PUBLIC (PÚBLICO) 2021-10
Criando e gerenciando faturas
SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Invoice Management SAP Ariba Contract Invoicing
esa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados.
Conteúdo
Criando e gerenciando faturas. . . .4
Tópicos sobre a criação, a edição e o envio de faturas. . . . 5
Tipos de fatura. . . .5
Faturas com base no pedido de compra. . . .6
Faturas sem PO. . . .6
Faturas baseadas em contrato. . . 7
Faturas com base na folha de registro de serviços. . . .7
Como inserir uma fatura. . . .8
Como inserir faturas para itens que requerem verificação da fatura com base no recibo de mercadorias. . . .10
Como criar faturas para pedidos pendentes. . . .11
Como adicionar itens a uma fatura. . . .13
Como carregar e exibir uma imagem de uma fatura em papel . . . .14
Como adicionar impostos, débitos e descontos a uma fatura no nível do cabeçalho. . . .15
Como adicionar impostos, débitos e descontos a itens de linha em uma fatura. . . .17
Adicionando imposto sobre mercadorias e serviços (GST) da Índia em faturas. . . .20
Como adicionar informações de GST da Índia em uma fatura. . . .22
Como adicionar distribuições contábeis a linhas de fatura. . . 23
Como exportar e importar informações de distribuição de contabilidade. . . .24
Validação de planilha para distribuições de contabilidade. . . 27
Como adicionar e excluir comentários e anexos de arquivo no nível da linha. . . .30
Como adicionar e excluir comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho. . . 31
Como criar uma fatura fora do pedido de compra para um vendedor de única transação. . . .32
Como localizar e exibir faturas. . . .33
Localizando faturas de vendedor de única transação. . . .35
Como editar uma fatura. . . 35
Como editar os detalhes de um item de linha em uma fatura. . . .36
Como executar uma edição em massa dos detalhes para os itens de linha em uma fatura. . . .37
Como editar em massa informações contábeis em faturas. . . .38
Como copiar informações contábeis de um item de linha da fatura para vários itens de linha da fatura . . . 39
Como excluir em massa rateios contábeis para itens de linha da fatura . . . 40
Como editar em massa os códigos de mercadorias em itens de linha de faturas . . . .40
Como enviar uma fatura. . . 41
Aprovando um documento de fatura. . . 42
Usando mensagens para iniciar conversações a partir de faturas. . . 44
Pré-requisitos para o envio de mensagens. . . .44
Armazenamento de dados de mensagens e política de mensagens. . . 45
Configurações suportadas para mensagens. . . .46
Como iniciar uma nova conversação. . . .46
Como responder a uma mensagem de sua solução da SAP Ariba. . . .47
Como carregar e fazer download de anexos de arquivo de uma conversação. . . .48
Como fazer uma chamada telefônica para um usuário. . . 49
Como abrir um documento a partir de uma mensagem de e-mail. . . .50
Criando automaticamente itens de linha de fatura para faturas ICS falhadas. . . 50
Regras de aprimoramento para criar automaticamente itens de linha de fatura. . . .52
Padronizando impostos retidos na fonte a partir do local de remessa em faturas fora do pedido de compra. . . .53
O que fazer na interface do usuário ao padronizar impostos retidos na fonte. . . .54
Tópicos sobre exceções de conversão de faturas. . . . 56
O que são exceções de conversão de faturas. . . .56
Como localizar faturas com exceções de conversão. . . .57
Como resolver faturas com exceções de conversão. . . .58
Tópicos sobre avisos de crédito e avisos de débito. . . .59
Tipos de avisos de crédito e avisos de débito. . . .59
Ajustes de preço. . . .60
Como procurar por avisos de crédito e avisos de débito. . . 61
Como criar um aviso de crédito no nível do cabeçalho. . . 62
Como inserir um aviso de crédito no nível da linha. . . .63
Como inserir um aviso de débito ou crédito do item de linha para ajustar preços em itens de linha . . . .65
Dicas e práticas recomendadas para trabalhar com avisos de débito e crédito de ajuste de preço. . . 66
Referência de campo de cabeçalho de fatura. . . .68
Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura. . . .71
Criando e gerenciando faturas
Este guia destina-se a usuários compradores da SAP Ariba responsáveis por inserir, editar, monitorar e aprovar faturas.
Se o seu fornecedor enviar a você uma fatura em papel, você cria uma versão eletrônica na solução da SAP Ariba.
Este guia é aplicável a:
● SAP Ariba Buying and Invoicing
● SAP Ariba Invoice Management
● SAP Ariba Contract Invoicing
Para obter informações sobre como trabalhar com faturas na compra guiada, consulte o tópico seguinte na documentação da compra guiada: Gerenciando faturas na compra guiada.
Guias relacionados
Guia do Processo de Faturamento e Pagamento Reconciliando faturas
Gerenciando documentos de pagamento Gerenciando a concordância do contrato
Tópicos sobre a criação, a edição e o envio de faturas
Se o seu fornecedor lhe enviar uma fatura em papel, você cria uma versão eletrônica em seu site. Dependendo de sua função e da configuração de seu site, você pode exibir, editar, criar, aprovar e recusar faturas.
Tipos de fatura [página 5]
Como inserir uma fatura [página 8]
Como inserir faturas para itens que requerem verificação da fatura com base no recibo de mercadorias [página 10]
Como criar faturas para pedidos pendentes [página 11]
Como adicionar itens a uma fatura [página 13]
Como carregar e exibir uma imagem de uma fatura em papel [página 14]
Como adicionar impostos, débitos e descontos a uma fatura no nível do cabeçalho [página 15]
Como adicionar impostos, débitos e descontos a itens de linha em uma fatura [página 17]
Adicionando imposto sobre mercadorias e serviços (GST) da Índia em faturas [página 20]
Como adicionar distribuições contábeis a linhas de fatura [página 23]
Como exportar e importar informações de distribuição de contabilidade [página 24]
Como adicionar e excluir comentários e anexos de arquivo no nível da linha [página 30]
Como adicionar e excluir comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 31]
Como criar uma fatura fora do pedido de compra para um vendedor de única transação [página 32]
Como localizar e exibir faturas [página 33]
Localizando faturas de vendedor de única transação [página 35]
Como editar uma fatura [página 35]
Como editar em massa informações contábeis em faturas [página 38]
Como enviar uma fatura [página 41]
Aprovando um documento de fatura [página 42]
Usando mensagens para iniciar conversações a partir de faturas [página 44]
Criando automaticamente itens de linha de fatura para faturas ICS falhadas [página 50]
Padronizando impostos retidos na fonte a partir do local de remessa em faturas fora do pedido de compra [página 53]
Tipos de fatura
A SAP Ariba suporta a criação e a reconciliação de vários tipos de faturas.
Faturas com base no pedido de compra
As faturas baseadas em PO estão associadas a um ou mais pedidos de compra.
Se você receber uma fatura em papel com base no pedido de compra de um fornecedor, você cria uma fatura eletrônica com base no pedido de compra [página 8] na sua solução de faturamento da SAP Ariba. Por padrão, quando você cria uma fatura baseada em PO, os impostos, débitos e descontos especificados no pedido de compra, se existirem, não são copiados para a fatura. Você precisa aplicá-los manualmente na fatura com base na fatura em papel enviada pelo fornecedor. Se você for um aprovador para uma fatura eletrônica baseada em PO de um fornecedor, pode precisar corrigir os erros da fatura antes de aprová-la. Sua associação de grupo controla as faturas que você pode criar ou editar.
Nota
Seu site poderá suportar a padronização de impostos baseada em PO de impostos, débitos e descontos em faturas manuais. Nesse caso, as informações de imposto, tipo de débito e desconto são copiadas do pedido de compra.
Se seu fornecedor criar uma fatura usando a tarefa Criar fatura fora da PO no Ariba Network, mas incluir um Nº do pedido do cliente que corresponda a um pedido de compra seu existente no Ariba Network, sua solução de faturamento irá tratá-la como um pedido baseado em PO.
