GP 09 Riscos

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(1)Gerência de Projetos de TI 9. Riscos Mário Peixoto http://pintaudi.googlepages.com.

(2) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Riscos. Grupo de Processo. Processo. Planejamento. Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a análise qualitativa dos riscos Realizar a análise quantitativa dos riscos Planejar as respostas a riscos. Monitoramento e Controle. Monitorar e controlar os riscos.

(3) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Riscos x Problemas RISCO. Início. Hoje. PROBLEMA. Sinistro. Indicadores (Probabilidade). Solução. Conseqüências (Impacto). Plano de Ação. Plano de Contingência. Término.

(4) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planos e soluções de riscos e problemas Sinistro. Plano de Contingência. Falha do Plano de Contingência .... Ainda temos o Plano Alternativo,. Ainda temos a Solução de Contorno. Falha do Plano Alternativo .... Falha da Solução de Contorno ....

(5) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Gerência de riscos Riscos são eventos incertos que podem trazer impactos (- ou +) ao projeto ou à organização Gerir pelo menos os 10 riscos mais importantes Probabilidade de Ocorrência: Possibilidade de ocorrência do sinistro (materialização do risco). Impacto: Na hipótese de ocorrência do sinistro, qualificar e quantificar o impacto dele para o projeto. Qualificação x Quantificação: Risco. Probabilidade. Impacto. Atraso. Baixo. 2 dias. Inundação. 20%. 30k. Burocracia. Média. Aluguel. Qual risco é mais significativo? Probabilidade. Impacto. Nível de Risco. 1/3 = 33%. 2 x 5k = 10k. 33% x 10k = 3,3k. 20%. 30k. 20% x 30k = 6,0k. 2/3 = 66%. 8k. 66% x. 8k = 5,3k.

(6) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Gerência de riscos Indicadores (gatilhos): Sinais que indicam o nível de probabilidade de ocorrência da materialização do risco Recomendado: • 1 valor para cada nível de Probabilidade (Baixa, Média e Alta). Exemplos: • Risco 1: Atraso num processo de importação • Probabilidade: – Baixa: – Média: – Alto:. Us$ alto e aumento recente dos servidores Us$ média e servidores sem aumento há x anos Us$ baixo e servidores falando em operação tartaruga. • Risco 2: Inundação do depósito de materiais • Probabilidade: – Baixa: – Média: – Alto:. Estamos na seca (estiagem) e sem sinais de chuva Estamos nas águas (verão) e sem sinais de tempestade Estamos nas águas com previsões de tempestades.

(7) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Gerência de riscos Plano de Ação: O que podemos fazer para maximizar as oportunidades e reduzir as ameaças? Recomendado: 1 para cada nível de Probabilidade Exemplo: • Risco 1: • Probabilidade: – Baixa: – Média: – Alto:. Atraso num processo de importação Vamos correr o risco, ou seja, sem ação Acompanhar o processo e a situação dos servidores Contratar um despachante e procurar ajuda na alfândega. Plano de Contingência: Após o sinistro, o que devemos fazer? • Exemplo: – Risco 1: – Plano:. Atraso num processo de importação Alugar um equipamento até a chegada do equipamento importado. Tolerância aos riscos: Nível de aceitação das partes interessadas aos riscos.

(8) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar o gerenciamento de riscos.

(9) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar o gerenciamento de riscos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Saídas. Declaração de escopo do projeto Plano de gestão dos custos Plano de gestão do cronograma Plano de gestão das comunicações Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais. Reuniões e análise de planejamento. Plano de gestão dos riscos. Missão: Decidir como conduzir as atividades de gestão de riscos • Deve-se definir tempo, recursos e importância para esta gestão. Fatores ambientais da empresa: Níveis de risco que a empresa pode suportar. Ativos de processos: Categorias, padrões, formatos, papéis e responsabilidades, lições aprendidas, etc. já conhecidos.

