplo: se os gerentes do nível mais alto da organização estiverem cientes do potencial catastrófico de situações que envolvem determinados ativos, eles poderão alocar os recursos para remediar a situação. Um sistema empresarial integrado pode fornecer essa capacidade.
Uma visão do ativo "por si só" e "dentro de um contexto". Em muitos casos, há
procedimentos específicos para o manuseio de cada ativo. A condição "por si só" pode incluir as mais recentes inspeções de integridade mecânica, os testes mais recentes ou os dados de sensores de condições de equipamentos (temperatura, vibração etc.). Também poderia incluir indicadores importantes, como tempo médio entre falhas ou rendimento do ativo. A condição "dentro de um contexto" enxerga o ativo como parte do processo — sua importância para o processo, ordem no processo e assim por diante.
Desenvolvimento de abordagens de melhores práticas . Os setores da economia de uso
intenso de ativos podem examinar seu histórico de operações, especialmente "quase falhas", para delinear potenciais pontos fracos e usá-los para reforçar o controle do processo e/ou os processos de trabalho. Para isso é necessário aplicar aos dados extração, transporte e
carregamento (ETL) de recursos, históricos de dados e análises avançadas, executando-se uma análise de causas e outros tipos de análises para determinar o que pode ter dado errado e recomendar novas práticas de trabalho ou a revisão de processos. Painéis de linha de negócios vinculados a métricas KPI comuns podem ser usados para orientar a mudança de
comportamento e o desempenho.
Visibilidade das melhores práticas . Ter novos processos de trabalho é uma coisa,
comunicá-los à equipe adequada é outra. O eLearning é, sem dúvida, uma forma de disseminar informações. Outras abordagens envolvem alertar os funcionários sobre novas práticas de trabalho vinculadas ao ativo via aplicações de gerenciamento de ativos usadas diariamente. A abordagem ideal é ter dados praticamente em tempo real disponíveis em um dispositivo móvel para o funcionário da fábrica, de forma que ele possa observar as mesmas tendências que estão sendo vistas na sala de controle, e comparar o histórico e dados visuais do ativo para determinar se o problema se refere a uma mera falha de instrumentação ou se o caso é mais grave.
Fluxo de trabalho para garantir a aderência. Ter processos de aprovação adequados é outra
recomendação importante. A automatização do fluxo de trabalho garantirá que seja feita a revisão apropriada antes da autorização de um projeto de trabalho. Além disso, o arquivamento do fluxo de trabalho facilitará identificar por auditoria que a tarefa foi cumprida de acordo com as devidas diretrizes.
Gerenciamento de mudanças. Os programas de gerenciamento de mudanças (MOC) são um
grande desafio para fábricas em termos de tempo, recursos e risco de multas, processos ou fechamento em caso de insucesso nas iniciativas. A automação do conteúdo e dos processos de gerenciamento de mudanças ajuda as empresas a reduzir o ônus administrativo, minimizar o risco e reduzir custos.
Recursos de alerta. Boas práticas começam com um bom projeto de fábrica ou operação. No
segurança (SIS), em conjunto com os sistemas de controle de processos, já monitoram o processo e identificam condições de alarme. Contudo, é preciso ter informações e análises adicionais para administrar a grande quantidade de alarmes que detectam os maiores riscos de resultados catastróficos.
É claro que é essencial a funcionalidade que mantém a segurança das pessoas, do meio ambiente e dos ativos. Essa funcionalidade está contida em aplicativos de software ou módulos de aplicativos que oferecem suporte para diferentes áreas, tais como:
Segurança pessoal. Permissão de trabalho, travamento/bloqueio.
Segurança ambiental. Acompanhamento da conformidade, níveis de emissão, notificações de
descumprimento de permissão.
