Manual de Procedimentos
Índice
Princípios Gerais ... 4
Abreviaturas e Acrónimos ... 8
Legislação Aplicável ... 10
Mapa de Actualização do Documento ... 13
Capítulo 1 – Assessoria Técnica à Área de Projectos ... 14
Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro ... 14
Capítulo 2 – Núcleo de Projectos Comunitários ... 16
Processo 1 - Análise das Candidaturas ... 16
Sub-processo 1.1 - Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “7ºPQ” ... 16
Processo 2 - Abertura de Projectos ... 19
Sub-processo 2.1 - Documentação necessária à abertura de projectos... 19
Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos ... 20
Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita ... 21
Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa – Bolsas e Contratos ... 21
Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Processo de Aquisição ... 23
Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Processo de Reembolso ... 24
Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão ... 25
Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio ... 26
Sub-processo 3.6 - Gestão de Receita ... 27
Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro ... 29
Sub-processo 4.1 - Preparação do Relatório ... 29
Sub-processo 4.2 - Execução do Relatório ... 29
Processo 5 - Encerramento de Projectos ... 30
Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas ... 31
Sub-processo 5.2 - Comunicação do Encerramento ... 31
Capítulo 3 - Núcleo de Projectos Nacionais ... 36
Processo 1 - Análise das Candidaturas ... 36
Sub-processo 1.1. Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “FCT” ... 36
Sub-processo 1.2 - Análise das Candidaturas de Projectos “ADI” ... 38
Processo 2 - Abertura de Projectos ... 40
Sub-processo 2.1. Documentação necessária à abertura de projectos ... 40
Sub-processo 2.2. - Procedimentos para Abertura de Projectos ... 41
Processo 3 - Gestão Corrente ... 41
Sub-processo 3.1. Gestão de Despesa - Bolsas ... 41
Sub-processo 3.2. - Gestão de Despesa – Plataforma de Compras ... 43
Sub-processo 3.3. - Gestão de Despesa – Plataforma de Reembolsos ... 44
Sub-processo 3.5. - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio ... 45
Sub-processo 3.6. - Elaboração de Relatório Financeiro ... 46
Processo 4 - Encerramento de Projectos ... 47
Capítulo 4 – Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços ... 51
Processo 1 – Candidaturas ... 51
Processo 2- Abertura de Projectos ... 52
Processo 3- Facturação ... 53
Sub-processo 3.1- Solicitação de facturação ... 53
Sub-processo 3.2- Orçamentação da facturação no projecto ... 54
Sub-processo 3.3- Inscrições em conferências através do MBNET ... 54
Processo 4- Receita ... 55
Processo 5- Despesa ... 55
Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos ... 56
Sub-processo 5.2 – Missões ... 58
Sub-processo 5.3- Consultores ... 60
Sub-processo 5.4- Aquisição de Bens e Serviços ... 61
Sub-processo 5.5- Aquisição de bens através da plataforma de Fundo Maneio ... 63
Processo 6– Remunerações Adicionais ... 64
Processo 7– Encerramento de projectos ... 65
Princípios Gerais
A Área de Projectos assegura a gestão administrativa e financeira dos projectos, facultando o apoio necessário aos investigadores responsáveis na negociação, abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros, assegurando desta forma a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projectos, o seu controlo orçamental e de tesouraria e procedendo ao apuramento anual dos valores da Estrutura de Custos do IST.
A Área de Projectos está estruturada da seguinte forma: - Assessoria Técnica à Área de Projectos;
- Núcleo de Projectos Comunitários; - Núcleo de Projectos Nacionais;
- Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços.
Assessoria Técnica à Área de Projectos
A Assessoria Técnica à Área de Projectos tem como objectivo fazer interface com a Área Contabilística para a prestação de contas às diversas entidades financiadoras. É da competência da Assessoria Técnica da Área de Projectos assegurar todas as solicitações de documentos dos Núcleos que fazem parte da Área de Projectos, Núcleo de Projectos Nacionais, Núcleo de Projectos Comunitários e Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços.
Núcleo de Projectos Comunitários
É da competência do Núcleo de Projectos Comunitários assegurar a gestão administrativa e financeira de projectos de investigação, financiados pelos Programas Quadro da Comissão Europeia e respectivas agências, entre outros, a decorrer no
IST. Proporciona nesse sentido o apoio necessário aos investigadores responsáveis nas fases de negociação, abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros, garantindo desta forma a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projectos, o seu controlo orçamental e de tesouraria.
Assim, as principais funções deste Núcleo são:
apoio na elaboração de novas candidaturas;
gestão e acompanhamento da execução financeira;
execução de relatórios financeiros.
Para além destas funções, é igualmente responsável pelo acompanhamento das respectivas auditorias requeridas de acordo com as normas dos Programas de Financiamento.
É neste Núcleo que se registam os projectos com as tipologias acima descritas, com base nos seguintes critérios:
• legislação aplicável;
• regulamentos e normas internas do IST;
• decisões do Conselho de Gestão.
Núcleo de Projectos Nacionais
O Núcleo de Projectos Nacionais está integrado na Área de Projectos e possui três grandes funções:
apoio na elaboração de candidaturas;
gestão e acompanhamento de projectos,
referentes a projectos financiados por entidades nacionais, nomeadamente a Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT) e a Agência de Inovação (ADI), no âmbito dos programas PIDDAC (PPCDT, PTDC, PDCT, PDCTE), Financiamento Plurianual de Unidades de I&D, MIT, CMU, UT AUSTIN, EUROSTARS, CERN, PRIME (para a FCT), e POFC/QREN (para a ADI), entre outros.
É neste Núcleo que se registam os projectos com as tipologias acima descritas, com base nos seguintes critérios:
• legislação aplicável;
• regulamentos e normas internas do IST;
• decisões dos órgãos com competência e decisões do Conselho de Coordenação do Conselho Científico.
Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços
O NPCS tem como finalidade garantir a execução orçamental dos projectos do tipo Prestação de Serviços, Conferências, Subsídios (FACC, GRICES, FCG, FLAD, Ciência Viva) e Resultados, de acordo com as regras de elegibilidade dos programas de financiamento, normas contabilísticas e de fiscalidade.
