• Nenhum resultado encontrado

RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA - IFBA

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA - IFBA"

Copied!
15
0
0

Texto

(1)

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIENCIA E TECNOLOGIA DA BAHIA

U N I D A D E D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Salvador, 03 de setembro de 2013.

RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA - IFBA EXERCÍCIO : 2013

AÇÃO – PAINT/2013 : 02

UNIDADE : Campus Santo Amaro RELATÓRIO Nº : 002/2013

Senhora Coordenadora,

Em atendimento a Ação nº 02 - PAINT/2013, concernente ao

“Acompanhamento de contratos e fornecimentos de bens e serviços adquiridos nas diversas modalidades de licitação e sistema de pregão, bem como nas contratações diretas”, apresentamos os resultados observados por ocasião dos trabalhos realizados junto ao Campus Santo Amaro.

I – ESCOPO DO TRABALHO

Diante da ausência de manifestação, face ao disposto no Relatório Preliminar de Auditoria nº 002/2013, encaminhado ao Campus Santo Amaro, para fins de apreciação e posterior manifestação dos gestores responsáveis pela área, o escopo limitou-se à análise dos documentos constantes no processo de nº 23286.00020/2012, que se refere à contratação de prestação de serviço de coffee break.

II – METODOLOGIA

O trabalho foi deflagrado com a emissão da Solicitação de Auditoria - S.A. nº. 189/2012, em 23/10/2012, reiterada pela S.A.

nº. 215/2012, em 05/11/2012, solicitando o envio da cópia do Processo nº 23284.000108/2012-19, e respectivas notas de empenhos, ordem bancárias e nota fiscal/fatura decorrente da execução dos mesmos.

Em resposta ao solicitado na S.A. 215/2012, foi enviado a esta Unidade de Auditoria Interna, por meio do Ofício nº. 027/2012- DEPAD, os seguintes documentos:

- Cópia do processo nº 23284.000108/2012-19;

- Ordens Bancárias diversas;

- Notas Fiscais diversas.

(2)

Procedeu-se à análise da seguinte forma:

- Check-list previamente elaborado;

- Análise comparativa das datas dos atos relacionados à contratação da empresa vencedora do certame.

A partir da análise dos documentos encaminhados, foi confeccionado e enviado ao Campus Santo Amaro o Relatório Preliminar de Auditoria nº 002/2013, para fins de apreciação e apresentação, em sendo o caso, de esclarecimentos adicionais, no prazo de 10 (dez) dias, contados da data de seu recebimento.

Decorridos o prazo sem a manifestação do Gestor, foi iniciado o trabalho de conclusão, por parte desta Unidade de Auditoria Interna, com a elaboração do Relatório Final de Auditoria.

III- ANÁLISES EFETUADAS E RESPECTIVAS CONSTATAÇÕES/RECOMENDAÇÕES CONSTATAÇÃO 1: Não foi encaminhada a esta Unidade de Auditoria Interna cópia das notas fiscais referentes ao fornecimento do objeto licitado para atender à Jornada Pedagógica 2012 nos dias 18, 19 e 20/04/2013, conforme foi solicitado.

Recomendação 1: Que envie a esta Unidade de Auditoria Interna cópia das Notas Fiscais referentes ao fornecimento do objeto licitado nos dias 18, 19 e 20 de abril de 2012.

Recomendação 2: Que passe a promover o atendimento às S.A.

oriundas desta Unidade de Auditoria Interna, conforme preceitua o item 9.6.2 do Acórdão TCU nº. 194/2007 – Segunda Câmara, abaixo transcrito, de modo a não prejudicar o trabalho desenvolvido pelo setor.

9.6. determinar (...) que:

(...)

9.6.2. acompanhe e providencie o atendimento tempestivo das solicitações e recomendações efetuadas pela auditoria interna – AUDINT

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 2: As Notas Fiscais nº. 303 e nº. 326 foram pagas sem o devido “atesto”, contrariando os dispositivos abaixo transcritos:

Lei nº. 8.666/1993

“Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado (...)”

(3)

Lei nº. 4.320/1964

“Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação.”

“Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.”

Recomendação 1: Que seja criado mecanismos de divulgação acerca da necessidade e importância do “atesto”, nas notas fiscais, tendo em vista que este é a forma que a Administração Pública utiliza para certificar-se que os serviços prestados/bens adquiridos foram devidamente entregues/fornecidos e estão de acordo com o estabelecido no contrato ou documento equivalente.

Recomendação 2: Que o Setor de Contabilidade proceda a averiguação do direito adquirido pelo credor por meio de documento comprobatório (ateste na Nota Fiscal), antes de proceder a liquidação no sistema.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 3: Não consta, no processo, a Nota de Anulação do Empenho nº. 2012NE800040, tendo em vista que a referida nota foi substituída pela de nº. 2012NE800055.

Recomendação 1: Que o Setor de Contabilidade passe a inserir, em processos futuros, as Notas de Anulação de Empenho, quando houver.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 4: No item “Especificação do Material ou Serviço”

da Nota de Empenho (NE) nº. 2012NE800055, não consta informações/justificativas referentes a modificação da classificação 339039 (Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica) para 339030 (material de consumo).

Recomendação 1: Que faça constar nas Notas de Empenho, posteriores às anuladas, justificativa quanto a modificação que tenha acarretado a sua anulação, conforme pode ser verificado na NE 2012NE800040, que sucedeu a NE 2012NE800038.

Manifestação do Gestor: Não houve.

(4)

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 5: Nas Notas de Empenho 2012NE800038, 2012NE800040 e 2012NE800055 constam, indevidamente, como respectivas modalidades o empenho estimativo. Considerando que o montante da despesa era conhecido, a modalidade deveria ser empenho global.

Recomendação 1: Considerando que o empenho determina termos do contrato, se faz necessário que nas futuras emissões de NE’s proceda-se à adequada classificação da sua modalidade.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 6: Não consta, no processo, prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede da empresa contratada, conforme preceitua o art. 29, inciso III, da Lei nº. 8.666/1993.

Art. 29, inciso III, da Lei nº. 8.666/1993

Art. 29. A documentação relativa à regularidade fiscal e trabalhista, conforme o caso, consistirá em:

(...)

III - prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei.

Recomendação 1: Que faça constar, em processos futuros, prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede da empresa contratada.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 7: Constou, indevidamente, no “Enquadramento de Serviço ou Material” o nome do Prof.º I.J.S.J. como Diretor do campus, sendo que na data de emissão (17/04/2012), o mesmo já encontrava-se destituído do Cargo de Direção (DOU de 02/04/2012).

Recomendação 1: Que justifique a motivação pela qual o Chefe do DEPAD foi signatário dos campos 12 e 14 do formulário

(5)

“Enquadramento do Serviço ou Material”, destinado à Direção do Campus.

Recomendação 2: Que se proceda às devidas atualizações/revisões do formulário, de forma que nos Enquadramento de Serviços ou Material, inseridos nos processos futuros, conste como signatário o atual ocupante do Cargo de Direção.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 8: Conforme “Enquadramento de Serviço ou Material”

emitido em 17/04/2012, a tramitação do processo ocorreu de forma inadequada, tendo em vista que o mesmo teve seu prosseguimento com as seguintes desconformidades:

 Com assinatura do servido M.C.B.F. no campo destinado à assinatura do Diretor do campus;

 Sem o encaminhamento à Diretoria Financeira e, consequentemente, sem a emissão da minuta de empenho e sem a indicação dos recursos disponíveis para atender a despesa;

 Sem a anuência do Diretor do campus.

Foi observado que o servidor que procedeu às assinaturas no campo destinado à assinatura do Diretor do campus, em dia idêntico ao feito, também, elaborou o “Parecer Técnico do Requisitante”, informando que a empresa Kairós, vencedora do certame, “(...) ofereceu a menor proposta de preço e possui todas as condições técnicas qua a habilita para o certame”.

