Índice
LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS ... 3
INTRODUÇÃO ... 4
ENQUADRAMENTO GERAL ... 6
1 ‐ ACTIVIDADE DE MISSÃO ‐ INSPECÇÃO, AUDITORIA E FISCALIZAÇÃO ... 6
1.1. INSPECÇÕES ... 6 Inspecção à Direcção‐Geral dos Serviços Prisionais (I ‐ 1/2007) ... 6 Inspecção ao Instituto Nacional de Medicina Legal (I – 1/2006) ... 7 Inspecção na área do Notariado Privado (I – 1/2006) ... 7 Inspecção na área dos Registos – Conservatórias (I – 2/2007) ... 8 1.2. AUDITORIAS ... 8 Auditoria à Direcção‐Geral de Reinserção Social ‐ ex‐IRS (A – 2/2006) ... 8 Auditoria Financeira ao Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça, I.P. ‐ ITIJ (A – 1/2007) ... 9 Auditoria à qualidade de Despesa do Último Quadrimestre (A– 3/2006) ... 9 1.3. SINDICÂNCIAS ... 10 Sindicância à DCITE/PJ (S – 2/2007) ... 10 1.4. INQUÉRITOS ... 10 Inquérito ao INML (S – 1/2007) ... 10 1.5. PROCESSOS DE AVERIGUAÇÕES ... 11 Processo de indulto (V ‐1/2007) ... 11 E.P. Monsanto – Regime de Segurança Máxima (V – 2/2007) ... 11 1.6. ACÇÕES DE SEGUIMENTO ... 11 1.7. PROCESSOS DISCIPLINARES (D – 1/2006) ... 12
1.8. QUEIXAS, RECLAMAÇÕES E DENÚNCIAS ... 12
Caracterização das queixas e reclamações quanto à forma de recepção ... 12
Caracterização das queixas quanto à origem ... 13
Caracterização quanto à entidade visada ... 14
Caracterização quanto ao movimento processual ... 16
1.9. SISTEMA DE CONTROLO INTERNO DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO ESTADO (SCI) ... 16
2. – ÁREA DE SUPORTE À ACTIVIDADE ... 18 2.1. RECURSOS HUMANOS ... 18 Formação ... 20 Estágios ... 21 2.2 RECURSOS MATERIAIS ... 22 Equipamento ... 22 Sistema Arquivístico ... 22 2.3. RECURSOS FINANCEIROS ... 22
2.4. SISTEMA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO ... 23
Lista de Siglas Utilizadas
AP Administração Pública DCITE/PJ Direcção Central de Investigação ao Tráfico de Estupefacientes/Polícia Judiciária DGRN Direcção‐Geral dos Registos e Notariado DSOSI Direcção de Serviços de Organização e Sistemas de Informação EP Estabelecimento Prisional IAN/TT Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo IGSJ Inspecção‐Geral dos Serviços de Justiça INML Instituto Nacional de Medicina Legal IRN Instituto dos Registos e do Notariado IRS Instituto de Reinserção Social ITIJ Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça MJ Ministério da Justiça NIF Número de Identificação Fiscal PEDAP Programa de Estágios Profissionais na Administração Pública PRACE Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado SCI Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado SIAudit Sistema Informático de Auditorias ‐ SCI TIC Tecnologia de Informação e ComunicaçãoIntrodução
A Inspecção‐Geral dos Serviços de Justiça, adiante abreviadamente designada por IGSJ, foi criada pela Lei Orgânica do Ministério da Justiça (Decreto‐Lei n.º 146/2000, de 18 de Julho), tendo a respectiva Lei Orgânica sido aprovada pelo Decreto‐Lei n.º 101/2001, de 29 de Março.
Na sequência da reforma da Administração Central do Estado no âmbito do PRACE e da nova Lei Orgânica do Ministério da Justiça (Decreto‐Lei n.º 206/2006, de 27 de Outubro), foi aprovada a actual orgânica da IGSJ, através do Decreto Regulamentar nº 78/2007, de 30 de Julho, onde se encontram definidas a sua natureza, missão e atribuições.
Assim, nos termos do citado diploma, a IGSJ é um serviço central da administração directa do Estado, dotado de autonomia administrativa, tendo por missão desempenhar as funções de auditoria, inspecção e fiscalização relativamente a todas as entidades, serviços e organismos dependentes, ou cuja actividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiça, adiante designado por MJ.
