Projecto
Mestrado Em Gestão De Sistemas De Informação Médica
Projectos de Consultoria em SAP e Tecnologias
Microsoft: Análise e desenvolvimento de soluções de
software à medida
Luís Filipe Leal Sismeiro
Projecto
Mestrado Em Gestão De Sistemas De Informação Médica
Projectos de Consultoria em SAP e Tecnologias
Microsoft: Análise e desenvolvimento de soluções de
software à medida
Luís Filipe Leal Sismeiro
Projecto de Mestrado realizado sob a orientação da Doutora Dulce Gonçalves Professora da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico de Leiria
Agradecimentos
Apesar de este trabalho ser de natureza individual, não queria deixar de agradecer a todos os que deram o seu contributo e que tornaram esta etapa possível.
Agradeço aos meus colegas do primeiro ano do Mestrado em Gestão de Sistemas de Informação Médica pela sua companhia e ajuda ao longo deste percurso.
Agradeço à professora Dulce Gonçalves pelo incentivo e interesse demonstrado em me orientar na escrita deste documento.
Agradeço à comissão de curso do Mestrado por tornar este projecto possível, em particular ao professor Rui Rijo que foi um dos grandes impulsionadores do Mestrado e da possibilidade de ingressar na Deloitte.
Agradeço à Deloitte pela oportunidade para poder realizar os projectos que aqui apresento e fazer parte de uma grande empresa mundial.
Agradeço ao IPL e à FMUP por me terem proporcionado grande conhecimento na área dos Sistemas de Informação Médica
Agradeço a toda a minha família, em especial à Joana, que me apoiou e motivou durante este período e que sem ela não teria sido possível a realização deste relatório.
Resumo
À medida que a sociedade evolui, também as profissões evoluem com ela. Uma profissão que tem crescido de forma notável é a de consultor na área das tecnologias de informação. De facto, há alguns anos atrás, esta profissão não tinha o relevo que tem na actualidade, pois com a evolução das tecnologias da informação, as ferramentas ao dispor das empresas diversificaram-se e como tal, a mão-de-obra vai-se especializando nestas ferramentas. As empresas, na impossibilidade de contratar mão-de-obra para instalar, manter e evoluir todas as suas ferramentas, recorrem cada vez mais à experiência de consultores externos; estes são contratados para realizar tarefas específicas que as empresas não têm capacidade de executar com os próprios recursos e a sua ligação com estas entidades termina após a conclusão destas tarefas.
Cada vez mais as empresas procuram tirar o máximo partido das ferramentas informáticas à sua disposição e os sistemas de Enterprise Resource Planning não são excepção. À medida que os utilizadores vão usufruindo dos sistemas, surgem novas necessidades que, depois de colmatadas, permitem a sua optimização. Além disso, com a alteração das leis, é preciso adaptar os sistemas para que estes evoluam e possam reflectir os novos requisitos legais.
Com o aumento da regulação bancária, as entidades bancárias são obrigadas a comunicar informação sobre as suas finanças ao Banco de Portugal, de modo a que o banco possa analisar a saúde financeira das entidades e emitir recomendações sobre a sua forma de actuar. Esta nova forma de comunicação será efectuada por meio de relatórios em eXtended Business Reporting Language (XBRL).
Pretende-se caracterizar a profissão de consultor e apresentar alguns projectos realizados enquanto consultor numa consultora de grande dimensão.
Abstract
As society evolves, jobs evolve as well. A job which as been growing considerably is the one of consultant in the field of information technologies. In fact, some years ago, this job did not have the importance it has currently because, as information technologies develop, the number of tools that can be used by companies keeps increasing and, due to that, manpower becomes more and more specialized in these tools. Companies cannot hire manpower to install, maintain and develop all their tools so they resort to external consultants’ work experience; these workers are hired to accomplish specific tasks that companies are not able to perform using their own resources and when the job is done, they are dismissed.
Companies are increasingly looking forward to get the most out of the computer applications at their disposal and Enterprise Resource Planning Systems are no exception. As users take advantage of the systems, new needs arise which, after being solved, lead to the optimization of the systems. Apart from that, laws are changing and therefore there is an urge to adapt the systems so that they can fulfill the new legal requirements.
Due to the increase of banking regulation, banking entities are obliged to share information regarding their finances with the Bank of Portugal so that it can assess their financial health and issue recommendations about their modes of operation. This new way of communication will be carried out using reports in eXtended Business Reporting Language (XBRL).
It is intended to characterize the consulting job and to present some projects developed in a large-scale consulting company.
Índice
AGRADECIMENTOS ... I RESUMO ... III ABSTRACT ... V ÍNDICE ... VII ÍNDICE DE FIGURAS ... IX ÍNDICE DE TABELAS ... XII ÍNDICE DE ACRÓNIMOS ... XIII1 INTRODUÇÃO ... 1
1.1 ENQUADRAMENTO ... 1
1.2 MOTIVAÇÕES E OBJECTIVOS ... 2
1.3 ORGANIZAÇÃO DO DOCUMENTO ... 2
2 CARACTERIZAÇÃO DA ENTIDADE RECEPTORA ... 5
2.1 CARACTERIZAÇÃO DA DELOITTE ... 5
2.2 CONCORRÊNCIA ... 7
2.2.1 PricewaterhouseCoopers 7 2.2.2 KPMG 8 2.2.3 Ernst & Young 8 2.3 CARACTERIZAÇÃO DA ÁREA DE NEGÓCIO ... 10
3 FORMAÇÃO ... 13
4 ÁREAS DE CONSULTORIA ... 17
4.1 CONSULTORIA ... 17
4.2 SECTORES DA BANCA E RETALHO ... 18
4.3 SISTEMAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ... 19
4.3.1 Caracterização 20 4.3.2 Evolução 21 4.3.3 Sistemas ERP Existentes 23 4.4 CICLO DE VIDA DE UM ERP ... 24
4.5 FACTORES CRÍTICOS NA IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP ... 25
4.6 CARACTERIZAÇÃO SAP ... 26
4.6.1 Módulos SAP R/3 29 4.6.2 Metodologia de desenvolvimento SAP 32 4.6.3 Fluxo de desenvolvimento 33 5 PROJECTOS DE CONSULTORIA ... 37
5.1 PROJECTOS SAP ... 37
5.1.1 Programa de Etiquetas 37 5.1.2 Projecto de extracção de dados “JET” 42 5.1.3 Determinação automática do Centro de Custo para Pedido de Compra de Imobilizado 53 5.1.4 Fichiér des Écritures Comptables 58 5.1.5 Certificação de Guias de Remessa 62 5.1.6 Formulário de aprovação de Requisições de Compra 69 5.1.7 Implementação do programa RPFIEU_SAFT - SAF-T PT 74 5.1.8 Apoio funcional à certificação de facturas, guias de remessa e SAF-T PT 78 5.2 PROJECTOS TECNOLOGIAS MICROSOFT ... 79
viii
5.2.1 Conversor eXtended Business Reporting Language – XBRL 80
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 107
6.1 SÍNTESE DO RELATÓRIO ... 107