Foi constatado que houve celeridade excessiva na tramitação do processo, tendo em vista que:

 No dia 17/04/2012 foi elaborado o “Enquadramento do Serviço ou Material”, com preenchimentos de todos os campos destinados à tramitação do processo, bem como a solicitação de envio do objeto licitado a empresa Kairós.

 No dia 18/04/2012, houve a emissão da Nota de Empenho, a publicação do Extrato da Dispensa no DOU e a prestação do serviço.

Recomendação 1: Que instrua o Setor de Contabilidade a emitir a Nota de Empenho, somente após verificar se o encaminhamento foi realizado pelo servidor competente.

(6)

Recomendação 2: Que solicite o fornecimento do objeto licitado, somente após publicação no DOU e emissão da Nota de Empenho.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 9: As circunstâncias abaixo apresentadas demonstram preferência na contratação da empresa Kairós em detrimento das demais.

Documento Data Hora Fato Observado

E-mail emitido pelo Setor de Compras do Campus Santo Amaro para a empresa Kairós

solicitando a cotação para prestação de serviços de coffee break

12/04/2012 10:48:48 Enquanto foi dado à empresa Kairós 5 (cinco) dias para proceder a cotação, para a empresa Buffetmn Buffetmn foi dado, apenas, duas horas (considerando que o e-mail foi enviado às 10:59h, e o prazo para cotação foi até às 13:00h do mesmo dia).

E-mail emitido pelo Setor de Compras do Campus Santo Amaro para

“Buffetmn Buffetmn”

solicitando a cotação para prestação de serviços de coffee break

17/04/2012 10:59

Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica da empresa Kairós

17/04/2012 12:03:49 As certidões de

regularidade fiscal da empresa Kairós (vencedora do certame) foram

verificadas e emitidas pelo Setor de Compras antes de findar o prazo dado à

empresa “Buffetmn Buffetmn”

para efetuar a cotação.

CND da empresa Kairós 17/04/2012 12:08:02 Certidão Negativa de

Débito Trabalhista da empresa Kairós

17/04/2012 12:14:05

Certificado de

Regularidade do FGTS da empresa Kairós

17/04/2012 12:16:21

E-mail enviado pelo Setor de Compras do Campus Santo Amaro para empresa Kairós

17/04/2012 1:47pm O Setor de Compras solicita da empresa Kairós o

fornecimento do objeto licitado antes de verificar o valor cotado pela empresa

“Buffetmn Buffetmn” bem como antes da emissão da Nota de Empenho.

Ofício nº. 004/2012- IFBA/SANTO

AMARO/COMPRAS

17/04/2012 -

E-mail emitido por

“Buffetmn Buffetmn” ao Setor de Compras do Campus Santo Amaro

17/04/2012 2:39pm

Nota de Empenho 18/04/2012 -

Recomendação 1: Que, considerando os normativos abaixo transcritos, antes de solicitar o fornecimento do objeto, seja aguardado:

(7)

a) O envio do orçamento elaborado pelas empresas convidadas a fazê-lo;

b) A emissão da Nota de Empenho.

Licitações e Contratos - Orientações e Jurisprudência do TCU Roteiro Prático para Contratação Direta/Dispensa de Licitação em Função do Valor (pág. 633)

Processo administrativo de contratação direta, mediante dispensa de licitação, com fundamento nos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993, observará normalmente os seguintes passos:

(...)

6. pesquisa de preços em, pelo menos, três fornecedores do ramo do objeto licitado.

Art. 60 da Lei nº. 4.320/1964

Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 10: Não consta no "Enquadramento de Serviço ou Material” a indicação dos recursos para a despesa, contrariando o disposto no art. 38, caput, da Lei nº.

8.666/1993.

Art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993

Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa (...).

Recomendação 1: Que, em processos futuros, faça constar no

“Enquadramento de Serviço ou Material” a indicação dos recursos para pagamento das despesas.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 11: No item 3 do “Enquadramento de Serviço ou Material” consta, indevidamente, o inciso I ao invés do II, tendo em vista que o inciso I refere-se às obras e serviços de engenharia.

(8)

Recomendação 1: Que, em processos futuros, passe a constar o inciso I, quando os mesmos referirem-se a “obras e serviços de engenharia”.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 12: No item 1 do “Enquadramento de Serviço ou Material”, não há a devida descrição do objeto.

