O DESAFIO DA TRANSPARÊNCIA
Entenda o impacto do projeto nas organizações
e saiba como elas estão revendo seus processos.
Para entender como nasceu o eSocial, projeto do governo federal que unificará o envio das informações trabalhistas, é preciso voltar no tempo e conhecer a história do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que deu início a essa mudança.
Desde o ano 2000, governo e diversas entidades públicas estudavam meios para modernização das administrações tributárias. Em 2007, o SPED foi lançado como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC), cujo objetivo era informatizar a relação entre Fisco e seus contribuintes.
Após o processo de adequação, as empresas passaram a entregar suas obrigações tributárias aos órgãos fiscalizadores em formato digital. Com a implantação do SPED, em meados de 2009, representantes da Receita Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), e dos Ministérios do Trabalho e Emprego (MTE), da Previdência Social e da Fazenda se reuniram com empresas de diversos segmentos, tendo em vista a criação de um projeto piloto para estender o SPED à área trabalhista.
Nos anos seguintes, o grupo piloto passou a ser composto ainda pela Caixa Econômica Federal e por outras empresas convidadas a contribuir com o projeto. Assim nasceu o SPED Social ou EFD-Social, que, em 2012, deixou de ser subprojeto do SPED, dada sua complexidade, e ganhou o termo utilizado atualmente: eSocial.A LG lugar de gente entrou nesse seleto grupo, após ser convidada por um de seus clientes para representá-lo, compartilhar sua expertise e colaborar com o desenvolvimento do ambiente digital para qual o eSocial será encaminhado.
Os desafios do eSocial
O envio de informações ao eSocial será obrigatório a partir de 2018. Entretanto, são muitas as adequações pelas quais as empresas terão que passar. Segundo Jorge Campos, moderador do grupo SPED Brasil e Sócio-Diretor da Aliz Inteligência Sustentável, um dos maiores desafios impostos pelo eSocial às organizações é o “Conheça-se!”. “O Sistema eSocial traz consigo diversas mudanças como de tecnologia, processos, legislação, entre outras. Mas a principal delas é a mudança de cultura”, comenta Jorge Campos.
Não por acaso, uma pesquisa realizada no fim de 2013 pela PricewaterhouseCoopers (PwC), uma das mais influentes prestadoras de serviços de auditoria e consultoria do mundo, apontou que 32,6% das empresas veem a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao eSocial. O estudo foi realizado com 48 empresas de grande porte, de diferentes setores da economia, sendo 18 delas com mais de 3 mil funcionários e com capital nacional.
E não serão poucas as adequações. Afinal, a maior parte das obrigações acessórias que hoje são enviadas até o dia sete do mês subsequente, como Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD), passará a ser encaminhada em tempo real.
Assim como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) que são declarações anuais enviadas para o MTE e Receita Federal, respectivamente, se tornarão mensais.
De acordo com Jorge Campos, o cerne da questão do eSocial repousa sobre o fato de que o projeto extingue as obrigações acessórias, tornando-as obrigações principais.
Ou seja, as empresas terão de adequar a forma de envio, que, atualmente, dá margem para correções, já que é feito posteriormente a cada acontecimento. O mesmo não ocorre com o eSocial, que exige informações corretas e de qualidade, em um prazo em que as empresas não estão adaptadas. “O projeto eSocial trouxe para a mesa de discussão o reposicionamento da companhia em relação a algumas práticas não bem conduzidas, sejam em relação às Normas Regulamentadoras do MTE, que visam a proteção do trabalhador, seja no atendimento às cotas especiais de trabalhadores como menor aprendiz, pessoas com deficiências, entre outros”, ressalta Jorge Campos.
Ainda de acordo com a pesquisa da PwC, a maioria das organizações aguardava a publicação de um cronograma oficial definitivo. Apenas 41,7%, ou seja, menos da metade das empresas ouvidas, haviam montado uma estrutura dedicada especificamente às adequações do projeto. Na ocasião da pesquisa, o cronograma ainda previa o início do projeto em junho de 2014.
O que falta às empresas para investir no eSocial?
Conhecimento. Sim, o não domínio do assunto ainda é apontado como um dos entraves no processo de adequação às exigências do eSocial.
