MODELO FUNCIONAL GEN~RICO DE UMA BIBLIOTECA

"ESTUDO DE CASO DA BIBLIOTECA CENTRAL GILBERTO FREYRE"

1. INTRODUÇÃO

Este trabalho objetiva apresentar, com base na metodolo gia sistêmica, um Estudo de Caso no qual se analisa a evolução

de

um sistema organizacional para formas mais aperfeiçoadas de vi-da.

Entende-se quea biblioteca passa a ser encarada como uma organização sócio-técnica: funciona como instrumento social p~

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CDD 021.13098141 CDU 021.13 (813.41)

Rejane Rodrigues de Oliveira Silva Bibliotecária da Biblioteca Cen traI Gilberto Freyre Serviço -Social do Comércio - SESC, Depar tamento Regional em Pernambuco.-Rezilda Rodrigues Oliveira

Prof~ Assistente do Departamento

de Ciências Administrativas, do Centro de Ciências Sociais Aplica das da Universidade Federal

de-Pernambuco.

Um modelo funcional genÉrico. aplicado a qualquer biblioteca, dá início à abordagem feita neste traba lho. A metodologia sistêmica ident1 fica-se a partir do Modelo Sistêmico da Biblioteca Central Gilberto frey re, representada em suas partes e ps las relações definidas entre elas~

tendo como figura central, o usuá-rio. O Estudo de Caso mostra a sua trajetória como um organismo em bus ca de sua identidade própria e de~

monstra a existência de objetivos a ela associados. A valorização do usuá rio como a única peça capaz de fazer funcionar a engrenagem é.um dos as suntos tratados neste trabalho, en tre outros.

2. METODOLOGIA SIST~MCIA

mm

*

te

173 faz pro-de informa

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ficar o impacto causado pelas atividades da biblioteca junto aos usuários do sistema;

b. ele deve possuir um nível decisório que receba ções e emita mensagens de p1anejamento;

c. ele deve ser concebido como um modelo passível de ser ad ministrado a partir de planos, procedimenos e norma~ que sejam efetivamente executados, observados os critérios de eficiência e eficácia;

d. ele deve possuir um sistema de controle, em que o fluxo de informações seja observado e acompanhado, com reava 1iações de objetivos, operações corretivas e um feedback do sistema global.

Essas considerações que ora estamos fazendo são vá1i das para todas as partes do sistema, que envolvem-se com a; atividades globais, de alguma forma. Entram livros, jornais, revistas, resumos bibliográficos e usuários e podem sair lei tores, frequentadores, artigos, trabalhos e idéias, assim co mo problemas, aspirações e compromissos entram num mandato

saem sob a forma de leis.

Seguindo este raciocínio, a primeira parte do modelo refere-se à funções de importação, mecanismo voltado para o exterior da biblioteca assinalado pelos fluxos que recebem e decodificam as mensagens do ambiente, principalmente os per-fís de interesse do usuário.

A segunda parte do modelo, prende-se ao que se com os recursos importados: a chamaremos de função de cessamento, cujo núcleo reside, basicamente, no emprego tecnologia.

Finalmente, a terceira parte é representada pela fun ção de exportação, cujo fluxo vem a ser compatível com

a

idéia de "comercialização", ou seja, a colocação do produto no mercado consumidor, o que requer, primeiro, a criação de demanda pelos serviços da biblioteca; segundo, a fixação de clientela, em decorrência da aceitação dos padrões de atendi mento e em terceiro lugar, a ampliação do número de clienteS": pelo esforço crescente em se otimizar a satisfação dos usuá rios, obtendo-se um frequente retorno ao sistema.

Em tese, temos a analisar um modelo básico, decorren te da divisão de uma biblioteca em partes funcionais, a que corresponde um arranjo de órgãosda estrutura, versão analisa da por A.K. Rice (8), em que ele concebe um modelo sócio~

técnico que mantém relações de intercâmbio com o ambiente através de entradas e de saídas.

A proposição do modelo funcional genérico está, tam bém, representada no quadro a seguir. A exposição engloba -funções em macro-funções de uma biblioteca. O modelo, será genérico, enquanto aplicável a uma biblioteca qualquer.

Cad. Bib1iotecon., Recife (6) 171-180, jun. 1983

Cad. Biblíotecon., Recife (6)

A proposição de um modelo funcional genérico faz parte de nossa análise sob a metodologia sistêmica princi pa1mente se tentarmos descrever a relação Biblioteca X Usua rios, tal como se apresenta no mundo real, sob a forma de um esquema teórico (14).

