CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO SERIDÓ
CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - ESPUBLICA
VICTOR HUGO SOUZA PINHEIRO GALVÃO
Digitalização do arquivo permanente da Vara Criminal – Comarca de Currais Novos/RN
Currais Novos/RN 2017
Digitalização do arquivo permanente da Vara Criminal – Comarca de Currais Novos/RN
Projeto de Intervenção apresentado ao Curso de
Pós-Graduação em Administração Pública da
Universidade Federal do Rio Grande Norte como parte dos requisitos para a obtenção do título de especialista.
Orientadora: Profa. Dra. Paula Rejane Fernandes
Currais Novos/RN 2017
Catalogação da Publicação na Fonte. UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA Galvão, Victor Hugo Souza Pinheiro.
Digitalização do arquivo permanente da Vara Criminal – Comarca de Currais Novos/RN / Victor Hugo Souza Pinheiro Galvão. - 2017.
36f.: il.
Monografia (Especialização em Administração Pública) – Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas.
Departamento de Ciências Administrativas, Currais Novos/RN, 2017. Orientador: Profa. Dra. Paula Rejane Fernandes.
1. Gestão pública – Projeto. 2. Digitalização – Projeto. 3. Arquivo permanente – Projeto. 4. Salvaguarda - Projeto. 5. Gestão documental - Projeto. I. Fernandes, Paula Rejane. II. Universidade Federal do Rio Grande
Declaro para todos os fins de direitos legais que se fizerem necessários, que assumo total responsabilidade pelo material aqui apresentado, isentando a Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN, a Coordenação do Curso, a Banca Examinadora e o Orientador de toda e qualquer responsabilidade acerca do aporte ideológico empregado ao mesmo.
Conforme estabelece o Código Penal Brasileiro, concernente aos crimes contra a propriedade intelectual o artigo n.º 184 – afirma que: Violar direito autoral: Pena – detenção, de 3 (três) meses a 1 (um) ano, ou multa. E os seus parágrafos 1º e 2º, consignam, respectivamente:
§1º Se a violação consistir em reprodução, por qualquer meio, no todo ou em parte, sem autorização expressa do autor ou de quem o represente, (...): Pena – reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa, (...).
§ 2º Na mesma pena do parágrafo anterior incorre quem vende, expõe à venda, aluga, introduz no país, adquire, oculta, empresta, troca ou tem em depósito, com intuito de lucro, original ou cópia de obra intelectual, (...), produzidos ou reproduzidos com violação de direito autoral.
Diante do que apresenta o artigo n.º 184 do Código Penal Brasileiro, estou ciente que poderei responder civil, criminalmente e/ou administrativamente, caso seja comprovado plágio integral ou parcial do trabalho.
Currais Novos - RN, ____________ de _____________ de 2017.
_____________________________________ Nome do Autor
Este Projeto de Intervenção versará sobre a Digitalização do arquivo permanente da Vara Criminal, Comarca de Currais Novos/RN, no recorte temporal de 1840 a 1950, haja vista se tratar de documentos manuscritos que demandam maior cuidado; pois apresentam folhas desgastadas, seja pela ação do tempo, manuseio inadequado ou alguma ameaça biológica. Além disso, esse arquivo é um verdadeiro acervo com processos judiciais que retratam a evolução do Direito, do pensamento jurídico, da administração da justiça e da história social e representam a memória e cultura em determinada época; daí a necessidade de serem preservados, conservados e mantidos em local apropriado. O presente projeto iniciou-se por meio da observação in loco do ambiente onde se realizou a intervenção; sendo necessária a utilização de fontes bibliográficas, dando um caráter científico, bem como, através do acesso a sites de cunho acadêmico (textos científicos, artigos, monografias) e, também, sites oficiais do Governo Federal (Constituição, Leis, Decretos). Portanto, tem como enfoque a digitalização dos processos no lapso temporal supracitado, de modo que as informações sejam guardadas de forma segura e de fácil recuperação, possibilitando ainda agilidade nas consultas e pesquisas, evitando, com isso, a perda de documentos úteis em formato de papel, caso ocorra algum sinistro ou risco que afete diretamente na qualidade do documento. Por fim, foi sugerido/recomendado a adoção de práticas voltadas à gestão documental, devido ao volumoso acervo existente, as quais resultarão na transformação de um depósito de processos, para um arquivo eficiente e acessível, visando garantir a preservação e o acesso às informações contidas nos autos judiciais e em documentos institucionais administrativos.
1. INTRODUÇÃO ... 6 2. PROJETO DE INTERVENÇÃO ... 8 3. OBJETIVO ... 8 3.1 Objetivo Geral ... 8 3.2 Objetivo Específico ... 8 4. DISCUSSÃO TEÓRICA ... 9 4.1 A Sociedade da Informação ... 9
4.2 As Tecnologias da Informação (TI) ... 10
4.3 Arquivos Públicos e Privados (acesso) ... 11
4.4 Gestão Documental ... 12
4.4.1 Ciclo de vida dos Documentos ... 13
4.4.2 Desarquivamento de Arquivos ... 14
4.4.3 Digitalização de Arquivos ... 15
4.4.3.1 Adesão aos Documentos em formato digital ... 16
5. METODOLOGIA ... 21
5.1 Tipologia de pesquisa ... 21
5.2. Cenário do projeto de intervenção ... 21
5.3. Elementos do plano de intervenção ... 22
5.3.1 Perfil da Instituição ... 22
5.3.2 Descrição das Principais Atividades/Competências da Vara Criminal... 23
5.3.2.1 Força de Trabalho ... 24
5.3.3 Organograma ... 24
5.4 Análise Swot ou Fofa ... 26
5.5 Processo de avaliação ... 27
5.6 Cronograma das Atividades ... 28
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 29
7. REFERÊNCIAS ... 31
1. INTRODUÇÃO
Nas Organizações modernas, sejam elas públicas ou privadas, a gestão documental tornou-se fundamental, refletindo diretamente na tomada de decisões, facilitando o acesso a dados para consulta, bem como, na recuperação de informações essenciais nas atividades administrativas. Nessa perspectiva, é necessário estabelecer um conjunto de práticas de gerenciamento de arquivos, a fim de organizá-los e, posteriormente, preservá-los na fase permanente. Trata-se de uma preocupação na era digital, com a informação produzida interna ou externamente, afetando nos processos, produtos e/ou serviços oferecidos.
