MANUAL DE OPERAÇÃO
Sumário
ADMINISTRATIVO ... 5 PERFIL DO USUÁRIO ... 5 CADASTROS ADICIONAIS ... 5 Cargo do Funcionário... 6 Estado Civil... 6 Identificação ... 6 Meios de Comunicação ... 7 Moedas ... 7 Motivos de Viagem ... 7 Países ... 8 Municípios ... 8 Nacionalidades ... 8 Ramais ... 9 Pontos do Hotel ... 9 Profissões ... 10 Tarifas ... 10 Temporadas ... 10 Tipos de Endereços ... 11 Tipos de Telefones ... 11 CONFIGURAÇÕES ... 12 Empresa ... 12 Horários ... 12MOBILIAS ... 15
TIPOS DE APARTAMENTOS ... 15
APARTAMENTOS ... 16
Informações Gerais ... 16
Fotos específicas deste apartamento ... 17
PRODUTOS E SERVIÇOS ... 18 EMPRESAS ... 19 FUNCIONÁRIOS ... 19 USUÁRIO ... 20 RECEPÇÃO ... 21 RESERVAS ... 21 IMPRESSÃO DO FORMULÁRIO ... 23 HÓSPEDES ... 24 HOSPEDAGENS ... 26 GOVERNANÇA ... 29 DESPERTADOR ... 31 COMANDA ... 32 LIGAÇÃO ... 33 RECIBO ... 33 RECADOS ... 34 CHECK-IN ... 35 CHECK OUT ... 35 MAPA DE OCUPAÇÃO ... 37 CAIXA ... 38 RELATÓRIOS ... 41 ANIVERSARIANTES ... 41 HISTÓRICO DE OCUPAÇÃO ... 41
EXTRATO GERAL RESUMIDO ... 42 AUDITORIA ... 43 FECHAMENTO DE CAIXA ... 43 LANÇAMENTO DE CAIXA ... 44 COMANDAS LANÇADAS ... 44 GOVERNANÇA ... 45 LIGAÇÕES ... 45 PRODUTOS E SERVIÇOS ... 46 HÓSPEDES ... 46 EMPRESAS ... 46 DESPERTADOR ... 47 ROMMING LIST ... 47 NOTA DE HOSPEDAGEM ... 48 MEIOS DE COMUNICAÇÃO ... 48 MOBÍLIAS ... 49
MOBILIAS POR APARTAMENTO ... 49
RAMAIS ... 50
SISTEMA ... 51
BACKUP DOS DADOS ... 51
RECUPERAÇÃO DOS DADOS ... 52
TROCAR DE USUÁRIO ... 52
ADMINISTRATIVO
Na parte superior da tela encontra-se o menu principal, dividido em cinco abas. A aba “Administrativo” é responsável pelo cadastro e manutenção de toda a estrutura básica utilizada pelo hotel. Esse cadastro contém desde funcionários e usuários que utilizam o programa até apartamentos e tarifas neles aplicadas. Nela, também são definidas as configurações que melhor se aplicam ao hotel.
PERFIS DE USUÁRIO
Os perfis de usuários são grupos de acesso criados no sistema. Sua função é facilitar as permissões das telas concedidas a cada um dos usuários a serem cadastrados. Sugere-se que cada um dos perfis possua apenas os acessos necessários para a função exercida pelos funcionários que serão associados a este grupo.
Cadastre um novo perfil de usuário no botão “Incluir Registro”. Selecione o perfil de usuário criado e defina os acessos deste grupo nos botões “Liberar Telas Selecionadas” e “Bloquear Telas Selecionadas”, na ficha “Telas (Padrão)”. Para excluir um perfil de usuário existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
CADASTROS ADICIONAIS
Em “Cadastros Adicionais”, têm-se os cadastros que, geralmente, não são frequentemente modificados no dia a dia do hotel. Apesar de o SAMI HOTELEIRO possuir um banco de dados padrão, é importante o hotel cadastrar ou modificar os registros existentes da forma que melhor se encaixam com o cotidiano da empresa.
Cargo do Funcionário
O vínculo do “Cargo do Funcionário” com o “Perfil do Usuário” facilitará na definição dos acessos dos usuários no momento de cadastrá-los.
Informe, nessa tela, o nome do cargo do funcionário em “Descrição”. Associe, em seguida, ao perfil de usuário criado anteriormente em “Perfil de Usuário”. Para inserir o cargo do funcionário desejado, clique no botão “Incluir Registro”. Para excluir um cargo existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Estado Civil
Nesta tela, são cadastrados os estados civis que estarão disponíveis no cadastro de hóspedes e funcionários, sendo para o último um campo de cadastro obrigatório.
Cadastre um novo estado civil no botão “Incluir Registro”. Para excluir um estado civil existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Identificação
Na tela de cadastro de “Identificação”, registre todos os tipos de documentos que podem ser apresentados pelos hóspedes no momento do Check-In. Apesar de serem cadastrados todos os possíveis documentos que podem ser apresentados no momento do Check-In, é de caráter obrigatório o
Meios de Comunicação
Informe, nessa tela, os meios de comunicação possíveis dos quais os hóspedes podem conhecer o hotel. Esta informação pode ser incluída ficha de informações adicionais do cadastro do hóspede. Um relatório pode ser gerado com os números e porcentagens a respeito dos meios de comunicação que mais foram indicados pelos hóspedes (pág. 48).
Cadastre um novo meio de comunicação no botão “Incluir Registro”. Para excluir um meio de comunicação existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Moedas
Nesta tela, informe as principais moedas e as cotações aplicadas pelo hotel. No momento da realização dos pagamentos, sistema efetuará a conversão dos valores automaticamente seguindo a cotação informada no cadastro.
Cadastre uma nova moeda no botão “Incluir Registro”. Para excluir uma moeda existente, selecione-a e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Motivos de Viagem
Informe, nessa tela, os possíveis motivos de viagem dos hóspedes. No momento de efetuar um Check-In, o campo “Motivo de Viagem” será de caráter obrigatório. É aconselhavel que o recepcionista tenha acesso a esse cadastro devido às diferentes possibilidades para os motivos de viagem.