Compete ao Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços:
Apoio na elaboração de candidaturas a novos projectos;
Acompanhamento e garantia da execução financeira do orçamento no Módulo de Gestão de Projectos;
Receber dos serviços adquirentes os processos de despesa, devidamente organizados, segundo o regulamento despesa e manuais de procedimentos;
Verificar todos os processos de despesa quanto à sua elegibilidade e legalidade;
Cabimentar todos os contratos e orçamentos relativos a projectos;
Execução de relatórios financeiros;
Encerramento de projectos no MGP
É no NPCS que se procede ao registo de:
Abertura de projectos de consultoria/serviços/Workshops e Resultados no MGP;
Cabimentação de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas e contractos);
Conferência de processos de despesa;
Processamento de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas, Contractos, Remunerações Adicionais);
Orçamentação de facturação;
Processamento dos créditos recebidos;
Recepção de pedidos de emissão de facturas;
Execução de relatórios financeiros;
Encerramento de projectos;
Sendo de extrema importância que exista um adequado sistema de controlo interno, no sentido de, seguir:
• A legislação aplicável;
• Os regulamentos e normas internas do IST;
• As deliberações dos órgãos com competência e as decisões do Conselho de Coordenação do Conselho Científico.
Abreviaturas e Acrónimos
ADI Agência de Inovação AP Área de Projectos
ATAP Assessoria Técnica à Área de Projectos CAE Código de Actividade Económica
CG Conselho de Gestão
DC Declaração de Compromisso DRH Direcção de Recursos Humanos
FCT Fundação para a Ciência e a Tecnologia FM Fundo de Maneio
GAJIST Gabinete de Apoio Jurídico do IST IP Instituição Proponente
IR Investigador Responsável MGP Módulo de Gestão de Projectos
NCA Núcleo de Compras e Aprovisionamento NEO Núcleo de Execução Orçamental
NIB Número de Identificação Bancária
NGAC Núcleo de Gestão de Apoio a Contractos NGP Núcleo de Gestão de Pessoal
NNDB Núcleo de Não Docentes e Bolseiros NPC Núcleo de Projectos Comunitários
NPCS Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços NPI Núcleo de Propriedade Intelectual
NPN Núcleo de Projectos Nacionais NT Núcleo de Tesouraria
NUDI Núcleo de Docentes e Investigadores Ovh Overhead
PI Propriedade Intelectual
PIC Participant Identification Code PC Plataforma de Compras
QREN Quadro de Referência Estratégico Nacional RH Recursos Humanos
SMM Subsídio de Manutenção Mensal SSV Seguro Social Voluntário
Legislação Aplicável
Legislação Descrição
Lei nº 40/2004, de 18 de Agosto Estatuto do Bolseiro de Investigação
http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas
http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/valores2009
Normas para atribuição e gestão de bolsas no âmbito de projectos e instituições de I&D
Valores das bolsas segundo os Regulamentos de 2009, 2010 e 2011 Decreto-Lei nº 40/89, de 1 de Fevereiro
Lei n.º 110/2009, de 16 de Setembro (alterado pela Lei 119/2009, 30 Dezembro)
Portaria nº 66/2011, de 4 de Fevereiro
Seguro Social Voluntário
Aprova o código dos regimes contributivos do sistema previdencial de segurança social
Procedimentos, elementos e meios prova referentes ao sistema previdencial de segurança social
Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de Abril Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público
Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de Julho Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro Portaria 1553-D/2008
Decreto-Lei 137/2010, de 28 de Dezembro
Estabelece as tabelas de ajudas de custo, subsídios de refeição e viagem
Aplicação de redução aos valores fixados na Portaria 1553-D/2008
Regulamentação Interna (http://gqai.ist.utl.pt)
Manual de Procedimentos Regulamento de Despesa Manual de Fundo Maneio
Legislação Descrição
Manual de Procedimentos Cooperação Territorial Europeia, do Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP
Procedimentos a adoptar em projectos de Cooperação Territorial Europeia
http://www.cordis.lu http://ec.europa.eu
Community Research and Development Information Service (legislação comunitária)
Codigo do IVA, Cap. II Art. 9.º
Codigo do IVA, Cap. IV, Secção III, Art.º 35.º
Código de isenções para facturação Regras relacionadas com a facturação Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro Código dos Contratos Públicos
Despacho nº 24539/2009 Regulamento de Compras do IST
Despacho 4471/2011 Regulamento de equiparação a Bolseiro e
de deslocações em serviço do IST
Lei 55-A/2010, de 31 de Dezembro Orçamento de Estado para 2011
Aviso n.º 17842/2010 de 9 de Setembro (com alterações de acordo com o Aviso nº 8484/2011 de 6 de Abril
Regulamento de acesso a financiamento de projectos de investigação científica e desenvolvimento tecnológico — 2010 (com alterações em 2011)
Aviso nº 10406/2011 de 9 de Maio Regulamento da Formação Avançada e Qualificação de Recursos Humanos 2011 Portaria nº1462/2007 de 15 de Novembro Regulamento do Sistema de Incentivos à
Investigação e Desenvolvimento Tecnológico (SII&DT) – Agência de Inovação (ADI)
Portaria Nº 353*B/2009 de 3 de Abril Orientação Técnica Nº13/2009
Limites à elegibilidade de despesas (SII&DT)
Legislação Descrição
Orientação de Gestão Nº 04.Rev2/2010
http://www.incentivos.qren.pt
Guia de Preenchimento do Formulário de Pedido de Pagamento (SII&DT)
Orientação de Gestão Nº 10/2011 Bolsa de Descativação de Incentivo(BDI) (SII&DT)
Mapa de Atualização do Documento
Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo Teresa Malhoa Atualização de todo o volume 2.3 Anualmente Rever procedimentos Proposta de alteração Teresa Malhoa Atualização do Capítulo 1 Anualmente Rever procedimentos Proposta de alteração Nuno Macela e Rita Fernandes Atualização dos processos 3.3 e 3.5 do capítulo 2
Anualmente Rever legislação e procedimentos Proposta de alteração a remeter à coordenação do NPC Filipa Martins e Susana Giraldes Atualização do processo 3.4 do capítulo 2
Anualmente Rever legislação e procedimentos
Proposta de alteração a remeter
à coordenação do NPC
Olga Ribeiro Atualização do capítulo 2
Anualmente Rever legislação e procedimentos Proposta de alteração a remeter à coordenação da AP Miguel Correia Atualização do capítulo 3
Anualmente Rever legislação e adequação dos processos Proposta de alteração a remeter à coordenação da AP Gestor de Projeto do NPN* Atualização do capítulo 3
Anualmente Rever legislação e adequação dos processos Proposta de alteração a remeter à Coordenação do NPN
Filipa Ferrão Atualização do capítulo 4
Anualmente Rever legislação e adequação dos processos Proposta de alteração a remeter à coordenação da AP
*A equipa de Gestores de Projetos do NPN é composto por: Ana Correia, Rosa Tomé, Sandra Simões, Natacha Lima, Carla Fontinha, Ana Costa, Cristina Ribeiro, Lisete Gonçalves, Cátia Marques, Patrícia Correia, Aldina Marques, Sónia Azevedo, Carla Joaquim, Carla Marques, Maria José Baptista, Cesaltina Rodrigues.
As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração.