No âmbito das Instituições Públicas, as novas tecnologias da informação e da comunicação proporcionaram maior agilidade/flexibilidade aos processos internos e externos, no entanto, a rapidez desses procedimentos na produção e recebimento de documentos, acarretou no acúmulo de papeis e aumento no volume dos arquivos.
Em se tratando do Poder Judiciário, os documentos surgem no dia-a-dia, seja na produção, recebimento ou no desempenho das atividades administrativas ou jurisdicionais, podendo ainda ser originada por motivos funcionais, administrativos ou legais. Logo, os documentos de caráter permanente, que compõem o fundo arquivístico, aumentaram consideravelmente ao longo dos anos. São documentos considerados imprescritíveis e inalienáveis, ou seja, não podem ser eliminados sob qualquer hipótese, dessa forma necessitam ser conservados definitivamente.
As instituições contemporâneas estão expostas a um enorme volume de dados e informações. Contudo, nem toda informação disponível e acessível é útil ou relevante. Nesse contexto, a gestão da informação arquivística – aquela que é instrumento e, ao mesmo tempo, prova do desenvolvimento de atividades jurídicas e administrativas – assume importância estratégica e significativa no que tange à eficiência e transparência das instituições. (Gestão Documental no Poder Judiciário, 2017)
Sendo assim, devido a esse acúmulo documental, surgiu a necessidade de gerenciar os arquivos e informatizá-los, por meio da gestão documental e da proteção especial a documentos, a fim de salvaguardá-los, proporcionando maior espaço físico e segurança. Convém frisar que reconhecida a necessidade de organizar documentos de um arquivo, deve-se proceder, inicialmente, a fadeve-se de levantamento de dados, de modo a mensurar o conjunto de documentos já acumulados, observando pontos importantes, tais como: o estado de conservação, condições locais do ambiente em que se encontram armazenados; além de ser
necessário verificar as datas e períodos de sua produção, se estão identificados, se ainda estão sendo consultados pelo órgão a que pertencem e se houve eliminação de alguma parte do conjunto documental.
Por conseguinte, inicia-se a fase em que serão utilizados métodos de conservação documental, de modo a preservá-lo e, dentre os quais podemos destacar o de digitalização, capaz de transformar o material impresso em digital, sendo esse o nosso objeto de estudo.
O presente trabalho, portanto, apresenta como foco a digitalização dos arquivos permanentes da Vara Criminal – Comarca de Currais Novos/RN que, por meio da aplicação do Projeto de Intervenção, irá contribuir com o Fórum na salvaguarda de seus arquivos já que a importância desses é imensurável para sociedade. Dessa forma, a digitalização irá oferecer uma maior agilidade nas consultas e pesquisas e, como os arquivos físicos serão convertidos em formato digital; isto evitará possíveis danos físicos, furtos (quesito segurança), desgastes do tempo, poeira, até mesmo algum tipo de sinistro: danos causados por pragas, incêndios, chuva, dentre outros fatores que comprometam a sua vida útil.
2. PROJETO DE INTEVENÇÃO
Este Projeto visa digitalizar os processos localizados no arquivo permanente da Vara Criminal, Comarca de Currais Novos/RN. No entanto, serão digitalizados apenas aqueles documentos que estejam num lapso temporal de 1840-1950, pois são os mais fragilizados, com folhas bastante desgastadas pela ação do tempo e alguns estão mofados; logo, demandam maior cuidado em seu manuseio devido ao tempo de existência desde sua criação. Esses processos são manuscritos com letras caprichadas e retratam fatos outrora ocorridos, representando a história de uma época; por isso necessitam ser preservados, já que seu valor histórico e de memória para sociedade é imensurável, servindo como consulta e pesquisas.
Lamentavelmente, os processos considerados mais antigos, em sua maioria, apresentam folhas em decomposição, mofadas; além disso, os clipes e colchetes presos no papel estão enferrujados, afetando na qualidade do papel. Isso ocorre devido à ação do tempo, manuseio inadequado ou uso de materiais metálicos; além do mais há muita poeira, o que torna o ambiente insalubre. Portanto, necessitam de ações voltas à conservação, de modo que interrompam o processo de degradação do documento. Faz-se necessário, também, higienizar estes documentos, bem como, realizar pequenos reparos, antes de se dar início à digitalização. Por fim, serão acondicionados em ambiente adequado.
3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo Geral
Digitalização do arquivo permanente da Vara Criminal, Comarca de Currais Novos/RN, no recorte temporal de 1840 a 1950.
3.2 Objetivos Específicos
- Examinar as condições materiais do arquivo permanente. - Realizar a triagem e higienização do arquivo.
- Digitalizar os arquivos.
4. DISCUSSÃO TEÓRICA
4.1 A Sociedade da Informação
Na era da Informação, encurtamos as distâncias, quebramos barreiras que antes existiam na comunicação, assim, criou-se uma nova cultura baseada na informação onde os hábitos das pessoas mudaram. E, devido a sua penetrabilidade em todas as áreas, a revolução tecnológica fez surgir um novo cenário de descobertas, integrando o mundo em redes globais.
Com a evolução tecnológica, as formas de registro da informação tornaram-se gradativamente mais complexas – um percurso que vai da escrita à pintura, da fotografia à filmagem, da microfilmagem à digitalização. Os suportes da informação também sofreram grandes modificações, uma linha evolutiva pode apresentar, por exemplo: pedra, papiro, pergaminho, papel, filme, microfilme, mídias óticas (CD, DVD), mídias magnéticas (fita magnética, disco rígido), entre outros. (Gestão Documental no Poder Judiciário, 2017)
Neste caso, a sociedade vivencia uma verdadeira revolução digital em que o modo de gerir os negócios, comunicar-se, de ensinar, mudou completamente; como consequência, muitas atividades tornaram-se obsoletas, dando lugar a profissões modernas. Para Wurman (1991, p.42), “a informação tornou-se a palavra mais importante [...], o sustento de nossa vida no trabalho”.
O que caracteriza esta atual revolução não é a centralidade de conhecimentos e informação, mas a aplicação desses conhecimentos e dessa informação para a geração de conhecimentos e de dispositivos de processamento/comunicação da informação, em um ciclo de realimentação cumulativo entre a inovação e seu uso. (CASTELLS, 2009, pag. 69)
Na opinião de Takahashi (2000, pag. 7), “O advento da Sociedade da Informação é o fundamento de novas formas de organização e de produção em escala mundial, redefinindo a inserção dos países na sociedade internacional e no sistema econômico mundial”.