Segurança de ativos. Revisão de pré-segurança de iniciação de ativo (PSSR), planos de
trabalho detalhados, analíticas de manutenção com base em condições
Recomendações
A adoção de um desempenho ideal no gerenciamento de riscos operacionais requer uma abordagem programática e deliberada que combine as pessoas, processos e elementos tecnológicos necessários para se alcançar o sucesso.
Pessoas — Organização para otimização da rede
O modelo de negócios multinacional vem perdendo eficácia, e as empresas vêm migrando para uma abordagem integrada global que estabelece práticas de gerenciamento comuns entre diferentes regiões e instalações. A organização de ativos de alto desempenho seguirá essa tendência. Em vez de instalações isoladas e responsabilidades funcionais estanques, as empresas irão querer
identificar experiências, padronizar abordagens e compartilhar conhecimento. As empresas devem levar em conta, no entanto, o enorme desafio que cerca a mudança de comportamentos
profundamente enraizados nos antigos modelos. A chave é reconhecer que tanto o estabelecimento de políticas de administração executiva quanto a execução de processos no nível da fábrica devem mudar de forma sincrônica e em direção ao mesmo objetivo geral.
Isso significará alinhar a responsabilidade pelo gerenciamento do risco operacional a toda a rede, com a capacidade de monitorar um conjunto organizado de ativos e tomar as providências corretivas quando necessário. Pensar na nova organização como uma abordagem de centro de controle ou de operações em rede, e não em termos de proximidade (de pessoas no local), embora a centralização possa ser virtual em vez de situada em um único local físico. Da mesma forma, a medição e a responsabilidade se disseminarão pela rede de ativos.
Processo — Uso de abordagens comuns e aceitas
Faz parte igualmente da integração global da empresa o estabelecimento de processos comuns para toda a organização. As empresas não devem gastar tempo definindo o processo, e sim executando-o cexecutando-onsistentemente. O usexecutando-o de uma definiçãexecutando-o de prexecutando-ocessexecutando-o de indústria padrãexecutando-o bem estabelecidexecutando-o será o ponto de partida.
Os processos de execução serão padronizados, mas um conjunto de processos — os processos de decisão — está pronto para a reengenharia. Tudo deve ser revisto — desde a decisão sobre um novo investimento em ativo até o ajuste do desempenho de uma máquina específica. A reengenharia dos processos de decisão deve levar em consideração o contexto integral da maturidade do
gerenciamento de ativos e assegurar que as decisões estratégicas estejam vinculadas a decisões táticas e a determinações operacionais.
Tecnologia — Aquisição de dados, padronização de processos e agilização de
decisões
A tecnologia pode ser fundamental no processo de elevar o nível de maturidade da empresa em termos de gerenciamento de ativos. Mudanças em pessoas e processos devem ser compreendidas em sua totalidade; além disso, devem ser capazes de proporcionar as mudanças adequadas antes do início do investimento em tecnologia. As propostas para o segmento de manufatura identificam quatro áreas principais de investimento em tecnologia em suporte aos esforços:
Tecnologia M2M. O uso de sensores, automação, identificação e tecnologias de localização cria
uma rede de ativos que pode oferecer os dados necessários para a monitoração de ativos sem intervenção humana. Esse investimento permite a visibilidade de ativos individuais.
Plataforma de processos. Um aplicativo de gerenciamento de ativos empresariais oferece
processos aceitos pela indústria, permitindo que as empresas se concentrem em tornar os processos operacionais mais consistentes. Esse investimento permite a visibilidade de ativos com base em nível de localização.
Inteligência operacional. A capacidade de examinar todos os ativos da empresa para avaliar o
desempenho em retrospectiva (o que aconteceu), perspectiva (o que está acontecendo) e previsão (o que acontecerá) virá do investimento em data warehousing, análises e inteligência empresarial. Esse investimento permite a visibilidade de ativos por toda a rede.
Integração. O valor do investimento nas três áreas tecnológicas acima será incrementado se as
mesmas estiverem bem integradas uma à outra. Além de tornar os relatórios mais consistentes, remove a latência inerente à integração manual.