6.2 RESULTADOS E PRINCIPAIS CONTRIBUTOS ... 108
6.3 PROPOSTAS DE TRABALHO FUTURO ... 109
6.4 CONCLUSÃO ... 110
7 BIBLIOGRAFIA ... 111
8 ANEXOS ... 115
8.1 ANEXO UM -PLANEAMENTO DO PROJECTO ... 117
8.2 ANEXO DOIS -REQUISITOS DO PROJECTO DE EXTRACÇÃO DE DADOS “JET” ... 121
8.3 ANEXO TRÊS -MANUAL DO PROGRAMA “JET” ... 125
8.4 ANEXO QUATRO -ESPECIFICAÇÃO FUNCIONAL -PEDIDO DE COMPRA -CENTRO DE CUSTO ... 131
8.5 ANEXO CINCO -ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA -PEDIDO DE COMPRA -CENTRO DE CUSTO ... 136
8.6 ANEXO SEIS -CERTIFICAÇÃO DE GUIAS DE REMESSA -EXCERTO DE CÓDIGO ABAP ... 141
8.7 ANEXO SETE -ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA -GUIAS DE REMESSA ... 143
8.8 ANEXO OITO -MANUAL UTILIZADOR SAF-TPT ... 150
8.9 ANEXO NOVE -FORMAÇÃO PROGRAMA SAF-TPT ... 161
8.10 ANEXO DEZ -EXEMPLO DE INSTÂNCIA XBRL ... 186
Índice de Figuras
Figura 1 - Deloitte 1830 - 1870 ... 5
Figura 2 - Deloitte 1880 - 1920 ... 6
Figura 3 - Deloitte 1930 – 1970 ... 6
Figura 4 - Deloitte 1980 - 2020 ... 6
Figura 5 - Quota de mercado em Auditoria PSI 20 ... 9
Figura 6 - Quota de Mercado em Consultoria Fiscal 250 Maiores Empresas em Portugal .. 9
Figura 7 - Quota de Mercado Big4 Volume de Negócios em 2012 ... 9
Figura 8 - Hierarquia AMS ... 10
Figura 9 - Características ERP Uwizeyemungu e Raymond (2004) (Adaptado) ... 21
Figura 10 - Anatomia de um Sistema de Informação Empresarial (Davenport 1998) ... 22
Figura 11 - Ciclo de vida de ERP (Esteves, 1999) ... 24
Figura 12 - Arquitectura cliente-servidor SAP R/3 (SAP 2009) ... 27
Figura 13 - Tecnologia SAP: Sistema Aberto (ISPGAYA s.d.) ... 28
Figura 14 - Principais módulos SAP (ISPGAYA s.d.) ... 29
Figura 15 - Fluxo de desenvolvimento SAP R/3 ... 34
Figura 16 - Tela do programa de impressão de etiquetas ... 39
Figura 17 - Principais relações entre as tabelas de Materiais ... 40
Figura 18 - Tabela configuração impressoras... 40
Figura 19 - Listagem de impressoras configuradas para o programa ... 40
Figura 20 - Layout da etiqueta em Smartforms ... 41
Figura 21 - Etiqueta impressa ... 41
Figura 22 - Consulta tabela CDHDR ... 46
Figura 23 - Relação tabela CDPOS com contas do razão ... 47
Figura 24 - Relacionamento CDPOS contas empresas seleccionadas ... 47
Figura 25 - Consulta tabela CDPOS ... 48
Figura 26 - Construção do cabeçalho da tabela ... 48
x
Figura 28 - Exemplo extracção CSV ... 50
Figura 29 - Exemplo extracção excel ... 50
Figura 30 - Layout do ecrã do JET ... 52
Figura 31 - Dados mestre do imobilizado ... 54
Figura 32 - Tela pedido de compra ... 54
Figura 33 - Criação intervalo numérico SNRO ... 64
Figura 34 - Tabela com os tipos de documento a assinar ... 65
Figura 35 - Tabela SIPT_LIKP ... 66
Figura 36 - Perform de aquisição de dados da tabela de certificação ... 67
Figura 37 - Área da mensagem da certificação ... 67
Figura 38 - Chamada do perform get_sipt_likp_counter ... 68
Figura 39 - Mensagem de certificação ... 68
Figura 40 - Programa de impressão de requisições de compra ... 71
Figura 41 - Tabela requisições de compra – EBAN ... 71
Figura 42 - Tabela ZMM_REQC_APP_LOG ... 71
Figura 43 - Layout formulário de requisição de compra em smartforms ... 72
Figura 44 - Formulário de requisição de compra ... 73
Figura 45 - Exemplo de objecto a registar ... 77
Figura 46 - Exemplo de data point ... 87
Figura 47 - Fluxo data point ... 88
Figura 48 - Exemplo Contexto em XBRL ... 88
Figura 49 - Excel de configuração de intervalos ... 89
Figura 50 - Arquitectura de alto nível do funcionamento do programa ... 90
Figura 51 - Todos os módulos do programa Authority Connect ... 91
Figura 52 - Módulo XBRL do programa Authority Connect ... 91
Figura 53 - Estrutura de pastas da solução ... 92
Figura 54 - Método excel_init ... 93
Figura 55 - Método excel_close ... 93
Figura 56 - Inclusão da biblioteca Microsoft.Office.Interop.Excel ... 94
Figura 57 - Classe RangesExcel ... 94
Figura 58 - Declaração classe Contexto ... 95
Figura 59 - Declaração classe Context ... 95
Figura 60 - Declaração classe CelulaEXCL ... 96
Figura 62 - Declaração do método excel_getRange ... 97
Figura 63 - Declaração método corep_by_sheet ... 97
Figura 64 - Declaração método get_datapoints_by_sheet ... 97
Figura 65 - Declaração do método get_datapoints_excel ... 97
Figura 66 - Declaração excel_getRangeCorep_by_sheet ... 98
Figura 67 - Declaração método GetRangeCorepColumn_by_sheet ... 98
Figura 68 - Método trata_listas_celulas ... 99
Figura 69 - Excerto método get_context_list_celulas_db (1) ... 100
Figura 70 - Excerto método get_context_list_celulas_db (2) ... 100
Figura 71 - Método get_trata_unitRef_precision ... 101
Figura 72 - Excerto método lista_contextos_por_sheet ... 102
Figura 73 - Declaração método escreve_xbrl ... 102
xii
Índice de Tabelas
Tabela 1 - Fase Roadmap ASAP ... 33
Tabela 2 - Formatações gerais para ficheiros CSV ... 43
Tabela 3 - Tabelas e campos de SAP a exportar para CSV ... 44
Tabela 4 - Campos RFSABL00 ... 45
Tabela 5- Campos tabela CDHDR ... 45
Tabela 6 - Campos tabela CDPOS ... 45
Tabela 7 - Campos RSUSR002 ... 50
Tabela 8 - Campos tabela USR02 ... 51
Tabela 9 - Campos tabela URS21 ... 51
Tabela 10 - Campos tabela ADRP ... 51
Tabela 11 - Campos Artigo 47 ... 60
Tabela 12 - Correspondência campos artigo 47 e SAP ... 61
Tabela 13 - Tipos documentos a assinar ... 64
Tabela 14 - Notas SAF-T PT... 76
Tabela 15 - Tipo de relatório COREP ... 81
Tabela 16 - Tipo de relatório FINREP ... 81
Tabela 17 - Resumo principais métodos ... 104
Índice de Acrónimos
Advanced Business Application Programming ABAP
Application Management Services AMS
Autoridade Tributária AT
Banco de Portugal BdP
Enterprise Resource Planning ERP
eXtended Business Reporting Language XBRL
eXtensible Markup Language XML
Sistemas, aplicações e produtos em processamento de dados SAP
Sistemas de Informação SI
Standard Audit File for Tax Purposes - Portuguese Version SAF-T - PT
Sistemas, Aplicações e Produtos SAP
1 Introdução
Vivemos num mundo em constante mudança, as Tecnologias de Informação (TI) acompanham essa mudança fazendo-a reflectir nos Sistemas de Informação (SI). Com exigências cada vez maiores, quer das autoridades legais, quer da melhoria constante dos seus processos de negócio, quer dos proprietários que pretendem aumentar os lucros e tornar as empresas mais competitivas, as organizações vêm nos seus SI a ferramenta ideal para ajudar a vencer os obstáculos constantes.
À medida que as empresas se vão deparando com novos obstáculos, torna-se inevitável que os seus SI sejam alvos de melhoria, ou sejam desenvolvidas novas ferramentas de forma a existir uma resposta eficaz.
1.1 Enquadramento
Este documento mostra os projectos desenvolvidos na área de Application Management Services da entidade associada da Deloitte, a Serviços Gerais de Gestão.
