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CRIAÇÃO DE MODELOS DE DOCUMENTOS E CONFIGURAÇÃO DE ATOS PARA PROCESSOS DIGITAIS
A criação de modelos de grupo ou usuário é permitida para as seguintes categorias:
Despachos, Decisões, Sentenças, Termos de Audiência, Ajuizamentos, Ato Ordinatório, Certidões de Cartório, Requerimento, Setor Técnico – Assistente Social e Setor Técnico – Psicologia.
Nota: As orientações abaixo são aplicáveis à criação de modelos de grupo com atos,
para tramitação de autos no formato digital.
A configuração dos atos nos modelos de grupo é imprescindível para uma boa prática de trabalho.
Será demonstrada a criação de um despacho usando como base o modelo
<Despacho Genérico>.
A. Acesse o Gerenciador de Arquivos através do menu <Expediente><Gerenciador de Arquivos> ou do ícone na barra de ferramentas.
B. O sistema apresentará pastas conforme as categorias (lado esquerdo da tela que segue): Decisão, Despachos, Sentenças, Termos de Audiência e outras.
Selecionar a categoria do documento a ser criado (Despacho, Sentença, Decisão,
Termo de Audiência, Ajuizamentos, Ato Ordinatório, Certidões de Cartório, Requerimento, Setor Técnico – Assistente Social ou Setor Técnico – Psicologia).
Após, selecionar a pasta denominada “Modelos da Instituição”.
C. O sistema exibirá ao lado direito a lista de modelos institucionais, da categoria selecionada.
Figura 1
D. Na lista apresentada pelo sistema, selecionar o modelo base para criação do modelo
de grupo, através do clique direito. No menu apresentado selecionar o segundo item: “Novo Modelo de Documento”.
Recomendamos utilizar o modelo genérico, conforme a categoria. Se criando um despacho utilizar o “despacho genérico”;
Se criando uma sentença utilizar a “sentença genérica”;
Nota: Sugerimos a criação de um modelo genérico em cada categoria (despacho, decisão, sentença, termo e audiência etc), o que facilitará a criação de novos modelos de grupo, evitando-se a procura nos modelos da Instituição.
No mesmo menu acionado pelo clique direitoPara alterar um modelo acione o item “Editar”
E. Detalhamento:
1. Campo “Nome”: Nome do modelo que será criado.
2. Tipo do Modelo: Modelos do Cartório – optar por “modelo de grupo” (todos terão acesso ao mesmo modelo padronizado) . Modelos do Magistrado – optar por modelo do usuário para que tenham no caso de mudança de lotação.
3. Área: Optar por “Cível”, “Crime”, “Ambas”;
C
D B
4 Figura 2
4.Aba “Movimentações”: Finalidade: Constar na Consulta da Internet e dados estatísticos. Observar comunicado SPI 38/2011.
5. Aba “Compartilhamentos”: Tipo “grupo”, já constará compartilhado. Tipo “usuário” definir o compartilhamento. (tb. vide item 2);
6. Aba “Modelos Dependentes”: Não se aplica ao processo eletrônico. Utilizar somente para processo físico, vinculando o modelo a ser emitido juntamente com o principal.
7. Aba “Assinaturas”: Indicar o(s) agente(s) que assinará(ão) o(s) documento(s); Deve estar sempre selecionado o check box “aguardando assinatura do juiz”.
Nota: O nome do modelo e a movimentação selecionada deverão corresponder
ao teor do modelo, pois constarão na consulta de internet.
Selecionar a movimentação específica, visando dados estatísticos. Somente utilizar as movimentações: despacho, decisão ou sentença, caso não haja uma específica.
8. Aba “Atos do Documento”: Nova funcionalidade que permite emissão
simultânea de documentos. Aplica-se somente aos processos eletrônicos. Nesta aba, deverão ser indicadas as atividades que serão
realizadas após a finalização do documento principal.
Exemplo: Modelo de documento principal Decisão Modelo do Ato: Mandado, Carta.
Nota: A configuração dos atos é efetuada apenas na criação do modelo principal, sendo permitida nas seguintes categorias: Despachos, Decisões, Sentenças, Termos de Audiência, Ajuizamento e Ato Ordinatório. 1 2 3 4 5 6 7 8 E
Configuração de atos do documento:
a. Item “Ato”: selecionar o objetivo do ato: “Citação” ou “Outros Atos”, conforme o ato a praticar;
b. Item “Forma”: a finalidade é selecionar a forma do ato que será gerado quando for emitido o documento.
Exemplo: selecionado o ato “citação” na aba anterior, deverá ser
selecionada a forma de citação: mandado, cartas, edital, etc.;
c. Item “Modelo”: a finalidade é selecionar o modelo institucional correspondente à forma do ato selecionado na aba anterior;
F
a
b
c
d/ef
g
6
d. Item “Prazo”: indicar o prazo do ato processual, caso exista, pois este controlará prazo.
e. Item “Automática”: se selecionado, identifica se o ato será gerado logo após a assinatura do Expediente “principal”, sem a intervenção do usuário. Caso contrário, o referido ato ficará pendente, não será gerado.