Cadastre um novo motivo de viagem no botão “Incluir Registro”. Para excluir um motivo de viagem existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Países
Nessa tela, informe os países que virão a ser vinculados aos municípios e às nacionalidades cadastrados no sistema.
Cadastre um novo país no botão “Incluir Registro”. Para excluir um país existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Municípios
Informe os municípios que serão utilizados para compor o endereço do hóspede. Vincule o município cadastrado ao seu devido país que deve ter sido previamente cadastrado. Não havendo o cadastro prévio do país, clique no botão
“Adicionar Item” para abrir o cadastro de países.
Cadastre um novo município no botão “Incluir Registro”. Para excluir um município existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Nacionalidades
Os documentos exigidos pelo sistema na hora do Check-In são de acordo com a nacionalidade informada pelo cliente. Nessa tela, informe as nacionalidades frequentemente recebidas pelo hotel e relacione aos documentos que serão aceitos no ato do Check-In.
Após gravar a nacionalidade, associe todas as identificações (documentos) que o hóspede dessa nacionalidade pode apresentar quando realizar Check-In no hotel. Se não houver preveamente o cadastro da identificação desejada, clique no botão “Adicionar Item” para abrir o cadastro de identificações.
Ramais
Nesta tela, insira todos os ramais existentes no hotel. Posteriormente, esses registros serão vinculados aos cadastros de pontos do hotel e de apartamentos. Um relatório pode ser gerado a fim de ter uma relação de todos os ramais existentes no hotel e aonde estão instalados (pág. 50).
Cadastre um novo ramal no botão “Incluir Registro”. Para excluir um ramal existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Pontos Hotel
Pontos do hotel são localidades que possuem ramal e/ou são considerados pontos de venda. Se o ponto a ser cadastrado for um ponto de venda, marque a opção “Ponto de Venda”. Os pontos de venda são posteriormente vinculadas às comandas geradas aos hóspedes.
Cadastre um novo ponto do hotel no botão “Incluir Registro”. Para excluir um ponto do hotel existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Vincule, então, os pontos do hotel aos ramais já cadastrados na parte inferior da tela. Não havendo o devido ramal cadastrado, clique no botão “Adicionar Item” para abrir o cadastro de ramais.
Profissões
Nesta tela, insira as profissões que poderão ser associadas aos hóspedes do hotel. Essa informação é facultativa no cadastro de um novo hóspede. É recomendável que o recepcionista tenha acesso a essa tela devido à grande quantidade de profissões existentes.
Cadastre uma nova profissão no botão “Incluir Registro”. Para excluir uma profissão existente, selecione-a e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Tarifas
Cadastre, nesta tela, os tipos de tarifa existentes no seu hotel. Cada tipo de apartamento poderá, ou não, possuir a tarifa cadastrada nessa tela. Os valores da tarifa são dadas no cadastro dos tipos de apartamento.
Para cada tarifa, indique o número de pessoas que ela comporta. Cadastre uma nova tarifa no botão “Incluir Registro”. Para excluir uma tarifa existente, selecione-a e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Temporadas
O sistema permite que o hotel estipule valores diferentes para uma mesma tarifa em função da temporada atual. Nessa tela, deverão ser cadastradas as temporadas que gerarão troca no valor da tarifa. As temporadas podem variar por região, por calendários de eventos locais existentes ou datas sazonais de maiores demanda do hotel.
Para cada temporada, indique o dia e o mês em que inicia a troca de valores. Cadastre uma nova temporada no botão “Incluir Registro”. Para
Tipos de Endereços
Cadastre os tipos de endereços que poderão ser informados pelo hóspede no momento do seu cadastro.
Cadastre um novo tipo de endereço no botão “Incluir Registro”. Para excluir um tipo de endereço existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
Tipos de Telefones
Cadastre os tipos de telefones que poderão ser informados pelo hóspede no momento do seu cadastro.
Cadastre um novo tipo de telefone no botão “Incluir Registro”. Para excluir um tipo de telefone existente, selecione-o e clique em “Excluir Registro”. Para editar um registro, dê duplo-clique sobre ele ou selecione-o e clique em “Editar Registro”.
CONFIGURAÇÕES
Empresa
Informe os dados de contato e localização do hotel. Estes dados são apresentados em relatórios e formulários gerados pelo sistema.
Se o país ou o município não foi previamente cadastrado, clique em “Adicionar Item” para realizar os seus cadastros.
Para finalizar, clique em “Aplicar”.
Horários
Configure os horários de início e fim do café da manhã. O início do café da manhã é alertado pelo sistema, assim como o horário de fim do café. O aviso é dado pela mensagem a seguir, que surge no canto inferior direito da tela do computador.
Informe o “Horário de Geração de Diária” para que o sistema adicione dia a dia o valor de uma diária aos valores em débito da hospedagem. O horário “Early Check-In” faz referência à hora que o hóspede pode efetuar Check-In sem adicionar a diária do dia anterior. O horário “Late Check-Out” indica o horário máximo permitido para que o hóspede efetue “Check-Out” sem contabilizar a diária do dia seguinte.
Informe o horário de “Alteração do estado de limpeza do apartamento
para sujo” para que, ao chegar o horário definido, o sistema altere o estado de
limpeza do apartamento para “Sujo”. No quadro de apartamentos, aparecerá uma lixeira indicando que o apartamento está no estado de limpeza “Sujo”.
Tarifação
Informe nesta tela os preços praticados pelo hotel para as cobranças das ligações para telefones fixos e celulares em chamadas locais, interurbanas ou internacionais.
Esta configuração será utilizada no lançamento da ligação telefônica para o hóspede. Informando apenas o tempo de ligação, o sistema calcula automaticamente o valor da chamada.
Preferências
Configure nesta tela algumas definições como:
- Abrir o quadro de apartamentos automaticamente ao iniciar o Sami Hoteleiro: Ao marcar esta opção, será apresentado o quadro
de apartamentos toda vez que o sistema for iniciado.