Para exibir o pedido de compra associado a uma fatura baseada em PO, clique no respectivo link no cabeçalho da fatura.
Informações relacionadas
Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 71]
Faturas sem PO
As faturas fora do pedido de compra são faturas que não estão associada a um pedido de compra.
Se você receber uma fatura em papel fora do pedido de compra de um fornecedor, você cria uma fatura eletrônica fora do pedido de compra [página 8] em sua solução de faturamento da SAP Ariba. Se você for um aprovador para uma fatura eletrônica fora do pedido de compra de um fornecedor, pode precisar corrigir os erros da fatura antes de aprová-la. Sua associação de grupo controla as faturas que você pode criar ou editar.
Quando seu fornecedor cria uma fatura usando a tarefa Criar fatura fora da PO no Ariba Network, sua solução de faturamento verifica se:
● O fornecedor especifica somente um Nº do pedido de vendas.
● O fornecedor especifica um Nº do pedido de vendas e um Nº do pedido do cliente, mas o valor especificado não corresponde a um pedido de compra existente em Ariba Network.
Faturas baseadas em contrato
As faturas baseadas em contrato estão associadas a um ou mais contratos que você tem com um fornecedor e devem usar as condições de preço do contrato.
Se você receber uma fatura em papel baseada em contrato de um fornecedor, você cria uma fatura eletrônica baseada em contrato [página 8] na sua solução de faturamento da SAP Ariba. Se você for um aprovador para uma fatura eletrônica baseada em contrato de um fornecedor, pode precisar corrigir os erros da fatura antes de aprová-la. Sua associação de grupo controla as faturas que você pode criar ou editar.
Os fornecedores só podem criar faturas baseadas em contrato se o seu site e a conta do comprador do Ariba Network de sua empresa estiverem configurados para o faturamento colaborativo. Os fornecedores criam faturas baseadas em contrato entrando em seu site para criar a fatura completa ou para adicionar itens do contrato ou itens do catálogo a uma fatura criada no Ariba Network.
Dependendo da configuração de seu site, os fornecedores poderão adicionar informações contábeis a faturas baseadas em contrato, e você ou o fornecedor poderão alterar os preços unitários, de modo que não
correspondam aos termos do contrato. Dependendo das opções de tolerância e de configuração de exceções das faturas de seu site, as alterações nos preços unitários poderão gerar exceções de fatura que exijam a resolução por um controlador de exceções de fatura antes da aprovação da fatura para pagamento.
Se o fornecedor inserir um endereço de e-mail no campo Endereço de e-mail do comprador, o usuário associado a esse endereço de e-mail é adicionado como Solicitante (em nome de) na fatura.
Para consultar o contrato associado a uma fatura baseada em contrato, clique no respectivo link no cabeçalho da fatura.
Informações relacionadas
Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 71]
Faturas com base na folha de registro de serviços
Se você receber uma fatura em papel com base na folha de registro de serviços de um fornecedor, você cria uma fatura eletrônica com base na folha de registro de serviços [página 8] na sua solução de faturamento da SAP Ariba.
Na configuração padrão, você pode criar uma fatura de serviço para uma ou várias folhas de registro de serviços que estão no estado Processado. As faturas de serviço incluem informações contábeis copiadas diretamente dos itens de linha nas folhas de registro de serviços de origem. As linhas da fatura de serviço que não correspondem às linhas da folha de registro de serviços, pedido ou contrato usam a configuração de informações contábeis padrão existente para faturas. Seu representante SAP Ariba pode configurar regras de determinação de contabilidade personalizadas para seu site que definem a contabilidade de fatura padrão com base na configuração de regras e não nas informações da folha de registro de serviços.
Nota
Por padrão, você não pode criar faturas (de vários pedidos de compra) de resumo para ordens de serviço. Cada fatura de serviço está limitada a uma folha de registro de serviços. Se existirem várias folhas de registro de serviços, será necessário criar uma fatura para cada folha.
Faturamento baseado na ordem sem criação de folhas de registro de serviços
Semelhante à criação de faturas com base em POs para itens de material, você pode optar por configurar sua solução de faturamento da SAP Aribapara ignorar o processo da folha de registro de serviços e criar faturas diretamente com base em ordens. Além desta configuração, você também pode configurar sua solução de faturamento da SAP Ariba para permitir a você enviar primeiro faturas com base em pedidos de compra e permitir à solução de faturamenro gerar essas faturas para gerar automaticamente folhas de registro de serviços. Estas faturas não são submetidas a aprovações, mas elas se deslocam para a próxima fase no fluxo de aprovação só depois de as folhas de registro de serviços geradas automaticamente estarem totalmente aprovadas. Se um aprovador rejeitar uma folha de registro de serviços gerada automaticamente, a fatura é cancelada
automaticamente.
Nota
Para evitar erros, recomendamos que você tenha um acordo com o fornecedor para garantir que você ou o fornecedor cria folhas de registro de serviços e faturas de serviço para um pedido.
Referências adicionais
Consulte Criando e gerenciando folhas de registro de serviços para obter maiores informações sobre o trabalho com folhas de registro de serviços.
Como inserir uma fatura
Se seu fornecedor enviar a você uma fatura em papel, você insere uma versão eletrônica na Soluções SAP Ariba Procurement. Você pode inserir faturas associadas a um ou mais pedidos, contratos ou folhas de registro de serviços. Você também pode inserir faturas que não estejam associadas a pedidos (faturas fora da PO).
Pré-requisitos
Você deve pertencer a um dos seguintes grupos para inserir uma fatura:
● Usuário para entrada de faturas
● Usuário de entrada de faturas (não incluídas na PO)
● Usuário de entrada de faturas (incluídas na PO e no contrato)
● Agente de faturas
● Gerente de faturas
Contexto
Dependendo de sua função e da configuração de seu site, você pode exibir, editar, criar, aprovar e recusar faturas.
Você pode criar um documento de fatura das seguintes formas:
● Manualmente, usando uma fatura em papel enviada por um fornecedor.
● Usando uma fatura de ICS que os provedores do serviço de conversão de fatura (ICS) enviam para seu site mediante o Ariba Network.
O valor total máximo para uma fatura é 999.999.999.999.999,99.
Nota
Para obter informações sobre como trabalhar com faturas na compra guiada, consulte o tópico seguinte na documentação da compra guiada: Gerenciando faturas na compra guiada.
Procedimento
1. No painel de instrumentos, clique em Criar Fatura .
2. Na página Entrada de faturas, selecione o tipo de fatura apropriado:
○ Fora da PO
○ Fatura baseada na PO
○ Fatura baseada em contrato
3. Para criar faturas baseadas no pedido de compra ou no contrato, clique em Selecionar junto ao campo Pedido ou Contrato e selecione os pedidos ou contratos apropriados.
4. Para criar uma fatura baseada na folha de registro de serviços, faça o seguinte:
a. Clique em Selecionar junto ao campo Pedido e selecione a ordem de serviço apropriada.
b. Clique em Selecionar junto ao campo Folhas de registro de serviços e selecione as folhas de registro de serviços apropriadas associadas ao pedido.
Nota
Você também pode abrir a página Entrada de faturas para criar uma fatura baseada na folha de registro de serviços clicando no botão Fatura em uma folha de registro de serviços. Se sua solução de faturamento da SAP Ariba estiver configurada para excluir o processo da folha de registro de serviços do fluxo de trabalho de compras, o botão Fatura está disponível no pedido correspondente.
5. Adicione itens de mercadorias ou serviços a serem faturados [página 13].
6. (Opcional) Carregue uma imagem de uma fatura em papel [página 14].
Para uma fatura de ICS, o nome do arquivo da fatura é exibido em vez do botão Carregar fatura.
7. (Se disponível) Para exibir a imagem da fatura em papel [página 14] para referência, abra a imagem da fatura em uma exibição marcada ou em uma janela nova.
