- partilha de uma experiência em curso.
// Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa // Arquivo Municipal // Município de Torres Novas ▪ Câmara Municipal
201 1 - Unificação de Arquivos //
Arquivo Geral da Câmara Municipal
de Torres Novas
Arquivo His tórico de Torres Novas
Arquivo Municipal de Torres Novas //
• Unidade Orgânica com atribuições de gerir o sistema integrado de documentação de arquivo produzida e acumulada no Município de Torres Novas.
• 3 vertentes:
– A gestão da documentação corrente e intermédia;
– A promoção da investigação e da divulgação da documentação histórica ou definitiva relativa ao concelho de Torres Novas;
– Avaliação, conservação, restauro e difusão dos documentos arquivados. • O que contém?
– Toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e
serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, bem como documentação doada e depositada ao longo dos
O AMTN no projeto de des materialização: O Clas sificador
• No âmbito do projeto de
des materialização documental,
coordenado pela Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e
Modernização Administrativa, o AMTN surge como parceiro, nomeadamente na implementação de um novo Plano de Clas sificação.
• Nesta fase foi necessário aferir o
classificador existente (’90) e decidir da sua adequação, quer face às exigências do projeto e à nova estrutura
organizacional, quer perante uma lógica de gestão documental mais eficiente.
Novo classificador: Plano de Classificação v01 //
Desenvolvimento do Plano de Classificação conforme a MEF
Existência da versão 0.1 do Plano de Classificação
Adoção do Plano de Clas s ificação v.0.1
Rejeição da elaboração de um novo plano de classificação segundo o modelo “pré-MEF”
• Carregamento do Plano de Classificação (v.0.1) na aplicação informática de Gestão Documental disponível para todos os serviços.
• Inovação tecnológica dos serviços • Redução de custos operacionais
• Eficiência e transparênia dos serviços
• Desmaterialização e simplificação de processos
• Reforço das competências nos trabalhadores e aumento da produtividade • Adoção de mecanismos e ferramentas de apoio à gestão e decisão
• Melhoria da informação e da comunicação interna e externa
• Fortalecimento tecnológico potenciando o crescimento e a inovação • Promoção das TIC's junto da população
• Desenvolvimento de novos conteúdos digitais
... 2009 || 2010 || 2011 || 2012 || 2013 || 2014 ... 2015 | 2016... Reformulação do parque de impres s oras e de equipamentos digitalização Reestruturação do Data Center (Fase I) Intranet municipal (formulários RH, despachos, regulamentos, requisições...) Desmaterialização das reuniões de Câmara e plataforma Extranet
Sis tema de ges tão de as s iduidade (relógio de ponto) e plataforma web Regis to informático da correspondência e da sua circulação Desmaterialização documentos de des pes a (facturas )
Desenvolvimento de várias aplicações web para ges tão
(requisições, inquéritos, sistema para envio de ficheiros, relatórios
comunicações, protecção civil, cadastro RH, atendimento social, SIG, info turismo, cemitérios, museus, ...)
Nova rede e sistema de comunicações VoIP (reporting, chat, controlo...)
Des materialização geral da documentação. Digitalização de todo o correio de entrada e criação digital da documentação interna e de saída. Arquivo documental, despacho,
assinatura e circulação digital...
Reestruturação do Data Center (Fase II)
Timeline //
Formação para reforço de competências Word e Excel Avançado
(120 trabalhadores)
SIG / SIT online plantas localização, revisão PDM, ...
Sistema de Gestão Documental - Registo digital do processo Documentos externos em papel
(Ofícios, facturas, atestados médicos RH, outros...)
Documentos externos em digital (E-mails, relatórios, imagens, outros
documentos PDF, ...)