- Alterar o status do apartamento para “Sujo” automaticamente quando ocupado: Durante o período de ocupação de uma
hospedagem, o sistema alterará automaticamente o estado de
limpeza do apartamento para “Sujo” no horário estipulado na configuração “Alteração do estado de limpeza do apartamento para sujo”.
- Alterar o status do apartamento para “Sujo” automaticamente após o Check-Out: Ao desocupar um
apartamento, o sistema alterará o seu estado de limpeza do para “Sujo” automaticamente.
- Habilitar aviso de apartamentos em Late Check-Out/Overbooking: Marque esta opção se desejar que o
sistema informe quando uma hospedagem ultrapassar o horário previsto de Check-Out havendo uma reserva para o mesmo apartamento e o mesmo dia.
- Incluir Taxa de Serviço Sobre: Ao marcar a inclusão de taxas sobre serviços de Diárias, Ligações ou
Comandas, o sistema cobrará automaticamente a taxa estipulada na configuração, lançando o valor como “Taxa de Serviço”.
Imagens e Sons
Insira o logo do hotel no sistema clicando no botão “Abrir Imagem” e selecione a foto desejada. O logo a ser inserido no sistema deve ter a extensão “ICO”. Havendo a necessidade de excluir um logo já cadastrado, clique em “Excluir Imagem”.
Selecione um tom para tocar no alarme do despertador solicitado pelos hóspedes. Para ouvir o tom, selecione-o e clique em “Iniciar”.
CADASTRO DOS APARTAMENTOS
MOBILIAS
Nesta tela, cadastre as mobílias existentes no hotel. Para cada uma, indique a quantidade total dos itens e o valor de compra de cada mobília. Posteriormente, as mobílias cadastradas nessa tela poderão ser vinculadas ao cadastro de cada apartamento.
Para adicionar um registro inexistente, clique em “Incluir Registro”. Havendo necessidade de alterar uma mobília já cadastrada, selecione-a e clique em “Editar Registro”.
TIPOS DE APARTAMENTOS
Cadastre os tipos de apartamentos existentes no hotel. Para cada registro, vincule os tipos de tarifa que este tipo de apartamento possui. Caso o(s) tipo(s) de tarifa ainda não tenha(m) sido(s) cadastrado(s), clique no botão “Adicionar Item” para cadastrá-los.
Após selecionar a devida tarifa para o tipo de apartamento selecionado, clique em “Incluir Registro” adicioná-la ao cadastro. Para cada tipo de tarifa, clique duas vezes sobre o registro para estipular os valores. Verifica-se que terá um valor a ser determinado para cada temporada.
Na ficha “Fotos”, clique no botão “Inserir Imagens” para adicionar as fotos do tipo de apartamento selecionado. Para visualizar as fotos já cadastradas ao tipo de apartamento selecionado, clique em “Avançar Imagem” ou “Retroceder Imagem”.
Observe que fotos adicionadas neste cadastro são do tipo do apartamento, não sendo específicas a um determinado apartamento.
APARTAMENTOS
Para cadastrar um novo apartamento, clique no botão “Apartamentos” na aba “Administrativo”. Nesta tela, clique no botão “Incluir”.
Informações Gerais
Cadastre cada um dos apartamentos existentes no hotel informando os dados listados abaixo. Para gravar o registro, clique em “Salvar”.
Número do apartamento;
Andar do apartamento;
Tipo do apartamento, que deverá ter sido previamente cadastrado. Havendo necessidade de adicionar um novo tipo de apartamento, clique em “Adicionar Item” para cadastrá-lo;
Ramal, que deverá ter sido previamente cadastrado. Havendo necessidade de adicionar um novo ramal, clique em “Adicionar Item” para cadastrá-lo;
Marque os “Possíveis Itens Adicionais” do apartamento e se nele há frigobar em “Possui Frigobar”;
Mobília
Vincule ao cadastro do apartamento, as mobílias que foram previamente cadastradas, clicando no botão “Incluir Mobílias”. O sistema abrirá a tela de “Seleção de Mobílias Disponíveis”. Marque os itens existentes no apartamento, indicando a sua quantidade, e clique em “Confirmar”.
Fotos específicas deste apartamento
Inclua as fotos específicas do apartamento que está sendo cadastrado acessando a aba “Fotos Específicas deste Apartamento”. Para adicionar uma nova imagem, clique no botão “Adicionar Imagem”. Para visualizar as imagens já cadastradas, clique nos botões “Avançar” e “Retroceder”. Se desejar apagar uma foto já cadastrada, visualize-a e clique no botão “Excluir Imagem”. Para salvar as informações dadas até o momento, clique em “Salvar”.
Ao clicar com o botão direito sobre o apartamento cadastrado no quadro de apartamento e, em seguida, clicar na opção “Mostrar Apartamento”, é possível visualizar todas as fotos cadastradas no cadastro do apartamento e no cadastro do tipo do apartamento. Para visualizá-las, clique nos botões “Avançar” e
Nesta mesma tela, ao clicar na ficha “Detalhes”, será possível visualizar as informações gerais do apartamento.
PRODUTOS E SERVIÇOS
Para cadastrar os produto e serviços, clique no botão ”Produtos e Serviços” na aba “Administrativo”. Na tela, clique no botão “Incluir”.
Nesta tela (apresentada a seguir), selecione “Produto” ou “Serviço” no campo “Tipo”. Digite o nome do produto no campo “Descrição”. Em seguida, insira o valor de compra/custo e o valor de venda. Para gravar o registro, clique em “Salvar”. Se desejar alterar um registro já cadastrado, clique em “Editar”; assim que efetuar as alterações necessárias, clique em “Salvar” para gravar as alterações.
EMPRESAS
Para cadastrar uma empresa cliente do hotel, clique no botão “Empresas” na aba “Administrativo”. Na tela, clique no botão “Incluir”.
Cadastre as empresas clientes do hotel a fim de serem relacionadas aos hóspedes. A associação de alguma empresa ao hóspede é de caráter facultativo.
Os campos em vermelho, nesta tela, são de preenchimento obrigatório.
FUNCIONÁRIOS
Para cadastrar um funcionário do hotel, clique no botão “Funcionários” na aba “Administrativo”. Na tela, clique em “Incluir”.