Este documento apresenta projectos de duas tecnologias: SAP e Microsoft.
Na área de SAP foram realizados projectos de curta duração onde foram analisadas e desenvolvidas soluções de forma a responder aos requisitos legais e optimização dos processos dos clientes. Foi também prestado apoio funcional a alguns clientes internacionais que contrataram os serviços da Deloitte para os ajudarem com requisitos legais de Portugal; Na vertente das tecnologias Microsoft foi criada uma ferramenta com recurso à linguagem de programação C# e à framework .NET. Esta ferramenta foi criada devido a novos requisitos legais de comunicação de informação financeira dos bancos portugueses ao Banco de Portugal (BdP).
2
1.2 Motivações e Objectivos
Em alguns projectos documentados, os clientes estavam em transgressão das leis Portuguesas, as soluções apresentadas têm como principal objectivo colocar os clientes em situação legal e assim evitar possíveis multas por parte das autoridades.
Foram desenvolvidas soluções com o objectivo de melhorar os processos dos clientes, tornando assim as tarefas mais rápidas, uniformes e mais eficazes.
Quando se efectuam trabalhos de consultoria o foco primordial é a satisfação do cliente, como tal a motivação principal é trabalhar de forma a resolver os desafios lançados pelos clientes da maneira mais eficaz e eficiente possível que o leve a ter confiança no trabalho desenvolvido sabendo que pode contar com a firma para o apoiar nas iniciativas actuais e em iniciativas futuras.
1.3 Organização do Documento
Este documento está estruturado em sete capítulos. No Capítulo um está apresentada uma breve descrição sobre os temas do relatório.
No Capítulo Dois é feita uma caracterização da entidade onde os projectos foram desenvolvidos, são apresentadas as principais características, concorrentes, bem como a área de negócio.
No Capítulo Três é descrita a formação recebida enquanto membro da equipa, sendo abordados os principais assuntos da mesma.
No Capítulo Quatro é feita uma caracterização sobre o trabalho na área de consultoria. É também feito um enquadramento em relação à tecnologia de Enterprise Resource Planning (ERP), esta tecnologia é onde os projectos de consultoria são desenvolvidos. Neste capítulo o ERP SAP é detalhado em mais pormenor pois, é nesta tecnologia que a actividade de consultoria em SAP é prestada.
No capítulo Cinco são apresentados duas vertentes de consultoria em SAP: projectos de análise e desenvolvimento; e projectos de consultoria, nestes últimos não há desenvolvimento, há apenas apoio técnico e funcional como forma de ajudar clientes estrangeiros que têm desconhecimento das leis portuguesas. Neste capítulo é apresentado
também o projecto em tecnologias Microsoft, mais propriamente um conversor de ficheiros excel com dados financeiros para eXtended Business Reporting Language (XBRL). A comunicação de informação financeira em formato XBRL dos bancos ao Banco de Portugal é um novo requisito legal.
Por fim, no Capítulo Seis é apresentada uma síntese do documento, bem como principais pontos apresentados. São também deixadas algumas sugestões de trabalho futuro e apresentada uma conclusão.
No final do documento encontram-se os anexos que complementam o relatório e que pela sua importância não poderiam estar omissos. Nos anexos encontram-se:
Anexo Um - Planeamento do Projecto;
Anexo Dois - Requisitos do projecto de extracção de dados “JET”; Anexo Três - Manual do programa “JET”;
Anexo Quatro - Especificação Funcional - Pedido de compra - Centro de custo; Anexo Cinco - Especificação técnica - Pedido de Compra - Centro de custo; Anexo Seis - Certificação de Guias de Remessa -Excerto de código ABAP; Anexo Sete - Especificação Técnica - Guias de Remessa;
Anexo Oito - Manual Utilizador SAF-T PT; Anexo Nove - Formação Programa SAF-T PT; Anexo Dez - Exemplo de Instância XBRL;
2 Caracterização da Entidade Receptora
Neste capítulo será apresentada uma caracterização da entidade receptora dos projectos que vão ser relatados neste documento.
Será apresentada uma breve história da Deloitte, com os marcos principais da sua existência, áreas de negócio e concorrência.
2.1 Caracterização da Deloitte
A história da Deloitte remonta ao século XIX, e o seu nome internacional – Deloitte Touche Tohmatsu – deriva dos três percursores William Welch Deloitte, George Touche e Nobuzo Tohmatsu - líderes na área dos serviços profissionais.
Nas imagens seguintes podemos observar os principais marcos temporais da empresa ao longo de quase duzentos anos (Deloitte 2014).
6
Figura 2 - Deloitte 1880 - 1920
Figura 3 - Deloitte 1930 – 1970
“Deloitte” é a marca sob a qual dezenas de milhares de profissionais, trabalhando em firmas independentes espalhadas por todo o mundo, colaboram na prestação de serviços de auditoria, consultoria fiscal, consultoria e corporate finance a clientes nos mais diversos sectores de actividade. Estas entidades são firmas membro da Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), uma sociedade privada de responsabilidade limitada do Reino Unido. Cada firma membro presta serviços numa determinada área geográfica e está sujeita às leis e regulamentos profissionais do país ou dos países em que opera. A DTTL não presta directamente serviços a clientes. A DTTL e as firmas membro são entidades separadas e legalmente distintas, não podendo uma obrigar as outras. A DTTL e cada firma membro é responsável pelos actos e omissões próprios não sendo responsável pelos dos outros. Cada firma membro opera sob os nomes “Deloitte”, “Deloitte & Touche”, “Deloitte Touche Tohmatsu”, ou outros nomes relacionados. Cada firma membro é estruturada de modo diferenciado consoante as respectivas leis nacionais, regulamentos profissionais, costumes e outros factores, podendo exercer a sua actividade nas respectivas áreas geográficas através de subsidiárias, participadas ou outras entidades.
Em Portugal e Angola, a Deloitte tem escritórios em Lisboa, Porto e Luanda e conta com cerca de 1.800 profissionais que assumem diariamente um compromisso com a excelência e presta serviços de auditoria, consultoria fiscal, consultoria e corporate finance através das seguintes entidades:
Deloitte & Associados, SROC S.A. (auditoria, consultoria fiscal e gestão de risco); Deloitte Consultores, S.A. (consultoria e corporate finance);
SGG – Serviços Gerais de Gestão, S.A. (outsourcing de serviços financeiros); Deloitte & Touche – Auditores Limitada (Angola) (auditoria, consultoria e
consultoria fiscal).
2.2 Concorrência
2.2.1 PricewaterhouseCoopers
A PwC está presente em Portugal há mais de 50 anos fazendo actualmente parte desta rede as seguintes entidades:
PricewaterhouseCoopers & Associados - Sociedade de Revisores de Contas, Lda (PwC SROC);
8
PricewaterhouseCoopers / AG - Assessoria de Gestão, Lda (PwC AG);
PricewaterhouseCoopers / MFAS – Management, Finance & Accounting Services, Lda.
PwC refere-se à rede de entidades que são membros da PricewaterhouseCoopers International Limited, cada uma das quais uma entidade legal autónoma e independente. A PwC em Portugal conta com 28 Partners, dos quais 21 no escritório de Lisboa e 7 no Porto, e cerca de 940 colaboradores permanentes distribuídos pelos escritórios de Lisboa, Porto e Cabo Verde. A PwC Portugal tem ainda uma joint-venture com a PwC Africa Central para o desenvolvimento da sua actividade em Angola. A grande maioria dos profissionais é licenciada em gestão de empresas, finanças, economia, contabilidade, direito, engenharia ou ciências sociais, a todos sendo proporcionada a hipótese de complementarem a sua formação académica, além de receberem frequentemente formação profissional específica (PWC 2014).