Capítulo 1 – Assessoria Técnica à Área de Projetos
Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro
Um mês antes da data para a elaboração da prestação de contas, cada gestor solicita à ATAP uma listagem em formato Excel, com os documentos necessários para elaboração do relatório financeiro.
Após recepção, a ATAP verifica no MGP se existem cabimentos em aberto nos projectos solicitados. Caso existam, a ATAP envia um email para [email protected] e
[email protected] (Núcleo de Compras e Aprovisionamento) a informar de que os projectos em causa serão alvo de relatório, sendo que os processos pendentes no NCA deverão de ser concluídos, dando assim três dias uteis para resposta.
Decorridos os três dias uteis e fazendo filtro com a informação recepcionada, a ATAP envia email ao gestor de projecto para que lhe confirme se a lista se mantém ou se pretende adicionar algum processo.
Concedendo três dias uteis para a resposta do Gestor, a ATAP envia email para a
[email protected] e [email protected] com a lista final dos documentos para a elaboração da prestação de contas.
Após recepção da Área Contabilística dos documentos solicitados, a ATAP confirma a listagem e adiciona, caso seja necessário, extracto bancário das despesas associadas à listagem.
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Vanda Ribeiro Processo 1 Após pedido
de gestor de projecto/núcleo Solicita aos núcleos envolvidos a documentação Pasta de documentos de despesa Gestor projecto/Núcleo Gestor projecto NA NA
Capítulo 2 – Núcleo de Projectos Comunitários
Processo 1 - Análise das Candidaturas
As candidaturas devem ser submetidas ao NPC, pelos proponentes, para verificação e validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do programa de financiamento para o qual a candidatura está a ser preparada.
Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projectos financiados pela Comissão Europeia, no âmbito do 7º PQ, por serem as mais representativas desta actividade no NPC. As restantes tipologias seguem os requisitos do concurso.
A Instituição que deve figurar no processo de candidatura e/ou proposta é o Instituto Superior Técnico, seja como instituição proponente, participante ou de acolhimento.
As equipas de investigação deverão incluir professores/investigadores com vínculo ao IST.
Sub-processo 1.1 - Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “7ºPQ”
Toda a informação, relativa ao IST, necessária para o preenchimento da candidatura deve ser solicitada ao NPC, bem como a recolha de assinatura dos representantes legais da instituição. No que respeita ao orçamento, deve igualmente ser remetido ao NPC para análise da respectiva viabilidade financeira.
Procedimento:
a) Verificar se os dados relativos ao IST estão correctamente preenchidos no formulário de candidatura, nomeadamente:
i) VAT Number – PT501507930
ii) PIC – 999992983
iii) CAE (85420) – Ensino Superior/Nace Code 80.3 - Higher Education
iv) Os representantes do IST são o Presidente e o Vice-Presidente para a Gestão Administrativa e Financeira
v) O responsável Financeiro do IST deverá ser o Coordenador da Área de Projectos
vi) Os contactos da proposta são os do NPC
b) Validar o Orçamento:
i) O IST aplica, regra geral, o método de “Real Indirect Costs”. A aplicação de outro método deve ser restrita apenas aos casos em que o estabelecido nas Normas do Programa de Financiamento o exija.
Em projectos com financiamento de custos indirectos reais o valor destes é apurado multiplicando o valor do overhead do Departamento (a que pertence o membro da equipa de investigação) pelo total de horas imputadas.
Em projectos onde é aplicada uma Flate Rate para os custos indirectos será aplicado o valor máximo permitido pelo respectivo programa de financiamento. Por norma o valor dos custos indirectos neste caso será resultado de uma percentagem dos custos directos apresentados.
ii) A rubrica Pessoal corresponde a imputação horária de docentes. O seu cálculo, a partir de Novembro de 2011, segue a seguinte metodologia:
Valor Hora = [(VB + Encargo Social Entidade )* 14/1575] + [nº horas /7 * valor diário SR]
VB – Vencimento Base
14 – 12 meses, acrescidos dos subsídios de Férias e Natal 1575 – nº de horas produtivas/ano (ver cálculo em anexo) 7 – Horas de trabalho diárias
SR - Subsídio de refeição (actualmente é de 4,27€)
A anterior metodologia de cálculo para a imputação horária era obtida através da seguinte fórmula:
Valor Hora = VB*14/1575
Esta metodologia está ainda a ser aplicada para os projectos onde foi aplicada inicialmente.
iii) O projecto deverá ter viabilidade financeira, apresentando saldo de tesouraria positivo.
c) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura
d) Recolha da Assinatura do Presidente do IST nos documentos necessários e respectiva validação com selo branco
e) Aprovação da Candidatura
i.1. O orçamento aprovado deve assegurar os pressupostos anteriores;
i.2. Declaração de compromisso: submeter para assinatura ao Presidente do IST;
i.3. Contrato de Consórcio (no caso de existirem várias entidades envolvidas): o NPC submete o documento ao NPI para emissão de parecer. Se o NPI sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e, após parecer favorável do NPI, o NPC submete o documento para assinatura do Presidente do IST;
ii. Após assinatura colocar o selo branco;
iii. Devolver o documento ao Investigador (nesta fase é o investigador responsável a proceder ao envio da documentação assinada, o que não invalida que possa ser o NPC desde que a despesa de envio seja suportada por um outro projecto).
Processo 2 - Abertura de Projectos
Um projecto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a aprovação da candidatura que lhe deu origem
Sub-processo 2.1 - Documentação necessária à abertura de projectos
a) Ficha de Abertura de Projecto preenchida e assinada pelo responsável do projecto
b) Contrato de financiamento assinado (“Grant Agreement”): i. Original se o IST for coordenador do projecto ii. Cópia se o ST for parceiro
c) Anexo I do contrato (Description of Work) e Anexo II (General Conditions) d) Anexo IV do contrato (Form A – documento de acesso ao contrato)
e) Contrato de Consórcio (“Consortium Agreement”), por vezes, nesta fase, ainda não está negociado pelo que deverá ser indicado o ponto de situação do documento.
f) Orçamento
Qualquer alteração ao orçamento inicial só será permitida e aceite com documento de aprovação oficial por parte da entidade financiadora.
Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos
a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados; b) Preencher o orçamento por rubrica na ficha de abertura; c) Despacho do NPC;
d) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho;
e) Proceder à abertura do projecto no MGP, no menu “abertura projecto”, (consultar manual MGP);
f) Calcular a distribuição dos Overheads (repartição de custos de estrutura) de acordo com a tabela aprovada pelo CG (a última tabela de repartição dos custos de estrutura tem aplicação a partir de 1 de Julho de 2010);
g) Atribuir o número de projecto (operação gerada automaticamente pelo MGP) na ficha de abertura e respectivos cartões
h) Constituir a Pasta de arquivo do Projecto;
i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projecto
j) Informar a Área de Projectos (por email) sobre o número de projecto e Gestor atribuídos que, por sua vez, informará os serviços informáticos e outros (actualização da listagem de gestor/projecto)
k) Informar o Investigador Responsável do número de projecto e Gestor atribuídos, enviar os cartões de identificação do projecto e impressão da ficha de abertura, extraída do MGP.
Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita
Todos os documentos de suporte de despesa realizada no âmbito de projectos de investigação devem ser emitidos em nome do Instituto Superior Técnico, com indicação do número de contribuinte 501507930 e devem respeitar o preconizado no Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado.
Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa – Bolsas e Contratos
As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no âmbito da investigação são previamente cabimentadas, com base na informação facultada pela DRH. Aquando do respectivo cabimento esta informação deve ser confirmada pelo NPC.
Após celebração do contrato de bolsa, cumprindo o Regulamento de Bolsas de Investigação do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, dá-se início ao processo de cabimentação:
a) A DRH envia via e-mail o formulário B13 – “Pedido de Abertura de Concurso para Bolsa de Investigação”, para verificação e validação pelo NPC (nomeadamente tipo de bolsa, elegibilidade no projecto, montante e duração). A resposta é enviada igualmente via e-mail para a DRH, e é efectuado um cabimento provisório (CP) de acordo com a informação validada.
b) Recepcionar o formulário B15 - “Declaração de Cabimento de Verba para Bolsas de Investigação” da DRH.
c) Verificar o saldo, da respectiva rubrica, disponível no projecto (MGP).
d) Registar no ecrã “despesa euro” os seguintes cabimentos (cabimento definitivo - CB):
i. Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar);
ii. Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar);
iii. Seguro de acidentes Pessoais (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar).
e) Registar os lançamentos na “Declaração de Cabimento de Verba para Bolsas de Investigação”, no campo próprio para o efeito.
f) Enviar com protocolo para a DRH e guardar cópia na pasta do projecto.
O lançamento mensal do SMM é efectuado após confirmação de todas as informações respeitantes à bolsa na Listagem enviada semanalmente pela AP.
g) Recepcionar o “Ofício de Bolsa” enviado pelo IR.
h) Fazer 1 cópia por cada mês de contrato, ficando o original do ofício para o ultimo mês de pagamento do SMM.
i) Mensalmente, até ao dia 15, proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento efectuado em i).
j) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no ofício e enviar ao NEO.
O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao reembolso dessa despesa.
k) Recepcionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna. l) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efectuado em ii). m) Registar o lançamento e rubrica no ofício e enviar ao NEO.
O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST.
n) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor facturado pela seguradora.
o) Verificar o nome e montante de cada bolseiro.
q) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjectos/Geral. r) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO.
No âmbito de projectos Marie Curie, são celebrados contratos de trabalho a termo entre o investigador seleccionado e o IST. Nestas situações o NPC deve confirmar os montantes previstos e orçamentados no projecto. É enviado pela DRH o impresso para cabimento, onde consta a informação do montante do vencimento mensal e respectivos encargos. O procedimento é idêntico ao enunciado para bolsa de investigação, em termos de validação da informação e cabimentação (pontos b) a f)). A imputação desta tipologia de despesa ao projecto é efectuada através de Nota de Imputação (que deverá ser mensalmente remetida pela Contabilidade para lançamento no projecto).
Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Processo de Aquisição
Nos projectos de investigação é adoptado o regime de aquisições no âmbito de actividades de Ciências e Tecnologia (C&T).
Sub-processo 3.2.1 - Cabimentação inicial
a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP;
b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto; c) Verificar o saldo de rubrica do projecto;
d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”.
e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários.
Sub-processo 3.2.2 - Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPC pelo NCA. Os documentos de despesa são entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.
a) Verificar a conformidade do documento de despesa;
b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento;
c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP;
d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.
Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Processo de Reembolso
O regime de reembolsos só é aplicável a despesas relativas a deslocações em território nacional e no estrangeiro, sendo apenas elegíveis viagens que tenham seguido o processo normal de autorização prévio.
As despesas apresentadas devem respeitar as regras enumeradas de acordo com o vínculo. Todas as despesas devem igualmente ter em conta as regras de elegibilidade dos projectos a que respeitam.
O reembolso a elementos da equipa de investigação que não tenham vínculo à Administração Publica, só será possível após a celebração de um Acordo para Trabalho Voluntário em Projectos de Investigação.
Sub-processo 3.3.1 - Cabimentação inicial
a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP;
b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto; c) Verificar o saldo de rubrica do projecto;
d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”;
e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários.
Sub-processo 3.3.2 - Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPC pelo IR. Os documentos de despesa são entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.
a) Verificar a conformidade do documento de despesa;
b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento;
c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP;
d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.
Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão
A deslocação de um funcionário em serviço no país ou no estrangeiro carece sempre de uma autorização prévia do Conselho de Gestão, solicitada através da Plataforma de Missões.
Os elementos da equipa de investigação que não tenham ligação contratual com o IST não carecem de autorização administrativa para realização de deslocações no âmbito do projecto.
As despesas referentes a Missões devem cumprir o estabelecido na legislação nacional para deslocações em serviço público.
Não será possível, de um modo geral, pagar despesas associadas a deslocações a elementos que não façam parte da equipa de investigação do projecto, com excepção de consultores.
Sub-processo 3.4.1 - Cabimentação inicial
a) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto; b) Verificar saldo de rubrica no projecto;
c) Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (Ajudas Custo, Viagens, Transportes);
e) Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento no MGP e a rubrica em comentários.
Sub-processo 3.4.2 - Cabimentação final
O documento de despesa referente à deslocação, alojamento e inscrição em conferência, são enviados para o NPC pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e transportes locais são entregues no NPC pelo IR. Os documentos de despesa são entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.
a) Quando o montante total das despesas é superior ao montante cabimentado deve ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento;
b) Caso ocorra o descrito em a), deve-se aumentar o cabimento no MGP;
c) Proceder à distribuição das despesas associadas (Ajudas de Custo, Km´s, Processos de Aquisição e Reembolso) dentro do cabimento;
d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa; e) Inscrever na central de compras e enviar ao NEO;
f) Proceder ao acerto do valor do cabimento da Missão, após o registo de todas as despesas realizadas.
Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio
O Fundo de Maneio considera-se uma pequena caixa para pagamentos de baixo montante (valor igual ou inferior a 400€), urgentes e inadiáveis cuja movimentação é da exclusiva competência do responsável para o efeito. A sua utilização deve ser encarada como uma situação excepcional, devendo apenas ser utilizado para pequenas aquisições nas quais não se possa seguir os trâmites normais que se devem observar na aquisição de bens/serviços, que devam ser pagos em numerário no acto da compra.