Nesta modelo, está~mp1ícito que o usuário signifi ca ~ razão de ser de uma biblioteca. Em outras palavras,

a

funcionalidade do sistema demonstra-se pela viabilidade do serviço prestado aos seus usuários, em todos os aspectos Inovações, reorganizações e mudanças devem ser feitas para proporcionar racionalidade aos trabalhos desenvo1vidos,a1ém de oferecer novas opções no tratamento dos problemas enfren

tados pela biblioteca.

-Conforme os postulados da teoria sistêmica, um mode 10 deve reunir os atributos de um organismo adaptativo. Nes ses termos, um organismo é um sistema que se mantém em i; tercâmbio com o exterior (dele captando energia,matéria e informações), mantendo estruturalmente o mesmo estado, con tudo, renovando-se internamente (2).

A biblioteca configura-se, pois como um exemplo tí pico: uma organização criada por homens, que necessita mau ter uma interação dinâmica com o ambiente: leitores, pesquT sadores, outras bibliotecas, governo, fornecedores, etc. Em síntese, as funções que definem a biblioteca como uma orga nização convivem com outras funções, as quais definem seu meio exterior, fazendo com que ela seja parte de um sistema mais amplo, que por sua vez é definido como o espaço econô mico, político e social em que ela opera.

A propósito de nosso tema, salientamos que daremos destaque às funções internas, não abord~ndo aquelas ambien tais, a não ser que necessárias ao bom entendimento daque

las.

-Assim dito, apresentamos as bases do modelo funcio na1, com os seguintes pontos:

a. ele deve possuir um "sensor" para dimensionar e identi 2.1. Proposição dé um Modelo Funcional Genérico

ra prestação de serviços de que os usuarios necessitam, tendo em vista um conjunto limitado de objetivos: educar, informar, pre servar a produção intelectual e promover a cultura de um povo.-Os elementos utilizados para a abordagem do tema, têm co mo espaço físico e organizacional, a Biblioteca Central Giber~

to Freyre, de onde foram extraídas as situações que contribuíram para a elaboração das proposições levantadas no trabalho.

MODELO FUNCIONAL

GEN~RICO

DE UMA

BIBLIOTECA

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Como parte da estratégia de nosso Estudo de Caso, foi formulado no ítem anterior, um modelo funcional aplicá-vel a qualquer biblioteca. No presente níaplicá-vel de preocupação, temos a considerar o comportamento da Biblioteca Central Gilberto Freyre (sigla BCGF) , ao ser enquadrada nesta re

presentação sistêmica.

-A nossa preferência pela BCGF justifica-se porque acreditamos que ela se presta perfeitamente às proposições adotadas, sob a formulação de uma perspectiva sistêmica pa ra o caso, com a seguinte condição: o usuário é analisado como o núcleo do sistema.

A BCGF como órgão do Serviço Social do Comércio-SESC, Departamento Regional (sigla DR) em Pernambuco, serve à classe comerciária recifense e seus dependentes que se colo cam como usuários. do sistema, somando-se a um novo segmen= to, introduzido após as inovaçQes feitas no processo de atendimento que, anteriormente limitava-se à' classe comerciá ria e nos tempos atuais, não impõe restrições à comunidade não-comerciária visando o acesso às instalações da BCGF.

A realidade fornece subsídios quanto à articulação acima mencionada, desde que se compreenda o significado des sa abertura para o âmbito da comunidade, ao estudarmos

a

tendência evolutiva do fluxo de usuários em determinado pe ríodo,' para exemplificar: no ano de 1981 - período de janeI ro/julho registrou-se 3.796 atendimentos diversos na BCGF~

enquanto que no mesmo período em 1982, registrou-se 7.340 atendimentos diversos, com um incremento percentual de 93%. Os usuários (comerciários e não-comerciários) são atraídos pelas promoções rotineiras e não-rotineiras reali zadas pela BCGF, cujas atividades vão desde o empréstimo de livros, consultas ao acervo e encontros de equipes para rea lização de trabalhos escolares até

o

patroéínio de eventos literários - eruditos e populares -; o apoio às manifesta ções comunitárias relativas ao folclore, ao lançamento de obras de escritores e poetas pernambucanos (ainda, muitas vezes, inéditos), a divulgação de autores brasileiros e estrangeiros consagrados em nosso meio e, uma ênfase espe cial às artes cênicas, plásticas e cinematográficas.