2.2.2 KPMG
A KPMG International Cooperative (“KPMG International”) é uma entidade suíça. As firmas membro da rede KPMG são filiais da KPMG International. A KPMG International não presta qualquer tipo de serviços a clientes das suas firmas membro. Nenhuma firma membro tem autoridade para obrigar ou comprometer a KPMG International ou outra das suas firmas membro perante terceiros. Da mesma forma, a KPMG International não tem autoridade para obrigar ou comprometer nenhuma firma membro. A rede adopta uma abordagem global às necessidades dos clientes, abrangendo disciplinas profissionais, sectores industriais e fronteiras nacionais.
A rede da KPMG International tem 155.000 profissionais nas firmas membro em 155 países. Na KPMG em Portugal, a sua actividade está organizada em torno dos serviços de Auditoria, Fiscalidade e de Consultoria (KPMG 2014).
2.2.3 Ernst & Young
A Ernst & Young, conhecida actualmente como EY é uma das maiores empresas de prestação de serviços profissionais no mundo, que inclui auditoria, impostos, finanças, contabilidade e consultadoria. É uma empresa multinacional composta por mais de 145.000 profissionais e com presença em 140 países. As origens da empresa remontam a
1903, quando Alwin Ernst cria Ernst & Ernst, e 1906 com Arthur Young a criar Arthur Young & Company. A actual Ernst & Young nasce em 1989, momento que duas importantes empresas, Ernst & Winney e Arthur Young se fundem.
A empresa EY encontra-se dividida 4 áreas geográficas: Américas; Ásia-Pacífico; Europa, Médio Oriente, Índia, África; Japão (EY 2014).
A Deloitte, juntamente com as suas três grandes concorrentes são conhecidas como as Big4 (Big four) designação que tem origem no facto de serem consideradas como as quatro grandes consultoras mundiais.
Em Portugal, a Deloitte é líder na prestação de serviços profissionais de auditoria e consultoria em volume de facturação, e detém a maior quota de mercado na prestação de serviços de auditoria às empresas do Índice PSI 20 e em consultoria fiscal às 250 maiores empresas, nas imagens seguintes podemos observar a quota de mercado da Deloitte (Deloitte 2014).
Figura 5 - Quota de mercado em Auditoria PSI 20
Figura 6 - Quota de Mercado em Consultoria Fiscal 250 Maiores Empresas em Portugal
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2.3 Caracterização da Área de Negócio
Os projectos foram desenvolvidos na SGG – Serviços Gerais de Gestão, esta empresa é uma filiada da Deloitte e presta serviços de outsourcing nas áreas de:
Contabilidade administrativa; Consultoria geral.
A SGG é constituída por diversas divisões: Application Management Services; Finance & Accounting;
Human Resources; Tax Compliance.
Foi na área Application Management Services (AMS) que os projectos foram desenvolvidos.
A divisão AMS é focada essencialmente na manutenção, correcção e evolução do software, no entanto tem capacidade e conhecimento para implementações de raiz.
A AMS tem nos seus quadros cerca de 90 colaboradores, distribuídos por diferentes cargos/funções consoante o desempenho e antiguidade, na imagem Figura 8 podemos observar a sua hierarquia.
A AMS está dividida em duas grandes áreas, FSI - Financial Services Industry com clientes nas áreas da Banca e Seguros e Manufacturing com clientes nas áreas da Indústria, Banca e Retalho.
3 Formação
No princípio da colaboração na Deloitte foi realizada uma apresentação da empresa, apresentação individual das áreas de actividade da empresa, normas internas, dress code e também uma formação sobre ética e independência.
Seguiu-se um mês de formação em sala com profissionais da AMS de forma a adquirir competências sobre as tecnologias nas quais os colaboradores desta área trabalham diariamente e que permitam uma boa integração nos projectos que a área tem a decorrer, ou em projectos que venham a ser adjudicados.
A primeira formação, com duração aproximada de dez dias, foi sobre conceitos de bases de dados com grande incidência no desenho de modelos Entidade-Relacionamento e da linguagem Structured Query Language (SQL), foram abordados vários casos, desde os mais simples com consultas imediatas, aos bastante complexos com várias consultas encadeadas (subconsultas) e consultas de várias tabelas. Seguiu-se uma formação de Procedural Language/Structured Query Language (PL/SQL) onde foram abordados vários aspectos sobre esta linguagem de programação, entre eles, os procedimentos e as funções. Estas formações constituíram uma revisão de conhecimentos previamente adquiridos de forma a preparar a próxima formação que foi em Oracle Forms. Este software permite a criação de formulários para interagir com a base de dados, possui um editor de PL/SQL e um Integrated Development Environment (IDE).
No final das formações foi efectuado um teste com o objectivo de testar os conhecimentos adquiridos. O teste foi composto por perguntas teóricas e práticas.
A formação continuou com Microsoft Excel, onde foram apresentados conceitos sobre a importância do Branding na formatação dos documentos, efectuar médias, somatórios entre outros cálculos, fórmulas condicionais, validação de dados, importação e exportação
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de dados de/para várias tipos de documentos, aplicados a casos próximos da realidade da Banca e Seguradoras.
A formação seguinte foi em tecnologia SAP, na vertente técnica, ou seja, na vertente de programação em sistemas SAP, com especial relevo para a linguagem ABAP (Advanced Business Application Programming). Esta linguagem é uma linguagem de alto nível, desenvolvida pela própria SAP e é a linguagem mais utilizada nos seus produtos.
Os aspectos focados nesta formação foram:
Dicionário de dados – Funciona como uma abstracção de um SGBD (Sistema de Gestão de Base de Dados), permite a gestão de todas as definições de dados. No dicionário de dados é permitido criar todos os tipos de dados para serem usados em programas ABAP. Podem ser criados por exemplo:
o Domínios – Características que definem o tipo de dados (Date, String, Char) e o seu tamanho.
o Elementos de dados – Descrevem o significado dos domínios, ou seja, a sua semântica;
o Tabelas transparentes – são compostas por um conjunto de campos. Cada campo possui uma definição semântica (Elemento de Dados), e uma definição técnica (Domínio). Quando são criadas no Dicionário, automaticamente são criadas espelhos, com a mesma estrutura, mesmos nomes, mesmos campos com o mesmo nome, mas os dados de cada tipo são mapeados para os tipos de dados permitidos pelo SGBD;
o Visões – são objectos que permitem visualizar o conteúdo das tabelas transparentes, inserção, edição e eliminação de dados;
o Ajudas de Pesquisa – fornecem os valores possíveis para determinado campo quando premida a tecla de atalho para o efeito.
ABAP Development Workbench – é um conjunto de ferramentas usadas para desenvolver, testar e correr programas feitos em ABAP. Todas as ferramentas são integradas. Quando se edita um objecto criado com outra ferramenta o Workbench lança essa essa ferramenta para se poder proceder à edição do objecto. Ajuda a organizar os desenvolvimentos pois oferece um navegador de objectos que fornece uma navegação em forma de árvore (Ziegler 2011);
ALV – tem origem em ABAP List Viewer, é uma ferramenta que apresenta os dados em forma de tabela (linhas e colunas), tem integrado funções que permitem manipular os dados (ordenar, totais, filtros, esconder, etc) e exportá-los para ficheiros excel, CSV, entre outros. É também possível que as ALVs sejam editáveis e com isso seja possível introduzir, apagar, editar informação directamente nas tabelas (Rossi 2010);
Sapscript – foi a primeira tecnologia de impressão de formulários da SAP ainda largamente utilizada pois existem muitos programas baseados nesta tecnologia, o layout é todo desenhado manualmente, sendo usadas coordenadas e unidades de medida para posicionar a informação nas páginas (Heidecker 2013);
Smartforms – tecnologia mais recente de impressão de formulários que trouxe a facilidade de criação dos formulários permitindo a modelação lógica e o desenho do layout com recurso a ferramentas gráficas (Heidecker 2013);
Smartstyles – definição dos estilos dos elementos dos Smartforms e Sapscript, como por exemplo criação de tipos de parágrafos e seus tipos de letra, tamanho e espaçamento.
