Manual UFCD 0702 Deslocações - Organização e Planificação

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ANUAL DE

F

ORMAÇÃO

D

ESLOCAÇÕES

O

RGANIZAÇÃO E

P

LANIFICAÇÃO

Área de Formação: 346 – Secretariado e Trabalho Administrativo Concepção/Autoria: Luís Monteiro da Silva

Í

NDICE

Pág.

Capítulo 1 – Deslocações Internas 4

Capítulo 2 – Planeamento e organização de uma viagem ao estrangeiro 7

Capítulo 3 – Relatórios 16

Bibliografia 17

C

APÍTULO

1

–

D

ESLOCAÇÕES

I

NTERNAS

OBJECTIVOS

CONTEÚDOS



Identificar

e

executar

as

actividades

inerentes

à

planificação

de

deslocações

internas

e

de

viagens

ao

estrangeiro.

Listagem de tarefas; Contactos

inerentes; Recolha de elementos;

Organização da deslocação.

As deslocações na Actividade Profissional

Para além da necessidade de contactar directamente clientes, fornecedores e mercados, a internacionalização de acordos, protocolos e eventos socioprofissionais tem vindo a vulgarizar as deslocações e viagens.

Esta prática, favorecida pelo desenvolvimento das vias e meios de transporte e pela abolição de fronteiras na comunidade, tornou-se consequentemente parte integrante da moderna actividade empresarial.

Finalidades das Viagens

actividade de filiais, sucursais e dependências;

praças ou mercados nacionais ou internacionais; de associações socioprofissionais (rotários, por exemplo);

A planificação e a organização das várias espécies de deslocações e viagens, bem como o tratamento da documentação e do material correspondente antes e após o regresso.

Tipos de Viagens

rácter administrativo;

Quanto à natureza:

Quanto à duração:

semana);

Quanto à deslocação envolvida:

Quanto ao meio de transporte utilizado:

C

APÍTULO

2

–

P

LANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE UMA VIAGEM AO

ESTRANGEIRO



Identificar

e

executar

as

actividades

inerentes

à

planificação

de

deslocações

internas

e

de

viagens

ao

estrangeiro.

Organização material; Viagem de

comboio,

automóvel

ou

avião;

Contactos com agências de viagem;

Questões

financeiras;

Moeda

estrangeira

e

operações

com

câmbios; Cuidados de segurança.

Planificação de Viagens

A planificação da viagem depende naturalmente das finalidades com que é feita. Mas em qualquer dos casos é necessário atender aos pontos seguintes:

correspondência normal;

procurações, credenciais e documentação diversa.

Calendarização

As informações a obter (horários, tarifas);

Os contactos a estabelecer (agência de viagens, câmara de comércio); As tarefas a desempenhar (compra de divisas, obtenção de vistos, etc.).

Contactos a estabelecer

As deslocações exigem toda uma série de contactos e de comunicações preparatórias cujo teor e destinatários diferem de acordo com as finalidades pretendidas:

rmações de ordem várias (transportes, tarifas, condições de participação, etc.);

inanceiros

Os contactos devem ser feitos com antecedência e pela via mais apropriada aos destinatários e aos assuntos a tratar: telefone, fax, correio normal ou electrónico, etc.

Muitas vezes é conveniente, depois de estabelecido um primeiro contacto via telefone, confirmar por escrito o que ficou acordado, ou pelo contrário, depois de um primeiro contacto por escrito falar directamente com o interlocutor, para resolver rápida e personalizadamente problemas pontuais ou tomar decisões conjuntas.

Correspondência

A correspondência dirigida aos diversos destinatários – empresas a visitar, organismos promotores de jornadas profissionais, fornecedores de serviço, etc. – deve ser enviada atempadamente e devidamente registada.

No caso de umas reuniões, visitas ou entrevistas marcadas, é a confirmação por escrito, sendo a cópia da confirmação colocada no dossier da viagem.

Comunicações Telefónicas e Faxes

As comunicações telefónicas e os faxes iniciam muitas vezes os contactos a estabelecer para a organização de uma viagem, recorrendo-se a eles sobretudo para a obtenção de informações preliminares.

Determinação do Itinerário

A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de tempo ou de dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou negocial, condicionantes do transporte ou das transportadoras, etc.

Também é essencial obter informações que permitam fazer a melhor escolha. No caso das viagens de automóvel, é conveniente a obtenção e consulta de mapas de estradas e roteiros.

Documentação e procedimentos burocráticos

A documentação e os procedimentos burocráticos preparatórios da viagem incidem basicamente sobre os aspectos seguintes:

ocumentação diversa necessária à negociação ou à jornada profissional.

Passaportes, Vistos e Certificados de Vacinas

Relativamente a este assunto, a primeira coisa a fazer é verificar se o(s) paíse(s) visitado(s) exige passaporte: visto ou certificado de vacinas relativamente aos cidadãos portugueses.

