MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIENCIA E TECNOLOGIA DA BAHIA
U N I D A D E D E A U D I T O R I A I N T E R N A
Salvador, 03 de setembro de 2013.
RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA - IFBA EXERCÍCIO : 2013
AÇÃO – PAINT/2013 : 02
UNIDADE : Campus Santo Amaro RELATÓRIO Nº : 002/2013
Senhora Coordenadora,
Em atendimento a Ação nº 02 - PAINT/2013, concernente ao
“Acompanhamento de contratos e fornecimentos de bens e serviços adquiridos nas diversas modalidades de licitação e sistema de pregão, bem como nas contratações diretas”, apresentamos os resultados observados por ocasião dos trabalhos realizados junto ao Campus Santo Amaro.
I – ESCOPO DO TRABALHO
Diante da ausência de manifestação, face ao disposto no Relatório Preliminar de Auditoria nº 002/2013, encaminhado ao Campus Santo Amaro, para fins de apreciação e posterior manifestação dos gestores responsáveis pela área, o escopo limitou-se à análise dos documentos constantes no processo de nº 23286.00020/2012, que se refere à contratação de prestação de serviço de coffee break.
II – METODOLOGIA
O trabalho foi deflagrado com a emissão da Solicitação de Auditoria - S.A. nº. 189/2012, em 23/10/2012, reiterada pela S.A.
nº. 215/2012, em 05/11/2012, solicitando o envio da cópia do Processo nº 23284.000108/2012-19, e respectivas notas de empenhos, ordem bancárias e nota fiscal/fatura decorrente da execução dos mesmos.
Em resposta ao solicitado na S.A. 215/2012, foi enviado a esta Unidade de Auditoria Interna, por meio do Ofício nº. 027/2012- DEPAD, os seguintes documentos:
- Cópia do processo nº 23284.000108/2012-19;
- Ordens Bancárias diversas;
- Notas Fiscais diversas.
Procedeu-se à análise da seguinte forma:
- Check-list previamente elaborado;
- Análise comparativa das datas dos atos relacionados à contratação da empresa vencedora do certame.
A partir da análise dos documentos encaminhados, foi confeccionado e enviado ao Campus Santo Amaro o Relatório Preliminar de Auditoria nº 002/2013, para fins de apreciação e apresentação, em sendo o caso, de esclarecimentos adicionais, no prazo de 10 (dez) dias, contados da data de seu recebimento.
Decorridos o prazo sem a manifestação do Gestor, foi iniciado o trabalho de conclusão, por parte desta Unidade de Auditoria Interna, com a elaboração do Relatório Final de Auditoria.
III- ANÁLISES EFETUADAS E RESPECTIVAS CONSTATAÇÕES/RECOMENDAÇÕES CONSTATAÇÃO 1: Não foi encaminhada a esta Unidade de Auditoria Interna cópia das notas fiscais referentes ao fornecimento do objeto licitado para atender à Jornada Pedagógica 2012 nos dias 18, 19 e 20/04/2013, conforme foi solicitado.
Recomendação 1: Que envie a esta Unidade de Auditoria Interna cópia das Notas Fiscais referentes ao fornecimento do objeto licitado nos dias 18, 19 e 20 de abril de 2012.
Recomendação 2: Que passe a promover o atendimento às S.A.
oriundas desta Unidade de Auditoria Interna, conforme preceitua o item 9.6.2 do Acórdão TCU nº. 194/2007 – Segunda Câmara, abaixo transcrito, de modo a não prejudicar o trabalho desenvolvido pelo setor.
9.6. determinar (...) que:
(...)
9.6.2. acompanhe e providencie o atendimento tempestivo das solicitações e recomendações efetuadas pela auditoria interna – AUDINT
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 2: As Notas Fiscais nº. 303 e nº. 326 foram pagas sem o devido “atesto”, contrariando os dispositivos abaixo transcritos:
Lei nº. 8.666/1993
“Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado (...)”
Lei nº. 4.320/1964
“Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação.”
“Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.”
Recomendação 1: Que seja criado mecanismos de divulgação acerca da necessidade e importância do “atesto”, nas notas fiscais, tendo em vista que este é a forma que a Administração Pública utiliza para certificar-se que os serviços prestados/bens adquiridos foram devidamente entregues/fornecidos e estão de acordo com o estabelecido no contrato ou documento equivalente.