Documentos internos em digital (Informações, despachos, relatórios,
formulários dos RH, ...) Digitalização Arquivo Documento em formato digital Intranet
O processo e as dificuldades encontradas //
• Levantamento das necessidades - Identificação de documentos e processos
• Por onde começar – Tudo em todos os serviços vs. Por processos e em fases
• Unificação de documentos – Criação de modelos e criação de formulários • Organização de grupos e equipas para o tratamento dos processos
• Modo de circulação: Circuitos (workflows) vs. Encaminhamento livre (ad-hoc)
• Configuração da aplicação (codificações, permissões, …)
• Formação aos trabalhadores. (Inicialmente 120. São agora cerca de 220) • Adaptação dos trabalhadores à nova aplicação e a novos métodos
• Garantir um sistema para todos os trabalhadores (30% não usa computador)
• Adoção da classificação documental • Ultrapassar a resistência à mudança
Ganhos e objetivos alcançados //
• Registos no SGD: Doc. Entrada 50.1 50, Doc. Internos 41 .874, Doc. Saída 3.71 3
• Desmaterialização da documentação, com redução do papel; • Redução do espaço físico para arquivo;
• Automatização e uniformização dos processos de trabalho; • Melhoria da comunicação interna;
• Normalização dos documentos e melhoria de procedimentos; • Controlo de prazos e monitorização de estados;
• Adoção de um plano classificador melhorado (v.01);
• Rapidez na pesquisa e localização de documentos. Fim dos processos "perdidos";
• Controlo e segurança da informação (em documentos e processos); • Partilha de tarefas e trabalho colaborativo;
Próximos objetivos … (201 5-201 7) //
• Generalização da componente de arquivo digital a todos os restantes sistemas;
• Tratamento 1 00% digital de todos os processos de Urbanismo;
• Adoção da classificação obrigatória em todos os documentos (01/01/2015); • Implementação de uma reengenharia de processos municipais;
• Integração com sistemas de análise e apoio à decisão (SIADAP, BSC, …); • Serviços online e outras plataformas eletrónicas de atendimento;
• Implementação de sistemas de atendimento presencial (balcão único e CRM); • Ligação a outros sistemas externos (faturação eletrónica e outras BDs);
• Unificação do sistema de arquivo - Criação de um Arquivo Digital Municipal); • Aposta em novas estratégias de inovação e comunicação, potenciando a
modernização e o des envolvimento.plano estratégico de inovação e comunicação para a modernização e desenvolvimento município de torres novas | câmara municipal | 201 5-201 7
• Surgem desafios acrescidos resultantes da natureza do suporte.
Preocupações de ordem fís ica, passaram agora para o ambiente digital...
Uma mudança - novos desafios //
Armazenamento lógico (BDs, discos, ficheiros, ...) Armazenamento físico
(caixas, pastas, documentos, ...)
Inves timento neces s ário / cus to €
- Espaço/Arquivos » Servidores/Discos
Es paço de armazenamento neces s ário
- m2/m3 » GB/TB
- Nº prateleiras » Nº discos
Manus eamento dos materiais
- Caixas/papéis » Discos/Tapes/Ficheiros
Localização/organização da informação
- Arquivo/Pasta » BD/Ficheiro
Segurança dos documentos
1,9 GB
5,3 GB Necessidade mensal de armazenamento
A transição para o digital e as neces sidades de arquivo.
Preparados para os números e para o crescimento?
Para pensar!...
Sis tema de Ges tão Documental - 160.000 ficheiros
- 145 GB de espaço em disco
Repos itório de documentos de trabalho
(Fileshare) - 1.400.000 ficheiros - 1 TB de espaço em disco Servidor de e-mail - 300 caixas de correio - 770.000 e-mails - 300 GB de espaço em disco 0,5 GB 180 f 1,9 GB 1.820 f 5,3 GB 6.950 f Necessidade mensal de armazenamento
Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa
Cláudia Castro
claudia.cas tro@ cm-torres novas .pt
Arquivo Municipal
www.cm-torresnovas.pt www.facebook.com/municipiodetorresnovas