Sempre que um Fundo de Maneio (FM) é atribuído a um projecto é necessário efectuar um cabimento inicial (operação efectuada pelo Coordenador da Àrea de Projectos).
O IR deve apresentar mensalmente no NPC as despesas efectuadas com recurso ao FM. O processamento inclui os seguintes passos:
a) Verificar a elegibilidade no projecto; b) Verificar saldo de rubrica no projecto; c) Verificar a documentação suporte na PFM;
d) Proceder à distribuição da despesa dentro do respectivo cabimento;
e) Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de despesa;
f) Verificar se há lugar à reposição do FM (caixa+reposição ≤ autorizado anual); g) Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado (apenas quando haja lugar a
reposição);
h) Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado;
i) Fazer a impressão actualizado da plataforma de FM; j) Anexar às despesas e enviar para o NEO.
Nota: A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM (http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)
Sub-processo 3.6 - Gestão de Receita
A receita proveniente das entidades financiadoras, no âmbito de projectos de investigação, após identificada é creditada no projecto correspondente (MGP).
Existe no IST uma conta bancária onde são creditados os financiamentos de projectos de investigação. Esta informação bancária é fornecida após aprovação da candidatura, em formulário específico assinado pelo responsável da agência bancária e representantes legais da instituição.
No momento do registo da receita no projecto (MGP) é aplicada a distribuição dos respectivos overheads, de acordo com norma interna do IST (Tabela de Repartição dos Custos de Estrutura).
Regra geral, para os projectos do 7º PQ, é efectuado um pagamento inicial (pre-financing) no início do projecto, nos 45 dias seguintes à entrada em vigor do Grant Agreement. Os seguintes pagamentos intercalares são efectuados após a submissão e validação dos relatórios financeiros, de acordo com os respectivos períodos de relatório definidos pelo GA e Normas do Programa de Financiamento. O pagamento final é efectuado após o término do projecto e após a submissão e aceitação do relatório final, por parte da entidade financiadora.
O Coordenador de projecto será responsável pela distribuição da contribuição paga pela CE, aos restantes parceiros do consórcio. Esta operação deve ser realizada com a maior brevidade, por forma a evitar que sejam gerados juros na conta bancária onde foi creditada a receita, sob pena dos juros gerados serem declarados à CE e deduzidos na contribuição prevista para o projecto.
É definida durante a negociação qual a percentagem do advance payment a ser pago no início do projecto, no entanto, regra geral, para projectos com mais de 2 reporting periods, o montante a distribuir corresponde a 160% da média apurada do total da contribuição dividido pelo nº de reporting periods. O valor da advance payment a distribuir pode variar em casos específicos.
Para projectos com um ou dois reporting periods a percentagem do pre-financing varia entre 60 e 80% do total da contribuição.
É efectuada, pela CE, uma retenção de 5% no momento do pagamento do pre-financing para um Fundo de Garantia. Este valor é reposto com o pagamento final.
A CE reserva ainda 10% do total da contribuição até ao momento do pagamento final.
Os pagamentos intercalares serão efectuados com base na despesa reportada e validada pela CE.
As regras enunciadas devem ser aplicadas nos casos em que o IST é Coordenador de projecto, sendo que os valores a distribuir devem ser sempre confirmados pelo IR.
Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro
A execução de um Relatório Financeiro consiste na apresentação, à entidade financiadora, das despesas realizadas durante um determinado período de tempo de execução do projecto. A periodicidade para apresentação dos relatórios financeiros é definida no contrato, encontrando-se em conformidade com as Normas do Programa de Financiamento, e de acordo com a data de início do projecto. Esta informação é gerida mensalmente através de uma listagem actualizada no NPC.
Os procedimentos são comuns à maior parte dos projectos, existindo no entanto casos específicos para alguns Programas de Financiamento, nomeadamente ao nível de justificação da despesa.
Sub-processo 4.1 - Preparação do Relatório
a) Gerar listagem do MGP – “Listagem de Movimento Despesa em Relatórios”;
b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o relatório;
c) Enviar a listagem para pedido de despesa, por email, para a Área de Projectos acompanhada da folha “Pedido de Documentação para a Execução de Relatórios Financeiros”;
d) Solicitar ao IR as folhas de imputação horária devidamente assinadas (em formulário próprio para o efeito). Estas horas são registadas no mapa de imputação horária que se encontra na área partilhada da AP;
e) Solicitar à AP as folhas de abono relativas aos docentes que imputam horas; f) Recepcionar a pasta completa, verificada pela Área de Projectos;
g) Proceder à Marcação de Movimento no MGP, caracterizando a despesa como Elegível ou Não Elegível e o número do relatório em que foi inserida.
a) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela entidade, inscrevendo todas as despesas a apresentar, Na grande maioria dos projectos do 7ºPQ, o formulário é disponibilizado através do Participant Portal da Comissão Europeia (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home) havendo casos em que o formulário é fornecido pelo Coordenador do consórcio;
b) Validar e submeter o Relatório na plataforma específica do projecto; c) Imprimir o formulário do relatório submetido;
d) Recolher as assinaturas necessárias: IR, Responsável Financeiro, Conselho de Gestão;
e) Colocar selo branco nas assinaturas do Responsável Financeiro e/ou do Conselho de Gestão;
f) Tirar cópia de toda a documentação a enviar;
g) Enviar para a entidade financiadora (a documentação do IST e dos parceiros) ou para o coordenador do consórcio (no caso do IST ser entidade participante);
h) Arquivar toda a documentação na pasta do projecto; i) Arquivar o ofício na pasta do projecto;
j) Caso seja necessário enviar a auditoria relativa ao período a reportar, preparar a pasta do projecto com toda a despesa incluída, com a respectiva documentação contabilística e comprovantes. O gestor do projecto deverá acompanhar a análise do auditor facultando-lhe toda a informação necessária para certificação do relatório. O certificado de auditoria deverá ser enviado juntamente com o relatório financeiro.
Processo 5 - Encerramento de Projectos
Para se efectuar o encerramento de um projecto devem ser verificadas as seguintes condições:
- O projecto ter terminado em termos de execução financeira, tendo toda a despesa sido justificada perante a entidade financiadora;
- O projecto ter a execução financeira totalmente validada (despesa validada); - O projecto ter recebido a totalidade da receita;
- Nos casos em que o IST é Coordenador de projecto, os pagamentos aos parceiros devem encontrar-se devidamente regularizados.
Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas
a) Verificar os Cabimentos e efectuar regularização caso necessário; b) Verificar se o Fundo de Maneio (caso exista) já está regularizado; c) Imprimir folha de caixa;
d) Verificar o lançamento da receita (print screen);
e) Verificar se o débito de overheads sobre a receita se encontra devidamente executado;
f) Elaborar a execução financeira do projecto;
g) Acertar as rubricas no separador manutenção do MGP (orçamento atribuído igual ao orçamentado).
h) Apurar o saldo de tesouraria
i. Caso o saldo apurado seja negativo, contactar o IR e solicitar informação sobre a forma de compensação do mesmo.
ii. Caso o saldo apurado seja positivo, contactar o IR e solicitar informação para transferência do benefício gerado.
i) Lançar no módulo da despesa a transição de saldo por encerramento nas rubricas-mãe (ex. 230300) à excepção da rubrica 239904 – ovh coordenador.
Sub-processo 5.2 - Comunicação do Encerramento
a) Fazer a impressão, do MGP, de todo o histórico da informação do projecto (“ficheiro de encerramento”);
b) Tirar uma folha de caixa, comprovando que o saldo de tesouraria se encontra a zeros;
c) Escrever em observações que o projecto foi encerrado e o seu saldo transferido (conforme ofício/email do IR) com indicação das iniciais de quem está a realizar a tarefa de encerramento;
e) Colocar no campo status “F” (fechado) (ecrã manutenção);
f) Arquivar o “ficheiro de encerramento” com os restantes documentos na pasta do projecto;
MAPA DOS PROCESSOS Descrição do Processo: Análise das Candidaturas
Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Gestor projecto/Coorde nador
Processo 1 Após recepção
da documentação de candidatura Verificar preenchimento e orçamento Viabilidade financeira Assinatura documentos Investigador Responsável Entidade Financiadora IR Gestor/ Coordenador NA
Descrição do Processo: Abertura de Projectos
Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 2 Após
aprovação candidatura e recepção do contrato assinado Abertura MGP Abertura projecto/início execução financeira Entidade Financiadora Investigador Responsável Investigador Responsável Coordenador Núcelo Conselho de Gestão
Descrição do Processo: Gestão de Despesa Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 3 Diário Cabimentação
Verificação Lançamento Processamento despesa Plataforma NCA IR Plataforma NEO IR/Conselho de Gestão Conselho de Gestão
Descrição do Processo: Gestão de Receita
Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 3 Mensal Identificação
Lançamento Processamento receita NEO NT NEO NA NA
Descrição do Processo: Elaboração de Relatório Financeiro Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 4 Mensal Elaboração de
relatório financeiro e submissão Submissão ou envio de relatório financeiro NA Entidade Financiadora Coodenador Área Entidade Financiadora
Descrição do Processo: Encerramento de Projectos
Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 5 Quando o
projecto se encontra em condições para encerrar/Quan do solicitado Análise da despesa e receita Encerramento IR Núcleo NA NA NA
Capítulo 3 - Núcleo de Projectos Nacionais
Processo 1 - Análise das Candidaturas
As candidaturas devem ser submetidas ao NPN, pelos proponentes, para verificação e validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do concurso para o qual a candidatura está a ser preparada.
Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projectos com a tipologia “FCT” e “ADI” por serem as mais representativas desta actividade no NPN. As restantes tipologias ocorrem de uma forma casuística e a sua análise tem de seguir tanto os requisitos do concurso, como as exigências do IST.
Sub-processo 1.1 Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “FCT”
Procedimento:
a) Verificar se os dados relativos ao IST estão correctamente preenchidos no formulário de candidatura:
i) CAE (85420 – Ensino Superior)
ii) Repartição de Finanças (3298)
iii) Número de Contribuinte (501 507 930)
b) Validar o Orçamento:
i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao máximo permitido no regulamento do concurso, ou seja, 20% do valor total do orçamento;
ii.1) Subsídio de Manutenção Mensal (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/ valores2009)
ii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de Janeiro
ii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)
c) Registar a referência da candidatura/ nome do IR / IP / contacto / extensão / data e nome do gestor que validou a candidatura na folha de cálculo existente na rede //NPN/candidaturas/*ano*
d) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura
A submissão da candidatura é sucedida da emissão da Declaração de Compromisso que será enviada ao presidente do IST para assinatura.
e) Recepção da Declaração de Compromisso (DC)
f) Preencher a DC
g) Recolher da Assinatura do Presidente do IST
h) Colocar o Selo Branco
i) Registar a entrega da DC na folha de cálculo existente na rede //NPN/candidaturas/*ano*
j) Fase de Aprovação da Candidatura
i) Analisar documentação:
- Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores;
- Termo de Aceitação: O NPN submete para assinatura ao Presidente do IST;
- Protocolo de Colaboração (no caso de existirem várias entidades envolvidas): O NPN submete-o ao GAJIST para emissão de parecer jurídico. Se o GAJIST sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e, após parecer favorável do NPI, o NPN deve submeter o documento para assinatura do Presidente do IST;
ii) Após assinatura colocar o selo branco;
iii) Se o IST for instituição proponente é necessário indicar o número de conta bancária e ir ao respectivo banco colocar o carimbo;
iv) Devolver o documento ao Investigador;
Sub-processo 1.2 - Análise das Candidaturas de Projectos “ADI”
Os projectos promovidos pela ADI têm uma taxa de financiamento inferior a 100% e variam de projecto para projecto até ao máximo de 75%. Como tal, no processo de validação das candidaturas a estes projectos, a análise do orçamento é de extrema importância porque tem como objectivo verificar se a componente de autofinanciamento garante a viabilidade financeira do projecto. (REG OT).
Procedimento:
a) Disponibilizar a seguinte documentação/informação:
i. Texto de apoio para redacção do perfil do IST
ii. Balanço Social do IST
iii. NIB do IST
iv. CAE (85420 – Ensino Superior)
v. Repartição de Finanças (3298)
vi. Número de Contribuinte (501 507 930)
O orçamento deve ser validado com base nos seguintes elementos:
i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao máximo permitido no regulamento do concurso (20%)
ii) A rubrica Recursos Humanos deverá evidenciar a verba prevista para a contratação de bolseiros e a prevista para o financiamento de recursos humanos vinculados ao IST (Pessoal do Promotor).
iii) A verba prevista para a contratação de bolseiros tem de suportar os encargos com:
iii.1) Subsídio de Manutenção Mensal (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/ /valores2009)
iii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de Janeiro
iii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)
iv) Na rubrica Recursos Humanos /Pessoal do Promotor devem ser indicados os nomes dos investigadores e o número de horas/técnico a imputar ao projecto por forma a garantir que a soma dos valor/hora seja igual ou superior ao montante não financiado do orçamento.
c) Na fase de candidatura, todos os promotores têm de assinar um Contrato Consórcio. Este tem de ser submetido aos Gabinete Jurídico (GAJIST) e ao Núcleo de Propriedade Intelectual (NPI) para análise
d) Fase de Aprovação da candidatura
i) Analisar documentação:
- Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores);
- Check List e Declaração;
- Mapa de Financiamento
ii) O NPN submete estes documentos para assinatura do Presidente do IST;
iii) Colocar o selo branco;
iv) Devolver os documentos ao IR
Processo 2 - Abertura de Projectos
Um projecto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a aprovação da candidatura que lhe deu origem.