Recomendação 2: Que o Setor de Contabilidade proceda a averiguação do direito adquirido pelo credor por meio de documento comprobatório (ateste na Nota Fiscal), antes de proceder a liquidação no sistema.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 3: Não consta, no processo, a Nota de Anulação do Empenho nº. 2012NE800040, tendo em vista que a referida nota foi substituída pela de nº. 2012NE800055.
Recomendação 1: Que o Setor de Contabilidade passe a inserir, em processos futuros, as Notas de Anulação de Empenho, quando houver.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 4: No item “Especificação do Material ou Serviço”
da Nota de Empenho (NE) nº. 2012NE800055, não consta informações/justificativas referentes a modificação da classificação 339039 (Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica) para 339030 (material de consumo).
Recomendação 1: Que faça constar nas Notas de Empenho, posteriores às anuladas, justificativa quanto a modificação que tenha acarretado a sua anulação, conforme pode ser verificado na NE 2012NE800040, que sucedeu a NE 2012NE800038.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 5: Nas Notas de Empenho 2012NE800038, 2012NE800040 e 2012NE800055 constam, indevidamente, como respectivas modalidades o empenho estimativo. Considerando que o montante da despesa era conhecido, a modalidade deveria ser empenho global.
Recomendação 1: Considerando que o empenho determina termos do contrato, se faz necessário que nas futuras emissões de NE’s proceda-se à adequada classificação da sua modalidade.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 6: Não consta, no processo, prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede da empresa contratada, conforme preceitua o art. 29, inciso III, da Lei nº. 8.666/1993.
Art. 29, inciso III, da Lei nº. 8.666/1993
Art. 29. A documentação relativa à regularidade fiscal e trabalhista, conforme o caso, consistirá em:
(...)
III - prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei.
Recomendação 1: Que faça constar, em processos futuros, prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede da empresa contratada.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 7: Constou, indevidamente, no “Enquadramento de Serviço ou Material” o nome do Prof.º I.J.S.J. como Diretor do campus, sendo que na data de emissão (17/04/2012), o mesmo já encontrava-se destituído do Cargo de Direção (DOU de 02/04/2012).
Recomendação 1: Que justifique a motivação pela qual o Chefe do DEPAD foi signatário dos campos 12 e 14 do formulário
“Enquadramento do Serviço ou Material”, destinado à Direção do Campus.
Recomendação 2: Que se proceda às devidas atualizações/revisões do formulário, de forma que nos Enquadramento de Serviços ou Material, inseridos nos processos futuros, conste como signatário o atual ocupante do Cargo de Direção.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 8: Conforme “Enquadramento de Serviço ou Material”
emitido em 17/04/2012, a tramitação do processo ocorreu de forma inadequada, tendo em vista que o mesmo teve seu prosseguimento com as seguintes desconformidades:
Com assinatura do servido M.C.B.F. no campo destinado à assinatura do Diretor do campus;
Sem o encaminhamento à Diretoria Financeira e, consequentemente, sem a emissão da minuta de empenho e sem a indicação dos recursos disponíveis para atender a despesa;
Sem a anuência do Diretor do campus.
Foi observado que o servidor que procedeu às assinaturas no campo destinado à assinatura do Diretor do campus, em dia idêntico ao feito, também, elaborou o “Parecer Técnico do Requisitante”, informando que a empresa Kairós, vencedora do certame, “(...) ofereceu a menor proposta de preço e possui todas as condições técnicas qua a habilita para o certame”.
Foi constatado que houve celeridade excessiva na tramitação do processo, tendo em vista que:
No dia 17/04/2012 foi elaborado o “Enquadramento do Serviço ou Material”, com preenchimentos de todos os campos destinados à tramitação do processo, bem como a solicitação de envio do objeto licitado a empresa Kairós.
No dia 18/04/2012, houve a emissão da Nota de Empenho, a publicação do Extrato da Dispensa no DOU e a prestação do serviço.
Recomendação 1: Que instrua o Setor de Contabilidade a emitir a Nota de Empenho, somente após verificar se o encaminhamento foi realizado pelo servidor competente.
Recomendação 2: Que solicite o fornecimento do objeto licitado, somente após publicação no DOU e emissão da Nota de Empenho.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 9: As circunstâncias abaixo apresentadas demonstram preferência na contratação da empresa Kairós em detrimento das demais.
Documento Data Hora Fato Observado
E-mail emitido pelo Setor de Compras do Campus Santo Amaro para a empresa Kairós
solicitando a cotação para prestação de serviços de coffee break
12/04/2012 10:48:48 Enquanto foi dado à empresa Kairós 5 (cinco) dias para proceder a cotação, para a empresa Buffetmn Buffetmn foi dado, apenas, duas horas (considerando que o e-mail foi enviado às 10:59h, e o prazo para cotação foi até às 13:00h do mesmo dia).