É o que mostra uma pesquisa feita pelo consultor e palestrante Roberto Dias Duarte junto às organizações contábeis. Segundo o estudo, realizado entre os meses de abril e maio de 2014, 80% dos entrevistados já haviam tido contato com o eSocial há mais de seis meses.
No entanto, o nível de compreensão dos impactos desse novo sistema nos procedimentos e na comunicação dos departamentos dentro de uma empresa ainda era relativamente baixo. O levantamento também mostrou que apenas um em cada quatro profissionais da área de contábeis se sentia preparado para planejar ou executar as mudanças necessárias para a adaptação ao eSocial. Cerca de 70% se declararam pouco ou nada prontos para programar, realizar as mudanças ou explicar a diretores e empresários os impactos do eSocial. Realidade preocupante, já que em empresas de pequeno porte é comum que toda a parte de legislação trabalhista seja realizada por escritórios contábeis.
Segundo Roberto Duarte, esse não é um contexto vivido apenas por profissionais da área de contábeis, e sim algo que atinge a maior parte das pessoas que lidam diretamente com a entrega de informações trabalhistas. “O fato merece maior investigação para obtermos dados precisos. Contudo, nas palestras que realizo em todo o Brasil, observo que os números são similares aos do mercado contábil. Claro que há ilhas de excelência empresarial no País, mas a realidade geral é outra”, explica o consultor.
Outro gargalo no processo de adequação é o baixo investimento em tecnologia e segurança da informação. Ainda de acordo com a pesquisa realizada por Roberto Duarte, 36,8% dos entrevistados nada pretendem investir em tecnologia da informação (TI), enquanto 27,8% informaram que vão dispender somente R$ 2 mil para isso. Paralelamente, os investimentos voltados à capacitação de mão de obra ainda são muito pequenos, de até R$ 2 mil, de acordo com 40,8% dos participantes, e inexistentes para 30,1%.
A falta de investimentos em capacitação e TI está diretamente relacionada a outro entrave: o não engajamento da alta gestão. O mesmo estudo mostrou que quando questionados sobre as maiores dificuldades para adequação ao eSocial por parte das organizações, quase 60% dos entrevistados responderam que as atividades mais difíceis são sensibilizar os gestores e empresários, bem como adequar os procedimentos e processos internos.
Sáttila Silva, Gerente de Planejamento da LG lugar de gente e atualmente à frente do eSocial na empresa, explica que desde o início das discussões do projeto, ainda no grupo piloto, percebia-se muita resistência às novas alterações. “Mudança é sempre algo que gera desconforto. No início do projeto, sentíamos resistência por parte de muitas empresas. Mas, com o decorrer das discussões, acredito que esse sentimento foi diminuindo, até porque está claro que o eSocial é uma realidade muito próxima.
Ainda assim, para que ele efetivamente saia do papel, é preciso que a alta gestão de empresa entenda a seriedade do projeto e invista nele”.
RH: o principal impactado com o eSocial
A pesquisa feita pela PwC também mostrou que o RH será o mais afetado pela adoção do eSocial, na opinião de 45% das empresas ouvidas pelo levantamento. De acordo com a PwC, as empresas percebem a área de RH como a mais afetada, principalmente, porque grande parte dos dados que serão fornecidos ao eSocial está relacionada à gestão de pessoas. No entanto, o estudo demonstrou que as organizações ainda não têm consciência do impacto dessas informações na própria operação do RH. Hoje, muitos dados que serão requeridos pelo eSocial são originados nas áreas operacionais e administrativas das organizações. E, para serem utilizados nos processos de RH, esses dados precisarão passar pela aprovação dos gestores dessas áreas. Processo que dificulta o atendimento das obrigações em tempo real, como será exigido no eSocial.
Segundo o estudo da PwC, o desafio das empresas não é apenas se adequar ao projeto eSocial, mas também manter a conformidade na entrega das informações, já que está em jogo uma mudança de comportamento dos gestores, no sentido de dar mais atenção à precisão e à tempestividade das informações que serão fornecidas.
Os dados apresentados no levantamento vão ao encontro da pesquisa realizada por Roberto Duarte, que identificou que 50% das informações solicitadas são oriundas do RH e as demais vêm dos setores financeiro, jurídico, medicina e segurança do trabalho, contábil, fiscal, entre outros.
