de bibliotecas
Autores: André Luiz Piva - Ciência da Computação Leonardo Santos Cunha
Tiago da Silva Lagranha
Professora Orientadora: Ms. Jeanne Dobgenski* Faculdades de Valinhos
*Bolsista FUNADESP
RESUMO
Esse estudo apresenta, de uma forma resumida, as fases de desenvolvimento de um software de gerenciamento de acervo bibliográfico. O Bibliotech é um sistema desenvolvido para automação das rotinas da biblioteca de uma escola estadual, mas poderá ser facilmente portado para outras bibliotecas. Com base na metodologia adotada é possível encontrar informações sobre a análise de requisitos realizada, assim como, a estruturação do sistema de banco de dados implementado. Este é um trabalho prático, o qual resultou um produto muito importante para os alunos e funcionários de uma escola pública e de ensino médio.
Palavras-chave: gerenciamento de acervo de
biblioteca, software, análise de requisitos. INTRODUÇÃO
A definição básica de uma biblioteca diz que a mesma nada mais é que um espaço (seja ele físico, virtual ou híbrido) destinado ao armazenamento de uma coleção qualquer, que envolve documentos escritos (livros, revistas, monografias, jornais), ou digitalizados (cds, fitas VHS, DVD’s, banco de dados) [AULETE, 2004].
As bibliotecas podem ser públicas ou particulares. Nas públicas, geralmente, qualquer usuário possui acesso ao acervo de forma gratuita, respeitando a política de empréstimo/devolução desenvolvido pela mesma, ampliando a integração social. Agora, as particulares são voltadas para instituições de ensino privadas, de pesquisa ou fundações, favorecendo um público direcionado para área técnica.
Normalmente são definidos critérios para a classificação do acervo disponível em uma biblioteca, esses podem ser catalogados de acordo com nome do autor, título, assunto (em ordem alfabética) e código. Dessa forma, fica mais simples e rápida a busca de qualquer material solicitado pelo usuário.
É muito importante para a manutenção de uma biblioteca que seu acervo seja atualizado periodicamente, disponibilizando uma diversidade maior de material para o desenvolvimento das pesquisas e estudos realizados pelo usuário.
Numa biblioteca existem várias atividades relacionadas ao empréstimo, devolução e catalogação de todo material. Para melhor organização do acervo geralmente é estabelecido um código para cada exemplar. Esse código está relacionado à área de cada material. Por exemplo, os livros de arquitetura contidos em certa biblioteca possuem código “A” seguido por uma seqüência de números. Quando algum usuário solicitar livros voltados para a área de arquitetura o funcionário irá buscar no catálogo qual o código referente ao assunto, assim como, o local físico onde os mesmos se encontram. À proporção que o acervo vai crescendo, gera-se um problema direcionado à catalogação e a busca de qualquer material deste. É extremamente oneroso para qualquer funcionário ou usuário de uma biblioteca catalogar todo o acervo, assim como, procurar quaisquer destas informações bibliográficas manualmente. Cita-se como exemplo a seguinte situação: um usuário chega
à biblioteca e pede ao funcionário livros referentes à computação gráfica. O funcionário verifica, manualmente, no catálogo qual é o código referente ao assunto. No livro de empréstimos e devoluções sobre o tema de computação gráfica, o funcionário
procura saber quais os livros estão disponíveis naquele momento, e só então pode ir até a prateleira correta e seleciona o material desejado pelo usuário.
O exemplo descrito revela quanto tempo é gasto para o funcionário encontrar o material que está disponível naquela data, além da demora em achar o código referente à computação gráfica. Caso o catálogo não seja sempre atualizado pode acontecer do livro solicitado não pertencer ao acervo da biblioteca ou não estar disponível no momento, tudo devido à perda do controle dos empréstimos e das devoluções. Isso gera um enorme prejuízo tanto em termos de tempo, quanto em termos operacionais.
