NORMATIVA INTERNA - CONTAS A RECEBER

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NORMATIVA INTERNA - CONTAS A

RECEBER

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1 de 10 V02 Rua Professor Cristiano Fischer, 2012 - Porto Alegre – RS – CEP 91410-000

Fone: (51)3320-1000 – Fax: (51) 3320-1003 - E-mail: [email protected]

ELABORADOR/REVISOR: Isabel Bonatto e Cássia Lima

Data: 07.04.2020 Visto: somente no original

ANÁLISE CRÍTICA e APROVAÇÃO: Josiane Salgado

Data: 07.04.2020 Visto: somente no original

POLÍTICA DE COBRANÇA E NEGOCIAÇÃO DE DÍVIDAS

A Fundação Universidade Empresa de Tecnologia e Ciências – Fundatec, fundação de direito privado sem fins lucrativos, de utilidade pública federal, estadual e municipal, apresenta a Normativa Interna do

Contas a Receber aplicada por esta fundação, com sua política de cobrança e negociação de dívidas,

referente aos serviços educacionais de:  Estágios;  Escola Profissional;  Capacitação;  Consultoria;  Pesquisa e Projetos;  Concursos/Processos Seletivos.

A Fundação trabalha com serviços em diversos segmentos na área educacional, para clientes do setor público e privado, com isso, existem situações pontuais em que o tratamento pode ser diferenciado para a cobrança de créditos, como por exemplo, a área pública.

1 NORMATIVA INTERNA DO CONTAS A RECEBER - ESCOLA PROFISSIONAL

1.1 CLASSIFICAÇÃO DAS DÍVIDAS/COBRANÇAS

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1.1.2 Revisão: o acompanhamento da classificação do nível de risco será analisado mensal, semestral e

anualmente. Mensalmente serão revistos os atrasos de parcelas de dívidas e adotadas providências cabíveis, observando também casos pontuais de alunos devedores, cancelamentos e/ou valores indevidos. Semestral e anualmente em todas as situações, visando a saúde financeira da instituição e o fluxo de caixa.

1.2 PROCESSOS NO RECEBIMENTO/COBRANÇA DE CRÉDITOS

1.2.1 As cobranças são geradas com boletos bancários via intranet, com os devidos vencimentos,

conforme acordado no contrato com o cliente. Após o pagamento ocorre a baixa da cobrança via intranet e a integração ao Sistema ERP Newage. Quando da não identificação do crédito iniciam-se as ações de cobrança.

1.2.2 São ações realizadas de títulos vencidos de 1 a 45 dias: o envio de e-mails de cobrança (Anexo - modelo 1) e contatos por telefone e WhatsApp.

1.2.3 São ações realizadas de títulos vencidos de 46 a 60 dias: o envio de e-mails de cobrança (Anexo - modelo 2) e contatos por telefone, WhatsApp e envio de SMS.

1.2.4 São ações realizadas de títulos vencidos de 61 a 90 dias: o envio de e-mails de cobrança (Anexo – modelo 3), contatos por telefone, WhatsApp, envio de SMS e negativação nos Órgãos de Proteção

de Crédito – SPC/SERASA e/ou protesto em cartório conforme o caso.

1.2.5 São ações realizadas de títulos vencidos acima de 90 dias antes da rematrícula: o envio de e-mails

de cobrança (Anexo - modelo 4), contatos por telefone, WhatsApp, envio de SMS e ofertar 5% de desconto nos juros da negociação.

1.2.6 São ações realizadas de títulos vencidos acima de 90 dias, após a rematrícula: o envio de e-mails de

cobrança (Anexo - modelo 5), contatos por telefone, WhatsApp, envio de SMS e ofertar 10% de desconto nos juros da negociação, conforme o caso, antes de enviar às assessorias de cobrança.

1.2.7 Assessorias de Cobrança Terceirizada: os contratos firmados com as assessorias de cobrança,

podem ser acordados, conforme o caso, em dois formatos a seguir:

1.2.7.1 Formato 1: Títulos com atraso de 5 dias serão encaminhados via remessas, à assessoria de cobrança contratada, sendo definido que os títulos ficarão de posse para cobrança por um período de 4 meses (120 dias), podendo ser prorrogado no caso de realização de campanhas de cobrança. Será observada ainda, uma data limite para atuação da assessoria nos intervalos de matrícula semestrais dos alunos.

A assessoria prestará contas diariamente dos créditos recebidos e acordados, através de envio de relatórios/arquivos de remessas de acompanhamento, detalhado por aluno e valores, bem como informará o status das ações realizadas com os clientes/alunos.