Passaportes

O passaporte, como documento de viagem, pode ser tratado nas Agências de Viagens, as quais substituem o cliente nessa tarefa. É um documento oficial e único documento de identificação válido na grande maioria dos países.

Vistos

A entrada nalguns países obriga a obtenção prévia dum visto. Os vistos são solicitados, em impresso próprio de cada país, e acompanhado do passaporte e dos necessários requisitos.

Carta de Condução, Carta Verde, Autorização Automóvel e Seguros

Quando a deslocação se fizer em automóvel, é necessário verificar a validade da carta de condução e fazer-se o seguro internacional conhecido como Carta Verde, que cobre a responsabilidade civil e/ou outros riscos que sejam acrescentados.

preenchimento de uma proposta de seguro na qual, mediante o pagamento de um prémio único, dá origem à emissão de uma Apólice de seguros e Recibo de Prémio que garantem, em caso de acidente, a cobertura dos riscos previstos no Contrato.

Organização da Viagem

Na organização da viagem deve ser considerado basicamente os seguintes aspectos:

Conforme a complexidade da viagem (itinerário escolhido, procedimentos burocráticos a observar, serviços complementares a assegurar, etc.), deve-se ainda determinar a necessidade ou conveniência do recurso a uma agência de viagens.

Meios de transporte

Os meios de transporte a utilizar decorrem necessariamente do tipo de viagem e das deslocações que durante a mesma será necessário fazer.

É assim fundamental estabelecer a programação dos vários transportes envolvidos:

– avião, comboio, automóvel, navio, etc.

- De e para os aeroportos ou gares (carro da empresa, táxi, etc.);

- Do hotel para os locais de reunião e vice – versa (rent – a – car, serviço proporcionado pela empresa ou organismo visitado, etc.);

A organização dos meios de transporte pode ser facilitada por manuais de consulta apropriados, de que destacam:

- O ABC World Airways Guide, que além dos horários das carreiras aéreas regulares, contém informações sobre codificação e descodificação das cidades, aeroportos e companhias aéreas, moedas dos países e respectivas cotações, tipos de aviões, rotas, diferenças horárias, feriados oficiais, etc.

- O TRM – Tariffs and Regulations Pessenger, que apresenta as regras e tarifas de avião para passageiros da TAP.

-de-ferro

- O Thomas Cook European Timetable, manual de publicação mensal com informação de comboios, horários e quilómetros do sistema rodoviário europeu.

- O Thomas Cook Overseas Timetable, idêntico ao anterior mas para fora da Europa. - Os horários específicos de cada companhia: CP (Portugal), RENFE (Espanha), SNCF (França), etc.

- Os tarifários nacionais e internacionais. A nível da Europa, os preços estão tabelados para as principais cidades, sendo os não tabelados calculados pelo sistema de Kms.

- As distâncias entre as principais cidades europeias; - Os mapas de estradas;

- As plantas e roteiros das cidades; - Os guias turísticos.

- O ABC Shipping Guide, que contém informações sobre horários, preços e condições para passagens de barco, travessias, ferry-boats, etc.

- Manuais de Informações Turísticas; - Mapas de Estradas;

- Plantas de Cidades; - Roteiros Turísticos.

Telemática

As telecomunicações – RDIS, teletexto, Internet, etc. – proporcionam informações que substituem, em grande parte, as consultas dos manuais, e que muitas vezes se encontram mais actualizadas do que estes.

Contundo, e a menos que se possua uma razoável pratica neste campo, é preferível recorrer a uma agência sempre que a organização da viagem ofereça alguma complexidade ou prevejam situações problemáticas.

Reserva de bilhetes e hotéis

A reserva de bilhetes e hotéis pode constituir um sério problema, sobretudo em época alta ou por ocasião de grandes eventos (feiras internacionais, acontecimentos desportivos de grande impacto, etc.). Embora seja possível fazer as reservas e marcações directamente por via informática, é muitas vezes preferível entregar a responsabilidade a uma agência de viagem, que tem maior facilidade em efectuar as marcações, evitando-se assim diligências a que não se está habituado, perdas de tempo, gastos em telecomunicações e contratempos.

Recurso às agências de viagem

As agências de viagem actuam como intermediárias e prestadoras de serviços, estando habilitadas para executar todo o tipo de operações relativas a deslocações e viagens, substituindo o cliente sem perda de tempo e sem encargos adicionais e proporcionando-lhes opções que ele muitas vezes desconhece. Propõe-lhe uma vasta programação e tenta conseguir sempre a melhor em função dos seus interesses (económico, qualitativo, de tempo, etc.).

As agências de viagem dispõem de um sector – Firmas – que tem por base a prestação de serviços a empresas visando um atendimento especializado e

quantidade e qualidade das viagens exigidas pela actividade profissional. Dispõe igualmente de um sector de Feiras, que organiza e proporciona deslocações a esses eventos e de outro de Congressos, especialização em reuniões e jornadas de carácter técnico-profissional e que proporciona um conjunto de serviços – “package” – de carácter diversificado.