Devido aos problemas citados, os responsáveis por bibliotecas sentiram a necessidade da automatização dos processos operacionais deste ambiente. Desta forma, os estudiosos da área de tecnologia da informação (TI) começaram a desenvolver softwares que auxiliam com o trabalho de catalogação, busca, controle de empréstimos/devolução de todo o acervo. Logo, concluiu-se que a automatização das tarefas que envolvem as rotinas de uma biblioteca, organização e administração, assim como, outros serviços dedicados a atividades de processamento, recuperação e disseminação de informações, todas teriam custo operacional reduzido. Isto se deve à rapidez com que essas tarefas são executadas, além da segurança oferecida por uma base de dados digital.
Os primeiros sistemas computacionais de gerenciamento de acervo bibliográficos eram mais comuns em bibliotecas especializadas. No decorrer dos anos a idéia foi sendo difundida e, atualmente, grande parte das bibliotecas possui softwares que fazem a gerência de seu acervo, além de outros serviços como etiquetagem automática, data para compras (de material), cadastro de fornecedores entre outros.
Estão disponíveis no mercado vários sistemas de gerenciamento de acervos bibliográficos, dentre os quais se destacam: Ainfo, Aleph, Caribe, Biblium entre outros [CÔRTE etal, 2002].
OBJETIVO
O objetivo deste trabalho é baseado no problema detectado em uma escola estadual. A escola, pertencente à rede pública de ensino, possui uma biblioteca com um acervo voltado para as disciplinas de ensinos fundamental e médio. No entanto, existe certa dificuldade na parte organizacional do acervo, assim como, no controle de empréstimo e devolução do material.
Por meio de um pedido feito pela direção da escola à instituição em que os autores estudam, foi elaborado
um projeto de revitalização da biblioteca a fim de proporcionar aos alunos e à comunidade do município, melhores condições em pesquisas ou busca de material sobre determinado assunto.
O projeto de revitalização é composto de vários subprojetos, dentre os quais, pode-se destacar: arrecadação de novos livros, revistas, artigos, todo e qualquer tipo de material que contribua para o melhoramento do acervo e da infra-estrutura física da biblioteca (pintura, novas cadeiras, armários) e a aquisição de computadores para diversificar as fontes de pesquisa. No entanto, o projeto mais relevante é o desenvolvimento de um sistema que controle, de forma informatizada, todo o acervo contido na biblioteca.
Logo, este trabalho tem como objetivo, fundamentar e descrever o desenvolvimento de um software de gerenciamento de acervo bibliográfico, para atender as necessidades da escola citada.
METODOLOGIA
Para desenvolver um software gerenciador de biblioteca, especificamente para atender a necessidade da escola, foi necessário estabelecer fases distintas. Em primeiro lugar, realizou-se o levantamento dos requisitos para guiar o processo de desenvolvimento, em seguida, foi definida a base de dados adequada para a implementação do sistema e, por fim, a implementação do software propriamente dita.
Utilizou-se para o desenvolvimento do Bibliotech, o software Delphi, versão 7.0, integrada com o sistema gerenciador de banco de dados Firebird, versão 1.0. A modelagem do banco de dados foi desenvolvida utilizando o software DBDesign, versão 4.
DESENVOLVIMENTO
Procurando solucionar o problema da escola, foi necessário, primeiramente, realizar uma reunião com a diretora da escola e com o funcionário da biblioteca. Nessa reunião, obteve-se uma prévia de qual o material existente na biblioteca, assim como, a estimativa da quantidade dos mesmos.
O material contido na biblioteca é composto de livros, revistas e Fitas Vídeo Home System - VHS. Todo esse material era registrado através de dois códigos: um código de classificação que determina o seu assunto; outro do RG, que é o código de registro.
O sistema de empréstimo e devolução do material era realizado de forma manual. Quando o usuário queria retirar um material, o funcionário registrava no livro o empréstimo, anotando o RG do material, o RG do aluno,
data de empréstimo e a data de entrega. Quando o material era devolvido, anotava-se no mesmo livro em que foi feito o empréstimo, essa ocorrência.
Há um livro em que todos os alunos são cadastrados. O mesmo contém o nome, RG do aluno, série, período e turma. Caso exista inadimplência por parte de algum usuário, na devolução de material da biblioteca, é possível descobrir as informações consultando esse cadastro.
Com base no conhecimento da organização do acervo e do funcionamento do sistema de empréstimo/ devolução, conforme a descrição realizada, foi necessário buscar informações adicionais sobre as rotinas de uma biblioteca; softwares de gerenciamento de acervos bibliográficos, desenvolvimento de software e banco de dados.