Recomendação 1: Que faça constar, em documentos futuros, descrição sucinta e detalhada do objeto.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 13: Não foi localizada, no processo, a comunicação da dispensa de licitação ao Diretor do campus para sua ratificação, bem como a cópia da publicação do Extrato da Dispensa no DOU, conforme dita o art. 26 da Lei nº.

8.666/1993.

Art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993

Art. 26. As dispensas previstas nos §§ 2o e 4o do art. 17 e no inciso III e seguintes do art. 24, as situações de inexigibilidade referidas no art. 25, necessariamente justificadas, e o retardamento previsto no final do parágrafo único do art. 8o desta Lei deverão ser comunicados, dentro de 3 (três) dias, à autoridade superior, para ratificação e publicação na imprensa oficial, no prazo de 5 (cinco) dias, como condição para a eficácia dos atos.

Recomendação 1: Que passe a encaminhar ao Diretor do campus a comunicação da dispensa para sua ratificação e, posterior publicação na Imprensa Oficial.

Recomendação 2: Que passe a inserir em processos futuros, a cópia da publicação do Extrato da Dispensa no DOU.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

(9)

CONSTATAÇÃO 14: Não foi localizada, no processo, a manifestação da Procuradoria Jurídica quanto a possibilidade de dispensa, conforme preceitua o art. 38, inciso VI, da Lei nº. 8.666/1993.

Art. 38, inciso VI, da Lei nº. 8.666/1993

Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente:

(...)

VI - pareceres técnicos ou jurídicos emitidos sobre a licitação, dispensa ou inexigibilidade.

Recomendação 1: Que nas futuras contratações, por dispensa de licitação, encaminhe o processo para manifesto da Procuradoria Jurídica.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 15: Na “Aquisição de Material ou Serviço”, referente ao Curso de Formação de Professores 2012 – Módulo II; V Seminário de Energia, Meio Ambiente e Desenvolvimento (SEMAD); e I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos, foi verificado divergência no preenchimento do quadro “Chefe Imediato”, bem como sua respectiva assinatura.

Recomendação 1: Que instrua os setores quanto ao devido preenchimento do formulário “Aquisição de Material ou Serviço”

no que se refere ao campo “Chefe Imediato” e as respectivas assinaturas.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 16: Na “Aquisição de Material ou Serviço”, para atender ao “V Seminário de Energia, Meio Ambiente e Desenvolvimento (SEMAD)”; “I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos”; e “III Fórum Integrado de Saúde e Segurança do Trabalho”, foi verificado divergência no preenchimento do campo “Setor Solicitante”, bem como suas respectivas assinaturas.

Recomendação 1: Que instrua os setores quanto ao devido preenchimento do formulário “Aquisição de Material ou Serviço”

(10)

no que se refere ao campo “Setor Solicitante” e as respectivas assinaturas.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 17: Nas Aquisições de Materiais e Serviços constantes do processo, não houve preenchimento do campo destinado ao “Nº. da Aquisição”.

Recomendação 1: Que instrua os setores quanto ao devido preenchimento da “Aquisição de Material ou Serviço” no que se refere ao preenchimento do campo destinado ao número da aquisição.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 18: Na “Aquisição de Material ou Serviço” para atender a “Jornada Pedagógica 2012”, o somatório do “valor total” consta R$ 1.163,00 ao invés de R$ 1.163,50.

Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 19: Na “Aquisição de Material ou Serviço” para atender ao “I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos”, houve as seguintes divergências:

a. Consta no “valor unit.” do item 2 (Pãezinhos com recheio) R$ 0,90 ao invés de R$ 0,82, conforme consta nos demais.

b. Somatório do item 3 (Refrigerantes vários sabores): consta R$ 87,50 ao invés de R$ 105,00.

Somatório do item 5 (Tortas tamanho grande: sabores chocolate e maracujá); consta R$ 160,00 ao invés de R$ 140,00.