Baseado no estudo, Roberto Duarte destaca a importância da área de gestão de pessoas no projeto. “Mesmo as informações sobre as quais o RH tem controle são originadas na operação diária da empresa. Dessa forma, o pessoal de recursos humanos depende das demais áreas para cumprir prazos e manter os dados coerentes”.
Prova disso é que uma das primeiras mudanças no dia a dia do RH será na folha de pagamento, principalmente para aquelas que possuem essa área descentralizada. O eSocial exigirá que as informações sejam agrupadas e enviadas em conjunto pela matriz da empresa. Ou seja, as organizações serão obrigadas a unificar as responsabilidades por dados trabalhistas, fiscais e previdenciários.
Fora toda o impacto que o eSocial trará aos processos do RH, outro ponto também deve ter atenção especial por parte da gestão de pessoas: as leis do trabalho. Segundo Jorge Campos, no projeto de preparação para o eSocial, muitas empresas estão descobrindo que estão à margem de vários temas da legislação trabalhista e previdenciária.
O palestrante Roberto Duarte ressalta que se adequar às leis trabalhistas não é uma tarefa fácil, mas é necessária para aumentar a governança nas empresas. “Por mais simples que seja o preenchimento das telas, nossa legislação trabalhista, cheia de lacunas e excessivamente detalhista e confusa, torna praticamente obrigatória aos empregadores a busca por auxílio de profissionais especializados. As relações entre capital e trabalho realmente caminham para um formalismo maior e, por que não dizer, para o mais puro profissionalismo. Certamente, nesse processo, organizações de todos os portes precisam de apoio para conduzir essa grande transformação no sentido de uma verdadeira ‘governança doméstica’”.
É possível falar em benefícios do projeto eSocial?
Para Jorge Campos, é indiscutível que o projeto tem um forte apelo arrecadatório, já que um dos principais objetivos do governo com o eSocial é facilitar o cruzamento de dados e combater a sonegação fiscal. Ainda assim, ele defende que o projeto também trará benefícios. “Em relação às empresas, o eSocial já está mudando aquelas que tomaram a iniciativa de dar prosseguimento ao projeto. Seja na discussão interna de cada tema, seja no reconhecimento da necessidade de revisar a política da companhia, seja no investimento necessário para implementação do projeto”.
A opinião de Jorge Campos também vai ao encontro do posicionamento das empresas participantes do estudo feito pela PwC. Os entrevistados alegaram que o eSocial proporcionará uma melhor capacidade de cumprimento da legislação em vigor. Outra expectativa destacada pelos respondentes está relacionada à eficiência dos processos de gestão de pessoas, à eliminação de erros e à redução de custos operacionais.
De acordo com o estudo, as organizações veem benefícios em potencial no eSocial, pois acreditam que se preparar adequadamente pode não apenas evitar desconfortos, como multas e atrasos, mas também sair dessa fase de transição com maior qualidade na gestão de pessoas.
Mas o que fazer para ser bem-sucedido nessa tarefa? Segundo Jorge Campos, o segredo é a escolha de bons parceiros.
“As empresas já aprenderam com o projeto SPED que a escolha de um bom parceiro é a chave para o sucesso. E posso dizer que, às vezes, mesmo a melhor escolha não garante o sucesso do projeto, porque vai depender da equipe interna, do gestor e do forte apoio e envolvimento da alta gestão. Mas o parceiro certo conseguirá reunir competências na gestão do projeto para motivar os times no conhecimento e na discussão das diversas legislações envolvidas, bem como na implementação ou atualização dos sistemas”.
A Gerente de Planejamento da LG, Sáttila Silva, também destaca que as empresas precisam fortalecer o relacionamento com seus fornecedores para que nenhuma adequação passe despercebida. “Com o eSocial, qualquer descumprimento das normas irá implicar em penalidade aos empregadores, por isso se faz tão necessário investir em soluções que garantam o cumprimento integral das leis trabalhistas. Na LG lugar de gente, por exemplo, as dúvidas repassadas por nossos clientes são levantadas pela equipe de Planejamento, que busca propor soluções para os diversos cenários e exigências legais”.
Quer saber mais sobre o tema eSocial?
Acesse: www.lg.com.br/ebooks
