AQUISIÇÃO
A D M I N I S TR A Ç ÃO D E R E C U R S OS M AT E R I AI S E C A D E I A D E S U PR I M E N TO 2017. 1 PR OF ª M ÔN I C A R I B E I R OSumário:
4.1 FUNÇÃO COMPRAS4.2 Objetivos da Função Compras 4.3 A ESTRUTURA DO SETOR DE COMPRAS 4.4 SELEÇÃO E CADASTRO DE FORNECEDORES
4.1 FUNÇÃO COMPRAS
Uma aquisição é bemconduzida quando consegue um equilíbrio entre três atributos que poucas vezes são compatíveis:
celeridade (rapidez),
qualidade e
preço econômico.
4.1 FUNÇÃO COMPRAS
Uma compra célere (rápida) traz consigo uma série de benefícios:evita a falta de um material ou serviço no instante em que ele é necessário,
demanda menos homem-hora para sua condução (reduzindo o custo de pedido, por exemplo) e
torna o processo independente de variáveis suscetíveis ao tempo (inflação, evolução tecnológica, etc.).
4.1 FUNÇÃO COMPRAS
Por outro lado, comprar com
celeridade extrema pode comprometer a obtenção de um preço econômico para o objeto adquirido.
Uma boa pesquisa de preços no
mercado, seguida de negociação com os potenciais fornecedores
selecionados DEMANDA TEMPO, mas pode implicar a obtenção de uma vantagem competitiva baseada na economia de recursos financeiros.
4.1 FUNÇÃO COMPRAS
Considerando a qualidade daquilo que está sendo adquirido. É realmente uma situação na qual “a pressa é inimiga da perfeição”.
Mas qualidade do objeto adquirido é obtida a partir de uma especificação bem feita, que atenda perfeitamente às necessidades do órgão solicitante e que reduza a possibilidade se comprar “gato por lebre”.
4.1 Qualidade
As especificações funcionais de determinado objeto devem ser capazes de
definir, com o máximo nível de precisão possível, a qualidade necessária ao seu efetivo pela organização. Usualmente, uma especificação funcional pode ser descrita pelos seguintes modos (ou ainda pela combinação deles): • Por marca;
• Por caracterização de aspectos físicos e químicos; • Por método de produção e/ou desempenho; • Por desenho de engenharia;
• Outros (similaridade com objetos existentes).
4.1 FUNÇÃO COMPRAS
A possibilidade de se efetuar compras com celeridade, preço econômico e qualidade implica uma fonte de vantagem competitiva e de eficiência, logo é de importância estratégica para a empresa, transcendendo o aspecto funcional das aquisições.
4.1 FUNÇÃO COMPRAS
A expressão “função compras” transcende (e
engloba) aquilo a que nos referimos usualmente
como “compra” em uma organização.
Enquanto “compra” define o ato operacional
de procura de bens e serviços e posterior
suprimento à empresa, a função compras demanda responsabilidade e complexidade
maiores.
A aquisição é tão somente o “núcleo duro” de um encargo mais complexo – a função compras.
4.1 FUNÇÃO COMPRAS
Esta função requer:
Planejamento e acompanhamento, Processos de decisão,
Pesquisa e seleção de fontes supridoras
dos diversos materiais,
Acompanhamento (diligenciamento) dos fornecedores (para assegurar que os
produtos serão recebidos sem atrasos)
Requer ainda, uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa: almoxarifados,
finanças e os setores que são os “clientes” da compra a ser realizada.
4.2
Objetivos da Função Compras
4.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRA
Garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços, nas quantidades e nos prazos demandados pelos clientes internos;
Comprar com qualidade, celeridade e ao preço econômico;
Manter um cadastro de fornecedores que garanta fluxo de materiais e serviços; Planejar as compras (fazendo um calendário de aquisições, por exemplo); Manter uma relação próxima com as áreas internas da organização, em especial os clientes internos, almoxarifados e finanças;
Manter um bom relacionamento com os fornecedores;
Criar ferramentas que permitam um efetivo controle do processo de compras
4.2 Objetivos da Função Compras
As atividades diretamente envolvidas na aquisição de
um determinado item de material podem concatenadas
de modo a formarem o chamado ciclo de compras.