(10) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar a gestão de riscos EAR de Tipos de Riscos:. Reuniões e análise de planejamento: Empresa e cliente devem definir como serão geridos os riscos (categorias, relatórios, etc.) Isto é feito através de reuniões de planejamento. Projeto. Técnicos. Gerenciais. Externos. Organizacionais. Requisitos. Estimativas. Fornecedores e parceiros. Dependências de projetos. Tecnologia. Planejamento. Legislação. Recursos. Complexidade e interfaces. Controle. Mercado. Financiamento. Desempenho e confiabilidade. Comunicação. Clientes. Priorização. Qualidade. Naturais.

(11) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar a gestão de riscos - saídas Plano de gestão de riscos: Metodologia: • Abordagens, ferramentas e fontes de dados que podem ser utilizadas. Papéis e responsabilidades: • Define o líder, o suporte e os membros da equipe de gestão de riscos. Orçamento: • Atribui recursos e estima os fundos necessários para a gestão de riscos. Prazos: • Define quando e a freqüência de atualização dos riscos, os procedimentos de aplicação das contingências e as atividades que entram no cronograma. Categorias: • Define a estrutura de categorização dos Riscos, pode incluir uma EAR: Estrutura Analítica dos Riscos (RBS: Risk Breakdown Structure).

(12) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar a gestão de riscos - saídas Plano de gestão de riscos: Probabilidades e Impactos: • Define as unidades e as escalas (qualitativas) que serão utilizadas • Exemplo: Exemplo de escala a ser utilizada para análise do Impacto do risco Objetivo Muito Baixo (5%). Baixo (10%). Médio (20%). Alto (40%). Muito Alto (80%). Custo. Aumento ≤ 5%. Aumento ≤ 10%. Aumento ≤ 20%. Aumento ≤ 40%. Aumento ≤ 80%. Tempo. Aumento ≤ 2%. Aumento ≤ 5%. Aumento ≤ 10%. Aumento ≤ 20%. Aumento ≤ 40%. Irrelevante. Área menos importantes afetadas. Áreas importantes afetadas. Alteração inaceitável pelo patrocinador. Inutilização do item no projeto. Irrelevante. Baixo impacto no negócio. Alteração requer aprovação do patrocinador. Alteração inaceitável pelo patrocinador. Inutilização do item no projeto. Escopo. Qualidade.

(13) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar a gestão de riscos - saídas Plano de gestão de riscos: Tolerância das partes revisada: • Níveis de tolerância das partes revisadas. Formatos de relatórios: • Como os riscos serão documentados, analisados e apresentados. Acompanhamento: • Definem as necessidades de acompanhamentos e como as lições aprendidas serão capturadas e auditadas.

(14) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Identificar os riscos.

(15) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Identificar os riscos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Saídas. Plano de gestão dos riscos Estimativas de custos das atividades Estimativas de duração das atividades Linha de base do escopo Registro das partes interessadas Plano de gestão dos custos Plano de gestão do cronograma Plano de gestão da qualidade Documentos do projeto Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais. Revisões de documentação Técnicas de coleta de informações Análise de listas de verificação Análise das premissas Técnicas de diagramas Análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) Opinião especializada. Registro dos riscos. Missão: Identificar e documentar os riscos do projeto. Documentos do projeto: Premissas, desempenho, diagrama de rede, linhas de bases, etc..

(16) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Identificar os riscos - entradas e técnicas Entradas: Fatores ambientais da empresa: • Dados publicados, bancos de dados comerciais, listas de verificação publicadas, benchmarking, estudos do setor, etc.. Ativos de processos organizacionais: • Controles organizacionais e de processos do projeto, modelos de riscos e lições aprendidas de outros projetos, arquivos do projeto, etc.. Técnicas: Técnicas de coleta de informações: • Brainstorming, Delphi, entrevistas e análise da causa-raiz. Lista de verificação (checklist): • Comparar o projeto com riscos de projeto similares (nossos ou externos).

(17) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Identificar os riscos – técnicas Análise de premissas: Identificação dos riscos decorrentes de premissas, hipóteses ou cenários assumidos. Técnicas com diagramas: Causa e efeito (Ishikawa), sistema (fluxogramas) e influência. Análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças): Identificação das forças e fraquezas da organização em relação aos objetivos do projeto (feito normalmente através de brainstorming) e conseqüente análise das oportunidades e ameaças decorrentes.

