COMO CRIAR UM WEBINAR EPAMIG

COMO CRIAR UM

WEBINAR EPAMIG

Treinamento para Coordenadores de Pesquisa,

Um webinar é um seminário online com conteúdo delimitado, que possibilita a interação entre palestrantes e participantes, preferencialmente via chat.

É uma ótima ferramenta para qualificação de leads (segmentação das pessoas que o assistem) e relativamente barata se comparada a outras estratégias de marketing.

Além disso, é uma excelente ferramenta de engajamento da Diretoria e especialistas da organização que as vezes, por questões de agenda e compromissos, não conseguem alocar tempo para escrever para o blog da empresa ou transmitir conteúdos através de outros meios.

Também é uma ótima ferramenta para a área de comunicação, uma vez que pode gerar uma série de outros materiais de divulgação e difusão de conhecimento, como e-books, postagens no blog, infográficos, apresentações, podcasts, etc.

O webinar é uma ferramenta de marketing digital e tem como principal finalidade a transmissão de conteúdo, seja ele educacional ou comercial.

Ele pode ser sobre um conteúdo mais amplo, que abrange todo tipo de público; pode ser mais avançado, para um público direcionado; uma demonstração de algum produto ou técnica; ou ainda como forma de relacionarmos com nosso público.

A proposta de realização de webinários pela EPAMIG surgiu das

limitações impostas pela pandemia do Coronavírus.

Mas as funcionalidades desta ferramenta podem ser incorporadas à rotina eventos da Empresa, a qualquer tempo, visto que possibilitam o acesso do público em diferentes localidades e a interação com palestrantes em espaços físicos distintos. Além disso, o conteúdo, gravado, fica disponível para a consulta.

E ainda, como forma de difundir à sociedade as tecnologias que criamos na empresa, essa ferramenta poderá ser incorporada por Coordenadores de Pesquisa, Coordenadores de Difusão e Pesquisadores como um ótimo instrumento de distribuição e difusão do conhecimento, funcionando como conteúdos perenes na rede.

Diferentemente do que podemos pensar, fazer um webinar não é tão complicado assim. Para começar, basta apenas você, um

computador, um objetivo e força de vontade!

Para lhe ajudar, dividimos a elaboração e execução de um webinar em três momentos: antes, durante e depois.

Tenha em mente:

Webinar é um evento!

Defina o tema e o público alvo

- Avalie as necessidades

do nosso público e se o tema em questão trará resultados importantes para a organização. Vale sempre lembrar que embora virtual, o webinar é um evento e precisa ter um apelo para a captação do público. A linguagem também deve pensada de acordo com público-alvo, assim como é feita a preparação de uma aula, uma palestra em um simpósio ou em dias de campo.

Defina a data do Webinar

– Escolha a data e horário do seu

webinar levando em consideração o comportamento de seu público, dias da semana (evite eventos próximos a feriados e finais de semana) e horários que tem a ver com eles. Outra indicação é consultar se há eventos semelhantes ou que possam ser de interesse do público-alvo programado para a mesma data.

Defina o tempo total de duração -

É preciso definir

quantos palestrantes e reservar uma parte do tempo para responder às perguntas enviadas pelo chat. É recomendado que se tenha um mediador para receber, selecionar, agrupar e apresentar essas questões e também encaminhar as que não forem respondidas durante a apresentação.

Monte a estrutura do seu webinar

- Defina de forma clara

alguns pontos como: quem participará? quanto tempo para cada participante? são temas relevantes ao proposto para a sua discussão? Pense em seu webinar como: Introdução, desenvolvimento e discussão.

Prepare o material a ser usado -

A apresentação e o material de apoio devem ser claros, concisos e breves. É necessário seguir um padrão de identificação e valorização da marca EPAMIG. Oriente a palestrantes convidados a estruturem também os seus materiais levando em consideração o tempo disponível a eles no webinar.

Defina os equipamentos que serão utilizados e

teste-os -

A qualidade da conexão à internet deve ser uma das

prioridades. Outros pontos de atenção devem ser a qualidade do som, iluminação e interferência de barulhos. O público participante deve ficar com os microfones fechados e só serão aceitas interações via chat.

Alinhe com a Equipe de Comunicação da EPAMIG as

peças para divulgação e os tratamentos que deverão

ser feitos nelas –

Durante a etapa do ANTES é que são feitas

as ações de promoção do seu evento. Nessa etapa a equipe da ASCOM fará uma série de atividades em conjunto com o idealizador do webinar de modo que sejam feitas as divulgações corretas, captação de inscritos e orientações quanto a realização do evento.

Divulgue para o máximo de pessoas possíveis –

Parte

da comunicação do evento será feita pela ASCOM EPAMIG se utilizando da estrutura da empresa, como site, redes sociais e assessoria de imprensa. Essas divulgações se darão, claro, baseadas no público de interesse do webinar definido anteriormente.

Além disso, o idealizador poderá fazer uso de sua rede de contatos como forma de expandir ainda mais a divulgação do evento e assim alcançarmos mais pessoas.

