Gerenciamento da Comunicação em projetos

(1)

ISBN: 85-225-0563-2.

Autores:

Lúcio Edi Chaves, Lúcio Edi Chaves,

Fernando Henrique da S.Neto, Fernando Henrique da S.Neto,

Gerson Pech, Gerson Pech,

Margareth Fabiola S. Carneiro.

Rio de Janeiro.

160 páginas. FGV. 2006.

Gerenciamento da Comunicação em projetos

(2)

Objetivo Geral:

Apresentar obra Apresentar obra

referencial de cunho referencial de cunho

didático a quem didático a quem

necessite aplicar de necessite aplicar de

forma eficaz, o forma eficaz, o

processo de processo de

comunicação nas suas comunicação nas suas

atividades em atividades em

projetos.

Gerenciamento da Comunicação em projetos

(3)

Gerenciamento da Comunicação em projetos Gerenciamento da Comunicação em projetos

Objetivo Específico:

Prover conhecimento Prover conhecimento

necessário à efetiva necessário à efetiva

gestão de projetos gestão de projetos

enfatizando o enfatizando o

compartilhamento das compartilhamento das

informações visando informações visando

garantir a garantir a

disseminação dessas disseminação dessas

mesmas informações mesmas informações

às partes às partes

interessadas.

(4)

Gerenciamento da Comunicação em Projetos Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Pesquisas recentes revelam que existe Pesquisas recentes revelam que existe entre os gestores a percepção de que a entre os gestores a percepção de que a

má comunicação é uma das principais má comunicação é uma das principais

causas de problemas em projetos.

Por outro lado, as mesmas pesquisas Por outro lado, as mesmas pesquisas

revelam que o Planejamento das revelam que o Planejamento das

Comunicações ainda é bastante Comunicações ainda é bastante

negligenciado pela maioria das negligenciado pela maioria das

corporações.

É neste contexto que vamos abordar o É neste contexto que vamos abordar o

Planejamento das Comunicações em Planejamento das Comunicações em

projetos.

Esse importante processo tem como Esse importante processo tem como

principal objetivo determinar as principal objetivo determinar as

necessidades de comunicação dos necessidades de comunicação dos

interessados (stakeholders) e gerar um interessados (stakeholders) e gerar um

Plano de Gerência das Comunicações Plano de Gerência das Comunicações

para o projeto.

(5)

Na edição de junho de 2005, a revista Na edição de junho de 2005, a revista

PM Network, reproduz uma pesquisa PM Network, reproduz uma pesquisa conduzida pela PCI Global (empresa conduzida pela PCI Global (empresa

de consultoria e treinamento em de consultoria e treinamento em

gerência de projetos, realizada durante gerência de projetos, realizada durante

um ano em diversas empresas de um ano em diversas empresas de

grande porte nos Estados Unidos da grande porte nos Estados Unidos da

América - berço da gestão de América - berço da gestão de

projetos).

Esta pesquisa, constatou que muitos Esta pesquisa, constatou que muitos

membros de equipes (e até mesmo membros de equipes (e até mesmo

alguns gerentes) não tinham a menor alguns gerentes) não tinham a menor idéia do que estava acontecendo em idéia do que estava acontecendo em

seus próprios projetos.

Para muitos, gerenciamento e anarquia Para muitos, gerenciamento e anarquia

são sinônimos.

E para você? Antônimos?

Será que são mesmo ou deveriam ser?

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(6)

66% dos entrevistados não sabia dizer se seus projetos estavam dentro ou fora do

orçamento planejado e quase 50% não soube informar se cumpririam o prazo.

A principal causa? Problemas de comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(7)

A mesma revista, na edição de setembro de

2005, cita um outro estudo com gerentes de TI

conduzido pela fabricante de hardware e integradora francesa BULL, que

apontou a “má

comunicação entre as

partes interessadas” como principal causa em 57%

dos casos de falhas em projetos.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(8)

No Brasil, a situação não é diferente: o fato de que a gestão da comunicação

ainda é muito negligenciada é reforçado pelo estudo

apresentado no “Fórum

Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de

Projetos 2005”, realizado pelo PMI-Rio. Uma das

conclusões do estudo foi que a “comunicação” é o

segundo fator menos

considerado pelas empresas durante a fase de

planejamento dos projetos.

O primeiro é “riscos”.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(9)

A Comunicação vem sendo considerada por apenas 30 das 80 empresas brasileiras pesquisadas, chegando a

míseros 37% do total.

O negligenciamento das

comunicações só perde para o negligenciamento de

riscos.

Será que em seus projetos, a comunicação é realmente gerida? O antônimo está se transformando em

sinônimo?