8. Adicione impostos, débitos e descontos no nível do cabeçalho [página 15] e comentários e anexos [página 31] aos campos do cabeçalho da fatura na seção Informações do cabeçalho.
9. Adicione ou edite os seguintes detalhes na seção Itens de linha:
○ Distribuições contábeis [página 23].
○ Impostos, débitos e descontos no nível da linha [página 17].
○ Comentários e anexos de arquivo [página 30].
10.Envie a fatura [página 41].
Informações relacionadas
Referência de campo de cabeçalho de fatura [página 68]
Como inserir faturas para itens que requerem verificação da fatura com base no recibo de mercadorias [página 10]
Como inserir faturas para itens que requerem verificação da fatura com base no recibo de mercadorias
Quando você insere uma fatura baseada no pedido de compra para itens que estão marcados para verificação da fatura com base no recibo de mercadorias, seleciona recibos com base no pedido especificado. A seleção dos recibos adiciona os itens de linha à fatura.
Pré-requisitos
O pedido para o qual você está inserindo a fatura deve ter pelo menos um recibo associado.
Contexto
A verificação da fatura com base no recibo de mercadorias só funciona para faturas com base em pedidos de compra. Os contratos de liberação não são suportados.
Procedimento
1. Escolha Criar Fatura .
2. Escolha o fornecedor e insira o número da fatura do fornecedor.
3. Escolha o pedido de compra.
Se existirem itens no pedido marcados para a verificação da fatura com base no recibo de mercadorias, é exibido um campo Recibos. Este campo é para especificar todos os recibos associados ao pedido que você escolheu, para que esses recibos sejam também associados à fatura.
4. Clique no menu suspenso Recibos, procure e marque os recibos associados ao pedido e clique em Concluído.
Os itens de linha dos recibos que você escolheu aparecem na tabela de itens de linha. As colunas Recibos e Aviso de entrega, se exibidas, mostram os valores de qualquer item marcado para a verificação com base no recibo de mercadorias.
5. Preencha a restante fatura e envie-a.
Como criar faturas para pedidos pendentes
Para sites integrados com a SAP, os compradores e os fornecedores podem criar faturas com base no pedido de compra para itens de limite em um pedido pendente. No SAP Ariba Invoice Management, os usuários podem criar faturas com base em cópias de pedidos para itens de limite.
Pré-requisitos
● Os pré-requisitos para a criação de pedidos pendentes devem ser cumpridos. Consultar Pré-requisitos para pedidos pendentes.
● O parâmetro Application.Invoicing.ExcludeExceptionTypesForLimitOrderCategoryInvoices pode ser opcionalmente configurado para seu site. A SAP Ariba configura esse parâmetro para você. Peça ao seu contato de suporte designado para criar uma solicitação de serviço (SR) para configurar o parâmetro.
● Para evitar erros de contabilidade, o comprador e o fornecedor devem ter um acordo mútuo para garantir que somente um dos dois cria faturas com base em um pedido pendente.
Contexto
● Os compradores e fornecedores podem criar faturas com base no pedido de compra para itens marcados como itens de limite.
● No SAP Ariba Invoice Management, os usuários podem criar faturas com base em cópias de pedidos para itens de limite.
● Os compradores e fornecedores não podem adicionar itens do catálogo e não catalogados (ad hoc) em uma fatura para um item de limite. A adição de um novo item de linha ao copiar um item de limite também não é suportada.
● Você pode editar a quantidade de um item de limite em uma fatura, mesmo que a respectiva quantidade no pedido pendente correspondente seja especificada como um. Além disso, você pode enviar várias faturas para um item de limite individual em um pedido de compra.
● Quando você envia uma fatura, a solução da SAP Ariba verifica a fatura em relação ao seguinte:
○ Valor máximo especificado para um item de limite no pedido associado: A solução da SAP Ariba exibirá uma mensagem de aviso, se o valor faturado for superior ao valor máximo especificado para o item no pedido associado. Essa mensagem também será exibida, se existirem várias faturas para o item de limite e o valor total de todas as faturas for superior ao valor máximo especificado para o item no pedido
associado. Você pode ignorar a mensagem de aviso e enviar a fatura mesmo que o valor faturado seja superior ao valor máximo. A solução da SAP Ariba marca uma exceção para Variação do valor máximo da linha da PO no documento de reconciliação de fatura associado e adiciona o grupo Agente de fatura ao fluxo de aprovações da reconciliação de fatura para executar a ação adequada e resolver a exceção.
○ Data de referência na fatura: os usuários compradores e fornecedores podem enviar faturas, mesmo que a data de referência na fatura esteja fora do intervalo de datas de validade especificado no pedido de compra associado. A solução da SAP Ariba marca uma exceção para Variação do período do serviço de linha da PO no documento de reconciliação de fatura associado e adiciona o grupo Agente de fatura ao fluxo de aprovações da reconciliação de fatura para executar a ação adequada para resolver a exceção.
● As faturas consolidadas e os avisos de crédito não são suportados para itens de limite.
● Quando você cria uma fatura baseada em PO para um item de limite, o item é exibido como a primeira linha na seção Itens de linha da fatura. A coluna Código do pedido exibe o pedido correspondente a este item. Você não pode adicionar mais itens à fatura.
Procedimento
1. Abra o pedido pendente para o qual você deseja criar uma fatura e clique em Fatura.
A página Entrada de faturas é exibida e inclui todos os itens de limite na fatura.
Nota
Ao contrário da criação de faturas com base no pedido de compra para itens de material e serviço, você não pode criar faturas baseadas em pedido pendente diretamente a partir da página Entrada de faturas.
2. Se necessário, adicione distribuições de contabilidade aos itens.
3. Preencha a restante fatura e envie-a.
Se o valor da fatura for superior ao valor máximo configurado para um item de limite, será exibida uma mensagem de aviso. Clique em Enviar para ignorar a mensagem e enviar a fatura.
Informações relacionadas
Criando pedidos pendentes
Como adicionar distribuições contábeis a linhas de fatura [página 23]
Como inserir uma fatura [página 8]
Como adicionar itens a uma fatura
Você adiciona itens a faturas durante a respectiva criação ou edição.
Contexto
Você pode adicionar itens de catálogo a uma fatura baseada em PO, baseada em contrato ou a uma fatura fora de PO, se o fornecedor tiver um catálogo associado. Você também pode adicionar itens não catalogados a faturas.
Se você estiver criando uma fatura baseada em PO, por padrão, a seção Itens de linha contém todos os itens do pedido de compras que não foram totalmente faturados por faturas anteriores. Você pode editar o campo de quantidade para faturar parcialmente um item de linha do pedido de compra e pode excluir itens de linha para removê-los da fatura. Se necessário, você também pode adicionar itens adicionais a uma fatura baseada em PO.
O seu site também pode ser configurado de modo que inclua itens de linha totalmente faturados em faturas baseadas em PO. Neste caso, os itens de linha que já foram faturados são incluídos em faturas baseadas em PO subsequentes com uma quantidade de 0. Você pode utilizar esses itens de linha para faturar quantidades negativas relativamente a um pedido de compra faturado previamente, para faturar para mais que a quantidade no pedido de compra ou para adicionar impostos ou débitos adicionais a itens de linha completamente faturados previamente.
Procedimento
1. Para adicionar um item do catálogo a uma fatura, selecione Adicionar item Item do catálogo e realize os seguintes passos:
1. Procure os itens no catálogo ou clique os links apropriados para localizar os itens que você deseja.
2. Para adicionar um único item à fatura, insira a quantidade e clique no botão Adicionar item do item.
3. Para adicionar vários itens, insira quantidades para todos os itens selecionados e clique no botão Adicionar item na parte superior da lista de itens.
4. Para adicionar todos os itens em uma lista de itens, clique na caixa de seleção ao lado do botão Adicionar item na parte superior da lista e clique em Adicionar item.
2. Se o fornecedor não tiver um catálogo associado ou você desejar adicionar um item não catalogado, selecione Adicionar item Item não catalogado e execute as seguintes ações na página Adicionar item não catalogado:
○ Insira os detalhes do item de linha, como o código de mercadoria, a quantidade, a unidade de medida, o preço, o desconto e as informações contábeis.