-A apresentação do caso, como se percebe, esquemati-za-se na investigação das si tuações existentes, descrevendo-se, inicialmente, o modelo sistêínico do ponto de vista institu cional, e em seguida, sob o aspecto de sua organização e fUI! cionamento. Busca-se retratar a dinâmica do atendimento e recolhe-se impressões captadas na rotina diária, numa tenta 3.1. O Modelo Sistêmico da Biblioteca Central

Gilberto Freyre (BCGF) 3. ESTUDO DE CASO

Cad. Bibliotecon., Recife (6) 171-180. jun. 1983

I

INFORMAÇÕES

I

- PERFIL DE INTERESSE DOS

USUÁRIOS

- DEMANDA

- LANÇAMENTOS BIBLIOGRÁFICOS

- EVENTOS CULTURAIS - GRAUS DE ACEITAÇÃO - PLANOS DE TRABALHO

- LEIS E REGULAMENTOS

I

PROCEDIMENTOS ADMINIST.

I

- ESTRUTURA ORGANIZATIVA

(ELABORAÇÃO)

- COORDENAÇÃO DE OPERAÇÕES

- INCENTIVOS FUNCIONAIS - LEIAUTE E EXPOSIÇ;ÃO DO

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO - AVALlACAo DOS ESFORÇOS

REALlZ"ADOS

- ELABORAÇÃO E APLlCAÇAo DE PESQUISA DAS .NECÉS-SIDADES DOS USUARIOS

- ACOMPANHAMENTO DO ATEN-DIMENTO AOS USU/(RIOS. (QUANTITATIVO E QUALITATIVO)

- REVISÃO DE OBJETIVOS - FORMULAÇÃO DE PLANOS

I

OPERAÇÕES

J

- AMPLIAÇAo DOS SERViÇOS • INCORPORAÇÃO DE

TECNOLOGIA • ATUALlZACÃQ E

MODERNIZAÇAO

- EFiCÁCIA ORGANIZACIONAL

Cad. Bibliotecon .• Recife (6) [ PROCEDIMENTOS TÊCNICOS

I

- FLUXO DE ATENDIMENTO AO USUÁRIO

- SELEÇÃO E AQUISiÇÃO DE OBRAS

- TOMBAMENTO...! CLASSIFICAÇAo E CATALOGAI'ÃO DAS OBRAS - NORMAS TÉCNICAS PARA A

CIRCULAÇAo DE OBRAS

(INTERNA E EXTERNAMENTE)

- ALOCAÇÃO E ACONDICIONA-MENTo DAS OBRAS

- ELABORAÇÃO DE CATÁLOGOS DAS OBRAS (ACERVO)

- LISTAGEM DAS AQUISiÇÕES FEITASI L1ST. EDITORIAIS - AVALIAÇÃO DAS SUGESTÕES - REViSÃO E CONSERVAÇÃO

DO ACERVO

I

RECURSOS

I

- HUMANOS

- FINANCEIROS -FíSICOS

I

MEIO

I

- ECONÔMICO - POLÍTICO - TECNOLÓGICO - SOCIAL

- MERCADO EDITORIAL

[OPERAÇÕES

I

- SATISFAÇÃO DO USUÁRIO

- AMPLIAÇÃO DA CLIENTELA - AMPLIAÇÃO DA ÁREA DE

3.2. Finalidades da BCGF

3.3. Organização e Funcionamento

de'

177

trinta anos, incluindo-se entre elas, a Biblioteca Central Gilberto Freyre (BCGF) (8). Com uma orientação especifica-mente voltada para a área social, o SESC empreendeu a im plantação de bibliotecas tendo em vista que o comerciário ~

por causa de sua atividade profissional (mercanti1izar),mui tas vezes descura de seu desenvolvimento intelectual (7).

-A BCGF foi reconhecida pelo Instituto Nacional do Livro (INL), na categoria de Biblioteca Especial, sob-o nú mero de registro 4088, nos termos do Decreto-Lei N9 48902~

de 27 de Agosto de 1960.

Trabalhando sempre com a classe comerciária e seus dependentes, no ano de 1981, ela passou também a atender à comunidade não-comerciária, especialmente a da área mais ca rente do bairro de Santo Amaro, onde ela está 10ca1izda

a

Rua Treze de Maio, 455, no Recife.