1.2.7.2 Formato 2: Títulos acima de 90 dias de atraso, é feito o envio à assessoria de cobrança contratada, sendo definido que esses títulos ficarão de posse para cobrança por um período de 6 meses (180 dias), podendo ser prorrogado por mais 6 meses (180 dias).

A assessoria de cobranças prestará contas mensalmente, dos créditos recebidos e acordados, através de envio de relatórios de acompanhamento detalhado por aluno e valores, bem como informará o status das ações realizadas com os clientes/alunos.

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Observação: além dos formatos mencionados acima, quando ocorrerem devoluções das remessas pelas terceirizadas, de títulos sem sucesso em ambos os formatos, poderá ser realizada a troca dos títulos entre as empresas, na possiblidade de uma nova expectativa de recebimento.

Sendo:

a) Primeiros 4 meses: cobrança padrão.

b) Últimos 2 meses: campanha do Débito Zero. Nesta Campanha é oportunizado ao devedor quitar o débito com descontos de 30% a 50% do valor da dívida atualizada com a possibilidade de o cliente retornar ao curso, caso não tenha concluído.

c) Findo o prazo de quatro, seis meses ou mais: para que a assessoria de cobrança terceirizada realize a captação dos valores, esta não obtendo sucesso, é informado o retorno das cobranças através de prestações de contas e relatórios.

1.2.8 Quando realizada a negociação e/ou o pagamento do débito, é efetuada a baixa do título no sistema

interno e retirado dos Órgãos de Proteção ao Crédito (SPC/SERASA) e/ou protesto em cartório, caso o aluno não cumpra o acordo, será incluído novamente.

1.2.9 Títulos são retirados do órgão de proteção ao crédito em caso de pagamento integral, negociação da

dívida e/ou prescrição do prazo estipulado por lei específica.

1.2.10 Sendo realizadas todas as tentativas mencionadas anteriormente e persistindo o débito, o título

seguirá para cobrança judicial, quando seu valor inicial ultrapassar o montante mínimo de R$5.000,00 (cinco mil) podendo ser analisado conforme caso.

1.3 CRITÉRIOS PARA REGISTRO DE PERDAS DE TÍTULOS INCOBRÁVEIS.

1.3.1 Após inúmeras tentativas de cobrança interna, com assessorias de cobrança, campanha Débito Zero,

cobrança judicial quando for o caso, entre outras negociações sem sucesso, ou na prescrição do prazo legal, é realizado o registro contábil da baixa como PERDA desses títulos.

1.3.2 Posteriormente ao registro da baixa como perda, caso o devedor pretenda regularizar seu débito,

e/ou obter novos serviços da Fundação, no recebimento de valores/acordos, será realizado um novo registro em conta contábil de receita.

1.3.3 Para alunos da Escola Profissional, o não comparecimento aos atos escolares e/ou o não acesso à

plataforma de ensino pelo período superior a 90 dias, terão seu contrato rescindido, ocorrendo a cobrança de disciplinas cursadas e da taxa de cancelamento, conforme cláusula contratual e o cancelamento das parcelas a vencer.

1.4 CRITÉRIOS PARA CONSTITUIÇÃO DE PROVISÃO PARA CRÉDITOS DE LIQUIDAÇÃO DUVIDOSA – PCLD

1.4.1 Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa: é uma das mais comuns provisões do ativo, pelo

fato de poder refletir as perdas que são esperadas. Para fazer-se tal provisão, torna-se necessária a consideração de todos os fatores de risco conhecidos, a fim de poder estimar com critérios todas as perdas que ocorrerão com o setor financeiro contas a receber refletindo no fluxo de caixa futuro da Fundação. Essa conta corrige a conta créditos a receber, apresentando um saldo real de clientes a ser recebido.

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1.5 NÍVEIS DE RISCO

1.5.1 A provisão de valores quanto a créditos de liquidação duvidosa (PCLD) será constituída mensalmente

para acompanhamento e anualmente para registro contábil, no montante suficiente relativo às perdas prováveis de recebíveis.

1.5.2 O critério a ser adotado para registro contábil da PCLD será o tempo de atraso (dias), classificados

conforme o nível de risco mínimo determinados na Tabela. O percentual será aplicado sobre o montante de clientes devedores do período analisado seja mensal, semestral ou anual.