No caso dos descontos, o valor deve ser um número negativo, para garantir que as acumulações relativamente aos contratos ou pedidos de compra relacionados são atualizados corretamente.
○ Edite a descrição completa, caso o seu site esteja ativado, de modo que permita isso.
Se você editar a descrição, a descrição breve (a descrição que usa os primeiros 50 caracteres da descrição completa) é também atualizada quando você salva a fatura.
○ Insira uma data de referência opcional.
As datas de referência são validadas somente para faturas de contrato de não liberação. A data de referência deve estar entre as datas de efetivação e vencimento dos contratos.
3. Adicione impostos, débitos ou impostos retidos na fonte para o item de linha.
4. Para excluir, copiar ou editar um item, selecione o item na seção Itens de linha e realize a ação apropriada:
○ Selecione a opção apropriada do menu Excluir para excluir valores de impostos, débitos ou desconto da fatura.
○ Selecione Excluir Itens para excluir um item de linha da fatura.
○ Clique em Copiar para adicionar uma cópia do item à fatura.
○ Clique em Editar e depois faça as alterações necessárias para editar os valores contábeis, de impostos, débitos ou desconto do item de linha.
5. Clique em Atualizar para atualizar o valor total da fatura.
Informações relacionadas
Como editar os detalhes de um item de linha em uma fatura [página 36]
Como adicionar distribuições contábeis a linhas de fatura [página 23]
Como enviar uma fatura [página 41]
Aprovando um documento de fatura [página 42]
Como carregar e exibir uma imagem de uma fatura em papel
Pré-requisitos
Ao criar uma fatura, você pode optar por anexar uma imagem da fatura em papel correspondente na página Entrada de faturas. Você também pode exibir a imagem carregada para uma referência lado a lado enquanto insere dados na página Entrada de faturas.
As seguintes condições são aplicadas quando você carrega ou exibe imagens das faturas em papel na página Entrada de faturas:
● As imagens dos seguintes formatos de arquivo são suportadas: PDF, GIF, JPEG, JFIF e PNG.
● Você não pode carregar mais de um arquivo de imagem de uma fatura em papel.
● O tamanho máximo combinado do arquivo da imagem da fatura e de outros anexos de arquivo que você pode carregar na página Entrada de faturas é de 100 MB.
● Independentemente do formato de arquivo no qual as imagens de fatura são carregadas, a imagem é renderizada no formato PNG quando você a exibe em uma exibição marcada ou em uma nova janela do navegador.
● No caso de imagens de faturas carregadas no formato de arquivo PDF, você pode exibir somente as primeiras 15 páginas de uma fatura quando exibe a imagem.
Nota
Você pode configurar sua solução de faturamento para alterar a configuração padrão do número de páginas de uma fatura carregada que podem ser exibidas. Para ajudá-lo com esta configuração, peça ao
seu contato de suporte designado que registre uma solicitação de serviço e um representante do Suporte ao cliente SAP Ariba entrará em contato com você.
● As imagens de faturas em papel não são copiadas na página Entrada de faturas quando uma fatura é criada como cópia de uma fatura existente.
Procedimento
1. Na página Entrada de faturas, clique em Carregar fatura.
2. Clique em Selecionar arquivo e vá para o local do arquivo de imagem.
3. Selecione o arquivo apropriado e clique em Carregar.
4. Para exibir a imagem da fatura, execute uma das seguintes ações:
○ Clique no ícone para mostrar a fatura para marcar a exibição da imagem na página Entrada de faturas.
○ Clique no ícone de janela nova para exibir a imagem em uma janela nova do navegador.
Nota
Para excluir uma imagem, clique no ícone de exclusão próximo ao nome de arquivo da imagem.
Como adicionar impostos, débitos e descontos a uma fatura no nível do cabeçalho
Você pode adicionar impostos, débitos, impostos retidos na fonte e descontos a uma fatura no nível do cabeçalho.
Contexto
As regras seguintes são aplicáveis quando você adiciona impostos, débitos, impostos retidos na fonte e descontos em faturas no nível do cabeçalho:
● Impostos: você pode adicionar impostos no nível do cabeçalho ou no nível do item de linha mas não em ambos.
No nível do cabeçalho, você pode adicionar impostos usando somente tipos de imposto. Você só pode adicionar um tipo de imposto uma vez.
Os fornecedores só podem adicionar impostos a débitos no nível da linha. Quando a exceção Fatura com erros de cálculo ou Falha no cálculo do imposto for acionada, pode ser porque o fornecedor adicionou o imposto a um débito no nível do cabeçalho ao criar uma fatura.
● Débitos: você pode adicionar débitos em faturas no nível do cabeçalho e no nível do item de linha, mas não pode adicionar o mesmo tipo de débito em ambos os níveis. Por exemplo, se você adicionar uma taxa de entrega no nível do cabeçalho, não pode adicionar uma taxa de entrega no nível do item de linha.
● Impostos retidos na fonte: você pode adicionar impostos retidos na fonte em faturas no nível do cabeçalho ou no nível do item de linha mas não em ambos. O valor do imposto retido na fonte deve ser um número negativo.
● Desconto: você pode adicionar um desconto único no nível do cabeçalho ou no nível do item de linha mas não em ambos. O valor do desconto deve ser um número negativo.
Dependendo dos requisitos fiscais do seu país/região, você pode precisar incluir impostos sobre as taxas de entrega e de remessa especial. Você pode fazer isso adicionando um tipo de imposto no nível do cabeçalho ou do item de linha e especificando o valor de imposto aplicável.
As informações contábeis para os impostos e os débitos do nível do cabeçalho são baseadas nas informações contábeis do primeiro pedido de compra ou item de linha do contrato na fatura.
A coluna Taxa do imposto mostra a porcentagem do imposto. Esse campo só é editável para impostos com base em porcentagem. Para impostos com base no valor, a taxa é calculada com base no valor no campo Valor.
A coluna Valor mostra o valor do imposto. Esse campo só é editável para impostos com base no valor. Para impostos com base em porcentagem, o valor é calculado com base no valor no campo Taxa do imposto.
Procedimento
1. Abra a fatura e clique em Editar.
2. Na seção Impostos, débitos e descontos de cabeçalho da fatura, faça o seguinte para adicionar impostos, débitos ou descontos:
○ Para adicionar um imposto, execute as seguintes ações:
1. Selecione Adicionar Impostos .
2. Na caixa de diálogo Adicionar imposto, selecione o tipo de imposto.
3. Especifique o valor do imposto e clique em Adicionar.
Nota
Se você aplicar o mesmo tipo de imposto novamente, o valor de imposto original é substituído pelo novo valor.
Para alterar a porcentagem para impostos com base em porcentagem, edite a taxa na coluna Taxa do imposto.
Para alterar o valor para impostos com base no valor, edite o valor na coluna Valor.
○ Para adicionar um débito, execute os seguintes passos:
1. Selecione Adicionar Débitos .
2. Na caixa de diálogo Adicionar débito, selecione um tipo de débito.
3. Especifique o valor do débito e clique em Adicionar.
Nota
Se você aplicar o mesmo tipo de débito novamente, o valor do débito original é substituído pelo novo valor.
○ Para adicionar um imposto retido na fonte, execute os seguintes passos:
1. Selecione Adicionar Impostos retidos na fonte .
2. Na caixa de diálogo Adicionar imposto retido na fonte, selecione um tipo de imposto retido na fonte.
3. Especifique o valor do imposto retido na fonte e clique em Adicionar. O valor do imposto retido na fonte deve ser um número negativo.
○ Para adicionar um desconto, execute os seguintes passos:
1. Selecione Adicionar Desconto .
2. Na linha nova adicionada à tabela, especifique o valor do desconto como um valor negativo.
3. Para alterar a descrição do desconto, clique no link Detalhes na linha para o desconto e efetue as alterações no campo Descrição.