Com a entrada em vigor do Decreto Regulamentar nº 78/2007, a IGSJ passou a prosseguir, textualmente, as seguintes atribuições:
a) Realizar inspecções, auditorias, sindicâncias, inquéritos, averiguações, peritagens e outras acções inspectivas que lhe sejam ordenadas ou autorizadas, assegurando o acompanhamento das recomendações emitidas;
b) Realizar inspecções com vista a avaliar o cumprimento das missões, das normas legais e regulamentares e das instruções governamentais aplicáveis à actividade dos serviços e entidades do MJ;
c) Apreciar queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições e realizar acções inspectivas, na sequência de indícios apurados ou de solicitações de outras entidades do Estado que lhe sejam apresentadas por eventuais violações da legalidade ou por suspeitas de irregularidades ou deficiência no funcionamento dos órgãos, serviços ou organismos do MJ;
d) Auditar os sistemas e procedimentos de controlo interno dos serviços e organismos do ministério, no quadro das responsabilidades cometidas ao sistema de controlo interno e participar no Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado;
e) Propor a instauração e instruir processos disciplinares, de inquérito e de averiguações que forem determinados pelo Ministro da Justiça ou que por ele sejam avocados e assegurar a realização de outras acções inspectivas que lhe sejam atribuídas por lei, ou por aquele determinadas;
f) Avaliar a qualidade dos sistemas de informação de gestão, incluindo os indicadores de desempenho, bem como os resultados obtidos em função dos meios disponíveis, propor medidas relativas à organização e ao funcionamento dos órgãos, serviços e organismos do MJ, visando a simplificação de processos, circuitos e comunicações e verificar a realização dos objectivos definidos em programas de modernização administrativa;
g) Apresentar propostas de medidas legislativas ou regulamentares que na sequência da sua actuação se afigurem pertinentes, bem como propor a adopção de medidas tendentes a assegurar ou restabelecer a legalidade dos actos praticados pelos serviços e organismos do MJ;
h) Participar aos órgãos competentes para a investigação criminal os factos com relevância jurídico‐criminal e colaborar com aqueles órgãos na obtenção de provas, sempre que isso for solicitado;
i) Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei ou determinadas superiormente no seu âmbito de actuação.
Por força da nova legislação, a estrutura orgânica da IGSJ foi alterada e passou a prever apenas dois dirigentes de nível superior ‐ um inspector‐geral coadjuvado por um subinspector‐geral – e, em relação às direcções intermédias, ficou apenas com uma Direcção de Serviços – a Direcção de Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI).
Enquadramento Geral
Para além da própria legislação, os parâmetros que regeram a actuação da IGSJ no ano de 2007 delimitando a sua actividade e definindo o conjunto de orientações gerais pelas quais a mesma se devia pautar, encontravam‐se consubstanciados no Plano de Actividades para 2007, aprovado por Despacho de 13 de Dezembro de 2006, de Sua Excelência o Ministro da Justiça.
Às acções e actividades previstas no Plano acresceram, ainda, as acções inspectivas que, inesperadas e urgentes, foram determinadas por despacho ministerial.
1 ACTIVIDADE DE MISSÃO INSPECÇÃO, AUDITORIA E FISCALIZAÇÃO
1.1. Inspecções
Inspecção à Direcção‐Geral dos Serviços Prisionais (I ‐ 1/2007) Iniciada em Maio de 2007, esta inspecção teve como objectivos:
a) O apuramento do regime aplicado no cumprimento das medidas especiais de segurança (m.e.s.) em especial as que se assemelham a sanções disciplinares, tendo em particular atenção os casos em que uma m.e.s. precede um processo de natureza disciplinar ou a aplicação de uma sanção disciplinar e verificar se os regimes efectivos de cada uma destas medidas são diferentes, como resulta da lei;
b) Avaliar o cumprimento da Circular 1/GDG/2003 da DGSP, reportada às alíneas c) e f) do nº 2 do art.º 111º do Decreto‐Lei nº 265/79, bem como os seus reflexos no esclarecimento do regime aplicado aos reclusos em cumprimento de uma m.e.s. de separação ou de isolamento numa cela especial de segurança;
c) Apreciação da situação especial dos reclusos internados em secção de segurança, com particular enfoque na análise do processo prévio justificativo do respectivo internamento e nos diversos aspectos práticos relativos à situação daqueles reclusos.
O Relatório Final da inspecção foi remetido a Sua Excelência o Ministro da Justiça em 19 de Setembro de 2007.
Concomitantemente a esta inspecção, a IGSJ, a solicitação superior, emitiu parecer sobre o anteprojecto do Código de Execução das Penas e Medidas Privativas da Liberdade.