Sub-processo 2.1 Documentação necessária à abertura de projectos
Documentação Comum
- Ficha de Abertura de Projecto - Orçamento Validado
- Lista da Equipa de Investigação
Especifica para Projectos ADI - Contrato de Consórcio
- Contrato de Concessão de Incentivos - Mapa de Financiamento
- Mapa de Investimentos por Rubrica
- Mapa de Distribuição de Tarefas por actividade
Especifica para Projectos FCT - Termo de Aceitação (FCT) - Protocolo de Colaboração (FCT)
Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos
a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados
b) Calcular a distribuição dos Overheads de acordo com a tabela aprovada pelo CG. c) Preencher o orçamento por rubrica na ficha de abertura
d) Despacho do NPN
e) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho.
f) Proceder à abertura do projecto no MGP, no menu “abertura projecto”, (consultar manual MGP)
g) Colocar o número de projecto (atribuído automaticamente pelo MGP) na ficha de abertura e respectivos cartões
h) Constituir a Pasta de arquivo do Projecto;
i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projecto
j) Informar a Área de Projectos (por email) sobre o número de projecto e Gestor atribuídos que, por sua vez, informará os serviços informáticos
k) Enviar ofício ao Investigador Responsável com a informação do número de projecto e Gestor atribuídos, anexando os cartões de identificação do projecto e print da ficha de abertura, impressa do MGP.
Processo 3 - Gestão Corrente
Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa - Bolsas
Após celebração do contrato de bolsa, cumprindo o Regulamento de Bolsas de Investigação do IST e de acordo com o Regulamento de Despesa do IST (http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/
),
dá-se início ao processo de cabimentação.Procedimento:
a) Recepcionar a “Declaração de cabimento de verba para bolsas de Investigação” da NGP-DRH
b) Verificar saldo disponível na rubrica RH do projecto (MGP) c) Registar no ecrã “despesa euro” os seguintes cabimentos:
i)Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar)
ii)Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar)
iii)Seguro de acidentes Pessoais (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar)
d) Registar os lançamentos na “Declaração de cabimento de verba para bolsas de Investigação”, no campo próprio para o efeito;
e) Enviar com protocolo para NGP-DRH e guardar cópia na pasta do projecto.
O lançamento mensal do SMM é efectuado após confirmação de todas as informações respeitantes à bolsa na Listagem enviada semanalmente pela AP.
f) Recepcionar o “Ofício de Bolsa” enviado pelo IR
g) Fazer 1 cópia por cada mês de contrato, ficando o original do ofício para o ultimo mês de pagamento do SMM
h) Mensalmente, até ao dia 15, proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento efectuado em iii)
i) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no ofício e enviar ao NEO
O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao reembolso dessa despesa.
j) Recepcionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna k) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efectuado em iii) l) Registar o lançamento e rubrica no ofício e enviar ao NEO
O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST.
m) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor facturado pela seguradora.
n) Verificar o nome e montante de cada bolseiro
o) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efectuado em iii) p) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjectos/Geral q) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO
Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Plataforma de Compras
3.2.1 Cabimentação inicial
Procedimento:
a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP
b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;
i)na rubrica equipamento a despesa tem de estar validada pela FCT em candidatura ou mediante autorização expressa
ii)na rubrica Missões só podem ser aceites despesas dos elementos que fazem parte da equipa de investigação
iii)nos projectos ADI só são elegíveis uma missão anual, por consórcio ao estrangeiro (ver orientação nº 13/2009)
c) Verificar o saldo de rubrica do projecto d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”
e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários
3.2.2 - Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo NCA.
a) Verificar a conformidade do documento de despesa
b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em iv) c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP
Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Plataforma de Reembolsos
3.3.1 Cabimentação inicial
i. Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP
ii. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto; iii. Verificar o saldo de rubrica do projecto
iv. Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”
v. Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários
3.3.2 Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo IR.
i. Verificar a conformidade do documento de despesa
ii. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em iv) iii. Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP
iv. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO
Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão
3.4.1 Cabimentação inicial
i. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto (o titular da viagem tem de pertencer à equipa de investigação e ter vinculo ao IST)
ii. Verificar saldo de rubrica no projecto
iii. Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (Ajudas Custo, Viagens, Transportes..)
iv. Cabimentar no MGP o valor total da Missão
v. Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento no MGP e a rubrica em comentários
3.4.2 - Cabimentação final
O documento de despesa referente à deslocação, alojamento e inscrição em conferência, são enviados para o NPN pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e transportes locais são entregues no NPN pelo IR.
vi. Quando o montante total das despesas é superior ao cabimento efectuado em iv deve ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento.
vii. Caso ocorra o descrito em vi, deve-se aumentar o cabimento no MGP.
viii. Proceder à distribuição das despesas associadas (Ajudas de Custo, Km´s, Processos de Aquisição e Reembolso) dentro do cabimento efectuado em iv
ix. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa x. Inscrever na central de compras e enviar ao NEO
Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio
Sempre que um Fundo de Maneio (FM) é atribuído a um projecto é necessário efectuar um cabimento inicial.
O IR deve apresentar mensalmente no NPN as despesas efectuadas com recurso ao FM. O processamento inclui os seguintes passos:
i. Verificar a elegibilidade no projecto ii. Verificar saldo de rubrica no projecto iii. Verificar a documentação suporte na PFM
iv. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em i)
v. Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de despesa vi. Verificar se há lugar à reposição do FM (caixa+reposição ≤ autorizado anual)
vii. Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado.
ix. Fazer o print actualizado da plataforma de FM x. Anexar às despesas e enviar para o NEO
A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM (http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)
Sub-processo 3.6 - Elaboração de Relatório Financeiro
A execução de um Relatório consiste na apresentação, à entidade financiadora, das despesas, efectuadas durante um determinado período.