Este cadastro será utilizado para vincular ao usuário no sistema. Ainda, na geração da comanda, será necessário informar o funcionário responsável pela venda, assim como, será necessário informar qual funcionário é responsável por determinada operação de governança no apartamento.
Nesta tela, insira os dados dos funcionários do hotel. Para cadastrar uma foto do funcionário, clique no botão
“Abrir Imagem” e localize o arquivo. Os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório. Para concluir, clique em “Salvar”.
USUÁRIO
Para cadastrar um usuário do sistema, clique no botão “Usuários” na aba “Administrativo”. Na tela, clique no botão “Incluir”.
No cadastro do usuário, caso seja o usuário de algum funcionário cadastrado, selecione-o no campo “Funcionário”. A partir do cargo deste funcionário, o sistema indicará automaticamente o perfil de usuário correspondente ao cargo assumido pelo funcionário. Caso não seja o cadastro de algum funcionário, selecione o perfil de usuário desejado em “Perfil de Usuário”.
Altere as permissões de acesso às telas de acordo com o usuário a ser registrado. O sistema indicará a distribuição padrão do “Perfil de Usuário” escolhido; contudo, na aba “Controle de Acesso”, é possível modificar as telas liberadas especificamente a este usuário.
Informe os dados restantes do usuário, assim como o percentual de desconto máximo permitido que este usuário possa aplicar em uma hospedagem qualquer no campo “Desconto Máx.“. Para finalizar, digite o “Usuário”, “Senha”, confirme a senha em “Confirmar Senha” e clique em “Salvar”.
A ficha “Controle de Acesso” (apresentada ao lado) indica as telas previamente distribuídas de acordo com o perfil de usuário selecionado. Clique nos botões “Liberar Tela Selecionada” e “Bloquear Tela Selecionada” para liberar e bloquear, respectivamente, as telas do sistema para o usuário em questão.
RECEPÇÃO
A aba “Recepção” do menu principal apresenta as principais funções exercidas na recepção.
RESERVAS
Para realizar uma reserva de um ou mais apartamentos, clique com o botão direto do mouse sobre o apartamento no quadro de apartamentos e, em seguida, clique em “Reservar”. Ainda, esse acesso pode ser feito através do botão “Reservas” da aba “Recepção” ou clique em “Reservas”, e em seguida, em “Incluir”.
Ao abrir a tela “Resevas de Apartamento”, informe as informações pessoais do cliente. É necessário preencher todos os campos em vermelho. Assim, informe algum documento do cliente (o tipo de identificação e o número do documento), nome, data nascimento, sexo e telefone. Caso o hóspede já esteja cadastrado, apenas ao informar o número de seu documento o sistema apresentará seus dados cadastrais.
Adicione um apartamento à
reserva no botão “Adicionar Apartamento”. Na coluna “Apart.”, selecione o apartamento desejado para a reserva ou pesquise um apartamento disponível no botão ao lado. Informe a quantidade de adultos do sexo masculino (M), do sexo feminino (F) e a quantidade de crianças (C) que ocuparão o apartamento. Assim que informado a quantidade de pessoas, o programa sugerirá a tarifa ideal para ser aplicada; se deseja alterar a tarifa aplicada, selecione na coluna “Ocupação” a tarifa desejada. Caso deseja excluir a reserva do apartamento, clique no botão “Excluir Apartamento”.
O “Cód. Reserva” apresentado no canto inferior esquerdo da tela é importante para quando o hóspede for efetuar Check-In no hotel. Este código facilitará o acesso aos dados da reserva.
Para efetuar um pagamento antecipado à reserva, informe o “Tipo” (tipo de pagamento) e o “Valor”. Para finalizar a reserva, clique em “Confirmar”. Ao finalizar a reserva, os dados podem ser consultados na tela “Reservas” da aba “Recepção”. Um duplo-clique na reserva desejada abre a mesma janela com as informações dadas. Qualquer alteração pode ser feita, e clique em confirmar para gravar as alterações.
Para cancelar uma reserva já efetuada, clique em “Cancelar Reserva”. Uma nova tela pedirá o motivo do cancelamento. Este campo não precisa ser preenchido, basta confirmar a operação.
No quadro de apartamentos, quando houver uma reserva para o dia atual. O apartamento apresentará o ícone apresentado na figura ao lado. O nome do hóspede que efetuou a reserva será informado abaixo da imagem de um calendário. Caso o
IMPRESSÃO DO FORMULÁRIO
Para facilitar o Check-In dos hóspedes se apresentam ao Hotel, imprima o formulário de cadastro clicando no botão “Impressão Formulário” na aba “Recepção”. No formulário, constam as informações contidas no cadastro de hóspedes e as informações fornecidas no Check-In.
HÓSPEDES
A tela de cadastro de hóspedes pode ser acessada de dois diferentes modos. Na aba “Recepção”, clique em “Hóspedes” e, em seguida, em “Incluir”. Ainda, na aba “Recepção”, clique em “Hóspede”.
Para cadastrar um hóspede, preencha todos os campos de cor vermelha, pois são campos de preenchimento obrigatório.
Ao informar a nacionalidade do hóspede, o sistema listará as identificações permitidas para o cadastro. Assim como na tabela dos telefones, pelo menos um documento deve ser fornecido para finalizar o cadastro.
Após o preenchimento dos campos relativos ao endereço do hóspede, clique em “Incluir Endereço”. Havendo mais endereços, repita a operação. Para excluir um endereço já cadastrado, selecione-o e clique em “Excluir Endereço”. Para editar um endereço já cadastrado, selecione-o, altere os dados e clique em “Editar Endereço”. Para limpar os campos referentes ao endereço, clique em “Novo Endereço”.
Em “Veículos”, preencha os dados do veículo e clique em “Incluir Veículo”. Havendo mais veículos, repita a operação. Para excluir um veículo já cadastrado, selecione-o e clique em “Excluir Veículo”. Para editar um veículo já cadastrado, selecione-o, altere os dados e clique em “Editar Veículo”. Para limpar os campos referentes ao veículo, clique em “Novo Veículo”.