Tendo uma visão do material contido na biblioteca, do perfil de usuário da mesma e controle de empréstimo e devolução, iniciou-se a fase do desenvolvimento do banco de dados que fará a gerência das informações. Em primeira instância, foi utilizada o software DBDesign. O banco de dados desenvolvido para o sistema de gerenciamento de biblioteca é composto pelas seguintes tabelas:
Tabela 1 Cadastro de Obras Literárias
-Tabela que armazena as informações sobre qualquer material contido na biblioteca (livros, Cds, DVDs, Revistas, etc). Por exemplo, registro (código do livro), nome, autor, editora e qualquer dado que contribua para o conjunto de informações que identifica certo material.
Tabela 2 - Cadastro de Alunos - Tabela que
armazena informações sobre os alunos que terão acesso ao acervo contido na biblioteca. Essa tabela abrange tanto os dados acadêmicos do aluno, como os dados cadastrais.
Tabela 3 - Cadastro de Empréstimo/ Devolução - Tabela que armazena os dados referentes
ao empréstimo do material retirado na biblioteca. É importante ressaltar que essa tabela possui relação com as tabelas Cadastro de Alunos e de Obras Literárias. Dessa forma, o operador do sistema tem como buscar as informações do material e também do aluno.
Tabela 4 - Cadastro de Classificação - Feito o
levantamento do acervo contido na biblioteca, verificou-se que há certa diversidade de material de pesquisa, ou seja, além de livros há revistas e fitas de vídeo VHS. Para melhorar a organização da base de dados, foi criada uma tabela responsável por armazenar todos os dados referentes à classificação desse material. Ou seja, essa tabela armazena, por exemplo, o código referente aos livros e à disciplina, a qual o mesmo pertence.
Tabela 5 - Cadastro de Editora - Tabela
responsável por armazenar informações referentes às editoras dos livros contidos no acervo. Essa entidade é de extrema importância para aquisição de novos materiais, pois agiliza o acesso aos dados referentes a uma editora, desde que a mesma esteja cadastrada. Além disso, consultas de materiais contidos na biblioteca poderão ser realizadas através da editora.
Tabela 6 - Cadastro de Parâmetros - Devido à
possibilidade de configurar o sistema, isto é, realizar alterações no tipo de multa aplicada e no período do empréstimo, foi necessário criar uma tabela para que esses parâmetros fossem armazenados, ou alterados caso necessário. Essa tabela guarda as informações de penalidade referente ao atraso na entrega de material da biblioteca. As penalidades podem ser:
• multa - caso o usuário não devolva o material retirado na biblioteca, no prazo determinado, o mesmo deverá pagar uma multa em dinheiro, que será calculada em função dos dias em atraso.
• suspensão - se o usuário não devolver o material na data prevista, o mesmo pode ser suspenso e não poderá retirar nenhum material da biblioteca. O período de suspensão também será configurado pelo funcionário que manipulará o sistema.
O período de empréstimo pode ser variável, conforme estabelecido pela direção da escola. O sistema permite que o super-usuário altere este período, inclusive para cada padrão de usuário.
O padrão de usuário é tido como aluno, funcionário e professor. Cada um deles pode ter um período de empréstimo distinto, de acordo com a diretoria.
Tabela 7 - Cadastro de Usuário - Tendo em
vista que a biblioteca pode ter mais que um tipo de usuário, notou-se a necessidade de criar uma tabela que fosse responsável por armazená-los. Essa tabela tem como objetivo, além de relacionar todos os usuários que utilizarão o software, definir quais são os privilégios que os mesmos possuem no sistema.
A figura 1 ilustra a estrutura do banco de dados do Bibliotech.
Definida a estrutura do banco de dados, iniciou-se a fase de implementação do sistema. O Software é composto por três módulos. O módulo de cadastro é responsável por armazenar as informações, dos materiais, usuários e editoras. O módulo de empréstimo e devoluções faz todo o controle dos materiais retirados e devolvidos pelo usuário. O módulo de relatórios serve para fins de impressão. Quando necessário, poderão ser impressos, por exemplo, a listagem de todos os usuários cadastrados na biblioteca.