O ciclo de compras está representado no esquema a
seguir:
4.2 Objetivos da Função Compras
Na realidade, não se trata de um ciclo, mas sim, de um processo de trabalho, que se repete incessantemente. De qualquer forma a área usa o termo ciclo de compras.
Das atividades acima apenas o “Recebimento de Materiais” é realizado por uma área distinta, pelos almoxarifados da organização.
As solicitações de compras vem dos almoxarifados (hegando ao ponto de pedido ou tenha decorrido o intervalo padrão, dependendo de sistema de reposição), ou de outra unidade (exemplo: aquisição de software, pelo setor de informática).
4.2 Objetivos da Função Compras
Após efetuada a compra, a regra geral é que a entrega do material, pelo fornecedor, seja efetuada nos almoxarifados da organização. Neste instante cessa a responsabilidade
da área de compras.
Essa rotina permite maior controle da entrada do material e dar entrada no inventário.
Somente depois ele é distribuído ao órgão solicitante. Logo, não cabe ao setor de compras entregar às unidades os itens adquiridos, mas sim aos almoxarifados.
4.2 Objetivos da Função Compras
O acompanhamento do prazo de entrega (follow up) também é tarefa da equipe de compras, enquanto que a recepção é feita pelos almoxarifados.
Mas a aceitação é usualmente tarefa do órgão que fez a requisição do material.
4.3 A ESTRUTURA DO SETOR DE
COMPRAS
No caso da área de compras, é comum a departamentalização de acordo com as seguintes funções:
Manutenção do cadastro de fornecedores:
há critérios específicos para a seleção de fornecedores;
Processamento das Compras (Seção de
Aquisições/Seção Compras):
Acompanhamento (ou diligenciamento) de
pedidos (Seção de Liquidação):
4.3 Processamento das Compras
Responsável pelo:
•
Recebimento das requisições de
compras (provenientes dos outros
órgãos da empresa),
•
Todo o processo de compras
(pesquisa de preços, negociação com
fornecedores, após sua seleção).
4.3 Processamento das Compras
Já em órgãos públicos a LICITAÇÃO éobrigatória.
O setor de Compras é responsável apenas pela instrução da fase interna do
procedimento licitatório,
Enquanto que a fase externa fica por conta da Comissão Permanente de Licitação, que procede à divulgação de editais, abertura e condução de procedimentos licitatórios, etc.
4.3 Processamento das Compras
Mostra-se oportuno listar as atividades executadas pelo setor de compras de um órgão público:
ATIVIDADES DO SETOR DE COMPRAS EM UM ÓRGÃO PÚBLICO
• Manutenção de cadastro de fornecedores (cadastramento, recadastramento, exclusão) • Gerenciamento dos diversos processos de solicitação de compras.
• Pesquisa de preços no mercado (orçamentação, que servirá de base para a aquisição futura).
• Instrução de processos licitatórios (confecção de editais, de minutas de contrato, etc.) – é a fase interna da licitação.
• Publicação da licitação / abertura / análise das propostas – é a fase externa da licitação. • Assinatura dos contratos ou de atas de registro de preços.
4.3
Acompanhamento (ou
diligenciamento) de pedidos
Se encarrega do follow up. Após a entrega das mercadorias, esta unidade encaminha as faturas (notas fiscais) para pagamento.
4.4 SELEÇÃO E CADASTRO DE
FORNECEDORES
O objetivo é selecionar os
fornecedores “mais vantajosos” à organização. E não é somente o menor preço que constitui a maior vantagem para a organização.
Logo tem de se levar em consideração
a relação custo-benefício para logos depois negociar entre os fornecedores escolhidos.
4.4 Relação Custo Benefício
Avaliar não apenas as características dosmateriais (boa especificação) e o custo da compra, MAS COMO o dinheiro gasto na compra renda mais.
Quanto mais conhecermos um produto e o fim para o qual deve ser utilizado, mais nos aproximamos da relação custo-benefício
NEM SEMPRE O MAIS BARATO É RUIM, como também NEM SEMPRE O MAIS CARO É O MELHOR
4.4 Relação Custo Benefício
Uma das formas de se analisar o
custo-benefício é formular as seguintes perguntas:
o O que é realmente necessário?
o Qual é a durabilidade, tamanho, forma, cor e tudo mais que for desejável no produto?
o O que faz o produto? Quanto custa?
o Suas características favorecem o usuário?
4.4 Relação Custo Benefício
Podemos arrolar da seguinte maneira os quesitos a serem negociados entre as partes.