Inspecção ao Instituto Nacional de Medicina Legal (I – 1/2004)
O relatório final da inspecção ao INML foi enviado a Sua Excelência o Ministro da Justiça em 03 de Janeiro de 2007, contendo, entre outras recomendações, a proposta de instauração de inquérito relativamente a alguns dos factos relatados. Sobre esta proposta recaiu Despacho de Sua Excelência o Secretário de Estado Adjunto e da Justiça, de 20 de Março de 2007, determinando a instauração de um Inquérito, a que foi atribuído o nº S‐1/2007.
Inspecção na área do Notariado Privado (I – 1/2006)
A inspecção ao Notariado Privado foi desencadeada por proposta da IGSJ e autorizada por Despacho de Sua Excelência o Ministro da Justiça, de 8 de Novembro de 2006. Esta acção inspectiva, com o objectivo de avaliar a observância das regras de liquidação, cobrança, registo, controlo e entrega das prestações relativas aos actos praticados pelos notários privados, iniciou‐se em Fevereiro de 2007, tendo levado em conta as profundas alterações entretanto resultantes da entrada em vigor da lei orgânica do Instituto dos Registos e do Notariado, I.P., (ex‐DGRN).
Nestes termos e até 31 de Dezembro de 2007, foram inspeccionados seis cartórios privados da cidade de Lisboa e três da cidade do Porto. Os respectivos Relatórios finais têm vindo a ser enviados ao Gabinete de Sua Excelência o Ministro da Justiça, à medida que vão sendo concluídos, após exercício do contraditório por parte dos inspeccionados. A situação verificada justifica a inspecção de outros cartórios fora daquelas cidades, no sentido de, sempre aplicando os critérios utilizados para a selecção dos inspeccionados, e tanto quanto os recursos financeiros o permitam, promover uma melhor cobertura nacional da acção. Prevê‐se que as acções de inspecção terminem durante o 2º trimestre de 2008.
Inspecção na área dos Registos – Conservatórias (I – 2/2007)
Dando cumprimento ao despacho ministerial que determinava a sua realização a partir do 2º semestre de 2007, “devido às alterações introduzidas com a transformação da DGRN em IRN e com a entrada em vigor da lei Orgânica” esta inspecção na área dos Registos foi iniciada no mês de Outubro.
Assim, até 31 de Dezembro de 2007, foi concluído o trabalho de campo relativo à Conservatória do Registo Automóvel de Lisboa (CRAL). Sempre tendo em conta o âmbito fixado por aquele despacho, onde, para além da auditoria à gestão financeira e orçamental, incluindo os sistemas de controlo interno, se dá particular ênfase à vertente da auditoria de qualidade, à inspecção da CRAL seguir‐se‐ão inspecções a conservatórias representativas dos diferentes tipos existentes. Prevê‐se que esta acção venha a terminar no 2º semestre de 2008.
1.2. Auditorias
Auditoria à Direcção‐Geral de Reinserção Social ‐ ex‐IRS (A – 2/2006)No final de 2006 foi determinada a realização de uma auditoria junto do IRS, autorizada por despacho de Sua Excelência o Ministro da Justiça, de 3 de Novembro, com o seguinte âmbito:
• Na área operativa
o Apreciação quantitativa da capacidade de resposta às solicitações de assessoria técnica por parte dos tribunais, nas áreas penal e tutelar educativa, incluindo os aspectos organizativos subjacentes às mesmas; o Avaliação da aplicação do sistema de vigilância electrónica; o Avaliação da aplicação das medidas alternativas à pena de prisão; • Na área financeira – Gestão orçamental e contabilística, aprovisionamento de bens e serviços e respectivos mecanismos de controlo.
O trabalho de campo desta inspecção está terminado. O relatório preliminar foi concluído no início de Fevereiro de 2008. Seguir‐se‐á a notificação à DGRS para exercício do contraditório.
Auditoria Financeira ao Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça, I.P. ‐ ITIJ (A – 1/2007)
Em cumprimento do Plano de Actividades para 2007 iniciou‐se, em finais de Outubro de 2007, uma auditoria financeira (orçamental e mecanismos de controlo) ao ITIJ no âmbito do SCI ‐ Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado, nos termos do estipulado no artigo 62º, nº 2 da Lei de Enquadramento Orçamental.
Este processo encontrava‐se praticamente concluído à data de 31 de Dezembro. Após exercício do direito ao contraditório por parte do ITIJ, o Relatório Final foi enviado ao Gabinete de S. E. o Ministro da Justiça, no dia 31 de Janeiro de 2008.