Em menos de uma geração, a tecnologia da computação revolucionou os negócios ao redor do mundo. Virtualmente, todas as companhias, grandes ou pequenas, agora dependem de equipamentos para o processamento de informações para automatizar ou auxiliar virtualmente todos os aspectos do comércio. (NORTON, 1996, p.39)
Portanto, diante desse cenário global, o desenvolvimento da Tecnologia da informação foi fundamental, proporcionando o surgimento de inúmeras ferramentas (capazes de criar
arquivos de texto, planilhas com gráficos, tabelas, imagens, dentre outras), tudo isso para facilitar as atividades administrativas da organização, bem como a vida pessoal. Ainda, de acordo com Norton (1996, pag. 39): “Quase tudo que fazemos na nossa ‘sociedade da informação’ depende da tecnologia da informação”. Qualquer que seja a sua atividade, seu crescimento pessoal e profissional pode ser impulsionado com o uso inteligente da tecnologia da informação.
4.2 As Tecnologias da Informação (TI)
Com o avanço da tecnologia da informação, muitas atividades administrativas estão caindo em desuso, como é o caso do serviço postal que, a cada dia perde espaço para o e-mail. Trata-se de uma característica da era digital em que as organizações, no uso de suas comunicações internas/externas, estão cada vez mais utilizando ferramentas virtuais, sistemas voltados para internet, no envio/recebimento de documentos.
As organizações têm procurado um uso cada vez mais intenso e amplo de Tecnologia de Informação (TI), não apenas bits, bytes e demais jargões, mas uma poderosa ferramenta empresarial, que altere as bases da competitividade e estratégias empresariais. As organizações passaram a realizar seus planejamentos e a criar suas estratégias voltadas para o futuro, tendo como uma de suas principais bases a TI, devido a seus impactos sociais e empresariais. (ALBERTIN, 2009, p. 1)
No caso do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte - TJRN, foi desenvolvido um sistema (Malote digital) cuja finalidade é possibilitar a comunicação entre o Poder judiciário (local), com isso, a utilização de documentos digitalizados nas correspondências oficiais facilitaram os procedimentos administrativos; consequentemente, houve uma redução na quantidade de papeis utilizados, bem como proporcionou mais agilidade no envio e recebimentos desses documentos.
Assim, Antunes (2011, p. 4) define o Malote Digital:
O Malote Digital é um sistema desenvolvido com finalidade de possibilitar comunicações recíprocas, oficiais e de mero expediente. O sistema (originalmente chamado “Hermes”) foi desenvolvido pelo TJRN para uso interno. Posteriormente, foi cedido por meio de convênio ao CNJ, onde sofreu adaptações para permitir a troca eletrônica de correspondências entre diversos órgãos do Poder Judiciário, passando a ser conhecido como Malote Digital.
4.3 Arquivos Públicos e Privados (acesso)
A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Artigo 7º que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, ressalta que:
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Art. 11º - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
A partir da breve conceituação acima, percebe-se que ambos, arquivos públicos e privados, apresentam semelhanças quanto ao seu conceito, que em suma se tratam de um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos nas atividades administrativas; no entanto, há uma distinção quando se trata do acesso a esses documentos, o que leva em consideração a própria Constituição Federal, além de leis específicas e decretos.
No tocante aos arquivos privados, o Art. 14 da Lei nº 8.159/1991 estabelece: “O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor”.
Por outro lado, quanto aos arquivos públicos, o Art. 5º, inciso XIV, do texto Constitucional oferece dispositivos fundamentais à instalação de um novo patamar jurídico para o acesso à informação governamental: “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional”; igualmente, em seu inciso XXXIII: “todos tem direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à sociedade e do estado”.
Notadamente, o direito à informação está expresso na Carta Magna, com isso, o Art. 19, inciso II, vem reforçar os artigos anteriores afirmando que é vedado à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios recusarem fé aos documentos públicos.
Contudo, mesmo sendo vedado recursar fé aos documentos pelos Entes Federados, quando se tratar de documentos sigilosos, o Decreto nº 7.845, de 2012 que revogou o de
Decreto nº 4.553/2002, traz uma exceção a esta regra, ou seja, não permitindo o acesso geral à documentos sigilosos, conforme explica o Art. 18 do referido Decreto: “O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada ficarão restritos a pessoas com necessidade de conhecê-la e que sejam credenciadas na forma deste Decreto, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados na legislação”.
Destaca-se ainda que, de acordo com o Art. 216, § 2º da Constituição Federal: “cabe a Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
4.4 Gestão Documental
No trato com a documentação arquivista, é imprescindível que a instituição implemente a gestão documental de seus arquivos, que implica intervenção do ciclo de vida dos documentos, ou seja, desde sua produção até sua destinação final, independentemente do suporte (papel, eletrônico, etc.) em que esteja registrada.
Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. Aliado ao direito à informação está o direito à memória. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 7).
Conforme o Art. 3º da Lei nº 8.159/1991: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Assim, Valentini (2009, pag. 99), considera como sendo fases básicas da gestão de documentos:
Produção: Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais.
Utilização: diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para evitar a burocratização das atividades.
Destinação: Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.
E ainda, no capítulo IV da referida lei, que trata da organização e administração de Instituições Arquivísticas Públicas, em seu Art. 17, “A administração da documentação
pública ou de caráter público compete às instituições arquivística federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais”.
Logo, no que tange aos arquivos permanentes, a gestão compreende atividades de organização, higienização, conservação; já que não podem ser eliminados/descartados devido ao seu valor histórico e informativo para sociedade. Consequentemente, requer técnicas específicas para preservação de seu acervo documental, tais como: a microfilmagem, digitalização etc.
Em suma, de acordo com Conway (1997, p. 24), “um gerenciamento de preservação compreende, portanto, todas as políticas, procedimentos e processos que, juntos, evitam a deterioração, prorrogam a informação e intensificam a importância funcional dos documentos”.
4.4.1 Ciclo de vida dos Documentos
Os diversos documentos que circulam pela instituição, desde a sua produção ou ingresso até seu destino final, possuem um ciclo de vida de acordo com a frequência de uso, dessa forma podemos dividir a vida documental em três fases: corrente, intermediária e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente. Vale salientar que o enfoque deste trabalho será dado aos arquivos permanentes, que embora não possuam valor administrativo, são abertos ao público para pesquisa, por terem valor histórico ou documental. Na fase corrente, os documentos estão em produção ou são objetos de consultas frequentes, devido ao seu uso funcional, administrativo e jurídico.
A fase intermediária considera aqueles documentos que não são consultados com tanta frequência e que aguardam sua destinação final.