Ampliações – são pontos onde a SAP permite a alteração do sistema standard de forma a customizar o mesmo para que este responda a requisitos de negócio dos mesmos. Estas ampliações podem ser Exit, BADI (Business Add-ins), Enhancement e BTE (Business Transaction Events).
BAPI (Business Application Programming Interface) – permite o acesso a funções SAP por via de código efectuado nos programas ABAP, por exemplo podem ser usadas para criar vários documentos de forma automática em vez de serem criados de forma manual, poupando assim tempo e automatizando processos.
4 Áreas de Consultoria
Neste capítulo é contextualizada a consultoria como actividade profissional bem como os principais sectores onde os projectos foram desenvolvidos. São ainda abordados alguns aspectos relacionados com sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) de forma a enquadrar uma das áreas do trabalho desenvolvido que inclui os projectos de consultoria em tecnologias SAP. Devido ao facto dos projectos serem desenvolvidos na tecnologia SAP, esta tecnologia será detalhada em mais pormenor. Estão presentes conceitos sobre estes sistemas, a sua evolução ao longo do tempo, principais sistemas disponíveis no mercado e aspectos sobre o seu ciclo de vida.
4.1 Consultoria
Nos dias que correm a maioria das empresas recorrem constantemente a serviços de consultoria especializados que tragam valor acrescentado às empresas. Os consultores tanto podem oferecer aconselhamento como apresentar um conjunto de soluções com vista à resolução de problemas específicos.
A palavra consultor tem origem na língua Latim, palavra consultare, que significa “pensar com”. Os consultores ajudam os clientes a pensar na melhor forma de resolver problemas específicos e juntos determinam a melhor solução (Expresso 2014).
A consultoria pode ser dividida em duas categorias:
Consultoria interna: acontece quando um profissional é consultado por colaboradores ou departamentos internos da sua empresa, sendo estes considerados clientes;
Consultoria externa: acontece quando um profissional presta serviços aos clientes externos da sua empresa. Os seus conhecimentos são fornecidos durante um
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período de tempo a troco de uma tarifa. Normalmente neste tipo de consultoria o consultor tem a oportunidade de trabalhar com muitos clientes.
Os projectos foram desenvolvidos nestas duas categorias, tanto apoiando clientes internos da instituição como apoiando clientes da instituição. Os projectos na categoria de consultoria externa foram realizados tanto nas instalações dos clientes, como nas instalações da Deloitte através de trabalho remoto, acedendo aos sistemas dos clientes via Virtual Private Network (VPN). A ligação via VPN permite a ligação aos sistemas dos clientes por meio da infra-estrutura pública usando mecanismos de criptografia para manter seguros os dados da ligação.
Existem vários ramos da consultoria, consultoria de recursos humanos, consultoria de gestão, consultoria legal, entre outro. Neste caso os projectos foram desenvolvidos na consultoria de tecnologias de informação, mais exactamente em tecnologias SAP e Microsoft.
4.2 Sectores da Banca e Retalho
Os clientes aos quais foram prestados serviços operam sobretudo nos sectores da Banca e do retalho.
O sector da Banca desempenha um papel muito importante no papel da economia, os bancos são o principal meio para a obtenção de crédito para o investimento por parte das empresas. Os bancos são também os principais financiadores dos privados para a obtenção de moradia própria, por outro lado, os depósitos dos clientes constituem uma parte importante na estrutura de financiamento dos próprios bancos (APB 2013). Pode-se afirmar que este sector desempenha um papel muito importante no motor da economia, pois as empresas sem financiamento não podem investir na inovação e tecnologia de forma a se tornarem cada vez mais competitivas em relação ao mercado, e se posicionarem como grande impulsionadoras de criação de emprego e geração de riqueza no país.
O sector do Retalho é caracterizado pela venda de produtos em pequenas quantidades aos consumidores finais, ao contrário do sector grossista que consiste na venda de produtos em grandes quantidades aos intermediários, que depois podem vender em pequenas quantidades, chamado o retalho. Os produtos podem ser vendidos em lojas físicas, lojas
on-line, na rua, em mercados, entre outros. Podem-se considerar como exemplos da venda a retalho os supermercados, lojas de conveniência, lojas de desporto, lojas de mobiliário e lojas de ferragens.
4.3 Sistemas Enterprise Resource Planning
Num mundo empresarial em crescente competitividade as organizações necessitam cada vez mais de obter informação em tempo quase real, não só sobre os competidores, mas essencialmente do desempenho das suas operações. Tendo esta necessidade em mente as organizações estão a optar pela adopção de sistemas de apoio à gestão como os ERPs. No início dos anos noventa as empresas começaram a mudar a sua estratégia no campo das Tecnologias da Informação (TI), deixaram de produzir internamente os seus softwares e começaram a adquirir as aplicações de gestão, como os ERPs a empresas externas (Hong 2002).
Os ERPs são sistemas integrados que possibilitam o fluxo de informação entre os diversos sectores do negócio, agregando a informação numa única base de dados consistente, possibilitando a obtenção de um retracto em tempo real sobre o funcionamento das organizações.
São ferramentas que melhoram os processos dos clientes, como por exemplo processos de compras, recursos humanos, distribuição (Scott Buckhout 1999).
Segundo Davenport, um ERP é um software que integra toda a informação que circula pela empresa, desde informação financeira, recursos humanos, clientes, compras e vendas (Davenport 1998).
Estes sistemas são sistemas de informação configuráveis e que integram informação e processos de negócio transversais a todas as áreas funcionais da organização (K. Kumar 2000).
Tadjer caracteriza os ERPs como sendo uma sistema que engloba uma única base de dados, uma única aplicação e uma interface única transversal a toda a empresa (Tadjer 1998).
Segundo O’Leary, ERPs são sistemas informáticos desenhados para processar as operações da organização, facilitar a integração, planeamento em tempo real, produção e resposta aos
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Os ERPs incorporam as melhores práticas, estas práticas surgem da comparação efectuada a processos de organizações idênticas (Galpin 1996), e devem ser implementados sem exagero nas alterações, sob pena da diminuição do desempenho do sistema, problemas em caso de upgrades futuros do sistema e dificuldades de manutenção.
Frequentemente os ERPs são implementados em empresas com os seus processos de negócio claramente definidos e podem não incluir algumas funcionalidades que permitam a transposição dos respectivos processos para o sistema. Por vezes os sistemas são customizados para abarcar os processos de negócio, com as condicionantes anteriormente referidas, ou em alternativa a empresa altera a sua filosofia para que alguns dos seus processos reflictam o comportamento do ERP adoptado. Podemos concluir que as implementações dos ERPs tentam reflectir as boas práticas transversais a todas as empresas, mas que nem sempre esse conceito pode ser totalmente implementado devido aos processos pré-existentes nas empresas não serem suportados nativamente pelos ERPs. Apesar dos ERPs contemplarem uma grande variedade de áreas de actuação e incluírem os seus processos mais comuns, os ERPs não oferecem processos de negócio que se adeqúem a todos os processos das empresas.
4.3.1 Caracterização
Os ERPs possuem uma estrutura modular, em que cada módulo corresponde a uma área funcional do negócio, estes sistemas permitem a integração de processos e integração de informação ao longo do domínio de uma organização. São sistemas passíveis de serem adaptados de forma a corresponderem às necessidades dos clientes, pois apesar de serem sistemas que reúnem as melhores práticas, são sistemas muito abrangentes que têm que ser configurados de forma a serem adaptados à realidade de cada cliente.
Os ERP permitem o acesso, integração e processamento dados em tempo real consolidados sobre uma base de dados única. Oferecem um fluxo de informação transversal às áreas funcionais.
Com os ERPs é possível automatizar processos, facilitando as operações e a gestão do negócio. Estes sistemas suportam processos críticos nas mais variadas áreas do negócio (Vincent A. Mabert 2003).