Auditoria à qualidade de Despesa do Último Quadrimestre (A– 3/2006)
Em Abril de 2007 foi enviado ao Senhor Ministro da Justiça o relatório sectorial da acção de auditoria, realizada no âmbito do SCI pela IGSJ em parceria com a IGF, aos serviços integrados e aos serviços e fundos autónomos do Ministério da Justiça, iniciada com base na Informação 851/2006 do Conselho Coordenador do SCI, aprovada por S.E. o Ministro de Estado e das Finanças em 29 de Setembro de 2006.
Esta acção teve os seguintes objectivos:
• A análise da distribuição temporal da despesa global e por ministério, com base na informação de pagamentos do período de 2004 e 2005;
• Perspectiva de execução orçamental para o último quadrimestre de 2006, tendo em conta o histórico e a especificidade de cada ministério;
• Aferição dos critérios utilizados para o gasto dos dinheiros públicos, por grandes agregados orçamentais, no último quadrimestre, por ministério.
1.3. Sindicâncias
Sindicância à DCITE/PJ (S – 2/2007)
Por despacho ministerial de 6 de Julho de 2007 foi, extra‐plano de actividades, instaurado o processo de sindicância à Direcção Central de Investigação ao Tráfico de Estupefacientes da Polícia Judiciária.
No dia 1 de Outubro de 2007, a IGSJ enviou ao Senhor Ministro da Justiça o relatório da sindicância. Do relatório constavam 24 recomendações de medidas, que, por despachos ministeriais de 04.10.2007 e de 11.10.2007, devem ser implementadas pela PJ e pelo IGFIJ, respectivamente, nos termos deles constantes. Está prevista no Plano de Actividades da IGSJ para 2008 a acção de seguimento da concretização daquelas medidas.
1.4. Inquéritos
Inquérito ao INML (S – 1/2007) Na sequência da inspecção ao Instituto Nacional de Medicinal Legal (INML) no âmbito do Processo n.º I‐1/2004 e por despacho do Senhor Secretário de Estado Adjunto e da Justiça de 21.3.2007, foi instaurado um inquérito (Processo n.º S‐1/2007) a alguns dos factos ali relatados. Este inquérito, por atraso no fornecimento dos elementos solicitados àquele Instituto, atribuível à “ampla tarefa de regulamentação interna decorrente da nova orgânica daquele instituto, aprovada pelo Decreto‐Lei n.º 131/2007, de 27 de Abril”, ainda decorre.Prevê‐se que, entre a análise da documentação enviada, a realização de outras diligências de prova nas delegações concretamente visadas e a elaboração do relatório final, seja possível terminar este processo no 1º semestre do corrente ano. Uma vez que o seu andamento não depende exclusivamente da IGSJ, não se torna possível estabelecer, desde já, uma calendarização mais precisa.
1.5. Processos de Averiguações
Processo de indulto (V ‐1/2007)
Por despacho de Sua Excelência o Ministro da Justiça, de 3 de Fevereiro de 2007, foi instaurado, extra‐plano de actividades, o processo de averiguações aos elementos processuais do indulto constante do Decreto do Presidente da República nº 138‐R/2006, de 22 de Dezembro, beneficiando Américo Pereira Mendes.
O Relatório final foi enviado à tutela em 16 de Fevereiro de 2007.
E.P. Monsanto – Regime de Segurança Máxima (V – 2/2007)
Na sequência das queixas constantes dos processos R‐165/2007, R‐171‐2007 e R‐180/2007, e por despacho do Senhor Inspector‐Geral de 4 de Julho de 2007, foi instaurado, extra‐plano de actividades, o processo de averiguações às condições e funcionamento do Estabelecimento Prisional do Monsanto – Regime de Segurança Máxima, com especial incidência para as que estavam em causa naquelas queixas.
O Relatório foi remetido a Sua Excelência o Ministro da Justiça em 30.07.2007, e do mesmo foi dado conhecimento ao Senhor Director Geral dos Serviços Prisionais em 02.08.2007.
Tendo em atenção as recomendações no relatório referido, este assunto irá ter acompanhamento em 2008, uma vez que compete à IGSJ observar a concretização de tais medidas.
1.6. Acções de Seguimento
A IGSJ efectuou o “follow up” às recomendações da “Auditoria à gestão do Corpo da Guarda Prisional e Aquisição de Bens e Serviços de Saúde na DGSP” (Procº nº A‐1/2006 ) tendo verificado que uma parte importante das recomendações efectuadas e superiormente homologadas não tinha sido executada. Do apurado, foi dado conhecimento a S.E. o Ministro da Justiça, em Relatório enviado em 15 de Fevereiro de 2007.