Investir na visibilidade de ativos no nível da plataforma de processos é um bom começo. Esse investimento facilitará a efetivação das mudanças necessárias em pessoas e processos e criará um marco central para o investimento em tecnologia. Os modernos recursos de integração serão fundamentais para que os dados baseados em M2M possam alimentar os processos e, por sua vez, os processos possam alimentar o ambiente de decisões desenvolvido a partir dos investimentos em inteligência operacional.
Ações a serem consideradas
Oferecemos orientações específicas para empresas que gostariam de desenvolver uma iniciativa de visibilidade de ativos. Em mais detalhes:
Orientação e governança executiva. Implementações de base e iniciativas focalizadas
exclusivamente na unidade de produção melhoram a eficiência, mas não conseguem produzir impacto sobre a empresa como um todo. Projetos de sucesso implementados por líderes de mercado e patrocinados pela liderança executiva asseguram visibilidade ao andamento do programa, melhoram o desempenho e reduzem as barreiras organizacionais à medida que foram identificadas.
Avaliar a situação de negócios em alto nível. Avalie o desempenho do ROA da sua empresa
em relação às outras do mesmo setor. Quais são as implicações de um controle de risco mais efetivo e da redução de custos do portfólio de investimentos existente? A partir desse ponto, a empresa pode determinar os níveis de investimento em novos recursos de gerenciamento que
Determinar a prontidão operacional da organização. A organização inteira está pronta para
abraçar a mudança, o compromisso e o foco necessários para implementar uma abordagem de segurança e conformidade? Soluções de aplicativos, tecnologia e processos de negócios e operacionais precisam ser examinados para se determinar as mudanças que precisam ser feitas para garantir o sucesso. Devem ser usados exemplos de melhores práticas da indústria para se mostrar o caminho a ser seguido.
Determinar a maturidade do gerenciamento do risco organizacional e identificar lacunas.
Este exercício ajudará na compreensão dos recursos específicos necessários para melhorar o desempenho. Ficar bem atento às deficiências da monitoração do desempenho —
provavelmente seus relatórios são tardios, incompletos e imprecisos.
Desenvolver um plano de 18 meses a 3 anos para priorizar os processos de negócios e operacionais. Esta seleção pode mudar ao longo do tempo, mas servirá como base que pode
ser alterada à medida que as necessidades evoluam e a direção fica mais focalizada.
Criar um programa para gerenciar o investimento geral. Se a empresa tem ciência dos
objetivos gerais e das lacunas existentes, o progresso virá não apenas de um simples projeto, mas de uma série de investimentos correlatos que, individualmente, produzirão benefícios e, coletivamente, conduzirão a empresa a um desempenho de classe mundial.
Priorizar a visibilidade de ativos. Criar transparência para as condições operacionais deve ser
um investimento imediato, já que pode ser alavancada por todas as atividades transformativas subseqüentes. As ferramentas de tecnologia devem incluir as quatro áreas discutidas neste informativo, mas devem ter como base uma plataforma de processos de eficácia comprovada no gerenciamento de ativos empresariais e que possa ser estendida facilmente para se conectar a ativos individuais e à inteligência operacional na empresa toda.
Compartilhar melhores práticas em toda a organização. Existem muitos exemplos de
melhores práticas para aprimorar as operações da empresa, e eles precisam ser aproveitados e compartilhados para agilizar e facilitar a transição para processos de negócios comuns. Isso também contribui para uma mudança de cultura e cria uma "equipe única" global com foco em alcançar objetivos operacionais, ao mesmo tempo assegurando a conformidade e reduzindo os riscos.
Essas atividades formam a base para elevar o gerenciamento do risco operacional ao patamar de prioridade de negócios. Se realizado com eficiência, o esforço poderá não só reduzir os custos da conformidade regulatória e de eventos adversos, como também aumentar o retorno do capital empregado.
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