ASSISTÊNCIA INSTITUCIONAL
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ELABORADOR/REVISOR: Victória Barreto, Josiane Salgado e Bruno Lopes
Data: 16.10.2020
ANÁLISE CRÍTICA e APROVAÇÃO: Josiane Salgado
Data: 20.10.2020 Visto: somente no original
1 OBJETIVO
Promover a documentação necessária da Fundatec para fins de contratação para a prestação de serviços de execução de Concursos/Processos Seletivos, Consultoria, Projetos, EPF e Estágios, controle de contratos e do encaminhamento de subsídios para a Assessoria Jurídica.
1.1 ABRANGÊNCIA
Todas as áreas da Fundatec.
2 RESPONSABILIDADE
É de responsabilidade da Assistência Institucional – AI o que segue: ● Controlar a documentação legal da Fundatec;
● Acompanhar e guardar os Contratos e Termos Aditivos; ● Auxiliar na Prestação de Contas;
● Assessorar a diretoria e gerentes em seus compromissos; ● Assessorar os conselhos: Superior e Fiscal;
● Controlar os mandatos dos Conselheiros;
● Controlar e atualizar os cadastros institucionais, tais como Celic, Sicaf e CRCs; ● Controlar e atualizar as CND’s;
● Elaborar Atas e Ofícios Institucionais; ● Gerenciar o contencioso jurídico; ● Interface com a Assessoria Jurídica;
● Organizar e secretariar as reuniões do Conselho Superior.
3 DESCRIÇÃO
3.1 CONTRATOS E TERMOS ADITIVOS
De posse do contrato e termos aditivos, devidamente revisados pela área comercial e pela gerência, a Assistência Institucional (AI) realiza:
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O agendamento no Gmail, referente ao vencimento do contrato, é copiado Diger, Financeiro e Comercial, com o seguinte padrão:
“Vencimento do Contrato nº xxx – {nome do cliente} – {área do serviço} - data de vencimento xx/xx/xxxx.” Quando necessário, é encaminhado ofício aos clientes informando e solicitando prorrogação do contrato de prestação de serviços.
A digitalização dos Contratos e Termos aditivos tem um padrão de nomenclatura para salvar no O:Geral/INSTITUCIONAL/CONTROLE DE CONTRATOS/ANO. O controle é feito também através do PE-AI-03 – Controle de Contratos, disponível em O:\Geral\INSTITUCIONAL\CONTROLE - CONTRATOS\PLANILHA DE CONTROLE DE CONTRATOS e no Google Drive.
Concursos:
“Cód. Concurso - Contrato nº xxx – {nome do cliente} – {área do serviço} - data de vencimento xx/xx/xxxx.” Demais Áreas:
“Contrato nº xxx – {nome do cliente} – {área do serviço} - data de vencimento xx/xx/xxxx.” Observação: Os termos os aditivos deverão serão ser salvos no O: no ano de contratação.
O Contrato e/ou Termo original é guardado fisicamente nos arquivos da Assistência Institucional, organizados por ordem alfabética do Cliente/Contratante.
3.2 CND’S E DECLARAÇÕES
A habilitação para contratação é efetivada quando os documentos referentes à qualificação jurídica, técnica, econômico-financeira e de regularidade fiscal da fundação são apresentados.
Os documentos são renovados, quando for o caso, no período previsto no quadro abaixo. A validade conta a partir da data de emissão da certidão.
•Coleta de assinaturas da Diretoria Executiva;
•Envio da via do cliente pelo correio ou outra forma que seja solicitado;
•Digitalização e a publicidade interna (via e-mail para grupo DIGER, FINANCEIRO e COMERCIAL);
•Agendamento de Validade do Contrato/Termo Aditivo no Google Agenda;
•Acompanhamento de recebimento do documento assinado por todas as partes;
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Após o aceite pelo cliente da proposta comercial da Fundatec ou quando da participação de Licitações, são encaminhados, para fins de formalização da contratação ou de habilitação jurídica, total ou parcialmente, de acordo com a solicitação ou termo de referência os seguintes documentos.