Atenção: o modelo só deve ser gerado automaticamente caso não
exista necessidade de edição (não conste “*” indicando o complemento manual do teor).
f. Item “Tipo de Seleção”: Selecionar as pessoas a quem é dirigido o documento: partes ativas, partes passivas, todas as pessoas do processo, etc. Obs: o sistema gera um documento para cada parte.
g. Item “Modo de finalização”: Determina como o ato será criado e se necessitará de intervenção do usuário. Indica o modo de finalização do documento que será gerado pelo ato.
Nota:
Para os modelos configurados com “Automática” (item “e”):
Finalizar: o documento estará criado/finalizado e constará na fila “Ag.
Assinatura”. Caso necessário aceita alteração do teor.
Assinar: o documento estará criado e assinado, constando na fila “Ag.
Liberação nos Autos”. Não aceita alteração.
Assinar e liberar: o documento estará criado e assinado/liberado nos autos,
constando na fila “Ag. Impressão”. Não aceita alteração.
Para os modelos configurados como não automática: o documento será visualizado quando do cumprimento do despacho/decisão/sentença, na fila “Ag. Análise”.
Selecionar o processo, clicar em atos do documento. O ato aparecerá ao lado esquerdo da tela.
Se configurados vários documentos como, por exemplo: carta de citação, mandado de citação e carta precatória, todos estarão marcados.
Antes de clicar em “gerar atos” devo desmarcar aqueles que não desejo gerar. Se clicar em “confirmar” ou “salvar” constarão no fluxo de documento correspondente (carta, oficio, mandado, etc), na fila “Ag. Emissão”.
9. Selecionar a pasta onde constará armazenado o modelo.
Modelos de Grupo – Para salvar Modelos de Grupo (padrão) Meus Modelos – Para salvar Modelos de Usuário
F. Acionar o botão “Salvar” para editar o modelo de documento.
G. O sistema apresentará o documento do modelo (já “aberto”, semelhante ao Word).
Neste modelo é possível editar conforme a necessidade podendo copiar e colar um modelo do Word.
H. Acionar o ícone para “Salvar” o documento.
Ao lado esquerdo constam ícones acessórios para a criação do modelo. 9
8 Figura 6
Ícone para o cadastro de autotexto.
Ícone para selecionar os campos de preenchimento automático no documento (tags). Ex. data e hora da audiência; nome e documentos das partes etc...
Ícone para definir de forma automática o complemento da movimentação no modelo (CTRL + M) (selecionar o teor que deverá constar na disponibilização do DJE e também fará com que o teor seja carregado nos documentos).
É sugerida a utilização da fonte “Times New Roman” e tamanho 11. Observe as tags inseridas no modelo abaixo:
G H
Nesse documento aberto construir o teor (inserir o texto fixo), intercalando com os campos (tags) de dados do processo e das partes: nome, rg, endereço. Ainda, esses campos (tags) devem corresponder à exigência do teor do documento. Por exemplo: “Parte Passiva Selecionada”.
Importante ressaltar que o teor do modelo (texto fixo) não necessariamente precisa ser digitado. É possível copiar a íntegra ou trecho de um documento definido em editor de texto (por exemplo, o Word) e colar no modelo de grupo em criação.
Nos trechos a serem preenchidos na emissão insira um *.
Na emissão do expediente os dados serão mesclados do cadastro do processo/partes. Para localizar os claros a completar acione o “CTRL + G”. Esse comando posiciona o cursor no “*”.
Importante!
Definido o teor, acione o ícone “CTRL + M” para marcar o texto que constará de forma automática no complemento da movimentação e na disponibilização do DJE. O CTRL + M também pode ser configurado nos modelos em que constam apenas *. Observe na tela que segue.
10 Ao terminar acione novamente o ícone , para “Salvar” o documento.
I. Após salvar, o modelo estará pronto para ser utilizado e ficará armazenado dentro da pasta
Modelos do Grupo ou Meus Modelos, lembrando que esses modelos de grupo poderão ser
utilizados como base para criação de novos modelos.
Figura 7
7. DICAS:
7.1. Recomenda-se a criação de um modelo genérico. Na urgência utilizar o “modelo
genérico” e aplicar o salvar como, atribuindo para esse documento emitido uma denominação que reflita o seu teor.
7.2. A criação dos modelos de grupo pode ser gradativa, na demanda. Assim, se a
Unidade, Magistrado, Funcionários já possuírem uma biblioteca de modelos definidos em WORD, gradativamente poderão criar os modelos de grupo, a partir do copiar e colar.
I
7.3. Os demais modelos de expedientes disponibilizados no sistema são classificados
como institucionais. Estão padronizados e organizados por categoria: Alvarás, Cartas, Cartas Precatórias, Mandados, Ofícios.
7.4. Para corrigir ou alterar o trecho selecionado como “CRTL+M” abrir o documento.
Selecionar o trecho novo e acionar o clique direito.
7.5. Para gerar um ato, o documento principal deve estar assinado e liberado pelo
magistrado, desta forma o sistema disponibiliza as seguintes opções:
Geração automática: desde que o ato já esteja associado de forma automática ao modelo; (item “8/e” e “8/f”).
Com intervenção do usuário com ato configurado no modelo – “não automático” (item “8/e” e “8/f”).