Procedimento:
a) Gerar listagem do MGP – “Listagem de Movimento Despesa em Relatórios”
b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o relatório
c) Enviar listagem, por email, para a Área de Projectos acompanhada da folha “Pedido de Documentação para a Execução de Relatórios Financeiros”
d) No caso dos projectos ADI são solicitadas ao IR as folhas de imputação horária devidamente assinadas pelo técnico e IR. Estas horas são registadas no mapa de imputação horária que se encontra na área de rede da AP.
e) Recepcionar a pasta completa, verificada pela Área de Projectos.
f) Retirar da área comum ap-DRH os recibos de vencimentos do pessoal técnico a considerar em relatório (para os projectos ADI);
g) Proceder à Marcação de Movimento no MGP
h) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela entidade, inscrevendo todas as despesas a apresentar.
i) Carimbar as despesas com o respectivo carimbo segundo o programa, atribuindo um nº de comprovante a cada documento.
j) Validar e submeter o Relatório
i.1.) Nos projectos em que o IST é Líder, enviar email para o Coordenador do NPN, a solicitar o descrito em i)
i.2.) Nos projectos em que o IST é Parceiro, enviar email para o Coordenador do NPN a solicitar a certificação. Ao líder é enviado um email a solicitar a respectiva lacragem
l) Gerar documentação no Portal PCT, ou imprimir formulário do relatório submetido, no caso de outros programas.
m) Reunir a documentação seleccionada em amostra. No caso dos projectos FCT, imprimir as respectivas declarações. Nos projectos ADI, retirar da AP-DRH a documentação de suporte aos recibos de vencimento;
n) Recolher as assinaturas necessárias: IR, Coordenação, Conselho de Gestão o) Colocar selo branco nas assinaturas do Conselho de Gestão
p) Fazer ofício com o respectivo nº de correspondência
q) Tirar cópia de toda a documentação a enviar e duas cópias do ofício r) Enviar para a entidade financiadora (por correio ou protocolo)
s) Arquivar toda a documentação na pasta do projecto t) Arquivar o ofício na pasta “Registo de Ofícios”
Processo 4 - Encerramento de Projectos
Para se efectuar o encerramento de um projecto devem ser verificadas as seguintes condições:
- O projecto ter terminado em termos de execução financeira; - O projecto ter a execução financeira totalmente validada; - O Projecto ter recebido a totalidade da receita;
Procedimento:
a) Verificar os Cabimentos e efectuar os respectivos acertos, caso seja necessário b) Verificar se o Fundo de Maneio (caso exista) já está regularizado
d) Verificar o lançamento da receita (fazer print screen) e) Verificar o débito de overheads sobre a receita f) Elaborar a execução financeira do projecto g) Apurar o saldo
h) 1. Caso saldo apurado seja negativo, contactar o IR e solicitar informação sobre forma de compensação.
2. Caso saldo apurado seja positivo, contactar IR e solicitar informação sobre o projecto para onde deverá ser transferido (tradicionalmente um projecto tipo “Resultados”)
i) Lançar no módulo da despesa a transição de saldo por encerramento nas rubricas-mãe (ex. 230300) à excepção da rubrica 239904 – ovh coordenador;
j) Colocar a imagem desse ecrã no ficheiro de encerramento;
k) Colocar a imagem do ecrã do separador rubricas (manutenção) no ficheiro de encerramento ( orçamento atribuído é igual ao orçamentado)
l) Tirar uma folha de caixa, que demonstra que o saldo tesouraria ficou a zeros;
m) Escrever no ecrã observações que o projecto X foi encerrado e o seu saldo no valor de X transferido para projecto Y, conforme ofício/email do IR a Z data, mencionando as iniciais de quem está a realizar a tarefa de encerramento;
n) Informar o NPCS do saldo a transferir para o projecto Resultados ([email protected])
o) Colocar no campo status “F” (fechado) (ecrã manutenção)
p) Colocar a imagem do ecrã de despesa no ficheiro de encerramento.
q) Imprimir o ficheiro de encerramento e arquivar com os restantes documentos na pasta do projecto
r) Enviar email para o Investigador, informando que o projecto X foi encerrado e o saldo no valor de Y transferido para o projecto Z;
s) Enviar email para a Celeste ([email protected]) com a informação que se procedeu ao encerramento do projecto X cujo o saldo no valor de Y foi transferido para o projecto Z.
t) Enviar email para a Área de Projectos a informar que o projecto foi encerrado para que seja dada baixa na listagem de projectos.
MAPA DOS PROCESSOS Descrição do Processo: Análise das Candidaturas
Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Gestor projecto/Coorde nador
Processo 1 Após recepção
da documentação de candidatura Verificar preenchimento e orçamento Viabilidade financeira Assinatura documentos Investigador Responsável Entidade Financiadora IR Gestor/ Coordenador NA
Descrição do Processo: Abertura de Projectos
Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 2 Após
aprovação candidatura e recepção do contrato assinado Abertura MGP Abertura projecto/início execução financeira Entidade Financiadora Investigador Responsável Investigador Responsável Coordenador Núcelo Conselho de Gestão
Descrição do Processo: Gestão Corrente Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 3
Gestão de despesa Diário Cabimentação Verificação Lançamento Processamento despesa Plataforma NCA IR Plataforma NEO IR/Conselho de Gestão Conselho de Gestão
Gestor projecto Processo 3
Elaboração de Relatório Financeiro Mensal Elaboração de relatório financeiro e submissão Submissão ou envio de relatório financeiro NA Entidade Financiadora Coodenador Área Entidade Financiadora
Descrição do Processo: Encerramento de Projectos
Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para:
Gestor projecto Processo 4 Quando o
projecto se encontra em condições para encerrar/Quan do solicitado Análise da despesa e receita Encerramento NA NA NA NA
Capítulo 4 – Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços
Processo 1 – Candidaturas
O procedimento estabelecido para projectos que tenham como documento formal um Protocolo:
1. O NPCS ([email protected]) envia o draf/ficheiro do contrato para a propriedade intelectual: [email protected] (nota informativa CG/14/2011);
2. O núcleo de propriedade analisa o contrato dá o seu parecer e envia o contrato original para assinatura ao CG (caso considere necessário a intervenção do Gabinete de Apoio Jurídico envia directamente todos os documentos necessários para parecer ao jurídico);
3. Depois da assinatura do presidente o CG, o processo segue para a PI e estes por sua vez remetem o original da homologação e o contrato assinado pelo CG, Presidente do IST, para o NPCS;
4. O NPCS de seguida e após boa recepção da documentação envia a mesma ao IR do projecto, para prosseguir com as restantes assinaturas das partes envolvidas.
Para projectos de cooperação (Fundo de Apoio á Comunidade Científica), entre outros subsídios os formulários de candidatura por regra estão disponíveis no site’s das entidades financiadoras Ex.: (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/facc/)
1. Os investigadores responsáveis preenchem todos os campos relacionados com a sua informação pessoal e da equipa de investigação, o objectivo da candidatura e a forma como pretende a distribuição do financiamento entre rubricas orçamentais.
2. Toda a informação adstrita ao IST deverá ser preenchida pelo NPCS.
3. Assim que o formulário esteja devidamente preenchido segue para assinatura do Presidente do IST através deste Núcleo.