Tendo como princípios a centralização dos serviços técnicos e administrativos e a descentralização nas áreas de atendimento, o SESC, através do DR-PE, conta com uma re de de bibliotecas na Capital e no Interior. Neste ano de 1982, foi proposto e aprovado o Projeto de Reorganização das Bibliotecas, o qual recebeu o n9 00605/82. Em decorrência das decisões que foram tomadas, a Biblioteca Gilberto Frez re, do Centro de Atividades de Santo Amaro, foi colocada co mo o núcleo central da Rede de Bibliotecas Setoriais, pas sando a se denominar Biblioteca Central Giberto Freyre -(BCGF).

Os pontos principais do Projeto de Reorganização,im plantado em todas as suas etapas, são os seguint~s: -a. reforma nas instalações do prédio onde localiza-se a

BCGF, objetivando a ampliação de sua área física; b. aumento do quadro funcional e da dotação orçamentária

para fins de operacionalização das metas;

c. extinção da Biblioteca dos Técnicos do SESC-PE (como parte da estratégia de centralização dos serviços bi-bliotecários), transferindo-se o acervo de livros e pe

riódicos para a BCGF;

-d. criação do CEPAF - Centro de Estudos, Pesquisa e Ativi dades F01c1óricas,subordinado à SENCA - Seção de Ensinõ Supletivo e Cultura, o qual, veio reformular os padrões de atendimento e a clientela da BCGF;

e. implantação de novos métodos de processos técnicos de preparação de livros, tanto da BCGF, como das bib1iote cas setoriais.

A estrutura operativa implantada na BCGF, obedecen do à política de implantação, pode ser apresentada da se= guinte forma:

Chefia - a cargo de uma bibliotecária, que tem sob sua responsabilidade os seguintes setores: a.- Setor de Empréstimos - desenvolve o atendimen

to do usuário, as atividades de empréstimos -de livros, inscrição -de leitores e apuração da estatística diária;

Cad. Bibliotecon., Recife (6) : 171-180, jun. 1983 As bibliotecas do SESC tiveram origem há mais

Cad. Bib1iotecon., Recife (6) : 171-180, jun. 1983 Como finalidade da BCGF temos a considerar os obje tivos propostos no Rano Geral de Ação do SESC, que expres sa o seguinte " ••• a instalação de bibliotecas nos Departã mentos Regionais (DRs) atende objetivamente certas necessi= dades do comerciário, assim como de sua família, proporcio nando-1hes meio fácil e gratuito de melhorar sua cu1tura~

através da leitura escolhida e de programas cu1turais"(10). As bibliotecas instaladas nos Centros de Atividade~

constituem instrumento de motivação de grupos e lhes garan te a continuidade do vínculo associativo pela renovação dos centros de interesse.

Nesse sentido, a BCGF opera com uma estrutura fun ciona1 centralizada, incumbindo-se da preparação da 1istã bibliográfica e da se1eção de obras para aquisição, desen volvendo os processos ténicos, a distribuição e redistribui ção do acervo à rede de bibliotecas setoriais do SESCPE.

-O que se propõe no âmbito do SESC, é proporcionar uma educação global ao comerciário, ajustá-lo ao meio e fa zer dele um artífice de promoção da comunidade onde trabã lha, considerando-se que o comerciário brasileiro é benefI ciado por essa atividade educativa, que, sem dúvida o auxi= lia na lenta mobilidade da pirâmide social, sendo a bib1io teca, um complemento inestimável à escola e sobretudo, à vi

da profissional. (7).

-A BCGF atuando junto aos comerciários e seus depen dentes, oferece, através da pesquisa e da informação, o au menta da visualização do mundo moderno. ~, portanto, de in= teresse da biblioteca, a participação do usuário nas diver sas atividades por ela desenvolvidas, quer seja nos recI tais de poesia; nas feiras de livros; nos jornais murais; nas palestras; na hora do conto; nos concursos 1terários nos debates ou nas exposições de biografias, entre outras.

A meta precípua da BCGF é, cada vez mais, aumentara ponto de atração que ela representa, reformando menta1ida

des e formando lei tores.

-tiva de reproduzir as expecta-tivas de seus usuários. Vale salientar que a nossa intenção não é, simples mente, sugerir a BCGF como um típico modelo funcional, mas~

por via da abordagem feita, chegar às redes de informações, tendo como fim último, obter uma visão do papel do usuário, num dado sistema.