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(10)

 O processo de O processo de comunicação;

comunicação;

 Canais de comunicação; Canais de comunicação;

 Desafios de comunicação Desafios de comunicação para os gerentes de

para os gerentes de projetos;

projetos;

 O gerenciamento da O gerenciamento da

comunicação em projetos;

 Os processos de Os processos de gerenciamento da gerenciamento da

comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Visão Geral da Comunicação:

(11)

O processo de comunicação O processo de comunicação

(Aristóteles):

 Emissor; Emissor;

 O que a pessoa tentou O que a pessoa tentou dizer/comunicar;

dizer/comunicar;

 Receptor. Receptor.

Sabemos que entre o que se tinha em mente comunicar e o que foi

efetivamente comunicado, pode-se encontrar hiatos enormes.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(12)

O processo de comunicação O processo de comunicação

(Aristóteles):

Mensagem e significado

pretendidos

Codificação Canal Decodificação

Mensagem e significado percebidos

Feedback e significado

pretendido

Codificação

Ruído Decodificação Mensagem e significado percebidos

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(13)

 O processo de O processo de comunicação;

comunicação;

 Canais de comunicação; Canais de comunicação;

 Desafios de comunicação Desafios de comunicação para os gerentes de

para os gerentes de projetos;

projetos;

 O gerenciamento da O gerenciamento da

comunicação em projetos;

 Os processos de Os processos de gerenciamento da gerenciamento da

comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Visão Geral da Comunicação:

(14)

Canais de comunicação:

 Oral (85%); Oral (85%);

 Escrito (15%, dos quais 10% Escrito (15%, dos quais 10%

eletrônico/digital e 5%

impresso) impresso)

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Visão Geral da Comunicação:

(15)

 O processo de O processo de comunicação;

comunicação;

 Canais de comunicação; Canais de comunicação;

 Desafios de comunicação Desafios de comunicação para os gerentes de

para os gerentes de projetos;

projetos;

 O gerenciamento da O gerenciamento da

comunicação em projetos;

 Os processos de Os processos de gerenciamento da gerenciamento da

comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Visão Geral da Comunicação:

(16)

Desafios de comunicação para os gerentes de Desafios de comunicação para os gerentes de

projetos:



Barreiras à comunicação: Barreiras à comunicação:

•

Barreira do conhecimento/desconhecimento

Barreira do conhecimento/desconhecimento , ,

 Despreparo (de ambas as partes),Despreparo (de ambas as partes),

 Linguajar inadequado (tecnicistas falam o Linguajar inadequado (tecnicistas falam o

EXECUCIONÊS enquanto os administradores falam EXECUCIONÊS enquanto os administradores falam GERENCIALÊS. Cabe ao gerente da comunicação, GERENCIALÊS. Cabe ao gerente da comunicação, conhecer ambas linguagens),

conhecer ambas linguagens),

 Sobrecarga de dados,Sobrecarga de dados,

 Inabilidade com os equipamentos.Inabilidade com os equipamentos.

•

Barreira comportamental

Barreira comportamental , ,

 Desconfiança entre as partes,Desconfiança entre as partes,

 Preconceitos,Preconceitos,

 Hostilidades,Hostilidades,

 Ansiedades,Ansiedades,

 Desinteresses,Desinteresses,

 Omissões intencionais de fatos e/ou dados, Omissões intencionais de fatos e/ou dados,

 Inabilidade oitiva,Inabilidade oitiva,

 Falta de atenção (pode originar-se no Falta de atenção (pode originar-se no desinteresse)

desinteresse)

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Visão Geral da Comunicação:

(17)

Desafios de comunicação para os Desafios de comunicação para os

gerentes de projetos:



Barreiras à comunicação: Barreiras à comunicação:

•

Barreira organizacional,



Estruturas organizacionais piramidais Estruturas organizacionais piramidais totalmente engessadas e inflexíveis totalmente engessadas e inflexíveis como nas organizações militares;

como nas organizações militares;



Excesso de Excesso de

regulamentação/regulação/padronização regulamentação/regulação/padronização . .

•

Barreira técnica:



Equipamentos inacessíveis (cabeça de Equipamentos inacessíveis (cabeça de bacalhau ou “...é só para o

bacalhau ou “...é só para o relatório...”);

relatório...”);



Equipamentos obsoletos ou de baixa Equipamentos obsoletos ou de baixa qualidade de transmissão;

qualidade de transmissão;



Versões conflitantes de sistemas Versões conflitantes de sistemas informatizados como arquivos informatizados como arquivos

criptografados gerados pelo MS WORD, criptografados gerados pelo MS WORD, tentando ser aberto pelo BrOffice.org.

tentando ser aberto pelo BrOffice.org.