A informação “Mídia” refere-se ao meio de comunicação que fez o hóspede conhecer o hotel. Em um relatório, será possível analisar a quantidade de hóspede que conheceu o hotel em função dos meios de comunicação disponíveis. O campo “Contato” refere-se a uma pessoa conhecida do hospede que pode ser contatada caso aconteça algum imprevisto. Esse campo é importante para que, em alguma determinada situação, algum amigo ou familiar possa ser contatado.
Cadastre uma foto do hóspede no campo “Foto”. Para inserir uma imagem, clique em “Abrir Imagem”. Para excluir uma foto já cadastrada, clique em “Excluir Imagem”. Se desejar salvar a imagem em algum local do computador, clique em “Salvar Como”.
HOSPEDAGENS
Ao clicar no botão “Hospedagens”, será apresentada, em tela, uma listagem de todas as hospedagens ativas no hotel. Cada registro na lista apresentará o nome do hóspede, datas de Check-in e Check-Out, motivo da viagem, número, andar e tipo do apartamento. A lista pode ser filtrada nos campos acima da tabela.
Ao clicar sobre uma hospedagem, abrirá a tela “Manutenção da Hospedagem”. A ficha “Informações Gerais” apresenta os dados do hóspede, do apartamento ocupado, datas de Check-In e Check-Out e os valores devidos.
Nesta tela, é possível inserir eventuais acompanhantes do hóspede. Para isso, clique em “Adicionar Acompanhante”. Para editar um acompanhante já cadastrado, selecione-o e clique em “Editar Acompanhante”. Para excluir um acompanhante, selecione-o e clique em “Excluir Acompanhante”. Assim que a janela for fechada, o sistema anunciará uma possível mudança na tarifa e questionará se for desejável a sua alteração.
Nas opções na parte inferior na tela, é possível alterar o estado de “Ausente” e “Não Perturbe”. Ainda, no botão “Transferência”, é possível alterar o apartamento em que o hóspede está hospedado. Em
“Extrato”, verificam-se todos os valores devidos do hóspede.
Na ficha “Diárias”, é possível verificar todas as tarifas pagas pelo hóspede até o momento. Caso houve mudança de apartamento ou um acompanhante foi adicionado ou excluído da hospedagem, possivelmente haverá troca de tarifa e um registro a mais nesta tabela. O campo “Quantidade” refere-se à quantidade de diárias contabilizadas até o momento para a tarifa relacionada.
Na ficha “Comandas”, é possível consultar todas as comandas feitas pelo hóspede até o momento. No botão “Incluir”, cadastre uma nova comanda a essa hospedagem. Para estornar uma comanda que não tenha sido paga antecipadamente, selecione-a e clique em “Estornar”. Para imprimir uma comanda, selecione-a e clique em “Imprimir”.
Na ficha “Ligações”, é possível consultar todas as ligações registradas efetuadas pelo hóspede. Para cada ligação, verifica-se a sua duração, data da chamada, horário e o valor da ligação. Ainda, a coluna “Pago” fica marcada caso o valor da ligação já tenha sido pago pelo hóspede.
Na ficha “Pagamentos”, verificam-se todos os pagamentos efetuados pelo hóspede até o momento. Para incluir um novo pagamento, clique em “Incluir”. Para estornar um pagamento já realizado, selecione-o e clique em “Estornar”.
Os recados para o hóspede podem ser vistos em “Recados”. Para ler uma mensagem, dê um duplo clique sobre o registro. Para excluir uma mensagem, clique no ícone de exclusão que aparece ao lado da mensagem. Para responder a mensagem para o remetente, clique no botão ao lado.
Na ficha “Despertador”, verificam-se todos os despertadores já registrados para este hóspede. Insira um novo horário para despertá-lo em “Incluir”. Para excluir um despertador, selecione-o e clique em “Excluir Despertador”. Para editar um despertador, selecione-o e clique em “Editar Despertador”.
GOVERNANÇA
Na aba “Recepção”, clique no botão “Governança”. Nesta tela, se tem informações referentes à governança para cada apartamento cadastrado no sistema. A fim de filtrar os registros, selecione os estados desejáveis em “Filtro de Pesquisa”, no lado direito da tela.
Para informar a operação atual no apartamento ou alterar seus estados de limpeza ou do frigobar, selecione os apartamentos que serão feitas as alterações. Para facilitar a localização de um apartamento específico, digite o apartamento desejado em “Localizar” e aperte ENTER. Em seguida, informe o funcionário responsável pela operação em “Responsável”. Em “Operação do Apartamento”, selecione a opção desejada para a alteração.
Em “Estado de Limpeza”, selecione se deseja alterar seu estado de limpeza para limpo em “Tornar Limpo”, para sujo em “Tornar Sujo” ou se não deseja alterar seu estado anterior em “Não Alterar”.
Em “Estado do Frigobar”, selecione se deseja alterar seu estado do frigobar para abastecido em “Tornar Abastecido”, para desabastecido em “Tornar Desabastecido” ou se não deseja alterar seu estado anterior em “Não Alterar”.
Após definir uma operação no apartamento, seu estado do frigobar e da limpeza, clique no botão “Alterar” para gravar as alterações.
As operações apresentadas em “Operação do Apartamento” são vistas a seguir:
EM LIMPEZA: Marcando esta opção, o apartamento está em limpeza. No
quadro de apartamentos, será apresentado o ícone de uma vassoura para indicar à recepção que o apartamento encontra-se em limpeza.
EM MANUTENÇÃO: Marcando esta opção, o apartamento está em
manutenção. No quadro de apartamentos, será apresentado o ícone de um martelo para indicar à recepção que o apartamento encontra-se em manutenção.
INTERDITAR: Marcando esta opção, o apartamento está em interditado. No
quadro de apartamentos, a sinalização do apartamento ficará vermelha, indicando à recepção que o apartamento está interditado. Assim, este
apartamento está liberado para ocupação.
No quadro de apartamento, o estado do frigobar é visto através do ícone indicado na figura ao lado. Quando o frigobar está abastecido, o quadrado encontra-se cheio; quando desabastecido, o quadrado encontra-se vazio. Caso o apartamento não tenha frigobar, o ícone não é apresentado.