1.7. Processos Disciplinares (D – 1/2006)
A IGSJ dispõe também da competência para instruir processos disciplinares determinados por Sua Excelência o Ministro da Justiça. Neste contexto e por despacho ministerial de 13 de Outubro de 2006, foi instruído o processo disciplinar nº D‐1/2006, cujo Relatório Final foi enviado à tutela em Agosto de 2007.1.8. Queixas, Reclamações e Denúncias
O tratamento das queixas, reclamações e denúncias, é insusceptível de ser totalmente programado, em termos de planificação de actividades da IGSJ, por estar absolutamente dependente de estímulos externos, inserindo‐se numa lógica reactiva. Contudo, não deixou de ser objecto de particular atenção, designadamente, porque estão em causa direitos dos cidadãos e porque podem constituir um meio de alerta para a necessidade de realizar acções inspectivas em determinadas áreas.
Em 2007, a IGSJ recebeu 364 queixas, reclamações ou denúncias. Não é indiscutível a razão do importante aumento verificado relativamente ao ano de 2006 (295 queixas). Parece, porém, que o mesmo pode ser atribuído a um maior conhecimento do formulário “on‐line” de reclamações no Portal da Justiça do Ministério da Justiça, o qual, a partir de Agosto de 2007, também ficou disponível no site da IGSJ. Uma outra causa que pode justificar este aumento de participações, poderá ser a consciência de que tais queixas ou reclamações têm uma instrução e resposta da IGSJ que não as desencoraja.
Caracterização das queixas e reclamações quanto à forma de recepção
Das referidas 364 queixas, reclamações e denúncias, 188 deram entrada na IGSJ através do preenchimento do referido formulário on‐line disponível através do site do Ministério da Justiça e da IGSJ.
Quanto às restantes, 103 deram entrada por correio, 57 por correio electrónico, 13 pessoalmente (incluindo por telefone) e 3 por fax, conforme o quadro seguinte.
Gráfico 1 – Forma de recepção das queixas
Caracterização das queixas quanto à origem
Quanto à origem, 307 dos processos tiveram origem em queixas de pessoas singulares, 20 em associações privadas, 3 em queixas de entidades públicas e 5 em empresas privadas. Registaram‐ se, ainda, 29 queixas anónimas, como resulta do gráfico abaixo.
Gráfico 2 – Origem das queixas
Como se vê no quadro seguinte, não se notaram, em 2007, grandes diferenças no peso relativo das reclamações e queixas apresentadas por categoria dos participantes, relativamente ao ocorrido em 2006. 2006 2007 nº % nº % Pessoas Singulares 255 86,4% 307 84,3% Anónimas 10 3,4% 29 8% Associações privadas 18 6,1% 20 5,5% Empresas privadas 3 1% 5 1,4% Entidades públicas 9 3,1% 3 0,8% TOTAIS 295 100% 364 100% Quadro 1 – Evolução da origem das queixas Caracterização quanto à entidade visada A distribuição de queixas por entidade visada consta do gráfico seguinte:
Salienta‐se o facto de a DGSP continuar a ser o serviço mais visado, essencialmente, em virtude de queixas de reclusos. Note‐se, ainda, que 44,5 % do total das queixas são alheias às competências da IGSJ (onde se incluem as que se reportam a outras entidades) e 5,3 % são indeterminadas. A comparação entre as queixas registadas em 2007 e em 2006, consta do quadro seguinte: 2006 2007 nº % nº % Alheia às atribuições da IGSJ 110 36,7% 123 36,5% DGSP 61 20,3% 90 26,7% DGAJ 47 15,7% 37 11,0% IRN 32 10,7% 32 9,5% Outras ‐ ‐ 27 8,0% Indeterminadas 18 6,0% 18 5,3% IGFIJ 11 3,7% 16 4,7% PJ 1 0,3% 8 2,4% DGRS 4 1,3% 4 1,2% SSMJ 4 1,3% 4 1,2% INML 5 1,7% 2 0,6% MJ 3 1,0% 2 0,6% SG 2 0,7% 1 0,3% GRIEC 2 0,7% ‐ ‐ Total 300 100% 364 100% Quadro 2 – Evolução das entidades visadas Em relação ao ano anterior, como se disse, mantém‐se o predomínio das queixas, reclamações ou denúncias relativas ao sistema prisional, as quais passaram de 61 em 2006 para 90 em 2007. A disponibilização, a partir de Agosto de 2007, do Formulário de Reclamações electrónico, também através do site da IGSJ, pode, neste caso, justificar um número superior de queixas, reclamações ou denúncias designadamente por parte de familiares ou outras entidades, em nome dos reclusos. O ano de 2008 será muito importante para verificar a evolução da tendência e retirar conclusões mais sólidas.