1.5.2.1 Classificação dos Níveis de Risco

Tempo de Atraso (dias) Nível de Risco Mínimo:

PCLD sobre o valor total das dívidas:

1 a 45 A 0,5% (meio por cento)

46 a 60 B 1% (um por cento)

61 a 90 C 3% (três por cento)

Acima de 90 dias antes da rematrícula D 5% (cinco por cento) Acima de 90 dias após a rematrícula E 25% (vinte e cinco por cento)

1.5.2.2 Para redução da inadimplência estão sendo realizadas ações, com os alunos da Escola Profissional conforme referenciado no item 1.3.3 desta Normativa, que são infrequentes, ocorre o cancelamento automático do contrato. Ainda serão realizadas reuniões com as assessorias de cobrança, para redução da taxa administrativa dos serviços de cobrança, bem como o envio de uma quantidade maior de alunos devedores, com menor prazo de vencimento das mensalidades.

1.5.3 A classificação no Nível de risco “F” ocorre após todas as tentativas de cobrança e/ou na prescrição

do prazo.

Tempo de Atraso (dias) Nível de Risco

Baixas/Perdas

Prescrição prazo de cobrança (5 anos) F 100% (cem por cento)

1.5.4 As dívidas classificadas como Risco “F” serão transferidas para a conta de Resultado do Exercício

(DRE), com o valor de débito em despesas com perdas de clientes incobráveis e crédito em conta de provisão de liquidação duvidosa.

1.5.5 A dívida que estiver sendo renegociada pela via administrativa e/ou judicial, deverá ser mantida no

mesmo nível que estiver classificada. Já as que forem classificadas como prejuízo deverá ser registrada no Risco Nível “F”.

1.5.6 Considera-se renegociação de dívida a prorrogação, a nova operação para liquidação parcial ou

integral de operação anterior ou qualquer outro tipo de acordo que implique na alteração nos prazos de vencimento ou nas condições de pagamento originalmente pactuadas.

1.5.7 A dívida deverá ser reclassificada para categoria de menor risco quando houver amortização

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2 NORMATIVA INTERNA DO CONTAS A RECEBER - CONCURSOS/PROCESSOS SELETIVOS

2.1 Para os Serviços de Concursos/Processos Seletivos, a cobrança, inicialmente é realizada com o contato direto com cliente via telefone, e-mails e/ou reuniões, dependendo do caso, há a interferência da Gerência e da Diretoria Executiva. Podendo ainda ocorrer casos da intervenção jurídica via ações judiciais.

2.2.1 Classificação da Operação nos Níveis de Risco: para os serviços de Concursos/Processos

Seletivos, as dívidas são classificadas em ordem crescente de risco. Os critérios de cobrança foram adequados de acordo com dias de atraso da data de vencimento da Nota Fiscal, de acordo com os prazos estabelecidos em contrato, conforme segue na Tabela abaixo:

De 01 a 05 dias De 06 a 15 dias De 16 a 30 dias Acima de 30 dias Ações:

- Envio de e-mail de cobrança (Anexo -

modelo 6).

- Contato telefônico e por WhatsApp da área financeira FDT, com a área responsável pelo recebimento da Nota Fiscal. Ações: - Envio de e-mail de cobrança (Anexo - modelo 7). - Contato telefônico e por WhatsApp da área financeira FDT, com a área responsável pelo recebimento da Nota Fiscal. Ações: - Envio de e-mail de cobrança (Anexo - modelo 8). - Contato da Gerência Financeira com a Comissão de Concursos do cliente. - Envio de Ofício encaminhado pela Assessoria Institucional. - Atualização do valor devido conforme índice definido em contrato. Ações: - Envio de e-mail de cobrança (Anexo - modelo 9) - Contato da Gerência de Concursos com a Comissão de Concursos do cliente. - Envio de Ofício encaminhado pela Assessoria Institucional. - Análise de interrupção dos serviços e publicações até o pagamento.

2.2.2 Excetuam-se das regras dispostas acima, casos que são negociados diretamente do cliente,

resultantes de situações financeiras, de conhecimento público.

2.2.3 Como regra, somente poderão ser liberados Relatórios Finais e/ou dados de candidatos aprovados

para nomeação de clientes adimplentes, salvo exceções que devem ser autorizadas pela Diretoria Executiva.

2.2.4 Revisão: o acompanhamento da classificação do nível de risco será analisado mensal, semestral

e anualmente. Mensalmente serão revistos os atrasos de parcelas de dívidas e adotadas providências cabíveis, observando também casos pontuais. Semestral e anualmente em todas as situações, visando a saúde financeira da instituição e o fluxo de caixa.