4. CONCLUSÃO

Reforçando a idéia de que o Modelo Funcional Genérico apresentado no início deste trabalho poderia ser aplicado a uma biblioteca qualquer, tomamos como um caso concreto a BCGF.

No decorrer de nossa exposição, verificamos as situações que nos propunhamos a analisar e, sob à guisa de conclusão, di~ tinguimos os seguintes aspectos:

a. conclui-se que em termos práticos, o modelo sistêmico, com

Cad. Bibliotecon., Recife (6) _{171-180, jun. 1983 179} A generic functional model, applied to any type Df library, starts the approach given in this paper. A systematic methodology can be then identified fron the "Systematic Mo-deI Df the Central Library _ Gilberto Freyre", represented by its compo nents and the defined relations be~ tween them, holding the user as the central figure. The Case Study show its trajectory as an organization in search Df its own identity and de monstrates the existence Df associa ted objectives. The valuation the user as the only mechanism capable Df making the gears run. is one Df the subjects treated in this paper, among others.

algumas variações mínimas, pode ser aplicado. Justifica-se: o modelo proporciona oportunidades de se identificar os sub sistemas básicos, envolvendo o uso de tecnologia e de impor~

tação e exportação de recursos, com os quais opera-se a en grenagem do referido modelo;

descobre-se que dando chance aos recursos humanos (usuários e funcionários), consegue-se fazer com que a organização em si mesma, desenvolva seu pleno potencial;

caracteriza-se a complexidade das relações entre as var~a

veis (biblioteca X usuários) e, paradoxalmente, conclui-se que elas são complexas no seu conjunto, tornando-se simplifi cadas à medida em que as respostas vão sendo obtidas: o usua rio mesmo com as limitações de transporte, tempo disponível-para o lazer e preocupações domésticas, prestigia os eventos culturais, desde que eles sejam tratados a um nível de ade quação às suas aspirações e necessidades;

explica-se, por via da abordagem sistêmica, que as leis da sobrevivência e do crescimento dos organismos vivos, gover nam a estrutura e as funções, também dos sistemas organiza dos. Em verdade, constata-se, que no caso da BCGF - um artT fício social -, estão presentes as proposições: ela não

e

um fim em si mesma e ela é um órgão da comunidade e sua exis tência somente se justifica pela contribuição que presta aos usuários, através de uma rede de comunicações humanas e so ciais. Amensagem que ela transmite, retorna, enfim, sob a forma de resultados e um eficaz desempenho organizacional. b.

c.

d.

Cad. Bibliotecon., Recife (6) : 171-180, jun. 1983 b. Setor Infantil - recepciona adiente1a infantil reunindo-a para as atividades da Hora do Con to e para teatralização de peças infantis; -c. Setor de Referências - auxilia e assiste ao

usuário nas atividades de pesquisa e consulta ao acervo;

d. Setor de Periódicos - auxilia e assiste ao usuário nos trabalhos bibliográficos, consul tas e leituras de periódicos;

e. Setor de Processamento Técnico - realiza as atividades de registro, catalogação, classifi cação e preparação de bolsos e etiquetas dos livros pertencentes à BCGF e às Bibliotecas Setoriais.

o

funcionamento da BCGF vem sendo realizado no ho

rar~o comercial,estendendo-se até às 2l:00h, sem intervaloS, visando o atendimento a todos aqueles que a procuram.

A

ênfase no atendimento,no entanto, vem sendo limi tada no que se refere ao empréstimo de livros: eles somente podem ser retirados pelos leitores pertencentes à classe comerciária e seus dependentes, excluindo-se os demais u~uá rios dessa modalidade de atendimento.

-Visando eliminar estas dificuldades, procura-se co brir eficientemente a atividade de atendimento ao usuário: principalmente o escolar, estimulando-se a demanda pela di vulgação da BCGF na rede de ensino a ela circunvizinha, eu fatizando-se as modalidades de consultas encontros de equT pes e mesmo, as atividades recreativas, que fazem parte do programa de auto-educação.

Por esses motivos, nota-se que os benefícios produ zidos são bilaterais: ganha a BCGF porque cumpre a final ida de para a qual foi criada e ganham os usuários, beneficia dos pelo intercâmbio de experiências, conhecimentos e a transmissão inter e intra-cultural.

A BCGF está, gradativamente, perdendo a condição de biblioteca de lazer e passando a assumir funções de pes quisa, de referência e de biblioteca escolar, ampliando-se-em todos os níveis, motivada pelas tendências da clientela.

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