E-mail emitido pelo Setor de Compras do Campus Santo Amaro para
“Buffetmn Buffetmn”
solicitando a cotação para prestação de serviços de coffee break
17/04/2012 10:59
Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica da empresa Kairós
17/04/2012 12:03:49 As certidões de
regularidade fiscal da empresa Kairós (vencedora do certame) foram
verificadas e emitidas pelo Setor de Compras antes de findar o prazo dado à
empresa “Buffetmn Buffetmn”
para efetuar a cotação.
CND da empresa Kairós 17/04/2012 12:08:02 Certidão Negativa de
Débito Trabalhista da empresa Kairós
17/04/2012 12:14:05
Certificado de
Regularidade do FGTS da empresa Kairós
17/04/2012 12:16:21
E-mail enviado pelo Setor de Compras do Campus Santo Amaro para empresa Kairós
17/04/2012 1:47pm O Setor de Compras solicita da empresa Kairós o
fornecimento do objeto licitado antes de verificar o valor cotado pela empresa
“Buffetmn Buffetmn” bem como antes da emissão da Nota de Empenho.
Ofício nº. 004/2012- IFBA/SANTO
AMARO/COMPRAS
17/04/2012 -
E-mail emitido por
“Buffetmn Buffetmn” ao Setor de Compras do Campus Santo Amaro
17/04/2012 2:39pm
Nota de Empenho 18/04/2012 -
Recomendação 1: Que, considerando os normativos abaixo transcritos, antes de solicitar o fornecimento do objeto, seja aguardado:
a) O envio do orçamento elaborado pelas empresas convidadas a fazê-lo;
b) A emissão da Nota de Empenho.
Licitações e Contratos - Orientações e Jurisprudência do TCU Roteiro Prático para Contratação Direta/Dispensa de Licitação em Função do Valor (pág. 633)
Processo administrativo de contratação direta, mediante dispensa de licitação, com fundamento nos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993, observará normalmente os seguintes passos:
(...)
6. pesquisa de preços em, pelo menos, três fornecedores do ramo do objeto licitado.
Art. 60 da Lei nº. 4.320/1964
Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 10: Não consta no "Enquadramento de Serviço ou Material” a indicação dos recursos para a despesa, contrariando o disposto no art. 38, caput, da Lei nº.
8.666/1993.
Art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993
Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa (...).
Recomendação 1: Que, em processos futuros, faça constar no
“Enquadramento de Serviço ou Material” a indicação dos recursos para pagamento das despesas.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 11: No item 3 do “Enquadramento de Serviço ou Material” consta, indevidamente, o inciso I ao invés do II, tendo em vista que o inciso I refere-se às obras e serviços de engenharia.
Recomendação 1: Que, em processos futuros, passe a constar o inciso I, quando os mesmos referirem-se a “obras e serviços de engenharia”.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 12: No item 1 do “Enquadramento de Serviço ou Material”, não há a devida descrição do objeto.
Recomendação 1: Que faça constar, em documentos futuros, descrição sucinta e detalhada do objeto.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 13: Não foi localizada, no processo, a comunicação da dispensa de licitação ao Diretor do campus para sua ratificação, bem como a cópia da publicação do Extrato da Dispensa no DOU, conforme dita o art. 26 da Lei nº.
8.666/1993.
Art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993
Art. 26. As dispensas previstas nos §§ 2o e 4o do art. 17 e no inciso III e seguintes do art. 24, as situações de inexigibilidade referidas no art. 25, necessariamente justificadas, e o retardamento previsto no final do parágrafo único do art. 8o desta Lei deverão ser comunicados, dentro de 3 (três) dias, à autoridade superior, para ratificação e publicação na imprensa oficial, no prazo de 5 (cinco) dias, como condição para a eficácia dos atos.
Recomendação 1: Que passe a encaminhar ao Diretor do campus a comunicação da dispensa para sua ratificação e, posterior publicação na Imprensa Oficial.
Recomendação 2: Que passe a inserir em processos futuros, a cópia da publicação do Extrato da Dispensa no DOU.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 14: Não foi localizada, no processo, a manifestação da Procuradoria Jurídica quanto a possibilidade de dispensa, conforme preceitua o art. 38, inciso VI, da Lei nº. 8.666/1993.
Art. 38, inciso VI, da Lei nº. 8.666/1993
Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente:
(...)