(11)

Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 20: Na “Aquisição de Serviço ou Material”

para atender ao III Fórum Integrado de Saúde e Segurança do Trabalho, houve divergência na soma do “valor total” consta R$

1.477,00 ao invés de R$ 1.467,00.

Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 21: Na “Aquisição de Material ou Serviço” para atender ao “I Workshop Regional Tecnologias em Protótipos”, consta um total de R$ 1.511,50, enquanto no Memorando s/n, de 19/03/12, emitido pelo Diretor, em 19/03/12, autorizando a realização de coffee-break durante os eventos acadêmicos de 2012 no IFBA - Campus Santo Amaro consta R$ 1.511,00.

Recomendação 1: Que estabeleça mecanismo de controle quanto aos cálculos elaborados, tendo em vista que o mesmo repercute no valor total da compra.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 22: Ausência de carimbo dos signatários nos documentos emitidos/assinados pelo Setor de Compras.

Recomendação 1: Que oriente o Setor de Compras a inserir, junto à sua assinatura do responsável, o respectivo carimbo de sua identificação, contendo: nome, função e matrícula SIAPE.

(12)

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 23: Não constam, no processo, as cotações que deram suporte à formação do preço estabelecido na solicitação dos serviços, conforme consta nos item 6, pág. 633, da

“Legislação e Contratos – 4ª Edição / Orientações e Jurisprudência do TCU”.

Orientações e Jurisprudência do TCU - Edição revista, atualizada e ampliada, pág. 633, itens 6 e 7

6. pesquisa de preços em, pelo menos, três fornecedores do ramo do objeto licitado;

deverão as unidades gestoras integrantes do Sistema de Serviços Gerais do Governo Federal adotar preferencialmente o sistema de cotação eletrônica;

caso não seja possível a obtenção de três propostas de preço, formular nos autos a devida justificativa.

Recomendação 1: Que passe a inserir, em processos futuros, os orçamentos que deram suporte ao valor estimado.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 24: Não há manifestação da autoridade competente autorizando o início do processo licitatório, contrariando o disposto no art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993.

Art. 38, caput, da Lei nº. 8.666/1993.

Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa (...).

Recomendação 1: Que passe a inserir nos processos de contratação, documento comprovando que o Diretor do campus autorizou a sua abertura.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

(13)

CONSTATAÇÃO 25: As folhas do processo não foram devidamente numeradas e rubricadas, em desacordo com o estabelecido no Item 5.1, alínea “d”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002, deixando-o vulnerável e passível a erro e/ou fraude.

Item 5.1, alínea “d”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002 A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

(...)

d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo).

Item 5.2, 3º parágrafo

A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada.

Recomendação 1: Que oriente o Setor de Protocolo a iniciar a numeração do processo, com a respectiva rubrica do servidor, assim que proceda a sua abertura;

Recomendação 2: Que informe os setores do campus, sobre a necessidade e a importância de numerar e rubricar as folhas dos processos.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 26: Não consta na primeira folha do processo, etiqueta com o mesmo número de protocolo, conforme dita o item 5.1, alínea “c”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002.

Item 5.1, alínea “c”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002 A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

(...)

c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo.

Recomendação 1: Que passe a inserir na primeira folha do processo, etiqueta com o respectivo número de protocolo.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

(14)

CONSTATAÇÃO 27: Não consta na capa do processo a movimentação do mesmo, conforme preceitua o item 5.1, alínea

“f”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002.

Item 5.1, alínea “f”, da Portaria Normativa SLTI nº. 5/2002 A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

(...)

f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado.

Recomendação 1: Que faça constar, na capa dos processos, campos destinados ao preenchimento da movimentação dos mesmos, e que instrua os setores quanto ao seu devido preenchimento.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

CONSTATAÇÃO 28: Embora a empresa contratada tenha sido a Kairós Deliciatessen Ltda, consta no SIAFI, “José Dilson &

Cia” como favorecido nas Notas de Empenho.

Recomendação 1: Que justifique o fato de constar “José Dilson

& Cia”, como favorecido das Notas de Empenho 2012NE800038 e 2012NE800040, em detrimento de Kairós Delicatessen Ltda.