Dentro dos restantes serviços do MJ, que apresentam maior número de reclamações, verifica‐se que as queixas relativas à actuação da DGAJ diminuíram de 47 em 2006 para 37 em 2007, sendo que o número das queixas relativas ao IRN e à DGRS se mantiveram ao mesmo nível e o número das queixas do IGFIJ aumentou ligeiramente. Note‐se, ainda, que o crescimento de 1 para 8 do número de queixas da PJ se justifica pelas queixas e denúncias (a maioria anónimas) determinadas pelo próprio processo de sindicância ao DCITE desta polícia, que ocorreu em 2007.
Caracterização quanto ao movimento processual
No que respeita ao movimento processual, o quadro 3, que se segue, dá conta do volume e distribuição do arquivamento de processos de queixa ocorrido em 2007 e compara com o de 2006. 2006 (total 295) 2007 (total 364) nº % nº % Liminar 134 45,4 132 36,3 Após instrução 119 40,3 136 37,4 TOTAL 253 85,7 264 73,7 Quadro 3 – Tipo de arquivamento Verifica‐se que o número de processos de queixa de 2007 arquivados no mesmo ano cresceu 14% em valor absoluto relativamente a 2006, embora tenha diminuído 3 pontos em percentagem do total dos processos instaurados.
1.9. Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado
(SCI)
Sendo a IGSJ membro do SCI ‐ Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estadode Junho, e integra a Secção Especializada de Informação e Planeamento e a Secção Especializada de Normas e Metodologias.
Para além da informação trimestral das acções inspectivas e de auditorias da IGSJ com relevância financeira previstas, em curso ou terminadas, para efeitos de coordenação dessas acções no âmbito do SCI, a IGSJ participou também na elaboração do Relatório de Actividades do SCI e das respectivas Linhas Estratégicas e de Planeamento (LEP), bem como nas demais actividades do SCI, resultantes da lei ou de deliberação do respectivo Conselho Coordenador.
Como atrás se referiu, a auditoria financeira ao ITIJ, constante do ponto 1.2.2. e a auditoria relativa à qualidade da despesa do último quadrimestre (DUQ) referida no ponto 1.2.3., enquadram‐se na actividade da IGSJ enquanto membro do Conselho Coordenador do SCI.
2. – ÁREA DE SUPORTE À ACTIVIDADE
2.1. Recursos Humanos
Em Abril de 2007, houve a substituição do dirigente máximo da IGSJ em virtude da cessação da comissão de serviço da Inspectora‐Geral, Prof.ª Doutora Ana Guerra Martins.
Por despacho do Senhor Ministro da Justiça de 18 de Maio de 2007, foi o Prof. Dr. Américo Fernando Brás Carlos nomeado Inspector‐Geral da IGSJ em regime de substituição.
Relativamente ao demais pessoal, e de acordo com o Plano de Actividades de 2007, a dotação do serviço com pessoal em qualidade e quantidade adequadas continuou a constituir, à semelhança do que já havia acontecido nos anos anteriores, uma das principais prioridades da IGSJ, sobretudo no que diz respeito ao pessoal de inspecção.
De facto, a prossecução da missão do organismo é indissociável da existência de um corpo inspectivo qualificado e com um número de profissionais suficiente para permitir o desenvolvimento das acções programadas.
Com o intuito de reforçar o quadro de inspecção foram abertos novos procedimentos tendentes ao recrutamento de funcionários que, com vínculo à função pública, reunissem condições para o exercício daquelas funções.
Na sequência daqueles procedimentos ingressaram no serviço da inspecção da IGSJ, cinco inspectores, três por transferência, um em regime de comissão de serviço e outro (técnico de informática do quadro da IGSJ) em comissão de serviço extraordinária, nos termos e para os efeitos do disposto no nº 2 do artigo 6º do Decreto‐Lei nº 497/99, de 19 de Novembro.
De notar que, apesar de terem sido nomeados cinco novos funcionários para o exercício de funções de inspectores superiores, também se verificou a cessação de uma comissão de serviço, e uma saída por requisição para um gabinete ministerial. Acresce ainda que dois inspectores do quadro continuam em exercício de funções fora da Inspecção‐Geral.