Fatores a serem negociados entre a organização e seus fornecedores
Preços Prazos de entrega Condições de pagamento Fatores pós-venda
Condições de reajuste dos preços ofertados Garantias contratuais e suas extensões Critério de inspeção e garantias d qualidade Custo do transporte
Custo das embalagens ou introdução de embalagens especiais Acréscimos ou reduções de quantidades
4.4 Relação Custo Benefício
Uma proposta de menor preço pode apresentar um prazo de
entrega fora das nossas necessidades. Ou ainda, uma proposta de maior valor que parcela em dez vezes pode ser mais vantajoso do que outra de menor preço, mas com pagamento à vista.
Características indispensáveis que uma organização deve
achar um fornecedor é que possa:
• Ter condição de fornecer o material ou executar o serviço, na qualidade, quantidade e prazo desejados;
• Transformar-se numa fonte regular de suprimento de materiais ou serviços procurados; e
• Ter preços e condições competitivos.
Exercícios:
1. Atualmente, o responsável pelas compras deve buscar, nas negociações com fornecedores tradicionais, obter o máximo de vantagens para sua organização, estabelecendo uma disputa na qual ele saia vencedor e a outra parte, perdedora.
2. Em um processo de compras, a qualificação dos fornecedores não se torna relevante para a análise , visto que o menor preço sempre é o que melhor atenderá os interesses da empresa.
3. A etapa em que o órgão de compras assegura-se de que a entrega do material será feita dentro dos prazos estabelecidos e na quantidade e qualidade negociadas denomina-se:
A) análise das requisições B) análise de valor C) recebimento de materiais D) pesquisa e seleção de fornecedores E) seguimento de pedidos
Exercícios:
A administração de materiais pode ser entendida como a coordenação das atividades de aquisição e distribuição de materiais. Com relação a esse assunto, julgue os itens a seguir.
4. As decisões de compra podem interferir no nível de competitividade da empresa no mercado. 5. Um bom negociador de compras deve desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades do fornecedor.
6. Obter o material certo, nas quantidades certas, com a entrega no tempo e local adequados e no preço certo são funções de compras e responsabilidade exclusivas da administração de materiais. 7. A seleção de fornecedores é uma das grandes responsabilidades do departamento de compras, seja para itens rotineiros, seja para compras esporádicas. Embora a seleção inadequada possa gerar problemas em toda a cadeia de produção da empresa, o departamento de compras não pode abrir mão do critério de menor preço para escolha do fornecedor, pois os altos custos podem inviabilizar o preço do produto final.
Exercícios:
8. Obter um fluxo contínuo de suprimentos necessários ao funcionamento de uma organização, comprar o que for necessário para a organização pelos menores preços com base nas quantidades e na qualidade estabelecidos e definir o que comprar e quanto comprarem são objetivo da seção de compras. 9. Para se manter competitiva no mercado, a empresa deve minimizar custos e gerar lucros satisfatórios. Assim, a função de compras consiste em um elemento essencial da administração de materiais. Nesse sentido, assinale a opção que não constitui objetivo da área de compras.
A) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção da empresa. B) Coordenar um fluxo de suplementação de maneira que seja aplicado um mínimo possível de investimento. C) Comprar materiais e insumos aos menores preços, mantendo a qualidade do produto em níveis desejados.
D) Envolver um grande contingente de pessoal no processo de compra.
E) Procurar, por meio de uma negociação honesta, as melhores condições para a empresa.
Exercícios:
10. Acerca da administração de materiais, julgue os itens a seguir.
I Surgimento de novos fornecedores para o mesmo bem, aumento da quantidade a ser adquirida, surgimento de materiais similares com a mesma qualidade são situações que permitem melhorar as condições de compra.
II Especificar adequadamente o bem a ser adquirido, comprar na quantidade certa e qualidade esperada, armazenar adequadamente o material em estoque, distribuir o material necessário às unidades organizacionais são funções da administração de materiais.
III As modernas estratégias de negociação requerem que o negociador procure alternativas criativas que atendam não só os interesses de sua organização, mas também as necessidades do fornecedor. IV Otimizar o investimento em estoques por meio da maximização das necessidades de capital investido é um dos objetivos da administração de materiais.
Estão certos apenas os itens A) I e III B) I e IV. C) II e III. D) II e IV.