Manifestação do Gestor: Não houve.

Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação acerca da Constatação elencada, mantemos a recomendação.

III- CONCLUSÃO

Ante as desconformidades apresentadas, constatou-se fragilidade no controle interno administrativo por parte do Campus Santo Amaro no que concerne à contratação de prestação de serviço de coffee break, o que torna o processo vulnerável a erros e/ou fraudes.

Nesse sentido, chamamos a atenção quanto a necessidade da adoção de mecanismos de controle eficientes, com vistas a evitar que atos desta natureza não venham a apresentar características tendenciosas.

Verifica-se que a fragilidade do controle interno supracitado compromete o bom uso do recurso público, afetando o erário e prejudicando o adequado funcionamento do Campus.

(15)

É oportuno lembrar que, segundo a Instrução Normativa/SCI nº.

01/2001, o objetivo geral dos controles internos administrativos é evitar a ocorrência de impropriedade e irregularidades, e os objetivos específicos são, dentre outros, os seguintes:

 Observar as normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos;

 Evitar o cometimento de erros, desperdícios, abusos, práticas antieconômicas e fraudes;

 Salvaguardar os ativos financeiros e físicos quanto à sua boa e regular utilização e assegurar a legitimidade do passivo.

Considerando que não houve manifestação às constatações/recomendações proferidas no Relatório Preliminar, e, por conseguinte, que a ausência de manifestação indica a permanência das desconformidades nele expostas, concluímos pela conversão do “Relatório Preliminar de Auditoria” em “Relatório Final de Auditoria” e ressaltamos a necessidade do acompanhamento/monitoramento da implementação das recomendações, via “Plano de Providência – 2013”, a fim de se observar a efetividade de adoção das medidas sugeridas.

Diante do exposto, submetemos à consideração da Sra. Coordenadora da Auditoria Interna – IFBA.

Salvador, 03 de setembro de 2013.

Sheila Simone Kosminsky Weber

Auditora

Matrícula 1833842

Em observação aos registros e recomendações formuladas pela Auditora, face aos trabalhos de Auditoria aqui mencionados, acolho a conclusão expressa no presente Relatório.

Considerando que a auditoria interna é uma atividade de assessoramento à gestão e busca apoiar o Gestor/Executor na condução das atividades administrativas, procurando corrigir falhas ou minimizá-las, visando prevenir a ocorrência de eventos que afetem, negativamente, o alcance dos objetivos da Instituição, cumpre-nos lembrar da necessidade do atendimento aos pleitos da Unidade de Auditoria Interna como forma de fortalecer o controle interno da Instituição, promovendo o aprimoramento da gestão.

Encaminhe-se à Direção do Campus Santo Amaro, com vistas ao seu conhecimento.

Salvador, 03 de setembro de 2013.

Marlene Pereira Vilas Boas

Coordenadora de Auditoria Interna Matrícula 0394065

Referências

Documentos relacionados

Em resposta ao check-list apresentado ao campus, fomos informados que nem todos os bens existentes na unidade possuem a plaqueta de identificação patrimonial,

SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA - SETEC INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE MATO GROSSO – IFMT

Este documento foi assinado digitalmente por PROCEDE BAHIA Processamento e Certificação de Documentos Eletrônicos LTDA às 12:36 horas do dia 26/06/2020.. Para verificar as

Pensar a relação entre Honneth e Lacan é também discutir possíveis repercussões de diferentes leituras de Hegel para a crítica social. Ocorre que, Lacan e

- Gaveta Eximia branca com lateral de couro - Puxador Slice, modelo exclusivo.

Constatação 16. Ausência de publicação dos atos de concessão de diárias no boletim interno do IFMT, em desacordo ao art. Manifestação da unidade examinada: “A

Em data e em local supracitado, foi realizada para fins de participação no Desafio de Máxima Produtividade safra 2020/21 do Comitê estratégico Soja Brasil - CESB, a Auditoria

A cada atraso de pagamento dos seus servidores terceirizados, o fiscal do contrato tem solicitado as providências necessárias, assim como, a notificação da empresa para realizar