Por padrão, o campo Descrição não é visível na página Desconto. Para exibir este campo, clique no ícone Opções do menu da tabela e depois clique em Descrição.
Para excluir um imposto, débito, imposto retido na fonte ou desconto do nível do cabeçalho, selecione-o na seção Impostos, débitos e descontos de cabeçalho e clique em Excluir.
3. Para alterar a moeda na qual o débito é avaliado, clique no link do código da moeda e selecione uma moeda ou selecione Outros, para ver todas as moedas disponíveis.
4. Para adicionar condições de pagamento à fatura, clique em selecionar junto ao campo Condições de pagamento e escolha as condições de pagamento apropriadas.
5. Clique em Atualizar para atualizar os valores que você inseriu e o valor da fatura.
6. Para exibir o resumo da fatura, clique em Detalhes junto ao campo Resumo de faturas.
Informações relacionadas
Como editar os detalhes de um item de linha em uma fatura [página 36]
Como adicionar itens a uma fatura [página 13]
Como adicionar impostos, débitos e descontos a itens de linha em uma fatura [página 17]
Como enviar uma fatura [página 41]
Aprovando um documento de fatura [página 42]
Como adicionar impostos, débitos e descontos a itens de linha em uma fatura
Você pode adicionar impostos, débitos, impostos retidos na fonte e descontos a uma fatura no nível do item de linha. Se o seu site estiver integrado com um sistema SAP ERP, certifique-se de que os impostos retidos na fonte são somente aplicados no nível do cabeçalho, uma vez que os sistemas SAP ERP não suportam atualmente os impostos retidos na fonte aplicados no nível do item de linha.
Contexto
As regras seguintes são aplicáveis quando você adiciona impostos, débitos, impostos retidos na fonte e descontos em faturas no nível do item de linha:
● Impostos: você pode adicionar impostos no nível do cabeçalho ou no nível do item de linha mas não em ambos.
No nível do item de linha, você pode adicionar impostos usando vários tipos de imposto ou um código de imposto único. No entanto, você precisa usar uma forma comum para aplicar impostos em todos os itens de linha. Isto é, você não pode aplicar tipos de imposto em alguns itens de linha e códigos de imposto noutros.
Se o fornecedor desejar adicionar o imposto a um débito, o parâmetro
Application.Invoicing.EnableTaxesOnShippingAndHandlingItems precisa ser definido como Sim pelo Suporte SAP Ariba. Se o parâmetro não estiver ativado, a exceção Fatura com erros de cálculo ou Falha no cálculo do imposto poderá ser acionada porque o fornecedor adicionou o imposto a um débito ao criar uma fatura.
● Débitos: você pode adicionar débitos em faturas no nível do cabeçalho e no nível do item de linha, mas não pode adicionar o mesmo tipo de débito em ambos os níveis. Por exemplo, se você adicionar uma taxa de entrega no nível do cabeçalho, não pode adicionar uma taxa de entrega no nível do item de linha.
Algumas empresas, após a compra de ativos, também necessitam contabilizar os débitos associados ao capitalizar esses ativos. Na configuração padrão para sites integrados com o SAP ERP, os débitos no nível do cabeçalho não são pró-rateados automaticamente em itens de linha do item (itens com valor de atribuição de conta como A) em uma fatura. Se estiver ativado para seu site, cada débito no nível do cabeçalho de uma fatura, composto por pelo menos um item do patrimônio, pode ser distribuído por todos os itens de linha na fatura. A solução de faturamento da SAP Ariba distribui um débito no nível do cabeçalho em relação a cada valor do item de linha no documento de reconciliação da fatura correspondente criado depois de a fatura ter sido totalmente aprovada. O registro Histórico de um documento de reconciliação da fatura inclui as entradas correspondentes quando os débitos no nível do cabeçalho são distribuídos pelos itens de linha em uma fatura.
Para ativar esse recurso, peça ao seu contato de suporte designado que registre uma solicitação de serviço e um representante do Suporte ao cliente SAP Ariba entrará em contato com você.
Nota
Se necessário, os administradores de clientes devem desativar a exceção Variação do valor de débito da linha da PO. Isso garante que as exceções para variações do valor de débito da linha não são acionadas quando os débitos no nível do cabeçalho pró-rateados são adicionados aos débitos no nível da linha.
● Impostos retidos na fonte: você pode adicionar impostos retidos na fonte em faturas no nível do cabeçalho ou no nível do item de linha mas não em ambos. No nível do item de linha, você pode adicionar impostos retidos na fonte usando vários tipos de imposto ou um código de imposto único. No entanto, você precisa usar uma forma comum para adicionar impostos retidos na fonte em todos os itens de linha. Isto é, você não pode adicionar tipos de imposto em alguns itens de linha e códigos de imposto noutros.
● Desconto: você pode adicionar um desconto único no nível do cabeçalho ou no nível do item de linha mas não em ambos. O valor do desconto deve ser um número negativo.
Dependendo dos requisitos fiscais do seu país/região, o seu site pode ser configurado para permitir que você insira impostos sobre taxas de entrega e de remessa. Você pode adicionar itens de linha de entrega e de remessa
especial na fatura e, depois, adicionar impostos a esses itens de linha. Se você ativar a interface do usuário da fatura avançada, não pode adicionar impostos a linhas de entrega e de remessa especial. Você precisa adicionar um imposto ao item de linha da fatura e especificar o valor de imposto aplicável.
Nota
Você não pode adicionar o imposto ou outra taxa a itens de linha associados a categorias de compras (como o trabalho temporário).
Procedimento
1. Abra a fatura e clique em Editar.
2. Na tabela Itens de linha, selecione os itens de linha aos quais você deseja adicionar o imposto, o débito ou o desconto e execute uma das seguintes ações:
○ Para adicionar um imposto, execute as seguintes ações:
1. Selecione Adicionar detalhes do item Impostos .
2. Na caixa de diálogo Adicionar imposto, selecione o tipo de imposto ou o código de imposto.
3. Para tipos de imposto, especifique o valor do imposto e clique em Adicionar.
Nota
Se você aplicar o mesmo tipo de imposto novamente, o valor de imposto original é substituído pelo novo valor. Se o item de linha já tiver um código de imposto e você adicionar outro código de imposto, o código de imposto existente é substituído pelo novo.
○ Para adicionar um débito, execute as seguintes ações:
1. Selecione Adicionar detalhes do item Débitos .
2. Na caixa de diálogo Adicionar débito, selecione o tipo de débito.
3. Especifique o valor do débito e clique em Adicionar.
Se você aplicar o mesmo tipo de débito novamente, o valor do débito original é substituído pelo novo valor.
○ Para adicionar um imposto retido na fonte, execute as seguintes ações:
1. Selecione Adicionar detalhes do item Impostos retidos na fonte .
2. Na caixa de diálogo Adicionar imposto retido na fonte, selecione um tipo de imposto retido na fonte ou código de imposto.
3. Para tipos de imposto, especifique o valor do imposto retido na fonte e clique em Adicionar. O valor do imposto retido na fonte deve ser um número negativo.
○ Para adicionar um desconto, especifique o valor do desconto como um valor negativo no campo Desconto.
O imposto, o débito ou o desconto adicionado aos itens de linha é exibido nas respectivas colunas na tabela Itens de linha.
3. Para exibir os detalhes de impostos, débitos ou impostos retidos na fonte aplicados a um item de linha, clique no valor de imposto, débito ou imposto retido na fonte exibido na tabela Itens de linha.
A tabela Impostos, Débitos ou Impostos retidos na fonte é exibida a seguir aos detalhes do item de linha.
Você pode editar ou excluir tipos de débitos ou impostos individuais nesta tabela.
A coluna Taxa do imposto mostra a porcentagem do imposto. Esse campo só é editável para impostos com base em porcentagem. Para impostos com base no valor, a taxa é calculada com base no valor no campo Valor.