É realizado o preenchimento da validade através do Gmail, com cópia para Financeiro, Comercial, Diger e Cinprof.
Os documentos serão fornecidos pela Assistência Institucional por meio digital ou impressos, em cópias simples ou autenticadas, atendendo a necessidade do cliente ou termo de referência.
Quanto à Qualificação Jurídica:
Tipo de Certidão/Documento Prazo de Renovação
Estatuto atual; Indeterminado
Ata de Eleição da Diretoria Executiva; A cada 4 anos
Cópia da cédula de identidade dos responsáveis legais (Presidente e
Vice-Presidente); Indeterminado
Alvará de localização e funcionamento. A cada 3 anos
Quanto à Qualificação Técnica:
Tipo de Certidão/Documento Prazo de Renovação
Registro na Entidade Profissional competente: CRA/RS; Anual Atestado de Capacidade Técnica emitido pelos clientes. Indeterminado
Quanto à Qualificação Econômico-Financeira:
Tipo de Certidão/Documento Prazo de Renovação
Certidão negativa de falência ou concordata; 60 dias
Balanço Patrimonial. Anual
Quanto à Regularidade Fiscal:
Tipo de Certidão/Documento Prazo de Renovação
Inscrição no cadastro nacional de pessoa jurídica - CNPJ; Indeterminado Inscrição cadastro de contribuintes Municipal; Indeterminado Certidão Negativa Conjunta da Fazenda Federal/Dívida ativa da União e
Previdenciária (INSS); 180 dias
Certidão Negativa da Fazenda Estadual; 60 dias
Certidão Negativa da Fazenda Municipal; 90 dias
Certidão Negativa do FGTS; 28 dias
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT; 180 dias
Das Declarações:
É de praxe a solicitação das seguintes declarações a serem entregues juntamente com as certidões citadas no item anterior:
● Declaração firmada que não emprega menor de 18 anos; ● Declaração de idoneidade.
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Caso seja necessária a emissão de documento com texto padrão do cliente, caberá à Assistência Institucional:
● Elaboração do documento, observado o modelo do texto indicado pelo cliente e o padrão da identidade visual da Fundatec, revisão e impressão;
● Coleta de assinatura de membro da Diretoria Executiva; ● Envio ao cliente ou a área solicitante;
● Juntada à documentação de contratação.
3.3 PRESTAÇÃO DE CONTAS E RELATÓRIO ANUAL
A contadora da Fundação, anualmente, realiza a prestação de contas ao Ministério Público Estadual - Procuradoria de Fundações, e a Assistência Institucional remete em meio virtual pelo Projeto Thoth, a prestação de contas, e os documentos gerados pelo SICAP devidamente assinados por certificados digitais e-CPF do Presidente e do Contador, além dos demais documentos institucionais solicitados por meio do oficio circular recebido do Ministério Público.
A área de Comunicação elabora o Relatório Anual, cabendo à Assistência Institucional as informações quanto ao contencioso jurídico, aos contratos realizado no ano respectivo e a mensagem da Diretoria.
3.4 MANDATOS DOS CONSELHEIROS E REUNIÕES DO CONSELHO FISCAL E SUPERIOR
Os mandatos dos Conselheiros que é gerenciado na PE-AI-04 – Controle de Mandatos, disponível em O:\Geral\INSTITUCIONAL\CONSELHOS - FUNDATEC\Mandatos - controle geral.
Antes de Organizar a Reunião do Conselho Superior:
● Ter realizado a reunião do Conselho Fiscal e ter impresso e assinado o Parecer de Aprovação das Contas, pelo Conselho Fiscal.
● Ter o Relatório Anual da Fundatec pronto e impresso.
● Encaminhar o material de análise para os Conselheiros: mesmo material que o Conselho Fiscal, mais o Parecer de Aprovação das Contas e o Relatório Anual.