(18) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Identificar os riscos – saídas Registro dos riscos (planilha de riscos): Lista de riscos identificados: • Nome e descrição que pode ser completa ou simples como: – Se CAUSA, o EVENTO pode ocorrer gerando o IMPACTO – Se o EVENTO ocorrer, teremos o IMPACTO. • Categorização: – Tipo do risco: técnico, gerencial, organizacional, externo, etc.. Lista de respostas potenciais (opcional): • Ocorrendo a identificação de possíveis respostas aos riscos (Planos de Ação ou Planos de Contingência) neste momento, elas devem ser registradas na lista de respostas para serem utilizadas depois nos processos de Análise Qualitativa e Quantitativa.

(19) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise qualitativa de riscos.

(20) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise qualitativa de riscos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Saídas. Registro dos riscos Plano de gestão dos riscos Declaração de escopo do projeto Ativos de processos da empresa. Avaliação probabilidade e impacto Matriz de probabilidade e impacto Avaliação da qualidade dos dados sobre riscos Categorização de riscos Avaliação da urgência dos riscos Opinião especializada. Registro de riscos atualizado. Missão: Priorizar os riscos por probabilidade e impacto para análises quantitativas detalhadas e ações preventivas. Matriz de probabilidade e impacto: Probabilidade. Impacto. 3-Alta. 3-Alto. 2-Média. 2-Médio. 1-Baixa. 1-Baixo. Risco 3x3=9 3 x 2 ou 2 x 3 = 6 2x2=4 3 x 1 ou 1 x 3 = 3 2 x 1 ou 1 x 2 = 2 1x1=1. Nível de Risco Alto. Médio. Baixo.

(21) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise qualitativa de riscos Avaliação da qualidade dos dados sobre riscos: Verifica premissas, se os dados são confiáveis e imparciais, envolve precisão, qualidade, confiabilidade e integridade. Categorização dos riscos: Pode ser feita por fonte de risco (utilizando a EAR), por área do projeto (utilizando a EAP), por fase, etc.. Avaliação da urgência: Pode ser necessário avaliar a urgência dos riscos, isto pode ser feito usando escalas qualitativas de 3 (baixa, média e alta), 5, ... Risco. Urgência. 6 ou 9 – Alto. 3-Alta. 3 ou 4 – Médio. 2-Média. 1 ou 2 – Baixo. 1-Baixa. Risco x Urgência 9 x 3 = 27 .. 4x2=8 ... ... 1x1=1. Nível de Urgência 3-Urgente. 2-Normal. 1-Sem Pressa.

(22) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise qualitativa de riscos saídas Registro de riscos atualizado: Matriz de classificação dos riscos (classificação relativa ou lista de prioridade dos riscos do projeto) Riscos agrupados por categorias Causas de riscos ou áreas do projeto que requerem mais atenção Lista de riscos que requerem respostas a curto prazo Lista de riscos para análise e resposta adicional Lista de observação de riscos de baixa prioridade Tendências nos resultados da análise qualitativa de riscos.

(23) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise quantitativa de riscos.

(24) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise quantitativa de riscos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Saídas. Registro dos riscos Plano de gestão dos riscos Plano de gestão dos custos Plano de gestão do cronograma Ativos de processos da empresa. Técnicas de coleta e apresentação de dados Técnicas de modelagem e análise quantitativa Opinião especializada. Registro de riscos atualizado. Missão: Fazer a análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. Técnicas coleta e apresentação de dados: Entrevistas e distribuição de probabilidades (beta e triangular na forma normal, uniforme e lognormal) quando a quantificação não for possível Nas distribuições: em x ficam o custo ou o tempo e em y a probabilidade de ocorrência.

(25) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise quantitativa de riscos técnicas Técnica de modelagem e análise quantitativa Análise de sensibilidade: • Determinar os riscos de maior impacto no projeto • Utiliza o Diagrama de Tornado, onde o valor de uma variável é calculado para todo o intervalo considerando as outras variáveis como fixa • Exemplos de Diagrama de Tornado:.