A coluna Valor mostra o valor do imposto. Esse campo só é editável para impostos com base no valor. Para impostos com base em porcentagem, o valor é calculado com base no valor no campo Taxa do imposto.
4. Para alterar a moeda na qual o débito é avaliado, clique no link do código da moeda e selecione uma moeda ou selecione Outras para ver todas as moedas disponíveis.
5. Clique em Atualizar para atualizar os valores de imposto, débito, desconto e imposto retido na fonte na fatura.
6. Para exibir os totais de impostos, débitos, descontos e impostos retidos na fonte aplicados na fatura, clique no link Detalhes junto ao campo Resumo de faturas.
Informações relacionadas
Como editar os detalhes de um item de linha em uma fatura [página 36]
Como adicionar impostos, débitos e descontos a uma fatura no nível do cabeçalho [página 15]
Como adicionar itens a uma fatura [página 13]
Como adicionar distribuições contábeis a linhas de fatura [página 23]
Como enviar uma fatura [página 41]
Aprovando um documento de fatura [página 42]
Adicionando imposto sobre mercadorias e serviços (GST) da Índia em faturas
Com efeito a partir de 1 de julho de 2017, todos os negócios operando nos estados e nos territórios da união da Índia devem seguir a legislação do imposto sobre mercadorias e serviços (GST) da Índia de 2016. O GST é um imposto sobre valor agregado cobrado a mercadorias e serviços desde a fabricação ao consumo final.
Ao abrigo do GST, todas as mercadorias e serviços negociados na Índia são classificados segundo o Sistema Harmonizado da Nomenclatura (HSN) e o sistema do Código de Contabilidade de Serviços (SAC). O GST para mercadorias e serviços é determinado com base no código HSN ou no código SAC de um item.
A solução de faturamento suporta as seguintes informações para cumprir os requisitos das regras do GST na Índia:
● Números de identificação do GST (GSTIN) de organizações do comprador e do fornecedor em faturas
● Códigos de classificação atribuídos aos itens de linha em faturas
● Números de nota fiscal em faturas
Componentes do GST
Dependendo de se uma transação comercial é intra-estadual ou interestadual, os componentes do GST são determinados da seguinte forma:
● SGST e UTGST: o GST estadual ou SGST é um imposto cobrado pelo respectivo governo estadual a
suprimentos de mercadorias e serviços dentro do estado. Os impostos estaduais anteriores, como o imposto sobre valor agregado (ICMS), imposto sobre diversões públicas, imposto sobre bens de luxo e imposto de entrada estão englobados no SGST.
Semelhante ao SGST, o UTGST ou GST do Território da União é um imposto cobrado pelo respectivo território da união.
● CGST: o GST central ou CGST se refere a impostos cobrados pelo governo central a suprimentos de mercadorias e serviços dentro de um estado. Os impostos centrais anteriores, como o imposto seletivo central, o imposto seletivo adicional, o imposto seletivo especial, o imposto sobre vendas central e o imposto sobre serviços estão englobados no CGST.
● IGST: o GST integrado ou IGST é o imposto cobrado ao suprimento de mercadorias e serviços nas transações interestaduais na Índia. Os impostos cobrados ao abrigo do IGST são compartilhados pelo governo central e pelo respectivo governo estadual com base nas taxas especificadas pelo governo central.
A imagem a seguir ilustra o modo como o SGST, o CGST e o IGST são aplicados a mercadorias e serviços.
Para obter maiores informações sobre taxas de impostos no GST e sobre as diretrizes mais recentes, consulte o site da Direção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre Consumo em: http://www.cbec.gov.in/
htdocs-cbec/gst .
Pré-requisitos
● Todos os compradores e fornecedores com uma rotatividade anual acima de determinado limite devem ser registrados no GST em cada estado ou território da união onde operam. O limite varia dependendo de se um estado ou território da união está classificado como um estado de categoria especial. Para obter maiores informações sobre os requisitos de registro, consulte o site da Direção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre Consumo: http://www.cbec.gov.in/htdocs-cbec/gst .
● Os compradores e fornecedores devem ter números de identificação do GST (GSTIN) separados para cada estado onde registraram seu negócio. O GSTIN se refere a um código de identificação de 15 caracteres de âmbito estadual e exclusivo para contribuintes na Índia conforme o novo regime do GST. Os primeiros dois dígitos deste código de identificação representam o código do estado. Por exemplo, "29" no GSTIN
"29BFEQB4818G1Z5” é o código do estado para Karnataka.
● Para incluir números de identificação do GST em faturas, você deve ter informações sobre o GSTIN do fornecedor e os números da nota fiscal nas faturas.
● Por padrão, os GSTINs de suas organizações do comprador e do fornecedor não são preenchidos automaticamente em faturas. Por isso, você deve inserir GSTINs manualmente quando cria uma fatura.
Você pode optar por configurar sua solução de faturamento para preencher automaticamente os GSTINs quando você cria uma fatura. Entre em contato com o Suporte ao cliente SAP Ariba para obter ajuda na personalização de sua solução de faturamento para que ela preencha automaticamente os GSTINs em faturas.
● Seu administrador deve concluir as seguintes tarefas:
○ Definir os códigos de estado e adicionar os valores do código do estado aos endereços dos centros ou locais dos fornecedores na Índia.
○ Mapear os códigos HSN e SAC para os códigos de mercadoria definidos na sua solução de faturamento.
Para obter maiores informações, consulte o guia Configuração de Taxas e Impostos .
Informações relacionadas
Como adicionar informações de GST da Índia em uma fatura [página 22]
Como adicionar informações de GST da Índia em uma fatura
Você pode incluir informações específicas do imposto sobre mercadorias e serviços (GST) em faturas. O GST é um imposto sobre valor agregado cobrado a mercadorias e serviços desde a fabricação ao consumo final.
Procedimento
1. Abra a fatura.
2. Na seção Detalhes do GST, insira os valores para os campos Código do GST do comprador, Código do GST do fornecedor e Número da nota fiscal.
Nota
A solução de faturamento não atualiza dados mestre dos GSTINs para locais de comprador e fornecedor para validar números de nota fiscal ou o formato dos GSTINs que você insere em faturas. Certifique-se de que você verifica os GSTINs e os números de imposto antes de enviar a fatura.
Como adicionar distribuições contábeis a linhas de fatura
A adição de distribuições contábeis a linhas de fatura atribui partes dos valores de linha a diferentes unidades contábeis em uma organização.
Pré-requisitos
● O seu site deve ser configurado para permitir os rateios contábeis.
● Seu site deve estar ativado para configurar rateios contábeis para impostos retidos na fonte.
Contexto
Nota
Você pode configurar rateios contábeis para impostos, débitos e descontos em faturas e reconciliações de fatura no nível do cabeçalho ou no nível do item de linha de uma fatura ou um documento de reconciliação de fatura (IR). Para um documento de IR, você configura rateios contábeis na guia Visualização de linha.
Procedimento
1. Escolha uma das seguintes opções:
○ Para configurar um rateio contábil para um item contábil no nível do cabeçalho de uma fatura ou um documento de IR, na seção Impostos, débitos e descontos de cabeçalho, clique no dígito entre parênteses na coluna Contabilidade.
○ Para configurar um rateio contábil para um item de linha em uma fatura ou um documento de IR, na seção Itens de linha, clique no dígito entre parênteses na coluna Contabilidade.
A página Gerenciar contabilidade é exibida. Dependendo dos itens contábeis que você adicionou, esta página inclui uma ou todas as seções seguintes:
○ Dados contábeis da linha
○ Contabilidade fiscal
○ Impostos retidos na fonte
○ Debitar dados contábeis
○ Dados contábeis de desconto
2. Clique em Adicionar rateio na seção Dados contábeis da linha para adicionar grupos adicionais.
3. A partir do menu suspenso Ratear por, selecione um dos seguintes métodos:
○ Valor (valor da moeda)
○ Porcentagem (porcentagem do custo total)
○ Quantidade (número de itens)
Nota
No SAP Ariba Invoice Management, se o pedido associado for uma cópia do pedido do ERP, você deverá escolher Porcentagem. O rateio por valor ou quantidade não é suportado se o pedido for uma cópia do pedido do ERP.