● Emitir as convocações.
Observação: são 10 conselheiros. Para agendar a reunião é necessário a confirmação de mais de 5 presentes. Só marcar a reunião quando conseguir esse quórum.
Depois da Reunião:
● Alinhar a validação da ata e fechar sua aprovação do Presidente do Conselho.
● Encaminhar a ata para aprovação do Ministério Público e no caso de eleição proceder com o registro no cartório de Títulos e documentos.
● Ao final, digitalizar a ata devidamente aprovada e registrada na pasta virtual do Conselho Superior bem como a via física na pasta específica do Conselho Superior.
Para Registro no MP:
As Fundações devem requerer exame do Ministério Público, nas seguintes situações:
Para aprovação:
● Homologação dos membros indicados ou escolhidos aos seus órgãos de administração; ● Eleição dos membros aos seus órgãos de administração;
● Prestação das contas ao ministério público; ● Alteração do estatuto;
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● Extinção da fundação.
Todas as atas devem ser encaminhadas: ● Em três vias originais digitadas;
● Acompanhadas de uma cópia do ato convocatório;
- Da lista de presenças com o nome digitado do assinante e a sua representatividade – se for o caso; - Da comprovação de que os ausentes foram efetivamente convocados – podendo ser uma declaração
do ausente; no caso de membros indicados ou escolhidos, dos documentos comprobatórios das indicações ou escolhas;
- Do estatuto em vigor aprovado pelo ministério público, com os carimbos da procuradoria e do cartório competente no mesmo documento;
- Por fim, da nominata total dos membros com assento no órgão convocado e suas representatividades (documento informativo).
● Assinam a ata ou a lista de presenças (a critério da fundação) somente os membros do órgão convocado, sendo todos os nomes digitados. Se for utilizada a lista de presenças, o presidente da reunião e o secretário assinam a ata.
● Determinados assuntos submetidos ao ministério público não podem ser encaminhados na mesma ata ou documento. Como exemplo, cita-se a alteração estatutária com eleição.
● Assuntos interna corporis, embora sujeitos à fiscalização ministerial, não devem ser tratados juntamente com aqueles exigidos, tampouco encaminhados à procuradoria de fundações.
Para o Registro no Cartório:
● Requerimento dirigido ao 1º Registro Civil das Pessoas Jurídicas de Porto Alegre assinado pelo representante legal, com indicação da residência do requerente, constando o nome completo e endereço da fundação, solicitando o registro da ATA e declarando a observância dos artigos estatutários que fundamentam as alterações, conforme art. 121 da Lei nº 6.015/73;
● Ata assinada pelo presidente e pelo secretário, devidamente aprovada pelo órgão do Ministério Público, em conformidade com o art. 67 e alíneas do Código Civil;
● Nas atas de eleição deverá constar a nacionalidade, estado civil, profissão, n° do RG e do CPF dos eleitos;
● Anexar a comprovação da condição de inscrito no CNPJ, expedido pela Secretaria da Receita Federal, obtida através da página da SRF na Internet (www.receita.fazenda.gov.br).
3.5 ELABORAÇÃO DE ATAS INSTITUCIONAIS
A Assistência Institucional é responsável pelos registros das reuniões estratégicas da Fundatec, tais como DIGER e Cinprof, devendo fazer os registros da pauta na PE-AI-02 – ANÁLISE CRÍTICA - ATA DE REUNIÃO DIGITAL.
3.6 ELABORAÇÃO DE OFÍCIOS INSTITUCIONAIS
A Assistência Institucional é responsável pela elaboração, arquivo e envio de ofícios Institucionais. O arquivo é eletrônico consta pasta O:/CORRESPO.