2.2.4.1 Sendo realizadas todas as tentativas mencionadas na Tabela 2.2.1 e persistindo o débito, o título seguirá para cobrança judicial, após análise da Diretoria Executiva.

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3 NORMATIVA INTERNA DO CONTAS A RECEBER – CONSULTORIA

3.1 Para os Serviços de Consultoria, a cobrança, inicialmente é realizada com o contato direto com cliente via telefone, e-mails e/ou reuniões, dependendo do caso, há a interferência da Gerência e da Diretoria Executiva. Podendo ainda ocorrer casos da intervenção jurídica via ações judiciais.

3.2.1 Classificação da operação nos níveis de risco: para os serviços de Consultorias, as dívidas são

classificadas em ordem crescente de risco. Os critérios de cobrança foram adequados de acordo com dias de atraso da data de vencimento da Nota Fiscal, de acordo com os prazos estabelecidos em contrato, conforme segue na Tabela abaixo:

De 01 a 05 dias De 06 a 15 dias De 16 a 30 dias Acima de 30 dias Ações:

- Envio de e-mail de cobrança (Anexo -

modelo 10).

- Contato telefônico e por WhatsApp da área financeira FDT, com a área responsável pelo recebimento da Nota Fiscal. Ações: - Envio de e-mail de cobrança (Anexo - modelo 11). - Contato telefônico e por WhatsApp da área financeira FDT, com a área responsável pelo recebimento da Nota Fiscal. Ações: - Envio de e-mail de cobrança (Anexo - modelo 12). - Contato da Gerência Financeira com a Diretoria Executiva do cliente ou Gestor do Contrato. - Envio de Ofício encaminhado pela Assessoria Institucional. - Atualização do valor devido conforme índice definido em contrato. Ações: - Envio de e-mail de cobrança (Anexo - modelo 13) - Contato da Gerência Financeira com a Diretoria Executiva do cliente ou Gestor do Contrato. - Envio de Ofício encaminhado pela Assessoria Institucional. - Análise de interrupção dos serviços e entrega de relatórios até o pagamento.

3.2.2 Excetuam-se das regras dispostas acima, casos que são negociados diretamente do cliente,

resultantes de situações financeiras, de conhecimento público.

3.2.3 Como regra, somente poderão ser liberados Relatórios de Consultorias e novas visitas a clientes

adimplentes, salvo exceções que devem ser autorizadas pela Diretoria Executiva.

3.2.4 Revisão: o acompanhamento da classificação do nível de risco será analisado mensal, semestral e

anualmente. Mensalmente serão revistos os atrasos de parcelas de dívidas e adotadas providências cabíveis, observando também casos pontuais. Semestral e anualmente em todas as situações, visando a saúde financeira da instituição e o fluxo de caixa.

3.2.4.1 Sendo realizadas todas as tentativas mencionadas na Tabela 3.2.1 e persistindo o débito, o título

seguirá para cobrança judicial, após análise da Diretoria Executiva.

Para os demais serviços da Fundação: Estágios, Capacitação, Pesquisa e Projetos, a política de cobrança e negociação é realizada conforme critérios estabelecidos na Normativa.

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ANEXOS

MODELOS COBRANÇA EPF

Modelo 1 (01/45 dias) E-mail:

Prezado (a) [nome],

Informamos que consta em aberto as parcelas do curso: [parcelas vencidas]

Você pode imprimir os boletos na Central do Estudante para regularizar sua situação, ou efetuar o pagamento diretamente na Secretaria da Escola.

Caso já tenha efetuado o devido pagamento, pedimos que nos envie o comprovante de pagamento para que possamos dar baixa em nosso sistema.

Atenciosamente, Equipe EPF

SMS:

Aluno, Consta em aberto parcela(s) do curso técnico. Entre em contato com Secretaria da EPF - (51) 3330.1011. (se paga, desconsiderar)

Prezado (a) [nome],

Informamos que consta em aberto as parcelas do curso: [parcelas Vencidas]

Lembramos que, de acordo com o contrato, as parcelas vencidas a mais de 60 dias acarretam a inclusão no SPC/SERASA.

Aguardamos o seu retorno para regularização da dívida.