4. Insira os valores de rateio para cada grupo.
O valor padrão para o grupo 1 é 100%. Os valores individuais que você insere devem ser iguais ao valor total.
Por exemplo, se o valor total da linha for $1000 e existirem dois grupos, se você atribuir $300 ao grupo 1, deve atribuir $700 ao grupo 2.
Para excluir um grupo, clique em Remover.
5. Especifique as informações contábeis para cada grupo.
Os sites ativados para a SAP podem ser configurados de modo que tenham o suporte do código da empresa no nível da linha para faturas fora do pedido de compra. Se esse recurso estiver ativado, a página Entrada de faturas para faturas fora do pedido de compra não mostra o campo Centro no nível do cabeçalho. Em vez disso, você deve inserir os códigos da empresa no item de linha e no nível de contabilidade rateada. Você pode ratear ou alocar as alterações contábeis para cada item de linha em todos os códigos da empresa inserindo uma porcentagem, um valor ou uma quantidade.
6. Clique em Atualizar para atualizar os valores rateados.
7. Repita o procedimento nas seções apropriadas da página Gerenciar contabilidade para configurar rateios contábeis para outros itens contábeis, como impostos, impostos retidos na fonte, débitos ou descontos.
8. Clique em Concluído para voltar à página anterior.
Se os erros forem exibidos na página Gerenciar contabilidade e você não quiser salvar as alterações, clique em Concluído para voltar à página anterior.
Informações relacionadas
Como exportar e importar informações de distribuição de contabilidade [página 24]
Como editar os detalhes de um item de linha em uma fatura [página 36]
Como enviar uma fatura [página 41]
Aprovando um documento de fatura [página 42]
Como exportar e importar informações de distribuição de contabilidade
A exportação de distribuições de contabilidade para uma planilha do Excel permite que os usuários insiram distribuições de contabilidade off-line e voltem a importá-las para a fatura ou para o documento reconciliação de fatura (IR). Os usuários podem editar vários itens de linha de uma vez e identificar rapidamente e corrigir qualquer data inválida antes da importação.
Pré-requisitos
A exportação e a importação de informações contábeis devem estar ativadas no seu site. Esse recurso é controlado pelo parâmetro Application.Procure.AllowAccountingExportAndImport, definido pelo Suporte SAP Ariba.
Seu site também pode estar configurado para preencher automaticamente os campos contábeis em branco nos arquivos importados com os valores padrão determinados por sua solução de faturamento da SAP Ariba. Quando configurada, sua solução de faturamento processa os arquivos importados e atualiza os campos contábeis em branco da seguinte forma:
● No caso de linhas existentes, os valores de campo originais anteriores à exportação (mesmo que estivessem em branco) são mantidos.
● No caso de novas linhas de rateio, os valores são padronizados a partir da primeira linha. Se os valores de campos correspondentes na primeira linha também estiverem em branco, os campos em branco são preenchidos com os valores determinados pelo mecanismo de padronização de informações contábeis.
Contexto
Você pode exportar e importar até 500 linhas de distribuição de contabilidade para cada item de linha.
O arquivo de exportação contém entradas de campos contábeis com as seguintes características:
● As entradas de campos contábeis inválidas têm um plano de fundo vermelho.
● Para sites integrados com SAP ERP, a planilha indica quais campos contábeis são relevantes para um item de linha com base no capo Atribuição de conta.
Procedimento
1. Se aplicável, na fatura ou na página de reconciliação de fatura, clique em Editar.
2. Realize uma das seguintes ações:
○ Na seção Itens de linha da página Entrada de faturas, selecione os itens de linha que você deseja incluir na exportação de distribuição contábil e clique em Exportar dados contábeis.
○ Na guia Visualização de linha da reconciliação de fatura, selecione os itens de linha que você deseja incluir na exportação de distribuição contábil e clique em Exportar dados contábeis.
3. Na página Exportar distribuições de contabilidade, realize uma das seguintes ações:
○ Se o seu site usar a contabilidade por rateio, insira o número mínimo de linhas de rateio por item de linha a serem incluídas na exportação.
○ Para exportar somente as distribuições de contabilidade atuais, aceite o valor padrão para Número mínimo de registros de rateio contábil por item de linha.
4. (Opcional) Selecione Incluir impostos, taxas e descontos (nível de linha e nível de cabeçalho) para
especificar se devem ser incluídos impostos no nível de linha e de cabeçalho, taxas e descontos na exportação.
Esta opção pode não estar disponível para você, dependendo da configuração do seu site.
5. Clique em OK.
O arquivo de exportação resultante inclui o seguinte:
○ Dependendo do valor para o número mínimo de registros de rateio contábil por item de linha, cada item de linha incluirá pelo menos o número de linhas de contabilidade por rateio que você especificou. Se uma linha tiver menos linhas de rateio contábil que o número mínimo que você especificou durante a exportação, o modelo exportado incluirá essas linhas de rateio adicionais para a linha.
○ Para os itens de linha que têm mais linhas de rateio contábil que o número mínimo que você especificou durante a exportação, todas as linhas de rateio são incluídas na exportação, mas não são adicionadas mais linhas durante a exportação. Se você deseja adicionar rateios adicionais às linhas do arquivo do Excel, certifique-se de que preserva o número do item que é usado como chave durante a importação para preencher os registros de rateio contábil com as informações que você forneceu na planilha do Excel.
6. Edite a planilha para especificar distribuições de contabilidade para as linhas que você selecionou.
7. Dependendo de seu tipo de rateio contábil, insira os valores de rateio na coluna Porcentagem,Quantidade de rateio ou Valor do rateio.
Se você estiver efetuando o rateio por porcentagem, certifique-se de que cada linha de rateio tem a
porcentagem correta e que elas totalizam 100% para cada linha. No caso de rateios por valor ou quantidade, certifique-se de que os números de rateio que você insere somam o total da linha.
8. Para alterar o tipo de rateio contábil para uma linha, clique no respectiva célula Tipo de rateio contábil e insira um dos seguintes valores predefinidos:
○ _Percentage (para a porcentagem)
○ _Quantity (para a quantidade)
○ _Amount (para o valor)
Nota
No SAP Ariba Invoice Management, se o pedido associado for uma cópia do pedido do ERP, você deve especificar _Percentage. O rateio por valor ou quantidade não é suportado se o pedido for uma cópia do pedido do ERP.
9. Para adicionar linhas novas, adicione-as em qualquer parte da planilha e insira o número do item, o tipo e os valores de rateio contábil e as informações contábeis.
10. Salve a planilha do Excel.
11. Realize uma das seguintes ações para importar a planilha do Excel:
○ Na seção Itens de linha da página Entrada de faturas, clique em Importar dados contábeis.
○ Na guia Visualização de linha da reconciliação de fatura, clique em Importar dados contábeis.
12. Navegue para a planilha do Excel e clique em OK.
Resultados
Durante a importação, sua solução de faturamento valida as informações da planilha, incluindo as combinações contábeis, para garantir que possam ser processadas e adicionadas à fatura ou à reconciliação de fatura. Se forem encontrados problemas de validação, resolva esses problemas na planilha e, em seguida, efetue novamente a importação.
Informações relacionadas
Validação de planilha para distribuições de contabilidade [página 27]
Validação de planilha para distribuições de contabilidade
Quando você exporta informações de distribuições de contabilidade para uma planilha, ela tem codificação por cores para indicar a validade das informações. Por exemplo, a planilha mostra informações inválidas com um plano de fundo vermelho claro.
Quando você importa as informações de uma planilha, o processo de importação valida porcentagens, quantidades e valores de rateio.
Imagem 1: Excerto de informações contábeis exportadas em uma planilha do Excel
A codificação por cores na planilha reflete toda a validação de dados efetuada na solução da SAP Ariba, como dependências de campo de conta e qualquer padronização configurada na solução da SAP Ariba.