Concursos:
● É de responsabilidade da logística de Concursos informar a AI – o(s) dia(s), o(s) turno(s), o(s) local(is) e a quantidade de candidatos para confecção dos ofícios de comunicação pública aos órgãos/instituições (transporte, polícia, corpo de bombeiros, energia elétrica, água e saúde), a fim de,
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informar sobre a aplicação de provas. Esse comunicado deve ser feito, preferencialmente, com antecedência mínima de 10 dias.
● É de responsabilidade do setor de Concursos, fornecer subsídios para a defesa das ações administrativas e judiciais.
Financeiro: pagamentos necessários para a emissão das CND’s e auxílio na elaboração do balanço
patrimonial da fundação;
Diretoria Executiva: tomada de decisão final quanto a acordos e linha de defesa, revisão de itens do
contrato e assinatura de documentações;
Assessoria Jurídica - AJ: responsabilidade jurídica nas ações movidas contra a Fundatec
3.7 CONTENCIOSO JURÍDICO
O Contencioso Jurídico é o rol de processos movidos contra e pela Fundatec.
A Fundatec possui uma Assessoria Jurídica (AJ) externa responsável pela execução das defesas, assim como do ajuizamento das ações movidas por ela. A AI é responsável pelo aporte à AJ, em prol da proteção jurídica da fundação, assim como controle de documentações de cunho jurídico que são lançados na tabela de controle geral do contencioso jurídico.
O controle é feito através da PE-AI-05 – Controle de Contencioso, disponível no O:Geral/INSTITUCIONAL/CONTROLE - CONTENCIOSO JURIDICO/ PE-CONTROLE DO CONTENCIOSO. O status dos processos em que a Fundação é Ré ou Autora devem ser atualizados anual, conforme o exercício contábil, para informar junto a prestação de contas do Ministério Público.
Quando da necessidade de comparecimento em audiências, a AI representa a Fundação como preposta, sendo substituída em casos especiais.
3.8 RESPONSÁVEIS TÉCNICOS DA FUNDATEC
A Fundatec possui cadastro em conselhos de classe, possuindo Responsáveis Técnicos nessa área, conforme RG-AI-01 – Responsáveis Técnicos Fundatec.
A Fundatec é responsável pelo pagamento da anuidade desses RT, cabendo a AI o controle e atualização desses registros.
4 MICROPROCESSOS
● Atualização cadastral;
● Elaboração, emissão, revisão e arquivamento de documentos (físico e digital); ● Pesquisa de legislação;
● Assessoria jurídica;
● Controle de vencimentos e prazos.
5 REGISTROS
● Contrato;
● Ações Judiciais e seus documentos; ● Ofícios emitidos;
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● RG-AI-02 – Registro de Marcas
●
PE-AI-02 - ANÁLISE CRÍTICA - ATA DE REUNIÃO DIGITAL● Planilha de controle do contencioso jurídico; (ações sem riscos financeiros) possibilidade de solicitar certidão judicial atualizada. (PE-AI-05)
● PE-AI-06 – Controle de Cadastros e Senhas
6 INDICADOR(ES) E TABELA(S) DE ACOMPANHAMENTO
● Nº de processos judiciais.
7 GESTÃO DE RISCO
RISCO AÇÃO/PREVENÇÃO
Certidões vencidas e não poder participar de
licitações Agendamento eletrônico das datas - Lembretes Executar o serviço sem o contrato assinado Planilha de controle de recebimento de contratos Vencer os mandatos dos conselheiros Acompanhamento dos mandatos e reuniões
semestrais
Vencer o prazo dos contratos em execução Agendamento dos vencimentos no Google Agenda
Perder prazo para respostas do contencioso jurídico Contratação de Assistência Jurídica,
gerenciamento de e-mails e controle de prazos
8 PARTES INTERESSADAS PARTES INTERESSADA EXPECTATIVAS DOS PROCESSOS COMO ALCANÇAMOS
ESSAS EXPECTATIVAS COMO CONTROLAMOS
Assessoria Jurídica
Conhecimento das cartas de citação e intimação que chegam pelo correio/oficial de justiça/candidato/advogado; comparecimento em audiências ou contratação de representação jurídica em outros Estados; Cumprindo prazos.