Na Figura 9 é apresentado um modelo, proposto por Uwizeyemungu e Raymond, das principais características dos ERPs, que as divide em três áreas, área Técnica, Organizacional e Informacional (Sylvestre Uwizeyemungu 2004).
Figura 9 - Características ERP Uwizeyemungu e Raymond (2004) (Adaptado)
4.3.2 Evolução
Pode-se afirmar que sistemas ERP têm origem na década de 70 nos sistemas Material Resource Plannig (MRP), até então as aplicações existentes eram apenas para controlo de stock, este tipo de sistemas permitiam gerir e planear inventários gerindo a procura dos produtos pelo planeamento da produção. A estes sistemas na década de 80, foram atribuídas mais funções sendo elas: funções de programação da produção; cálculo de necessidades de capacidade de produção e controlo de compras e vendas.
Com estas funções os sistemas MRP alagaram as necessidades relacionadas ao cálculo de necessidades de materiais, para incorporar também necessidades de informação para a tomada de decisões relacionadas com a gestão de outras áreas da produção. O MRP recebeu então a designação de MRP II.
Os fornecedores de software como forma de expandir a sua oferta depressa se apressaram a desenvolver novos módulos para além dos relacionados com a produção, como por exemplo: Gestão de recursos Humanos; Vendas e Distribuição; Financeiro.
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Estes sistemas cada vez mais abrangentes de quase todas as actividades do negócio das empresas receberam o nome de ERP.
Na Figura 10 podemos observar uma anatomia de um sistema de informação empresarial, de notar a base de dados central onde todas as aplicações vão consultar/escrever informação. Podemos constatar que estes sistemas são vitais no funcionamento das organizações pois interligam de maneira transversal as áreas de negócio, empregados, gestores, funcionários e fornecedores (Davenport 1998).
Figura 10 - Anatomia de um Sistema de Informação Empresarial (Davenport 1998)
O conceito de ERP existe desde os anos 60. No entanto, até 1972 não tinha nome ou classificação. Era um conceito no qual as organizações tentavam integrar os departamentos e funções de forma a aumentar os proveitos e fortalecer o negócio. Em 1972, cinco directores da IBM abandonaram a empresa e formaram uma nova empresa para desenvolver o seu conceito de ERP. Essa empresa, então fundada, é conhecida actualmente por SAP (Systems, Applications and Products). Esta empresa alemã (SAP) tornou-se eventualmente na primeira empresa a desenvolver e implementar aplicações ERP, sendo actualmente a líder mundial (Gøtze 2009).
4.3.3 Sistemas ERP Existentes
SAP - Fundada em 1972 na Alemanha por cinco engenheiros da IBM. O seu sistema foi
optimizado para gerir os processos de produção e gestão, logística e recursos humanos. É considerada a maior empresa fornecedora de ERP a nível mundial, contribuindo para isso ter sido uma das pioneiras (Castro 2009).
Oracle - Produz e vende aplicações ERP desde 1987, sendo a maioria dos seus clientes empresas ligadas à produção e consumo de dados, sendo assim um adversário directo da SAP. Curiosamente em cerca de 80% dos casos, o software da SAP opera sobre uma base de dados da Oracle (Castro 2009).
Primavera BSS - Empresa portuguesa de software, fundada em 1993. Desenvolve e
comercializa soluções de gestão e plataformas para integração de processos empresariais, disponibilizando soluções para as Pequenas, Médias, Grandes Organizações e Administração Pública (Castro 2009).
Microsoft Dynamics - Empresa multinacional norte americana fundada em 1975, frequentemente abreviada como MS. Microsoft Dynamics é a linha da Microsoft destinada a empresas. Era anteriormente conhecido pelo seu nome de projecto Green, e substitui a família de aplicações da Microsoft Business Solutions. Esta família de produtos inclui vários softwares como Microsoft Dymamics AX [ex-Axapta], direccionado para a gestão de empresas – ERP (Castro 2009).
Sage – A empresa tem um produto de gestão integrado com o mesmo nome que cobre todas as necessidades de gestão de uma empresa: Contabilidade e Gestão Financeira, Gestão Comercial, CRM, Gestão de Produção, Gestão de Armazéns e logística. O grupo Sage, fundado em 1981, é líder mundial em soluções de software de gestão para Pequenas e Médias Empresas (PME), contando com mais de 5,5 milhões de clientes em todo o mundo (SAGE 2014).
PHC – Fundada em 1989 possui sucursais em Portugal, Moçambique, Angola e Espanha.
A PHC oferece um ERP com o mesmo nome, possui uma carteira de mais de 29000 empresas, mais de 134 mil utilizadores, 420 Parceiros e cerca de 135 Colaboradores (PHC 2014).
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disponíveis, entre eles: Gestão Comercial, Gestão de Oficinas/Concessionários, Gestão de Obras e Gestão de Produção. A empresa é especialista no sector industrial e automóvel, onde tem o seu ERP implementado em mais de 5.000 empresas e mais de 30.000 utilizadores (Alidata 2014).
4.4 Ciclo de Vida de um ERP
A definição de ciclo de vida dos ERPs é difícil de ser consensual entre os autores, Esteves propôs uma definição que apresenta seis fases como se pode observar na Figura 11 (Esteves 1999).
Figura 11 - Ciclo de vida de ERP (Esteves, 1999)
As fases podem ser caracterizadas como:
Decision Planning – Planear a decisão – é a fase onde são questionadas as necessidades de ter um ERP e recolha de informação sobre qual sistema se adequa melhor à criticidade do negócio da organização. Esta fase inclui a definição de requisitos, metas, benefícios e análise de impacto que esta adopção pode ter a nível organizacional;
Acquisition – Aquisição – é a fase onde é escolhido o produto que melhor corresponde aos requisitos e que requer o mínimo de customização. É escolhida também uma consultora para ajudar nas próximas fases do ciclo de vida do ERP. São considerados os factores como o preço, a formação e a manutenção. É celebrado um contracto e é importante analisar o retorno do investimento deste produto.
Implementation phase – Fase de implementação – Consiste na customização, parametrização e adaptação do ERP de acordo com as necessidades da organização,
normalmente feita por consultores especializados que oferecem metodologias de implementação, know-how e formação;
Use and maintenance phase – Uso e manutenção – Consiste no uso do produto para que haja o benefício esperado. Nesta fase é necessário que o sistema seja mantido de forma a corrigir maus funcionamentos e implementar pedidos de optimização necessários de forma a garantir o correcto funcionamento dos sistemas;
Evolution phase – Fase de evolução – Corresponde à integração de novas funcionalidades no ERP de forma a trazer mais e melhores benefícios como por exemplo gestão de relação com o cliente (Customer Relationship Management), gestão da cadeia de abastecimento (Supply-Chain Management);
Retirement phase – Fase de descontinuação – Esta fase acontece quando o ERP fica obsoleto pelo aparecimento de novas tecnologias ou a incapacidade do ERP em corresponder às novas necessidades do negócio.
4.5 Factores Críticos na implementação de um ERP
Quando se toma uma decisão de implementar um ERP há sempre dificuldades que se encontram ao longo do percurso, mas a não consideração que um ERP poderá evoluir ao longo do tempo conforme as necessidades, quer por verificação de que os processos podem ser melhorados, quer por novas necessidades de negócio ou até obrigações legais poderá ser a primeira dificuldade. O não reconhecer este facto poderá afectar o planeamento a longo prazo, pois para estas alterações é preciso verba, que ao ser negligenciada poderá faltar, ou em caso de não negociada com a empresa que fez a implementação poderá fazer com que os custos de manutenção fiquem mais elevados que os custos de implementação (Fernando Alexandre Rodrigues Gambôa 2004).