Por fim, a fase permanente em que os documentos terão o arquivamento definitivo e, diferentemente das fases anteriores, não podem ser eliminados.
Neste caso, os artigos 36 e 37 do Decreto nº 7.845/2012, versam sobre o arquivo permanente:
Art. 36. O documento de guarda permanente que contiver informação classificada em qualquer grau de sigilo será encaminhado, em caso de desclassificação, ao Arquivo Nacional ou ao arquivo permanente do órgão público, da entidade pública ou da instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso. Art. 37. O documento de guarda permanente não pode ser desfigurado ou destruído, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da lei.
Além disso, de acordo com o Art. 10º da Lei nº 8.159/1991: “Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”. E, ainda, de acordo com o Art. 2º da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968: “Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos”.
Portanto, percebe-se a importância de se preservar e gerir o arquivo permanente, não sendo permitida sua eliminação, pois são imprescindíveis para a memória da instituição, ou seja, são informações que contam fatos de determinada época, representando a história de um povo em sociedade. Vale ressaltar que, no âmbito do Poder Judiciário, a possibilidade de ter acesso aos autos que estão arquivados é denominada Desarquivamento.
4.4.2 Desarquivamento de Arquivos
Mesmo após serem arquivados, algumas vezes, os autos necessitam ser revistos quando há necessidade de consulta e obtenção de cópia, então, o advogado ou a parte solicita no local onde tramitou o processo, o seu desarquivamento. Esse procedimento, em alguns estados, é atribuído uma taxa. Segue abaixo, a Tabela das custas por estado:
Tabela 01-Tabela de Custas (Taxa de Desarquivamento)
Estados (Capitais) Taxa de desarquivamento (R$) Estados (Capitais) Taxa de desarquivamento (R$) AM Sem taxa SP 15,00
DF Sem taxa AP 16,08 para processos de
até 5 anos e 21,44 acima
PB Sem taxa MS 20,00
PE Sem taxa MA 22,50
AL 1,50 a 3,50 de acordo com o ano do processo
AC 24,80 para processos até 5 anos e 49,20 acima
CE 1,71 por cada ano do processo RO 25,28
SC 2,32 RJ 28,00 PI 6,73 ES 28,28 RR 7,00 PA 29,10 para processos de até 10 anos e 42,30 acima MG 9,32 BA 30,00 PR 9,40 RN 30,00
RS 12,90 MT Valor progressivo - de 39,20 (processo de 2012)
a no máximo 82,60
GO 14,47
Fonte: Migalhas, 2012, adaptado.
Vale ressaltar que estes dados da tabela acima referem-se ao ano de 2012 e representam o valor da taxa, cobrado pelas capitais de cada estado para o desarquivamento de processos, conforme pesquisa disponível no seguinte endereço: http://www.migalhas.com.br/. Em relação ao do estado do RN é possível ter acesso a dados atualizados por meio do site do Tribunal de Justiça do Rio grande do Norte (TJRN), disponível no endereço eletrônico: (http://sistemas.tjrn.jus.br/fdj/guias.do); cujo valor cobrado para o desarquivamento de processos (físicos e digitais) arquivados é de R$ 35,12 (trinta e cinco reais e doze centavos).
O Art. 18 do Código de Processo Penal traz outra possibilidade de desarquivamento, “Depois de ordenado o arquivamento do inquérito pela autoridade judiciária, por falta de base para a denúncia, a autoridade policial poderá proceder a novas pesquisas, se de outras provas tiver notícia”.
4.4.3 Digitalização de Arquivos
A digitalização documental é o procedimento em que ocorre a conversão do documento original (papel) para o formato digital, uma tendência das organizações atuais. A digitalização foi criada com o objetivo de facilitar nas atividades administrativas, proporcionando a visualização instantânea das imagens, envio e recebimento de documentos de comunicação oficial – o que antes só seria possível por meio do serviço postal.
A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc.) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários. (GARCIA, 2009, p. 4)
A propósito, a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos enfatiza:
Art. 1°, Parágrafo único, entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. [...] Art. 3o. O processo de digitalização
necessário, a confidencialidade do documento digital. Parágrafo único, entende que os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Logo, com auxílio de um computador conectado à internet é possível o envio e recebimento de documentos digitalizados. Isso irá agilizar as práticas administrativas da organização.
A digitalização de documentos e processos promove a melhoria no acesso e na difusão da informação. A adoção de procedimentos de digitalização implica tanto no conhecimento dos princípios da Arquivologia, quanto no cumprimento das atividades inerentes, como a captura de imagem, apresentação, armazenagem e preservação de originais. (Ministério da Fazenda, 2016).
Outro ponto que merece destaque, diz respeito à preservação documental dos arquivos permanentes; para isso, muitas instituições têm adotado práticas de conservação dos arquivos, tais como: cópias dos arquivos em mídias de DVD’s, em HD’s externos ou a realização de backups dos arquivos dos computadores em servidores com grande capacidade de armazenamento de dados, além da própria digitalização de seus documentos.
No entanto, conforme preconiza Bellotto (1991, apud OLIVEIRA, 2014, pag. 6), “a custódia não se restringe somente a velar pelo patrimônio documental. Recolher e investir na conservação dos documentos não é o suficiente. É preciso assegurar ao público o acesso a esses documentos”. Portanto, é dever de o ente público dispor à sociedade o acesso aos documentos de interesse individual ou coletivo.
Quanto à guarda, o Decreto nº 8.539/15 enfatiza que:
Art. 19. A guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.
Desse modo, a digitalização surge como alternativa para salvaguardar e reduzir o manuseio dos documentos originais, principalmente, aqueles em risco de deterioração.
4.4.3.1 Adesão aos Documentos em formato digital
Em síntese, é necessário compreender que as práticas adotadas para digitalização e preservação documental vêm sendo reconhecida e utilizada por diversas Instituições Públicas. Assim, de acordo com a Resolução nº 31/2010 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq):
A adoção de um processo de digitalização implica no conhecimento não só dos princípios da arquivologia, mas também no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores das instituições arquivística e os demais profissionais envolvidos deverão levar em consideração os custos de implantação do projeto de digitalização, compreendendo que um processo como este exige necessariamente um planejamento com previsão orçamentária e financeira capazes de garantir a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, a adoção de formatos de arquivo digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade a curto, médio e longo prazos dos representantes digitais gerados.