(26) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise quantitativa de riscos técnicas Técnica de modelagem e análise quantitativa Análise do valor monetário esperado (VME): • De forma simples: VME = Probabilidade x Impacto • Para uma Árvore de Decisão: – Previsão do valor médio em cenários de incerteza, é obtido pela somatória do produto da probabilidade x impacto – Esta análise é feita normalmente numa Árvore de Decisão – Exemplo:.

(27) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise quantitativa de riscos técnicas Técnica de modelagem e análise quantitativa Modelagem e simulação: • Construa o modelo [equação, ex: impacto = f(incerteza)] que represente a relação do impacto (custo, prazo, etc.) à partir da definição da incerteza (dias, recursos, etc.) • Use simulação de Monte Carlo para definir o valor da incerteza • Use o modelo para calcular o Impacto e a distribuição de probabilidade para definir o Nível de Confiança (Probabilidade de estar certo) • Plote os resultados num gráfico de frequência acumulada do Nível de Confiança e deduza o valor mais provável.

(28) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Realizar a análise quantitativa de riscos saídas Registro de riscos atualizado: Análise probabilística do projeto & Lista priorizada de riscos quantificados: • Deve ser feita uma análise que gere uma lista priorizada dos riscos que foram quantificados, ou seja, os mais relevantes do projeto, considerando: – Probabilidade de provocar problemas, de afetar o caminho crítico, que precisam de mais reservas de contingência. Probabilidade de realização dos objetivos de custo e prazo: • Apresenta a probabilidade de cumprir o prazo do projeto e/ou o custo. Tendências nos resultados das análises quantitativa dos riscos: • À medida que as análises são repetidas, a observação de tendências torna-se possível, facilitando inclusive a gestão de mudanças.

(29) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar respostas - processo.

(30) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar as respostas aos riscos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Estratégias para riscos negativos ou ameaças Registro de riscos Estratégias para riscos positivos ou oportunidades Plano de gestão de riscos Estratégias para respostas de contingências Opinião especializada. Saídas Registro de riscos atualizado Decisões contratuais relacionadas a riscos Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado. Missão: Planejar ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto, bem como tratar os impactos dos riscos. Estratégias para riscos negativos ou ameaças: Eliminar (eliminar a causa, prevenção): • Mudar os planos para que o risco não exista. Ex: Excluir uma entrega. Transferir (desviar): • Passar a responsabilidade do impacto para outros. Ex: Seguro. Mitigar (eliminar gatilhos, indicadores, etc.): • Executar ações para reduzir a probabilidade. Ex: Prova de conceito. Aceitar: • Aceitar a existência e convivência com o risco. Ex: Chuva.

(31) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar as respostas aos riscos técnicas Estratégias para riscos positivos ou oportunidades: Explorar: • Atuar para a oportunidade acontecer. Ex: Jogar na loteria. Compartilhar: • Dividir a propriedade da oportunidade. Ex: Produção “à meia”. Melhorar: • Identificar os impulsionadores e atuar para melhorá-los. Ex: Fazer vários jogos na loteria. Aceitar: • Aceitar a oportunidade sem trabalhar pela ocorrência dela.. Estratégias para respostas de contingências: O que vamos fazer se o sinistro ocorrer? É melhor pensar nisto agora ou no momento do sinistro? • Se você pensou nisto antes, você tem um plano de contingência • Senão , você vai precisar de uma solução de contorno.

(32) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar as respostas aos riscos - saídas Registro de riscos atualizado: Plano de Ação e Plano de Contingência com os respectivos responsáveis Riscos Residuais: • São riscos que continuam após a execução do Plano de Ação ou aqueles que aceitamos conviver com eles. Riscos Secundários: • São riscos resultantes da aplicação das respostas planejadas. Gatilhos de riscos (indicadores): • Eventos que disparam um determinado Plano de Ação. Contratos Planos Alternativos: • Planejamento alternativo ao Plano de Contingência. Reservas (para contingências).