VI - pareceres técnicos ou jurídicos emitidos sobre a licitação, dispensa ou inexigibilidade.
Recomendação 1: Que nas futuras contratações, por dispensa de licitação, encaminhe o processo para manifesto da Procuradoria Jurídica.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 15: Na “Aquisição de Material ou Serviço”, referente ao Curso de Formação de Professores 2012 – Módulo II; V Seminário de Energia, Meio Ambiente e Desenvolvimento (SEMAD); e I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos, foi verificado divergência no preenchimento do quadro “Chefe Imediato”, bem como sua respectiva assinatura.
Recomendação 1: Que instrua os setores quanto ao devido preenchimento do formulário “Aquisição de Material ou Serviço”
no que se refere ao campo “Chefe Imediato” e as respectivas assinaturas.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 16: Na “Aquisição de Material ou Serviço”, para atender ao “V Seminário de Energia, Meio Ambiente e Desenvolvimento (SEMAD)”; “I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos”; e “III Fórum Integrado de Saúde e Segurança do Trabalho”, foi verificado divergência no preenchimento do campo “Setor Solicitante”, bem como suas respectivas assinaturas.
Recomendação 1: Que instrua os setores quanto ao devido preenchimento do formulário “Aquisição de Material ou Serviço”
no que se refere ao campo “Setor Solicitante” e as respectivas assinaturas.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 17: Nas Aquisições de Materiais e Serviços constantes do processo, não houve preenchimento do campo destinado ao “Nº. da Aquisição”.
Recomendação 1: Que instrua os setores quanto ao devido preenchimento da “Aquisição de Material ou Serviço” no que se refere ao preenchimento do campo destinado ao número da aquisição.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 18: Na “Aquisição de Material ou Serviço” para atender a “Jornada Pedagógica 2012”, o somatório do “valor total” consta R$ 1.163,00 ao invés de R$ 1.163,50.
Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 19: Na “Aquisição de Material ou Serviço” para atender ao “I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos”, houve as seguintes divergências:
a. Consta no “valor unit.” do item 2 (Pãezinhos com recheio) R$ 0,90 ao invés de R$ 0,82, conforme consta nos demais.
b. Somatório do item 3 (Refrigerantes vários sabores): consta R$ 87,50 ao invés de R$ 105,00.
Somatório do item 5 (Tortas tamanho grande: sabores chocolate e maracujá); consta R$ 160,00 ao invés de R$ 140,00.
Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 20: Na “Aquisição de Serviço ou Material”
para atender ao III Fórum Integrado de Saúde e Segurança do Trabalho, houve divergência na soma do “valor total” consta R$
1.477,00 ao invés de R$ 1.467,00.
Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 21: Na “Aquisição de Material ou Serviço” para atender ao “I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos”, consta um total de R$ 1.511,50, enquanto no Memorando s/n, de 19/03/12, emitido pelo Diretor, em 19/03/12, autorizando a realização de coffee-break durante os eventos acadêmicos de 2012 no IFBA - Campus Santo Amaro consta R$ 1.511,00.
Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 22: Ausência de carimbo dos signatários nos documentos emitidos/assinados pelo Setor de Compras.
Recomendação 1: Que oriente o Setor de Compras a inserir, junto à sua assinatura do responsável, o respectivo carimbo de sua identificação, contendo: nome, função e matrícula SIAPE.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 23: Não constam, no processo, as cotações que deram suporte à formação do preço estabelecido na solicitação dos serviços, conforme consta nos item 6, pág. 633, da
“Legislação e Contratos – 4ª Edição / Orientações e Jurisprudência do TCU”.
Orientações e Jurisprudência do TCU - Edição revista, atualizada e ampliada, pág. 633, itens 6 e 7
6. pesquisa de preços em, pelo menos, três fornecedores do ramo do objeto licitado;
deverão as unidades gestoras integrantes do Sistema de Serviços Gerais do Governo Federal adotar preferencialmente o sistema de cotação eletrônica;
caso não seja possível a obtenção de três propostas de preço, formular nos autos a devida justificativa.
Recomendação 1: Que passe a inserir, em processos futuros, os orçamentos que deram suporte ao valor estimado.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 24: Não há manifestação da autoridade competente autorizando o início do processo licitatório, contrariando o disposto no art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993.
Art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993.
Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa (...).
Recomendação 1: Que passe a inserir nos processos de contratação, documento comprovando que o Diretor do campus autorizou a sua abertura.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 25: As folhas do processo não foram devidamente numeradas e rubricadas, em desacordo com o estabelecido no Item 5.1, alínea “d”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002, deixando-o vulnerável e passível a erro e/ou fraude.