A exemplo disso, podemos citar o caso do Centro de Documentação - Núcleo Temático da Seca e do Semiárido do Rio Grande do Norte (NUT-SECA), uma Unidade de Informação especializada na temática seca que possui um vasto acervo, abrangendo: a Universidade e a Questão Nordestina, a Seca e o Semiárido, Carnaúba e o Vale do Assú ou Projeto Baixo-Assú. Neste caso, o foco da pesquisa foi a Coleção de Carnaúba; onde, realizou-se um trabalho de digitalização pelo Laboratório de Tecnologia da Informação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (LIBER).
Segundo Bezerra (2010, p. 35), que realizou a pesquisa:
[...] nesse intuito foram feitos vários projetos que visavam propor a publicação de bibliografias, levantamento de informação em bibliotecas do estado, entre outras incitativas. Na fase atual os projetos concentram-se no aspecto da socialização da informação através do uso da Tecnologia da Informação. Com esse intuito, criou-se um projeto de digitalização do seu acervo, nesse processo de transformação, o acervo vai deixar de existir apenas em formato impresso e passará a apresentar-se também em formato digital, que no final do processo será disponibilizado na rede mundial de computadores (internet). A coleção que está passando por esse processo de transformação de suporte papel para o digital é Coleção carnaúba.
Além disso, outra experiência bastante positiva foi a pesquisa realizada por discentes do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) na Oficina Guaianases de Gravura – um movimento artístico de Pernambuco/PE ocorrido nos anos de 1974 a 1995; cujo acervo está disponível no Departamento de Teoria da Arte da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE).
De acordo com SANTOS et al (2008, p.114):
[...] foram obtidos os seguintes resultados diretos: os arquivos em meio digital, a produção de um banco de dados, a gravação de um DVD-R com os arquivos de imagem de todos os documentos digitalizados, a descrição dos dados dos documentos devidamente organizados numa base de dados online, o CLIO, e a disponibilização de parte dos documentos na internet. Também foram obtidos resultados indiretos, tais como a preservação dos documentos históricos em meio digital e a conservação da memória de grandes artistas pernambucanos, além disso, a digitalização possibilitará, também, o acesso de parte desses documentos e o conhecimento de sua existência por um maior número de pessoas através da disponibilização na internet, corroborando assim para a disseminação da informação.
Portanto, de modo semelhante em ambas as pesquisas, os resultados apontam que há uma tendência nas organizações atuais em aderir à ideia de conversão digital de seus documentos (em papel), pois assegura a preservação, bem como a virtualização dos arquivos, oferecendo uma maior praticidade no acesso por meio da internet.
Vale salientar que, assim como o presente projeto de intervenção, foram realizados outros trabalhos semelhantes, principalmente, no meio acadêmico sugerindo a adoção da digitalização, a fim de salvaguardar os documentos; tal como a análise realizada no arquivo da FUNPEC – UFRN, uma pesquisa com enfoque na importância da digitalização de seu acervo.
Dessa forma, conforme Costa (2005, p. 13):
O objetivo geral da pesquisa foi analisar a implantação e desenvolvimento de um arquivo digital em uma instituição privada e disponibilizar os documentos eletronicamente, ou seja, será feito o processo de digitalização dos documentos para que os usuários, ao procurar por esses documentos tenham uma recuperação mais rápida da informação desejada.
Logo, percebe-se que muitas instituições devem ser alertadas quanto à importância de implementar uma política de preservação de arquivos.
Nesse caso, destaca-se a adesão da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) em outubro de 2016, como novo integrante da Rede Memorial do Nordeste - que promove a preservação e garantia do acesso ao patrimônio memorial e às informações de interesse histórico.
Como integrante da Rede, a universidade deve seguir os princípios e compromissos para a digitalização de acervos memoriais, entre eles o acesso aberto, público e gratuito dos acervos sob sua custódia. “A UFRN pode agregar forças com outras instituições de ensino para preservar a memória do nosso País. Se houver essa articulação, a preservação cultural, histórica e artística brasileira ganhará impulso”, afirma o coordenador regional da Rede, professor Marcos Galindo, da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). (GLOBO.COM, 2016)
Em razão disso, destaca-se o importante papel realizado pela Rede Memorial de Pernambuco, tendo por base a criação de uma carta de princípios para sustentar uma política de digitalização dos acervos memoriais.
Dessa maneira, ressalta-se que no ano de 2012, foi promovido o II Fórum da Rede Memorial, na oportunidade discutiram a Carta do Recife (nova versão), que contemplou dez orientações e princípios para nortear as atividades dos participantes da Rede Memorial:
1. Compromisso com acesso aberto, público e gratuito.
2. Compromisso com o compartilhamento das informações e da tecnologia 3. Compromisso com a acessibilidade.
4. Compromisso com a identificação, organização e tratamento como pré-requisito para digitalização.
5. Padrões de captura e tratamento de imagens.
6. Padrões de metadados e de arquitetura da informação dos repositórios digitais. 7. Padrões e normas de preservação digital.
8. Projetos de educação, pesquisa e formação de pessoal.
9. Marketing e educação: difusão dos acervos, pesquisa e avaliação dos resultados, programas de inserção dos acervos na trama da sociedade.
10. Direitos autorais.
Logo, as instituições participantes ao adotarem uma política de digitalização dos acervos com base na Carta de Recife 2.0 estão sendo responsabilizados pela difusão dos acervos e acessibilidade a todos, segundo padrões e normas de preservação digital. E, ainda, serão orientados pela Rede quanto às atualizações, recomendações e melhores práticas, segundo padrões estabelecidos na Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.
Diante do exposto, ressalta-se ainda que o próprio Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte, criou o Memorial do Poder Judiciário do RN a partir da Resolução Nº 10/1999-TJ, publicada no diário da justiça, em 15 de outubro de 1999. No ano seguinte, com a Resolução 21/2000-TL, publicada no diário da justiça, em 1º de setembro de 2000, denominada "Desembargador Vicente de Lemos" o memorial do Poder Judiciário. Assim, de modo geral, busca-se sistematizar, preservar e divulgar a Memória do Poder Judiciário do RN, mediante a estruturação de memorial, mediante os seguintes objetivos:
Dotar o Tribunal de Justiça de um Memorial capaz de resgatar e preservar a História Judiciária nos aspectos: documental, utensilial, iconográfica, hemrográfica e bibliográfica, etc; [...] difundir cultura histórica para funcionários, pesquisadores e a comunidade em geral; [...] subsidiar a magistratura norte-rio-grandense na perspectiva da construção de uma identidade coletiva e história; [...] resgatar a história do cotidiano forense, a partir das narrativas peculiares e que marcaram época.