Através de retorno por e-mail do setor jurídico com a confirmação.
Conselhos
Cumprimento das atividades contidas no Estatuto da Instituição.
Registro e organização de reuniões do conselho fiscal e superior; controle de mandatos dos
conselheiros; registro de atas no Ministério Público e Tabelionato. Atas; Agendamentos e verificação da conclusão da demanda; Relatório Anual; Nominata atualizada junto ao MP. Diretoria Executiva
Cumprimento das atividades internas da Instituição. Agendamento de compromissos para o Presidente e Vice-Presidente e registro e organização de reuniões Agendamentos e verificação da conclusão da demanda e Registro de Atas.
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PD-AI-01 Página 8 de 9 V08 Cliente Contratante Certidões atualizadas; confecção de declarações e demais documentos exigidos para habilitação em licitações ou dispensa; contratos para coleta de assinaturas, posterior publicidade interna earquivamento. Encaminhamento de
documentos com subsídios, informando a situação de candidatos para o cliente contratante do concurso.
Controlando data de vencimento de CND e o retorno de contratos que foram encaminhados para assinatura do cliente. Através da confirmação de recebimento do e-mail ou contrato físico enviado. 9 ENTRADAS
● Contrato e Termo Aditivo; ● Renovações com Celic e Sicaf; ● Mandados Judiciais.
10 SAÍDAS
● Ofícios; ● Atas;
● Controle de mandatos dos Conselheiros;
● Eleições da Diretoria Executiva, Conselho Fiscal e Conselho Superior.
11 GUARDA DE DOCUMENTOS
Conforme descrito no Manual da Qualidade (MQ-SGQ-01), a guarda de documentos deve ser realizada da seguinte forma:
● Assistência Institucional (AI): Guardar certidões enquanto válidas, após isso, descartar. Guardar contratos e processos judiciais permanentemente e Atestados de Capacidade Técnica solicitados aos clientes, pelo tempo que a organização julgar necessário.
● Demais documentos: guardar até a próxima auditoria, após isso, descartar.
12 HISTÓRICO DAS REVISÕES
Versão Data Responsável Motivo e descrição da alteração
02 28.05.17 Juliana Gava e Felipe Homem
Importação do processo de Pesquisa de satisfação que anteriormente estava sob responsabilidade do PD-MKR-01.
03 02.10.17 Bruno Webber
Retirada do FP-MKR-01 do Item Registro e Item Pesquisa de Satisfação, pois o mesmo não é mais usado e foi substituído pela PE-AI-002.
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04 12.07.18 Juliana Gava de Oliveira Inclusão dos itens 9.Partes Interessadas, 10.Entradas e 11. Saídas.
05 15.04.19 Juliana Gava, Josiane Salgado e Bruno Lopes.
Atualização de todos os processos, alteração do Indicador.
06 01.08.19 Juliana Gava, Josiane
Salgado e Bruno Lopes. Atualização dos processos após a Auditoria.
07 03.04.20 Luana Oliveira, Josiane Salgado e Bruno Lopes
Atualização de todos os processos, alteração de prazo de renovação de algumas Cnd’s; Inclusão de atividade no item 3 - A: do controle da vigência e retorno dos contratos, bem como, E: confecção dos ofícios de comunicação pública aos órgãos/instituições.
08 16.10.20 Victória Barreto, Josiane Salgado e Bruno Lopes
Atualização do item 1.1 alterando a abrangência para todas as áreas; Inclusões no item 2, descrevendo as responsabilidades; Alteração do item 3, na descrição de processos e mapeamento das PE’s; Inclusão no item 5, dos RGs AI-01 – Responsáveis Tecnicos da Fundatec e RG-AI-02 – Registros da Marca e da PE-AI-06 – Controle de Cadastros e Senhas.