No quadro de apartamento, o estado de limpeza é visto através do ícone indicado na figura ao lado. Quando o apartamento está sujo, a lixeira é apresentada, como na imagem; quando o apartamento está limpo, a lixeira não é apresentada.
DESPERTADOR
Nesta tela, são apresentadas todas as solicitações de despertadores feitas pelos hóspedes. Nota-se que se o despertador for diário, o Campo “Data” não apresenta nenhuma informação.
Para registrar um novo despertador, selecione o apartamento que solicitou o aviso, a data e o horário da solicitação e marque se este será um despertado diário. Clique em “Incluir Registro” ´para gravar o cadastro.
Para editar um registro, selecione-o e clique em “Editar Registro”. Para excluir um despertador, selecione-o e clique em “Excluir Registro”.
Ao chegar a data e horário configurado para despertar, o sistema apresentará em tela o aviso ao lado. Na tela, serão apresentados o apartamento e o hóspede que pediu o aviso. O botão “Parar” pausa o som do alarme.
COMANDA
Para acessar a tela de “Comandas”, clique no botão “Comandas” na aba “Recepção”. No quadro de apartamentos, o acesso pode ser feito com um clique do botão direito do mouse sobre o apartamento desejado e, em seguida, clique em “Comandas”.
Cadastre, nesta tela, as comandas referentes aos consumos dos hóspedes em produtos e serviços. Para registrar uma nova comanda, insira o número do apartamento, o hóspede, o funcionário que está efetuando a venda e o ponto de venda. No campo “Produto”, ao digitar os primeiros caracteres do nome do produto, o sistema irá sugerir os produtos cadastrados conforme a digitação inicial. Cadastre quantos produtos forem necessários. Selecione a opção “Efetuar Pagamento” se o hóspede for efetuar pagamento no momento da geração da comanda. Para gerar a comanda, clique em “Confirmar”.
Se um visitante consumir produtos ou serviços do hotel, selecione a ficha “Visitante”. Insira todos os dados pessoais do consumidor. Para finalizar a operação, é necessário, neste caso, o pagamento do consumo pelo visitante. Para finalizar, clique em “Confirmar”.
Ao confirmar, o sistema questionará a impressão da comanda.
Confirmando a impressão da comanda, o sistema irá apresentar em tela a comanda com o consumo realizado pelo hóspede.
LIGAÇÃO
Registre, nesta tela, as ligações efetuadas pelos hóspedes. Para isso, informe o número do seu apartamento e o nome do hóspede que efetuou a chamada. Informe, ainda, se a ligação foi realizada para telefone fixo ou celular, se foi local, interurbana ou internacional e sua duração.
Em função dos preços configurados nas configurações do sistema, o valor será automaticamente calculado em função da duração da chamada. Marque a opção “Efetuar Pagamento”, se o hóspede efetuar o pagamento da ligação antecipadamente. Clique em “Confirmar” para concluir o registro da ligação.
RECIBO
Para a emissão de recibos padrões para operações de compra e venda da qual não haja outro comprovante de pagamento, acesse a tela “Recibo” na aba “Recepção”.
Informe se o tipo de operação é de compra ou venda. Ao preencher o valor da operação, o sistema automaticamente preencherá o valor por extenso. O valor por extenso deve ser conferido; se houver erro, o usuário pode editar o campo antes de gerar o recibo. A data e hora apresentadas serão as mesmas do relógio do computador utilizado. Por fim, no campo “Referente à”, informe ao que se refere o recibo. Para gerar o recibo, clique em “Confirmar”.
RECADOS
Para cadastrar recados para hóspedes, usuários ou pessoas externas, acesse a tela “Recados”. Na aba recepção, clique no botão “Recados”.
Na tela, selecione o remetente da mensagem em “Remetente”. Se não for selecionado nenhum remetente, o próprio usuário será o remetente da mensagem. Selecione a ficha “Hóspede” se este for um hóspede do hotel; em seguida, selecione o nome do hóspede. Selecione a ficha “Externo” se este for uma pessoa externa do ponto de vista do hotel. Caso essa pessoa não tenha sido cadastrada, clique no botão ao lado para adicionar uma pessoa externa.
Em “Destinatário”, indique o(s) destinatário(s) da mensagem. Na ficha “Hóspede”, inclua hóspedes do hotel aos destinatários da mensagem no botão “Incluir Hóspede”. Na ficha “Usuário”, inclua usuários aos destinatários da mensagem no botão “Incluir Usuário”. Na ficha “Externo”, inclua pessoas externas do ponto de vista do hotel aos destinatários da mensagem.
Caso o destinatário seja uma pessoa externa da qual não haja o cadastro prévio no sistema, clique no botão “Adicionar Pessoa Externa”. Nos campos abaixo, informe o nome e email válido e grave o cadastro.
CHECK-IN
Para acessar a tela de Check-In, clique no botão “Check-In” na aba “Recepção“. Ainda, o acesso pode ser feito no quadro de apartamentos; clique com o botão direito do mouse sobre o apartamento desejado e, em seguida, clique em “Check-In”.
Para efetuar o Check-In dos hóspedes, havendo uma reserva cadastrada, informe o código da reserva em “Cód. Reserva”. Assim, o sistema apresentará os dados previamente cadastrados da reserva. Para consultar o código da reserva, clique no botão ao lado.
Para efetuar o Check-In de um hóspede que já se hospedou no hotel, insira algum documento cadastrado no sistema e pressione ENTER. Caso não haja cadastro do hóspede, clique no botão “Adicionar Item” ao lado para cadastrá-lo e dar seguimento ao Check-In.
Informe os dados da hospedagem como o motivo da viagem em “Motivo“, data e hora do Check-In, e a data e hora de previsão de Check-Out. Havendo acompanhante(s), clique em “Adicionar Acompanhante” e preencha os seus dados pessoais. Clique em “Finalizar” para concluir a operação.
CHECK OUT
Para acessar a tela de Check-Out, clique no botão “Check-Out” na aba “Recepção”. Ainda, o acesso pode ser feito através do quadro de apartamentos; clique com o botão direito do mouse sobre o apartamento desejado e, em seguida, clique em “Check-Out”.