O recurso às agências é aconselhável para:

– área de “outgoing”: reservas de passagens, compra de bilhetes, marcação de hotéis, obtenção de passaportes e vistos, seguros, etc;

– área de “incoming”: excursões, visitas, reserva de hotéis, transfers, guias, rent-a-car, bilhetes para espectáculos, etc;

gressos, colóquios, feiras, exposições, etc.

Aspectos Financeiros

Há igualmente que organizar os aspectos financeiros da viagem, nomeadamente no que se refere a:

Contudo, e uma vez que as condições de prestação dos serviços podem variar, é também neste campo aconselhável uma consulta directa ao banco com que a empresa habitualmente trabalha e que pode ajudar a encontrar a melhor solução, com o menor custo e sem perdas de tempo, encarregando-se até de todos os aspectos financeiros da viagem.

Moeda e Câmbios

As moedas e respectivas cotações são estabelecidas diariamente pelo Banco de Portugal, tendo qualquer dependência ou agência bancária a lista de câmbios

É também possível comprar moedas não incluídas nas cotações oficiais, sendo os preços calculados a partir de cotações estrangeiras.

Convém ainda providenciar dinheiro trocado para pequenas despesas (táxis, compras de artigos alimentares ou de higiene nos terminais do aeroporto, etc.).

Cartões de Crédito

Os cartões de crédito vieram substituir com vantagem os antigos cartões de câmbio, que possibilitavam a conversão e reconversão da moeda.

Há inúmeros tipos e espécies de cartões de crédito, alguns dos quais, como o American Express, o Eurocard, o Master Charge, o Visa, etc. são aceites internacionalmente.

Podem assim ser utilizados os cartões da empresa (e obviamente, os cartões pessoais, para o custeamento de despesas particulares), sendo contudo necessário verificar se eles são aceites no(s) país(es) a visitar.

Cheques de Viagem

Os traveller’s cheques e os eurocheques são alternativas que apresentam grandes vantagens a sua compra ser feita com a necessária antecedência.

Cartas de Crédito

Trata-se de créditos documentários, ou seja, de autorizações emitidas por um banco e enviadas aos seus correspondentes no estrangeiro, utilizando os titulares a sacar até um determinado limite.

Agenda da Viagem

Definidos os trâmites de viagem (duração, itinerário, transporte, etc.) e a sua programação, há que estabelecer a agenda dos dias de trabalho.

Esta planificação, que constitui um guia/memória essencial para o(s) viajante(s), é da competência do Secretariado, que deve elaborar a partir do programa estabelecido (ou do plano de viagem fornecido pela agência), dele devendo constar:

A agenda/”planning” é feita em principio por dias, devendo conter as informações (ou elementos remissivos) necessárias e/ou convenientes para quem a vai utilizar: diferenças horárias, tempos livres, transportes assegurados e a providenciar, etc.

Organizada a viagem, é necessário fazer com a possível antecedência uma verificação final:

umentos pessoais;

prevista;

os bilhetes, “bons” e “vouchers”;

C

APÍTULO

3

–

R

ELATÓRIOS

OBJECTIVOS

CONTEÚDOS



Redigir relatórios de actividades. Fases

de

elaboração;

Assuntos

usualmente tratados; Terminologia;

Técnicas de elaboração; Normas e

regras; Recolha de informação.

O que é um relatório?

O relatório de uma actividade é uma exposição escrita de um determinado trabalho ou experiência. Não é apenas uma descrição do modo de proceder, pois este conjunto de informações constitui o protocolo. Um relatório é o conjunto da descrição da realização experimental, dos resultados nele obtidos, assim como das ideias associadas, de modo a constituir uma compilação completa e coerente de tudo o que diga respeito a esse trabalho.

O relatório como instrumento de trabalho deverá utilizar uma linguagem simples, clara, objectiva e precisa. A clareza do raciocíniodeverá transparecer na forma como o relatório é escrito.

Um relatório deverá ser conciso e coerente, incluindo a informação indispensável à compreensão de todos. A forma pela qual alguma informação pode ser apresentada (tabelas, gráficos, ilustrações), pode contribuir consideravelmente para reduzir a extensão de um relatório.

As frases utilizadas devem ser completas, para que, através da sua leitura seja possível seguir um raciocínio lógico.

A divisão metodológica de um relatório em várias secções ajuda à sua organização e escrita por parte dos autores e, de igual modo, permite ao leitor encontrar mais facilmente a informação que procura.

B

IBLIOGRAFIA

Manuel de Jesus Alves Vilão “Curso prático de Secretariado II volume”, Plátano Editora;

“Guia de aprendizagem para a disciplina de técnicas de secretariado – Unidades 4, 5, 6, 7, 8”, Editorial do Ministério da Educação.