Outro factor crítico é a falta da clara definição por parte das pessoas chave da organização, das metas estratégicas, e a forma que a companhia se deve posicionar no processo de implementação do ERP de modo a satisfazer os clientes, desenvolver e dar poder aos funcionários e facilitar a relação com os fornecedores. Deve existir uma ideia bastante clara e cuidadosamente definida do porquê da implementação do ERP, bem como o que é critico para o negócio e que o ERP tem que corresponder.
Para que uma implementação seja bem-sucedida é importantíssimo que a gestão de topo esteja comprometida e participativa no projecto, porque se tal não acontecer os
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colaboradores podem colocar entraves e prolongar a implementação.
A gestão do projecto é outro factor crítico, se não for feita uma boa gestão os prazos e os custos podem derrapar, por diversos motivos como definição do âmbito errada, alocação de recursos com capacidades técnicas erradas para o projecto, prazos irrealistas para as tarefas necessárias. A implementação deverá ser orientada para os casos de negócio da organização e desenhada em conjunto com as pelas pessoas que lidam com os processos directamente.
A volatilidade do negócio e as constantes mudanças organizacionais podem condenar uma implementação na medida que prazos muito longos de implementação podem fica obsoletos quando a implementação terminar, ou a gestão mudar e não se rever na estratégia traçada pela anterior gestão, postos de trabalhos extintos. É recomendável que as implementações sejam incrementais e em períodos de tempo relativamente curtos.
É essencial que os dados sejam correctos para garantir o bom funcionamento do sistema dado que a natureza do ERP o torna transversal e agregador de informação a toda a organização, um erro pode ter um efeito negativo em forma de dominó ao longo de toda a organização.
Um factor talvez, o de mais importância é o factor da formação aos utilizadores, são eles quem vão utilizar o sistema e é importante que o saibam fazer bem, e só com formação e treino é que vão perceber o funcionamento do mesmo. Se os funcionários não perceberem como o sistema de forma a tirarem o máximo partido dele, vão inventar os seus próprios processos e desvirtuar o seu uso, poderão até deixar de usar o ERP e tentar fazer o seu trabalho em sistemas paralelos (Elisabeth J. Umble 2002).
4.6 Caracterização SAP
A SAP (Systeme Anwendungen Produkte in der Datevenverarbeitung), que em português significa “Sistemas, aplicações e produtos em processamento de dados”, foi fundada em 1972 por cinco engenheiros ex-trabalhadores da IBM, um dos três maiores fornecedores de software de gestão empresarial, oferecendo diversas aplicações e serviços para todo o tipo de organizações, quer ao nível da dimensão quer de sectores de actividade. Tem aproximadamente 285 mil clientes em mais de 180 países, emprega mais de 51.500 pessoas num total de 50 países dispersas por 140.000 instalações e conta com um total de 12 milhões de utilizadores finais, está presente em 86% das empresas da Fortune 500 (SAP 2014).
Em 1973 a empresa lança para o mercado o seu primeiro produto, um módulo de contabilidade financeira. Este módulo é o ponto de partida para um desenvolvimento contínuo de outros módulos de software de um sistema que mais tarde seria conhecido por SAP R/1, sendo o R de real-time data processing.
Em 1979 a SAP começa a operar em servidores próprios e depois de uma inspecção a uma base de dados IBM e da análise ao controlo do sistema em diálogo, a SAP começou a repensar o seu software abrindo assim caminho para a nova geração chamada SAP R/2, versão que ficou estável em 1981.
No início da década de 90, mais precisamente em 1992 a SAP lança a nova versão do seu ERP, a versão R/3. Esta versão ao contrário das anteriores em que a sua arquitectura era de servidor, esta versão apresenta uma arquitectura cliente/servidor, como se pode observar na Figura 12
A arquitectura do R/3 consiste em servidores de aplicações e servidores de bases de dados e computadores como clientes desses servidores numa rede, utilizando uma ferramenta gráfica chamada SAP GUI ou o browser da internet podendo o utilizador navegar pelos programas usando um menu ou inserindo as transacções destinadas os mesmos.
Figura 12 - Arquitectura cliente-servidor SAP R/3 (SAP 2009)
Os servidores de aplicações fornecem o software “aplicacional” enquanto os servidores de bases de dados armazenam a informação, o SAP pode usar diversos sistemas de bases de dados, entre eles ORACLE ou Microsoft SQL Server. O SAP possui uma camada
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transparente que mapeia o os campos do software aplicacional em campos e formatos específicos para o motor de base de dados que está instalado para o sistema.
O sistema suporta um número variado de servidores em várias máquinas diferentes, também não há restrição quanto ao número de utilizadores.
O SAP R/3 é um sistema que pode ser implementado módulo a módulo conforme as necessidades do cliente, ou pode ser implementada a versão completa.
Estas características fazem do sistema R/3 um sistema adaptativo aos diferentes tipos e tamanhos de empresas. Por ser um sistema que pode ser implementado em organizações de qualquer tamanho, mas devido a ser um sistema bastante completo e dispendioso de implementar, torna-se um sistema que não está ao alcance de todas as organizações.
Para além do SAP R/3 ser um pacote standard configurável, de forma a que este possa dar resposta às especificidades dos clientes, uma vez que o SAP engloba as melhores práticas de negócio, mas não consegue albergar todos os processos de negócio de todos os clientes, seja customizado através da sua linguagem de programação chamada ABAP (SAP 2014). Desta forma o sistema pode acompanhar o crescimento de uma organização de uma forma simples e consistente.
Na Figura 13 podemos observar a arquitectura SAP R/3 baseada num sistema aberto, este sistema permite a independência de plataformas, deixando ao cargo da organização a escolha dos sistemas operativos e sistemas de gestão de bases de dados, reduzindo assim o custo do SAP R/3 (ISPGAYA s.d.).
4.6.1 Módulos SAP R/3
O pacote base do SAP R/3 é constituído pelos módulos apresentados na Figura 14 e caracterizados em baixo.
Figura 14 - Principais módulos SAP (ISPGAYA s.d.)
Contabilidade Financeira (Financial Accounting, FI)
O módulo de FI é o responsável pela gestão financeira da organização (contabilidade geral, contas a pagar e contas a receber, tesouraria, consolidações), suporta o processo da tomada de decisão estratégica. A integração deste módulo assegura o reflexo dos movimentos logísticos de mercadorias.
Controlling (Controlling, CO)
A sua principal função é planear e controlar os custos internos do negócio da organização (contabilidade de Classes de Custos, gestão de Centros de Custos, custos com projectos, apuramento de resultados). Os cálculos apurados neste módulo são usados para controlar a rentabilidade de áreas individuais e da organização como um todo. Como o módulo FI, este módulo também apoia a tomada de decisões.
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Gestão de Activos Fixos (Asset Accounting, AA)
Módulo onde são efectuadas as operações relacionada com o imobilizado, como por exemplo cálculos de juros, seguros, actividades de manutenção, depreciações, etc. Complementa o módulo FI.
Gestão Projectos (Project Systems, PS)
Neste módulo é onde se efectua o planeamento, controlo e supervisão dos recursos e custos associados aos projectos da empresa.
Fluxo de Trabalho (Workflow, WF)
O Workflow é uma ferramenta de suporte a todos os módulos, automatizando o processo empresarial com base em procedimentos e regras predefinidas e efectuando a ligação entre os vários módulos.
Soluções Industriais (Industry Solutions, IS)
O IS é um módulo complementar desenvolvido especificamente para indústrias tais como petróleo e gás, farmacêutica, etc.
Vendas e distribuição (Sales e Distribution, SD)
O módulo SD é responsável pela área logística da empresa e cobre todos os processos relacionados com vendas, expedição e facturação. Este módulo fornece informações preciosas em tempo real, sendo um uma ferramenta importante na tomada de decisões.
Gestão de materiais (Materials Management, MM)
O módulo MM está directamente ligado a todas as áreas funcionais, dá suporte a todas as fases de gestão de materiais: planeamento e controlo, compras, entrada de mercadorias, gestão de stocks e verificação de facturas.