Inscrições para participar do webinar –

Durante a

captação das inscrições para o webinar será necessário que o participante forneça alguns dados como nome, e-mail, município, área de atuação e interesse. Esses dados serão usados para mapeamento do público, envio do link do webinar, envio de material de apoio, questionários de avaliação, convites para novos eventos, dentre outras ações.

DIVULGAÇÃO

A equipe da ASCOM EPAMIG é a responsável por toda a divulgação do webinar. Existe uma sequência de ações a serem feitas para a primeira etapa de divulgação do evento. Para isso, o evento precisa ser pensado antecipadamente para que assim possamos concluir todas essas ações dentro do tempo que elas exigem e termos mais chance de sucesso do evento.

Cative seu público!

IMPORTANTE

Grave o webinar e o chat -

A gravação do webinar é de

suma importância para todos os setores da empresa. Além de servir como memória, servirá também para a criação de possíveis novos materiais como áudios, e-books, apresentações futuras, consultas, matérias, gráficos, infográficos, entre outros. Além disso, por meio dessa gravação será possível responder a perguntas que não puderam ser respondidas no tempo normal do webinar.

Atente-se a sua aparência -

Lembre-se: o momento do

webinar acontece como uma atividade da organização, tal qual seria uma palestra real. Nesse caso, estar atento a sua imagem é também estar atento a imagem institucional da organização. Use de bom senso para transmitir a melhor imagem possível.

Tenha etiqueta –

O webinar funciona, apesar de em um

ambiente digital, como se fosse um evento real. Por isso, estar atento a questões básicas de etiqueta é de grande valia para não criar constrangimentos. Imagine que seu público está como você fisicamente e não apenas “virtualmente”.

Seu material deve ser curto, dinâmico e direto -

Pense

em uma apresentação curta, para que o tema seja mais apresentado do que representado. Assim, é possível que mais insights e interações dos participantes sejam feitas, uma vez que a fala fornece mais dinamismo e explanação de ideias do que uma longa apresentação.

Tempo de apresentação –

Apresente seu conteúdo em 10 a 20 minutos e use o restante do tempo para fazer interações com o público.

Além disso, procure seguir os horários propostos e não ultrapassar o tempo previsto para a duração do webinar. Lembre aos palestrantes convidados, se for o caso, desse detalhe para que não se perca o fio condutor.

Siga uma metodologia de condução do webinar

-Essa estrutura segue uma dinâmica de fácil condução e envolvimento dos participantes, uma vez que determina tempos para que todos possam participar: palestrantes e ouvintes.

1 Abertura - Momento em que é feita a abertura do webinar e

apresentação dos envolvidos como palestrantes e outros.

2 Palestrantes - Momento em que os palestrantes estão com a

palavra, falando sobre os temas propostos.

3 Mediador - Momento em que o mediador faz alguns “ganchos”

como forma de instigar os expectadores e conduzir o webinar para a próxima etapa

4 Leitura e respostas - Momento em que o mediador apresenta

questionamentos aos palestrantes para que sejam discutidos e sanados.

Avise sobre o encerramento –

sempre avise sobre o final

do tempo do webinar, agradecendo publicamente a todos os participantes e dando os recados finais, como disponibilização de materiais, envio de e-mail com links para downloads, entre outros. Além disso, reforce que as questões que ficaram sem respostas durante o tempo normal do webinar serão respondidas posteriormente de modo que ninguém fique sem resposta.

Responda as questões pendentes -

Como dito anteriormente, responder as questões que ficaram sem resposta no tempo do webinar é importante para criarmos laços com os participantes e também sermos respeitosos com o tempo que eles nos deram.

Essas respostas poderão ser enviadas via e-mail aos participantes ou ainda colocadas junto ao vídeo do evento.

Criação e envio de e-mail de agradecimento -

será

criado um e-mail com o link permanente do webinar, caso o participante queira assistir novamente e disponibilização de outros materiais, se houver. Além disso, esse mail também será um e-mail de agradecimento aos participantes.

Pesquisa -

Dependendo do tema, podemos aplicar pesquisas

para sabermos se o tema precisa ser aprofundado, se há algo mais a ser explorado, entre outros temas.

Outros materiais -

Webinars são uma ótima forma de

interação com o público pois eles podem gerar vários insights para criação de outros materiais como e-books, podcasts, infográficos, mais webinars, entre outros. Esses materiais posteriores poderão ser enviados ao mailing de participantes daquele evento, gerando mais engajamento fortalecendo a marca EPAMIG.

Relacione-se com seu público

A equipe da ASCOM EPAMIG é a responsável quase que direta pelo pós-evento.

Ela que é a responsável por criar e disparar os e-mails aos participantes do webinar além de, em conjunto com outras áreas da EPAMIG, disponibilizar os materiais e vídeos em seu devido lugar no site institucional da EPAMIG. Além disso, a partir do pós-evento, serão levantadas novas demandas e, por meio delas, a ASCOM entrará em contato com o responsável para novos alinhamentos.