Para fazer o Check-Out de um hóspede, informe o número do apartamento em “Apartamento“. O sistema apresentará os ocupantes do apartamento e os valores de diárias, consumo, ligações e taxas de serviços totais. Ainda, em “Pagamentos”, pode ser visto todos os pagamentos efetuados pelo hóspede até o momento.
Valor Restante” ao lado. Este procedimento copiará o valor para o campo “Valor” em “Pagamentos”. Informe todos os campos referente ao pagamento e clique em “Incluir” para incluí-lo a lista de pagamentos. A operação de Check-Out só pode ser finalizada quando o valor restante for zero. Para finalizar o Check-Out, clique em “Confirmar”.
O sistema fornece uma ferramenta que facilita os cálculos para caso os hóspedes queiram dividir os custos. Nos campos “Diárias”, “Consumo”, “Ligações” e “Tx. De Serviço” são apresentados as somas dos valores correspondentes aos hóspedes selecionados na lista acima. Ainda, o campo “Calculado” indica a soma dos campos selecionados. Marque “Ratear Custos” para dividir o valor total da soma dos valores marcados pelo número de hóspedes selecionados. Clique em “Baixar Valor Calculado” para copiar o valor do campo “Calculado” para o campo “Valor” em “Pagamentos”.
Caso tenha sido informado algum percentual de desconto no momento do Check-In, o percentual cadastrado será automaticamente descontado do valor total, assim como pagamentos antecipados já realizados pelo hóspede.
Ao finalizar o Check-Out, o sistema apresenta a seguinte mensagem.
Caso clique em “Sim”, o sistema abre a nota de hospedagem com o detalhamento dos gastos e pagamentos do hóspede.
MAPA DE OCUPAÇÃO
Para visualizar as ocupações e reservas dos apartamentos de acordo com as datas, acesse o “Mapa de Ocupação” na aba “Recepção”.
Em “Data”, defina uma data em que deseja avaliar a disponibilidade dos apartamentos. Apartir da data escolhida, serão apresentados os próximos 20 dias de ocupações. Em “Filtro”, é possível filtrar os apartamentos pelo Tipo de Apartamento. Clique nos botões “Avançar” ou “Anterior”, para avançar ou retroceder um dia em relação às datas em analise.
A cor vermelha indica que o apartamento está ou estará ainda ocupado; a cor azul indica que o apartamento está ou estará reservado. A cor branca indica que o apartamento está liberado para reserva ou ocupação de um hóspede.
Para consultar uma reserva, clique com o botão direito do mouse sobre a reserva e, em seguida, clique em “Consultar Reserva”. Para incluir uma reserva, selecione os dias da reserva na linha correspondente ao apartamento desejado e clique com o botão direito do mouse; em seguida, clique em “Reservar”.
CAIXA
Para acessar a tela do caixa, clique em “Caixa” na aba “Financeiro”. Na tela, apresentada abaixo, são dadas as principais informações referentes ao caixa atual. Em “Abertura”, é visto o número do caixa, a data que o caixa foi aberto e o saldo inicial. Em “Saldos”, vê-se a quantia total de entrada ao hotel, a quantia total de saída do hotel e o saldo atual.
Em “Resumo por Usuário”, são vistos as operações realizadas apenas pelo usuário que está logado. Na ficha “Lançamentos”, veem-se todos os pagamentos ou lançamentos dados no caixa atual. As linhas em vermelho indicam que os pagamentos ou lançamentos em questão foram estornados.
Para efetuar lançamentos diretamente no caixa, clique no botão “Lançamentos” e siga os seguintes passos.
Informe se o lançamento é uma entrada ou saída.
Informe se o pagamento é em dinheiro, cheque ou cartão.
Informe o valor do lançamento
Informe a descrição do lançamento em “Histórico”.
Além dos lançamentos diretos, os lançamentos de comandas, ligações e os pagamentos dos “Check-Outs”, serão direcionados para o caixa do dia somando o valor do pagamento ao saldo do caixa.
Para realizar o fechamento do caixa, clique no botão “Fechamento”.
O sistema apresentará, no fechamento do caixa, o saldo atual, que será, portanto, o saldo inicial do próximo caixa. Para finalizar a operação, é necessário informar um usuário com permissão para fechamento do caixa e sua senha. Clique em “Confirmar” para finalizar o fechamento do caixa; automaticamente, é realizada a abertura do caixa seguinte.
RELATÓRIOS
Na aba “Relatórios” do menu principal, se tem acesso ao resumo das operações realizadas no SAMI HOTELEIRO. É possível consultar o histórico, analisar resultados e conferir saldos. Ainda, os relatórios são gerados, primeiramente, em tela, tendo a possibilidade de exportá-los para PDF, caso necessário.
ANIVERSARIANTES
Ao acessar o relatório de aniversariantes, informe o mês desejado para a busca. Marque “Todos Clientes” se for desejável buscar por todos os clientes já cadastrados no hotel. Marque a opção “Apenas Clientes Hospedados” para buscar apenas pelos clientes hospedados no hotel atualmente. Para gerar o relatório, clique em “Confirmar”.
No relatório gerado, serão listados todos os aniversáriantes do mês de acordo com a configuração realizada anteriormente.
HISTÓRICO DE OCUPAÇÃO
Informe a data inicial e final da busca. Clique em “Confirmar” para visualizar o histórico de ocupações do hotel.
O relatório apresenta, por apartamento, algumas informações referentes a todas as hospedagens realizadas no hotel durante o período determinado anteriormente. Entre essas informações, estão o nome, a empresa, a data e hora da ocupação.
OCUPAÇÃO
Este relatório lista algumas informações referentes aos apartamentos existentes no hotel. Na lista, é possível analisar o seu estado de ocupação e de governança.
EXTRATO GERAL RESUMIDO
Neste relatório, o sistema apresentará os apartamentos ocupados com os dados do hóspede, da hospedagem, e um extrato simples da sua conta. O valor “Total Acumulado” consta o valor total das contas de todas as hospedagens ativas.
AUDITORIA
Selecione na tela de Filtro a data inicial e final para listagem do relatório de auditoria. Clique em “Confirmar” para visualizar o relatório.