Então, percebemos o interesse desse Egrégio Tribunal no trato com seu acervo documental, embora haja a necessidade ainda de se estender e atuar nas comarcas do interior do estado, que possui um verdadeiro acervo da Memorial da Justiça Potiguar, como fotos documentos, histórias, discursos. Em suma, a ideia de digitalizar os autos da Vara Criminal poderá dar início a um trabalho de conscientização e preservação da memória de todo o estado no que tange os documentos referentes à trajetória histórica dos diversos órgão que compõem o Poder Judiciário do RN.
5. METODOLOGIA
5.1 Tipologia de pesquisa
Inicialmente, a pesquisa caracterizou-se como sendo quantitativa, pois se fez necessário mensurar o acervo documental existente no arquivo da Vara Criminal que, para Richardson (1999), a pesquisa quantitativa é caracterizada pelo emprego da quantificação, tanto nas modalidades de coleta de informações quanto no tratamento delas por meio de técnicas estatísticas. Assim, realizou-se uma triagem dos processos, separando aqueles no lapso temporal de 1840 a 1950.
Por outro lado, esta pesquisa também possui um caráter documental, haja vista, ter sido realizada no referido arquivo e utilizou-se de materiais escritos (processos crimes, manuscritos, históricos). Segundo Lakatos e Marconi (2001), a pesquisa documental é a coleta de dados em fontes primárias, como documentos escritos ou não, pertencentes a arquivos públicos; arquivos particulares de instituições e domicílios, e fontes estatísticas.
No tocante à técnica de coleta de dados, optou-se pela observação in loco, permitindo conhecer a situação do ambiente em que se aplicaria a intervenção. Além disso, caracterizou-se como bibliográfica, utilizando-caracterizou-se como fonte de pesquisa a legislação (Constituição Federal, diversas Leis e decretos) pertinente ao tema abordado. E, ainda, buscou-se como fonte complementar o meio eletrônico (web), dando ênfase a sites de cunho acadêmico (textos científicos, artigos, monografias), bem como, a materiais voltados para concurso público.
5.2 Cenário do projeto de intervenção
O Projeto de Intervenção será realizado no arquivo permanente da Comarca de Currais Novos-RN, que se subdivide em: Arquivo da Vara Cível, do Juizado Especial Cível e Criminal e da Vara Criminal; nesse caso, cada secretaria possui uma sala específica para armazenar seus processos. No entanto, esse arquivo não está localizado no mesmo prédio em que funciona a sede da Comarca de Currais Novos/RN, pois, devido ao grande volume de processos, não há espaço físico. Então, fez-se necessário o aluguel de um prédio, especificamente, para este fim.
No que diz respeito ao arquivo da Vara Criminal, estão todos os processos crimes em situação de arquivado, ou seja, aqueles que já cumpriram o seu papel/finalidade para os quais
foram criados na fase corrente. Dessa forma, servirão de objeto de consulta e pesquisa. E ainda, há a possibilidade de desarquivamento, quando necessário for para a extração de cópias e documentos que estejam nos autos dos processos, para a propositura de revisão criminal, bem como, na hipótese de reabertura das investigações relativas a inquéritos policiais já arquivados.
Em se tratando do ambiente em que os processos estão armazenados, destacam-se alguns pontos: há poeira em todo o ambiente, o que acaba afetando a vida útil dos documentos; o espaço físico da sala é considerado pequeno, não suportando a demanda de processos; além disso, os processos mais antigos estão, em sua maioria, em fase de deterioração e necessitam ser mantidos num ambiente mais adequado.
Quanto ao seu manuseio e armazenamento é de responsabilidade dos servidores que compõem essa secretaria (Técnicos Judiciários, Servidores Cedidos); em relação à limpeza e conservação do arquivo fica a cargo do pessoal da limpeza (Colaboradores Terceirizados), no entanto, são os mesmos que realizam este serviço no fórum (dando prioridade), o que acaba sobrecarregando-os. Este é um fato que deve ser analisado, já que em ambos os prédios é imprescindível que apresente um ambiente agradável, salubre, organizado.
5.3 Elementos do plano de intervenção
5.3.1 Perfil da Instituição
A Comarca de Currais Novos/RN, considerada de terceira entrância, pertence ao Poder Judiciário - Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte (TJRN), um Órgão da Administração Pública Direta na esfera Estadual. Sua sede está localizada no prédio do Fórum Municipal “Desembargador Tomaz Salustino”, que se instalou no município de Currais Novos em 30 de dezembro de 1992, através da Lei Municipal nº 081/1992. Na época, tinha como prefeito: Dr. Mozar Dias de Almeida, Presidente da Câmara: Antônio Gomes de Melo junior e Diretor do Fórum: Dr. Critovão Prachedes.
A referida Comarca é composta pela a Vara Cível, Juizado Especial Cível e Criminal e Vara Criminal. Além disso, são considerados termos os municípios de Cerro Corá/RN e Lagoa Nova/RN, cidades do interior do Estado do RN, localizadas na região do Seridó.
Tabela 02- Denominação da Instituição
FÓRUM: Fórum Municipal Desembargador Tomaz Salustino
DIRETOR DO FORO: Dr. Ricardo Antônio Menezes Cabral Fagundes
ENDEREÇO: Avenida Coronel José Bezerra, 167, Centro
MUNICÍPIO: Currais Novos/RN
CEP: 59380-000
TERMOS: Cerro Corá/Lagoa Nova
EMAIL V. CÍVEL: cn1civ@tjrn.jus.br
EMAIL V. CRIMINAL: css01cri@tjrn.jus.br
EMAIL JECC: cnjesp@tjrn.jus.br
UNIDADE CHEFE DE SECRETARIA TELEFONE
Vara Cível Itamar de Medeiros Dantas (84) 3412-2891
Vara Criminal Otto Soares de Araújo Neto (84) 3412-3411
Juizado Especial Cível e Criminal Anderson Diniz Brito de Azevedo (84) 3412-3748
Fonte: http://corregedoria.tjrn.jus.br/index.php/currais-novos
5.3.2 Descrição das Principais Atividades/Competências da Vara Criminal
A Vara Criminal tem como atividade-fim a prestação jurisdicional, que envolve tanto as decisões dos magistrados, quanto os procedimentos necessários à tramitação dos processos judiciais e à resolução dos conflitos de interesses da sociedade. Neste caso, são atividades administrativas da Secretaria: Movimentação dos processos; expedição de cartas precatórias, ofícios e demais correspondências (Certidões de antecedentes criminais); bem como, o envio de armas de fogo ao órgão competente, com anotação no livro específico e nos autos da ação respectiva e distribuição de mandados aos Oficiais de Justiça que os retiram diariamente, cumprem e devolvem no prazo previsto;
No que tange as competências da Vara Criminal, destaca-se a de presidir e julgar em sessão permanente os processos da competência do Tribunal do Júri; processar e julgar os feitos criminais em geral (Excetuados os da competência do Juizado Especial Criminal, conforme a Lei nº 9.099/95); bem como, os feitos afetos à Violência Doméstica e Familiar Contra a Mulher – Lei nº 11.340/2006 “Lei Maria da Penha”; ainda, privativamente, os feitos
referentes às execuções penais, cartas precatórias criminais e, realizar correições nos presídios; por fim, os feitos envolvendo entorpecentes, acidentes de trânsito e delitos contra os costumes e crimes referentes a drogas.