(O problema não é com o BROffice que não lê os arquivos (O problema não é com o BROffice que não lê os arquivos gerados pelo MS Word, mas sim por que o MS Word gera gerados pelo MS Word, mas sim por que o MS Word gera o código sem informá-lo na gravação.)

o código sem informá-lo na gravação.)

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Visão Geral da Comunicação:

(18)

Visão Geral da Comunicação Visão Geral da Comunicação

 O processo de O processo de comunicação;

comunicação;

 Canais de comunicação; Canais de comunicação;

 Desafios de comunicação Desafios de comunicação para os gerentes de

para os gerentes de projetos;

projetos;

 O gerenciamento da O gerenciamento da

comunicação em projetos;

 Os processos de Os processos de gerenciamento da gerenciamento da

comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(19)

 Importância da comunicação;Importância da comunicação;

 Eficácia da comunicação,Eficácia da comunicação,

 Forma de comunicação (a mais adequada, não a mais Forma de comunicação (a mais adequada, não a mais barata ou a mais fácil):

barata ou a mais fácil):

• Formal: Formal:

 Memorandos; Memorandos;

 Atas de reuniões; Atas de reuniões;

 Relatórios;Relatórios;

 Cartas; Cartas;

 Diagramas; Diagramas;

 Filmes; Filmes;

 Entrevistas (podcasts); Entrevistas (podcasts);

 Apresentações;Apresentações;

 Planilhas.Planilhas.

• Informal: Informal:

 Conversas nos corredores, nas baias, nos elevadores, no café, no Conversas nos corredores, nas baias, nos elevadores, no café, no banheiro (eficaz por ter que ser objetiva), por telefone, por

banheiro (eficaz por ter que ser objetiva), por telefone, por mensagens de texto, etc...;

mensagens de texto, etc...;

 Chats (MSN, Yahoo, GMail, etc...);Chats (MSN, Yahoo, GMail, etc...);

 Blogs;Blogs;

 Flogs (foto blogs);Flogs (foto blogs);

 Redes Sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn, Administradores, etc...);Redes Sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn, Administradores, etc...);

 Internet (sites de relacionamento);Internet (sites de relacionamento);

 Redes Interpessoais (formadores de opinião).Redes Interpessoais (formadores de opinião).

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

O gerenciamento da O gerenciamento da

comunicação:

(20)

Visão Geral da Visão Geral da

Comunicação Comunicação

 O processo de O processo de comunicação;

comunicação;

 Canais de comunicação; Canais de comunicação;

 Desafios de comunicação Desafios de comunicação para os gerentes de

para os gerentes de projetos;

projetos;

 O gerenciamento da O gerenciamento da

comunicação em projetos;

 Os processos de Os processos de gerenciamento da gerenciamento da

comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(21)

Os processos de Os processos de

gerenciamento da gerenciamento da

comunicação (PMBok 2004):

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(22)

O processo de comunicação O processo de comunicação

(PMBok):

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

1 2

(23)

O processo de comunicação O processo de comunicação

(PMBok):

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

3 4

(24)

Planejamento da Planejamento da

Comunicação Comunicação

O plano de comunicação O plano de comunicação : :

Aspectos básicos de um plano de Aspectos básicos de um plano de

comunicação:



Propósito Propósito : :

• Objetivos da comunicação do projeto Objetivos da comunicação do projeto (seja formal ou informal). Deve-se (seja formal ou informal). Deve-se atentar à possibilidade de distinção atentar à possibilidade de distinção

de níveis de detalhamento, por cada de níveis de detalhamento, por cada

parte interessada.



Método Método : :

• Mídia da comunicação no projeto; Mídia da comunicação no projeto;

• Formato da comunicação no projeto. Formato da comunicação no projeto.



Frequência Frequência : :

• Data; Data;

• Evento; Evento;

• Frequência da comunicação. Frequência da comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(25)

Execução da distribuição da Execução da distribuição da

comunicação do projeto:

 Distribuição da informação:

Distribuição da informação:

• Ad hoc: Sob demanda;Ad hoc: Sob demanda;

• Centralizada: Documentação padronizada e níveis Centralizada: Documentação padronizada e níveis de visibilidade definidos;

de visibilidade definidos;

• Colaborativa: Preconiza o trabalho em equipe, com Colaborativa: Preconiza o trabalho em equipe, com forte interdependência entre os integrantes de

forte interdependência entre os integrantes de uma equipe, e dela com as demais equipes do uma equipe, e dela com as demais equipes do mesmo projeto.

mesmo projeto.