RESULTADOS
O Bibliotech é fruto de pesquisa, trabalho de equipe, mas principalmente do fator responsabilidade social. Uma vez que sempre houve o interesse, por parte dos autores, em aperfeiçoar e aprofundar os conceitos recebidos em sala de aula, uniu-se a esse a possibilidade de contribuir com a comunidade.
Este projeto contou com visitas à escola; envolveu alunos de outros cursos que se reuniram em mutirão e pintaram a biblioteca; foi realizada uma campanha para arrecadação de novos materiais e, a equipe que desenvolveu o Bibliotech foram os responsáveis pelo suporte técnico. Isto é, os autores montaram a infra-estrutura física da rede e configuraram as três máquinas1
da biblioteca para o correto funcionamento do software. Outro fator importante é o treinamento de pessoal
para operar corretamente o Bibliotech. Isto se faz necessário para testar todas as funcionalidades do software, assim como, para integrar os alunos e funcionários da escola no projeto realizado.
As Figuras 2 e 3 mostram algumas telas específicas do Bibliotech.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente trabalho apresentou as fases distintas e necessárias para o desenvolvimento de um software de gerenciamento de bibliotecas, batizado pelos autores de Bibliotech, um conjunto de biblioteca e tecnologia, uma dupla, no mínimo, fundamental no processo de pesquisa. Ao se deparar que o projeto foi iniciado com o intuito de auxiliar, a diretora de uma escola estadual, a revitalizar a biblioteca subutilizada pelos alunos, percebe-se que o fruto desta pesquisa, além de aplicado a uma situação real, possui grande reflexo na vida de muitos jovens alunos da escola. Uma emoção especial, sendo que um dos autores estudou nesta escola.
Trabalhos que envolvem a comunidade são, sem dúvida, muito gratificantes. Observando que, com base nos conhecimentos concebidos durante um curso de graduação, é possível ser útil de forma a auxiliar àqueles que necessitam, utilizando apenas o conhecimento adquirido, percebe-se o quanto pode ser feito para melhorar a sociedade na qual se está inserido.
Desta forma, os autores esperam que este trabalho contribua, não apenas tecnicamente, mas com a intenção em realizar novos projetos sociais.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
AULETE, Caldas. Minidicionário Contemporâneo da Língua Portuguesa - Caldas, Aulete. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2004.
CÔRTE, Adelaide Ramos; ALMEIDA, Lêda Muniz; ROCHA, Eulina Gomes; LAGO, Wilma Garrido. Avaliação de Software para Bibliotecas e Arquivo. São Paulo: Polis, 2002.
ANTUNES, João Francisco Gonçalves; OLIVEIRA, Stanley Robson de Medeiros. Ainfo: a experiência da Embrapa na
disponibilização e recuperação de informação. São Paulo
(Campinas) v. 27, n.1, p.0-0, 2002. Disponível em: <http:// www.scielo.br/scielo. php?script=sci_arttext&pid=S0100-19651998000 100011&lng=es&nrm=iso>. Acesso em: 18 de abril de 2006.
NOGUEIRA, Isabel Cristina. Gerenciando a biblioteca do
amanhã: Tecnologias para otimização e agilização dos serviços de informação. Minas Gerais (Belo Horizonte), 11 p.,
1998. Disponível em: <http://www.sibi.ufrj.br/snbu/snbu2. a.pdf>. Acesso em: 18 de abril de 2006.
DANIEL. Sistema para bibliotecas: Documento de Requisitos. São Paulo (São Carlos), 3 p., 1998. Disponível em: <http:// br.geocities.com/daniel_san2002/exemplo-req.pdf>. Acesso em: 18 de abril de 2006.
[Rowley, 1994], ROWLEY, Jennifer. Computers for libraries. 1994. Tradução de Antonio Agenor Briquet de Lemos, 3° Ed., Brasília: Briquet de Lemos Livros, 1994. 305p.
BARSOTTI, Roberto. A Informática na Biblioteconomia e na
Documentação. São Paulo: Polis APB, 1990 (Coleção
Palavra-Chave 2). 127 p.
NOTAS
1As três máquinas citadas foram doadas à escola pela direção