5.3.2.1 Força de Trabalho
Tabela 03- Pessoal por Categoria funcional
CATEGORIA FUNCIONAL QUANTITATIVO
JUIZ 1
TÉCNICO JUDICIÁRIO 4
ASSISTENTE DE GABINETE 1
SERVIDORES CEDIDOS 5
TOTAL 11
Fonte: Elaborado pelo autor
Tabela 04 - Colaboradores terceirizados
CATEGORIA FUNCIONAL QUANTITATIVO
LIMPEZA E CONSERVAÇÃO 2
ZELADOR 1
POLICIAIS (ESCALA) 1
TOTAL 4
5.3.3 Organograma
É importante frisar que não há um organograma específico (representação da estrutura organizacional), para a Comarca de Currais Novos/RN; no entanto, é possível ser compreendida através da figura a seguir:
Fonte: Elaborado pelo autor
Neste caso, trata-se de uma estrutura organizacional do tipo funcional, onde as unidades organizacionais são definidas com base na especialização e tarefas comuns aos diversos setores; assim, a Vara Criminal, Vara Civil e o Juizado Especial Cível e Criminal possuem características específicas de atuação e especialidades que diferem uma das outras.
A estrutura organizacional é o modo, a maneira como as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. Nela é possível visualizar de uma maneira geral a distribuição dos cargos e funções. Não existe modelo ideal de estrutura organizacional, o importante é que ela funcione de maneira eficaz, atingindo os objetivos e cumprindo a missão da organização. (CARRANZA, 2014, p. 124)
Destaca-se ainda que, em cada secretaria, há um Juiz titular, sendo que o Diretor Geral do Fórum também é o Juiz Titular da Secretaria Criminal). Como o objeto de estudo de trabalho é a Vara Criminal, esta possui um Chefe de Secretaria, que tem como subordinados os servidores (auxiliar técnico judiciário), servidores cedidos, bem como os Oficiais de Justiça.
5.4 Análise Swot ou Fofa
Tabela 05 - Representação gráfica da matriz F.O.F.A (Arquivo – Vara Criminal)
Fatores internos (controláveis) Fatores externos (incontroláveis)
Pon tos F or te s Forças
- Documentos acondicionados em caixas nas estantes;
- As caixas onde são armazenados os processos são numeradas e seu controle é realizado através do SAJ (Sistema de Automação da Justiça) pelos servidores;
- Na lateral das caixas contém uma etiqueta (índice) dos processos existentes, facilitando a consulta;
- Oferta de cursos virtuais na área de
arquivologia oferecidos pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça).
Oportunidades
- Realização de Concurso Público (último ocorrido em 2002) ou contratação de profissional de arquivologia;
- Construção de um novo prédio para Comarca de Currais Novos/RN e, criação de um setor específico para guarda dos arquivos.
- Oferta de minicursos e palestras presenciais sobre o trato com documentos e seu arquivamento. - Digitalização de todo o acervo.
Pon tos F rac os Fraquezas
- Não há profissionais especializados no trato com o arquivo;
- Pouca luminosidade para consulta dos autos; - Espaço físico inadequado a guarda
documental;
- Falta repasse de recurso financeiro para manutenção e preservação do arquivo. - Custo com o aluguel do prédio (arquivo); - Distância entre arquivo e a Comarca de Currais/RN.
- Documentos com clips e grampos, em alguns enferrujados devido a ação do tempo.
Ameaças
- Documentos sujeitos a poeira; - Risco a Incêndio:
- Possibilidade de Furto dos documentos, devido o arquivo ser localizado distante do Fórum. - Em suma, qualquer acidente no arquivo corre o risco de perder parte da sua memória.
A tabela acima representa, de forma resumida, um diagnóstico realizado no Arquivo da Vara Criminal - Comarca de Currais Novos/RN, por meio da análise SWOT. Trata-se de uma ferramenta usada para diagnosticar o ambiente em que a organização está inserida, fornecendo a sua real situação. Além disso, proporciona uma análise micro (interna) do ambiente, considerando os pontos fortes e fracos; bem como é possível verificar numa perspectiva de abrangência macro (externa), analisando as oportunidades e ameaças.
Logo, por meio da análise interna é possível visualizar as práticas utilizadas e características do ambiente; por sua vez, com base na análise externa verificamos todo o contexto externo a organização. Para Carranza (2014, p. 81) “[...] o resultado dessa análise servirá de base para a definição dos objetivos e para escolha das estratégias que deverão ser seguidas para que a organização alcance esses objetivos”.
5.5 Processo de avaliação
Para efetivar o presente Projeto de Intervenção, que objetiva digitalizar os processos que datam de 1840 a 1950 localizados no arquivo permanente da Vara Criminal – Comarca de Currais Novos/RN, foi necessário dividi-lo em algumas etapas: inicialmente, optou-se por conhecer a real situação do referido arquivo. Destaca-se o fato de se tratar de um local insalubre (bastante poeira, iluminação inadequada, presença de mofo em alguns documentos, ferrugem e desgaste nas folhas), pouco espaço físico, falta de um lugar específico para consulta e manuseio do material. A partir de visita realizada in loco - observando as características acima descritas e analisando o ambiente em questão - foi possível obter estes resultados.
Vale salientar que a presença da orientadora ao longo do projeto foi fundamental e contribuiu para que o trabalho em parceria fosse realizado! Na sequência, inspecionou-se o ambiente e foi realizada uma triagem dos documentos, separando aqueles inseridos no lapso temporal acima descrito, por se tratar de processos manuscritos, com valor histórico e de memória para toda sociedade.