 Comunicação face a face com as partes

Comunicação face a face com as partes interessadas

interessadas:

:

• Reuniões formais, previamente convocadas para Reuniões formais, previamente convocadas para esta única e exclusiva finalidade, com pauta

esta única e exclusiva finalidade, com pauta

fechada, não podendo tratar de quaisquer outros fechada, não podendo tratar de quaisquer outros assuntos.

assuntos.

 Encerramento e documentação final de projetos

Encerramento e documentação final de projetos : :

• Avaliação de cada um da equipe como um time;Avaliação de cada um da equipe como um time;

• Avaliação de cada componente da equipe pelo Avaliação de cada componente da equipe pelo gerente do projeto;

gerente do projeto;

• Avaliação dos clientes, usuários e Avaliação dos clientes, usuários e patrocinador(es);

patrocinador(es);

• Lições aprendidas;Lições aprendidas;

• Relatório Gerencial (sintético) Final do projeto;Relatório Gerencial (sintético) Final do projeto;

• Relatório Analítico Final do projeto;Relatório Analítico Final do projeto;

• Perpetuação da Curva “S” em sua última versão;Perpetuação da Curva “S” em sua última versão;

• Atestado de Capacidade Técnica ou Declaração de Atestado de Capacidade Técnica ou Declaração de Capacidade Técnica, emitida pelo cliente ou

Capacidade Técnica, emitida pelo cliente ou patrocinador (preferencialmente por ambos).

patrocinador (preferencialmente por ambos).

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

(26)

Monitoramento da Monitoramento da

Comunicação Comunicação

 Relatório de desempenho: Relatório de desempenho:

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Relatório de Análise de Valor Agregado - Responde às perguntas:

1) Onde estamos com relação ao custo que foi orçado para o projeto?

2) Onde estamos com relação à data planejada de conclusão do projeto?

3) Onde estamos em relação ao trabalho que já deveria estar concluído?

COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado.

É o custo acumulado que foi orçado para todo o trabalho agendado até um determinado ponto do projeto.

CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado.

É o custo acumulado que foi despendido no trabalho realizado até um marco do projeto.

COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado.

É o custo orçado para o trabalho que foi realizado até uma determinada data.

VC = Variação do Custo (VC=CRTR-COTR)

IDC = Índice de Desempenho do Custo. IDC=COTR/CRTR.

IDC<1: Custo acima do orçado; IDC=1: Custo igual ao orçado; IDC>1: Custo abaixo do orçado.

VP = Variação da Programação (VP=COTA-COTR)

IDP = Índice de Desempenho do Prazo. IDP=COTR/COTA.

IDP < 1: Projeto fora/além do prazo. IDP ≥ 1: Projeto dentro/aquém do prazo.

(27)

Monitoramento da Monitoramento da

Comunicação Comunicação

 Relatório de desempenho; Relatório de desempenho;

 Gerenciamento das partes Gerenciamento das partes interessadas:

interessadas:

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Dá-se por meio de reuniões e da atualização do plano de comunicação, que em última análise é o que garante o ajuste das informações aos requisitos estabelecidos pelas partes interessadas.

Tipos de reuniões existentes em projetos:

• De partida (Kick Off);

• De acompanhamento (Follow Up);

• Para registro e acompanhamento de problemas;

• Para registro e acompanhamento de mudanças;

• Para registro e acompanhamento de ações corretivas;

• Para registro e acompanhamento de ações preventivas;

• Para registro de lições aprendidas;

• De encerramento ou de entrega do projeto (Close Out).

(28)

Melhoria da Comunicação Melhoria da Comunicação



Relatório de desempenho; Relatório de desempenho;



Gerenciamento das partes interessadas; Gerenciamento das partes interessadas;

 Plano de Comunicação: Plano de Comunicação:

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Fase 1 - Partes interessadas no projeto:

Define cada parte interessada e suas expectativas;

Fase 2 - Eventos de Comunicação:

Define o que acontecerá: relatório, reunião, circular, memorandum, treinamento, apresentação, encontro, palestra, tele/videoconferência, seminário, congresso, conferência, etc.

Fase 3 - Cronograma de Comunicação:

Define quando cada evento ocorrerá ao longo do projeto, indicando preferencialmente a semana de ocorrência;

Fase 4 - Formatos de Comunicação:

Define o conteúdo dos instrumentos-chaves de comunicação. Ex: sumário da situação atual, realizações

atingidas, esforço e custo dispendidos, revisão do plano XYZ.

Fase 5 - Elementos de Comunicação:

Relaciona os elementos de comunicação que

suportam o projeto, definindo os grupos de audiência, os

canais de comunicação, os comunicadores e o fórum

adequado para receber “feedback”.

(29)