Codificação por cores para indicar validade e editabilidade
A tabela seguinte explica o significado das células coloridas na planilha de distribuição de contabilidade
Cor da célula Significado
Vermelho Valor inválido.
A planilha também usa vermelho para mostrar:
● Porcentagens de rateio que não totalizam 100. Se você corrigir as porcentagens, a cor da célula será alterada de forma correspondente.
● Rateios que referenciam diferentes atribuições de conta para o mesmo item de linha (padrão para SAP ERP). Se você corrigir as atribuições de conta, para que sejam sem
pre as mesmas, a cor da célula será alterada de forma cor
respondente.
Nota
Se você digitar atribuições de conta na planilha em vez de usar o menu suspenso, pressione Enter ou a tecla da seta para baixo para confirmar a altera
ção. Se você clicar simplesmente em uma célula dife
rente em vez de pressionar uma dessas teclas, só a cor da célula atual será alterada. As outras células de atribuição de conta não são alteradas até você atua
lizá-las (clicando duas vezes, por exemplo).
Azul Pode ser:
● Um cabeçalho de coluna.
● Um valor que é o mesmo para todos os rateios de um item de linha. Por exemplo, se a quantidade do item for 8, todos os rateios têm 8 no campo Quantidade de itens.
Nota
Não edita o Número do item ou o Tipo de item.
Branco Uma célula para uma determinada distribuição de contabili
dade que você pode editar individualmente.
Cinza (em sites integrados com SAP ERP) A célula é irrelevante (inativa) para a distribuição de contabili
dade especificada. Para obter detalhes, consulte a seção se
guinte, "Campos aplicáveis com base na atribuição de conta de SAP ERP”.
Campos aplicáveis com base na atribuição de conta
Para sites integrados com SAP ERP, você pode selecionar atribuições de conta de um menu suspenso na planilha do Excel, como exibido na figura anterior.
Dependendo da atribuição de conta para uma distribuição de contabilidade, alguns campos relativos à conta são aplicáveis, outros não. A planilha usa um plano de fundo cinza para indicar células que não se aplicam com base no valor no campo Atribuição de conta. Essas células são células inativas. Os valores em células inativas não são editáveis na solução da SAP Ariba, por isso a inserção de valores e a importação dos mesmos da planilha não tem efeito.
As células que não dizem respeito à atribuição de conta são células ativas. As células ativas são editáveis na solução da SAP Ariba, para que você possa importar valores da planilha.
Se você alterar uma atribuição de conta, a planilha atualizará as células que estão ativas e inativas.
Tabela 1: Exemplo de campos ativos e inativos para atribuições de conta em variantes SAP padrão
Atribuição de conta Campos ativos Campos inativos (células cinza)
A (ativo) Número do patrimônio
Subnúmero
Conta contábil Centro de custo Projeto/EDT Ordem interna
F (pedido) Conta contábil
Ordem interna
Centro de custo Projeto/EDT
Número do patrimônio Subnúmero
K (centro de custo) Conta contábil
Centro de custo
Ordem interna (opcional para K)
Projeto/EDT
Número do patrimônio Subnúmero
P (projeto) Conta contábil
Projeto/EDT
Centro de custo Número do patrimônio Subnúmero
Ordem interna
Validação e mensagens de erro durante a importação
Quando você importa informações de distribuição de contabilidade a partir de uma planilha, o processo de importação exibe um erro para o seguinte:
● Porcentagens de rateio que não totalizem 100, se a contabilidade for rateada por porcentagem
● Quantidades de rateio que não totalizem a quantidade do item, se a contabilidade for rateada por quantidade
● Valores de rateio que não totalizem o valor do item, se a contabilidade for rateada por valor Corrija os erros na planilha antes da importação.
Informações relacionadas
Como exportar e importar informações de distribuição de contabilidade [página 24]
Como adicionar e excluir comentários e anexos de arquivo no nível da linha
Contexto
Você pode adicionar comentários e anexos de arquivo para itens de linha da fatura individual na seção Itens de linha na página Entrada de faturas.
Você pode anexar um ou mais arquivos com um total até 100 MB para uma fatura.
Procedimento
1. Para adicionar um anexo para um item de linha, clique no link Detalhes para a linha e execute as seguintes ações:
a. Na página Detalhes do item de linha, clique em Adicionar anexo.
b. Na janela Adicionar anexo, clique em Procurar e navegue para o local apropriado em seu sistema para selecionar o arquivo que necessita ser anexado.
c. Clique em OK.
d. Repita o procedimento caso você precise adicionar mais anexos de arquivo.
Para excluir um anexo, clique no link Excluir para o arquivo que você deseja excluir.
2. Para adicionar um anexo, clique no link Detalhes para a linha e execute as seguintes ações:
a. Na página Detalhes do item de linha, clique em Adicionar comentário.
b. Insira seus comentários na janela Adicionar comentário e clique em OK.
c. Repita o procedimento para adicionar mais comentários.
Para editar um comentário, clique no link Editar para o comentário e faça as alterações apropriadas na janela Editar comentário.
Para excluir um comentário, clique no link Excluir para o comentário que você deseja excluir.
Como adicionar e excluir comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho
Contexto
Você pode adicionar e excluir comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho de uma fatura.
Procedimento
1. Para adicionar um anexo de arquivo, faça o seguinte:
a. Clique no ícone para adicionar o anexo próximo do canto superior da página Entrada de faturas.
b. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Escolher arquivo.
c. Selecione o arquivo apropriado e clique em Adicionar anexo para anexar o arquivo à página Entrada de faturas.
d. Repita o procedimento para adicionar mais anexos de arquivo.
O dígito sobreposto no ícone para adicionar o anexo indica o número de arquivos anexados à fatura.
2. Para excluir um anexo de arquivo, faça o seguinte:
a. Clique no ícone para adicionar o anexo .
b. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Excluir para o arquivo que você deseja excluir.
c. Clique em Cancelar para retornar à página Entrada de faturas.
3. Para adicionar um comentário, faça o seguinte:
a. Clique no ícone para adicionar o comentário próximo do canto superior da página Entrada de faturas.
b. Insira comentários na caixa de diálogo Comentários e clique em Adicionar comentário.
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Como criar uma fatura fora do pedido de compra para um vendedor de única transação
Quando um fornecedor que você planeja usar somente uma vez (ou raramente) envia uma fatura e ele não está na lista de mestre de vendedores da sua organização, você ainda poderá inserir e processar a fatura, se seu site suportar faturas de vendedor de única transação.
Pré-requisitos
Os usuários-compradores que podem criar faturas fora da PO podem executar essa tarefa.
Os membros do grupo Editar informações sobre pagamento de fatura de fornecedor de única transação podem inserir e editar informações de pagamento de fornecedor na fatura. Se você criar uma fatura de vendedor de única transação e não puder inserir informações de pagamento, envie a fatura sem as informações de pagamento.
Dependendo do processo de aprovação de fatura do seu site, quando você envia a fatura, ela é encaminhada para um aprovador que pode inserir informações de pagamento.
Contexto
A sua organização determina as circunstâncias em que as faturas de vendedor de única transação são permitidas.
Ao contrário das faturas regulares, com faturas de vendedor de única transação, você insere detalhes de fornecedor diretamente na fatura. Um usuário autorizado adiciona as informações de pagamento à fatura.
Procedimento
1. A partir do painel de instrumentos, clique em Criar Fatura . 2. No campo Tipo, escolha Fora da PO.
É exibida uma caixa de seleção Vendedor de única transação.
3. Marque Vendedor de única transação.
Um selecionador de Tipo de vendedor de única transação é exibido.
4. No selecionador de Tipo de vendedor de única transação, procure e selecione o vendedor de única transação a usar para essa fatura de acordo com o processo de sua organização para faturas de vendedor de única transação.
5. Preencha os campos na seção Informações sobre o fornecedor.
Dicas:
○ Certifique-se de que insere o nome do fornecedor corretamente.