Planeamento da Produção (Production Planning, PP)
No módulo PP é possível efectuar o controlo da produção, criação dos centros de trabalho, criação de listas técnicas, planeamento de vendas, expedição e cálculo de custos de produção.
Gestão da Qualidade (Quality Management, QM)
A Gestão da Qualidade permite efectuar o planeamento, execução e gestão das inspecções. Neste módulo são estabelecidas as especificações de qualidade e procedimentos de ensaio, controlo de criação de certificados. Permite o armazenamento de dados relacionados com a qualidade das matérias primas bem como os dados dos produtos acabados.
Manutenção (Plant Maintenance, PM)
Este módulo permite o planeamento e programação de intervenções com intervalos de tempo pré-definidos por forma a manter a operacionais as instalações, e preservação dos equipamentos e materiais. Permite a criação de listas de materiais para serem gastos na manutenção.
Recursos Humanos (Human Resources, HR)
Este módulo é o responsável pela gestão dos aspectos relacionados com os recursos humanos da empresa, desde processamento de salários, registo do historial dos colaboradores, planeamento da formação, recrutamento, gestão de carreias a indicadores de análise como por exemplo desempenho e assiduidades (Oliveira 2009).
Para além dos módulos base ainda existem outros que são de instalação base, são os casos dos módulos BASIS que é o módulo de administração do sistema, módulo ABAP que é onde a customização é efectuada e sobre o qual o sistema efectua a compilação das aplicações.
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Outros módulos disponíveis:
SAP BW – Business Data Warehouse; SAP EC – Enterprise Controlling; SAP TR – Treasury;
SAP IM – Investment Management;
SAP CRM – Customer Relationship Management; SAP SCM – Supply Chain Management;
SAP PLM – Product Life Cycle Management; SAP SRM – Supplier Relationship Management; SAP CS – Customer Service;
SAP SEM – Strategic Enterprise Management; SAP RE – Real Estate.
4.6.2 Metodologia de desenvolvimento SAP
Em 1996, com o objectivo de acelerar os tempos de implementação dos projectos desta tecnologia, a SAP criou uma metodologia a que chamou de Accelerated SAP (ASAP). Esta é uma metodologia estruturada que facilita a adesão dos utilizadores ao sistema, com um roadmap de implementação bem definido e documentação para as várias fazes do que a compõem. Esta metodologia disponibiliza aos clientes SAP a experiência e conhecimentos adquiridos devidos a um sem número de implementações em todo o mundo. A ASAP unifica assim todo um processo de implementação com o fim de alcançar um bom porto nas implementações de forma a alcançar a missão crítica das funcionalidades do negócio da organização (José Esteves 2001).
Tabela 1 - Fase Roadmap ASAP
Fases de Implementação
Descrição
Preparação do
Projecto O objectivo desta fase é definir o início do projecto, identificando os elementos da equipa e o desenvolvimento do plano de trabalho. Oficialmente o preâmbulo dos trabalhos é marcado com uma reunião chamada de Kickoff, onde estão presentes todos os intervenientes do projecto e se clarificam as funções e responsabilidades de cada um dos elementos.
No preparar da implementação são definidos as metas e objectivos, esclarecimento do âmbito e a estratégia de implementação, planeamento e sequência geral e o estabelecimento da organização.
Análise dos Processos de
Negócio
Consiste em criar uma análise de processos de negócio, que se caracteriza numa descrição pormenorizada dos resultados das entrevistas (Workshops) entre os consultores funcionais e os utilizadores chaves. Dessa forma são documentadas as exigências do processo de negócio da organização através duma ferramenta de perguntas e respostas, baseadas num fluxo de documentos. Tendo por base a documentação compilada atinge-se um entendimento comum de como a organização pretende gerir seus negócios no sistema SAP.
Realização Desenvolve-se um modelo de estado futuro, de uma forma integrada e de acordo com as soluções documentadas nos processos de negócio do cliente. Cada um dos processos analisados na fase anterior é parametrizado, testado, validado e documentado de um modo cíclico. Conceptualmente o processo de refinamento é interactivo, em que se obtém um resultado através das várias repetições, até à obtenção de resultados satisfatórios das necessidades declaradas.
Preparação Final O intuito desta fase é concluir a preparação final, estratégia de arranque,
Migração dos dados de negócio, testes, treino dos utilizadores, administração do sistema, preparação da saída dos consultores, de modo a finalizar os pendentes para o início em produtivo. A preparação final serve para resolver todas as actividades cruciais que estão pendentes. A conclusão bem-sucedida desta fase, irá permitir ao utilizador as condições necessárias ao sistema activo SAP.
A SAP contempla um serviço de testes que permite que especialistas da própria SAP inspeccionem remotamente o sistema e avalia potenciais problemas, disponibilizando recomendações para a sua optimização.
Entrada em
Produtivo e Suporte Esta etapa é marcada pelo culminar de um ambiente pré-produtivo para o início oficial do sistema em produtivo. É chamada de Go-Live. É necessário preparar uma organização de suporte para os utilizadores, não só nos primeiros dias críticos das operações produtivas, mas para fornecer um suporte a longo prazo. O principal produto do ASAP utilizado é a avaliação do desempenho do sistema. Desta forma dá-se o projecto como concluído, passando a organização a ser responsável pela sobrevivência do sistema onde poderão existir mudanças contínuas de reengenharia de processos.
4.6.3 Fluxo de desenvolvimento
O fluxo de configuração e desenvolvimento dos sistemas SAP normalmente obedece a uma sequência, a configuração e desenvolvimento em servidores próprios para o efeito, quando o processo está concluído os trabalhos são enviados para um servidor de testes, normalmente chamado de qualidade, para serem testados. Se os testes não tiverem sucesso, os trabalhos são revistos e melhorados e novamente enviados para testes, se os testes tiverem sucesso os trabalhos são enviados para o servidor de produção, é este servidor que os utilizadores finais utilizam para o seu trabalho normal.
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Na Figura 15 podemos observar o fluxo anteriormente descrito, em que DEV é o servidor de desenvolvimento, QAS é o servidor de testes/qualidade e PROD, o servidor de produção.
Figura 15 - Fluxo de desenvolvimento SAP R/3
Qualquer trabalho que seja feito em SAP, quer seja de configuração, quer seja de programação fica associado a uma ordem, que é transmitida ao administrador de sistemas. Com o identificador da ordem, o administrador transporta-a de sistema em sistema. A ordem para poder ser transportada tem que ser liberada, quando isto acontece deixa de ser possível efectuar mais trabalhos nessa ordem; caso seja necessário terá que ser gerada uma nova ordem e o transporte das ordens terá que ser efectuado por ordem, da mais antiga para a mais nova.
Estas ordens passam de sistema em sistema, até chegar ao sistema de produção. Os sistemas de qualidade e produção estão configurados de forma a que seja impossível alterar ou criar novos programas, sendo obrigatório sempre que seja necessário efectuar modificações ou criar novos programas, o processo se inicie no sistema de desenvolvimento.
As ordens podem ainda ser transportadas para outras máquinas de desenvolvimento, podendo assim ser reutilizado o desenvolvimento e replicado para outros clientes que tenham os mesmos requisitos de negócio.
As ordens de desenvolvimento são agrupadas num pacote que engloba todos os objectos que pertencem ao mesmo desenvolvimento e que partilham o mesmo sistema. Usualmente
são criados pacotes que albergar os desenvolvimentos que fazem parte dos diferentes módulos de SAP: SD, FI, MM.
Nestes sistemas é possível comparar as versões dos programas de sistema para sistema. Em caso de erro consegue-se despistar as diferenças nas versões dos diversos sistemas. Em caso de necessidade é possível reverter para versões anteriores, escolhendo assim a versão onde o desenvolvimento se comporta como o desejado.
Podemos concluir que é um sistema bastante testado e maduro, reflexo de um processo com grande maturação.