Item 5.1, alínea “d”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002 A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:
(...)
d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo).
Item 5.2, 3º parágrafo
A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada.
Recomendação 1: Que oriente o Setor de Protocolo a iniciar a numeração do processo, com a respectiva rubrica do servidor, assim que proceda a sua abertura;
Recomendação 2: Que informe os setores do campus, sobre a necessidade e a importância de numerar e rubricar as folhas dos processos.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 26: Não consta na primeira folha do processo, etiqueta com o mesmo número de protocolo, conforme dita o item 5.1, alínea “c”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002.
Item 5.1, alínea “c”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002 A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:
(...)
c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo.
Recomendação 1: Que passe a inserir na primeira folha do processo, etiqueta com o respectivo número de protocolo.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 27: Não consta na capa do processo a movimentação do mesmo, conforme preceitua o item 5.1, alínea
“f”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002.
Item 5.1, alínea “f”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002 A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:
(...)
f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado.
Recomendação 1: Que faça constar, na capa dos processos, campos destinados ao preenchimento da movimentação dos mesmos, e que instrua os setores quanto ao seu devido preenchimento.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
CONSTATAÇÃO 28: Embora a empresa contratada tenha sido a Kairós Deliciatessen Ltda, consta no SIAFI, “José Dilson &
Cia” como favorecido nas Notas de Empenho.
Recomendação 1: Que justifique o fato de constar “José Dilson
& Cia”, como favorecido das Notas de Empenho 2012NE800038 e 2012NE800040, em detrimento de Kairós Delicatessen Ltda.
Manifestação do Gestor: Não houve.
Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.
III- CONCLUSÃO
Ante as desconformidades apresentadas, constatou-se fragilidade no controle interno administrativo por parte do Campus Santo Amaro no que concerne à contratação de prestação de serviço de coffee break, o que torna o processo vulnerável a erros e/ou fraudes.
Nesse sentido, chamamos a atenção quanto a necessidade da adoção de mecanismos de controle eficientes, com vistas a evitar que atos desta natureza não venham a apresentar características tendenciosas.
Verifica-se que a fragilidade do controle interno supracitado compromete o bom uso do recurso público, afetando o erário e prejudicando o adequado funcionamento do Campus.
É oportuno lembrar que, segundo a Instrução Normativa/SCI nº.
01/2001, o objetivo geral dos controles internos administrativos é evitar a ocorrência de impropriedade e irregularidades, e os objetivos específicos são, dentre outros, os seguintes:
Observar as normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos;
Evitar o cometimento de erros, desperdícios, abusos, práticas antieconômicas e fraudes;
Salvaguardar os ativos financeiros e físicos quanto à sua boa e regular utilização e assegurar a legitimidade do passivo.
Considerando que não houve manifestação às constatações/recomendações proferidas no Relatório Preliminar, e, por conseguinte, que a ausência de manifestação indica a permanência das desconformidades nele expostas, concluímos pela conversão do “Relatório Preliminar de Auditoria” em “Relatório Final de Auditoria” e ressaltamos a necessidade do acompanhamento/monitoramento da implementação das recomendações, via “Plano de Providência – 2013”, a fim de se observar a efetividade de adoção das medidas sugeridas.
Diante do exposto, submetemos à consideração da Sra. Coordenadora da Auditoria Interna – IFBA.
Salvador, 03 de setembro de 2013.
Sheila Simone Kosminsky Weber
Auditora
Matrícula 1833842
Em observação aos registros e recomendações formuladas pela Auditora, face aos trabalhos de Auditoria aqui mencionados, acolho a conclusão expressa no presente Relatório.
Considerando que a auditoria interna é uma atividade de assessoramento à gestão e busca apoiar o Gestor/Executor na condução das atividades administrativas, procurando corrigir falhas ou minimizá-las, visando prevenir a ocorrência de eventos que afetem, negativamente, o alcance dos objetivos da Instituição, cumpre-nos lembrar da necessidade do atendimento aos pleitos da Unidade de Auditoria Interna como forma de fortalecer o controle interno da Instituição, promovendo o aprimoramento da gestão.
Encaminhe-se à Direção do Campus Santo Amaro, com vistas ao seu conhecimento.
Salvador, 03 de setembro de 2013.
Marlene Pereira Vilas Boas
Coordenadora de Auditoria Interna Matrícula 0394065