(33) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar as respostas aos riscos - saídas Registro de riscos atualizado:.

(34) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Planejar as respostas aos riscos - saídas Decisões contratuais relacionadas a riscos: As decisões transferência de riscos normalmente envolvem contratos que precisam ser identificados neste momento. Plano de gestão do projeto atualizado: Podem ocorrer atualizações na EAP (WBS) e nos Planos de Gestão de: Cronograma (e linha base), Custos (e linha base), Qualidade, Aquisições e Recursos Humanos. Documentos do projeto atualizado: Podemos atualizar premissas, documentos técnicos, etc..

(35) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Monitorar e controlar os riscos - processo.

(36) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Monitorar e controlar os riscos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Reavaliação de riscos Registro de riscos Auditorias de riscos Plano de gestão do projeto Análise de tendências e variações Informações sobre desempenho Medição do desempenho técnico Relatórios de desempenho Análise de reservas Reuniões de andamento. Saídas Registro de riscos atualizado Ativos de processos atualizado Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado. Missão: Acompanhar os riscos identificados, monitorar os residuais, identificar novos, executar planos de respostas e avaliar a eficácia da gestão de riscos. No monitoramento e controle devemos responder: As premissas continuam válidas? O risco mudou de estado ou de tendência? Os procedimentos e políticas estão sendo seguidos? As reservas de contingência precisam ser modificadas? As respostas aos riscos continuam adequadas?.

(37) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Monitorar e controlar os riscos - técnicas Reavaliação de riscos: Atualização do registro de riscos, que pode ser periódica ou eventual. Auditorias de riscos: Verificação da eficácia da identificação, gestão de causas-raízes e aplicação dos planos. Análise de tendências e variações: O acompanhamento periódico permite a percepção de tendências e atuação do gestor em relação à elas. Medição do desempenho técnico: O desempenho técnico deve ser previsto de forma quantitativa para ser controlado eficientemente. Análise de reservas: As reservas precisam ser atualizadas nas ocorrências de sinistro ou alterações de probabilidade. Reuniões de andamento: São utilizadas para fazer as análises e atualizações.

(38) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Monitorar e controlar os riscos - saídas Registro de risco atualizado: Os resultados das avaliações, auditorias, revisões, etc.. Ativos de processos atualizado: Melhorias no modelos de gestão de riscos, lições aprendidas, mudanças na EAR, etc.. Solicitações de mudanças: Ações corretivas, preventivas e soluções de contorno. Plano de gestão do projeto atualizado: O plano de gestão de riscos pode ser atualizado. Documentos do projeto atualizado: Podemos atualizar premissas, documentos técnicos, etc..

(39) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Disciplina. Plano de Gestão do Projeto. Integração Escopo. Fatores Ambientais. Tempo Custos Qualidade Recursos. Ativos de Processos Desenvolver o Termo de Abertura. Planejar Aquisições. Planejar Comunicações. Desenvolver Plano de RH. Comunicações. Plano Gestão Projeto. Planejar Qualidade. Aquisições. Criar a WBS. Definir o Escopo. Coletar os Requisitos. Definir as Atividades. Desenvolver Cronograma. Estimar as Durações. Estimar os Recursos. Seqüenciar Atividades. Identificar os riscos. Planejar Gestão de Riscos. Determinar Orçamento Planejar as respostas a riscos. Riscos. Realizar a análise quantitativa dos riscos. Estimar Custos Realizar a análise qualitativa dos riscos.

(40) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Exemplos de questões 1) Se um evento de risco tem 90% de probabilidade de ocorrer e as conseqüências serão no valor de R$ 10.000, o que R$ 9.000 representam? A. Valor do risco B. Valor presente C. Valor monetário esperado D. Orçamento para contingências.. 2) Os riscos serão identificados durante qual ou quais processos de gerenciamento de riscos? A. Realizar a análise quantitativa dos riscos e Identificar riscos. B. Identificar os riscos e Monitorar e controlar os riscos C. Realizar a análise qualitativa dos riscos e Monitorar e controlar riscos D. Identificar os riscos Respostas: C e B.

(41) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Obrigado!.

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