Assim, no final de 2007, a IGSJ apenas dispunha de 14 inspectores em exercício de funções (para uma dotação de 24 lugares de quadro na carreira de inspector superior), número que continua a ser manifestamente insuficiente para assegurar a prossecução das tarefas que, por lei, são cometidas à IGSJ.
Ainda em matéria de recrutamento para o exercício de inspecção foi, em Dezembro de 2007, iniciado o processo para a abertura do concurso externo para admissão a estágio para o ingresso na carreira de inspector superior, destinado ao provimento de cinco lugares na categoria. Este processo irá decorrer durante o ano de 2008.
Na área de Administração e Apoio Técnico, com a entrada em vigor da nova orgânica da IGSJ, verificou‐se a extinção da Direcção de Serviços de Organização e Sistemas de Informação, bem como do Núcleo de Apoio Técnico. Deste modo, e perante a lacuna existente nesta área devido à saída de funcionários nas mesmas categorias, foram recrutados para o quadro de pessoal, por transferência, uma técnica superior e um técnico de informática. A saída de uma assistente administrativa principal para exercer funções fora da IGSJ não deu lugar a substituição, por se entender não ser a mesma prioritária.
Em face destes movimentos, o quadro de pessoal da IGSJ1 encontrava‐se, em 31.12.2007, preenchido em cerca de 43% da sua dotação total, conforme resulta do quadro 4 que se segue: 1
Tem como referência o quadro de pessoal, aprovado em 2001 com base na orgânica anterior, considerando que ainda não foi publicado o quadro referente à nova lei orgânica (Decreto Regulamentar 78/2007, de 30 de Julho). No entanto foi actualizado o número das chefias superiores e intermédias.
CARREIRA DOTAÇÃO Nº DE LUGARES PREENCHIDOS % Dirigentes superiores 2 1 50% Dirigentes intermédios 1 1 100% Inspector superior 24 (a) 14(b) 54% Técnica superior 4 1 25% Técnica superior de BAD 1 0 0% Técnica 1 0 0% Técnico de Informática 4 1 25% Técnica Profissional 4 2 50% Técnica profissional de BAD 1 0 0% Assistente administrativo 4 2 50% Motorista de Ligeiros 1 1 100% Auxiliar Administrativo 1 0 0% TOTAL 51 22 43.1% Quadro 4 – Quadro de pessoal da IGSJ em 31.12.2007 a) De acordo com a lei orgânica anterior, 50% dos lugares podiam ser preenchidos em comissão de serviço; b) Dos lugares preenchidos, 7 estavam nomeados em comissão de serviço. Formação
A formação é, também na IGSJ, assumida como um factor de melhoria permanente, desempenhando uma função estratégica na gestão dos seus recursos humanos.
Apesar da relevância desse vector, a verdade é que os constrangimentos orçamentais não permitiram à IGSJ suportar os custos inerentes à desejada formação profissional dos seus funcionários, apenas tendo sido possível a frequência de acções de formação gratuitas realizadas pelo Instituto para as Tecnologias de Informação da Justiça (ITIJ), pelo Instituto Nacional de Administração (INA) em resultado da utilização de créditos aí existentes e por outras entidades externas à Administração Pública.
A frequência de formação foi distribuída por diferentes grupos de pessoal existentes na IGSJ, dando‐se contudo primazia à frequência de formação específica a determinados funcionários em função de novas tarefas atribuídas e face às insuficiências detectadas ou sentidas.
A formação ministrada em 2007 pode, pois, resumir‐se no seguinte quadro:
Curso/Acção de Formação Grupo de Pessoal Nº de Funcionários
Relação das Empresas na AP e Estru. Int. e Comp. de Regimes Dirigente 1 Auditoria Financeira Inspecção 1 ITIL na Gestão de Conteúdos Dirigente 1 A Gestão de Conteúdos e Processos Dirigentes Técnico Profissional 2 1 Assinaturas Electrónicas Dirigente Técnico de Informática 1 2 Seminário: Medir Mais, Gerir Melhor Dirigente Inspecção 1 4 Auditor Serviços Públicos Inspecção 1 Técnicas de Secretariado Administrativo 1 Power Point Administrativo 1 CPS ‐ Divulgação Técnico superior Técnico de Informática 1 1 Quadro 5 – Formação ministrada em 2007 Estágios
No âmbito do Programa de Estágios Profissionais na Administração Pública (PEPAP), a IGSJ assumiu, em articulação com o ITIJ e sob orientação da DSOSI (entretanto extinta), a tutoria de um estágio em Administração de Sistemas, contando, desde Maio de 2006 e até Maio de 2007, com a colaboração de um estagiário.