SMS:

Aluno, Consta em aberto parcela(s) do curso técnico. Contate a Secretaria da EPF - (51) 3330.1011 e Evite a inclusão no SPC. (se paga, desconsiderar)

Prezado (a) [nome],

Informamos que consta em aberto as parcelas do curso: [parcelas Vencidas]

Lembramos que, de acordo com o contrato, as parcelas vencidas a mais de 60 dias acarretam a inclusão no SPC/SERASA, além da adoção de medidas judiciais cabíveis.

Aguardamos o seu retorno para regularização da dívida.

SMS:

Aluno, Consta em aberto parcela(s) do curso técnico. Contate a Secretaria da EPF - (51) 3330.1011 e Evite a inclusão no SPC. (se paga, desconsiderar)

Modelo 4 (91 dias/Antes Rematrícula) E-mail:

Prezado (a) [nome],

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O seu cadastro será positivado no SPC/SERASA e/ou seus títulos serão protestados em cartório, além da adoção de medidas judiciais cabíveis.

Informamos que em 7 dias, seu débito será encaminhado para a Assessoria de Cobrança terceirizada. Por isso, venha negociar e regularizar sua situação na Secretaria da Escola.

Aguardamos o seu retorno.

SMS:

Aluno, Ha pendencias financeiras do curso EPF. Evite a positivação no SPC e envio para Assessoria de Cobrança. Entre em contato. (desconsidere se pago)

Modelo 5 (91 dias/Depois Rematrícula)

E-mail:

Prezado (a) [nome],

O seu cadastro será positivado no SPC/SERASA e/ou seus títulos serão protestados em cartório, além da adoção de medidas judiciais cabíveis.

Informamos que em 7 dias, seu débito será encaminhado para a Assessoria de Cobrança terceirizada. Por isso, venha negociar e regularizar sua situação na Secretaria da Escola.

Aguardamos o seu retorno.

SMS:

Aluno, Ha pendencias financeiras do curso EPF. Evite a positivação no SPC e envio para Assessoria de Cobrança. Entre em contato. (desconsidere se pago)

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MODELOS COBRANÇA CONCURSOS/PROCESSOS SELETIVOS

Prezado Cliente [nome da instituição],

Informamos que consta em aberto a parcela conforme especificado abaixo: [parcela vencida]

Solicitamos que nos informe a data de programação do pagamento, uma vez que o atraso pode prejudicar o andamento do cronograma de execução do respectivo concurso/processo seletivo.

Atenciosamente, Fundatec

Solicitamos que nos informe a data de programação do pagamento, pois o atraso prejudicará o andamento do cronograma de execução do respectivo concurso/processo seletivo.

A FUNDATEC assumiu diversas despesas para atender as demandas de execução do respectivo concurso/processo seletivo, tais como fiscais, bancas, etc.

A FUNDATEC assumiu diversas despesas para atender as demandas de execução do respectivo concurso/processo seletivo, tais como fiscais, bancas, etc. O valor acima descrito é devido e necessário para possamos honrar com os compromissos ora firmados.

Aguardamos um posicionamento, bem como uma data de confirmação do pagamento das parcelas em atraso.

Modelo 9 (acima de 30 dias) E-mail:

A FUNDATEC assumiu diversas despesas para atender as demandas de execução do respectivo concurso/processo seletivo, tais como fiscais, bancas, etc. Para tanto, é necessário que vossa instituição honre com os pagamentos em atraso, firmados em contrato, para que assim, seja evitado o bloqueio das publicações previstas no cronograma de execução.

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IT-FIN-04 Página 10 de 10 V02 Rua Professor Cristiano Fischer, 2012 - Porto Alegre – RS – CEP 91410-000

MODELOS COBRANÇA CONSULTORIA

Solicitamos que nos informe a data de programação do pagamento, uma vez que o atraso pode prejudicar o prazo estipulado para execução da Consultoria.

Solicitamos que nos informes a data de programação do pagamento, pois o atraso prejudicará o prazo estipulado para execução da Consultoria

A FUNDATEC assumiu diversas despesas para atender as demandas da respectiva Consultoria, tais como Consultores e _____________.

A FUNDATEC assumiu diversas despesas para atender as demandas da respectiva Consultoria, tais como Consultores e _____________. O valor acima descrito é devido e necessário para que possamos honrar com os compromissos ora firmados.

Modelo 13 (acima de 30 dias) E-mail:

A FUNDATEC assumiu diversas despesas para atender as demandas da respectiva Consultoria, tais como Consultores e _____________. Para tanto, é necessário que vossa instituição honre com os pagamentos em atraso, firmados em contrato, para que assim, seja evitado a suspensão dos serviços da Consultoria previstos no cronograma.