Em seguida, foi necessário entrar em contato com profissionais especializados na digitalização de arquivos da UFRN - Campus Central, a fim de obter conhecimentos técnicos no trato documental. Ressalta-se ainda que há o interesse desta instituição na guarda desses documentos, após o processo de digitalização, ficando a Vara Criminal apenas com os
arquivos em formato digital. Logo após, será iniciado os procedimentos de higienização dos documentos e retirada de objetos enferrujados dos papeis, como clips.
Por fim, iniciaremos o processo de digitalização documental. Nesta fase é necessário definir alguns pontos para realizar essa atividade, como o lugar de realização, o pessoal a ser envolvido, equipamentos utilizados, dentre outros.
O local escolhido foi a UFRN, Ceres Currais Novos/RN; Os equipamentos utilizados:
01 (um) scanner para digitalizar os documentos em papel e enviá-los ao computador;
01 (um) computador para receber os dados (imagens digitalizadas), nesse caso serão criadas pastas a fim de organizar os processos digitais;
01 (um) HD externo, para armazenar os processos digitalizados que serão encaminhados para Vara Criminal.
Necessita apenas a presença do discente e do orientador para realização do trabalho.
5.6 Cronograma das Atividades
Tabela 06 - Fase de Execução
Data de
Execução Semanas
Atividades
Abril/17 2 Notificação do tema e do orientador à coordenação do curso. Abril/17 2 Execução do Plano de Trabalho: objetivos gerais e específicos,
bibliografia inicial.
Maio/2017 4 Execução do Discussão teórica. Junho/2017 4 Execução da Metodologia
Julho/17 2 Execução da Revisão pelo professor orientador e modificações finais.
Julho/17 1 Entrega do Projeto finalizado ao professor orientador. Julho/17 - Entrega do Projeto de Intervenção à Coordenação de Curso Fonte: Elaborado pelo autor
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para que haja uma melhor compreensão acerca do Projeto de Intervenção que apresenta como propósito digitalizar os processos do arquivo da Vara Criminal - Comarca de Currais Novos/RN, apresentaremos a seguir o passo a passo das ações desenvolvidas para a sua efetivação.
Inicialmente, a proposta de conservar os processos por meio da digitalização foi levada ao conhecimento do Diretor Geral do Fórum, bem como ao Chefe de Secretaria da Vara Criminal, que a receberam de forma otimista e isso motivou bastante o pesquisador em implementar o referido Projeto.
A partir de visitas in loco foi possível verificar as características do ambiente físico do arquivo. Notadamente, percebeu-se alguns fatores que comprometem a qualidade do papel e diminui a vida útil desses documentos, tais como: excesso de poeira (mesmo nos documentos acondicionados em caixas-arquivo), luminosidade (luz natural - neste caso os documentos recebem um índice baixo de radiação solar e também através da luz artificial, utilizada no ambiente, seja para consulta ou guarda documental); além disso, é visível a presença de agentes biológicos (fungos, traças) devido não haver uma condição ideal para o ambiente. A utilização de materiais metálicos (clipes, colchetes, grampos), que enferrujam com a ação do tempo é ouro fator capaz de ocasionar degradação no papel.
Logo, esses fatores causam algum dano ao papel e devem ser sanados, independente da digitalização do acervo, pois outros processos serão arquivados posteriormente. Justamente pela inexistência de ações voltadas à preservação dos arquivos; o que de fato é preocupante, uma vez que há uma grande quantidade de processos arquivados; aqueles mais antigos, certamente, demandam um cuidado especial. Sendo assim, faz-se necessário a adoção de medidas que busquem intervir de forma direta, dentre elas: a conservação preventiva, cuja finalidade é de resguardar os documentos de possíveis danos, aplicando técnicas de higienização, pequenos reparos, acondicionamento e outros. Além disso, será preciso também restaurar alguns documentos (devido a ação do tempo e do uso) de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico e de memória.
Por isso, é imprescindível a implementação deste Projeto de Intervenção que busca a priori digitalizar os processos mais antigos, para que se adote uma metodologia constante de preservação e zelo da memória (fatos históricos de uma sociedade, com registros em papel, manuscritos); além disso, vai manter a integridade física do documento (aumentando a sua
vida útil e diminuindo a probabilidade de algum dano), já que o próprio manuseio do documento, pode rasurar o papel. Espera-se também otimizar o espaço físico (diminuindo a papelada) e de pesquisa (acesso rápido e eficiente), proporcionando a circulação da informação no ambiente interno e externo. Assim, reduz-se o custo operacional, trazendo economia de material (gasto com papéis, caixas e pastas) o que, aliás, remete-nos também a questão ambiental, ou seja, o agir/pensar de forma sustentável, já que, a quantidade de papel que é gasto para gerar documentos é enorme.
Diante de tudo o que foi mencionado, destaca-se que o presente Projeto possibilitou ainda um grande aprendizado pessoal e despertou o interesse do pesquisador pela área de arquivologia. Sabe-se que será um grande desafio efetivá-lo em sua totalidade; no entanto, com a conclusão desta primeira fase, isso irá motivar na implementação das demais, de modo que se consiga digitalizar todo acervo existente. Vale ressaltar que, muito embora a ideia principal seja a digitalização dos processos (antigos) a princípio, é fundamental enfocar todo o contexto em que estão armazenados os documentos, adotando medidas preventivas, principalmente, no local onde estão armazenados os processos físicos; só assim teremos a garantia de que esses documentos (em papel) serão preservados para futuras gerações, visto que em seu formato digital, vai proporcionar o acesso rápido às informações, sem perda do conteúdo.
Por fim, recomenda-se que o conceituado Tribunal de Justiça do RN (TJRN), dê continuidade com o projeto de valorização da memória do Poder Judiciário, estendendo para as comarcas do interior, difundindo ainda mais a cultura histórica do estado, visto que, é crucial resgatar e preservar a história e memória, de modo que possibilite a comunidade em geral o acesso aos arquivos existentes. A propósito, espera-se que, a partir deste Projeto de Intervenção, outros pesquisadores realizem estudos científicos semelhantes, ampliando e difundindo a ideia de salvaguarda e digitalização documental.
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8. ANEXO
Figura 01 - Arquivo Geral do Fórum (fachada) Figura 02 - Arquivo Vara Criminal
Fonte: Pesquisa de Campo - 2017.1 Fonte: Pesquisa de Campo - 2017.1
Figura 2.1 - Arquivo Vara Criminal Figura 3 - Pasta de Arquivo
Fonte: Pesquisa de Campo - 2017.1 Fonte: Pesquisa de Campo - 2017.1
Figura 4 - Organização do Arquivo Figura 5 - Organização do Arquivo