2.2 Recursos Materiais
Equipamento
O investimento continuou a ter uma fraca expressão devido aos constrangimentos orçamentais, tendo sido adquiridos apenas 4 novos PC’s portáteis, para o serviço de Inspecção, e feita a aquisição de equipamento VoIP, para as instalações da IGSJ.
Sistema Arquivístico
A necessidade de gerir o crescente aumento da documentação produzida e arquivada pela IGSJ justificou a necessidade de se estabelecerem critérios específicos para a conservação permanente e de eliminação de documentos, com vista à gestão coerente do espaço de arquivo e salvaguarda da documentação que não pode, nem deve, ser eliminada.
Deste modo, foi iniciado pelo extinto Núcleo de Apoio Técnico, em colaboração com o IAN/TT, o processo para a elaboração de um projecto de portaria de Gestão Documental de acordo com o Decreto‐Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. Posteriormente este projecto foi reformulado e ajustado à nova estrutura orgânica da IGSJ e a orientações mais recentes da Direcção‐Geral de Arquivos (DGARQ) ex‐IAN/TT, encontrando‐se na fase final de revisão.
2.3. Recursos Financeiros
Com a entrada em vigor da nova orgânica, a IGSJ passou, a partir de Agosto de 2007, a ter a possibilidade de cobrar receitas próprias. Assim, a partir daquela data, a IGSJ tem mais esta fonte de financiamento (que, normalmente, será de reduzida importância) para além da transferência operada por via do Orçamento do Estado (OE).
Quanto ao financiamento por via do OE, a dotação inicial atribuída em 2007 à IGSJ foi de € 928.698 e a dotação corrigida foi de € 904.387, representando uma redução de mais de 6%, relativamente ao valor do orçamento de 2006. O valor da receita própria em 2007 foi de € 20.000, resultante do pagamento das duas primeiras prestações dos encargos fixados no Protocolo estabelecido em Outubro de 2007 entre a IGSJ e o IRN, IP, relativamente às inspecções no âmbito do notariado privado. Em termos orçamentais, os encargos com os recursos humanos continuam a representar mais de 80% do orçamento disponível, tendo‐se conseguido, em consequência de uma rigorosa gestão de encargos, limitar as despesas de funcionamento a cerca de 7% do orçamento total.
2.4. Sistema de Informação e Comunicação
O âmbito e a natureza da actuação da IGSJ, determina especiais necessidades em matéria de sistemas de informação e comunicação, na medida em que deverá suportar a realização de actividades de inspecção em organismos dispersos por todo o território nacional.
Com a entrada em vigor da nova lei orgânica em Julho de 2007 foi extinta a Direcção de Serviços de Organização e Sistemas de Informação (DSOSI), agregando‐se as suas competências à Direcção de serviços existente (DSAGI).
A extinção da DSOSI e a consequente cessação da comissão de serviço do único especialista de informática (ex‐director de serviços), veio impor a necessidade da IGSJ estabelecer com o ITIJ uma efectiva e eficiente plataforma de colaboração, por forma a garantir a segurança e fiabilidade dos equipamentos e dos sistemas e programas existentes, considerando que esta Inspecção‐Geral tem uma infra‐estrutura de tecnologia de informação e comunicação assente em 8 servidores que asseguram as funcionalidades necessárias aos respectivos instrumentos de trabalho (nomeadamente as bases de dados de legislação e documentação) e não está dotada das competências técnicas para assegurar o regular funcionamento dos equipamentos uma vez que
não existe no seu quadro actual a possibilidade de recrutamento de um especialista de informática.
Em colaboração com o ITIJ, foi elaborado o plano para o desenvolvimento do Portal Interno (Intranet) e Portal Externo (sítio da IGSJ). Estes projectos permitem estabelecer uma plataforma tecnológica de informação mais acessível e mais alargada ao cidadão comum, e permitem, ao mesmo tempo, ultrapassar as limitações das respostas institucionais tradicionais.
Foi concluído o projecto de construção do portal externo da IGSJ, passando a poder aceder‐se ao site da Inspecção na Internet, quer através de link colocado no portal do MJ, quer autonomamente.
Quanto ao portal interno (Intranet), as hipóteses de solução encontradas implicavam um investimento que não foi possível suportar por inexistência de verba em 2007.
Em matéria de telecomunicações foram adquiridos no final de 2007 os equipamentos necessários à implementação da solução de voz sobre IP (VoIP) de forma a conseguir uma redução nos custos de telefone fixo.