O relatório gerado é uma demonstração financeira do hotel. O documento apresenta o faturamento por ponto de venda, por tipo de pagamento e em ligações telefônicas. Ainda, na parte inferior, indica o resumo das hospedagens indicando a quantidade de ”Check-Ins” e “Check-Outs” que houveram no período solicitado.
FECHAMENTO DE CAIXA
Para visualizar o relatório do fechamento de caixa, selecione o número do caixa que deseja emitir o relatório.
O relatório apresenta os “Check-Ins” e “Check-Outs” realizados no período do caixa, além dos lançamentos e estornos efetuados, movimentações e totalizações. Utilize este relatório como ferramenta de conferência da movimentação do caixa.
LANÇAMENTO DE CAIXA
Para acessar o relatório do lançamento de caixa, é necessário estipular a data inicial e data final do período a ser analisado.
O relatório apresenta os dados de todos os lançamentos efetuados no período estipulado anteriormente.
COMANDAS LANÇADAS
Para emitir o relatório de comandas lançadas, informe a data inicial e final da pesquisa. Ainda, marque a opção “Ponto de Venda” se deseja filtrar a pesquisa por ponto de venda. Marque a opção “Caixa” se deseja filtrar a pesquisa pelo número de caixa. Marque a opção “Funcionário” se deseja filtrar a pesquisa por funcionário que efetuou a venda da comanda. Marque, em “Comandas
GOVERNANÇA
Informe, na tela de filtro, o período de análise da governança o hotel. Se for necessário, filtre a pesquisa por operação da governança: em limpeza, em manutenção ou interditado. Clique em “Confirmar” para gerar o relatório.
O relatório gerado apresenta a data de inicio e fim da operação, duração, funcionário responsável, o tipo de operação e alguma observação, caso tenha sido dada.
LIGAÇÕES
Ao acessar o relatório de ligações, o sistema abrirá um filtro. Informe o período em que as ligações serão consultadas. Marque a opção “Ramal” se deseja filtrar a pesquisa por ramal.
O relatório listado apresenta as ligações efetuadas por apartamento no período estipulado. Na lista, são informados o ramal, a data e hora, duração e valor pago pela chamada.
PRODUTOS E SERVIÇOS
No relatório de produtos e serviços serão listados todos os produtos e serviços cadastrados no sistema. As informações dadas no relatório são o nome do produto, seu valor de custo e de venda.
HÓSPEDES
Visualize neste relatório os hóspedes cadastrados no hotel. As principais informações contidas no cadastro do hóspede são apresentadas neste relatório.
EMPRESAS
DESPERTADOR
Neste relatório, são apresentadas todas as solicitações de aviso de despertador registradas no sistema. Na lista, verificam-se as informações do apartamento solicitante, se deve ser diário, data e hora do despertador.
ROMMING LIST
Este relatório permite retirar um extrato geral dos apartamentos ocupados. São dadas informações do hóspede que está ocupando o apartamento e o seu estado da governança.
VENDA DE PRODUTOS E SERVIÇOS
Informe a data inicial e final do período que deseja visualizar as vendas efetuadas de produtos e serviços no hotel. Em “Ordenamento”, selecione a forma de que deseja organizar os dados consultados.
Visualize, no relatório, os produtos ou serviços vendidos, a quantidade e o valor total das vendas.
NOTA DE HOSPEDAGEM
Selecione o número do Check-in a emitir a nota de hospedagem. Para consultar o número de Check-In desejado, clique no botão ao lado. Clique em
“Confirmar” para visualizar o relatório.
Será emitida a nota de hospedagem do Check-In selecionado com os dados do hóspede, suas diárias, consumo de comandas, ligações efetuadas e pagamentos realizados. Ao final da nota são apresentados os totais dos valores, com espaço para assinatura do hóspede.
MEIOS DE COMUNICAÇÃO
MOBÍLIAS
Neste relatório, verificam-se todas as mobílias cadastradas no sistema.
MOBILIAS POR APARTAMENTO
Neste relatório são apresentadas as mobílias existentes em cada um dos apartamentos do hotel. Para cada mobília, verifica-se a quantidade de itens e o valor de compra.
RAMAIS
Neste relatório são apresentados todos os ramais cadastrados no sistema. A coluna “Local” indica onde o ramal está localizado.
SISTEMA
BACKUP DOS DADOS
Para criar um arquivo com a cópia de segurança dos dados do sistema, clique no botão “Backup dos Dados” na aba “Sistema”.
Inicialmente, o sistema indicará o caminho para gravar a cópia de segurança. Modifique o local no botão ao lado. Selecione, em “Modo de Compactação”, se deseja efetuar um backup “Simples” ou “Completo”. O backup “Simples” gera um arquivo apenas com os dados. O backup “Completo” gera um arquivo com os dados, as fotos e os sons cadastrados no sistema. Este último modo faz com que o arquivo seja de maior tamanho; ainda, o processo é mais
demorado. Informe, ainda, o usuário e a senha do banco de dados para finalizar a operação.
IMPORTANTE: Faça cópias de segurança diáriamente. É importante possuir sempre uma cópia recente
para restaurar os dados quando necessário, garantindo a segurança dos dados do hotel.
Clique em “Efetuar Backup” para finalizar. Ao concluir o processo, o sistema apresentará a seguinte mensagem.
Se houver algum problema na geração da cópia de segurança, o sistema apresentará uma mensagem de erro. Tente modificar o caminho de destino do backup ou verifique se o usuário e a senha foram informados corretamente.
RECUPERAÇÃO DOS DADOS
Para restaurar uma cópia de segurança realizada, clique o botão “Recuperação dos Dados” na aba “Sistema”.
Selecione o local do arquivo e informe o usuário e a senha do banco de dados. Clique em “Efetuar Recuperação” finalizar a operação.
Após a operação ser realizada, acesse novamente o sistema, informando o usuário e a senha. Verifique se os dados existentes na cópia de segurança foram restaurados no sistema.
TROCAR DE USUÁRIO
Para trocar o usuário do sistema, clique em “Trocar de Usuário” na aba “Sistema”.
SAIR
